TECHNIKA PRACY BIUROWEJ

Zaliczenie - praca pisemna nt. stworzenie instytucji z pracy biurowej,

analiza krytyczna tego co jest,

budowanie instytucji od podstaw - cel, organizacja, czym się

ma zajmować .

Literatura :

1. Bożena Alejziak - „ Organizacja i technika pracy biurowej w turystyce” wydaw. ALBIS , Kraków 2002 r.

2. Halina Fuchsel - „ Sekretariat, czyli centrum informacyjne firmy” wydaw.POLTEKST , W-wa 2002 r.

3. Janina Korney - „ Człowiek i praca” PAN , Kraków

4. Barbara Kożusznik - „ Zachowanie człowieka w organizacji” PWE , W-wa 2002 r.

5. Zofia Mikołajczyk - „ Techniki organizatorskie w rozwiązywaniu problemów zarządzania” PWN , W-wa 1997 r. ( wznowione).

6. Pod redakcją T.Dzwonkowski, K.Stryjowski - „ Praktyczny podręcznik kancelaryjno-archiwalny , czyli co każdy pracownik biura powinien wiedzieć” , wydaw. Zachodnie Centr.Organ. , Poznań - Zielona Góra 1998 r.

Problematyka:

Praca biurowa polega na przetwarzaniu informacji występujących w każdej instytucji.

Praca biurowa to zazwyczaj działanie pośrednie działania instytucji. Jest to cały zakres działania od kierowania , zarządzania do czynności technicznych.

Muszą być zharmonizowane wszystkie czynności .

Na pracę biurową należy patrzeć przez pryzmat człowieka , który tę pracę wykonuje :

- zgranie się zespołu ludzi w wykonywaniu pracy,

- umiejętność posługiwania się urządzeniami technicznymi.

28.10.2006 r.

Rodowód słowa „biuro”- wywodzi się z języka francuskiego - biire - sukno.

( miejsce pracy, przestrzeń, później określone jako pomieszczenie).

Realizacja celów organizacji odbywa się przez pryzmat zarządzania

- z punktu widzenia funkcjonalnego,

- poprzez działania operacyjne ( sfera zarządzania).

Wyróżniono dwie kategorie pracy - fizyczną i umysłową.

Pracę biurową przypisuje się sferze zarządczej , umysłowej.

SFERA ZARZĄDZANIA- jest umownym określeniem grupy stanowisk organizacyjnych przedsiębiorstwa , które nie realizuje funkcji technicznych. Sferę tę można określić jako złożony z ludzi , środków technicznych i administracyjnych system informacyjno- komunikacyjny.

Podstawowym rodzajem pracy wykonywanej na stanowiskach tej sfery jest praca biurowa

( administracyjno- biurowa).

PRACA BIUROWA ( wg Jarzębowskiego- jest to pojęcie wąskie) - to czynności manipulacyjno - techniczne występujące w toku procesu obiegu informacji, dla celów zarządzania i przy realizacji funkcji zarządzania.

PRACA BIUROWA ( w ujęciu pośrednim) - to zespół czynności i środków związanych z procesem decyzyjnym dotyczących wybranego wycinka życia społeczno-gospodarczego.

PRACA BIUROWA ( w ujęciu szerokim) wg Mikołajczyka- to czynności wynikające z funkcji zarządzania organizacją, wykonywane przez specjalnie do tego powołane osoby i przyporządkowane im komórki organizacyjne.

Istotnym elementem tej pracy jest podejmowanie decyzji kierowniczych , które opierają się na wcześniej przygotowanym materiale informacyjnym.

BIURO ( wąskie ujęcie) - pomieszczenie , w którym pracę wykonują pracownicy umysłowi i ich pomocnicy.

