Przesłanki rozwoju elektronicznej wymiany danych EDI.

Klasyczny system informacji w obrocie ładunkowym, polegający na manualnym wprowadzaniu danych do systemów komputerowych i oparty na przekazywaniu dokumentów papierowych między partnerami handlowymi, ma wiele wad:

- występują opóźnienia w dostarczaniu dokumentacji dla różnych partnerów;

- kosztowne i pracochłonne, manualne przetwarzanie, sporządzanie i przekazywanie papierowych dokumentów;

- nieskoordynowanie przepływu dokumentów i ładunków: ładunki przybywają przed odpowiednimi informacjami lub dokumenty nie przybywają z dostatecznym wyprzedzeniem czasowym;

- występuje wielokrotne wprowadzanie tych samych informacji i związane z tym mnożące się błędy;

- decyzje w zarządzaniu są opóźnione;

- zdarzają się podwójne rezerwacje przestrzeni ładunkowej;

- zwiększone są koszty składowania z powodu zalegania ładunków na składach.

Przytoczyłem tu tylko niektóre przykłady świadczące o tym, że główną przesłanką do rozwoju EDI jest to, że dokument papierowy jest przeszkodą w logistyce transportu. Załóżmy że w jednej międzynarodowej transakcji handlowej bierze udział nawet do 27 stron, które produkują 40 oryginalnych dokumentów i 360 kopii, co stanowi 7-10% ceny ostatecznej produktu! Blisko jedna trzecia dokumentów papierowych związana jest z transportem. Badania przeprowadzone przez Gartner Group wykazały, że prawie 50% wszystkich listów kredytowych zawierało błędy. Możliwości przeszukiwania dokumentów papierowych są ograniczone i z reguły polegają na szybkim wertowaniu kartek. Należy uwzględnić czas transportowania dokumentu między partnerami handlowymi. Będzie on długi gdy znajdują się one np.: w różnych miastach a tym bardziej krajach.

Wprowadzenie EDI stało się korzystne w wyniku oddziaływania określonych czynników. Spotyka się ona z popytem rynkowym i jednocześnie promuje ją technologia. Współczesne otoczenie zawiera elementy umożliwiające rozwój EDI, jak np.:

- szerokie wykorzystanie komputerów;

- rozwój standaryzacji (opakowań, oznaczeń, procedur itd.);

- dostępność zintegrowanego oprogramowania i infrastruktur telepatycznych.

EDI odgrywa istotną rolę w pomyślnej realizacji logistycznej zasady „just-in-time”, ponieważ stanowi most informacyjny między produkcją i popytem. W obecnej dobie nie tyle szybkość transportu, ile raczej odpowiednie sterowanie i rozmieszczenie w czasie strumieni towarów oraz informacji odgrywają decydującą rolę w efektywnym logistycznym zarządzaniu. Systemy informatyczne w ogóle, a zwłaszcza systemy EDI, mają na celu obniżenie kosztów transakcji między stronami używającymi owe systemy. Szybkie i precyzyjne komunikowanie się ma decydujące znaczenie przy krótkich terminach dostaw.

System oparty na ręcznym wprowadzaniu i wymianie dokumentów papierowych nie odpowiada zautomatyzowanemu planowaniu i zautomatyzowanej kontroli strumieni towarowych współcześnie.

Efektywną integrację łańcucha dostawa - produkcja - dystrybucja można osiągnąć jedynie przez stosowanie EDI.

Zasady EDI

EDI jest systemem, w którym komputer nadawcy tłumaczy informacje ze swej bazy danych na zakodowane transmisje i przesyła je poprzez sieć telekomunikacyjną do odbiorcy. Następnie komputer odbiorcy przyjmuje, tłumaczy i przekazuje treść transmisji do własnej bazy danych. Systemy komputerowe nadawcy i adresata mogą być pod każdym względem odmienne; jedynym wymaganiem jest, aby potrafiły odczytać i zinterpretować struktury wymienianych danych.

W EDI stosuje się pojęcia „komunikatu”, „wymiany danych” i „połączenia”.

Komunikat elektroniczny to odpowiednik dokumentu papierowego, który jest generowany przez program użytkowy nadawcy i odbierany przez program użytkowy odbiorcy. Znajdują się w nim informacje handlowe jak m.in. Dane identyfikujące rodzaj komunikatu, jego wersję i numer wydania; nie zawiera jednak sieciowego adresu odbiorcy.

Wymiana może zawierać wiele komunikatów dla tego samego adresata zamkniętych w kopercie elektronicznej, w której znajduje się m.in. sieciowy adres odbiorcy. Niezależnie od metody transmisji wymiana pozostaje nienaruszona do momentu odbioru przez adresata.

Połączenie obejmuje jedną lub więcej wymian danych. Jest, więc sesją łączności między partnerami transmisji.

Reasumując, elektroniczna wymiana danych przebiega według następujących etapów:

- Etap 1: System komputerowy partnera A inicjuje przesyłanie danych ze swego systemu informacyjnego i generuje komunikat wewnętrzny.

- Etap 2: Komunikat wewnętrzny zostaje przetłumaczony na wspólny standard wymiany danych, np. EDIFACT

- Etap 3: Komunikat w EDIFACT zostaje przesłany do i otrzymany przez system komputerowy partnera B.

- Etap 4: System partnera B tłumaczy otrzymany komunikat na postać wewnętrzną tj. format danych właściwy systemowi komputerowemu partnera B.

- Etap 5: Komunikat wewnętrzny zostaje przetworzony przez wewnętrzną aplikację partnera B.

---