Wykład siódmy
Łączenie kont
Funkcjonowanie kont aktywno-pasywnych na przykładzie konta „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
Funkcjonowanie konta „Rachunek bieżący”
Sposoby poprawiania błędów księgowych
Łączenie kont polega na zastosowaniu innych kryteriów lub zasad grupowania określonych operacji gospodarczych na kontach syntetycznych lub analitycznych. Przedmiot ewidencji księgowej nie ulega przy tym zmianie. Ewidencji podlegają te same zdarzenia i procesy gospodarcze, w identycznych rozmiarach ilościowych i wartościowych. Inny jest jedynie stopień szczegółowości ich księgowego ujęcia.
Łączenie kont jest procesem odwrotnym do podzielności kont. W miejscu dwóch lub większej ilości kont wprowadzone jest jedno konto, które istnieje obok kont łączonych lub zamiast nich.
W wyniku łączeniu kont aktywnych powstaje konto aktywne.
Stan początkowy nowego konta jest sumą stanów początkowych kont, które złożyły się na łączenie.
Wynikiem łączenia kont pasywnych jest konto pasywne.
Stan początkowy nowego konta jest sumą stanów początkowych kont, które złożyły się na łączenie.
Łączenie kont aktywnych i pasywnych - metoda netto ma zastosowanie gdy łączymy konto aktywne z kontem pasywnym, dotyczącym jednego kontrahenta, z którym rozliczamy się na zasadzie kompensaty.
W wyniku połączenia należności ze zobowiązaniami otrzymujemy konto rozrachunki.
Stan początkowy nowego konta jest różnicą stanów początkowych kont wyjściowych. Nowo powstałe konto służy do rejestracji zarówno tych operacji, które wcześniej były rejestrowane na koncie aktywnym, jak i tych, które były rejestrowane na koncie pasywnym.
Nowe konto ma jeden stan końcowy:
Debetowy - należności, które wejdą do bilansu po stronie aktywów,
Kredytowy - zobowiązania, które wejdą do bilansu po stronie pasywów.
W wyniku połączenia rachunku, na którym mamy pieniądze z kredytem zaciągniętym w rachunku bieżącym (powodowaniem debetu) otrzymujemy konto „Rachunek bieżący”.
Stan początkowy nowego konta jest różnicą stanów początkowych kont wyjściowych. Nowo powstałe konto służy do rejestracji wpłat własnych pieniędzy, jak i wpłat i wypłat w ramach debetu oraz spłaty tego debetu.
Nowe konto może posiadać jeden z dwóch stanów końcowych:
debetowy - wartość posiadanych środków pieniężnych w banku, które wejdą do bilansu po stronie aktywów.
kredytowy - stan zaciągniętego kredytu, który wejdzie do bilansu po stronie pasywów.
Łączenie kont aktywnych i pasywnych - metoda brutto.
Ma zastosowanie gdy łączy się należności ze zobowiązaniami ale dotyczącymi różnych kontrahentów.
W wyniku połączenia należności od różnych odbiorców ze zobowiązaniami wobec różnych dostawców otrzymujemy konto „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”.
Ma ono dwa stany początkowe, gdyż nie można kompensować należności ze zobowiązaniami różnych kontrahentów.
Nowe konto funkcjonuje jak konto aktywno-pasywne. Służy do rejestracji tych operacji, które wcześniej były księgowane na kontach aktywnych, jak i na kontach pasywnych.
Nowe konto może posiadać dwa stany końcowe, które ustalamy następująco:
z analityki sporządzamy zestawienie obrotów i sald,
porównujemy czy suma obrotów jaka wyszła w zestawieniu jest taka sama jak obroty na koncie rozrachunki,
jeśli tak, oznacza to, że nie popełniono błędu i suma sald końcowych która wyszła w zestawieniu można przypisać po właściwych stronach na koncie rozrachunki.
Błędy księgowe mogą powstać z następujących powodów:
niewłaściwie dokonanego zapisu księgowego,
pominięcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych,
opóźnienia zapisu księgowego.