BIURO ( w ujęciu szerokim) - nazywamy odpowiednio przystosowaną przestrzeń , w której zgromadzono odpowiednie urządzenia i środki techniczne przeznaczone do opracowywania przez pracowników wszelkich informacji niezbędnych do podejmowania decyzji związanych z funkcją zarządzania , oraz do sporządzania innych dokumentów stanowiących dowód stwierdzenia określonej okoliczności lub wykonania świadczenia jak też do zbierania tego typu informacji w celu ich zarejestrowania , sklasyfikowania , weryfikacji, przetworzenia, przemieszczenia, archiwizowania i przekazania dalej.

ORGANIZACJA PRACY BIUROWEJ- to celowo pomyślany układ organów ( jednostek organizacyjnych) i metod postępowania, porządkujący czynności i przebiegi informacji w obrębie organizacji , tak by stanowiły one jednolitą i wydatną ( efektywną) całość.

[ wg Kozienickiego - to pewien system , który można rozpatrywać na 3 poziomach:

1. poziom ( system) informacyjny,

2. poziom ( system) komunikacyjny,

3. poziom ( system) socjotechniczny

Występuje tu związek więzi poziomów].

WYRÓŻNIONO 3 GRUPY STANOWISK:

1. GRUPA - stanowiska koncepcyjno-biurowe

W ramach tych stanowisk wyróżnia się:

1) stanowiska koncepcyjne - gdzie wykonywana jest w całości lub ze znaczną przewagą praca umysłowa o charakterze twórczym.

2) stanowiska koncepcyjno-kierownicze - oprócz pracy twórczej pojawia się jeszcze praca związana z kierowaniem zespołem ludzkim,

3) stanowiska kierowniczo- koncepcyjne - przewaga czynności związanych z kierowaniem ludźmi ( zarządzanie zasobami), związane z czynnościami administracyjnymi.

II. GRUPA - stanowiska decyzyjno-biurowe.

1. stanowiska decyzyjne - oprócz typowych czynności , dokonywane są czynności związane z podejmowaniem decyzji ( o charakterze zalgorytmizowanym) . SA wynikiem cesji zadań z wyższych stanowisk , delegowanych na pracowników niższych szczebli.

2. stanowiska decyzyjno-kierownicze - oprócz czynności decyzyjnych jest kierowanie zespołem ludzkim.

III . GRUPA - stanowiska biurowe ( wykonywanie czynności manipulacyjno-technicznych).

18.11.2006 r.

ORGANIZOWANIE PRACY BIUROWEJ

W organizowaniu pracy biurowej należy :

1. zaprojektować system informacji .

Projekt powinien być realizowany ściśle w powiązaniu ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa , czyli funkcjonowanie w poszczególnych pionach , działach, powiązaniach hierarchicznych. Ma mieć:

- charakter kompleksowy ( zawiera zakres przekazywanych informacji , metody, techniki)

- charakter ciągły ( polega na tym , że stale jest się przygotowanym do zajęcia się informacją)

- efektywność , skuteczność systemu , zarówno w komunikacji wewnętrznej jak i zewnętrznej.

2. zabezpieczyć wyposażenie techniczne

Są to urządzenia mechaniczne , techniczne, informatyczne. Projektowanie wyposażenia w czasach obecnych nie stwarza problemów, jednak urządzenia należy dobierać do zakresu i dziedziny działalności , a także brać pod uwagę racjonalność wydatku.

3 . zaprojektować wystrój, wyposażenie biura.

Projekt powinien być taki , aby uzyskać komfort ergonomiczny , psychiczny. Często jest wizytówką organizacji ( nie należy przesadzać z wystrojem , wystarczy jak będzie estetyczny i czysty). Ma na to wpływ także kolorystyka pomieszczenia, organizacja przestrzeni, temperatura, oświetlenie.

4. zaprojektować proces wykonywania pracy biurowej.

1. wydzielenie stanowisk ( jakie stanowiska będą brać udział w wykonywaniu wybranej pracy , jakich ludzi do tej pracy potrzebujemy),

2. tworzenie wyspecjalizowanych komórek ( dziennik podawczy, archiwum),

3. objęcie całej firmy jednolitą procedurą administracyjną ( jednakowe oznaczenia, jednakowy tryb załatwiania ),

4. jednolite przyporządkowanie do jednego fachowego kierownictwa.

