Terminy czynności prawnych organów samorządowych.
Podstawowym zadaniem terminów czynności prawnych jest regulowanie płynności postępowania administracyjnego, dyscyplinowanie urzędników oraz stron, a także zapewnienie bezpieczeństwa i pewności decyzji administracyjnych. Kodeks postępowania administracyjnego przewiduje kilka rodzajów terminów. Podstawowy podział to terminy wyraźnie określone przez przepisy oraz te, które oznaczone są względnie. Do pierwszych zaliczamy wszystkie, które określone są w dniach miesiącach, latach lub mają wyznaczoną konkretna datę, np.: 7 dniowy termin na złożenie prośby o przywrócenie utraconego terminu. Do terminów określonych względnie zaliczymy wszystkie te, które nie zawierają konkretnej daty, ale wskazują jakiś czas działania. Przykładowo są to : niezwłoczne załatwienie sprawy, bez zbędnej zwłoki, z możliwym pośpiechem. Najważniejsze w praktyce są terminy zawite. Istotą terminu zawitego jest to, że jego upływ prowadzi do wygaśnięcia określonego uprawnienia. Przekroczenie terminu zawitego powoduje, że czynność dokonana po jego upływie jest nieważna i prawnie bezskuteczna np. nie podlega przywróceniu termin do wniesienia opłaty od odwołania od decyzji, zgodnie z art. 261 § 1 i § 4 pkt 2 k.p.a., nie powoduje on bezskuteczności odwołania.
Szczególnie ważne jest prawidłowe obliczanie terminów. Jest to niezmiernie istotnie, jeśli urzędnik nie chce narazić się na zarzut bezczynności lub przewlekłości postępowania. Artykuł 57 k.p.a. określa, w jaki sposób należy obliczać terminy. I tak, jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło Oznacza to, że dzień np. wydania decyzji nie jest uwzględniony przy obliczaniu terminu. Dopiero dzień następny brany jest pod uwagę. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu. Wszystkie terminy określone w tygodniach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim tygodniu, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu. To oznacza, że jeżeli dla dokonania jakiejś czynności ustanowiono termin tygodniowy w czwartek 5 marca, to termin tygodniowy kończy się w czwartek 12 marca o godz. 24.00. Natomiast terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia nie było w ostatnim miesiącu - w ostatnim dniu takiego miesiąca. Przykładowo jeżeli organ odwoławczy otrzymał odwołanie 30 stycznia, a sprawę powinien załatwić w ciągu miesiąca , to termin załatwienia sprawy upływa 28 lub 29 lutego, jeśli jest to rok przestępny. Należy pamiętać, że gdy termin kończy się w dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień uważa się najbliższy dzień powszedni.
W razie uchybienia terminu, należy przywrócić termin na prośbę zainteresowanego, jeżeli uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy. Prośbę o przywrócenie terminu należy wnieść w ciągu siedmiu dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminu. Jednocześnie z wniesieniem prośby należy dopełnić czynności, dla której określony był termin.
Jeżeli mowa o terminach załatwiania spraw administracyjnych obowiązują one zarówno organ administracyjny jak i stronę postępowania. Terminy wiążą się bezpośrednio, o czym niestety urzędnicy dość często zapominają, z zasadą szybkości postępowania. Przepisy art.35-38 k.p.a. precyzują czas, w jakim urzędnicy powinni załatwić sprawę, a także skutki uchybień określonych potocznie jako bezczynność. Zasadą jest, że organy administracji obowiązane są załatwić sprawę bez zbędnej zwłoki. W myśl przepisów kodeksu, niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie faktów i dowodów powszechnie znanych z urzędu organowi,, przed którymi toczy się postępowanie, bądź możliwych do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Z kolei załatwienie sprawy wymagającej postępowanie wyjaśniające powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. W przypadku postępowania odwoławczego sprawa powinna zostać załatwiona również w ciągu miesiąca.
Organ administracyjny może w pewnych wypadkach legalnie wydłużyć termin załatwienia sprawy. I tak do terminów załatwienia sprawy nie wlicza się: okresów zawieszenie postępowania, choćby w czasie jego trwania zostały podjęte jakiekolwiek czynności niecierpiące zwłoki, okresów opóźnień zawinionych przez strony, np. strona nie dostarczyła w umownym dniu koniecznych dokumentów, będących tylko w jej posiadaniu uczyniła to z 5-tygodniowym opóźnieniem, okresów opóźnień niezależnych od organów, np. kataklizmy. Bezskuteczny upływ terminu załatwienia sprawy wiąże się z pewnymi nowymi obowiązkami. Organ prowadzący postępowanie powinien każdorazowo, w przypadku nie załatwienia sprawy w określonym terminie, zawiadomić strony postępowania, podając przyczyny zwłoki i wskazać nowy termin załatwienia sprawy.
Terminy czynności organów samorządowych odnoszą się nie tylko do załatwienia konkretnej sprawy administracyjnej ale również do terminu wyboru zarządu, terminu wyboru organu wykonawczego, terminu rozpatrzenia wniosku, terminu przedłożenia uchwały lub zarządzenia wojewodzie lub regionalnej izbie obrachunkowej.
