2.2.2. System bezdziennikowy

Podstawą systemu bezdziennikowego jest wykaz akt, w oparciu o który klasyfikuje się pisma wpływające do przedsiębiorstwa, oraz pisma powstające w tym przedsiębiorstwie. Przy konstruowaniu wykazu akt należy wszystkie sprawy, które mogą wystąpić w danym podmiocie gosp. podzielić na 10 grup o numerach od 0 do 9. Np:

0 - Organizacja i zarządzanie

1 - Zatrudnienie

2 - Produkcja

3 - Sprzedaż

4 - Finanse i księgowość

Następnie w ramach każdej grupy dokonuje się ponownego podziału spraw, jednakże na nie więcej niż 10 grup; jest to już podział stopnia drugiego. Np. grupa Zatrudnienie może być podzielona na podgrupy:

1.0. - Akta osobowe pracowników

1.1. - Urlopy

1.2. - Szkolenie zawodowe

1.3. - Delegacje służbowe

itd. (w miarę potrzeb aż do podgrupy 19)

Jeżeli takie są potrzeby podmiotu gospodarczego, to każda podgrupa może być dzielona na następne grupy spraw. Będzie to już podział trzeciego stopnia.

Np. podgrupa Szkolenie zawodowe może być podzielona następująco:

1.2.0. - Szkolenie zagraniczne

1.2.1. - Szkolenie krajowe wewnątrz zakładowe

1.2.2. - Szkolenie krajowe organizowane poza przedsiębiorstwem

itd. ( w miarę potrzeb podmiotu gospodarczego aż do podgrupy 129 )

Pisma wpływające do danego podmiotu gospodarczego nie są rejestrowane w dzienniku korespondencyjnym; na podstawie wykazu akt nadaje się im znak liczbowy i kieruje do właściwej komórki organizacyjnej.

Pisma rejestruje się na specjalnym druku spis spraw. Sprawę rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną.

Znak sprawy składa się z reguły z czterech części oddzielanych od siebie kreskami ukośnymi lub myślnikami:

• literowego symbolu, który jest skrótem nazwy komórki organizacyjnej, zajmującej się daną sprawą

• cyfrowego symbolu sprawy z wykazu akt

• kolejnego numeru sprawy

• dwóch ostatnich cyfr roku, w którym powstała dana sprawa.

Pismo „spisu spraw” otrzymuje numer SZ/121-1/93, którego poszczególne człony oznaczają:

• SZ - akronim (bezkropkowy skrót utworzony z początkowych liter wielowyrazowej nazwy) działu szkolenia

• 121 - symbol wykazu akt (1-zatrudnienie, 2-szkolenie pracowników, 1-szkolenie wewnątrzzakładowe)

• 1 - pozycja pierwsza w spisie spraw, w tej chwili numer ten jest zastrzeżony dla organizowanego właśnie kursu obsługi komputera

• 93 - rok 1993

Rys. przykład spisu spraw

Podział

drugiego stopnia

Podział

trzeciego stopnia

Podział

pierwszego stopnia

---