mgr Radosław Mędrzycki
Katedra Prawa Administracyjnego i Samorządu
Terytorialnego
Metody i techniki pracy w
administracji publicznej
OBECNOŚĆ NA ĆWICZENIACH
ZALICZENIE KOLOKWIUM na ocenę wyższą niż 2 (ndst)
Student ma prawo do jednej nieobecności w semestrze
(dwie studia stacjonarne).
Każdą kolejną nieobecność należy odpracować na
dyżurze.
Odpracowanie nieobecności na dyżurze polega na
poprawnej odpowiedzi na dwa pytania zadane przez
prowadzącego z materii przerobionej na ćwiczeniach,
na których student był nieobecny.
ZALICZENIE ĆWICZEŃ
ZALICZENIE ĆWICZEŃ
1570 rok pierwsza instrukcja kancelaryjna dla
Kancelarii Nadwornej Rzeszy Niemieckiej
Maksymiliana II
Przez długi okres czasu instrukcje
kancelaryjne oparte były o system
dziennikowy
Obecnie instrukcje oparte o system
bezdziennikowy
Instrukcja kancelaryjna – krótka
historia
System dziennikowy a
bezdziennikowy
1Rejestrujemy poszczególne
pisma
2Opieramy się o system
dzienników
3Opieramy się o ciągłe
pokwitowania
4Akta porządkujemy według
skorowidzów, wykazów
alfabetycznych, numerowych
1Rejestrujemy sprawy
2Opieramy się o spisy spraw i
rejestry kancelaryjne
3Zasadniczy brak pokwitowań
4Akta porządkujemy według
Jednolitego Rzeczowego Wykazu
Akt (JRWA, też RWA)
3 rozporządzenia samorządowe
1 rozporządzenie dla terenowej administracji
rządowej w województwie
Interesujące nas rozporządzenie:
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z
22 grudnia 1999 roku w sprawie
instrukcji kancelaryjnej dla organów
gmin i związków międzygminnych.
Akty prawne normujące instrukcje
kancelaryjną
Każde
pismo
wpływające do
urzędu
lub
wysyłane przez urząd
Pismo
– brak definicji w instrukcji kancelaryjnej
Urząd
– urząd gminy lub związku
międzygminnego
Pytanie:
czym różni się urząd od
organu administracji publicznej?
Korespondencja to …
Organ administracji publicznej (ujęcie
ustrojowe)
a)
Człowiek lub grupa ludzi
b)
Wyodrębniony w strukturze państwa lub
samorządu terytorialnego
c)
Ma możliwość stosowania środków
władczych
d)
Jest powołany w celu realizacji prawa
administracyjnego
e)
Działa w granicach przyznanych mu
kompetencji
Organ administracji publicznej
Organ administracji publicznej ze względu na
ilość spraw mu przypisanych nie mógłby sam
należycie wypełniać swojej funkcji, dlatego
tworzy się mu podmiot pomocniczy w postaci
urzędu administracji publicznej
Urząd to zorganizowany zespół osób (urzędnicy),
środków rzeczowych (budynki, sprzęt) i
finansowych , za pomocą których organ
administracji publicznej wykonuje zadania
(projekt
przepisów ogólnych prawa administracyjnego)
Urząd
Par. 1. Urząd gminy jest jednostką
organizacyjną , przy której Wójt Gminy
Stoczek jako organ wykonawczy realizuje
swoje zadania (ROU Stoczek)
Par 5 ust. 1 Urząd jest aparatem pomocniczym
burmistrza (ROU Marki)
Par 3 ust. 1 Prezydent, jako organ wykonawczy
Miasta, realizuje zadania przy pomocy Urzędu
(ROU Poznań)
Przykłady…
Hasła pokrewne: akta sprawy, czystopis,
dokument, nośnik papierowy, poprzedniki,
przesyłka, sprawa, załącznik.
