Dr hab. Elżbieta Jabłońska

Zakład Konserwacji Papieru i Skóry

Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu

Czynniki niszczące i profilaktyka zbiorów archiwalnych

Najważniejsze zagrożenia dla zasobu archiwalnego to:

• Naturalny proces starzenia się różnych rodzajów nośników materiałów archiwalnych

• Niewłaściwe sposoby przechowywania materiałów archiwalnych

• Nieodpowiednie sposoby obchodzenia się z materiałami archiwalnymi

• Niewłaściwe środowisko (zanieczyszczenia powietrza, natężenie światła, warunki klimatyczne - temperatura, wilgotność), w których przechowywany jest materiał archiwalny

• Katastrofy i klęski żywiołowe

Naturalny proces starzenia się różnych rodzajów nośników materiałów archiwalnych

Podłoże tradycyjnych materiałów archiwalnych składa się z materiałów organicznych, takich papier, tkaniny, skóra zwierzęca i kleje. Materiały te ulegają ciągłemu i nieuniknionemu naturalnemu procesowi starzenia się. Choć można podjąć różnego rodzaju działania zmierzające do opóźnienia procesu starzenia - np. poprzez zapewnienie korzystnych warunków otoczenia - nie można go całkiem zatrzymać. Procesom starzenia ulegają także materiały pisarskie, pieczątki.

Chemiczna i fizyczna stabilność materiałów archiwalnych zależy od jakości surowców z jakich zostały wykonane, od procesów technologicznych zastosowanych w czasie ich produkcji, a także od formy i struktury danego obiektu. Na przestrzeni wieków presja masowej produkcji prowadziła do stopniowego pogarszania się jakości materiałów na których wytwarzano archiwalia. Papiery wytwarzane po roku 1840 w większości charakteryzują się wysoką kwasowością, kruszą się, żółkną, i z czasem ulegają destrukcji.

Niewłaściwe sposoby przechowywania materiałów archiwalnych: wadliwe systemy przechowywania, nieodpowiednie półki, brak ochronnych opraw. Obiekty ulegają zabrudzeniom, zniszczeniom mechanicznym, deformacjom, rozpadowi itp.

Nieodpowiednie sposoby obchodzenia się z materiałami archiwalnymi: wadliwe naprawy np. poprzez „zwykłe” taśmy klejące, metalowe spinacze, zszywki, montaż na złe gatunkowo papiery. Skutkiem nieodpowiedniego obchodzenia się z archiwaliami ulegają one zabrudzeniom, deformacjom, rozpadowi itp.

Zanieczyszczenia powietrza

Substancje stałe: ziarenka piasku, węgla i koksu, lotne popioły, cząsteczki siarczanu wapniowego i siarczanu amonowego, azotany, chlorki, stałe cząsteczki tlenków metali, cząsteczki sadzy i smoły, a także zarodniki grzybów i roślin oraz formy wegetatywne i przetrwalne.

Gazy: dwutlenek siarki, tlenek i dwutlenek węgla, tlenki azotu, podtlenek azotu, ozon, węglowodory aromatyczne, aldehydy, parafiny, związki chloru i amoniak.

Skład pyłu zależy od położenia budynku tzn. czy znajduje się on w ruchliwym centrum miasta lub na jego obrzeżach, czy w otoczeniu zieleni miejskiej, a także od stanu uprzemysłowienia obszaru. Na zawartość pyłu w powietrzu magazynów wpływa także szczelność budynku, rodzaj materiałów użytych do budowy i wykończenia budynku, jak również sposób jego wentylowania. Obecność pyłu w magazynach jest jednym z czynników sprzyjających rozwojowi mikroorganizmów. Mają na to wpływ przede wszystkim obecne w nim zanieczyszczenia organiczne: ludzki naskórek, jajeczka owadów, zarodniki mikroorganizmów, przetrwalniki bakterii, pyłki kwiatowe, włókna tekstylne. Wiele składników kurzu ma właściwości higroskopijne.

Zanieczyszczenia gazowe w budynku są dwojakiego pochodzenia:
z zewnątrz budynku, wprowadzone do jego wnętrza przez system wentylacyjny oraz generowane w jego wnętrzu.

