Metody i techniki pracy w�ministracji

Metody i techniki pracy w administracji

wprowadzenie

pojecie metod i technik,
przez pojecie metod i technik należy rozumieć świadomie i konsekwentnie stosowany sposób postępowania dla osiągnięcia określonego celu. W tym przypadku chodzi o realizacje zadań nałożonych na administracje przez przepisy prawa.

wprowadzenie

instrukcja kancelaryjną określającą zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędzie w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą

wprowadzenie

Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,
prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,

wprowadzenie

wysyłanie korespondencji i przesyłek,
przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,
udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy.

wprowadzenie

Zakres stosowania instrukcji
Instrukcja dla gmin, powiatów i województw samorządowych może być stosowana w jednostkach organizacyjnych i osobach prawnych decyduje o tym wójt, starosta, marszałek.
instrukcja ma zastosowanie do informacji nie stanowiących tajemnicy państwowej (stosowanie przepisów odrębnych),

wprowadzenie

instrukcja dla gmin ma zastosowanie do informacji stanowiących tajemnicę służbową opatrzonych klauzulą „zastrzeżone”,
instrukcja dla powiatów, województw samorządowych oraz administracji rządowej w województwie ma zastosowanie do informacji stanowiących tajemnicę służbową opatrzonych klauzulą „zastrzeżone” i „poufne”.

Wprowadzenie

przypomnienie pojęć: organu,kompetencji, aparatu, urzędu, dekoncentracji,
organ

Jest to zawsze jedna osoba lub grupa osób,
Wyodrębniona organizacyjnie,
Posiada kompetencje przyznane przez ustawy,
Działa w imieniu państwa i na jego rachunek,
Jest uprawniona do korzystania ze środków władczych,
upoważnienia i rodzaje upoważnień.

Wprowadzenie

kompetencji,
pojecie urzędu,
dekoncentracje

wewnętrzna,
zewnętrzna.

Wprowadzenie

związanie administracji prawem,
zasady prawne funkcjonowania aparatu pomocniczego,

kompetencje,
organizacja,

ustawa,
regulamin organizacyjny, statut,

Wprowadzenie

zasady wykonywania czynności administracyjnych,

związanie administracji prawem,
ustawa,

np. zasady wydawania decyzji administracyjnych,
podejmowani uchwał.

instrukcja kancelaryjna,
przepisy wewnętrzne.

Wprowadzenie

upoważnienia,

pojęcie,
upoważnienie a pełnomocnictwo,
rodzaje upoważnień

oparte na ogólnej normie kompetencyjnej,

regulamin organizacyjny,
zakres obowiązków,

upoważnienie wynikające z innych przepisów prawa.

WPROWADZENIE

Struktura urzędu to układ wzajemnie powiązanych ze sobą ogniw mających określone cele i zadania. Struktura urzędu gminy powinna być na tyle elastyczna, aby mogła sprawnie funkcjonować w szybko zmieniającej się rzeczywistości, zatem powinna brać pod uwagę zmiany wewnątrz samej instytucji, jak również w jej otoczeniu zewnętrznym.

Efekty wprowadzenia struktury zadaniowej:

uzyskanie większej liczby wariantowych rozwiązań (efekt synergii),
sprawniejsze wychwytywanie błędów,
lepsza koordynacja prac,
lepsza jakość podejmowanych decyzji,
większa szansa na wdrożenie wypracowanego rozwiązania (projektu).

ZALETY STRUKTURY ZADANIOWEJ

wprowadzenie

analiza schematu organizacyjnego

WPROWADZENIE

§ 5
W Urzędzie tworzy się strukturę wydziałową.
Wydziały mogą dzielić się na referaty.
Wydziałami kierują Naczelnicy zatrudnieni w ramach stosunku pracy na podstawie mianowania i ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za organizację i wykonywanie zadań Wydziału.
Naczelnik otrzymuje mianowanie po okresie zatrudnienia w Urzędzie nie krótszym niż 6 miesięcy.

WPROWADZENIE

IV. Wydział Edukacji, Spraw Społecznych i Mieszkaniowych
1. W zakresie oświaty:
ustalanie sieci publicznych przedszkoli,
ustalanie planu sieci publicznych szkół podstawowych i gimnazjów oraz granic ich obwodów,

WPROWADZENIE

prowadzenie innych spraw w zakresie edukacji przedszkolnej oraz szkół podstawowych i gimnazjów na terenie Gminy,
dokonywanie oceny pracy dyrektorów podległych jednostek, we współdziałaniu z organami nadzoru pedagogicznego,
prowadzenie spraw związanych z zatwierdzaniem arkuszy organizacyjnych podległych jednostek,(…)þ

Przy znakowaniu spraw Wydział używa symbolu ESM.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy,
korespondencja - każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd,

Przyjmowanie i obieg korespondencji

załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),
łączność załącznika z pismem

fizyczna,
treściowa

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.
Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Kto w strukturze urzędu odpowiada za obieg korespondencji??