Jeżeli chodzi o terminy maksymalne, których niedotrzymanie wywołuje zasadnicze skutki prawne to jednym z takich terminów jest wybór przez rade zarządu. Termin wymagany do dokonania wyboru zarządu powiatu i zarządu województwa wynosi 3 miesiące. Taki sam trzymiesięczny termin obowiązuje w wypadku odwołania albo rezygnacji całego zarządu w toku kadencji. Jeżeli rada w przepisanym terminie nie wybierze zarządu, ulega rozwiązaniu z mocy samego prawa.
Jeżeli z pracy w zarządzie zrezygnował człowiek niebędący przewodniczącym tego organu, wówczas starosta i marszałek przedstawia odpowiednio radzie powiatu bądź sejmikowi województwa nową kandydaturę na nowego członka zarządu. Kandydatura powinna być przedstawiona przed upływem miesiąca od dnia przyjęcia rezygnacji. Również w terminie miesiąca przewodniczący zarządu jest zobowiązany do przedstawienia kandydatur nowych członków zarządu powiatu ( zarządu województwa) w wypadku odwołania członka zarządu (niebędącego przewodniczący zarządu).
Termin wyboru organu wykonawczego, czyli wybory wójtów gmin (burmistrzów i prezydentów) zarządza co 4 lata Prezes Rady Ministrów, łącznie z wyborami do rad gmin. Wyborów przedterminowych z powodu wygaśnięcia mandatu wójta przed upływem kadencji nie przeprowadza się, jeżeli data wyborów przedterminowych miałaby przypaść w okresie 6 miesięcy przed zakończeniem kadencji wójta. Odpowiedzialność za terminowe przeprowadzenie wyborów wójta gminy spoczywa na Prezesie Rady Ministrów.
Znane są również minimalne terminy, jakich organ powinien przestrzegać. Przykładowo odwołanie zarządu z powodu nieuzyskania przez niego absolutorium nie może nastąpić wcześniej niż po upływie 14 dni od odmowy absolutorium. Również w wypadku wniosku o przeprowadzenie referendum dla odwołania wójta z przyczyny innej niż odmowa udzielenia absolutorium wymaga się, aby od zgłoszenia wniosku o referendum do zwołania sesji mającej za przedmiot ten wniosek upłynęło nie mniej niż 14 dni. Rodziców uczniów likwidowanej szkoły należy powiadomić o planowanej likwidacji nie później niż na 6 miesięcy przed upływem roku szkolnego.
Występują też terminy o zróżnicowanym znaczeniu. Niedochowanie siedmiodniowego terminu doręczenia uchwały wojewodzie nie powoduje nieważności uchwały ani bezskuteczności doręczenia, a jedynie przedłuża termin wykonania kompetencji nadzorczych przez wojewodę, bez konieczności składania skargi do sądu administracyjnego, sądowy zaś umożliwia stwierdzenie nieważności uchwały nawet po upływie roku po jej podjęciu.
.Wójt obowiązany jest do przedłożenia wojewodzie uchwał rady gminy w ciągu 7 dni od dnia ich podjęcia. Natomiast przepisy porządkowe musi przedłożyć w ciągu 2 dni od ich ustanowienia. Dodatkowo wójt ma obowiązek przedkładać Regionalnej Izbie Obrachunkowej, uchwałę budżetową, uchwałę w sprawie absolutorium oraz inne uchwały rady gminy i zarządzenia wójta objęte zakresem nadzoru Regionalnej Izby Obrachunkowej. Terminy te mają charakter instrukcyjny , gdyż przekroczenie przez wójta burmistrza terminu przedłożenia wojewodzie uchwały rady nie pociąga za sobą ujemnych skutków prawnych co do samej uchwały, jak i co do możliwości podjęcia działań nadzorczych przez wojewodę. Opóźnienie w doręczeniu skutkuje natomiast odpowiednim przesunięciem początku biegu trzydziestodniowego terminu do wydania rozstrzygnięcia nadzorczego, tak by zawsze rozpoczynał się on z dniem doręczenia uchwały lub zarządzenia organowi nadzoru.
Najczęściej nie ma żadnego terminu na podjecie uchwały, zatem radzie ( sejmikowi) nie można udowodnić bezczynności. Dla mieszkańców często ten brak bywa dokuczliwy, ale zazwyczaj przyjmuje się że mieszkaniec nie ma roszczenia o podjecie uchwały normatywnej przez rade ( sejmik), a w konsekwencji brak uchwały nie daje podstaw stawiania zarzutu bezczynności, chyba że przepis szczególny w konkretnej sprawie stanowi inaczej. W wielu przypadkach termin będzie zaledwie instrukcyjny (co oznacza, że jego uchybienie nie wywołuje żądnych skutków prawnych), a w innych niedochowanie ustawowego terminu rodzi konsekwencje określone w prawie przedmiotowym
Bibliografia.
Bandarzewski K., Prawo samorządu terytorialnego w Polsce, Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis, Warszawa 2006
Chmaj M., Ustrój samorządu terytorialnego w Polsce, Oficyna Wydawnicza Wyższej Szkoły Handlu i Prawa im. Ryszarda Łazarskiego, Warszawa 2005