Metody i techniki pracy w administracji publicznej

OBECNOŚĆ NA ĆWICZENIACH
ZALICZENIE KOLOKWIUM na ocenę wyższą niż 2 (ndst)

Student ma prawo do jednej nieobecności w semestrze

(dwie studia stacjonarne).

Każdą kolejną nieobecność należy odpracować na

dyżurze.

Odpracowanie nieobecności na dyżurze polega na

poprawnej odpowiedzi na dwa pytania zadane przez
prowadzącego z materii przerobionej na ćwiczeniach,
na których student był nieobecny.

ZALICZENIE ĆWICZEŃ



1570 rok pierwsza instrukcja kancelaryjna dla

Kancelarii Nadwornej Rzeszy Niemieckiej
Maksymiliana II



Przez długi okres czasu instrukcje

kancelaryjne oparte były o system
dziennikowy



Obecnie instrukcje oparte o system

bezdziennikowy

Instrukcja kancelaryjna – krótka
historia

System dziennikowy a
bezdziennikowy

1Rejestrujemy poszczególne

pisma

2Opieramy się o system

dzienników

3Opieramy się o ciągłe

pokwitowania

4Akta porządkujemy według

skorowidzów, wykazów

alfabetycznych, numerowych

1Rejestrujemy sprawy

2Opieramy się o spisy spraw i

rejestry kancelaryjne

3Zasadniczy brak pokwitowań

4Akta porządkujemy według

Jednolitego Rzeczowego Wykazu

Akt (JRWA, też RWA)



3 rozporządzenia samorządowe



1 rozporządzenie dla terenowej administracji

rządowej w województwie



Interesujące nas rozporządzenie:

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z

22 grudnia 1999 roku w sprawie
instrukcji kancelaryjnej dla organów
gmin i związków międzygminnych.

Akty prawne normujące instrukcje
kancelaryjną

Każde

pismo

wpływające do

urzędu

lub

wysyłane przez urząd

Pismo

– brak definicji w instrukcji kancelaryjnej

Urząd

– urząd gminy lub związku

międzygminnego

Pytanie:

czym różni się urząd od

organu administracji publicznej?

Korespondencja to …



Organ administracji publicznej (ujęcie

ustrojowe)

Człowiek lub grupa ludzi

Wyodrębniony w strukturze państwa lub
samorządu terytorialnego

Ma możliwość stosowania środków
władczych

Jest powołany w celu realizacji prawa
administracyjnego

Działa w granicach przyznanych mu
kompetencji

Organ administracji publicznej



Organ administracji publicznej ze względu na

ilość spraw mu przypisanych nie mógłby sam

należycie wypełniać swojej funkcji, dlatego
tworzy się mu podmiot pomocniczy w postaci
urzędu administracji publicznej

Urząd to zorganizowany zespół osób (urzędnicy),

środków rzeczowych (budynki, sprzęt) i
finansowych , za pomocą których organ
administracji publicznej wykonuje zadania

(projekt

przepisów ogólnych prawa administracyjnego)

Urząd



Par. 1. Urząd gminy jest jednostką

organizacyjną , przy której Wójt Gminy
Stoczek jako organ wykonawczy realizuje
swoje zadania (ROU Stoczek)



Par 5 ust. 1 Urząd jest aparatem pomocniczym

burmistrza (ROU Marki)



Par 3 ust. 1 Prezydent, jako organ wykonawczy

Miasta, realizuje zadania przy pomocy Urzędu
(ROU Poznań)

Przykłady…

Hasła pokrewne: akta sprawy, czystopis,

dokument, nośnik papierowy, poprzedniki,
przesyłka, sprawa, załącznik.

Korespondencja

PYTANIE

ODPOWIEDZI

TAK NIE

Co Państwa zdaniem

stanowi kategorię

najbardziej pojemną:

a) korespondencja

b) akta sprawy

c) przesyłka

akta sprawy, czystopis, dokument, nośnik

papierowy,

poprzedniki, przesyłka, sprawa, załącznik

Proszę uporządkować powyższe słowa (wyrażenia) od

najbardziej pojemnych do najmniej pojemnych.

