Kierowanie - to proces planowania, organizowania, przewodzenia i kontrolowania wszystkich innych jej zasobów dla osiągnięcia ustalonych celów. (rysunek 1).

Planowanie- wskazuje, że kierownicy z góry obmyślają swoje cele i działania. Działania te są zazwyczaj oparte na jakiejś metodzie, planie czy logice, a nie na przeczuciu. Plany wyznaczają cele organizacji i określają najlepszy sposób ich osiągnięcia. Ponadto plany umożliwiają:

1. uzyskanie przez organizację i przeznaczenie przez nią środków potrzebnych do realizacji jej celów;

2. działania członków organizacji zgodnie z przyjętymi celami i procedurami;

3. śledzenie i pomiar stopnia realizacji celów, co umożliwia podjęcie działań korygujących, jeśli postępy nie są zadowalające;

Pierwszym krokiem w planowaniu jest wybór celów organizacji. Następnie określa się cele jej jednostek i komórek organizacji, jej filii, oddziałów. Plany przygotowywane przez kierownictwo najwyższego szczebla dla organizacji jako całości mogą obejmować okresy nawet 5- lub 10- letnie. W dużej organizacji jak wielonarodowy koncern energetyczny plany takie mogą wiązać się z angażowaniem wysokich nakładów finansowych. Planowanie na niższych szczeblach przez kierownictwo średnie lub pierwszej linii obejmuje okresy znacznie krótsze. Plany takie mogą np. dotyczyć zadań następnego dnia lub przygotowania dwugodzinnego spotkania, które nastąpi za tydzień.

Organizowanie- oznacza, że kierownicy koordynują ludzkie i materialne zasoby organizacji. Efektywność organizacji zależy od jej umiejętności gospodarowania zasobami dla osiągnięcia celów. Jest oczywiste, że im bardziej będzie zintegrowana i skoordynowana praca organizacji, tym większe będą jej efekty. Częścią pracy kierownika jest osiągnięcie takiej koordynacji.

Po ustaleniu celów i opracowaniu planów czy programów ich realizacji kierownicy muszą zaprojektować i wdrążyć organizację, która zapewni skuteczne wykonanie tych programów. Do osiągnięcia różnych celów potrzebne będą różne rodzaje organizacji.

Przewodzenie- określa w jaki sposób kierownicy kierują podwładnymi i wpływają na nich doprowadzając do tego, by wykonywali potrzebne zadania. Przez wytwarzanie odpowiedniej atmosfery ułatwiają podwładnym pełne wykorzystanie ich możliwości.

Po opracowaniu planów, ustaleniu struktury organizacji, doborze i wyszkoleniu obsady następnym etapem jest zmierzanie do realizacji określonych celów organizacji. Funkcję tę można nazwać rozmaicie: prowadzenie, przewodzenie, kierowanie, motywowanie, inicjowanie działania itp. Funkcja ta polega na powodowaniu by członkowie organizacji postępowali w sposób, który przyczyni się do osiągnięcia ustalonych celów. Funkcja przewodzenia jest bardzo konkretna i polega na bezpośredniej pracy z ludźmi.

Kontrolowanie- oznacza, że kierownicy starają się zapewnić to, by organizacja zmierzała do swych celów. Jeśli jakaś część organizacji podąża w złym kierunku, kierownicy starają się wykryć tego przyczyny i poprawić sytuację. Jest to kontrolna funkcja składająca się z trzech głównych elementów:

1. określa mierniki efektywności;

2. pomiaru bieżącej efektywności i porównania jej z wyznaczonymi miernikami;

3. podjęcia działań korygujących, jeśli efektywność nie odpowiada miernikom;

Za pomocą funkcji kontrolnej kierownik może utrzymać organizację na właściwym torze nie pozwalając jej na nadmierne odchylenie od celów.

Role kierownicze:

1. Role międzyludzkie (interpersonalne)- ułatwiają kierownikowi utrzymanie niezakłóconego funkcjonowania organizacji:

1. rola reprezentacyjna- kierownik posiada funkcje ceremonialne np. witanie gości, zaproszenie gościa na obiad;

2. rola przywódcy- polega na zatrudnianiu, szkoleniu, motywowaniu i zachęcaniu pracowników;

3. rola łącznika- kierownik pełni tę rolę między ludźmi mając do czynienia z ludźmi innymi niż podwładni i przełożeni, koledzy w organizacji, dostawcy i odbiorcy poza nią;

2. Role informacyjne kierownika- kierownikowi potrzebna jest informacja aby mógł podejmować właściwe decyzje; inni w jego jednostce są zależni od informacji otrzymywanych od niego lub przekazywanych za jego pośrednictwem:

1. rola monitora- polega na tym, że kierownik poszukuje informacji, które mogłyby być wykorzystane z pożytkiem. Zadaje pytania podwładnym, zbiera informacje napływające spontanicznie zwykle przez swoje osobiste kontakty;

2. rola upowszechniającego- umożliwia zazwyczaj kierownikowi zajmowanie pozycji najlepiej poinformowanego członka grupy i polega na tym, że kierownik przekazuje podwładnym ważne informacje, które bez niego byłyby niedostępne;

3. rola rzecznika- polega na tym, że kierownik przekazuje część zebranych przez siebie informacji osobom spoza jednostki czy nawet spoza organizacji;

3. Role decyzyjne kierownika:

1. rola przedsiębiorcy- polega na tym, że kierownik stara się udoskonalić swoją jednostkę;

2. rola przeciwdziałającego zakłóceniom- polega na tym, że kierownik reaguje na sytuacje, które są poza jego kontrolą jak strajk, bankructwo odbiorcy, zerwanie kontraktu itp.

3. rola rozdzielającego zasoby- kierownik odpowiedzialny jest za decyzje jak i komu przydzielone zostają zasoby organizacji oraz za własny czas. Ponadto kierownik sprawdza wszystkie ważne decyzje podjęte przez innych, w jego jednostce przed wprowadzeniem ich w życie;

4. rola negocjatora- którą w szczególności odgrywa dyrektor naczelny zawierając umowy z firmą doradczą; kierownik produkcji przygotowuje kontrakt z dostawcą; kierownik biura rozwiązuje problem z przedstawicielem związku zawodowego;

Kierownicy na różnych szczeblach zarządzania potrzebują odmiennych rodzajów umiejętności. Kierownicy na niższych szczeblach wykorzystują w większym stopniu umiejętności techniczne, a kierownicy na wyższych szczeblach umiejętności koncepcyjne. Kierownicy muszą równoważyć konkurencyjne cele i określać priorytety oraz myśleć analitycznie i koncepcyjnie.

---