Podejmowanie decyzji
Istotą działalności gospodarczej jest zaspokojenie ludzkich potrzeb przez produkowanie dobór i świadczenie usług. Ludzie organizujący produkcję muszę decydować w jaki sposób wydać pieniądze, w co i jak je zainwestować, aby uzyskać maksymalny dochód z zaangażowanego kapitału i jednocześnie zaspokoić potrzeby klientów. Każda z tych decyzji jest aktem wyboru między alternatywami, czyli różnymi sposobami postępowania. Każdemu wyborowi towarzyszy koszt możliwości (utraconych) zwany kosztem alternatywnym lub kosztem zastąpienia. Kosztem alternatywnym "jakiegoś dobra jest w rezultacie to dobro, które ostatnie odpadło przy dokonywaniu wyboru, a więc możliwości, której się wyrzeczono" (F. Benham 1948, s. 16). Decyzja jest świadomym aktem wyboru dokonywanym po starannym rozważeniu i odrzuceniu innych. Decyzje te mogą dotyczyć gospodarowania, ochrony zdrowia, wyznania, itp. Decyzje gospodarcze możemy podzielić na prywatne (podejmowane przez poszczególnych ludzi) i handlowe (podejmowane przez osobę lub zarząd kierujący polityką przedsiębiorstwa) (F. Benham 1948, s.16).
Podejmowanie decyzji jest podstawowym warunkiem rozwiązywania większości ważnych problemów występujących w przedsiębiorstwie. "W każdym przypadku sensowna analiza wariantów decyzji wymaga skrupulatnego porównania korzyści i kosztów (często, choć nie zawsze pieniężnych) alternatywnych sposobów postępowania". Analizą istotnych decyzji podejmowanych przez menedżerów przy użyciu narzędzi stosowanych przez ekonomistów zajmuje się ekonomia menedżerska. Jest to gałąź ekonomii bardzo słabo znana w Polsce i bardzo rozwinięta w Stanach Zjednoczonych oraz nieco w mniejszym stopniu w krajach Unii Europejskiej.
Proces podejmowania decyzji można podzielić na sześć podstawowych etapów (W. F. Samuelson 1998, s.21):
Etap 1 - zdefiniowanie problemu,
Etap 2 - określenie celu,
Etap 3 - zbadanie wariantów wyboru,
Etap 4 - przewidzenie konsekwencji,
Etap 5 - wybór optymalnego wariantu,
Etap 6 - doskonalenie analizy wrażliwości.
Zanim menedżer podejmie decyzję powinien zdefiniować problem, którego ona dotyczy. Musi udzielić sobie odpowiedzi na szereg pytań (W. F. Samuelson 1998, s.28), np.:
Co spowodowało konieczność podjęcia decyzji?
Na czym polega problem?
Jakie jest tło, otoczenie, kształt problemu decyzyjnego?
Jakie mają wpływ powyższe czynniki na cele, kryteria i warianty wyboru?
Kto jest odpowiedzialny za podjęcie i realizację decyzji?
Kto podejmuje decyzję i dlaczego?
</div> Lista pytań jest długa. Odpowiedzi na nie pozwalają na zdefiniowanie problemu (I Etap). Następnie menedżer powinien określić cel, do którego dąży i odpowiedzieć sobie na szereg pytań z tym związanych:
Co jest celem decydenta? (np. wzrost zysku, obniżka kosztów)
Jak powinien oceniać wyniki ze względu na ten cel?
Jak zmienia się sytuacja, gdy dąży się do osiągnięcia kilku sprzecznych ze sobą celów?
Jakie jest kryterium wyboru? (np. rentowność) (W. F. Samuelson 1998, s.28).
Trzecim etapem podejmowania decyzji jest zbadanie wariantów wyboru. Punktem wyjścia jest ustalenie jakie są warianty wyboru i co ogranicza możliwości ich ustalenia? "Rozpoczynając analizę nigdy nie znamy wszystkich możliwości. Jednakże wykorzystanie właściwego modelu decyzyjnego powinno pomóc w pełnej ich identyfikacji w trakcie analizy" (W. F. Samuelson 1998, s.31).
W kolejnym etapie menedżer powinien ustalić jakie są konsekwencje każdego wariantu działania. Musi przeanalizować wpływ na wyniki różnych działań, jaki mogłaby mieć zmiana warunków i odpowiedzieć sobie na pytanie - czy można zdobyć pełniejsze informacje, aby móc przewidzieć rezultaty? Właściwe zaprojektowanie i prognoza konsekwencji nie zawsze jest zadaniem łatwym. Czasami wystarczą proste obliczenia. Często natomiast potrzebna będzie skomplikowana analiza, aby ustalić jakie wyniki są pewne i jakie jest prawdopodobieństwo ich wystąpienia. Posługujemy się wówczas modelem, czyli uproszczonym opisem procesu, związku lub zjawiska. W przypadku prognozowania możemy zastosować modele deterministyczne i probabilistyczne (W. F. Samuelson 1998, s.32-3).
Piąty etap podejmowania decyzji to wybór optymalnego wariantu. Stanowi on wraz z poprzednim etapem zasadniczą część analizy. W przypadku występowania kilku wariantów (alternatyw) decydent może ustalić preferowany sposób postępowania poprzez wyliczenie, tj. przeanalizowanie różnych wariantów i wybór tego, który w największym stopniu pozwala osiągnąć założony cel. Przeprowadzenie analizy nie nastręcza większych kłopotów, ale jest to metoda pracochłonna. W przypadkach bardziej złożonych, gdy ilość możliwych wariantów (alternatyw) jest duża, albo nawet bardzo duża, przy wyborze najlepszej, czyli optymalnej decyzji menedżer będzie musiał stosować metody "w równym stopniu oparte na analizie marginalnej, programowaniu liniowym, drzewach decyzyjnych, analizie kosztów i korzyści" (W. F. Samuelson 1998, s.34). Na tym etapie menedżer po dokładnym i szybkim przeanalizowaniu wszystkich determinant podejmuje słuszną decyzję we właściwym czasie. Wówczas odnosi sukces.
Etap ostatni to analiza wrażliwości. Przeprowadzana jest w dwóch przypadkach. Pierwszy występuje wtedy gdy mamy wątpliwości, a warunki w jakich podejmujemy decyzję są niestabilne. Wówczas to analiza wrażliwości pozwala ocenić jak zmieniłby się wybór optymalnej decyzji, gdyby uległy zmianie wielkości ekonomiczne lub warunki działania w badanym okresie.
Analizę wrażliwości stosujemy także wówczas gdy chcemy dokonać oceny wybranego wariantu decyzyjnego i sprawdzić - czy i w jakim stopniu pożądany stan rzeczy został osiągnięty? W przypadku negatywnej oceny szukamy odpowiedzi na pytanie - jakie były tego przyczyny?
Analiza wrażliwości jest bardzo przydatna. Pozwala bowiem na podkreślenie znaczenia podstawowych czynników determinujących decyzje oraz umożliwia ocenę wpływu na funkcję celu zmian czynników, co do których decydent ma wątpliwości. Analiza wrażliwości pozwala na optymalne rozwiązania, gdy decyzje powtarzają się w nieznacznie zmodyfikowanych warunkach (W. F. Samuelson 1998, s.35).
Powyższy schemat podejmowania decyzji oraz analizy ma charakter uniwersalny. Menedżer musi ustalić zakres szczegółowości analizy danej decyzji, pamiętając o tym, że poszczególne decyzje będą wymagały zróżnicowanego zakresu analizy ekonomicznej na każdym etapie ich podejmowani.