Aby zasady racjonalnego obiegu pism mogły być zastosowane w praktyce, firma musi spełniać kilka warunków. Są to:
właściwa struktura organizacyjna i szczegółowy podział zadań pomiędzy pracowników biurowych,
wprowadzenie systemu decentralizacji decyzji i uprawnień,
zatrudnianie pracowników biurowych o wysokich kwalifikacjach zawodowych i wysokim poziomie etyki i kultury zawodowej,
stworzenie optymalnych warunków pracy w biurze,
stosowanie nowoczesnych środków techniki biurowej,
optymalny system przepisów prawnych umożliwiających szybkie i prawidłowe działanie.
Zadanie.
Sporządź wykres drogi obiegu pisma według podanego opisu, a następnie zracjonalizuj obieg tego pisma, opierając się na zasadach racjonalnego obiegu pism. Po dokonanej racjonalizacji wyznacz na tym samym wykresie innym kolorem nową drogę pisma.
W pewnej firmie Y istnieje następująca procedura uzyskiwania i rozliczania delegacji służbowej:
Pracownik wypełnia wniosek o wydanie druku „polecenie wyjazdu służ-- owego ". Wniosek zostaje przekazany sekretarce działu, w którym zatrudniony jest pracownik, w celu przedstawienia go kierownikowi. Kierownik wniosek sprawdza i podpisuje. Wniosek wraca do sekretarki, która przekazuje go pracownikowi. Pracownik udaje się z wnioskiem do działu kadr, gdzie następuje sprawdzenie wniosku pod względem formalnym i wystawienie „polecenia wyjazdu służbowego ", które wraz z wnioskiem przekazane jest sekretarce dyrektora naczelnego. Następuje akceptacja sprawy. Teraz pismo wraz z wnioskiem trafia do działu kadr, gdzie jest rejestrowane, nadaje mu się numer, przystawia pieczątkę. Pracownik odbiera „polecenie wyjazdu służbowego " osobiście i kwituje odbiór w książce kontrolnej. Z otrzymanym pismem pracownik udaje się do głównego księgowego w celu uzyskania podpisu, będącego podstawą wypłaty zaliczki. Następnie pracownik udaje się do kasy, gdzie otrzyma zaliczkę.
zatrzymania punkt czynności |
Pracownik |
sekretariat |
Kierownik działu |
Dział Kadr |
Główny księgowy |
1. wypełnienie wniosku |
|
|
|
|
|
2. przekazanie wniosku |
|
|
|
|
|
3. sprawdzenie wniosku |
|
|
|
|
|
4. podpisanie wniosku |
|
|
|
|
|
5. przekazanie wniosku |
|
|
|
|
|
6. otrzymanie pisma przez pracownika |
|
|
|
|
|
7. sprawdzenie wniosku pod względem formalnym |
|
|
|
|
|
8. wystawienie polecenia wyjazdu służbowego |
|
|
|
|
|
9. przekazanie wniosku |
|
|
|
|
|
10. akceptacja sprawy |
|
|
|
|
|
11. rejestracja, nadanie numeru |
|
|
|
|
|
12. odbiór polecenia wyjazdu i pokwitowanie |
|
|
|
|
|
13. podpis |
|
|
|
|
|
14. wypłata zaliczki |
|
|
|
|
|