2.3. Czynności wykonywane przy przyjmowaniu pism według systemu bezdziennikowego

Pisma wpływające do jednostki organizacyjnej przyjmuje kancelaria porządkując je w następujący sposób:

• poczta pilna: telegramy, teleksy, ekspresy

• poczta specjalna: przesyłki polecone, przesyłki za pobraniem pocztowym

• poczta dotycząca rozliczeń bankowych

• listy i pisma

• czasopisma, druki, foldery reklamowe

• paczki

• poczta służbowa i osobista

• poczta błędnie doręczona

• pisma skierowane do kierownika, personelu lub wydziału

Jeżeli korespondencja dostarczona zostanie bezpośrednio przez interesanta, wydaje się na jego prośbę potwierdzenie przyjęcia pisma.

Przykład formularzu dotyczącego potwierdzenia przyjęcia pisma:

Przyjmując pisma, kancelaria wykonuje następujące czynności:

• sprawdza, czy pismo nie zostało mylnie skierowane

• otwiera korespondencję i ponownie sprawdza, czy pismo zostało właściwie skierowane

• sprawdza zgodność załączników z ilością wyszczególnioną w piśmie i w wypadku braków dokonuje adnotacji

• przystawia w polu wpływu na blankiecie korespondencyjnym pieczątkę wpływu i wypełnia ją (w przypadku korespondencji poufnej lub adresowanej imiennie kopert nie otwiera się, zaś pieczątkę wpływu przystawia się na przedniej stronie koperty).

Pieczątka wpływu zawiera: datę wpływu, liczbę załączników i znak nadawcy oraz informacje dotyczące skierowania.

Przykład pieczątki wpływu:

Podpis

WKS MOSTOSTAL

SŁUPCA

Wpł.dnia

L.dz.

Otrzymywane przez kancelarię pisma zwykłe kierowane są do komórek organizacyjnych bez kopert. Nadesłane koperty dołączamy do:

• przesyłek poleconych, ekspresowych, wartościowych i poufnych

• skarg i wniosków

• przesyłek mylnie kierowanych

• przesyłek, dla których obowiązuje termin prekluzyjny

• przesyłek, w których występuje niezgodność informacji na kopertach z ich zawartością

• przesyłek zawierających załącznik bez pisma przewodniego

Pismo pani Anny Nowickiej

w sprawie zamiany mieszkania

przyjęto dn. 13. 04. 1995r.

podpis przyjmującego pieczątka przyjęcia

---