Zakres kontroli prowadzonej przez głównego księgowego

Zakres kontroli	Charakterystyka
Organizacja i nadzór prowadzenia rachunkowości	Kontroluje: - stan organizacji rachunkowości pod kątem zgodności z przepisami i zakładową dokumentacją przyjętych zasad rachunkowości oraz sprawność funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej; - prawidłowość i terminowość sporządzania obiegu i kontroli oraz celowość stosowania dotychczasowego zakresu dokumentacji finansowo-księgowej; - prawidłowość i terminowość korespondencji z kontrahentami, bankiem finansowym, urzędami służbowymi, samorządami terytorialnymi itd.
Planowanie efektów finansowych	Kontroluje: - materiały źródłowe stanowiące podstawę do opracowania projektów planów finansowych; - prawidłowość operatywnych realizacji w zakresie podziału zadań dotyczących wyniku finansowego.
Ewidencja i rozliczanie kosztów	Kontroluje: - prawidłowość prowadzenia pomocniczych urządzeń księgowych kosztów; - prawidłowość rozliczania kosztów pośrednich; - prawidłowość ustalania kosztu własnego.
Księgowość finansowa	Kontroluje: - kasę ze szczególnym uwzględnieniem zgodności dotyczącego stanu gotówki w kasie ze stanem ewidencyjnym; - stan zabezpieczenia gotówki w kasie oraz w drodze do banku i z banku - prawidłowość prowadzenia pomocniczych urządzeń ewidencyjnych gotówki w kasie, ewidencji środków pieniężnych w banku; - zgodność wyciągów bankowych oraz prawidłowość i terminowość sporządzania i składania w banku poleceń przelewu i czeków rozrachunkowych.
Ewidencja ilościowo-wartościowa materiałów	Kontroluje: - wycenę w dowodach magazynowych oraz ewidencję księgową z uwzględnieniem prawidłowości oraz zgodności podpisów; - terminowe i systematyczne uzgodnienie szczegółowych danych ilościowych z ewidencją ilościowo-wartościową oraz wartości analitycznych z ewidencją syntetyczną.

INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

Powinna zawierać zbiór uprawnień i obowiązków związanych z dokumentowaniem operacji gospodarczych za pomocą dowodów (dokumentów) księgowych i wykorzystywaniem zawartych w tych dowodem dyspozycji. Ma ona na celu stworzenie warunków dla wiernego odzwierciedlenia przez dowód księgowy prawdy materialnej. Tylko bowiem rzetelne informacje są pożyteczne dla celów zarządzania firmą oraz ochrony jej interesów i takie są wymagane przez przepisy.

Opracowanie przydatnej dla firmy instrukcji nie jest sprawą łatwą. Obowiązujące przepisy nie zawierają bowiem żadnych wzorów.

PRACE PRZYGOTOWAWCZE DO OPRACOWANIA INSTRUKCJI

Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych jest jednym z elementów kontroli wewnętrznej. Musi ona być spójna.

STATUT (umowa spółki itp.) oraz regulamin ORGGGANIZACYJNY

Określić:

- czy już dany problem jest rozwiązany w innym dokumencie,

- czy w regulacjach tych uwzględniono zmiany związane z nowymi przepisami prawa, zmiana zakresu działalności struktury organizacyjnej itp.,

- w jakim zakresie ujęte w wewnętrznych aktach prawa powinny być włączone do instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych,

- symbolika poszczególnych komórek organizacyjnych.

ZAKŁADOWY PLAN KONT

W prowadzeniu sprzecznych ustaleń, pomijania niektórych ważnych aspektów.

KONTROLAN WEWNĘTRZNA

1. Plan organizacji

2. Wszystkie metody i procedury ujęte w formie pisemnej i stosowane zazwyczaj:

- stosowanie się do zasad zarządzania,

- opiekę nad zasobami,

- zapobieganie i wykrywanie oszustw i błędów,

- dokładność i kompletność zapisów księgowych,

- terminowo przygotowanie wiarygodnej informacji finansowej.

Wpływ na środowisko, w którym działa kontrola wewnętrzna.

Na środowisko mogą wpływać:

- struktura organizacyjna (uprawnienia i odpowiedzialność, podział funkcji),

- nadzór kierowniczy nad działaniem kontroli wewnętrznej i bezpośrednich i za pośrednictwem komórek kontroli instytucjonalnej),

- personel (dobór, szkolenie)

Treść instrukcji będzie odmienna w zależności od oceny środowiska kontroli w firmie.

DOKUMENT KSIĘGOWY

RODZAJE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ:

- zatwierdzanie operacji (np. w celu uniknięcia sprzedaży dla klienta niewypłacalnego),

- kontrola zupełności operacji (w celu zapewnienia, aby wszystkie wykonane operacje zostały ujęte w dokumentach księgowych => fakturowanie),

- kontrola realności operacji ( w celu uniknięcia zaewidencjonowania operacji fikcyjnych),

- kontrola wyceny operacji ( w celu zapewnienia stosowania oceny prawidłowej zgodnie z zasadami księgowymi i podatkowymi),

- kontrola dokładności operacji (np. kontrola ilości, wartości i poprawności rachunkowej faktur),

- kontrola księgowania operacji ( zalicza nie do właściwego okresu oraz ujęcie na właściwych kontach, arkuszach rozliczeniowych itp.).

REGULACJE WEWNĘTRZNE DOTYCZĄCE DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

1. Określenie rodzaju dowodów księgowych.

2. Ustalenie sposobu przeliczania wartości na walutę polską dowodów operacyjnych na waluty obce.

3. Sporządzania specyfikacji dowodów księgowych nie wymagających podpisu wystawcy.

4. Zestawienia skrótowych symboli, które mogą być używane w jednostce zamiast pełnej treści w dokumentach księgowych.

5. Zasad sporządzania dowodów zbiorczych, w tym wzoru załącznika do dowodu zbiorczego zawierającego zestawienie pojedynczych dowodów.

6. Wykazu i rozmiaru operacji gospodarczych, które mogą być dokumentowane.

INSTRUKCJA POWINNA OKREŚLAĆ OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z PRZYJMOWANIEM POSZCZEGÓLNYCH RODZAJÓW DOKUMENTÓW, a zwłaszcza:

1. które rodzaje dokumentów wymagają zarejestrowania wpływu w i w jaki sposób;

2. które rodzaje dokumentów należy przekazywać do sekretariatu;

3. miejsca opatrywania dokumentów dotyczących wpływu i kwitowanie przyjęcia dokumentów.

PODSTAWY PRAWNE I ORGANIZACJA RACHUNKOWOŚCI 12 marca 2010

---