Projektowanie w sensie ogólnym to :

- projektowanie koncepcji ( są to korzyści dla odbiorcy zewnętrznego),

- projektowanie zasobów ( czyli co jest potrzebne firmie),

- projektowanie poszczególnych elementów ( rozpisywanie procedur na elementy drobne - subprocesy, etapy, kroki elementarne)

Projekt graficzny :

- pomaga budować inicjatywy ,

- pomaga dostrzec słabe ogniwa w organizacji,

- pomaga postrzegać projekt jako łańcuch tworzenia wartości,

- pomaga dostrzec ośrodki kosztów,

- pomaga podnieść jakość świadczonych usług.

( nie patrzy się tu na efekt końcowy , ale na jakość w czasie pracy ).

• . Obsada kadrowa

Analizie poddaje się tu ilość potrzebnych stanowisk, ile osób zatrudnić na tych stanowiskach, jakie cechy muszą posiadać osoby na tych stanowiskach.

• . Warunki pracy

Czyli zakres przystosowania się człowieka do warunków pracy . Ma znaczenie w ujęciu ergonomii , psychologii. Warunki pracy muszą być takie , aby nie powodowały depresji, fluktuacji kadr, chorób zawodowych itp.

02.12.2006 r.

KORESPONDENCJA

Tworzenie korespondencji związane jest z pewnymi zasadami:

1. Zasada poprawności literackiej ( językowej, gramatycznej, stylistycznej, ortograficznej).

Ta zasada najmocniej rzutuje na jakość korespondencji. Prawidłowo zredagowane pismo stwarza pozytywny obraz nadawcy).

Pismo przed podpisaniem powinno być najpierw przeczytane.

2. Zasada zwięzłości .

Zwraca się tu uwagę na - poziom abstrakcji ,

- poziom detalu ( uszczegółowienie )

W zależności od odbiorców , każdy ma inne oczekiwania .

Kiedyś istniała reguła powtarzania , teraz element ważny można podkreślić , wygrubić czcionkę.

3. Zasada przejrzystości ( treści , formy) . Polega na odpowiednim konstruowaniu fragmentów tekstu ( wprowadzenie , treść , zakończenie)

- przejrzystość treści ( logika wypowiedzi)

Metoda logicznej wypowiedzi :

1. dedukcji - od uogólnień do szczegółów ,

2. indukcji - od szczegółów do ogółów .

- układ pisma

a) układ alinea - akapit, margines lewy,

b) interlinia - wolny wiersz,

c) wcięcie i interlinia

Nad właściwy układem należy czuwać od początku do końca pisania pisma.

- przejrzystość formy:

a) układ pisma ( istnieją pewne normy),

* obowiązują marginesy ( wykorzystuje się tzw. światło kartki papieru - margines z prawej strony , margines z lewej strony , od góry , od dołu).

* Pole nagłówkowe ( górna część kartki) . Tu wpisuje się nazwę nadawcy ( gdy dane nadawcy - te mniej ważne - nie mieszczą się , można to zrobić na dole kartki lub na lewym marginesie)

* Pod polem nagłówkowym są 2 pola - informacyjne i adresowe .

Pole informacyjne służy do wbicia pieczęci wpływu , adnotacji o udzieleniu zgody bądź nie itp.

Pole adresowe - to określenie adresata :

- w mianowniku,

- w pełnej nazwie , pełnych imion, stopni naukowych ( nie stosuje się skrótów nazwy firmy)

- wskazanie adresu ( za wyjątkiem korespondencji wewnętrznej , tu wskazuje się imię nazwisko oraz stosuje się dopisek „ w miejscu”).

- szyk pisania - zależy od charakteru korespondencji. Jeśli kierowana jest do firmy , można wskazać osobę preferowaną , skierowana do osoby fizycznej ( pracownika ) - jest korespondencją prywatną.