Najczęściej spotykane błędy to:
zaksięgowanie operacji tylko na jednym koncie (naruszenie zasady podwójnego zapisu),
ewidencja operacji dwukrotnie po tej samej stronie (naruszenie zasady dwustronnego zapisu),
zaksięgowanie tej samej operacji różnymi kwotami (naruszenie zasady jednakowego zapisu)
mylna korespondencja kont (niewłaściwe konta lub strony kont),
kwota operacji niezgodna z jej rzeczywistą wysokością,
pominięcie operacji gospodarczej,
dwukrotne zaksięgowanie tej samej operacji.
Usunięcie błędu musi być dokonane bez naruszenia mocy dowodowej ksiąg rachunkowych. Niedopuszczalne jest wymazywanie, wyskrobywanie czy wywabianie błędów księgowych lub dokonywanie przeróbek. Podczas usuwania błędów księgowych należy przestrzegać obowiązujących zasad ich poprawiania.
W zależności od charakteru błędu i momentu jego ujawnienia stosuje się korektę lub storno.
Korekta
jest stosowana, jeżeli błąd zostaje ujawniony przed zamknięciem miesiąca. Przekreśla się wówczas błędną treść lub liczbę, zachowując jednak ich czytelność. Następnie zamieszcza się zapis prawidłowy, opatrując go podpisem (skrótem podpisu) osoby upoważnionej oraz datą dokonania poprawki. Poprawki muszą być naniesione jednocześnie we wszystkich urządzeniach księgowych, w których wystąpił mylny zapis.
Błędy księgowe ujawnione po zamknięciu miesiąca w wyniku inwentaryzacji, uzgodnień zapisów na kontach, podczas sporządzania zestawień kontrolnych są poprawiane za pomocą storna.
Pod pojęciem storna
rozumie się sposób poprawiania błędów księgowych, polegający na usunięciu ich wpływu na końcowe saldo konta, a w niektórych wypadkach także i na obroty konta. Nie dokonuje się przy tym skreślenia mylnego zapisu. Podstawą dokonania storna jest dokument "Polecenie księgowania - PK". Dokument ten określa sposób eliminacji skutku błędnego zapisu.
Istnieją dwa podstawowe rodzaje storna:
storno czarne (zwykłe),
storno czerwone.
Stosując storno czarne, wykorzystuje się liczby dodatnie. Storno czarne może wystąpić w postaci:
storna zupełnego (całkowitego)
storna częściowego.
Storno czarne zupełne
polega na eliminacji błędu przez zapis po przeciwnej stronie w stosunku do zapisu mylnego. Jeżeli zatem błędny zapis znajduje się stronie Winien konta, to jego skutek eliminuje zaksięgowanie identycznej kwoty po stronie Ma tego konta i na odwrót. Po wystornowaniu błędu należy poprawnie zaksięgować operację.
Storno czarne częściowe
może być użyte, gdy błąd dotyczy tylko jednego konta. Wówczas anuluje się mylny zapis wyłącznie na tym koncie. W tym celu dokonuje się zapisu po przeciwnej stronie tego konta w stosunku do zapisu błędnego w korespondencji z właściwym kontem.
Storno czarne może też być stosowane w razie zaksięgowania operacji na właściwych kontach, ale w wysokości innej niż faktyczna kwota operacji. Mogą wystąpić dwie sytuacje. Pierwszy wypadek ma miejsce, gdy zaksięgowana kwota jest wyższa od rzeczywistej.
Drugi wypadek występuje gdy zaksięgowana kwota jest niższa od faktycznej. Wówczas należy dokonać zapisu uzupełniającego, doksięgowując brakującą kwotę przy zachowaniu identycznej korespondencji jak w wypadku księgowania mylnej (zbyt małej) kwoty.
Storno czarne, eliminując wpływ błędnego zapisu, umożliwia uzyskanie prawidłowego salda końcowego. Jednakże powoduje sztuczne zawyżenie obrotów na kontach objętych stornowaniem o kwoty zapisów błędnych stornujących.
Rachunkowość Wykład siódmy
Rok akademicki 2009/2010 System niestacjonarny
4