Kancelaria,

Przyjmowanie,
Rejestrowanie,
Podział korespondencji,
wysyłanie korespondencji

Sekretariaty.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Kancelaria,

wewnętrzną komórkę organizacyjną właściwego urzędu lub stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej,

Przyjmowanie i obieg korespondencji

sekretariat- stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna wójta (burmistrza, prezydenta miasta), jego zastępców lub kierowników wydziału urzędu gminy,

rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,

Przyjmowanie i obieg korespondencji

system rejestracji
dziennikowy
bezdziennikowy,

rejestrowy,
bezrejestrowy.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

system rejestracji jest najistotniejszym zagadnieniem każdej instrukcji kancelaryjnej,
system dziennikowy

Przyjmowanie i obieg korespondencji

system bezdziennikowy,

charakteryzuje się tym, że rejestracji podlegają sprawy a nie pisma,
rejestracja następuje w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Rejestrowanie korespondencji w systemie bezdziennikowym

- jest to wyłącznie czynność techniczna nie mająca wpływu na ustalenie znaku sprawy,

- jej celem jest ewidencjonowanie korespondencji napływającej lub napływającej i wypływającej z urzędu,

- ma znaczenie wyłącznie kontrolne.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Rejestracja korespondencji:

- dziennik podawczy, inaczej dziennik korespondencji (metoda tradycyjna w wersji papierowej),

- dziennik korespondencji prowadzony w formie elektronicznej.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Sprawdzenie-

Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania.
W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Otwieranie przesyłek

Tajemnica korespondencji,
Podział

Korespondencja podlegająca otwarciu,
Korespondencja nieotwierana,

zasada - korespondencja podlega otwarciu w kancelarii,
praktyka

Przyjmowanie i obieg korespondencji

wyjątki

adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,
stanowiących tajemnicę służbową, które przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom,
wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Sytuacje nietypowe -
Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem „poufne” okaże się, że zawiera ona wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie właściwej do jej odbioru osobie lub komórce organizacyjnej - z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowanie z depozytem.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Po otwarciu koperty sprawdza się:

czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Rodzaje przesyłek

Przesyłki,
Przesyłki specjalne.

Uwaga!!!!

Podział przesyłek ma znaczenie dla ich ewidencjonowania
Przesyłki przyjmuje kancelaria

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Przesyłki specjalnego rodzaju

telegramy, telefonogramy, dalekopisy,
faksy,
poczta elektroniczna,
pisma organów nadrzędnych (dotyczy administracji rządowej- przy gminach od organów naczelnych i centralnych),
pisma procesowe,
paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Przesyłki specjalnego rodzaju

kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju,

Uwaga !!!!!!!

wzór ustala kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych,

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Data wpływu -

Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach, oprócz daty wpływu, zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach - także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

PIECZĘĆ WPŁYWU KANCELARII OGÓLNEJ

Wzór pieczęci załącznikiem do rozporządzenia,
Umieszcza się ją w każdym lewym górnym rogu pierwszej strony pisma,
W przypadku pisma, które nie podlega otwieraniu na kopercie,
W ramach daty wpływu wskazujemy numer ewidencyjny rejestru kancelaryjnego.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,
dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,

Przyjmowanie i obieg korespondencji

w których brak nadawcy lub daty pisma,
mylnie skierowanych,
załączników nadesłanych bez pisma przewodniego;
w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich za wartością.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Koniec procedury-

kancelaria po wykonaniu czynności omówionych powyżej segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje sekretariatom i wydziałom.
przekazuje również korespondencje nie otwartą sekretariatom i wydziałom.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Koniec procedury-

kancelaria po wykonaniu czynności omówionych powyżej segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje sekretariatom i wydziałom.
przekazuje również korespondencje nie otwartą sekretariatom i wydziałom.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

kancelaria przekazuje za pośrednictwem sekretariatu następującą korespondencję kierownikowi urzędu

1) adresowaną do kierownika urzędu,

2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,

3) od organów naczelnych i centralnych, (np. w gminie wojewody i marszałka województwa, starosty, od organów gminy oraz organów związków międzygminnych),

Przyjmowanie i obieg korespondencji

4) zastrzeżoną dla kierownika urzedu,

5) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli

6) skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników, .

7) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania urzędu,

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Zastępca lub zastępcy kierownika urzędu:

1) imiennie do nich adresowaną,

2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy wojewodą a wicewojewodami, (wójtem a zastępcami).

Przyjmowanie i obieg korespondencji

czynności kancelaryjne sekretariatów ,

Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję,
jeżeli nie została wprowadzona do żadnego z rejestrów, rejestruje ją w dzienniku korespondencji i przekazuje odpowiednio: kierownikowi urzędu lub zastępcom kierownika urzędu,
następnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Kierownik urzędu lub jego zastępca, przeglądając korespondencję:

1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam,

2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe wydziały bądź stanowiska pracy.

Wzór formularza poleceń kierownika urzędu określają załączniki.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez wydziały bądź stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące:

1) sposobu załatwienia sprawy,

2) terminu załatwienia sprawy,

3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.

Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:

1) podlegającą załatwieniu przez kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu,

2) podlegającą załatwieniu przez wydziały.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Kierownicy wydziałów przeglądają korespondencję:

1) mającą dyspozycję kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu,

2) adresowaną do nich imiennie,

3) zawierającą ponaglenie i interwencje,

4) wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń, dotyczących sposobu ich załatwienia.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Podsumowanie- NALEŹY WYKONAĆ NASTĘPUJĄCE CZYNNOŚCI:

Przyjęcie korespondencji po sprawdzeniu jej prawidłowego zaadresowania oraz stanu opakowania,
Otwarcie przesyłki i ocena jej zawartości poza przesyłkami nie podlegającymi otwarciu, ewentualne podpięcie do pisma koperty,

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Wpisanie do rejestru kancelaryjnego lub rejestru specjalnego,
Nadanie przesyłce jej numeru ewidencyjnego
Umieszczenie na piśmie daty wpływu i numeru ewidencyjnego,

Przyjmowanie i obieg korespondencji

dokonanie pobieżnej oceny treści pisma
wydanie ewentualnego potwierdzenia wpłynięcia pisma,
podział korespondencji sekretariatom i wydziałom,
przekazanie zgodnie z właściwością korespondencji nie podlegającej otwieraniu,
Przeglądanie i podział korespondencji przez kierownika urzędu lub naczelników wydziałów,
Wpłyniecie korespondencji do osób załatwiających sprawę merytorycznie.

