2.4. Czynności wykonywane przy wysyłaniu pism

1. Sprawy załatwione przez pracownika w formie pisemnej po uzyskaniu ostatecznej aprobaty i sporządzeniu maszynopisu przeznaczone są do wysyłania. W tym celu pracownik przekazuje pisma do sekretariatu lub kancelarii. W związku z wysyłką pism kancelaria wykonuje czynności:

• sprawdza formalność poprawną pisma

• stwierdza wysłanie pisma poprzez odciśnięcie na kopii odpowiedniego stempla z datą wysłania lub umieszcza specjalną adnotacje

• pisma wartościowe, polecone, wysyłane za pokwitowaniem, wpisuje do specjalnej pocztowej książki nadawczej lub doręczeń

• adresuje koperty, przystawia pieczątkę nadawcy, nakleja znaczki, wpisuje znak pisma na kopercie.

2. Zależnie od wymiarów koperty, w którą wkładamy pismo, należy najpierw złożyć je wzdłuż, a potem poprzecznie. Tekst pisma musi zawsze znajdować się po wewnętrznej stronie złożonego pisma. Przy kopertach podłużnych pismo składa się wyłącznie wszerz na trzy części. Pismo wkłada się do koperty zawsze złożeniem do dołu. Jeżeli zrobimy odwrotnie, może się zdarzyć, że otwierając kopertę przetniemy pismo.

3. Rozdzielniki - są to wykazy jednostek organizacyjnych, będących odbiorcami pism o jednakowej treści, wykorzystywane są przy wysyłaniu tych samych pism do wielu adresatów. Wyróżnia się:

1. rozdzielniki stałe, zawierające stałych odbiorców korespondencji,

2. rozdzielniki zmienne, zawierające zmiennych odbiorców

3. rozdzielniki mieszane, które zawierają stałych i zmiennych odbiorców korespondencji.

2.5. Przechowywanie akt

1. Miejsce przechowywania akt zależy od tego, czy sprawa jest w toku załatwienia czy też została już załatwiona. Akta spraw w toku załatwiania przechowywane są przez pracownika załatwiającego sprawę lub przez kancelarię.

2. Pracownik przechowuje akta sprawy w kolejności ich wpływu. Starsze znajdują się na wierzchu, nowsze na spodzie. Jeżeli w trakcie załatwienia sprawy okaże się, że sprawa wymaga dodatkowych wyjaśnień lub uzupełnienia brakujących danych, wówczas pracownik przekazuje akta spraw oczekujących na załatwienia do kancelarii, która je przechowuje. Kancelaria prowadzi terminarze, w których odnotowuje terminy powrotu do sprawy. Po upływie tych terminów przekazuje akta spraw pracownikowi w celu ostatecznego załatwienia. Akta spraw załatwionych wracają do kancelarii. Zazwyczaj raz do roku kancelaria przekazuje akta spraw załatwionych do archiwum.

3. Podział akt

• Akta bieżące

- akta dotyczą spraw załatwianych

- pracownik przechowuje akta sprawy w kolejności ich wpływu (starsze na wierzchu)

• Akta spraw załatwionych

- sprawy załatwione mogą być przechowywane lub niszczone

4. Akta bieżące

Przechowywanie akt musi spełniać warunki:

• łatwe i szybkie odnalezienie akt

• łatwe i szybkie wyjęcie akt i odłożenie ich ponownie na miejsce

Urządzenia do przechowywania akt:

• segregatory

• skoroszyty

• teczki

• obwoluty

5. Przekazywanie akt

Archiwum zakładowe

• komórka org. w państwowej lub niepaństwowej jednostce organizacyjnej, tworzącej materiały archiwalne

• zajmuje się przejmowaniem, przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem i przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego(po 25 latach) i niszczeniem dokumentacji niearchiwalnej.

Składnica akt

• komórka org. w jednostce organizacyjnej, w której nie powstają materiały archiwalne

• zajmuje się ona przejmowaniem, przechowywaniem i niszczeniem materiałów archiwalnych.

6. Kategorie akt

Kategoria A

• materiały archiwalne, posiadają wartość historyczną

• okres przechowywania nieograniczony

• w podmiotach gospodarczych: sprawozdania finansowe, akty własności nieruchomości

Kategoria B

materiały niearchiwalne, dzielone ze względu na okres przechowywania

• Bo - dokumenty o krótkotrwałym znaczeniu; z reguły po roku, przekazywane na makulaturę

• Bn - n jest cyfrą, określającą okres przechowywania np. dowody i dokumenty księgowe, akta osobowe

• BEn - dokumenty, które po czasie(n) zostają zweryfikowane przez eksperta (dokumenty, które wymagają ponownego sprawdzenia)

---