5.1.3. Protokół
W działalności przedsiębiorstw, instytucji częstym typem pisma są protokoły.
Protokół to szczegółowe odtworzenie stanu faktycznego.
Podstawowe rodzaje:
Protokół przesłuchań to zapis wyjaśnień osoby przesłuchiwanej
Protokół rozprawy to zapis przebiegu takiej rozprawy.
Protokół bez względu na jego rodzaj powinien zawierać:
Tytuł
Wstęp (określenie jaki to jest rodzaj protokołu, jakiego zdarzenia dotyczy i kiedy to zdarzenie miało miejsce)
Omówienie przebiegu zdarzenia, faktu
Okoliczności towarzyszące zdarzeniu
Wnioski i uchwały wynikające ze zdarzenia
Formułę końcową
Podpisy
Protokół powinien być sformułowany jasno i zwięźle. Powinien zawierać tylko istotne, uporządkowane myśli oraz nazwiska ich autorów. W związku z tym w protokole należy używać krótkich, prostych zdań, dokładnych i jednoznacznych w swej wymowie.
Przy pisaniu protokołu szczególną uwagę należy zwrócić na poprawność stylistyczną, ortograficzną i interpunkcyjną.
Jeżeli używamy w protokole skrótów, to powinny to być skróty powszechnie znane.
Terminologia specjalistyczna powinna być stosowana z umiarem.
Postanowienia i uchwały należy cytować.
Protokół podpisuje protokolant pod tekstem z lewej strony. Gdy protokół jest przyjęty przez przewodniczącego obrad, podpisuje się on ze strony prawej.
Do protokołu mogą być dołączone załączniki (oświadczenia, referaty, materiały dotyczące wypowiedzi, lista obecności). Załączniki muszą być odnotowane pod tekstem w taki sam sposób jak w piśmie korespondencyjnym, tzn., że pod tekstem umieszczamy słowo „Załączniki:" a pod spodem wymieniamy je. Wtedy podpisy przesuwamy bardziej w prawo - podpis protokolanta znajduje się wtedy na środku pola pisania, a podpis przewodniczącego bliżej prawego marginesu.
Treść protokołów z zebrania może być przedstawiana w formie pełnej (dosłownej), streszczonej lub uproszczonej.
Forma pełna polega na dosłownym przytoczeniu wypowiedzi i wystąpień osób zabierających głos w trakcie zebrania. Protokół taki jest zazwyczaj bardzo długi i jeśli nie ma bezwzględnej konieczności nie jest stosowany w praktyce.
Protokół w formie streszczonej zawiera streszczenia wypowiedzi i wystąpień. Jedynie uchwały w tym typie protokołu nie ulegają streszczeniu i są przytaczane dosłownie.
Protokół w formie uproszczonej, tzw. protokół uchwałowy, ogranicza do niezbędnego minimum przedstawienie wypowiedzi i wystąpień. Uchwały jednak przedstawia w pełnym brzmieniu (stąd nazwa). Charakteryzuje się on tym, że jest krótki i akcentuje przede wszystkim uchwały.
Protokół zdawczo-odbiorczy, który ma na celu dokładne stwierdzenie stanu faktycznego w dniu przekazania/przyjmowania wraz z wyszczególnieniem wszelkich braków, usterek i zaległości, powinien zawierać, oprócz tytułu, daty i miejsca sporządzenia, również określenie przedmiotu przekazania/przyjęcia, nazwę jednostki organizacyjnej, imię i nazwisko i stanowisko osoby przekazującej i osoby przyjmującej, określenie stanu faktycznego oraz wykaz załączników i podpisy przekazującego i przejmującego oraz osób uczestniczących przy przekazywaniu/przyjęciu.
Według tych samych zasad co protokół zdawczo-odbiorczy sporządza się również protokół zdarzeń, np. protokół zniszczenia.
Protokół kontroli, który ma na celu stwierdzenie stanu faktycznego w kontrolowanej jednostce oraz ujawnienie nieprawidłowości i niedociągnięć, powinien zawierać, oprócz tytułu- określenia rodzaju kontroli, daty lub okresu i miejsca dokonywania kontroli, również nazwę jednostki kontrolującej i kontrolowanej, nazwiska i stanowiska osób przeprowadzających kontrolę, opis stanu faktycznego oraz podpisy osób przeprowadzających kontrolę i przedstawiciela jednostki kontrolowanej.
Przykład - protokół zdarzenia
Protokół nr 121/21/..
z badania przesyłki nadanej w dniu 8 marca 19.. r przez Karkonoskie Zakłady Papiernicze w Piechowicach, sporządzony na stacji Inowrocław w dniu 10 marca 19... r.
Zespół w składzie: L. Chlasta - kierownik Ekspedycji Inowrocław, A. Gulbiński - magazynier PKP Inowrocław/ T. Kiszka - przedstawiciel odbiorcy po zbadaniu przesyłki nadanej 8 marca 19.. r. przez Karkonoskie Zakłady Papiernicze na stacji w Piechowicach dla Spółdzielni Pracy Wydawniczo - Handlowej "Merkury" w Inowrocławiu - list przewozowy nr 31/42/321, stwierdza co następuje:
Przy przewożeniu uległy zamoczeniu 4 bele papieru drukarskiego. Bele nie nadają się do użytku.
Przyczyna uszkodzenia przesyłki był. nieszczelny dach wagonu. Spowodowało to zamoczenie papieru w czasie deszczu.
Ponieważ cena jednej beli papieru wynosi 100 zł, wartość strat została oszacowana na 400 zł (słownie: czterysta złotych).
Podpisy zespołu: l. L. Chlasta .