Metody i techniki pracy w administracji zajęcia nr 2

System kancelaryjny

Jednolity wykaz rzeczowy akt składa się z:

haseł klasyfikacyjnych (rzeczowych) i przyporządkowanych im symbolom klasyfikacyjnym pierwszego, drugiego i trzeciego, czwartego stopnia,
kategorii archiwalnej w komórce macierzystej i innych komórkach,
uwagi najczęściej dotyczą liczenia terminu przechowywania, odwołują się do przepisów szczególnych,

Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

System kancelaryjny

WYKAZ HASEŁ KLASYFIKACYJNYCH PIERWSZEGO RZĘDU

0 ZARZĄDZANIE
1 KADRY
2 ŚRODKI RZECZOWE
3 BUDŻET, PODATKI, RACHUNKOWOŚĆ

System kancelaryjny

4 KULTURA, SPORT, TURYSTYKA, OŚWIATA
5 SPRAWY OBYWATELSKIE, URZĘDY STANU CYWILNEGO, SPRAWY WOJSKOWE, OBRONA CYWILNA, STRAŻ POŻARNA, KOMUNIKACJA, DROGOWNICTWO, ŁĄCZNOŚĆ
6 ROLNICTWO, LEŚNICTWO, GOSPODARKA WODNA, PRZEMYSŁ, USŁUGI, HANDEL

System kancelaryjny

7 GOSPODARKA KOMUNALNA, MIESZKANIOWA, LOKALOWA, PRZESTRZENNA, BUDOWNICTWO, URBANISTYKA, ARCHITEKTURA, GEOLOGIA, OCHRONA ŚRODOWISKA
8 ZDROWIE, POMOC SPOŁECZNA, OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNE
9 ZATRUDNIENIE I SPRAWY SOCJALNE

System kancelaryjny

WYKAZ HASEŁ KLASYFIKACYJNYCH PIERWSZEGO, DRUGIEGO I TRZECIEGO RZĘDU

0 ZARZĄDZANIE
00 ORGANY JEDNOOSOBOWE I KOLEGIALNE
000 Przepisy prawne dotyczące organów jednoosobowych i kolegialnych

System kancelaryjny

9 ZATRUDNIENIE I SPRAWY SOCJALNE
90 ZATRUDNIENIE
900 Przepisy prawne dotyczące zatrudnienia
901 Plany i programy zatrudnienia (…)ţ
91 SPRAWY SOCJALNE
910 Przepisy prawne dotyczące spraw socjalnych
911 Fundusz Pracy

System kancelaryjny

Zarządzenie Nr 34/05

Burmistrza Miasta Mszczonowa

z dnia 12 października 2005r.

w sprawie rozbudowania rzeczowego wykazu akt

na podstawie § 15 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.), zarządza się co następuje:

System kancelaryjny

§ 1

W celu zapewnienia jednolitości w zakresie tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów powstałych w związku z realizacją zadań z zakresu oświadczeń majątkowych, rejestru korzyści oraz organizacji i przyznawania pomocy materialnej dla uczniów, rozbudowywuje się na potrzeby Urzędu Miejskiego w Mszczonowie ustalony rzeczowy wykaz akt o następujące symbole, hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne:

w haśle klasyfikacyjnym „ 11 ZATRUDNIENIE I WYNAGRADZANIE” - w tabeli czwartego rzędu ”114 OPINIOWANIE PRACOWNIKÓW”, dodaje się symbole klasyfikacyjne:

System kancelaryjny

1143 - oświadczenia majątkowe, kategoria archiwalna w komórce macierzystej B 6, w innych komórkach Bc,

1144 - rejestr korzyści, kategoria archiwalna w komórce macierzystej B 6, w innych komórkach Bc,

System kancelaryjny

OA.0810-1/05

Pan Dyrektor

Archiwum Państwowego

m.st. Warszawy

ul. Krzywe Koło 7

Oddział VI Nadzoru nad AZ

W związku z koniecznością rozbudowania rzeczowego wykazu akt dla zapewnienia jednolitości w zakresie tworzenia, ewidencjonowania przechowywania dokumentów powstałych w związku z realizacją zadań z zakresu oświadczeń majątkowych, rejestru korzyści oraz organizacji przyznawania pomocy materialnej dla uczniów, proszę o akceptację uzupełnień, stosowanie do § 15 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, zgodnie z podjętym Zarządzeniem Nr 34/05 Burmistrza Miasta Mszczonowa z dnia 12 października 2005r. stanowiącym załącznik do wniosku.

System kancelaryjny

pojęcie kategorii archiwalnej

kategoria archiwalna wskazuje czy dokument nią oznaczony ma wartość historyczna i jak długo oraz w jaki sposób jest przechowywany,

podstawowe kategorie to kategoria A i B,

System kancelaryjny

Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem „A” zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego.

