JRWA-art.13 pkt.2 (IK). Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. Jednolita rzeczowa, niezależna od struktury organizacji urzędu klasyfikacja akt powstających w toku działalności urzędu oraz zawierająca ich kwalifikację archiwalną. Służy do oznaczania rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Jest załącznikiem z 1990r do IK.
Cechy:
Jednolity- w każdym urzędzie tego samego szczebla na terytorium państwa JRWA powinien być taki sam (kompletny).
Rzeczowy- opiera się na kwalifikacji rzeczowej, kluczem jest materia tych akt.
Niezależny od struktury organizacyjnej urzędu, nie ważne czy to duży czy mały urząd dla każdego z nich jest talki sam.
Urząd jest jednostką organizacyjną gminy. Wójt gminy zapewnia obsługę administracyjną, organizacyjna i techniczna. Wójt- wykonuje czynności kancelaryjne dla rady gminy. Urząd to organ pomocy dla rady gminy jak i wójta.
Regulamin urzędu gminy- musi opierać się na prawie. Nadaje go wójt. Jest aktem wewnętrznym i nie trzeba go publikować w urzędzie wojewódzkim, w dzienniku urzędowym.
Powyżej 100 tys. jest prezydent miasta. Wójt ma prawo do zmiany lub uchylenia regulaminu.
Regulamin określa strukturę organizacyjną (liczba, status, zakres działania, obsługę etatowa, liczbę stanowisk i nazwę stanowisk pracy w danych komórkach oraz zasady działania urzędu, daty otwarcia urzędu, zasady współdziałania komórek organizacyjnych, przechowywanie dokumentacji i jej obieg.
Podział: stanowiska, referaty, komórki organizacyjne.
Wójt: (art. 33) może powierzyć obowiązki sekretarzowi gminy lub swojemu zastępcy (upoważnienie administracyjne art. 39 ustęp 1).
Od decyzji wójta możemy odwołać się do: samorządowego kolegium odwoławczego.
Osoby upoważnione do wydawania decyzji na podstawie art. 268a kodeksu postępowania administracyjnego. Wójt gminu może upoważnić zastępców lub innych pracowników. Rada gminy może upoważnić sołtysów.
Upoważnienie do podpisywania decyzji administracyjnej musi być wydane pisemnie.
- wskazanie organu administracyjnego,
- z imienia i nazwiska,
- określony zakres upoważnienia,
-czas na jaki jest wydane upoważnienie (może być na określony lub nie).
W lewym nagłówku będzie widniał np. wójt gminy Maciejowice, na dole w prawym rogu podpisz „ Z upoważnienia Anna Nowak”, tj. decyzja w imieniu wójta i na jego odpowiedzialność.
Zastępstwo bezpośrednie- osobiste nie normatywne. Można unieważnić decyzję jeżeli nie będzie „z upoważnienia”.
Upoważnienie dla sprawa własnych pracownika lub zleconych.
Upoważnienie wygasa:
-kiedy upłynie określony czas ważności,
-kończy się kadencja wójta, umrze, zostanie zwolniony.
ART. 39 ustęp 4 Radni upoważniają sołtysów - zlecenie funkcji orzeczniczych administracji ( w lewym nagłówku podpis „sołtys”.
,Zamiana organów, dekoncentracja. Działa się dla kogoś we własnym imieniu, a nie jak wcześniej za kogoś.
JRWA- niezależny od struktury administracyjnej urzędu.
Akta sprawy wyższe niż akta. Akta jest to cała dokumentacja, nośnik jakiejś informacji.
W JRWA przypisana jest kategoria archiwalna - wskazanie wagi dokumentu pod kontem prawa archiwalnego.
Ochrona przed jego zniszczeniem (brakowaniem) np. przechowywanie 5 lat, inne wieczyście (za zniszczenie grozi odpowiedzialność karna).
JRWA:
- symbole klasyfikacyjne,
- hasła rzeczowe,
- kategorie archiwalne (kwalifikacyjne),
- uwagi.
Uwagi dotyczą:
dodatkowe- dużo różnych uwag, mała waga, np. odesłanie do innych uwag (patrz jak w…)
odnoszące się do sposobu liczenia terminów,
oznaczenie kategorii archiwalnej.