Korespondencja
PYTANIE
ODPOWIEDZI
TAK NIE
Co Państwa zdaniem
stanowi kategorię
najbardziej pojemną:
a) korespondencja
b) akta sprawy
c) przesyłka
akta sprawy, czystopis, dokument, nośnik
papierowy,
poprzedniki, przesyłka, sprawa, załącznik
Proszę uporządkować powyższe słowa (wyrażenia) od
najbardziej pojemnych do najmniej pojemnych.
Proszę podczas wykonywania pracy domowej raz
posłużyć się instrukcją kancelaryjną a raz Państwa
własnym rozumieniem poszczególnych słów, wyrażeń.
Czy ich zakresy się pokrywają?
Cel pracy: przygotowanie się do odpowiedzi na
ewentualne pytanie egzaminacyjne o zakresy słów.
Praca domowa
Dorota Chromicka, Instrukcja kancelaryjna,
Wspólnota 2008 r., nr 31
Dorota Chromicka, Zadania sekretariatu wójta,
Wspólnota 2008 r., nr 35
Dorota Chromicka, Obieg dokumentów,
Wspólnota 2008, nr 33
Wszystkie artykuły są dostępne bezpłatnie w
Internecie na stronie czasopisma Wspólnota:
Praca domowa
Korespondencje przyjmuje kancelaria
Patrz: § 5
Rejestruje ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym
Postępowanie z
korespondencją
Co to jest rejestr
kancelaryjny???
1. Rejestr kancelaryjny to zestawienie spraw
jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr
informatyczny
2. Prowadzą go referencji spraw
3. Służy obok spisu spraw do rejestrowania spraw
1. Rejestr kancelaryjny w kancelarii służy
rejestracji
ilościowej i jest podobny do
dziennika kancelaryjnego
2. Prowadzi go kancelaria
3. Służy do nadawania numeru ewidencyjnego
Rejestr kancelaryjny ≠ rejestr
kancelaryjny
SYSTEM BEZDZIENNIKOWY REJESTROWY
SYSTEM BEZDZIENNIKOWY REJESTROWY
Korespondencje przyjmuje kancelaria
Patrz: § 5
Rejestruje ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym
Postępowanie z
korespondencją
Kancelaria nie rejestruje:
publikacji (gazety, czasopisma,
książki, afisze, ogłoszenia,
prospekty itp.), potwierdzeń
odbioru, które dołącza się do akt
właściwej sprawy, rachunków,
faktury i innych dokumentów
księgowych, zaproszeń, życzeń i
innych pism o podobnym
charakterze.
Pytanie
testowe
Kancelaria - wewnętrzną komórkę organizacyjną
właściwego urzędu lub stanowisko pracy załatwiające
sprawy obsługi kancelaryjnej
ZASADA: Kancelaria jest stałym punktem wymiany
korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.
Obieg akt między wydziałami odbywa się za
pośrednictwem kancelarii lub poczty elektronicznej, bez
pokwitowań, chyba, że wymagają tego odrębne przepisy.
WYJĄTEK: Pojedyncze przesyłki, wymagające
natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie
za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań.
Kancelaria
Przesyłka zostaje dostarczona drogą pocztową,
kancelaria sprawdza prawidłowość
zaadresowania i stan opakowania.
Procedura przyjęcia
przesyłki
Korespondencję mylnie
doręczoną (adresowaną do
innego adresata) zwraca się
bezzwłocznie do urzędu
pocztowego lub punktu
wymiany korespondencji
PYTANIE
TESTOW
E
Przesyłka zostaje dostarczona drogą pocztową,
kancelaria sprawdza prawidłowość
zaadresowania i stan opakowania.
Procedura przyjęcia
przesyłki
WAŻNE PYTANIE
EGZAMINACYJNE!
W razie stwierdzenia
uszkodzenia kancelaria
sporządza adnotacje na
kopercie lub opakowaniu
oraz na potwierdzeniu
odbioru i żąda od
pracownika urzędu
pocztowego spisania
protokołu o doręczeniu
przesyłki uszkodzonej.