System kancelaryjny

Kategoria B zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne,
B

Liczba arabska np. 50,
Bc,
BE,

B + liczba arabska

Cyfra arabska określa liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym,
Np. B 2 do B 50 (B 50 np. lista osób dopuszczonych do informacji niejawnych),

System kancelaryjny

Bc” Do dokumentacji oznaczonej tym symbolem „zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne,
Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.

System kancelaryjny

kategorii „BE”, dokumentacja zaliczana do przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji,

System kancelaryjny

okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;
wyjatki

System kancelaryjny

ZASADA
Zbiórki publiczne - zezwolenia, nadzór- 5022 B5
Zezwolenie wydane 15 maja 2005 r. może ulec brakowaniu 1 stycznia 2011 r.,
WYJĄTEK

Karty ewidencji czasu pracy B-10, Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika.

System kancelaryjny

Rejestracja sprawy

Wpisanie do spisu spraw,
Rejestracja w rejestrze kancelaryjnym.

Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego.

słowniczek

spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie,

spis spraw

Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych,
tworzy sie go dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz teczkę aktową,
wzór formularza spisu spraw zawiera załącznik do rozporządzenia.

czynności kancelaryjne

teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych.
Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy,
spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. WYJĄTEK- Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.

SŁOWNICZEK

Teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,

CZYNNOŚCI KANCELARYJNE

słowniczek

znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw,
Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.

CZYNOSCI KANCELARYJNE

prawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.

System kancelaryjny

Oznaczenie akt sprawy (znak sprawy)ţ

OO. 0181-10/ 03

symbol literowy komórki organizacyjnej,
symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, (symbol klasyfikacyjny trzeciego-czwartego-piętego stopnia),
numer zarejestrowania w spisie spraw,
dwie ostatnie cyfry roku,w którym sprawę wszczęto

OO. I Ap-r 0181-10/ 03

podteczki

Oznaczenie akt sprawy w sytuacji stworzenia podteczki
OO -0181-10-7/ 03
symbol literowy komórki organizacyjnej,
symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
numer zarejestrowania podteczki w spisie spraw,
numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki,
dwie ostatnie cyfry roku,w którym sprawę wszczęto

System kancelaryjny

Rodzaje rejestrów

rejestry obligatoryjne na podstawie instrukcji i innych aktów prawnych,
rejestry fakultatywne.

System kancelaryjny

W urzędzie prowadzone są następujące obligatoryjne rejestry kancelaryjne:

1) rejestr uchwał rady gminy i zarządzeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta),

2) rejestr skarg i wniosków,

3) rejestr aktów wewnętrznych,

4) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw

Rejestry

kiedy następuje rejestracja w rejestrze kancelaryjnym
czym różni się od rejestracji w spisie spraw,
zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej.

System kancelaryjny

dokumenty nie podlegające rejestracji,

publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),
potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,
zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

System kancelaryjny

Materiały archiwalne (A) i dokumentacja niearchiwalna (B),
zasady postępowania z materiałami archiwalnymi określa ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporzadzenie wykonawcze,
Dokumenty elektroniczne.

System archiwalny

materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne.

system archiwalny

Narodowy zasób archiwalny, w zależności od stosunku własności materiałów archiwalnych, dzieli się na:

1) państwowy zasób archiwalny;

2) niepaństwowy zasób archiwalny.

System kancelaryjny

Narodowy zasób archiwalny to dokumentacja mająca znaczenie jako źródło informacji m. in. o:

działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami,
działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych.

System kancelaryjny

Art. 2. 1. Narodowy zasób archiwalny służy nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli.

Art. 3. Materiały archiwalne stanowiące narodowy zasób archiwalny przechowuje się wieczyście.

system archiwalny

państwowy zasób archiwalny tworzą materiały powstałe m. in. w wyniku działalności:

organów państwowych,
państwowych jednostek organizacyjnych,
organów samorządu terytorialnego.

Podmioty te są zobowiązane zapewnić materiałom archiwalny:

należyte warunki przechowywania,
chronić przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą,
zapewnić należyte warunki konserwacji.

System kancelaryjny

Art. 4. 1. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

system archiwalny

Art. 33. 1. Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne.
piecze nad państwowym zasobem archiwalnym sprawują:

archiwa państwowe,
archiwa zakładowe.

system archiwalny

Art. 52. 1. Kto, posiadając szczególny obowiązek ochrony materiałów archiwalnych, uszkadza je lub niszczy,

podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

2. Jeżeli sprawca działa nieumyślnie,

podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

system kancelaryjny

zasady postępowania z aktami po załatwieniu sprawy

kategoria Bc,
B z liczba arabską,
BE z liczbą arabską,
kategoria A.

System kancelaryjny

Zasady przyjmowania akt spraw zakończonych,
Z akt spraw zakończonych potrzebne do bieżącej pracy komórka może korzystać na prawach wypożyczenia z archiwum zakładowego.
termin przekazywania.