Proszę podczas wykonywania pracy domowej raz

posłużyć się instrukcją kancelaryjną a raz Państwa
własnym rozumieniem poszczególnych słów, wyrażeń.

Czy ich zakresy się pokrywają?
Cel pracy: przygotowanie się do odpowiedzi na
ewentualne pytanie egzaminacyjne o zakresy słów.

Praca domowa

Dorota Chromicka, Instrukcja kancelaryjna,

Wspólnota 2008 r., nr 31

Dorota Chromicka, Zadania sekretariatu wójta,

Wspólnota 2008 r., nr 35

Dorota Chromicka, Obieg dokumentów,

Wspólnota 2008, nr 33

Wszystkie artykuły są dostępne bezpłatnie w

Internecie na stronie czasopisma Wspólnota:

www.wspolnota.org.pl

Praca domowa

Korespondencje przyjmuje kancelaria

Patrz: § 5

Rejestruje ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym

Postępowanie z
korespondencją

Co to jest rejestr

kancelaryjny???

1. Rejestr kancelaryjny to zestawienie spraw

jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr
informatyczny

2. Prowadzą go referencji spraw
3. Służy obok spisu spraw do rejestrowania spraw

1. Rejestr kancelaryjny w kancelarii służy

rejestracji

ilościowej i jest podobny do

dziennika kancelaryjnego

2. Prowadzi go kancelaria

3. Służy do nadawania numeru ewidencyjnego

Rejestr kancelaryjny ≠ rejestr
kancelaryjny

SYSTEM BEZDZIENNIKOWY REJESTROWY

Korespondencje przyjmuje kancelaria

Patrz: § 5

Rejestruje ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym

Postępowanie z
korespondencją

Kancelaria nie rejestruje:

publikacji (gazety, czasopisma,

książki, afisze, ogłoszenia,

prospekty itp.), potwierdzeń

odbioru, które dołącza się do akt

właściwej sprawy, rachunków,

faktury i innych dokumentów

księgowych, zaproszeń, życzeń i

innych pism o podobnym

charakterze.

Pytanie

testowe

Kancelaria - wewnętrzną komórkę organizacyjną

właściwego urzędu lub stanowisko pracy załatwiające
sprawy obsługi kancelaryjnej

ZASADA: Kancelaria jest stałym punktem wymiany

korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.
Obieg akt między wydziałami odbywa się za
pośrednictwem kancelarii lub poczty elektronicznej, bez
pokwitowań, chyba, że wymagają tego odrębne przepisy.

WYJĄTEK: Pojedyncze przesyłki, wymagające

natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie
za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań.

Kancelaria

Przesyłka zostaje dostarczona drogą pocztową,
kancelaria sprawdza prawidłowość

zaadresowania i stan opakowania.

Procedura przyjęcia
przesyłki

Korespondencję mylnie

doręczoną (adresowaną do

innego adresata) zwraca się

bezzwłocznie do urzędu

pocztowego lub punktu

wymiany korespondencji

PYTANIE

TESTOW

Przesyłka zostaje dostarczona drogą pocztową,
kancelaria sprawdza prawidłowość

zaadresowania i stan opakowania.

Procedura przyjęcia
przesyłki

WAŻNE PYTANIE

EGZAMINACYJNE!

W razie stwierdzenia

uszkodzenia kancelaria

sporządza adnotacje na

kopercie lub opakowaniu

oraz na potwierdzeniu

odbioru i żąda od

pracownika urzędu

pocztowego spisania

protokołu o doręczeniu

przesyłki uszkodzonej.