Zakres przedmiotowy:
telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy,
poczta elektroniczna, pisma organów
naczelnych i centralnych, pisma procesowe,
paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki
wartościowe
Przesyłki specjalnego
rodzaju 1/2
PYTANIE
TESTOWE
kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek
specjalnego rodzaju,
sporządza o tym adnotacje w obrębie pieczęci
wpływu,
doręcza przesyłkę specjalnego rodzaju
bezzwłocznie adresatom za pokwitowaniem.
REJESTR PRZESYEK SPECJALNEGO RODZAJU:
wzór ustala kierownik wydziału właściwego w
sprawach organizacyjnych w urzędzie
Przesyłki specjalnego rodzaju
2/2
PYTANIE
OPISOWE I
TESTOWE
ZASADA: Kancelaria otwiera każdą przesyłkę
WYJĄTKI: adresowane imiennie przekazuje adresatom
np. Szanowny Pan
Jan Kowalski
Wójt gminy Kozielsko
wartościowe przekazuje właściwej osobie
lub komórce za pokwitowaniem
Patrz poprzedni slajd
stanowiące tajemnicę służbową , przekazuje
odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom
Zasady otwierania
przesyłek
Pytanie: czy można otworzyć przesyłkę
adresowaną imiennie do przewodniczącego
rady gminy (powiatu)?
Zasady otwierania
przesyłek
Przewodniczący rady nie stanowi odrębnego
organu administracji publicznej. Jego funkcja
polega m.in.. na
organizowaniu prac rady i prowadzeniu obrad
rady.
Większość korespondencji kierowanej do rady
zwyczajowo kieruje się do kierownika rady,
znanego z imienia i nazwiska (personalizacja
rady imieniem i nazwiskiem jej
przewodniczącego)
Kwestia dyskusyjna…
Lepiej uzyskać zgodę, choćby ustną, dla
pewności pisemną (nie można zmusić)
Zasady otwierania
przesyłek
-
Zasady otwierania
przesyłek
Argumenty „za”
zgoda
korespondencja
adresowana imiennie na
adres urzędu ma dwóch
adresatów 1) osobę 2)
urząd
zwierzchnikiem
pracowników w urzędzie
jest kierownik tego urzędu
Argumenty „za”
zgoda
korespondencja
adresowana imiennie na
adres urzędu ma dwóch
adresatów 1) osobę 2)
urząd
zwierzchnikiem
pracowników w urzędzie
jest kierownik tego urzędu
Argumenty „przeciw”
ochrona Konstytucyjna art.
49 – tylko ustawa
ograniczenie
ochrona prawa cywilnego
art. 23
ochrona prawa karnego
art. 267 § 1
ochrona prawa
administracyjnego § 6 ust.
4 pkt. 1
Argumenty „przeciw”
ochrona Konstytucyjna art.
49 – tylko ustawa
ograniczenie
ochrona prawa cywilnego
art. 23
ochrona prawa karnego
art. 267 § 1
ochrona prawa
administracyjnego § 6 ust.
4 pkt. 1
Zapewnia się wolność i ochronę tajemnicy
komunikowania się. Ich ograniczenie może
nastąpić jedynie w przypadkach określonych
w ustawie
i w sposób w niej określony.
Między innymi:
art. 19 ustawy o Policji
art. 31 ustawy o Służbie Kontrwywiadu
Wojskowego oraz Służbie Wywiadu
Wojskowego,
art. 17 ustawy o Centralnym Biurze
Antykorupcyjnym
art. 9e ustawy o Straży Granicznej
Art. 49 Konstytucji
Jeżeli okaże się, że ujawniono przy przesyłkach
lub pismach, nie oznaczonych jako
wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp.
walory, to:
a)
komisyjnie ustala się ich ilość i wartość ,
b)
wpisuje do książki depozytowej,
c)
składa się do kasy podręcznej kancelarii,
d)
pismo opatruje się pieczęcią depozytową,
e)
przesyła się pismo do właściwej komórki,
organizacyjnej, która zarządzi co dalej z
depozytem.