Archiwum

archiwum zakładowe,

pomieszczenia,
usytuowanie i wymogi

CZYNNOŚCI KANCELARYJNE

opis teczki aktowej

System kancelaryjny

Uporządkowanie akt, czyli „wielkie sprzątanie w teczkach”,

ZASADY POSTĘPOWANIA

1. Pierwszy etap „porządków”

Teczkę aktową rozpoczyna spis spraw,
Ułożenie akt według spisu spraw lub rejestrów od 1-…..,
Ułożenie chronologiczne pism w ramach sprawy od pisma pierwszego do ostatniego,
Numeracja stron akt,

System kancelaryjny

wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,
ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,
opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,

System kancelaryjny

2. „Wiosenne porządki” czyli szczególne obowiązki wobec materiałów archiwalnych

przesznurowanie całości akt,
ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym
oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce.

opis teczki aktowej

System kancelaryjny

Znak teczki

Wydział Finansowy (Fn)ţ

Dokumentacja zamówień publicznych
Znak teczki Fn-342,
tytuł teczki „Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych”

System kancelaryjny

daty krańcowe (skrajne), to jest data najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału archiwalnego lub niearchiwalnego w teczce;

System kancelaryjny

Zasady przechowywania akt w archiwum,
Rejestrowanie akt w archiwum

archiwum zakładowe rejestruje swoje spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych (zwanych dalej rejestrem spisów),
nadaje im kolejne numery z niego wynikające,
przyjęte teczki akt archiwum oznacza swoją sygnaturą- numer spisu łamany numer pozycji danego spisu.

System kancelaryjny

Spis zdawczo-odbiorczy z Wydziału Finansowego,
Rejestracja w rejestrze spisów pod numerem 10,
Teczka Fn-341 była zarejestrowana w spisie zdawczo-odbiorczym pod nr 3,
Sygnatura archiwalna teczki Fn-341= 10/3 lub Arch 10/3 (skrót literowy nie wymaga go instrukcja).

System kancelaryjny

Środki ewidencyjne archiwum zakładowego

wykaz spisów zdawczo-odbiorczych,
Spisy zdawczo-odbiorcze,
Protokoły o braku, uszkodzeniu akt,
Karty udostępnienia akt,
Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej łącznie ze spisami dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę.

System kancelaryjny

przechowywanie akt

pomieszczenia archiwum,
do przechowywania akt służą regały oznaczone cyframi rzymskimi z półkami oznaczonymi cyframi arabskimi

System kancelaryjny

materiały oznaczone kategorią A umieszcza się na odrębnej półce,

problemy praktyczne z funkcjonowaniem archiwum zakładowego,

System kancelaryjny

Udostępnienie akt - cele

Dla celów służbowych (dla potrzeb jednostki organizacyjnej)ţ
Na żądanie organów kontrolnych,
Dla celów naukowo-badawczych.

udostepnienie akt nie dokumentów,
udostepnienie poza lokal archiwum zgoda kierownika jednostki,

System kancelaryjny

Likwidacja jednostki:

Przekazanie materiału archiwalnego (A) do archiwum państwowego, chyba że jest on niezbędny jednostce przejmującej zadania,

dokumentację niearchiwalną (kategorii B) - urzędowi przejmującemu sprawy jednostki,
Administracja rządowa- podmiotowi właściwemu rzeczowo,
Podział jednostki - akt likwidacyjny,
Możliwość odpłatnego przekazania.

System kancelaryjny

Brakowanie-polega na ocenie przydatności dokumentacji niearchiwalnej dla celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę lub zniszczenie.

System kancelaryjny

zgoda na brakowanie,

jednorazowa (wyraża dyrektor miejscowo właściwego archiwum państwowego).
generalna (wyraża Naczelny Dyrektor Archium Państwowego).

System kancelaryjny

Procedura związana z brakowaniem dokumentów:

zapoznanie się z obowiązującymi przepisami dotyczącymi czasu przechowywania akt,
Sprawdzenie stanu materiału archiwalnego i uzupełnienie go o ewentualny materiał zastępczy,
Spisanie na odpowiednim formularzu dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął,

System kancelaryjny

W oddzielnym spisie umieszczamy akta opatrzone kategorią BE- wymagają one bowiem ekspertyzy archiwalnej,
Ew. udzielenie zgody na brakowanie dokumentów,
Przekazanie na makulaturę lub poddanie zniszczeniu.

System kancelaryjny

§ 49. 1. Podstawą sporządzenia kopii dokumentu

wykonania określonego nakładu jest polecenie

kierownika wydziału lub upoważnionej osoby.

2. Dyspozycja polecenia zawiera:

1) zwięzłe oznaczenie dokumentu,

2) format,

3) nakład,

4) datę,

5) podpis kierownika wydziału lub upoważnionej osoby.

System kancelaryjny

Dostęp do informacji publicznej:

USTAWA z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198 z późn. zm.)ţ
Obowiązki urzędu,

Art. 12 ust. 2 Podmiot udostępniający informację publiczną jest obowiązany zapewnić możliwość:

1) kopiowania informacji publicznej albo jej wydruk lub

2) przesłania informacji publicznej albo przeniesienia jej na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informacji.

System kancelaryjny

Dostęp do informacji bezpłatny,
Wyjątek,
Za co opłaty,
Kserokopie,
Wydruk,
Przegranie na płytę CD lub dyskietkę
Ewentualne ze skanowanie dokumentu.

System kancelaryjny

Art. 15. 1. Jeżeli w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek, o którym mowa w art. 10 ust. 1, podmiot obowiązany do udostępnienia ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, podmiot ten może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom.

System kancelaryjny

Art. 73 kpa § 1. W każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów.

§ 2. Strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony.

System kancelaryjny

Uwierzytelnienie polega na dostarczeniu stronie sporządzonego przez organ i uwierzytelnionego odpisu z akt sprawy lub tylko opatrzeniu przez ten organ poświadczenia o zgodności z oryginałem odpisu sporządzonego przez stronę.