Zakres przedmiotowy:

telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy,

poczta elektroniczna, pisma organów
naczelnych i centralnych, pisma procesowe,
paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki
wartościowe

Przesyłki specjalnego
rodzaju 1/2

PYTANIE

TESTOWE



kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek

specjalnego rodzaju,



sporządza o tym adnotacje w obrębie pieczęci

wpływu,



doręcza przesyłkę specjalnego rodzaju

bezzwłocznie adresatom za pokwitowaniem.

REJESTR PRZESYEK SPECJALNEGO RODZAJU:
wzór ustala kierownik wydziału właściwego w

sprawach organizacyjnych w urzędzie

Przesyłki specjalnego rodzaju
2/2

PYTANIE

OPISOWE I

TESTOWE

ZASADA: Kancelaria otwiera każdą przesyłkę

WYJĄTKI: adresowane imiennie przekazuje adresatom
np. Szanowny Pan

Jan Kowalski
Wójt gminy Kozielsko

wartościowe przekazuje właściwej osobie

lub komórce za pokwitowaniem

Patrz poprzedni slajd

stanowiące tajemnicę służbową , przekazuje

odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom

Zasady otwierania
przesyłek

Przewodniczący rady nie stanowi odrębnego

organu administracji publicznej. Jego funkcja
polega m.in.. na

organizowaniu prac rady i prowadzeniu obrad

rady.

Większość korespondencji kierowanej do rady

zwyczajowo kieruje się do kierownika rady,
znanego z imienia i nazwiska (personalizacja
rady imieniem i nazwiskiem jej
przewodniczącego)

Kwestia dyskusyjna…
Lepiej uzyskać zgodę, choćby ustną, dla

pewności pisemną (nie można zmusić)

Zasady otwierania
przesyłek

Argumenty „za”

zgoda

korespondencja

adresowana imiennie na

adres urzędu ma dwóch

adresatów 1) osobę 2)

urząd

zwierzchnikiem

pracowników w urzędzie

jest kierownik tego urzędu

Argumenty „za”

zgoda

korespondencja

adresowana imiennie na

adres urzędu ma dwóch

adresatów 1) osobę 2)

urząd

zwierzchnikiem

pracowników w urzędzie

jest kierownik tego urzędu

Argumenty „przeciw”

ochrona Konstytucyjna art.

49 – tylko ustawa

ograniczenie

ochrona prawa cywilnego

art. 23

ochrona prawa karnego

art. 267 § 1

ochrona prawa

administracyjnego § 6 ust.

4 pkt. 1

Argumenty „przeciw”

ochrona Konstytucyjna art.

49 – tylko ustawa

ograniczenie

ochrona prawa cywilnego

art. 23

ochrona prawa karnego

art. 267 § 1

ochrona prawa

administracyjnego § 6 ust.

4 pkt. 1

Zapewnia się wolność i ochronę tajemnicy

komunikowania się. Ich ograniczenie może
nastąpić jedynie w przypadkach określonych

w ustawie

i w sposób w niej określony.

Między innymi:
art. 19 ustawy o Policji
art. 31 ustawy o Służbie Kontrwywiadu

Wojskowego oraz Służbie Wywiadu
Wojskowego,

art. 17 ustawy o Centralnym Biurze

Antykorupcyjnym

art. 9e ustawy o Straży Granicznej

Art. 49 Konstytucji

Jeżeli okaże się, że ujawniono przy przesyłkach

lub pismach, nie oznaczonych jako
wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp.
walory, to:

komisyjnie ustala się ich ilość i wartość ,

wpisuje do książki depozytowej,

składa się do kasy podręcznej kancelarii,

pismo opatruje się pieczęcią depozytową,

przesyła się pismo do właściwej komórki,
organizacyjnej, która zarządzi co dalej z
depozytem.

A co ze „skarbami”?

Pytanie

egzaminacyjne



Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym
(stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:



1) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za
dowodem doręczenia,



2) dla których istotna jest data nadania (stempla
pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,



3) w których brak nadawcy lub daty pisma,



4) mylnie skierowanych,



5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,



6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich
zawartością.