A co ze „skarbami”?
Pytanie
egzaminacyjne
Jeżeli koperta nie została oznaczona jako
zawierająca tajemnicę służbową i z tego
powodu została otwarta, należy bezzwłocznie
przekazać ją w zamkniętej kopercie właściwej
osobie lub komórce organizacyjnej z adnotacją
o przyczynie otwarcia koperty
A co z tajnymi skarbami…
Sprawdza się:
1.Czy nie zawiera pisma mylnie skierowanego?
2. Czy dołączone są wymienione w piśmie
załączniki?
Brak załączników lub otrzymanie samych
załączników bez pisma przewodniego
odnotowuje się na danym piśmie lub
załączniku
Otwarcie koperty
Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym
(stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
1) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za
dowodem doręczenia,
2) dla których istotna jest data nadania (stempla
pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
3) w których brak nadawcy lub daty pisma,
4) mylnie skierowanych,
5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich
zawartością.
KOPERTA + PISMO
Ważne
pytanie
egzaminacyjn
e
Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria
wydaje na żądanie składającego pismo
Podobnie art. 63 § 4 kpa.
Potwierdzenie
Kancelaria jest obowiązana na każdej
wpływającej na nośniku papierowym
korespondencji a także na kopercie, jeżeli ta
nie jest otwierana umieścić pieczęć wpływu.
Pieczęć wpływu
1/4
Pieczęć wpływu 2/4
PIECZĘĆ WPŁYWU
KANCELARII OGÓLNEJ
+---------------------------------+
| |
| WPŁYNĘŁO |
| |
| Kancelaria Ogólna |
| |
| (datownik) |
| |
| |
| ilość załączników........ |
| |
| podpis................... |
| |
| |
+---------------------------------+
Pieczęć wpływu jest stawiana:
na p rz e d n iej s tron ie ko p erty , jeżeli nie
jest ona otwierana
w le wym g órn ym rog u , na pierwszym
piśmie każdej wpływającej na nośniku
papierowym korespondencji
Pieczęć wpływu 3/4
Pieczęć wpływu określa:
a)
Datę otrzymania korespondencji
b)
Wchodzący numer ewidencyjny z rejestru
kancelaryjnego (dziennik podawczy)
c)
Ilość załączników
d)
Podpis
Pieczęć wpływu 4/4
-
Reasumując
Pewna część korespondencji jest przekazywana
przez kancelarię do sekretariatu aby
następnie trafić do kierownika bądź zastępcy
kierownika urzędu.
Pewna część korespondencji…
Kancelaria
Sekretariat
Kierownik
jednostki org.
Pewna część korespondencji jest przekazywana
przez kancelarię wydziałom.
Pewna część korespondencji….
Kancelaria
Wydziały
Wydziały
Kierownikowi urzędu kancelaria przekazuje za pośrednictwem
sekretariatu następującą korespondencję:
1) adresowaną do kierownika urzędu,
2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,
3) od organów naczelnych i centralnych, wojewody i marszałka
województwa, starosty,
4) od organów gminy oraz organów związków międzygminnych,
5) zastrzeżoną dla kierownika urzędu,
6) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania
urzędu,
7) skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników,
8) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w
urzędzie przez organy kontrolne,
9) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez
organy kontrolne w gminnych jednostkach organizacyjnych.
Korespondencja przekazywana
kierownikowi urzędu
Zastępcom kierownika urzędu kancelaria
przekazuje, poprzez ich sekretariaty,
korespondencję:
1) imiennie do nich adresowaną,
2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z
podziałem zadań, kompetencji i
odpowiedzialności,
3) zastrzeżoną dla zastępcy kierownika
urzędu.