System kancelaryjny

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego -brak daty, II SA/Wa 2269/2004, Rzeczpospolita 2005/201 str. C1

„Organ administracji nie ma obowiązku wykonywania i doręczania stronom postępowania kserokopii akt sprawy”.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 lipca 1996 r. SA/Sz 2308/95, SA/Sz 2309/95

„Przepis art. 73 § 1 kpa nie przewiduje możliwości wydania dokumentów z akt sprawy, lecz umożliwia stronie sporządzenie notatek i odpisów”.

System kancelaryjny

Ustawa z 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. 2005 r. Nr 190 poz. 1606 z późn. zm.) ,

Art. 26. Urzędy terenowych organów administracji rządowej oraz organów samorządu terytorialnego prowadzą zbiory Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz Monitora Polskiego B i udostępniają je nieodpłatnie do powszechnego wglądu w miejscach do tego przeznaczonych w siedzibach i w godzinach pracy urzędu.

System kancelaryjny

Art. 29b. Terenowe organy administracji rządowej na terenie swojego działania zapewniają udostępnianie do nieodpłatnego, powszechnego wglądu zbiorów Dziennika UE w języku polskim w wersji papierowej lub elektronicznej. Informacja o miejscu i terminach udostępniania powinna być podana w urzędzie terenowego organu administracji rządowej.

System kancelaryjny

Art. 27. 1. Organy wydające dzienniki urzędowe prowadzą zbiory tych dzienników.
2. Do każdego rocznika dzienników urzędowych, o których mowa w ust. 1, wydaje się skorowidz za rok ubiegły w terminie do dnia 31 marca.

System kancelaryjny

Art. 28. 1. Starostwo powiatowe gromadzi i udostępnia zbiór aktów prawa miejscowego ustanowionych przez powiat.

2. Urząd gminy prowadzi zbiór przepisów gminnych dostępny do powszechnego wglądu w jego siedzibie.

System kancelaryjny

Art. 28a. W przypadkach, o których mowa w art. 26, art. 27 ust. 3 i art. 28, udostępnienie wydruków aktów normatywnych lub innych aktów prawnych jest odpłatne. Kierownik urzędu, w którym są udostępnione do powszechnego wglądu dzienniki urzędowe, zbiory aktów prawa miejscowego ustanowionych przez powiat albo zbiory przepisów gminnych, ustala cenę arkusza wydruku aktu normatywnego lub innego aktu prawnego, tak aby wydruk ten mógł być powszechnie dostępny, a cena pokrywała koszty udostępnienia tych wydruków.

System kancelaryjny

Art. 28b. 1. Dzienniki urzędowe, zbiory aktów prawa miejscowego ustanowionych przez powiat i zbiory przepisów gminnych albo zawarte w nich akty normatywne i inne akty prawne udostępnia się:

1) nieodpłatnie poprzez środki komunikacji elektronicznej,

2) odpłatnie za pomocą informatycznych nośników danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

System kancelaryjny

Zbiór wspomagający- jest to zbiór, który służy pracownikom urzędu,
W zbiorach wspomagających urzędów mogą być przechowywane:

1) przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepisów,

2) publikacje (opracowania) własne i wydawnictwa obce zakwalifikowane do zbiorów.

Zbiory podlegają wydziałom załatwiającym sprawy budżetowe i gospodarcze.

System kancelaryjny

Art. 16 ust. 1 ustawy o informatyzacji:

Podmiot publiczny, prowadząc wymianę informacji, jest obowiązany zapewnić możliwość wymiany informacji również w formie elektronicznej przez wymianę dokumentów elektronicznych związanych z załatwianiem spraw należących do jego zakresu działania, przy wykorzystaniu informatycznych nośników danych lub środków komunikacji elektronicznej.

System kancelaryjny

Art. 5 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym:
Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisem własnoręcznym, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

System kancelaryjny

Art. 58 ust. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym:
W terminie do dnia 1 maja 2008 r. organy władzy publicznej umożliwią odbiorcom usług certyfikacyjnych wnoszenie podań i wniosków oraz innych czynności w postaci elektronicznej w przypadkach, gdy przepisy prawa wymagają składania ich w określonej formie lub według określonego wzoru.

System kancelaryjny

Art. 39. § 1. Doręczenie może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona:
1) wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie albo
2) wyraziła zgodę na doręczenie jej pism za pomocą tych środków.

System kancelaryjny

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi

System kancelaryjny

pojęcie dokumentu elektronicznego,

dokument elektroniczny - stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych;

System kancelaryjny

Dokumenty elektroniczne:

Nie podlegające ewidencjonowaniu,
Ewidencjonowane,

materiały archiwalne;
dokumenty niestanowiące materiałów archiwalnych.

System kancelaryjny

dokumenty ewidencjonowane to dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw

System kancelaryjny

rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych

System kancelaryjny

Metadanymi w rozumieniu rozporządzenia jest zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.

