Negocjacje to wielostronny proces porozumiewania się w sytuacji konfliktu interesów czy rozbieżności poglądów zaangażowanych w negocjacje stron. Trudny, złożony i skomplikowany proces podejmowania wspólnej decyzji, w którym każda ze stron stara się doprowadzić do umożliwienia sobie realizacji własnych interesów, którego jednak nadrzędnym celem jest osiągnięcie porozumienia.

Współczesny biznes jest bardzo ściśle związany z umiejętnością negocjowania. Jest wiele definicji opisujących to pojęcie. Najprościej mówiąc negocjacje to wpływanie na partnera z zamiarem pozyskania go do wzięcia udziału w osiąganiu mojego celu albo rozwiązania go. Można powiedzieć, że jest tyle rodzajów negocjacji ile spraw załatwiają ludzie między sobą.

Obecnie traktuje się negocjacje, według Kęckiego, jako „wzajemne przekonywanie się do modyfikacji ofert w taki sposób, aby obie strony uzyskały możliwie duże korzyści”.

Podejmując negocjacje należy pamiętać, że:

• Negocjacje nie są walką. Są sposobem osiągania porozumienia.

Chodzi, bowiem nie tylko o teraźniejszość, ale i o przyszłość wzajemnych relacji między stronami oraz o to, jakie będą późniejsze skutki dzisiaj podjętych decyzji.

• Negocjacje zakładają konieczność wzajemnego zaufania. Jego brak prowadzi do załamania rozmów.

• Negocjacje, to poszukiwanie wspólnych płaszczyzn (celów, interesów, wartości). Nie chodzi w nich o to jak uzyskać wszystko od przeciwnika, nie dając nic w zamian, ale o ugodzenie się do przyszłych zysków i strat.

W zależności od tego, co chcemy osiągnąć w czasie negocjacji należy starannie się do nich przygotować. Należy ustalić plan i cel negocjacji. Zastanowić się nad stylem negocjowania.

GŁÓWNE STYLE NEGOCJOWANIA

1. dominacja

2. dopasowanie się

3. unikanie

4. kompromis

5. integratywne negocjacje

Styl negocjowania kształtuje dążenie do realizacji własnych interesów, cudzych interesów, poszukiwanie kompromisu w trosce o wzajemne stosunki.

DOMINACJA

Styl negocjowania charakteryzujący się dążeniem do realizowania własnych interesów kosztem niezaspokajania potrzeb drugiej strony. Styl preferowany przez osoby przyjmujące postawy rywalizacyjne, ujawniające silne dążenie do władzy, dogmatyczne, machiaweliczne, podejrzliwe.

Styl dominujący nazywany jest twardym. Jego cechy to:

• uczestnicy są przeciwnikami

• celem jest zwycięstwo

• żąda się ustępstw jako warunku stosunków wzajemnych

• zaleca się twardość w stosunku do ludzi oraz problemu

• całkowity brak zaufania

• okopywanie się na swoich stanowiskach

• stosowanie gróźb

• wprowadzanie w błąd co do dolnej granicy porozumienia

• żądanie jednostronnych korzyści jako warunku zawarcia porozumienia

• poszukiwanie jednego rozwiązania korzystnego dla strony dominującej

• upieranie się przy swoim stanowisku

• należy wygrać walkę woli

• zaleca się wywieranie presji

Zagrożenia związane ze stosowaniem siły w stylu dominującym:

• Nasza dzisiejsza postawa wpływa na przyszłe stosunki. Mogą się one cechować brakiem zaufania, niechęcią.

• Wykorzystywany partner może opóźniać naszą umowę lub zerwać negocjacje przy najbliższej okazji, jeżeli oferta alternatywna będzie korzystniejsza lub nawet taka sama.

• Opinia o stylu naszych negocjacji dociera do firm trzecich

• Przyjęcie postawy dominującej z reguły wymusza podobną postawę strony przeciwnej utrudniając porozumienie

DOSTOSOWANIE SIĘ

Styl negocjowania charakteryzujący się świadomą rezygnacją z zaspokojenia własnych interesów na rzecz interesów drugiej strony w celu utrzymania z nią dobrych stosunków.
Styl preferowany przez osoby ufne, przyjacielskie, ulegające wpływom.

Styl dostosowania się nazywany jest miękkim. Jego cechy to:

• uczestnicy są przyjaciółmi

• celem jest porozumienie

• ustępuje się aby pielęgnować wzajemne stosunki

• zaleca się miękkość w stosunku do ludzi oraz problemu

• pełne zaufanie

• łatwość zmiany stanowiska

• stosowanie ofert

• odkrywanie dolnej granicy porozumienia

• akceptowanie jednostronnej straty w imię osiągnięcia porozumienia

• poszukiwanie jednego rozwiązania korzystnego dla strony przeciwnej

• upieranie się przy porozumieniu

• unikanie walkę woli

• poddawanie się presji

Zagrożenia związane ze stosowaniem stylu dostosowania się:

• W zetknięciu ze stylem dominującym jest to styl nieskuteczny i narażający na straty

• Niejednokrotnie straty zakładane są mniejsze od poniesionych (w tym stylu występują również straty psychiczne związane z poczuciem niższości)

• Stałe stosowanie stylu współpracującego wyzwala tendencje do eksploatowania naszej osoby a nie do lojalnej współpracy

• Negocjatorzy stosujący ten styl są osobami lubianymi, ale nieszanowanymi.