Korespondencja przekazywana
zastępcom kierownika urzędu
Pracownik sekretariatu
przyjmuje korespondencje
W sekretariacie…
rejestruje ją w
dzienniku
korespondencji
, ale nie zawsze,
lecz tylko wtedy, gdy
korespondencji wcześniej
kancelaria nie zarejestrowała w
rejestrze kancelaryjnym
przekazuje kierownikowi lub
zastępcy
następnie zwraca do kancelarii w
celu zarejestrowania jej
w
rejestrze kancelaryjnym
(dzienniku podawczym)
Załącznik nr 2
DZIENNIK KORESPONDENCJI
Sekretariatu/Pionu
8
7
6
5
4
3
2
1
Znak
Data
Pismo
Nazwa jednostki organizacyjnej
lub nazwisko interesanta
Uwagi o
załatwieniu
Pismo
przydzielono/
podpis odbiorcy
Termin
załatwienia
Określenie
sprawy
Nadawca
Lp.
-
Kierownik, zastępca …
SAM
SAM
przydziela pozostałą korespondencję do
załatwienia przez właściwe wydziały bądź
stanowiska pracy (formularz poleceń kierownika;
3a, 3b, 3c)
Na korespondencji zamieszcza stosując typowe
skróty , dyspozycje: 1) sposobu załatwienia
sprawy, 2) terminu załatwienia sprawy, 3) aprobaty
załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu
przydziela pozostałą korespondencję do
załatwienia przez właściwe wydziały bądź
stanowiska pracy (formularz poleceń kierownika;
3a, 3b, 3c)
Na korespondencji zamieszcza stosując typowe
skróty , dyspozycje: 1) sposobu załatwienia
sprawy, 2) terminu załatwienia sprawy, 3) aprobaty
załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu
Kierownik urzędu, zastępca ….
-
Kierownicy wydziałów…
Kierownicy wydziałów przeglądają
korespondencję:
1) mającą dyspozycję kierownika
urzędu lub zastępców kierownika
urzędu,
2) adresowaną do nich imiennie,
3) zawierającą ponaglenie i
interwencje,
4) wymagającą osobistego przyjęcia
do wiadomości, zajęcia stanowiska lub
wydania wstępnych poleceń,
dotyczących sposobu ich załatwienia.
Kierownicy wydziałów przeglądają
korespondencję:
1) mającą dyspozycję kierownika
urzędu lub zastępców kierownika
urzędu,
2) adresowaną do nich imiennie,
3) zawierającą ponaglenie i
interwencje,
4) wymagającą osobistego przyjęcia
do wiadomości, zajęcia stanowiska lub
wydania wstępnych poleceń,
dotyczących sposobu ich załatwienia.
Jeżeli korespondencja dotyczy spraw
wchodzących w zakres działania (czynności)
różnych wydziałów lub pracowników,
przekazuje się ją wydziałowi lub pracownikowi,
do którego należy załatwienie sprawy w
podstawowym zakresie.
Różne wydziały…
„W każdej jednostce organizacyjnej, w której są
wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub
przechowywane dokumenty zawierające informacje
niejawne oznaczone klauzulą „poufne" lub stanowiące
tajemnicę państwową (oznaczone klauzulą „tajne" lub
„ściśle tajne") - musi być zorganizowana kancelaria tajna”.
„Obowiązku takiego nie ma, jeśli w jednostce
organizacyjnej występują wyłącznie dokumenty niejawne
stanowiące tajemnicę służbową, klasyfikowane jako
„zastrzeżone".
