Kulturowe uwarunkowania procesów negocjacyjnych.
W dobie gospodarki globalnej, gdy całe kontynenty stają się wielkim rynkiem towarów i usług, coraz częściej negocjujemy z przedstawicielami różnych kultur. Mimo postępującej integracji, lekceważenie różnic kulturowych jest powszechne i najczęściej prowadzi do stereotypów, gaf, błędów, a w końcu niepowodzeń.
Różnice kulturowe nie tylko wpływają na zachowanie, reakcje, motywacje i oczekiwania, ale także dyktują styl negocjacyjny, jego tempo, słownictwo, oczekiwania i metody. Z tych powodów negocjacje z przedstawicielami innych kultur różnią się w znaczny sposób od stylu negocjacji na krajowym podwórku.
Czynniki wywierające największy wpływ na przebieg negocjacji z obcokrajowcami to:
Różne znaczenie czasu w różnych kulturach;
Poczucie tożsamości - kolektywizm lub indywidualizm;
Stopień zorganizowania i przywiązanie do rytuału;
Metody wymiany informacji.
Pierwszym i zasadniczym czynnikiem jest waga jaką różne kultury przywiązują do czasu w negocjacjach. Planując negocjacje należy dobrze planować poszczególne fazy i przygotować się na cierpliwość. Z czasem oczywiście, nierozłącznie wiąże się tempo podejmowania decyzji. Kultury anglosaskie cechuje duże zdecydowanie w podejmowaniu decyzji. Amerykanie wiodą tu prym podejmując decyzje zdecydowanie szybciej, co nie oznacza, że są to decyzje lepsze. Należy jednak pamiętać, że w przeciwieństwie do większości kultur europejskich, należy stwierdzić, że Latynosów oraz przedstawicieli krajów Bliskiego Wschodu cechuje znaczna powolność w podejmowaniu decyzji. Dla wielu narodowości ważne jest, aby decyzje zapadały jednomyślnie oraz, aby wszyscy uczestniczący w negocjacjach zgadzali się z tymi decyzjami. Często ważniejsze jest osiągnięcie konsensusu niż podpisanie umowy.
Drugim istotnym czynnikiem jest poczucie indywidualizmu i kolektywizmu. Najwyższe poczucie indywidualizmu cechuje Amerykanów. Nieco poniżej plasuje się zwykle większość kultur europejskich w szczególności anglosaskich. Ich przeciwieństwem są kultury azjatyckiej, gdzie kolektywizm dominuje wyraźnie nad indywidualizmem. Przejawia się to przede wszystkim w grupowym podejmowaniu decyzji, co zwalnia tempo negocjacji. Indywidualistyczni Amerykanie lub Europejczycy skupiają się w negocjacjach na przekonaniu tzw. „top man”, czyli najważniejszej osoby zasiadającej po drugiej stronie. Azjaci, w szczególności Japończycy, nastawiają się z kolei na przekonanie całej grupy, a nie jedynie lidera. Uporządkowanie procesu negocjacji i przywiązanie do rytuału, to trzeci czynnik wpływający na tryb negocjacji. Amerykanie przywiązują relatywnie małą wagę do rytuału. Cechuje ich znaczna elastyczność podejścia do problemu, otwartość na gwałtowne zmiany i stosunkowo nieformalny styl. Brytyjczycy lub Niemcy są nieco bardziej formalni, mniej skłonni do improwizacji i „sztywniejsi” w zachowywaniu formy i stylu. Jednak zupełnym przeciwieństwem jest wiele kultur azjatyckich, których rytuał oraz przestrzeganie określonych formalnych reguł są kluczem do przebiegu procesu negocjacji. Ważne jest nie tylko co negocjujemy ale przede wszystkim jak negocjujemy. Przeciwieństwem zorganizowania i rytuału są zachowania Latynosów, których spontaniczność, uściski rąk i generalnie brak uporządkowania, są bardzo typowe. Kultury nieeuropejskie mają także tendencje do skupiania się na kwestiach „filozoficznych”, poświęcając na ich dyskusję ogromną ilość czasu. Anglosasi są niezwykle praktyczni i generalnie uznają dyskusję natury filozoficznej za zmarnowanie czasu. Ze zorganizowaniem negocjacji wiąże się także tendencja do kontrolowania ich procesu. Amerykanie chorobliwie usiłują kontrolować negocjacje. Przedstawiciele Trzeciego Świata zdają się raczej na wolę „sił wyższych”, akceptując bieg wypadków.