2 A. Gulbiński
3. T. Kiszka ..
Przykład - protokół zdawczo-odbiorczy
Protokół zdawczo - odbiorczy
sporządzony l kwietnia 1999 r. z przekazania książek przez Zespół Szkół Ekonomicznych w Słupcy.
Na podstawie decyzji dyrektora Zespołu Szkół Ekonomicznych w Słupcy z 20 marca 1999 r. znak: 2SE-15/4/99 biblioteka szkolna przekazała IV Szczepowi Środowiskowemu Drużyn Wodnych w Słupcy książki,
Przekazane książki dotyczą historii harcerstwa polskiego i były ujęte w jednostce przekazującej pod numerami inwentaryzacyjnymi od 350 do 377 - Książki przedstawiają, wartość inwentarzową 140,- zł (według wykazu załączonego do protokołu). Książki przekazano nieodpłatnie. Podlegają one ewidencji w IV Szczepie Środowiskowym Drużyn Wodnych w Słupcy.
Jednocześnie skreśla się je z ewidencji biblioteki Zespołu Szkół Ekonomicznych w Słupcy.
Protokół po odczytaniu podpisano.
Zdający: Przyjmujący:
Zespół Szkół Ekonomicznych IV Szczep Środowiskowy
Bibliotekarz Komendant
(Stefania Sodkiewicz) (Jerzy Górczyński)
Przykład - protokół z zebrania
Protokół z zebrania
Komisji Rewizyjnej Spółdzielni Mieszkaniowej w Słupcy, odbytego w gmachu administracyjnym Spółdzielni przy ulicy Pułaskiego 6, 10 kwietnia 1999, w godzinach 17°° - 18°°.
Obecni: Anna Kiszka - przewodnicząca komisji, Waldemar Kata - zastępca przewodniczącej, Czesław Dyrcz - członek, Zofia Orłowska - członek/ Irena Żaba - główna księgowa.
Nieobecni usprawiedliwieni: Grażyna Maluga - członek.
Porządek zebrania:
1. Odczytanie l przyjęcie protokołu z poprzedniego zebrania.
2. Analiza wyników finansowych spółdzielni za I kwartał 1996 r.
3. Podwyżka opłat za niektóre świadczenia.
4. Analiza skarg i wniosków.
Ad.1 - Zebranie rozpoczęła przewodnicząca komisji przedstawiając protokół z poprzedniego zebrania. Do protokołu nie wniesiono żadnych zastrzeżeń.
Ad. 2. Główna księgowa Irena Żaba przedstaw-i ł a komisji wyniki finansowe Spółdzielni za I kwartał 1999 r. oraz zasygnalizowała zaległości w opłatach czynszowych wynoszące na dzień 10 kwietnia 1996 r. 6 000,-. Przewodnicząca Anna Kiszka zaproponowała, aby sporządzić listę dłużników wg wysokości zaległości. W wypadku zaległości czynszowych wynoszących powyżej 600 złotych sprawę należy skierować do sądu. Propozycję zaakceptowano. Stwierdzono równocześnie, że inne przychody i wydatki spółdzielni kształtują się prawidłowo.
Ad.3. W związku z decyzją Ministra Finansów nr CN-Z-1/99 z l kwietnia 1999 r. podwyższa się opłaty za c.o. na 2,15 za l m2 powierzchni użytkowej oraz za ciepłą wodę na 8,99 zł za l m3.
Ad.4. W pierwszym kwartale br. wpłynęła skarga od obywatelki Janiny Halińskiej, zamieszkałej przy ulicy Kilińskiego 6G/20, dotycząca nieprawidłowej kalkulacji faktury za wykonaną usługę. Po sprawdzeniu zasadności skargi stwierdzono, że rachunek zawyżono o 56,60 zł. Zobowiązano księgową do korekty nieprawidłowości i przeproszenia poszkodowanej.
Na tym protokół zakończono i po odczytaniu podpisano.
Protokolant Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej (Ewa Kluczyńska) (Anna Kiszka)
Przykład - protokół kontroli
Protokół
z przeprowadzonej 22 kwietnia 1999 r. kontroli budynku Zespołu Szkół Ekonomicznych w Słupcy
Komisja w składzie:
1. mgr Sylwester Korcz - zastępca dyrektora os. ekonomicznych „Lechia" Poznań
2. mgr Piotr Szymański - kierownik działu socjalnego „Lechia" Poznań
3. Stefan Przygodzki ~ inspektor „Sanepid" Słupca
4. mgr Roman Maruszczak - dyrektor ZSE Słupca
5. mgr Wiesław Dobersztyn - dyrektor Delegatury Kuratorium Oświaty w Koninie, Oddział w Słupcy
Celem zakwalifikowania budynku na obiekt kolonijny dla zakładu „Lechia" Poznań komisja dokonała przeglądu pomieszczeń w Zespole Szkół Ekonomicznych w Słupcy. W wyniku przeglądu ustalono, że budynek może być wykorzystany na obiekt kolonijny po wykonaniu następujących prac:
1. Uzupełnienie urządzeń sanitarnych (umywalki, sitka do natrysków itp.),
2. Pomalowanie korytarzy, sanitariatów i kuchni,
3. Naprawienie urządzeń gimnastycznych i sportowych,
4. Uzupełnienie brakujących klamek w drzwiach,
5. Wydzielenie dwóch pomieszczeń na izolatki z pełnym wyposażeniem.
Termin wykonania ww. prac upływa z 30.06.1999. Na tym protokół zakończono i po odczytaniu podpisano.
Protokolant Podpisy komisji
(Jan Kowalski) S. Korcz
P. Szymański
S. Przygodzki
R. Maruszczak
W. Dobersztyn