System kancelaryjny

Niezbędnymi elementami struktury dokumentów elektronicznych są następujące metadane:

1) identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;

2) twórca - podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu;

System kancelaryjny

3) tytuł - nazwa nadana dokumentowi;

4) data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;

5) format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu;

System kancelaryjny

6) dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument;

7) typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo);

System kancelaryjny

8) relacja - określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;

9) odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;

System kancelaryjny

10) grupowanie - wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;

11) kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu;

System kancelaryjny

12) język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;

13) opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu;

14) uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 29 września 2005 r. W sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. Nr 200 poz. 1651)ţ

Przyjmowanie i obieg korespondencji

zasady doręczania

Dokumentu elektronicznego za pośrednictwem poczty elektronicznej,
Dokumentu elektronicznego na nośniku informatycznym

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Doręczenia dokumentu elektronicznego na informatycznych nośnikach danych dokonuje się przez:

1) przeniesienie odebranego dokumentu elektronicznego z informatycznego nośnika danych do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego będącego adresatem tego dokumentu;

2) automatyczne wytworzenie przez system, o którym mowa w pkt 1, urzędowego poświadczenia odbioru;

3) zapisanie urzędowego poświadczenia odbioru na tym samym informatycznym nośniku danych, z którego dokument elektroniczny przeniesiono do systemu, o którym mowa w pkt 1.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Doręczenia dokumentu elektronicznego za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej dokonuje się przez:

1) wprowadzenie odebranego dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego będącego adresatem tego dokumentu;

2) automatyczne wytworzenie przez system, o którym mowa w pkt 1, urzędowego poświadczenia odbioru;

3) odesłanie nadawcy dokumentu elektronicznego urzędowego poświadczenia odbioru.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

urzędowe poświadczenie odbioru - dane elektroniczne dołączone do dokumentu elektronicznego doręczonego podmiotowi publicznemu lub połączone z tym dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest rozpoznawalna

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Urzędowe poświadczenie odbioru musi zawierać:

a) pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny,

b) datę i czas doręczenia dokumentu elektronicznego rozumiane jako data i czas wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego,

c) datę i czas wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru;

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Podmiot publiczny przechowuje wytworzone urzędowe poświadczenie odbioru przez okres, przez jaki jest obowiązany przechowywać dokument elektroniczny opatrzony tym poświadczeniem.

Przyjmowanie i obieg korespondencji

Podmiot publiczny informuje w sposób powszechnie dostępny, między innymi w w Biuletynie Informacji Publicznej, o:

sposobie doręczania dokumentów elektronicznych temu podmiotowi, w tym o:
udostępnionym adresie elektronicznej skrzynki podawczej,
rodzajach informatycznych nośników danych, na których może zostać zapisane urzędowe poświadczenie odbioru;
innych wymaganiach określonych przepisami prawa dotyczących doręczania dokumentów elektronicznych, jeżeli ich zachowanie jest niezbędne do otrzymania przez nadawcę urzędowego poświadczenia odbioru.

atestowane urządzenia niszczące gwarantujące uzyskanie 4 klasy tajności wg normy DIN 32757

Metody i techniki pracy w administracji

Dr Agnieszka Piskorz-Ryń

System kancelaryjny

Załatwienie spraw może być:
1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,

2) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

Załatwienie sprawy

format,

A4,(format podstawowy)þ

pionowo

A5 (format dodatkowy),

Pionowo lub poziomo,

Załatwienie sprawy

Dodatkowe adnotacje:

Lista osób otrzymujących pismo do wiadomości (Otrzymują do wiadomości:),
Załączniki z podaniem numerów porządkowych,
Termin wyznaczony do załatwienia sprawy,
Parafka referenta i data sporządzenia pisma (wyłącznie na kopii).

Załatwienie sprawy

Pieczecie

Postanowienia instrukcji,
Rozwiązania wariantowe,
Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach załatwianych z upoważnienia marszałka województwa:

Załatwienie sprawy

Wzory pieczęci podpisowych stosowanych przez komisarzy rządowych i osoby pełniące funkcję organów gminy:

BURMISTRZ

KOMISARZ RZĄDOWY OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW GMINY

imię i nazwisko

2)þ

RADA MIEJSKA

KOMISARZ RZĄDOWY OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW GMINY

imię i nazwisko

Załatwienie sprawy

Tryb 1- sprawy skomplikowane

Projekt pisma
sporządzenie czystopisu

Tryb 2 (sprawy nieskomplikowane)- sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, referent przedkłada czystopis wraz z kopią do podpisania.

Załatwienie sprawy

Forma odręczna jest:

skróconym sposobem załatwienia sprawy,
polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia,

Załatwienie sprawy

Referenci załatwiają sprawy według:

kolejności ich wpływu
stopnia pilności.

Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

Zasady załatwiania spraw

Opłata skarbowa regulacja prawna,
Postanowienia instrukcji kancelaryjnej,
Wysokość opłaty,
Co w sytuacji opłaty w kwocie wyższej niż wymagana.

Zasady załatwiania spraw

Kasowanie- jest to czynność polegająca na oznaczeniu znaku opłaty skarbowej w taki sposób, który uniemożliwia jego ponowne wykorzystanie i pozostawia „ślad” na dokumencie lub sąsiednich znakach.

Zasady załatwiania spraw

Rozpatrzenie podania, dokonanie czynności urzędowej, a także wydanie świadectwa lub zezwolenia podlegających opłacie skarbowej należy uzależnić od uiszczenia tej opłaty - zasada,
Wezwanie,

Zasady załatwiania spraw

Rozpatrzenie podania, pomimo nieuiszczenia opłaty skarbowej, może nastąpić tylko w przypadkach, gdy:

1) za niezwłocznym rozpatrzeniem przemawiają względy społeczne lub ważny interes strony,

2) wniesienie podania stanowi czynność, dla której jest ustanowiony termin wniesienia,

3) podanie wniosła osoba zamieszkała za granicą bez pośrednictwa polskiego urzędu konsularnego.

