2.3. Czynności wykonywane przy przyjmowaniu pism według systemu bezdziennikowego
Pisma wpływające do jednostki organizacyjnej przyjmuje kancelaria porządkując je w następujący sposób:
poczta pilna: telegramy, teleksy, ekspresy
poczta specjalna: przesyłki polecone, przesyłki za pobraniem pocztowym
poczta dotycząca rozliczeń bankowych
listy i pisma
czasopisma, druki, foldery reklamowe
paczki
poczta służbowa i osobista
poczta błędnie doręczona
pisma skierowane do kierownika, personelu lub wydziału
Jeżeli korespondencja dostarczona zostanie bezpośrednio przez interesanta, wydaje się na jego prośbę potwierdzenie przyjęcia pisma.
Przykład formularzu dotyczącego potwierdzenia przyjęcia pisma:
Przyjmując pisma, kancelaria wykonuje następujące czynności:
sprawdza, czy pismo nie zostało mylnie skierowane
otwiera korespondencję i ponownie sprawdza, czy pismo zostało właściwie skierowane
sprawdza zgodność załączników z ilością wyszczególnioną w piśmie i w wypadku braków dokonuje adnotacji
przystawia w polu wpływu na blankiecie korespondencyjnym pieczątkę wpływu i wypełnia ją (w przypadku korespondencji poufnej lub adresowanej imiennie kopert nie otwiera się, zaś pieczątkę wpływu przystawia się na przedniej stronie koperty).
Pieczątka wpływu zawiera: datę wpływu, liczbę załączników i znak nadawcy oraz informacje dotyczące skierowania.
Przykład pieczątki wpływu:
Podpis
WKS MOSTOSTAL
SŁUPCA
Wpł.dnia
L.dz.
Otrzymywane przez kancelarię pisma zwykłe kierowane są do komórek organizacyjnych bez kopert. Nadesłane koperty dołączamy do:
przesyłek poleconych, ekspresowych, wartościowych i poufnych
skarg i wniosków
przesyłek mylnie kierowanych
przesyłek, dla których obowiązuje termin prekluzyjny
przesyłek, w których występuje niezgodność informacji na kopertach z ich zawartością
przesyłek zawierających załącznik bez pisma przewodniego
Pismo pani Anny Nowickiej
w sprawie zamiany mieszkania
przyjęto dn. 13. 04. 1995r.
podpis przyjmującego pieczątka przyjęcia