5.1.4. Sprawozdanie
Jest ważnym dokumentem relacjonującym dokonaną działalność, zarówno pracownika, komórki organizacyjnej jak i całej instytucji, akcję, podróż służbową.
Sprawozdanie powinno być odzwierciedleniem faktycznego przebiegu wydarzeń i w związku z tym piszący je powinien starać się o obiektywizm, nie wyrażać w nim własnych sądów czy poglądów.
Pod względem formy wyróżnia się sprawozdania:
liczbowe - to tabela lub tabele cyfrowe obejmujące uporządkowane dane statystyczne dotyczące działalności za pewien okres. Sporządzane są na gotowych formularzach, tabelach opracowanych przez instytucję. Do tego typu sprawozdań często dołącza się część opisową.
ankietowe - to formularz zawierający określone pytania i wymagający odpowiedzi na nie.
opisowe - to pisma przedstawiające pisemnie wypadki, przebieg zdarzeń, wyniki badań i analiz. Treść sprawozdania można podzielić na: część wstępną, zasadniczą (treść), wnioski i część końcową.
Każde sprawozdanie ma tytuł „sprawozdanie". Bezpośrednio pod nim umieszcza się informację czego sprawozdanie dotyczy i za jaki okres zostało sporządzone.
Pod każdym sprawozdaniem, z lewej strony umieszcza się nazwę miejscowości i datę sporządzenia, a z prawej strony stanowisko, imię i nazwisko oraz odręczny podpis osoby sporządzającej sprawozdanie.
WZÓR PISMA:
SPRAWOZDANIE
z podróży służbowej do Żyrardowskich Zakładów Przemysłu Lniarskiego
w Żyrardowie w dniu 24 sierpnia 19.. r.
Zgodnie z poleceniem kierownika Działu Zaopatrzenia wyjechałem do Żyrardowskich Zakładów Przemysłu Lniarskiego w Żyrardowie, ul. Sienkiewicza 8, w celu uzgodnienia na miejscu szczegółowych warunków dostaw tkanin lnianych koszulowych.
Rozmowę przeprowadziłem z kierownikiem Działu Handlowego tych zakładów, panem Romanem Wójcikiem, uzgadniając szczegółowe warunki i terminy dostaw tkanin lnianych koszulowych, oferowanych pismem z dnia 18,08.19.. r., znak H-044-146.
W wyniku przeprowadzonych rozmów został obustronnie podpisany dokument „Szczegółowe warunki dostaw tkanin lnianych koszulowych", który posłuży za podstawę do zawarcia umowy u dostawcy.
Łódź, dnia 30.08.19.. r. Referent Działu Zaopatrzenia
(Zygmunt Zięba)
Otrzymują:
Dyrektor ds. Handlowych
Kierownik Działu Zaopatrzenia
Kierownik Działu Sprzedaży