- wiersz I znaków powoławczych ( sygnatura , data , znak pisma )

- wiersz określający rodzaj sprawy ( np. odpowiedź na pismo …)

- tu też określa się charakter treści ( tajne, zastrzeżone, poufne).

* data może być w polu nagłówkowym lub w polu wiersz I

Preferuje się podawanie pełnej daty np. 2006.12.02 lub 02.12.2006 , można też podawać słownie miesiąc np. 2 grudnia 2006 r.

• treść właściwa - rozpoczyna ją zwrot grzecznościowy, treść sprawy, podobnie zwrot grzecznościowy kończący pismo.

• Podpis - po prawej stronie pod treścią . Zasadą jest , że jeśli podpisuje kilka osób to mniej ważne osoby podpisują do lewej. Podpis powinien wykazywać następujące cechy:

- odręczność,

- pełność,

- czytelność.

Podpis może być złożony przez osobę upoważnioną ( z up. wz. , w im.)

Prawidłowo podpisane pismo z upoważnienia :

Żłobek Nr 19

Anna Stan

z up. Wiesława Nowosielska

Podpis powinien znajdować się po tej samej stronie co pole adresowe.

• Załączniki

- gdy wcześniej wymieniono je w treści - wówczas piszemy:

Załączników 3

- lub piszemy :

Załączniki :

1. ……

2. …….

3. …….

• Na zakończenie wpisuje się ( jeśli ktoś jeszcze dostaje do wiadomości)

Do wiadomości :

1. adresat ,

2. UWMK

3. a/a

16.12.2006 r.

Dostosowanie pracowników do organizacji.

Możemy wyróżnić 2 typy przystosowania człowieka do organizacji:

1. Adaptacja - organizacja proponuje funkcjonowanie w określonych warunkach , czyli dostosowanie się pracownika do obowiązujących zasad panujących w organizacji.

2. Tasgresja - przekroczenie granic ( zasad) założonych dla funkcjonowania pracownika w organizacji , czyli pracownik wykonuje większy zakres niż przewidziany, wprowadza innowacje itp.

Na procesy przystosowawcze mają wpływ różne elementy .

Model : Przystosowanie zawodowe

Przydatność

1. sprawność psychiczna , na którą mają wpływ

1. możliwości ( co ja mogę)

2. wiedza ( co ja wiem)

3. umiejętności ( jakie mam zdolności praktyczne)

4. postawy ( element kluczowy - chęć)

2. wartości oczekiwania

1. potrzeby,

2. prawdopodobieństwo

3. nastawienie

Przydatność

|

Wymagania

( - materialne środowisko pracy)

( - społeczne )

|

Wzmocnienia

|

Satysfakcja

Relacja między sprawnością fizyczną i wartościami oczekiwanymi - to przydatność zawodowa.

Na wartości i oczekiwania wpływają :

1. potrzeby ( różne są pomysły na realizację potrzeb . Chodzi tu o oczekiwania wobec pracodawcy),

2. prawdopodobieństwo ( zdolność do oceny prawdopodobieństwa wartości oczekiwanych w organizacji),

3. nastawienie ( poszukiwanie rozwiązań, jak będziemy do tego dążyć).

To wszystko zderza się z wzmocnieniami ze strony organizacji , która nas motywuje do działania , przynosi satysfakcję ( wzmocnienia mogą być pozytywne i negatywne).

Głównym wzmocnieniem jest wynagrodzenie , ale także możliwość awansu , pochwała, możliwość pracy z interesującymi ludźmi itp.

Wzmocnieniem może być też kara.

Relacja między wartościami a oczekiwaniami daje satysfakcję.

Zderzenie przydatności i satysfakcji określa poziom przystosowania zawodowego.