Największe zakwaszenie papieru powoduje SO₂. Jest on fizycznie adsorbowany na powierzchni papieru i rozpuszczany w wilgoci znajdującej się w strukturze papieru. Ulega przekształceniu w jon SO₃^2-, następnie SO₄^2- tworząc kwas siarkowy. Ta zmiana jest nieodwracalna, a z papieru nie da się już desorbować SO₂. Tlenki azotu i ozon spełniają rolę katalizatorów lub utleniaczy w procesie utleniania S (IV) do S (VI).

Tlenki azotu i ozon występują w powietrzu i również niszczą papier. Wymienione gazy powstają głównie podczas spalania paliw w transporcie, budownictwie i przemyśle.

Siarczki tworzone są także w procesach biologicznych, zwłaszcza w oceanach i w trakcie rozkładu materii organicznej. Wiele NO₂ i O₃ powstaje niebezpośrednio, a jako wtórny produkt reakcji zachodzących wskutek działania światła słonecznego na zanieczyszczenia emitowane przez pojazdy silnikowe.

Światło

Każdy rodzaj światła jest dla zbiorów szkodliwy, a każde jego ograniczenie - korzystne.

Proces degradacji materiałów archiwalnych powoduje światło dzienne (naturalne), przenikające do wnętrza budynku przez okna, jak również światło sztuczne, którym oświetlane są pomieszczenia.

Szkodliwe dla obiektów są światło widzialne - 380 - 780 nm

ultrafiolet - 100 - 380 nm

podczerwień - powyżej 780 nm

Wraz ze wzrostem długości fal maleje ilość energii niesionej przez promieniowanie. Promieniowanie aktywne chemicznie tzw. promieniowanie aktyniczne ( ultrafiolet i światło fioletowe i niebieskie ) wywołuje reakcje fotochemiczne.

Reakcja fotochemiczna

I faza - inicjacja reakcji - wywołana bezpośrednio przez padające promieniowanie

II faz - wtórne reakcje chemiczne - bez udziału promieniowania

Szkodliwy efekt promieniowania może zachodzić nawet po zabezpieczenia obiekty przed dostępem światła.

Szczególnie szkodliwe jest krótkie intensywne naświetlanie. Światło takie jest stosowane podczas wykonywania zdjęć, filmowania, kserowania czy skanowania.

Fotochemiczne działanie światła powoduje degradację większości materiałów organicznych z których składają się głównie materiały archiwalne, takich jak papier, skóra, tkaniny introligatorskie, kleje, atramenty, pigmenty.

Pod wpływem światła następują:

• zmiany barwne np. żółknięcie i brązowienie papieru, blaknięcie atramentów, pieczątek, w kolorowych obiektach jak: mapy, akwarele, dochodzi do tzw. płowienia pigmentów,

• zmiany strukturalne spowodowane utlenieniem organicznych polimerów prowadzące do utraty właściwości mechanicznych np. elastyczności, odporności na zginanie, papiery stają się kruche, łamliwe, łatwo pękają,

• wzrost kwasowości papieru.

Niszczący wpływ światła na zbiory zależy od:

• intensywności promieniowania (mierzonej w lux),

• czasu działania promieniowania (mierzonej w lux/na godz.),

• charakterystyki widmowej promieni,

• zdolności materiałów do absorpcji promieniowania,

• fizycznych właściwości naświetlanego materiału - grubość, gęstość, kolor, faktura,

• indywidualnej wrażliwości materiału lub całego obiektu,

• warunków otocznia - dotyczy to wilgotności względnej powietrza, temperatury oraz zawartych w powietrzu gazów. Wysoka temp. i RH, obecność tlenu przyspieszają proces niszczenia materiałów.

Stan zachowania zbiorów archiwalnych związany jest z indywidualną wrażliwością danego materiału lub całego obiektu na światło. Określenie wrażliwości na światło druku, rękopisu, map, fotografii i innych obiektów jest sprawą bardzo złożoną, ponieważ obiekty te składają się z wielu elementów i materiałów o różnej odporności.

Zbiory archiwalne i można podzielić na kategorie w zależności od ich składu, stanu zachowania i wrażliwości na światło.

• obiekty o wysokiej wrażliwości ( np. zdjęcia czarno-białe),

• obiekty o bardzo wysokiej wrażliwości ( np. druki czarno-białe, druki na kwaśnym papierze),

• obiekty o ekstremalnej wrażliwości (druki kolorowe, rękopisy, akwarele, pastele, malowana skóra).