Czwartym czynnikiem kształtującym postęp negocjacji wielo - kulturowych jest sposób wymiany informacji. Anglosasi zwykle wprost wyrażają, to co mają na myśli. Przeciwieństwem są kultury azjatyckie, gdzie prawdziwe znaczenie wypowiadanych słów można poznać w pewnym kontekście. Dla osób przyzwyczajonych do interpretacji wprost, nie będzie to zadanie łatwe i wymagać będzie przyzwyczajenia i cierpliwości, a także znajomości kultury, z którą mamy do czynienia. Należy także pamiętać, że język ciała zawiera często więcej informacji niż słowa. Wyraz twarzy, gestykulacja, kontakt wzrokowy, czy dotyk odgrywają różną rolę w różnych kulturach. Dla Amerykanów i większości Europejczyków potakiwanie głową oznacza akceptację pozycji. Z drugiej strony, potakujący głową Japończyk sygnalizuje w ten sposób, że słucha uważnie starając się nas zrozumieć, choć jednocześnie może absolutnie nie zgadzać się z naszą propozycją.
Kluczowe cechy stylu negocjacji pięciu głównych rejonów geograficznych świata. Opisane różnice to jedynie tendencje dominujące w określonych kulturach, Anie prawdy absolutne od których nie ma wyjątku. Oznacza to, że nie każdy z japońskich negocjatorów charakteryzować się będzie tym samym stylem. Różnice pokoleniowe, czy złożoność kulturowa niektórych regionów są dodatkową przyczyną różnorodności stylów negocjacyjnych. Błędem byłoby założenie, że istnieje kultura azjatycka czy arabska. Regiony te mają jednak więcej elementów wspólnych, niż różnic.
AMERYKA PÓŁNOCNA
Negocjacje z Amerykanami czy Koreańczykami, cechuje zwykle dynamizm, spora doza nieformalności, niecierpliwość i skupianie się na wynikach końcowych. Negocjacje przeprowadzane przez Amerykanów trwają zwykle znacznie krócej. Amerykanów cechuje także spędzanie nieproporcjonalnie większej ilości czasu na pierwszych manewrach strategicznych, prób imponowania lub wpływu na drugą stronę swoją silną pozycją czy statusem. Możemy także założyć, że negocjatorzy Amerykańscy będą dobrymi taktykami posiadającymi w zanadrzu wiele negocjacyjnych chwytów. Wynika to z ich przeświadczenia, że wynegocjować można wszystko.
Punktualność jest dla Amerykanów istotna, albowiem głęboko wierzą oni, że czas to pieniądz. Negocjatorów północno - amerykańskich cechuje także stosunkowa słaba znajomość kultur oraz języków obcych. Jednak postępująca ostatnio globalizacja gospodarki światowej, wyczuliła Amerykanów na różnice kulturowe i specyficzność stylów negocjacyjnych różnych narodowości.
Amerykanów cechuje znaczna plastyczność przy podejmowaniu decyzji. Są oni skłonni szybko zmodyfikować swoje stanowisko, jeśli rozumieją położenie drugiej strony. Amerykanie posiadają ogromny stopień indywidualizmu i mają tendencje do kierowania uwagi na osobę najwyższą rangą. Z drugiej strony ich styl zwracania się po imieniu nadaje negocjacjom rozluźniające i zmniejszające napięcie cechy.
EUROPA ZACHODNIA
Przedstawiciele Europy Zachodniej mają wiele cech wspólnych Amerykanami. Europejczycy są takżę nakierowani na indywidualizm, punktualność (szczególnie Niemcy czy Szwajcarzy), ale znacznie bardziej formalni od Amerykanów. Zorganizowanie oraz przywiązanie do rytuału jest umiarkowane, chociaż wyższe niż u negocjatorów amerykańskich.
Duży formalizm, w szczególności dotyczy Brytyjczyków i Niemców. Ci ostatni są jako bardzo twardzi negocjatorzy. Kluczem w negocjacjach Niemcami spotkamy się także z ogromnym przywiązaniem do przygotowanego planu negocjacji, niechęcią do zmiany tych planów oraz szczególnym respektem dla faktów zawartych na piśmie. Podobne cechy, choć w nieco mniejszym stopniu, charakteryzują Brytyjczyków, Norwegów, Szwedów, Szwajcarów i Francuzów.
Z pozostałych krajów Europy Zachodniej, warto podkreślić bardzo oczywiste cechy Włochów i Hiszpanów. Obie narodowości przywiązują nieco mniejszą wagę do punktualności i planowanego procesu negocjacji, które mają zwykle leniwszy przebieg.
AMERYKA ŁACIŃSKA
Latynosów cechuje brak punktualności. Latynosów interesuje prawie wyłącznie najbliższa przyszłość i dlatego rzadko koncentrują się na planowaniu długofalowym. Status społeczny jest w krajach latynoskich szczególnie ważny. Decyzje podejmowane są zwykle na najwyższym szczeblu. Warto zatem zwracać uwagę na to jaką pozycję w hierarchii danej firmy zajmuje osoba, z którą negocjujemy.
