Kryteria oceny ofert i wyboru wykonawcy robót remontowych

Po komisyjnym otwarciu złożonych ofert należy dokonać wstępnej ich oceny i sporządzić protokół z wyboru ofert. Ostateczny, potwierdzony protokołem komisyjny wybór wykonawcy robót powinien być poprzedzony spotkaniami z przedstawicielami firm, wizją lokalną w miejscach, gdzie aktualnie
są prowadzone lub były wykonane roboty przez wstępnie wybranych oferentów.

Kryteria oceny ofert:

• spełnienie warunków formalnych, w tym m.in.:

- dotrzymanie terminu składania ofert;
- podanie daty opracowania oferty do zapytania ofertowego  (numer/symbol);
- podanie terminu ważności oferty;
- informacje o ofercie i oferencie (wypis z rejestru, NIP, REGON, osoby do kontaktu technicznego
i handlowego wraz z nr tel./faks, e-mail);

• zgodność przedłożonej oferty z zapytaniem ofertowym;

• doświadczenie firmy w zakresie przedmiotu zlecanych prac (ewentualne certyfikaty
  w zakresie przyjętej technologii);

• cena ofertowa :

• z reguły najwyższa jest odrzucana od razu, bez dalszych analiz;

• należy porównać kwotę ofertową z kwotą zawartą w kosztorysie inwestorskim, opracowanym na poziomie cen średnich dla danego rodzaju robót, regionu i czasu oraz ustalić przyczynę ewentualnych różnic w ofertach. W szczególności wskazane jest dokładne przeanalizowanie ofert zawierających najniższe ceny, aby wykluczyć te oferty, w których niska cena wynika z ograniczenia zakresu robót lub obniżenia jakości prac;

• ważne jest porównanie zgodności oferty z zapytaniem ofertowym pod względem zakresu robót (ich rodzaj i liczba), technologii oraz przyjętych do wyceny materiałów (rodzaj, gatunek, grubość itp.), mających wpływ na cenę oraz jakość robót;

• należy porównać parametry cenowe następujących stawek: roboczogodziny (r-g), kosztów ogólnych (Ko), kosztów zakupu (Kz), zysków (Z,) z parametrami kosztorysu inwestorskiego, opracowanego na bazie cen średnich dla danego rodzaju robót, regionu
  i czasu, wg notowań z rynku, ujętych w dostępnych opracowaniach firm badających rynek.

Aktualne cenniki są dostępne w sprzedaży i/lub w Internecie, oprócz tego można je wypożyczyć
od projektantów, inspektorów nadzoru i zarządców nieruchomości, którzy regularnie je prenumerują.

W przypadku ocieplenia ścian zewnętrznych i innych robót termomodernizacyjnych  cena ofertowa netto i brutto nie powinna być wyższa od wyceny kosztu robót, zawartego w Audycie Energetycznym Budynku oraz ceny ofertowej wszystkich prac w porównaniu z kosztorysem inwestorskim.

• warunki gwarancji na dostarczone materiały oraz wykonywane prace, terminy oraz Fundusz Gwarancyjny,  tj. kwota  procentowa zatrzymywana do końca okresu gwarancji i wypłacana po dokonaniu przeglądu pogwarancyjnego;

• inne zabezpieczenia należytego wykonania prac, np. wpłaty pieniężne na okres prowadzenia robót, tzw. kaucja, poręczenia bankowe;

• warunki płatności, m.in. ewentualne prolongaty w płatnościach, częstotliwość, etapowanie wypłat, kary za opóźnienia, sposób tworzenia Funduszu Gwarancyjnego i wypłaty z niego;

• cykl i terminy wykonania prac oraz dni tygodnia i godziny rozpoczynania i kończenia prac
  na budowie;

• referencje dotychczasowych zleceniodawców w zlecanym zakresie robót oraz zaświadczenie banku o niezaleganiu z płatnościami należności, np. ZUS-u. Należy zwrócić szczególną uwagę na firmy, które powstały niedawno. Zdarza się, że firmy o złej reputacji
  są likwidowane i te same zespoły, lecz pod nową nazwą, podejmują działalność w starym stylu, a więc ryzykowną dla zleceniodawców;

• ewentualne upusty cenowe;

• dodatkowe obowiązki i udogodnienia, obniżające nakład środków wspólnoty, potrzebny
  do realizacji inwestycji, na przykład pomoc w załatwieniu zajęcia tymczasowego terenu lub chodnika czy ulicy, dysponowanie własnym specjalistycznym sprzętem lub wyposażeniem.

Do zestawienia i porównania ofert pod kątem wyżej wymienionych danych pomocny będzie formularz „Zestawienie porównawcze kosztów ofertowych i innych walorów ofert na wykonanie remontu”.

Wybór wykonawcy i zawarcie umowy należy przeprowadzić z dużą starannością, gdyż warunkuje
to powodzenie w realizacji inwestycji i uniknięcie kłopotów związanych z ewentualną zmianą wykonawcy w trakcie wykonywania robót.

Prawidłowo przygotowana inwestycja pozwala zawrzeć z wykonawcą tak zwaną umowę ryczałtową. Jest ona korzystna dla obu umawiających się stron, gdyż zleceniodawca wie z góry co, za ile i kiedy będzie wykonane, a wykonawca może skupić się na dobrej organizacji pracy, dającej szansę godziwego zarobku. Nie musi tracić czasu na opracowywanie kosztorysów powykonawczych.

Także nadzór inwestorski ograniczony do nadzoru technicznego jest tańszy, bo czas pracy inspektora nadzoru nie będzie wydłużony poprzez sprawdzanie obmiarów, wycen kosztorysu powykonawczego
i prób rzetelnego ustalenia różnych szczegółowych danych.

Chodzi tu o to, „czy warstwa świeżo położonego tynku miała grubość 1,5 czy 2 cm, albo - przy wymianie rur - jakie wymiary miały otwory w ścianach, a jakie w stropach i czy takie duże były niezbędne i czy same cegły wypadły, bo są stare, a trzeba je było zamurować, a może to pracownik nieumiejętnie posługiwał się młotem pneumatycznym i zleceniodawca za nieudolnie wykonane prace nie ma zamiaru płacić…” itp.

W ten sposób rosną koszty i niezadowolenie obu stron umowy.

Gdy inwestycje są solidnie przygotowane, a zleceniodawca jest dokładnie poinformowany, ile dana robota powinna kosztować, zawieranie umów z rozliczeniem kosztorysem powykonawczym,
tj. bez określenia z góry ceny za wykonanie prac, jest nieuzasadnione. Wydaje się to koniecznością jedynie w przypadkach prowadzenia robót złożonych, w których określenie zakresu prac i ich ceny jest trudne lub niemożliwe do określenia.

---