Poniższe slajdy m.in. . na podstawie S. Małecki, Kancelaria
tajna, Wspólnota
Kancelaria tajna – szczególny
rodzaj kancelarii
Ustawa o ochronie informacji niejawnych z 22
stycznia 1999 roku
Rozporządzenie Rady Ministrów z 18
października 2005 roku w sprawie organizacji i
funkcjonowania kancelarii tajnej
Szczegóły o kancelarii tajnej
2. Kancelaria tajna stanowi wyodrębnioną komórkę
organizacyjną podległą bezpośrednio pełnomocnikowi
ochrony, odpowiedzialną za właściwe rejestrowanie,
przechowywanie, obieg i wydawanie takich dokumentów
uprawnionym osobom
Kto to jest pełnomocnik ochrony i co robi?
Pełnomocnik ochrony: „ma prawo nadzorować i
kontrolować pracę kancelarii, organizować tę pracę zgodnie
z potrzebami danej jednostki, wydawać polecenia
pracownikom kancelarii, a w razie potrzeby wnioskować o
dokonanie zmian w jej obsadzie, jeśli dotychczasowi
pracownicy nie mogą sprostać zadaniom lub ich
zachowanie jest szkodliwe dla ochrony informacji
Kancelaria tajna – co to jest?
Tworzy się ją tak samo jak inne komórki w
urzędzie, np. zarządzeniem lub decyzją
kierownika jednostki organizacyjnej.
Najpowszechniej jednak informacje o tej
komórce organizacyjnej urzędu znajdziemy w
regulaminie organizacyjnym urzędu, gdzie
wymienia się zakres jej działalności i
podległość.
Kancelaria tajna – kto ją
tworzy?
Jednostka organizacyjna, która nie utworzyła
kancelarii tajnej, nie może otrzymywać
korespondencji niejawnej z zewnątrz
Zaznajomienie się z korespondencją w tym
przypadku może skutkować nawet
odpowiedzialnością karną
Czy kancelaria tajna jest
potrzebna?
Kierownik kancelarii tajnej wyznaczony przez
kierownika jednostki organizacyjnej na
wniosek pełnomocnika ochrony
Pracownicy kancelarii
Kto pracuje w kancelarii tajnej?
Obywatel polski
Posiadający
odpowiednie
poświadczenie
bezpieczeństwa osobowego
Odbyła przeszkolenie w zakresie informacji
niejawnych
Odbyła oddzielne przeszkolenie w zakresie obsługi
kancelarii tajnej
Jest zatrudniony wg tych samych zasad co inni
pracownicy urzędu
Można wykonywać zarówno pracę w zakresie obsługi
kancelarii tajnej jak i inne czynności w urzędzie
Kto może być pracownikiem
kancelarii tajnej?
Kancelaria tajna powinna być zorganizowana w
wyodrębnionym pomieszczeniu, zabezpieczonym zgodnie z
przepisami o środkach ochrony fizycznej informacji niejawnych
i być obsługiwana przez pracowników pionu ochrony.
Znajduje się w strefie bezpieczeństwa
Limitowany dostęp
Odpowiednie wyposażenie
Stropy, drzwi, kraty, podłogi, szafy
Monitoring wizyjny
Zabezpieczenia przeciwpożarowe
Zabezpieczenie przeciwwłamaniowe (czujniki podczerwieni,
czujniki magnetyczne, czujniki wibracyjne)
Wydzielenie czytelni
Kancelaria tajna – ogólne
przepisy
Kancelaria powinna spełniać następujące wymagania: 1) być
zlokalizowana w strefie bezpieczeństwa; 2) ściany i stropy
pomieszczeń kancelarii powinny być wykonane z materiałów
niepalnych, spełniających wymagania w zakresie klasy
odporności pożarowej oraz nośności granicznej
odpowiadającej co najmniej konstrukcji murowanej z cegły
pełnej o grubości 250 mm; 3) drzwi do kancelarii
wyposażone w zamek drzwiowy wielopunktowy powinny
spełniać co najmniej wymagania, o których mowa w Polskiej
Normie PN-90/B-92270; w przypadku gdy w kancelarii będą
przechowywane dokumenty lub materiały zawierające
informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, drzwi
należy wyposażyć w zamek drzwiowy dodatkowy, o którym
mowa w Polskiej Normie PN-90/B-92270;
Wymagania
4) okna kancelarii w pomieszczeniach o architekturze umożliwiającej
dostęp do nich, w szczególności gdy dolna krawędź okna znajduje się
na wysokości poniżej 5 m od poziomu otaczającego terenu lub górna
krawędź 3 m od poziomu dachu - powinny być zabezpieczone
stalowymi kratami zewnętrznymi lub wewnętrznymi z prętów o
przekroju co najmniej 16 mm, o oczkach nie większych niż 150 mm na
150 mm; dopuszcza się inne zabezpieczenia posiadające odporność na
włamanie nie mniejszą niż krata; 5) okna powinny być zabezpieczone
przed obserwacją z zewnątrz. 2. Kraty, o których mowa w ust. 1 pkt 4,
mogą być rozsuwane lub otwierane pod warunkiem ich zabezpieczenia
co najmniej jedną kłódką klasy 5 według Polskiej Normy PN-EN-12320.
