Wdrażanie ISO 9000:2000
W grudniu 2000 roku weszły w życie nowe normy ISO serii 9000:2000. Była to gruntowna nowelizacja uwzględniająca rozwój, jaki nastąpił w kwestiach związanych z jakością oraz zmieniające się potrzeby rynkowe. Nowe normy są bardziej zrozumiałe zarówno dla firm, które już posiadają certyfikat jakości oraz i dla tych, które planują wdrożenie systemu jakości. I tak zostały opublikowane trzy nowe normy z serii ISO 9000:2000 zastępujące normy opublikowane w 1994 roku. Są to:
ISO 9000:2000 Quality management system - Fundamentals and vocabulary
ISO 9000:2000 zastępuje normę ISO 8402:1994. Stanowi wprowadzenie do nowych norm dotyczących zarządzaniem jakością, definiuje podstawowe terminy dla systemów. Odgrywa również ważną rolę w rozumieniu i stosowaniu pozostałych norm serii ISO 9000.
ISO 9001:2000 Quality management system - Requirements
ISO 9001:2000 zastępuje normy ISO 9001:1994, ISO 9002:1994 i ISO 9003:1994. Zawiera wymagania dla systemu zarządzania jakością mające zastosowanie w każdej firmie (niezależnie od jej wielkości i rodzaju), która potrzebuje wykazać zdolność do ciągłego dostarczania produktów lub usług zgodnych z wymaganiami i oczekiwaniami klientów. Firmy posiadające ISO 9001:2000 ciągle dążą do zwiększania zadowolenia swoich klientów.
ISO 9004:2000 Quality management system - Guidelines for performance improvements
ISO 9004:2000 zastępuje normę ISO 9004-1:1994. Celem normy jest uzyskanie zadowolenia nie tylko klientów danej organizacji, ale również innych stron, np. pracowników organizacji, właścicieli, dostawców, społeczeństwa. Norma podaje koncepcje i sugestie, których zastosowanie zależy od organizacji i od tego, czy są one dla niej przydatne. ISO 9004 jest polecana dla tych organizacji, które dążą do ciągłego doskonalenia organizacji, w tym jej efektywności.
Certyfikaty zgodności z jedną ze „starych” norm zachowują ważność przez trzy lata od daty publikacji „nowych” norm, tj. do grudnia 2003.
Proces wdrażania Systemu Zarządzania Jakością wg norm ISO serii 9000:2000 obejmuje następujące etapy:
analiza istniejącego systemu zarządzania w firmie w odniesieniu do wymagań norm ISO
szkolenie zarządu firmy
szkolenie pozostałych pracowników firmy
przeprowadzenie szkolenia auditorów wewnętrznych
tworzenie wymaganej dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością
przygotowanie firmy do certyfikacji
audit wstępny (nie obowiązkowy)
audit certyfikacyjny
Analiza istniejącego systemu zarządzania w firmie w odniesieniu do wymagań norm ISO
Przed wprowadzeniem w firmie systemu zarządzania jakością należy zidentyfikować główne procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Kolejnym krokiem jest opisanie ich przebiegu i organizacji oraz stworzenie całościowego obrazu wszystkich procesów funkcjonujących w firmie. Analizę istniejącego systemu zarządzania w firmie oraz procesów w niej zachodzących przeprowadza niezależny konsultant ds. jakości. Robi to na podstawie obiektywnych ocen porównując z wymaganiami zapisanymi w normie ISO serii 9000:2000.
Analiza, której zostaje poddana firma powinna obejmować następujące elementy:
szczegółowa ocena struktury zarządzania przedsiębiorstwem
przegląd działalności firmy
ocena stopnia spełnienia wymagań zapisanych w normach ISO
analiza niezgodności w odniesieniu do zapisów norm ISO
wypracowanie strategii realizacji zadań niezbędnych do spełnienia wymogów norm ISO
Na tym etapie wdrażania systemu jakości w firmie cały czas pomaga konsultant ds. jakości, którego zadaniem jest merytoryczna pomoc oraz doradztwo przy opracowywaniu dokumentów oraz wdrażaniu systemu jakości.
Szkolenie zarządu firmy
Szkolenie takie ma na celu merytoryczne przygotowanie zarządu firmy do tworzenia, wdrażania, doskonalenia i funkcjonowania w Systemie Jakości. Od stopnia przygotowania i przeszkolenia kierownictwa będzie zależeć skuteczność i niezawodność systemu. W ramach szkolenia przekazywane są informacje z zakresu: pojęcia jakości, treść i interpretacji normy ISO (interpretacja powinna zostać przeprowadzona w odniesieniu do prowadzonej przez firmę działalności), dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością, projektowania, pisania i weryfikacji procedur, sporządzenia Księgi Jakości (w tym jej nadzorowania), przeprowadzania auditów wewnętrznych, realizowania działań korygujących i zapobiegawczych.
