Motywowanie, jako element zarządzania, polega na takim wykorzystywaniu mechanizmów motywacji, by zapewniały zaangażowanie pracowników na rzecz sukcesu organizacji, zachęcały do podnoszenia kwalifikacji i dawały satysfakcję z pracy. Polega na wpływaniu na postawy i zachowania człowieka za pośrednictwem określonych bodźców, czyli innymi słowy motywowanie to proces świadomego i celowego oddziaływania na motywy postępowania ludzi poprzez stwarzanie środków i możliwości realizacji ich systemów wartości i oczekiwań dla osiągnięcia celu motywującego.
Co motywuje pracowników ?
-wynagrodzenie
-możliwość awansu, doskonalenia i kreowania własnego rozwoju,
-dobre warunki fizyczne pracy i miłe otoczenie,
-niski poziom stresu,
-ciekawa i urozmaicona praca,
-dobre kontakty interpersonalne ze współpracownikami i przełożonymi,
-przejrzyste reguły pracy, jej kontroli i oceny,
-dobra komunikacja,
-prestiż firmy,
-stabilizacja i pewność zatrudnienia,
-praca zapewniająca dostateczną ilość czasu na życie osobiste.
Najważniejsze zasady skutecznego motywowania :
-Zasada dostosowania bodźców do potrzeb pracownika i potrzeb przedsiębiorstwa.
Każdy pracownik posiada własne preferencje i aspiracje. Dlatego też konieczne jest stałe rozpoznawanie oczekiwań podwładnych i dostosowywanie do nich odpowiednich narzędzi motywacyjnych.
-Jasne określenie zasad systemu motywacyjnego i jego przestrzeganie.
Pracownik powinien mieć jasny obraz, jakich pozytywnych skutków może się spodziewać po wykonaniu zadania na oczekiwanym poziomie. Również sankcje nie powinny być dla niego zaskoczeniem, ponieważ osłabiłoby to ich działanie motywacyjne.
-Zasada szybkości stosowania bodźców
Każda pochwała, nagroda, premia, etc. działa tym skuteczniej, im krótszy jest odstęp czasu pomiędzy nagradzanym działaniem a otrzymana nagrodą. Ta sama zasada dotyczy sankcji, które powinny nastąpić na tyle szybko, aby nie pozostawić żadnych wątpliwości co do związku między przewinieniem a sankcją.
-Stosowanie odpowiedniej wielkości bodźca
Oznacza to, iż za duże osiągnięcia należy stosować silne zachęty, za małe-słabe. duże przewinienia powinny pociągać za sobą dotkliwe sankcje i odwrotnie. Warto także pamiętać, że istnieje pewna granica tolerancji, poza którą człowiek nie reaguje już na bodziec.
-Konsekwencja w stosowaniu bodźców
Istotne jest też, aby nie wystąpiła sytuacja, kiedy za jedno osiągnięcie pracownik jest nagradzany, a za inne nie, albo sytuacja, kiedy pracownik za jedno przewinienie jest karany, a za inne nie. Ważne jest również, aby jeden czyn nie był jednocześnie nagradzany i karany.
Sposobów na motywacje pracowników jest kilka:
Dać do z zrozumienia pracownikom, że mogą się realizować zawodowo w firmie.
(Określ warunki jaki muszą zostać spełnione aby awansować.)
Dać znać na czym Ci najbardziej zależy.
(jeśli zależy Ci na kreatywność, to chwal zachowania kreatywne. Możesz też urządzić konkursy z mini nagrodami dla najbardziej kreatywnych pracowników.)
Pokazać, że docenia się pracowników, którzy pragną rozwijać się zawodowo.