Negocjując z reprezentantami Ameryki Łacińskiej, rzadko spotykamy się z planowaniem rozmów, czy przestrzeganiem ustalonego harmonogramu. Spontaniczność i improwizacja dominują proces negocjacyjny, a jego powodzenie zależy od budowy stosunków osobistych pomiędzy przedstawicielami obu stron. Pamiętać także należy o etykiecie panującej w krajach latynoskich oraz o wysokim poczuciu godności osobistej. Dla Latynosów, stosunki osobiste i przyjaźnie są kluczem do sukcesu. Nie łatwo je jednak osiągnąć i jest to proces bardzo czasochłonny.
BLISKI WSCHÓD
Proces negocjacji z przedstawicielami Bliskiego Wschodu może się często wydawać klasycznym przykładem chaosu. Czas nie jest czynnikiem, do którego przywiązuje się nadmierną wagę i rzadko kto dotrzymuje jakiegokolwiek terminu. Same negocjacje przypominają kompletnie zdezorganizowany, wielokrotnie przerywany ciąg rozmów. Punktualność jest mało istotna. Zawarta umowa nie jest uważana za absolutnie zobowiązującą, lecz za cel do którego strony mają dążyć. Znaczna część negocjacji upływa na rozważaniu kwestii „filozoficznych”. Są one równie ważne jak meritum sprawy. Należy także pamiętać, że z powodów kulturowych i religijnych, status społeczny kobiet jest bardzo niski. Choć podobna dyskryminacja zapewne budzi naszą dezaprobatę, należy okazać praktyczność i unikać włączania kobiet w negocjacje.
DALEKI WSCHÓD
Kraje azjatyckie odgrywają ostatnio coraz większą rolę w gospodarce światowej. Gospodarki tych krajów rosną w tempie wyraźnie przewyższającym przeciętną światową, co pociąga za sobą liczne kontakty. Dla nas to jeden z najmniej rozumianych zakątków świata, charakteryzujący się wyjątkowo dużą złożonością kulturową i religijną oraz szczególnym przywiązaniem do tradycji.
Kluczem do sukcesu negocjacyjnego w tym regionie jest cierpliwość, albowiem przedstawiciele kultur Dalekiego Wschodu skupiają się na celach długofalowych.
Negocjacje z mieszkańcami Hong Kongu i Singapuru będą zwykle bardziej efektywne i zbliżone do zachodnio-europejskich, zachodnioeuropejskich uwagi na wpływ kultury brytyjskiej na rozwój tych dwóch ośrodków.
Kultury azjatyckie są przede wszystkim zorientowane na kolektywizm. Zgoda całej grupy jest potrzebna na niemal każdym etapie negocjacji, co oczywiście wydłuża cały proces. Negocjatorzy z Azji są także wrażliwi na „zachowanie twarzy”, nie należy zatem stawiać ich w przymusowej lub kłopotliwej sytuacji. Wyjście z negocjacji z twarzą jest najważniejsze, niż zawarcie umowy.
Proces negocjacji jest wysoce zorganizowany i pełen rytuałów. Jednym z kluczowych elementów jest budowanie związków personalnych ze stroną przeciwną. Grzeczność, która nam wydaje się nadmierna, formalność i pewna sztywność protokołu, jest trzonem każdej negocjacji.
Japończycy są wśród kultur Dalekiego Wschodu grupą szczególną. Wyróżniają się szczególnie wysokim poczuciem kolektywizmu i przywiązaniem do tradycji oraz rytuału. Pierwszym celem Japończyków jest poznanie negocjacyjnego partnera i stworzenie pewnego związku pomiędzy stronami. Dopiero wówczas właściwe negocjacje mogą się rozpocząć. Japończycy preferują krótkie sesje i traktują je jako forum do prezentacji wzajemnych pozycji, Anie do wymiany ustępstw. Po zaprezentowaniu stanowisk strony przez dłuższy czas odrębnie pracują nad własnym stanowiskiem, które jest prezentowane na kolejnym spotkaniu. Podobna procedura zabiera ogromną ilość czasu i wymaga cierpliwości. Japończyków cechuje także tendencja do używania pośredników w negocjacjach.
Zarówno negocjatorzy z Japonii jak inni przedstawiciele kultur Dalekiego Wschodu bardzo rzadko używają słowa „nie”. Możemy zawsze spodziewać się odpowiedzi wymijających i niejasnych, zamiast odpowiedzi wprost. Negocjatorzy posiadający doświadczenie w Azji, umiejętnie potrafią zinterpretować prawdziwe intencje strony przeciwnej.
Badania wskazują, że sukcesy w negocjacjach kulturami azjatyckimi odnoszą ci, którzy są cierpliwi, taktowni a przede wszystkim niezwykle starannie do negocjacji przygotowani, również od strony kulturowej. Dla mnie doświadczonych, pomocne będzie skorzystanie z konsultanta, który specjalizuje się w pośredniczeniu w negocjacjach, mieszka na stałe w danym kraju i dogłębnie zna jego historię, kulturę oraz zwyczaje.