KOPERTA + PISMO

Ważne

pytanie

egzaminacyjn

Pieczęć wpływu 2/4

PIECZĘĆ WPŁYWU

KANCELARII OGÓLNEJ

+---------------------------------+

| |

| WPŁYNĘŁO |

| |

| Kancelaria Ogólna |

| |

| (datownik) |

| |

| ilość załączników........ |

| |

| podpis................... |

| |

+---------------------------------+

Pieczęć wpływu określa:

Datę otrzymania korespondencji

Wchodzący numer ewidencyjny z rejestru
kancelaryjnego (dziennik podawczy)

Ilość załączników

Podpis

Pieczęć wpływu 4/4



Kierownikowi urzędu kancelaria przekazuje za pośrednictwem
sekretariatu następującą korespondencję:



1) adresowaną do kierownika urzędu,



2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,



3) od organów naczelnych i centralnych, wojewody i marszałka
województwa, starosty,



4) od organów gminy oraz organów związków międzygminnych,



5) zastrzeżoną dla kierownika urzędu,



6) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania
urzędu,



7) skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników,



8) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w
urzędzie przez organy kontrolne,



9) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez
organy kontrolne w gminnych jednostkach organizacyjnych.

Korespondencja przekazywana
kierownikowi urzędu



Zastępcom kierownika urzędu kancelaria

przekazuje, poprzez ich sekretariaty,
korespondencję:



1) imiennie do nich adresowaną,



2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z

podziałem zadań, kompetencji i
odpowiedzialności,



3) zastrzeżoną dla zastępcy kierownika

urzędu.

Korespondencja przekazywana
zastępcom kierownika urzędu

Pracownik sekretariatu

przyjmuje korespondencje

W sekretariacie…

rejestruje ją w

dzienniku

korespondencji

, ale nie zawsze,

lecz tylko wtedy, gdy

korespondencji wcześniej

kancelaria nie zarejestrowała w

rejestrze kancelaryjnym

przekazuje kierownikowi lub

zastępcy

następnie zwraca do kancelarii w

celu zarejestrowania jej

rejestrze kancelaryjnym

(dzienniku podawczym)

Załącznik nr 2

DZIENNIK KORESPONDENCJI
Sekretariatu/Pionu

Znak

Data

Pismo

Nazwa jednostki organizacyjnej

lub nazwisko interesanta

Uwagi o

załatwieniu

Pismo

przydzielono/

podpis odbiorcy

Termin

załatwienia

Określenie

sprawy

Nadawca

Lp.

Kierownik, zastępca …

SAM

przydziela pozostałą korespondencję do

załatwienia przez właściwe wydziały bądź

stanowiska pracy (formularz poleceń kierownika;

3a, 3b, 3c)

Na korespondencji zamieszcza stosując typowe

skróty , dyspozycje: 1) sposobu załatwienia

sprawy, 2) terminu załatwienia sprawy, 3) aprobaty

załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu

przydziela pozostałą korespondencję do

załatwienia przez właściwe wydziały bądź

stanowiska pracy (formularz poleceń kierownika;

3a, 3b, 3c)

Na korespondencji zamieszcza stosując typowe

skróty , dyspozycje: 1) sposobu załatwienia

sprawy, 2) terminu załatwienia sprawy, 3) aprobaty

załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu

Kierownicy wydziałów…

Kierownicy wydziałów przeglądają
korespondencję:
1) mającą dyspozycję kierownika
urzędu lub zastępców kierownika
urzędu,
2) adresowaną do nich imiennie,
3) zawierającą ponaglenie i
interwencje,
4) wymagającą osobistego przyjęcia
do wiadomości, zajęcia stanowiska lub
wydania wstępnych poleceń,
dotyczących sposobu ich załatwienia.



„W każdej jednostce organizacyjnej, w której są
wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub
przechowywane dokumenty zawierające informacje
niejawne oznaczone klauzulą „poufne" lub stanowiące
tajemnicę państwową (oznaczone klauzulą „tajne" lub
„ściśle tajne") - musi być zorganizowana kancelaria tajna”.