UNIKANIE

Styl nazywany inaczej: ucieczką, wycofywaniem się, izolacją, obojętnością.

W tym stylu nie podejmuje się żadnych działań uznając, że możliwe korzyści porozumienia są mniejsze od kosztów udziału w negocjacjach.

Bardzo często strona stosuje unikanie chcąc:

• ukarać drugą stronę

• skrzywdzić drugą stronę

• upokorzyć drugą stronę

Z reguły styl ten powoduje straty obydwu stron

KOMPROMIS

Styl opierający się na założeniu, że w procesie negocjacji każda ze stron częściowo traci oraz częściowo zyskuje

Wynegocjowane porozumienie nie realizuje w pełni interesów żadnej ze stron, podtrzymuje raczej dobre stosunki na przyszłość.

INTEGRATYWNE NEGOCJACJE

Styl preferujący podejście - WYGRANA:WYGRANA. Jego celem jest wypracowanie porozumienia tworzącego nową jakość korzystną dla obydwu stron negocjacji.

Zasady negocjacji integratywnych:

• oddziel ludzi od problemu

• skoncentruj się na interesach, a nie na stanowiskach

• opracuj możliwości korzystne dla obu stron

• upieraj się przy stosowaniu obiektywnych kryteriów

TECHNIKI NEGOCJACJI

Oprócz określenia stylu należy wybrać także technikę prowadzenia negocjacji. Jest dużo rodzaju technik negocjacji, więc przedstawię tylko kilka, ale tych ważniejszych, które powinno wziąć się pod uwagę przed podjęciem negocjacji.

SZTUKA USTĘPOWANIA

"W negocjacjach handlowych, sposób ustępowania bywa ważniejszy niż samo ustępstwo. W zależności od sposobu, ustępstwo może ci ułatwić albo utrudnić przeprowadzaną transakcję" (G.Karrass)

Zasady ustępowania w negocjacjach:

1. Ustępstwa powinny być niewielkie - człowiek bardziej postrzega sam fakt ustępstwa niż jego wielkość. Małe ustępstwo zachęca do wzajemności - duże do zachłanności.

2. Ustępstwa powinny być stopniowo malejące - zmniejszające się ustępstwa skłaniają drugą stroną do wcześniejszego podpisania porozumienia, uważa ona bowiem, że zbliżamy się do granic swoich możliwości.

3. Ustępować należy powoli i niełatwo - szybkie ustępstwo nie daje satysfakcji naszemu partnerowi, bardziej cenimy to, o co musimy walczyć.

4. Nie każde ustępstwo partnera musi być odwzajemnione - ustępstwa odwzajemnione nie zawsze są konieczne, a równe ustępstwa nie zawsze są sprawiedliwe.

5. Unikaj zasady "dzielenia różnicy na pół" - matematyczne dzielenie ofert na pół często bywa niekorzystne dla obu stron.

6. Należy ostrożnie traktować "absurdalną propozycję" drugiej strony - absurdalne propozycja często stosowana jest w celu zbadania naszej determinacji i naszego stanowiska. Nie należy poddać się emocjom lecz wyjaśnić absurdalność propozycji.

7. Nie idź pierwszy na ustępstwa w ważnych sprawach - ustępstwo jako pierwszy w sprawach ważnych jest traktowana jako słabość negocjatora. W zamian warto wyprzedzić partnera w ustępstwach dotyczących spraw nieistotnych.

8. Należy wystrzegać się eskalacji ustępstw pod koniec negocjacji - często wykorzystywana technika zwiększania żądań pozornie zakończonych już negocjacji.

Inne ważne zasady dotyczące ustępstw:

 nie należy okazywać zadowolenia z pierwszego ustępstwa uczynionego przez oponenta

 należy upewnić się, że druga strona rozumie i właściwie ocenia wartość uzyskanego ustępstwa

 należy pamiętać o udzielonych ustępstwach i od czasu do czasu przypomnieć o nich oponentowi

 należy dobrze zrozumieć wszystkie wymagania drugiej strony, zanim zacznie się czynić jakiekolwiek ustępstwa

 nie należy zakładać, że oponent zrozumie korzyści z uzyskanych ustępstw.

MIERZ WYSOKO

Wysokie żądania negocjatora bardzo korzystnie wpływają na osiągane przez niego rezultaty. Zbyt wysokie niczym nieuzasadnione żądania mogą zirytować partnera, a przez to utrudnić rozmowy.