Niewłaściwe warunki temperaturowo-wilgotnościowe

Wahania temperatury i wilgotności względnej powietrza powodują kurczenie się i rozkurczanie materiałów organicznych, mogą doprowadzać do uszkodzeń jeżeli dokonują się w krótkim czasie. Uszkodzenia mogą przybierać formy zniekształceń bloku i pojedynczych kart, wygiętych opraw, odpryskującego atramentu, popękania warstwy emulsji światłoczułej na fotografiach. Materiały organiczne są higroskopijne: wraz ze wzrostem lub spadkiem współczynnika RH chłoną bądź tracą wodę, rozciągają bądź kurczą w miarę jak wzrasta bądź spada poziom wilgotności. Duże i gwałtowne zmiany temperatury i wilgotności względnej powietrza powodują większe uszkodzenia materiałów archiwalnych niż częste z nich korzystanie.

Ciepło, wysoka wilgotność i słaba cyrkulacja powietrza prowadzą do zawilgocenia papieru, stymulują rozwój mikroorganizmów i stwarzają warunki dla owadów i gryzoni.

Ciepło w połączeniu z niską wilgotnością względną powietrza powoduje wysuszenie się i rozpadanie się takich materiałów jak: skóra, pergamin, papier, kleje.

Katastrofy naturalne: powodzie ,wichury, burze, osunięcia ziemi.

Katastrofy spowodowane działaniem ludzi: zalania (pęknięte rury, przeciekające dachy), pożary, akty terroryzmu, konflikty zbrojne.

Lepiej zapobiegać niż leczyć - ta stara maksyma ojca medycyny

Hipokratesa odnosi się także do ochrony zbiorów archiwalnych i bibliotecznych

Zapobieganie wszelkim zagrożeniom, na jakie narażone są obiekty przechowywane w archiwach i bibliotekach, poprzez zintegrowane działania profilaktyczne, stanowi strategię, ich skutecznej ochrony.

Materiały archiwalne należy udostępniać i magazynować w stałych warunkach temperatury i wilgotności względnej powietrza. Zalecane najbardziej optymalne warunki:

16-18 ºC, 45 - 55 % RH

Nie istnieje jedna idealna wartość temperatury i wilgotności względnej powietrza właściwa dla wszystkich rodzajów materiałów archiwalnych.

Ustalenie poziomu wilgotności względnej powietrza i temperatury jest zawsze kwestią kompromisu uzależnioną od kilku czynników:

• charakteru zasobu,

• lokalnych warunków klimatycznych,

• dostępnych środków umożliwiających regulowanie warunków klimatycznych .

Biorąc pod uwagę powyższe czynniki, należy ustalić odpowiednio wysoki poziom wilgotności, aby zachować elastyczność podłoża na jakim sporządzone są dokumenty, a jednocześnie na tyle niski, aby spowolnić proces niszczenia oraz kontrolować aktywność owadów i mikroorganizmów.

Warunki klimatyczne (temperatura i wilgotność względna powietrza) we wszystkich pomieszczeniach magazynowych należy monitorować i zapisywać, aby stworzyć dokumentację tych warunków. Dla uzyskania stabilnych warunków klimatycznych należy także:

• sprawdzić szczelność okien i drzwi,

• stosować nawilżacze i osuszacze powietrza, aby zmniejszyć lub zwiększyć wilgotność względną powietrza,

• izolować ściany budynku, aby zmniejszyć utratę ciepła zimą i nagrzewanie się budynku latem,

• rury wodno-kanalizacyjne i grzewcze-przepływowe, pomieszczenia sanitarne powinny znajdować się na zewnątrz pomieszczeń magazynowych i także nie nad nimi.

Jeżeli dana instytucja posiada centralny system klimatyzacji (HVAC) należy sprawdzić:

• czy system klimatyzacyjny działa/powinien działać przez cały rok,

• czy system klimatyzacyjny jest utrzymywany na stałym poziomie 24 godz. na dobę i na jakie parametry jest ustawiony,

• czy parametry temperatury i wilgotności w pomieszczeniach odpowiadają zadanym warunkom,

• czy urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność są regularnie sprawdzane i funkcjonują właściwie,

• jaki typ urządzeń filtrujących powietrze został zainstalowany w budynku i kto i jak często zajmuje się kontrolą stanu funkcjonowania urządzeń klimatyzacyjnych.

Zanieczyszczenia powietrza

• Należy kontrolować i ograniczać poziom zanieczyszczeń chemicznych i biologicznych powietrza w magazynach.

