Każda jednostka gospodarcza chcąca prowadzić działalność, dobrze funkcjonować i osiągnąć w przyszłości korzyści ekonomiczne potrzebuje zasobów majątkowych, a konkretnie aktywów obrotowych, a z spośród nich zapasów.
Są to zmienne w czasie zasoby majątkowe lub zespół rzeczowych środków obrotowych występujących w przedsiębiorstwie zapewniający ciągłość systemu produkcyjnego, przeznaczony do zużycia lub sprzedaży.
Jednostki gospodarcze gromadzą zapasy aby utrzymać określoną jakoś obsługi odbiorcy, jak również osiąganie pożytków w skali produkcji. Innym powodem posiadanie ich może być zachowanie ciągłości dostaw, osiąganie pożytków powiązanych z wielkimi partiami w zaopatrzeniu i przewozach. Gwarantują one również zabezpieczenie przed intensywnymi zmianami podaży i popytu, a także zabezpieczenie przed zmianą cen i kursów walut.
Przedsiębiorstwo tworząc zapasy musi odpowiednio je sklasyfikować. Takim tradycyjnym podziałem zapasów jest podział według ich rodzajów.
Są to zapasy w postaci materiałów, produkcji w toku, półprodukty, wyroby gotowe czy też towary. Są one niezbędne dla prowadzenia działalności gospodarczej zapewniającej środki do dalszego funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Zapasy jako materiały odgrywają ważną funkcje w jednostce gospodarczej, ponieważ ułatwiają planowanie produkcji, jak już wspomniano wcześniej zmniejszają ryzyko związane ze zmianami cen materiałów, chronią przed ryzykiem braku podaży oraz umożliwiają prowadzenie polityki uzyskiwania rabatu za jednorazowy zakup.
W przypadku zapasów produkcji w toku, zapasy zapewniają płynność produkcji poprzez utworzenie zapasu produktów przesuwanych z jednego procesu do drugiego.
Zapasy w postaci wyrobów gotowych zmniejszają ryzyko braku możliwości sprzedaży przy wahaniach popytu. Również stabilizują produkcję, zmniejszając koszty spowodowane zmianą rodzaju produkowanego dobra.
Kolejnym z kryterium może być podział zapasów z powodu i przyczyn tworzenia zapasów:
Zapasy sezonowe czyli takie, które przedsiębiorstwo tworzy okresowo ze względu na dostępność dóbr albo popyt na dany towar.
Zapas spekulacyjny również zwany asekuracyjny. Prowadzony jest w dużych ilościach głownie ze względu na zmianę cen na rynku.
Zapasy strategiczne. Są tworzone na bieżąco i odnoszą się do materiałów, których brak może mieć poważne konsekwencje lub też bieżąco niezużywanych i utrzymywanych na specjalne okazje.
Zapasy promocyjne, to takie które planuje, gromadzi i utrzymuje w celu szybkiej reakcji systemu logistycznego na promocję marketingową lub cenową, jaką firma zastosuje dla swojego klienta w celu pociągnięcia produktu przez kanał dystrybucji.
Każdy zapas w zależności do pełnionej funkcji jest uzasadniony niezależnie w którym miejscu łańcuchu dostaw się znajduje i składa się z dwóch części:
Część rotująca czyli tak zwane zapasy rotujące utrzymywane na bieżąco przez przedsiębiorstwo, które są skutkiem zachodzących w sposób powtarzalny dostaw i zużycia. Jest to zapas odpowiadający rzeczywistym potrzebom w celu realizacji celów ekonomicznych.
Część nierotująca czyli tak część zapasów która powinna być stale na magazynie. W przeciwieństwie do części rotującej, zapas ten nie rotuje i nie jest pobierany jeśli nie ma takiej potrzeby. Chroni on przedsiębiorstwo przed sytuacjami losowymi.
Z ekonomicznego punktu widzenia zapasy możemy wyróżnić zapasy nadmierne czyli takie, które przekraczają wielkość niezbędną do utrzymania ciągłości produkcji i obrotu. A także zapasy zbędne, które są niewykorzystywane prze przedsiębiorstwo i stanowiące hamulec w jego prawidłowym rozwoju.
Zaś w pojęciu logistycznym zapasów w przedsiębiorstwach produkcyjnych o charakterze rotującym można podzielić na trzy kategorie.
Pierwszą z kategorii jest tak zwana sfera zaopatrzenia czyli zakup surowców, materiałów, półproduktów, materiałów pomocniczych i części zamiennych potrzebnych do realizacji produkcji. Drugą taką kategorią jest sfera produkcji, w skład której wchodzą produkcja w toku i roboty w toku, gdzie realizujemy określone cele i zlecenia na potrzeby klientów. Ostatnim takim podziałem jest sfera sprzedaży i zbytu, gdzie zaopatrzamy rynek w wyroby gotowe, półprodukty i części zamienne.
Niemniej jednak zapasy nie stanowią wyłącznie wiązki samych pozytywnych następstw sprzyjających funkcjonowaniu jednostek gospodarczych. Przedsiębiorstwo gromadząc je musi liczyć się z kosztami związane między innymi z ich utrzymaniem, które niejednokrotnie konfrontowane są z korzyściami wynikającymi z możliwości zapłaty niższej ceny oraz w przypadku większej ilości z dodatkowymi miejscami na ich magazynowanie. Można wyróżnić następujące koszty utrzymania zapasów:
Koszty finansowe
Koszty magazynowania
Koszty przemieszczenia zapasów
Koszty zużycia i starzenia się zapasów
Koszty ubezpieczenia
W celu optymalizacji zapasów i nie potrzebnych kosztów z nim związanymi, przedsiębiorstwo musi efektownie i sprawnie nimi zarządzać. Takimi podstawowymi sposobami zarządzania jest minimalizacja nakładów na zakup, sprowadzenie i utrzymywanie zapasów, zapewnienie ciągłości produkcji i rytmiczności obsługi odbiorców przy najniższych kosztach zapasów, niedopuszczenie do powstania nadmiernych i zbędnych zapasów oraz optymalne ich zagospodarowanie w razie ich wystąpienia, przeciwdziałanie stratom ilościowym i jakościowym oraz moralnemu zużyciu zapasów.
Do odpowiedniego zarządzania zapasami w przedsiębiorstwie potrzebne są odpowiednie metody. Przykładowymi metodami stosowanymi przez przedsiębiorstwo, są metody ABC i XYZ. Metoda ABC polega na podziale dóbr zaopatrzeniowych na trzy grupy według ich właściwego udziału w wartości zużycia materiałowego. Jest ona jedną z prostszych metod analitycznych. Natomiast metoda XYZ bada stopień regularności zapotrzebowania na poszczególne materiały.
Przedsiębiorstwa są różnej wielkości tak jak i jego realizowane zadania, a jak wiadomo zapasy występują w każdym ogniwie działalności gospodarczej lub szczeblu dystrybucji, więc do prawidłowego zarządzania zapasami muszą być odpowiedzialni poszczególni pracownicy lub komórki organizacyjne.
Podsumowując warto zauważyć, że zapasy są niezbędnym czynnikiem wykorzystywanym w działalności gospodarczej, produkcyjnej i handlowej. Zapewniają ciągłość procesu gospodarczego. Biorąc jednak pod uwagę wspominaną wielowymiarową istoty tworzenia, utrzymywania i funkcjonowania zapasów z jednoczesnymi konsekwencjami ekonomicznymi. Poziom zapasów powinien być zoptymalizowany tak aby zapewnić minimalizację łącznych kosztów utrzymania zapasów i realizacji ich dostaw