Świadectwo pracy: kiedy należy wydać duplikat?
27.05.2009, 12:53
Świadectwo pracy: kiedy należy wydać duplikat?
Rozważmy następujący przypadek: pracownikowi skradziono teczkę, w której znajdowały się zaświadczenia dotyczące przebiegu jego zatrudnienia, m.in. świadectwo pracy. Zwrócił się więc do byłego pracodawcy o ponowne wydanie tego dokumentu. Czy szef ma obowiązek przychylić się do tej prośby?
Odpowiedzi na postawione we wstępie pytanie należy poszukiwać w przepisach rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. Nr 60, poz. 282 ze zm.). Zgodnie bowiem z postanowieniami § 4 tegoż aktu, w uzasadnionych przypadkach pracodawca zobligowany jest do wydania odpisu świadectwa pracy pracownikowi albo też pisemnie upoważnionej przez niego osobie.
Ustawodawca nie wyjaśnia, w jaki sposób pracownik powinien motywować potrzebę uzyskania odpisu świadectwa pracy. Brak stosownych przepisów w tym zakresie przesądza o konieczności indywidualnego traktowania każdego z przypadków. Zasadne jednak wydaje się przyjąć, że przesłanką do ponownego wydania tego dokumentu mogą być różnego rodzaju zdarzenia losowe, a więc np. kradzież, zagubienie czy przypadkowe zniszczenie.
Kolejna kwestią wymagającą zastanowienia jest sposób, w jaki pracodawca powinien wywiązać się z obowiązku wydania duplikatu świadectwa pracy. Użyty w rozporządzeniu termin „odpis” wskazuje, że ma to być dokument o treści tożsamej z tym, który został wydany pracownikowi w związku z rozwiązaniem stosunku pracy. A zatem, należy w nim zawrzeć wszelkie informacje, o których mowa w art. 97 § 2 K.p. oraz § 1 ust. 1 rozporządzenia. Nie należy również zapominać o poprawnym datowaniu- na nowym świadectwie pracy powinna widnieć data wystawienia oryginału, a nie stworzenia jego odpisu.
Ponadto pojęcie „odpis” sprawia, że nieprawidłowe wydaje się być wydanie pracownikowi kserokopii dokumentu i to nawet w wypadku, gdy jest ona opatrzona informacją o zgodności z pierwotnie wydanym świadectwem pracy.
Przepisy w żaden sposób nie ograniczają ilości odpisów, które może otrzymać pracownik. Jeżeli uzasadniają to ważne przyczyny, pracodawca ma obowiązek wydania duplikatu świadectwa pracy za każdym razem, gdy zatrudniony o to poprosi. Co ważne, próby pobierania opłat za wystawienie nowego dokumentu są nieuprawnione.
Przypomnijmy, stosownie do postanowień art. 97 § 2 K.p. w treści świadectwa pracy musi znaleźć się miejsce dla informacji na temat:
okresu i rodzaju wykonywanej pracy,
zajmowanych stanowisk,
trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
ewentualnego zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym.
Ponadto dokument powinien również zawierać inne dane, których obecność jest niezbędna dla ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Chodzi tu m.in. o informacje dotyczące (§ 1 ust. 1 rozporządzenia):
wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy lub wykorzystania urlopu wychowawczego,
liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (art. 92 K.p.) w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.
Katalog informacji, które powinny znaleźć się w świadectwie pracy, jest wyliczeniem zamkniętym- innych informacji pracodawca zamieszczać nie musi. Warto jednak pamiętać, że na żądanie pracownika w treści dokumentu mogą pojawić się dane odnośnie wysokości i składników wynagrodzenia oraz uzyskanych w trakcie zatrudnienia kwalifikacji.