Najprawdopodobniej najlepszą strategią jest wysuwanie takich żądań, które partner uzna za spore (budzi to, bowiem respekt- i po prostu jest korzystne), ale nie przesadne, (co mogłoby powodować irytację i stanowić przyczynę poszukiwania innego partnera negocjacji). (P.J.Dąbrowski)

NIE ZGADZAJ SIĘ NA PIERWSZĄ PROPOZYCJĘ

Pierwsza propozycję odrzucamy gdyż, z reguły jest ona zbyt wygórowana i partner przygotowany jest na ustępstwa. Po drugie nasza akceptacja dla pierwszej oferty traktowana jest jako nasza słabość.

TECHNIKA „DOBRY - ZŁY FACET”

Z jednej strony występuje dwóch negocjatorów, z których: pierwszy rozpoczyna negocjacje stawiając wygórowane żądania, tworząc nieprzychylną stresującą sytuację (czasami obrażając drugą stronę) a drugi negocjator przejmuje inicjatywę, zachowując się bardzo grzecznie stosuje technikę małych ustępstw - pozornie korzystną dla obu stron. W rzeczywistości jest ona korzystna jedynie dla strony "dobrego i złego faceta"

TECHNIKA SYTUACJI HIPOTETYCZNEJ „CO BY BYŁO, GDYBY…”

Technika polegająca na zadawaniu hipotetycznych pytań - co by było, gdyby...Pytania te mają na celu zbadanie sytuacji i możliwości przeciwnika negocjacji.

Przykładowe pytanie: co by było gdybyśmy zrezygnowali z gwarancji?

TECHNIKA OGRANICZONYCH KOMPETENCJI

W technice tej można zdobyć przewagę odmawiając zaakceptowania propozycji ze względu na ograniczone kompetencje (pełnomocnictwo).

TECHNIKI ZWIĄZANE Z WYKORZYSTANIEM CZASU

Przykładowe techniki związane z czasem:

 celowo przedłużamy rozmowy w sytuacji, gdy partnerowi zależy na najszybszym zakończeniu

 celowo unikamy podjęcia decyzji aż do momentu w którym prawdopodobnie nastąpi korzystna zmiana układu sił

 technika terminów ostatecznych lub nieprzekraczalnych - określanie przez jedną ze stron ostatecznego czasu zakończenia rozmów ze względu na "ważny" powód ( ma na celu zmuszenie drugiej strony do wcześniejszego ustąpienia bądź rozpoczęcia rozmów)

Stosowane techniki związane z czasem:

 szczegółowe analizowanie drobiazgów

 oczekiwanie na dalsze instrukcje

 "choroby dyplomatyczne"

 prowokowanie rozbieżności i utarczek słownych

 zmiana składu delegacji

 podnoszenie starych problemów, długo załatwianych reklamacji itp.

 naleganie na pełne tłumaczenie tekstów

 żądanie zmiany miejsca prowadzenia negocjacji

 późniejsze rozpoczynanie

 wcześniejsze kończenie

 odwoływanie spotkań (M.Stelmaszczyk)

Inne techniki związane z czasem:

 Celowe opóźnianie rozpoczynania negocjacji - druga strona czeka nieokreślony czas (dni, miesiące) na rozpoczęcie negocjacji.

 Wykorzystujemy korzystne dla siebie pory prowadzenia negocjacji związane z aktywnością dobową człowieka ("skowronki" - lepiej pracujące rano czy "nocne Marki" - lepiej pracujący wieczorem)

 Przedłużanie negocjacji w sytuacji gdy przeciwnikiem jest człowiek starszy i widzimy jego zmęczenie.

TECHNIKA WSKAZANIA EWENTUALNYCH KONSEKWENCJI

Technika polegająca na uświadomieniu drugiej stronie konsekwencji braku porozumienia lub pokazanie, jakie konsekwencje negatywne będzie miało przyjęcie danego porozumienia dla obydwu stron.

TECHNIKA WSKAZANIA PRZECIWNEGO PRZYKŁADU

Człowiek z reguły dąży do potwierdzenia przekonań własnych i ignoruje informacje niezgodne z podjętymi przez niego przekonaniami. Taki sposób myślenia ogranicza negocjatorów. Osłabienie takiego sposobu myślenia jest możliwe poprzez wskazanie drugiej stronie przykładu niezgodnego z jej przekonaniami.

Rola negocjacji wyrasta teraz we wszystkich dziedzinach życia. Coraz więcej sytuacji wymaga rozpoczęcia negocjacji gdyż coraz częściej spotykamy się z różnymi sporami i konfliktami. Odpowiednie dobranie stylu i techniki negocjacji, odpowiednim rozeznaniu się w sytuacji i odpowiednie przygotowanie prowadzi do owocnego zakończenia negocjacji po obu stronach. Tak, więc wszystko zależy jak my i właściciel bądź załoga podejdą do tego tematu.

---