2. ORGANIZACJA OBIEGU PISM

2.1. Dokumentacja biurowa i jej rodzaje

Dokument biurowy - to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.

Akta spraw- są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy.

Dokumentacja biurowa- obejmuje akta spraw bieżących (obejmują sprawy będące w toku załatwiania, czekające na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia), i załatwionych (obejmują sprawy zamknięte, załatwione), oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp.

Wśród dokumentacji biurowej szczególne miejsce zajmują pisma i ich rodzaje:

1. ze względu na nadawcę i adresata pisma rozróżnia się:

• pisma otrzymywane (koresp. przychodząca, zewnętrzna)

• pisma wysyłane ( koresp. wychodząca, zewnętrzna)

• pisma wewnętrzne ( koresp. wewnętrzna)

2. w zależności od treści zawartej w dokumencie:

• pisma i notatki służące do wymiany myśli przekazywania informacji

• protokoły służące do rejestracji stanu zdarzeń

• sprawozdania opisujące przebieg wypadków lub zdarzeń

• polecenia określające czynności do załatwienia i sposób ich wykonania

3. w zależności od pilności sprawy:

• pisma zwykłe

• pisma pilne

• pisma terminowe

4. w zależności od sposobu przesyłania:

• pisma przesyłane pocztą zwykłą

• pisma przesyłane jako polecone

• pisma przesyłane pocztą ekspresową kurierską

• pisma przesyłane drogą lotniczą

• pisma przesyłane siecią komputerową

• pisma przesyłane w postaci telegramów, telefaksów itp.

5. ze względu na zapewnienie tajemnicy:

• pisma jawne

• pisma poufne

• pisma tajne

6. ze względu na charakter dokumentu:

• pisma, notatki i protokoły, stanowiące korespondencję biurową

• dokumenty, stanowiące podstawę zapisów księgowych, np. faktury.

---