„Obowiązku takiego nie ma, jeśli w jednostce
organizacyjnej występują wyłącznie dokumenty niejawne
stanowiące tajemnicę służbową, klasyfikowane jako
„zastrzeżone".

Poniższe slajdy m.in. . na podstawie S. Małecki, Kancelaria

tajna, Wspólnota

Kancelaria tajna – szczególny
rodzaj kancelarii



2. Kancelaria tajna stanowi wyodrębnioną komórkę
organizacyjną podległą bezpośrednio pełnomocnikowi
ochrony, odpowiedzialną za właściwe rejestrowanie,
przechowywanie, obieg i wydawanie takich dokumentów
uprawnionym osobom



Kto to jest pełnomocnik ochrony i co robi?



Pełnomocnik ochrony: „ma prawo nadzorować i
kontrolować pracę kancelarii, organizować tę pracę zgodnie
z potrzebami danej jednostki, wydawać polecenia
pracownikom kancelarii, a w razie potrzeby wnioskować o
dokonanie zmian w jej obsadzie, jeśli dotychczasowi
pracownicy nie mogą sprostać zadaniom lub ich
zachowanie jest szkodliwe dla ochrony informacji

Kancelaria tajna – co to jest?



Tworzy się ją tak samo jak inne komórki w

urzędzie, np. zarządzeniem lub decyzją
kierownika jednostki organizacyjnej.



Najpowszechniej jednak informacje o tej

komórce organizacyjnej urzędu znajdziemy w
regulaminie organizacyjnym urzędu, gdzie
wymienia się zakres jej działalności i
podległość.

Kancelaria tajna – kto ją
tworzy?



Jednostka organizacyjna, która nie utworzyła

kancelarii tajnej, nie może otrzymywać
korespondencji niejawnej z zewnątrz



Zaznajomienie się z korespondencją w tym

przypadku może skutkować nawet
odpowiedzialnością karną

Czy kancelaria tajna jest
potrzebna?



Obywatel polski



Posiadający

odpowiednie

poświadczenie

bezpieczeństwa osobowego



Odbyła przeszkolenie w zakresie informacji
niejawnych



Odbyła oddzielne przeszkolenie w zakresie obsługi
kancelarii tajnej



Jest zatrudniony wg tych samych zasad co inni
pracownicy urzędu



Można wykonywać zarówno pracę w zakresie obsługi
kancelarii tajnej jak i inne czynności w urzędzie

Kto może być pracownikiem
kancelarii tajnej?



Kancelaria tajna powinna być zorganizowana w
wyodrębnionym pomieszczeniu, zabezpieczonym zgodnie z
przepisami o środkach ochrony fizycznej informacji niejawnych
i być obsługiwana przez pracowników pionu ochrony.



Znajduje się w strefie bezpieczeństwa



Limitowany dostęp



Odpowiednie wyposażenie



Stropy, drzwi, kraty, podłogi, szafy



Monitoring wizyjny



Zabezpieczenia przeciwpożarowe



Zabezpieczenie przeciwwłamaniowe (czujniki podczerwieni,
czujniki magnetyczne, czujniki wibracyjne)



Wydzielenie czytelni

Kancelaria tajna – ogólne
przepisy



Kancelaria powinna spełniać następujące wymagania: 1) być
zlokalizowana w strefie bezpieczeństwa; 2) ściany i stropy
pomieszczeń kancelarii powinny być wykonane z materiałów
niepalnych, spełniających wymagania w zakresie klasy
odporności pożarowej oraz nośności granicznej
odpowiadającej co najmniej konstrukcji murowanej z cegły
pełnej o grubości 250 mm; 3) drzwi do kancelarii
wyposażone w zamek drzwiowy wielopunktowy powinny
spełniać co najmniej wymagania, o których mowa w Polskiej
Normie PN-90/B-92270; w przypadku gdy w kancelarii będą
przechowywane dokumenty lub materiały zawierające
informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, drzwi
należy wyposażyć w zamek drzwiowy dodatkowy, o którym
mowa w Polskiej Normie PN-90/B-92270;