(Zaproponuj, że sfinansujesz szkolenia, jeśli któryś z pracowników będzie chciał się na jakieś wybrać. Jeśli chcesz mieć realny wpływ na wybór szkoleń dokonywanych przez pracowników, przygotuj listę szkoleń oraz kursów za które zapłacisz jeśli pracownik się na nie zdecyduje. Taki pracownik wybierający się z własnej woli, wyniesie z niego więcej niż tej który jedzie bo musi. Aby bardziej zachęcić pracowników do doskonalenia swoich umiejętność możesz np. zaproponować dodatkowy dzień wolny dla uczestników kursu Z czasem dawaj pracownikom coraz większą swobodę podejmowania decyzji. Pracownik który wie że na nim spoczywa odpowiedzialność i że mu ufasz będzie starał się za wszelka cenę wywiązać z zadania..)
Budować zaufanie u pracowników
(Nawet gdy już jesteś pewien decyzji jaka podejmiesz, konsultuj to z nimi, daj im znać że są ważni i liczysz się z ich zdaniem. Zaspokaja to ich potrzebę bycia ważnym i docenionym. Będą czuli, że uczestniczą w życiu firmy a co za tym idzie, będą się bardziej angażować w jej sprawy.)
Nagradzać pieniężnie, jeżeli jest to możliwe
(Możesz wyznaczyć premię, dodawaną do wypłaty a jej wysokość uzależnić od np. efektów. Napisałam na przykład, ponieważ powinieneś dać pracownikom precyzyjną listę, za co mogą dostać premie pieniężną i nie musi być to wcale efektywność. Premie możesz przyznawać np. za kreatywność, za zrealizowanie dodatkowego zdania, za pomoc kolegą z pracy. Powinieneś tu zawrzeć rzeczy na których propagowaniu szczególnie Ci zależy.)
Proces motywacji
Proces motywacji trzeba zacząć od siebie
(tu bd mówić) Każdy menedżer, który chce skutecznie motywować powinien sam wykazywać się określoną postawą i nastawieniem do wykonywanej pracy. Powinien być przekonany do celów i zadań jakie stają przed zespołem. Dobry menedżer powinien zdawać sobie sprawę ze swoich mocnych i słabych stron, powinien entuzjastycznie podchodzić do realizowanych zadań. Aby stać się wzorem i autorytetem dla pracowników musi dawać dobry przykład. Menedżer, który się spóźnia do pracy, nie nauczy swoich pracowników punktualności.
Umiejętność wyznaczania celów dla siebie i pracowników
(tu bd mówić) Profesjonalny menedżer powinien wiedzieć do czego dąży i umieć jasno precyzować cele. Dokładnie określone cele dla zespołu powinny być sformułowane w sposób konkretny. Powinny być przede wszystkim osiągalne. Zbyt wysoko „podkręcone” mogą prowadzić tylko do frustracji i demotywować pracowników. Menedżer powinien wyznaczać cele, które z jednej strony będą wyzwaniem dla pracownika, z drugiej strony będą przez niego akceptowane, jako możliwe do realizacji. Bardzo dobrą praktyką jest angażowanie pracownika we wspólne określanie celów. Ale wyznaczenie celów to nie wszystko, dobry menedżer powinien umieć zarządzać przez cele, czyli kontrolować ich wykonanie, wspierać w przypadku problemów oraz nagradzać po realizacji określonego zadania.
Delegowanie uprawnień jako czynnik motywacyjny
(Tu bd mówić) Delegowanie uprawnień ma wiele zalet. Przede wszystkim pracownik przyjmujący na siebie określone zadanie, czuje się za nie odpowiedzialny, zaufanie ze strony menedżera wpływa bardzo pozytywnie na poziom zaangażowania pracownika. Delegowanie zadań zwiększa samodzielność pracownika, daje poczucie większych osiągnięć. Pracownik, któremu menedżer deleguje zadania, ma również poczucie, że jego przełożony mu ufa i docenia jego możliwości.