Wyróżniamy 4 formy przystosowania zawodowego:

1. Pełne przystosowanie zawodowe ( występuje przydatność zawodowa i satysfakcja).

2. Przystosowanie zawodowe zewnętrzne ( występuje przydatność zawodowa ale nie ma satysfakcji).

3. Przystosowanie zawodowe wewnętrzne ( jest satysfakcja ale występuje brak przystosowania zawodowego . Zasadą jest , że pracownikowi nie narzuca się zadań , z którymi się nie upora).

4. Brak przystosowania zawodowego ( brak satysfakcji oraz brak przydatności zawodowej . Kończy się to zazwyczaj rozstaniem pracownika z pracodawcą).

Ważna jest samorealizacja ( pojęciem przeciwnym jest neurotyzacja).

Neurotyzacja - dotyka osób , które zajmują wysokie stanowiska , osób z wyższym wykształceniem . Osoby takie mają wyższe oczekiwania , które często nie są spełnione . Czują się niedocenione.

2007.01.13

Humanizacja pracy - prąd społeczny związany z ruchem odrodzenia XIX w., który zwrócił uwagę na humanizm kojarzący się z człowiekiem , człowieczeństwem.

Ważne są tu rozważania F.Bacona - rozpatrywał on rozwój człowieka w kontekście rozwoju nauki, cywilizacji.

( humanizm znalazł swoje odbicie także w kontekście wiary , przeciwstawną była tu koncepcja marksistowska).

Pojęciem humanizmu zajęto się także w kontekście pracy, z uwzględnieniem czynników dehumanizacyjnych. Wyodrębniono tu następujące szkoły:

1. SZKOŁA STOSUNKÓW MIĘDZYLUDZKICH - lata 20-30 XX w.

Szkoła zanegowała założenie , że wyłącznie technika i urządzenia wpływają na powodzenie przedsiębiorstwa. Stwierdziła , że istotą jest tu człowiek.

Szkoła stawiała poglądy przeciwne Szkole Klasycznej ( która zakładała , że człowiek zachowuje się irracjonalnie i należy go nieustannie kontrolować , monitorować) wg niej człowiek jest odpowiedzialny , można stawiać mu trudne zadania, ponieważ sobie z nimi poradzi. Zakładała , że należy kształtować stosunki między poszczególnymi pracownikami, grupami zawodowymi, a także zwiększać zakres informowania poszczególnych grup. Ideą tej szkoły było przejście z nadzoru do uelastycznienia stosunków i wprowadzenia demokracji , poprzez zwiększenie poziomu relacji wzajemnych, współodpowiedzialności , doprowadzając do partnerstwa w organizacji. Takie zachowanie miało podnieść poziom zadowolenia pracownika , a w efekcie podnieść wydajność pracy.

Nie do końca się to udało, paradoksalnie spowodowało to obniżenie wydajności , dlatego że pracownicy zaczęli wykorzystywać sytuację.

Szkoła ta wyróżniała następujące koncepcje :

1. Koncepcja stosunków międzyludzkich,

2. Koncepcja solidarności - przyjęcie tezy , że każdy zakład pracy pełni służbę społeczną wobec społeczeństwa , czyli pracownicy pełnią określoną rolę społeczną. Istota polegała tu na wzmocnieniu roli pracowników pełniących tę służbę , czyli należało ich odpowiednio wynagradzać ( odpowiednie wynagrodzenie lub też np. umożliwienie im nabywania akcji przedsiębiorstwa) . Koncepcja ta też nie była do końca akceptowana ze względu na nieodpowiednie wynagrodzenie za tę służbę.

3. Koncepcja oddzielenia czasu pracy od czasu wolnego - wychodziła ona z założenia , że poza pracą jest jeszcze inna sfera życia człowieka ( niemniej praca jest ważna , ponieważ owoce tej pracy przenoszą się na życie prywatne). Podjęto rozważania jak zadbać o to by wynagrodzenie otrzymywane przez pracownika było przez niego właściwie wydatkowane na czas wolny , w ten sposób by było to pożyteczne dla organizacji. Koncepcja ta jednak została zdewaluowana ze względu na zbyt daleko idącą ingerencję , która spowodowała działania odwrotne niż zakładane.

