1. INFORMACJA W PRACY BIUROWEJ

1. Kierunki obiegu informacji

1. Informacja - główny efekt pracy biurowej. Jest to każda wiadomość tworząca

wiedzę odzwierciedlającą procesy i zdarzenia zachodzące w otoczeniu.

Każda informacja powinna być:

• jasna, zwięzła i wyczerpująco przedstawiona,

• szybko i terminowo dostarczona,

• dokładna i rzetelna,

• kompletna,

• odpowiednio sklasyfikowana, zaewidencjonowana i przechowywana.

b) sposoby przekazywania informacji, w zależności od tego, jaką ma ona postać:

• korespondencja (sposób jej zbierania, obiegu, przetwarzania, przechowywania oraz załatwiania określa system kancelaryjny)

• łączność techniczna (telefon, fax)

• kontakt bezpośredni

c) informacje w ramach jednego przedsiębiorstwa mogą przepływać:

• pionowo (między kierownictwem a pracownikami),

• poziomo (między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi danego podmiotu gospodarczego)

Rys. Kierunki obiegu informacji

polecenia, wytyczne, zadania

notatki, sprawozdania, raporty

K- Kierownik

W-Wykonawcy

d) Czynności biurowe:

• przyjmowanie informacji wpływającej z zewnątrz,

• obieg informacji wewnątrz podmiotu gospodarczego,

• rejestrowanie, przetwarzanie i dostarczanie informacji dla kierownictwa,

• gromadzenie informacji,

• wysyłanie informacji na zewnątrz.

K

W

W

---