Wiara i zaufanie - wartości nadrzędne
(Tu bd mówić) Menedżer powinien wierzyć swoim pracownikom, w ich dobre intencje oraz zamiary. Brak zaufania i podejrzliwość to podstawowe czynniki niszczące relacje pomiędzy podwładnym a przełożonym. Pracownik, który na każdym kroku czuje się kontrolowany i sprawdzany traci wiarę we własne możliwości, traci motywację. Dobry menedżer będzie budował atmosferę zaufania, wierząc, że będzie ona fundamentem efektywnej współpracy. Cele jakie stoją przed zespołem to również cele menedżera, powinien pamiętać o tym, że jeśli pracownicy osiągną sukces, to będzie to również jego sukces.
Umiejętność zauważania potrzeb pracowników
(Tu bd mówić) Każdy pracownik ma swoje potrzeby i indywidualne cele związane z funkcjonowaniem zawodowym. Menedżer powinien umieć je identyfikować i zaspakajać. Dobry menedżer powinien często rozmawiać ze swoimi pracownikami, znać ich plany i dążenia. Tylko w ten sposób może kierować odpowiednio możliwościami zaspokojenia ich potrzeb. Poza tym jeśli menedżer zna swoich pracowników, to wie, jakiego typu zadania komu zlecać. Bardzo rozsądnym działaniem jest kierowanie zadań zgodnie z umiejętnościami i predyspozycjami pracownika.
Pochwała jako nagroda
(Tu bd mówić) Każdy potrzebuje być chwalony. Pracownik, który otrzymuje informację zwrotną o efektach swojej pracy, zupełnie inaczej podchodzi do powierzonych obowiązków. Dlatego też menedżer powinien umieć dostrzegać sukcesy swoich pracowników i je nagradzać. Pochwała jest doskonałym sposobem nagradzania. Należy przy tym jednak pamiętać, że chwalić powinno się za konkretne rzeczy. Pochwały można udzielać w obecności innych pracowników lub na osobności - to już zależy od sytuacji. Menedżer powinien pamiętać, że każdy sukces odniesionych przez jego pracowników powinien być okazją „do świętowania”. Sukcesy poszczególnych pracowników odpowiednio nazwane i nagrodzone stają się również dodatkowym motywatorem do działania dla innych pracowników.
Uświadomienie możliwości rozwoju jako fundament motywacji
(Tu bd mówić)
Każdy pracownik przywiązuje uwagę do innych kwestii. Menedżer powinien znać indywidualne plany każdego pracownika i motywując go do działania, nakres leć możliwość rozwoju, w tym właśnie indywidualnym kierunku.
Porażka przekuta w sukces
(Tu bd mówić) Dobry menedżer powinien umieć odpowiednio zareagować na porażki i niepowodzenia pracowników. Każdy popełnia błędy, ale na błędach można się uczyć - takie podjecie powinien reprezentować. Wszystkie błędy powinny być wspólnie przeanalizowane, aby w przyszłości już się nie pojawiły. Menedżer powinien stworzyć taką relację, w której pracownik nie będzie się bał rozmawiać o swoich niepowodzeniach.
Współzawodnictwo ale nie rywalizacja
(Tu bd mówić) Współzawodnictwo w zespole ma bardzo pozytywny wpływ na pracowników i z pewnością zwiększa motywację i zaangażowanie. Ale od współzawodnictwa jest bardzo blisko do rywalizacji, która zniszczy nawet najlepszych pracowników. Rywalizacja wiąże się z wieloma negatywnymi kwestiami, takimi jak: agresja, chęć zwycięstwa za wszelką cenę. Należy zatem bardzo ostrożnie pobudzać współzawodnictwo nastawione jednak na prace zespołową i osiągniecie wspólnego celu.
Współudział w życiu firmy
(Tu bd mówić) Pracownicy powinni wiedzieć co się dzieje firmie i w miarę możliwości powinni być angażowani w procesy podejmowania decyzji. Pracownicy powinni być świadomi celów jakie chce osiągnąć firma długofalowo, aby mogli się z nimi utożsamiać.
Motywacja przez cały czas
(Tu bd mówić) Dobry menedżer powinien motywować swoich pracowników cały czas. To nie mogą być jednorazowe momenty i przypływy energii, tylko ciągły proces wzmacniania pozytywnych zachowań. Menedżer, który osiągnie określony autorytet wśród pracowników powinien zarządzać przez zachęty.