• System wentylacyjny magazynu powinien zapewnić swobodną cyrkulację powietrza w całym pomieszczeniu i nie dopuścić do tworzenia się kieszeni o wysokiej wilgotności względnej powietrza

• Magazyn wraz z przechowywanymi w nim obiektami oraz system wentylacji magazynu powinien być regularnie czyszczony. Środki czystości nie powinny szkodzić przechowywanym materiałom.

• Czyszczenie powinno być wykonane za pomocą odkurzaczy z filtrami HEPA. Filtry te zatrzymują spory grzybów pleśniowych i cząsteczki o wielkości do 0,3 µ.

Oświetlenie

Pomieszczenia magazynowe powinny być oświetlane jedynie wtedy, kiedy jest to niezbędne do wyszukiwania i zwrotu obiektów, kontroli i sprzątania pomieszczeń. Dla wykonywania dwu ostatnich czynności proponuje się oświetlenie o natężeniu około 200 luksów na poziomie podłogi. Zaleca się całkowite zasłonięcie światła dziennego - żaluzje, kotary, filtry UV na szybach i lampach lub całkowitą likwidację okien. Podobne zabezpieczenia przed światłem zaleca się w pracowniach naukowych i innych pomieszczeniach gdzie korzysta się ze zbiorów. Ochrona zbiorów przed negatywnymi działaniami promieniowania optycznego opiera się na następujących zasadach:

• ograniczenia czasu naświetlania, obiekty ekstremalnie wrażliwe - rękopisy na papierze maszynowym mogą być naświetlane 12500 luxh/rok

• ograniczeniu natężeniu naświetlania

• kontroli składu widmowego padającego naświetlania

Należy także :

• Wyeliminować promieniowanie ultrafioletowe i podczerwone stosować na lampach filtry,

• We wnętrzach muzealnych można stosować tylko żarówki ze znakiem UV-STOP,

• Względna zawartość ultrafioletu w padającym świetle nie powinna przekraczać 75 (mikrowatów na lumen). Jeżeli emitowane przez lampę promieniowanie zawiera promieniowanie ultrafioletowe o wartości wyższej niż 75μW/lm, każda lampa powinna być wyposażona w filtr eliminujący promieniowanie UV ( o długości fal krótszej niż 400 nm ) poniżej dopuszczalnego poziomu. Dla materiałów ekstremalnie wrażliwych nawet 10 μW/lm,

• Preferowane są lampy fluorescencyjne wyposażone w dyfuzory rozpraszające światło lub systemy światłowodowe, oraz diody LED,

Nie stosować lamp żarowych, nie umieszczać obiektów w ich pobliżu gdyż wydzielają one ciepło

• Liczba luksogodzin w ciągu roku, przypadająca na określony obiekt powinna być dokładnie kontrolowana i dokumentowana przez opiekunów zbiorów

• Światło w lampach powinno być stabilne, urządzenia reprograficzne w trakcie pracy nie powinny się nagrzewać i wydzielać gazów np. ozonu.

Metody przechowywania i korzystania z materiałów archiwalnych

Metody przechowywania zasobu wywierają bezpośredni wpływ na trwałość użytkową materiałów archiwalnych. Odpowiednie przechowywanie przedłuża ”czas życia” obiektów, przypadkowe warunki i ciasnota przyspieszają ich zniszczenie. Złej jakości, niewłaściwe opakowania, mogą nawet przyspieszyć pogarszanie się ich stanu zachowania.

Sposób użytkowania materiałów archiwalnych przez pracowników i korzystających ma bezpośredni wpływ na trwałość użyteczną zasobu.

Magazynów nie należy lokalizować w piwnicach i na poddaszu

• System półek powinien być tak zaprojektowany, aby gwarantował bezpieczne oraz wygodne przechowywanie różnego rodzaju archiwaliów. Każde wysunięcie, uwypuklenie, występ i ostra krawędź półki powinny być zlikwidowane. Meble i wyposażenie powinni być wykonane z niepalnych materiałów, nieimitujących gazów i nie przyciągających kurz. Idealne regały powinny być pokryte lakierem piecowym.