Szkolenie pozostałych pracowników firmy.
Głównym celem szkolenia, podobnie jak szkolenia zarządu, jest merytoryczne przygotowanie pracowników do funkcjonowania w Systemie Zarządzania Jakości. W przypadku szkolenia pracowników obejmuje ono zagadnienia związane z: ogólnymi informacjami dotyczącymi pojęcia jakości, interpretacją modelu jakości, jaki ma być wdrożony w firmie, obowiązkami poszczególnych pracowników w odniesieniu do jakości, dokumentacją i certyfikacją Systemu Zarządzania Jakością.
Przeprowadzenie szkolenia auditorów wewnętrznych.
Audity wewnętrzne mają na celu przekazanie informacji o funkcjonowaniu wdrażanego systemu zarządzania jakością w firmie oraz możliwych, powstałych niezgodnościach. Przeprowadzanie auditów wewnętrznych jest wymogiem norm ISO. Powinny to być bezstronne, systematyczne badania przeprowadzane przez uprzednio przeszkolonych pracowników pozwalające uzyskać niezależną ocenę wdrożonego systemu jakości oraz szybko zidentyfikować i wyeliminować powstałe niezgodności.
W ramach szkolenia auditorów wewnętrznych przeprowadzane są wykłady i warsztaty obejmujące m.in.:
szczegółowe omówienie wymogów norm ISO serii 9000:2000
sposób przeprowadzania auditów wewnętrznych
sporządzanie dokumentacji przebiegu auditu
omówienie zasad pracy w zespole auditorów
Tworzenie wymaganej dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością.
Etap ten obejmuje następujące działania:
pisanie Księgi Jakości
pisanie procedur oraz pozostałych dokumentów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania systemu w firmie
wdrażanie dokumentacji systemu w firmie
Zadaniem konsultanta ds. Jakości na tym etapie jest:
przeprowadzenie wspólnie z zespołem firmy (Pełnomocnik ds. Jakości, asystent Pełnomocnika ds. Jakości oraz inne osoby powołane przez Zarząd do tworzenia systemu zarządzania jakością) analizy poszczególnych punktów normy ISO w odniesieniu do działalności firmy
udzielanie porad, wyjaśnianie i asystowanie zespołowi w przygotowywaniu Księgi Jakości i procedur
asystowanie przy wdrażaniu w firmie procedur
dokonywanie przeglądu sporządzonej dokumentacji systemu jakości
asystowanie przy przeprowadzanych w firmie auditach wewnętrznych podczas całego etapu wdrażania systemu zarządzania jakością
doradzanie przy podejmowaniu działań korygujących i zapobiegawczych
Przygotowanie firmy do certyfikacji.
Etap ten obejmuje przeprowadzenie przez zarząd przeglądu systemu jakości. Przegląd powinien odpowiedzieć na pytanie, czy zapisy i uregulowania zawarte w procedurach zostały faktycznie wdrożone i funkcjonują w firmie.
Po przeprowadzeniu przeglądu systemu zarządzania jakością wybierana jest jednostka certyfikująca, która przeprowadza audit certyfikacyjny. Po ustaleniu terminu auditu informuje się o tym fakcie wszystkich pracowników.
Audit wstępny (nie obowiązkowy).
Firma, przed przystąpieniem do auditu certyfikującego może przeprowadzić audit wstępny mający na celu sprawdzenie, czy system działa prawidłowo i czy firma jest gotowa do certyfikacji. Przeprowadzenie auditu wstępnego jest etapem nie obowiązkowym w procesie wdrażania systemu zarządzania jakością.
Audit certyfikacyjny.
Ostatnim etapem wdrażania systemu zarządzania jakością jest audit certyfikacyjny przeprowadzany przez wcześniej wybraną jednostkę certyfikującą. Trwa on zazwyczaj dwa lub trzy dni (w zależności od wielkości firmy), podczas których oceniane jest przygotowanie firmy do funkcjonowania w systemie zarządzania jakością. Audit może zakończyć się przyznaniem firmie lub odmową certyfikatu. W przypadku nie przyznania firmie certyfikatu konieczny jest przegląd i korekta wprowadzonego systemu jakości zgodnie z sugestiami auditorów.
Dodatkowe informacje
Dodatkowe informacje dotyczące norm ISO 9000:2000 znajdują się m.in. na następujących stronach Internetowych:
www.pcbc.gov.pl - Polskie Centrum Badań i Certyfikacji
www.pkn.pl - Polski Komitet Normalizacyjny
www.cenorm.be - Europejski Komitet Normalizacyjny
www.iso.org - Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna
www.wssn.net - Światowa Sieć Usług Normalizacyjnych
Opracowała: Dorota Isajuk