4. Koncepcja rozwoju organizacyjnego - w koncepcji tej należy wyeliminować wszystkie czynniki , które przeszkadzają w rozwoju pracownika . Przyjęto założenie , że każdy człowiek z natury posiada zdolności rozwoju , a organizacja ma jedynie stworzyć warunki do tego rozwoju . Często faktycznie przyczyniało się to do rozwoju pracowników , jednak działania przesadne mijały się z zakładanymi założeniami. Ideą tej koncepcji było też stwierdzenie że:

- człowiek potrzebuje akceptacji społecznej,

- relacje występujące pomiędzy pracownikami wywierają lepszą efektywność pracy,

- metody zarządzania mają wpływ na efektywność pracy , w zależności czy jest to styl demokratyczny , czy autokratyczny,

- poszukiwanie metod rozwiązań konfliktów na zasadzie „ wygrana-wygrana”.

e) Lata 80-te zaowocowały pojawieniem się pojęcia : Zarządzania Zasobami Ludzkimi- ludzie są kluczowym zasobem wyznaczającym możliwości rynkowe przedsiębiorstwa .

( poziom zasobów przekłada się na wymiar sukcesu firmy).

Czyli organizacja musi stworzyć takie warunki , aby zbudować odpowiedni zasób ludzi - odpowiedni pracownicy na odpowiednich stanowiskach. Idea tej koncepcji to :

- integrowanie ludzi z organizacją ,

- ustalanie zasad polityki personalnej wynikającej z wartości kulturowych organizacji,

- stworzenie warunków pozwalających pracownikom wyzwolić kreatywność , innowacje.

- utrzymanie wysokiego poziomu zdolności pracowników przez dłuższy okres czasu.

( Warunek ten obecnie uległ zmianie, dzisiaj wiele organizacji stosuje metodę : maksymalizacja twórczości , efektywności pracowników w krótkim okresie czasu , a następnie wymiana na nowych ).

Miało to na celu spowodowanie zadowolenia z pracy i stworzenie więzi łączących pracownika z organizacją.

Koncepcje powyższe zaznaczyły się w rozwoju gospodarczym w poszczególnych krajach w różnym stopniu.

Definicje HUMANIZACJI

1. Humanizacja pracy - jest to nurt w skład , którego wchodzi wiedza z różnych dyscyplin nauki ( np. socjologii, psychologii, ekonomii, medycyny itp.) . Nurt ten stara się pokazać w jaki sposób można pogodzić interes pracowników z interesem pracodawcy.

2. Humanizacja pracy w organizacji - ma na celu optymalne dostosowanie ludzi do pracy lub pracy do ludzi.

Cele organizacji rozwijane są dwukierunkowo :

1. dostosowanie się człowieka do warunków pracy,

2. dostosowanie warunków pracy do możliwości człowieka.

Wyróżniamy 4 płaszczyzny humanizacji pracy:

1. płaszczyzna przebiegu pracy - polega na zastosowaniu odpowiednich technik i metod dotyczących procesu i przebiegu pracy . Doborze odpowiednich ludzi do stanowisk , którzy mają zarządzać czasem, przestrzenią.

2. płaszczyzna społecznego środowiska pracy - racjonalizacja systemu zarządzania personelem ( mają tu znaczenie : style kierowania, udział pracowników w zarządzaniu, kultura organizacji).

3. płaszczyzna materialnego środowiska pracy - eliminacja elementów materii przeszkadzających ( organizowanie przestrzeni, wyposażenia).

4. płaszczyzna możliwości człowieka - przedmiotem zainteresowania jest tu zaopatrzenia każdego pracownika w takie możliwości , które umożliwią mu eliminowanie negatywnych czynników w pracy ( dehumanizacyjnych) - umiejętne radzenie sobie z wykorzystaniem czasu , zadań itp.

2

---