3. W przypadku innego usytuowania okien niż określone w ust. 1 pkt 4,
okna zabezpiecza się siatką wykonaną z drutu stalowego lub innego
materiału o podobnych właściwościach, o grubości nie mniejszej niż 2
mm, o oczkach nie większych niż 20 mm na 20 mm lub innym
zabezpieczeniem posiadającym odporność na włamanie nie mniejszą
niż siatka.
W zależności od nadanej klauzuli tajności,
dokumenty lub materiały przechowywane są:
1) „poufne” - w szafach stalowych klasy A;
2) „tajne” - w szafach stalowych klasy B;
3) „ściśle tajne” - w szafach stalowych klasy C.
Wybrane przykłady, porównanie grubości
elementów konstrukcyjnych:
Klasa A co najmniej 1 mm
Klasa B co najmniej 3 mm
Klasa C co najmniej 5 mm
Szafy kancelarii tajnej
Szafa musi posiadać tabliczkę, wydaną przez
jednostkę certyfikującą, zamontowaną na
wewnętrznej, górnej stronie drzwi, zawierającą
następujące dane: a) nazwę wyrobu, b) nazwę
i kod identyfikacyjny producenta, typ i numer
modelu, c) numer fabryczny, rok produkcji,
klasę wyrobu, numer certyfikatu, d) masę.
Podstawa szafy musi posiadać te same
rozmiary co wierzch. W podstawie powinien
znajdować się zaślepiony otwór umożliwiający
zakotwiczenie jej do podłoża. Konstrukcja dna
szafy powinna wytrzymać siły minimum 50 kN.
Szafy kancelarii tajnej
Stanowiące tajemnicę państwową - zamek mechaniczny szyfrowy
o zmiennym nastawieniu szyfrowym, co najmniej trzytarczowy, o
cichym przesuwie, skoku nastawień nie większym niż jedna
działka i posiadający minimum 100 podziałek na pokrętle
(minimum 1 000 000 kombinacji). Czas otwarcia zamka przez
osobę nieuprawnioną drogą wybierania kolejnych kombinacji
powinien wynosić nie mniej niż 20 roboczogodzin. Zamek
powinien być zabezpieczony przed działaniem destrukcyjnym, w
tym przed przewierceniem i prześwietleniem radiologicznym
(promieniowanie co najmniej 10 curie, Co-60 z odległości 760
mm). Zmiana kombinacji powinna być blokowana i uaktywniana
kluczem od tyłu obudowy zamka. Dopuszcza się również
stosowanie zamka elektronicznego szyfrowego, pod warunkiem
spełnienia przez niego takich samych wymagań odporności na
włamanie co zamek mechaniczny szyfrowy.
Dodatkowe zamki do drzwi pomieszczeń, gdzie są
przechowywane dokumenty i materiały zawierające informacje
niejawne