Wymagania



4) okna kancelarii w pomieszczeniach o architekturze umożliwiającej
dostęp do nich, w szczególności gdy dolna krawędź okna znajduje się
na wysokości poniżej 5 m od poziomu otaczającego terenu lub górna
krawędź 3 m od poziomu dachu - powinny być zabezpieczone
stalowymi kratami zewnętrznymi lub wewnętrznymi z prętów o
przekroju co najmniej 16 mm, o oczkach nie większych niż 150 mm na
150 mm; dopuszcza się inne zabezpieczenia posiadające odporność na
włamanie nie mniejszą niż krata; 5) okna powinny być zabezpieczone
przed obserwacją z zewnątrz. 2. Kraty, o których mowa w ust. 1 pkt 4,
mogą być rozsuwane lub otwierane pod warunkiem ich zabezpieczenia
co najmniej jedną kłódką klasy 5 według Polskiej Normy PN-EN-12320.
3. W przypadku innego usytuowania okien niż określone w ust. 1 pkt 4,
okna zabezpiecza się siatką wykonaną z drutu stalowego lub innego
materiału o podobnych właściwościach, o grubości nie mniejszej niż 2
mm, o oczkach nie większych niż 20 mm na 20 mm lub innym
zabezpieczeniem posiadającym odporność na włamanie nie mniejszą
niż siatka.



W zależności od nadanej klauzuli tajności,
dokumenty lub materiały przechowywane są:



1) „poufne” - w szafach stalowych klasy A;



2) „tajne” - w szafach stalowych klasy B;



3) „ściśle tajne” - w szafach stalowych klasy C.



Wybrane przykłady, porównanie grubości
elementów konstrukcyjnych:



Klasa A co najmniej 1 mm



Klasa B co najmniej 3 mm



Klasa C co najmniej 5 mm

Szafy kancelarii tajnej



Szafa musi posiadać tabliczkę, wydaną przez

jednostkę certyfikującą, zamontowaną na
wewnętrznej, górnej stronie drzwi, zawierającą
następujące dane: a) nazwę wyrobu, b) nazwę
i kod identyfikacyjny producenta, typ i numer
modelu, c) numer fabryczny, rok produkcji,
klasę wyrobu, numer certyfikatu, d) masę.



Podstawa szafy musi posiadać te same

rozmiary co wierzch. W podstawie powinien
znajdować się zaślepiony otwór umożliwiający
zakotwiczenie jej do podłoża. Konstrukcja dna
szafy powinna wytrzymać siły minimum 50 kN.

Szafy kancelarii tajnej



Stanowiące tajemnicę państwową - zamek mechaniczny szyfrowy
o zmiennym nastawieniu szyfrowym, co najmniej trzytarczowy, o
cichym przesuwie, skoku nastawień nie większym niż jedna
działka i posiadający minimum 100 podziałek na pokrętle
(minimum 1 000 000 kombinacji). Czas otwarcia zamka przez
osobę nieuprawnioną drogą wybierania kolejnych kombinacji
powinien wynosić nie mniej niż 20 roboczogodzin. Zamek
powinien być zabezpieczony przed działaniem destrukcyjnym, w
tym przed przewierceniem i prześwietleniem radiologicznym
(promieniowanie co najmniej 10 curie, Co-60 z odległości 760
mm). Zmiana kombinacji powinna być blokowana i uaktywniana
kluczem od tyłu obudowy zamka. Dopuszcza się również
stosowanie zamka elektronicznego szyfrowego, pod warunkiem
spełnienia przez niego takich samych wymagań odporności na
włamanie co zamek mechaniczny szyfrowy.

Dodatkowe zamki do drzwi pomieszczeń, gdzie są

przechowywane dokumenty i materiały zawierające informacje
niejawne

Document Outline