Style motywowania:
-Motywacja zadaniowa - nagroda za realizację celu.
(Wiele kontrowersji wzbudza system motywacyjny kar i nagród, jako pozytywny i negatywny czynnik wzmacniający. Zazwyczaj przydzielone zadanie, za wykonanie którego obiecana jest nagroda, staje się wyzwaniem. Pracownik wiedząc, że pracuje w celu osiągnięcia nagrody, mobilizuje się sam, aby ją zdobyć. Niestety po wykonaniu zadania i otrzymaniu nagrody jego aktywność gwałtownie spada. Dążenie do zdobycia nagrody stało się jedynie chwilowym bodźcem skłaniającym jednostkę do działania. Jak widać ten styl motywacji może być przydatny w sytuacji kryzysowej, gdy zależy nam na pilnej realizacji jakiegoś jednostkowego zadania. Zdaje on egzamin również wśród pracowników, którzy mało identyfikują się z firmą i jej celami, których w ogóle trudno jest zmotywować. Nie przynosi on jednak długotrwałego efektu mobilizacyjnego, podnoszącego stałą efektywność pracy.
Czy karanie za przekroczony termin lub niewykonanie pracy, przyniesie zamierzony efekt? Łatwo można stwierdzić, że aktywność podejmowana pod presją, gdy jest realizowana w celu uniknięcia kary, często wiąże się z minimalizmem wykonania zadania. Wówczas całemu procesowi pracy towarzyszą negatywne emocje, obniżenie samooceny, co może w konsekwencji prowadzić do spadku aktywności, a wręcz do bierności i zupełnej rezygnacji.)
Ten styl motywacji może być przydatny w sytuacji kryzysowej, gdy zależy nam na pilnej realizacji jakiegoś jednostkowego zadania. Zdaje on egzamin również wśród pracowników, którzy mało identyfikują się z firmą i jej celami, których w ogóle trudno jest zmotywować. Nie przynosi on jednak długotrwałego efektu mobilizacyjnego, podnoszącego stałą efektywność pracy.
-Motywacja osiągnięć - dążenie do doskonałości.
(Specyficzną formą motywacji, niewątpliwie wpływającą na efektywność funkcjonowania człowieka w środowisku pracy jest motywacja osiągnięć. U jej podstaw znajdują się emocje powstałe wskutek rozbieżności miedzy aktualną sytuacją jednostki „ja realne” a jej standardem doskonałości „ja idealne”. Umotywowana jednostka za wszelką cenę dąży do minimalizacji tej rozbieżności. Ten rodzaj motywacji przejawia się w wyrażaniu chęci wykonania czegoś lepiej niż inni, przewidywaniu osiągnięcia sukcesu, wykonywaniu czynności pomocniczych, instrumentalnych służących zabezpieczeniu realizacji celów i korekcie wszystkich odchyleń w działaniu, przewidywaniu ewentualnych niepowodzeń, angażowaniu się w sytuacje trudne i długodystansowe cele, uporczywych trudach radzenia sobie z przeszkodami, pozytywnych stanach emocjonalnych (duma, radość) gdy pojawia się sukces i negatywnych emocjach (wstyd, żal, złość) w sytuacji niepowodzenia.
Osoby z motywacją osiągnięć to pracownicy których cele są ściśle związane z celami organizacji, grupy. Identyfikują się z firmą i dążą do jej sukcesu, patrząc na ten sukces z perspektywy własnego osiągnięcia. W tym przypadku podstawą motywowania jest strumień ambitnych zadań i angażowanie pracowników w prace wykraczające poza standardowy obszar ich działania, aby stawali się częścią całej organizacji, aby czuli się z nią związani.)