• Pierwsza półka powinna być umieszczona minimum 10-15 cm nad podłogą, w celu zminimalizowania ryzyka zniszczeń przez zalanie oraz przechodzące osoby. Regał powinien być zaopatrzony w półkę kryjąca od góry. Jest ochrona przed kurzem i światłem. Regały nie powinny przylegać bezpośrednio do ścian, szczególnie zewnętrznych. Musi być zachowana odległość ok. 20 cm. Zaleca się, aby wysokość regałów nie przekraczała 215 cm. Odległość między regałami powinna wynosić 70-80 cm.

• W pomieszczeniach magazynowych oraz wokół regałów należy utrzymać dobrą cyrkulację powietrza.

• Obiekty musza być ustawiane tak, aby łatwo było je wyjmować lub przestawiać.

• Należy używać podpórek, tam gdzie półki nie są całkowicie wypełnione, archiwalia stojące krzywo ulegają deformacji.

• Niedopuszczalne jest aby archiwalia wystawały poza brzegi półek w przejściach. Mogą zostać zniszczone przez przechodzące osoby i przejeżdżające wózki.

• Księgi zawierające elementy metalowe w oprawie (zapinki okucia itp.) należy umieszczać w pudłach.

• Należy oddzielać oprawy papierowe i oprawy z tkanin od opraw skórzanych.

• Należy unikać układania archiwaliów w stosy, nie umieszczać dużych formatów na małych.

• Wielkoformatowe, ciężkie osłabione w swojej strukturze czy zniszczone archiwalia należy przechowywać w pozycji horyzontalnej w pudłach.

Opakowania archiwaliów

Należy dążyć do tego, aby papier stosowany do zabezpieczania materiałów archiwalnych, zwłaszcza tych najcenniejszych, był wyprodukowany wg normy ISO 9706 lub aby jego parametry techniczne były zbliżone do cech papieru trwałego. Papier trwały nie zawiera żadnych substancji, które mogłyby prowadzić do jego autodestrukcji. Jego przewidywana trwałość wynosi kilkaset lat.

Opakowania powinny być wykonane z papierów, kartonów, tektur niezawierających ligniny, zawiązków siarki i chloru, bezkwasowych, z rezerwą alkaliczną i mieć wysoką zawartość celulozy (ponad 87 %). Do opakowań zalicza się: pudła, teczki, koperty i obwoluty. Odpowiednie opakowanie:

• chroni materiały archiwalne przed nadmiernym zużyciem,

• zabezpiecza obiekt na półkach,

• chroni przed światłem, kurzem, zanieczyszczeniami powietrza,

• działa jak bufor (warstwa ochronna) przeciw zmianom w otaczającym środowisku,

• zabezpiecza obiekt podczas transportu.

Metody obchodzenia się z materiałami archiwalnymi

• Wszystkie zakładki i wkładki nie posiadające wartości historycznej należy usunąć w celu uniknięcia zaplamień i przebarwień kart rękopisów. Dotyczy to także elementów metalowych - spinaczy, zszywek.

• Księgi nie powinny być otwierane pod kątem większym niż 120º. Do podparcia zalecane są podpórki z gąbki, poduszki lub drewniane kliny z materiałów chemicznie obojętnych.

Zabronione jest w trakcie korzystania ze zbiorów:

• Wnoszenie do pracowni i magazynów wszelkich substancji mogących spowodować uszkodzenie materiałów archiwalnych, w tym żywności, substancji łatwopalny i barwiących.

• Korzystanie z materiałów archiwalnych bez uprzedniego umycia rąk. Wskazane jest zakładanie białych, bawełnianych rękawiczek.

• Używanie jakichkolwiek atramentów, pisaków, korektorów,

• Robienia adnotacji na tekście lub pisanie na kartce papieru umieszczonej na otwartym obiekcie,

• Układanie obiektów w stosy, kładzenie otwartych ksiąg grzbietem do góry,

• Stosowanie „zwykłych” taśm samoprzylepnych.

Do drobnych napraw zalecane są taśmy archiwalne F. Neschen

Zbiory należy udostępniać w postaci zmikrofilmowanej lub zdygitalizowanej.

Zbiory zabytkowe powinny być całkowicie wyłączone z obiegu czytelniczego.

Opracowano na podstawie :

Zasady postępowania z materiałami archiwalnymi. Ochrona zasobu archiwalnego, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych , Warszawa 2006.

Polska Norma PN-ISO-11799 czerwiec 2006. Informacja i dokumentacja. Wymagania dotyczące warunków przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych.

i inne.

---