Zasady załatwiania spraw

Zwrot opłaty,
Zwolnienie od opłat,

Nadzór nad przestrzeganiem instrukcji,

Obowiązki kierownika urzędu,
Obowiązki naczelników wydziałów,

Zasady załatwiania spraw

Obowiązki kierownika wydziału w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania Instrukcji przez pracowników wydziału i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu:

1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,

2) prawidłowości załatwiania spraw,

3) terminowości załatwiania spraw,

Zasady załatwiania spraw

4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego Instrukcją,

5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kasowania znaczków,

6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w § 27,

7) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.

Zasady załatwiania spraw

Do obowiązków kierownika wydziału należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników wydziału, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. Celowe jest prowadzenie przez każdego referenta podręcznych skorowidzów przepisów (skorowidze te powinny być bieżąco aktualizowane).

Instrukcja kancelaryjna

§ 52. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w urzędach, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.

Instrukcja kancelaryjna

Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w urzędach osobie z wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w komórce organizacyjnej właściwej do spraw organizacji urzędu.

Instrukcja kancelaryjna

Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu Internet) jest możliwe wyłącznie w wydzielonych i nie podłączonych do wewnętrznej sieci informatycznej urzędu stanowiskach komputerowych.

Instrukcja kancelaryjna

§ 53. 1. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:

1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej,

Instrukcja kancelaryjna

2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrz urzędową pocztą elektroniczną,

3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz urzędów,

Instrukcja kancelaryjna

4) udostępnienia upoważnionym pracownikom:

zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego,
zakupionych baz danych,
utworzonych w urzędzie baz danych

Instrukcja kancelaryjna

5) współdziałania z dostępnymi bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej,

6) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,

7) tworzenia i udostępniania zbiorowego kalendarza zajęć kierowników urzędu,

Instrukcja kancelaryjna

8) monitorowania zaleceń kierownika urzędu,

9) monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz urzędu,

10) umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o urzędzie, kadrze kierowniczej i kompetencjach,

11) informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw.

Instrukcja kancelaryjna

Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

Instrukcja kancelaryjna

Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:
1) system haseł identyfikujących pracownika,

2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień,

3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych lub kart obiegowych.

Instrukcja kancelaryjna

Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:

1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:

operacyjnego,
narzędziowego,
aplikacyjnego,

Instrukcja kancelaryjna

2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu,

3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu,

Instrukcja kancelaryjna

4) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu poza gmachem urzędu.

Instrukcja kancelaryjna

Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych (z wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej urzędu i z zainstalowanym programem antywirusowym).

Działalność uchwałodawcza w administracji

Działalność uchwałodawcza rady gminy, rady powiatu i sejmiku województwa,

Postanowienia ustawowe,
Postanowienia statutowe,
Tryb uchwałodawczy.

rola komisji,
Organ uchwałodawczy a organ wykonawczy.

Działalność uchwałodawcza w administracji

Proces uchwałodawczy:

Przygotowanie projektu (inicjatywa uchwałodawcza),
Praca w komisji,
Przesłanie projektu radnym,
Sesja,
Głosowanie.

Działalność uchwałodawcza w administracji

Rola przewodniczącego organu uchwałodawczego

Postanowienia samorządowych ustaw ustrojowych,
Kompetencje z innych ustaw,

Działalność uchwałodawcza w administracji

Zwołanie sesji,

Sesje zwyczajne i nadzwyczajne,

Termin sesji zwyczajnej,

Nie rzadziej niż raz na kwartał,
Statut,

Zwołanie sesji nadzwyczajnej,
Przygotowanie sesji,

Porządek obrad,
Przygotowanie materiałów na sesję,
Zaproszenie gości.

Działalność uchwałodawcza w administracji

Uprawnienia przewodniczącego w trakcie sesji,

otwiera i zamyka sesję,
sprawdza istnienie quorum na początku sesji i w trakcie jej trwania, w przypadkach budzących wątpliwości oraz na wniosek radnych,
udziela i odbiera głos,
zarządza i przeprowadza głosowanie nad projektami uchwał.

Działalność uchwałodawcza w administracji

Inicjatywa uchwałodawcza,

Organ wykonawczy,
Radni

Grupa radnych,
Kluby radnych,

Mieszkańcy.

Działalność uchwałodawcza w administracji

Praca w komisji,
Umieszczenie projektu w porządku obrad i przekazanie go radnym,

Postanowienia ustawowe,

Działalność uchwałodawcza w administracji

Przebieg sesji,

Otwarcie,
Pojęcie sesji,
Sesja a posiedzenie,
Zabieranie głosu przez radnych,
Zamknięcie dyskusji,
wnioski formalne,
Poddanie uchwały pod głosowanie,

Działalność uchwałodawcza w administracji

Wnioski formalne,

ograniczenie czasu dyskusji,
ograniczenie dyskusji wyłącznie do wysłuchania klubów radnych,
wyrażenie opinii przez radcę prawnego przed przystąpieniem do głosowania,
głosowanie bez dyskusji,
przeprowadzenie głosowania imiennego,
ponowne przeliczenie głosów,

Działalność uchwałodawcza w administracji

Głosowanie,

Rodzaje głosowania,

Jawne i tajne,
Jawne-

Imienne,
Przez podniesienie ręki,

Quorum (połowa ustawowego składu organu uchwałodawczego),
Większości,
Głos przewodniczącego.