Ten rodzaj motywacji przejawia się w wyrażaniu chęci wykonania czegoś lepiej niż inni, przewidywaniu osiągnięcia sukcesu, wykonywaniu czynności pomocniczych, instrumentalnych służących zabezpieczeniu realizacji celów i korekcie wszystkich odchyleń w działaniu, przewidywaniu ewentualnych niepowodzeń, angażowaniu się w sytuacje trudne i długodystansowe cele, uporczywych trudach radzenia sobie z przeszkodami, pozytywnych stanach emocjonalnych (duma, radość) gdy pojawia się sukces i negatywnych emocjach (wstyd, żal, złość) w sytuacji niepowodzenia.
Motywowanie filmik
znalazłam jakieś takie ćwiczenia na motywację ale nie wiem czy się przydadzą, weż je przeczytaj i zobacz;>
1.Ćwiczenie motywacyjne - instrukcja:
1. Znajdź rzecz, która jest dla ciebie dobra i do której nie jesteś zmotywowany (odkładasz ją na później). Wybierz konkretną rzecz np. nauka matematyki, nie może to być określenia zbyt ogólne takie jak np. nauka.
2. Pomyśl o tej rzeczy i zwróć uwagę co widzisz i słyszysz gdy o niej myślisz. Może Ci ułatwić zamknięcie oczu.
3. Czy to co zobaczyłeś myśląc o tej rzeczy Ciebie motywuje?
Jeśli odpowiedź brzmi NIE to idź do punktu 4.
Jeśli odpowiedź brzmi TAK to idź do punktu 1 i znajdź inną rzecz.
4. A teraz pomyśl co się dobrego dla Ciebie stanie gdy już tą rzecz zrobisz. Po co to chcesz? Pomyśl o czymś konkretnie np. gdy nauczę się matematyki, zdam egzamin. Rodzice będą zadowoleni, a ja będę mógł miło spędzić czas; zdam do następnej klasy.
5. Wyobraź sobie, że to osiągasz. Zamknij oczy i zaprojektuj (wyobraź sobie) taki obraz lub film na którym osiągasz, robisz lub dostajesz tą rzecz o której pomyślałeś w punkcie 4 np. rodzice Ciebie pochwalili, później wyjechałeś ze znajomymi na narty; widzisz siebie na rozdaniu świadectwo jak dostajesz świadectwo.
6. Pomyśl o tej rzeczy do której nie byłeś zmotywowany (punkt 1) i zobacz zaprojektowany obraz gdy już to osiągnąłeś z punktu 5.
7. Czy patrząc na tą rzecz w ten sposób czujesz się bardziej zmotywowany i łatwiej jest Ci zabrać się za tą rzecz niż wcześniej?
Jeśli odpowiedź brzmi NIE to idź do punktu 4 i znajdź inne rzeczy które osiągniesz gdy to zrobisz. Pamiętaj! Jest to ćwiczenie które Ciebie zmotywuje do rzeczy które odkładasz na później a są dla Ciebie dobre!
Jeśli odpowiedź brzmi TAK to spróbuj powstrzymać się przed wykonaniem tej czynności. Do dzieła!
2.Ćw. Motywacyjne :
Dialog wewnętrzny. Wielu ludzi już od samego rana odtwarza w swoich głowach negatywne dialogi wewnętrzne, które zniechęcają do działania i nastawiają negatywnie do nadchodzącego dnia. Taki negatywny dialog mówi często: Ojeju, znowu trzeba wstać... Nieee chce mi się... Znowu do tej pracy... Ciągle to samo...
Zamiast negatywnego dialogu (który można z łatwością wykasować, przeczytasz o tym w artykule: Wewnętrzny Krytyk), dobrze jest zainstalować sobie pozytywny dialog który będzie motywował do działania. Najlepiej jeśli w wykonaniu ćwiczeniu pomoże Ci kilka osób.
Poproś je aby usiadły dookoła Ciebie. Następnie poproś aby jedna z nich przeprowadziła Cię przez proces wizualizacji kilku, nadchodzących wydarzeń do których chcesz się zmotywować, a 3-4 osoby siedzące dookoła Ciebie aby symulowały dialog wewnętrzny. Wymyśl kilka pozytywnych sekwencji (np. zrób to! uda ci się! jesteś wspaniała!) i podziel między tymi osobami.
Podczas gdy osoba prowadząca przeprowadza Cię przez wizualizację, osoby dookoła mówią po kolei swoje kwestie (w kółko, np. zgodnie ze wskazówkami zegara), zaczynając od szeptu aż po niemal krzyk.
Ćwiczenie można wykonać też samemu w wyobraźni, jednak polecam wersję w grupie osób.
Delegowanie pracowników
Delegowanie to przekazywanie przez przełożonego swoich obowiązków podległym pracownikom wraz z uprawnieniami i odpowiedzialnością. Definicja dość prosta i zrozumiała, lecz już sam proces delegowania nie należy do najłatwiejszych. Delegowanie jest jedną z najważniejszych umiejętności menedżerskich. To proces, a nie jednorazowa decyzja. W zależności od umiejętności i podejścia kierownika, delegowanie może być skutecznym motywatorem, ale równie dobrze może stać się czynnikiem demotywującym dla pracownika.
-W delegowaniu najważniejsze jest zaufanie. (tu bd mówić) . Często mając do wykonania jakieś zadanie boimy się je delegować, myśląc, że sami wykonamy je lepiej i szybciej albo nie mamy czasu na wyjaśnienie jego szczegółów i oczekiwań, co do jego wykonania. To ogromny błąd. W ten sposób, jako kierownicy możemy doprowadzić do sytuacji, w której bierzemy na siebie za dużo zadań i w efekcie przestajemy być efektywni.
Dodatkowo wpływa to źle na relacje z pracownikami. Nie przekazując im części odpowiedzialności za pracę, myślą, że im po prostu nie ufamy. Ponadto takie podejście może doprowadzić do paradoksu, w którym nasi pracownicy widząc nas wciąż zamkniętych w gabinecie myślą, że chyba jednak nie mamy zbyt dużo obowiązków, skoro w ogóle nie interesujemy się ich pracą - de facto z powodu nadmiaru obowiązków i tym samym braku czasu.
-Właściwe delegowanie polega na tym, aby efektywnie rozdzielić pracę i dodatkowo motywować pracowników. Jako kierownicy nie powinniśmy bać się utraty kontroli. Jednak jednocześnie powinniśmy uważać, aby delegowanie nie zmieniło się w wydawanie rozkazów - zakładając oczywiście, że organizacja, w której pracujemy nie przechodzi właśnie kryzysu, w czasie którego właśnie wydawanie rozkazów często może być skuteczniejsza drogą.
Etapy delegowania
Autorzy związani z Harvard Business School wyróżniają 12 kroków efektywnego delegowania. Oto one:
1.Jasno opisz zadanie, projekt lub funkcję;
2.Zdefiniuj jego cel i wyjaśnij, w jaki sposób zgadza się z ogólną sytuacją;
3.Przeanalizuj zakres obowiązków podwładnego;
4.W stosownych okolicznościach, poinformuj o innych osobach, które zostaną włączone i opisz ich role;
5.Przedyskutuj możliwy do wykonania ostateczny termin realizacji;
6.Ustal standardy wykonania, mierniki sukcesu i stopień odpowiedzialności;
7.Ustal wiążące wartości w kwestiach takich jak: jakość, czas i koszty;
8.Jasno określ odpowiedzialność pracownika za osiągnięcie standardów, na które się zgodziliście;
9.Zdefiniuj dostępne środki i wsparcie;
10.Omów wszelkie środki materialne i fizyczne niezbędne do wypełnienia zleconego zadania oraz potwierdź ich dostępność;
11.Jeśli to konieczne, przydziel dodatkowych pracowników do pomocy przy osiąganiu wyznaczonych celów;
12.Zapytaj pracownika, jakie wsparcie z Twojej strony wydaje mu się ewentualnie potrzebne w trakcie realizacji zadania;