ZASADY PROWADZENIA RACHUNKOWOŚCI W JEDNOSTCE GOSPODARCZEJ

Pełny cykl rachunkowości w jednostce gospodarczej obejmuje wystawianie dowodów księgowych, prowadzenie ksiąg rachunkowych, uzgadnianie danych ewidencyjnych ze stanami rzeczywistymi w drodze inwentaryzacji oraz sporządzanie sprawozdań zawierających opracowane informacje.

Dla określenia faktycznego stanu poszczególnych składników aktywów i pasywów jednostki gospodarczej, weryfikacji stanów księgowych oraz, w razie wystąpienia niezgodności, dla urealnienia zapisów księgowych przeprowadza się co pewien czas inwentaryzację.

Celem inwentaryzacji jest stworzenie podstaw do uzgodnienia stanów wykazywanych w księgach handlowych ze stanami rzeczywistymi.
Inwentaryzacja obejmuje ogół czynności, zmierzających do określenia faktycznego stanu poszczególnych składników aktywów i pasywów jednostki gospodarczej. Na tej podstawie dokonuje się weryfikacji stanów księgowych, doprowadzając, w razie wystąpienia rozbieżności, do ich zgodności z rzeczywistością.

Jest to jeden z warunków prawidłowości ksiąg rachunkowych.
.

Ustawa o rachunkowości łączy sposób przeprowadzenia inwentaryzacji ze specyfiką objętych nią składników. Zasadniczą rolę odgrywają tu:
1. spis z natury,
2. uzgodnienie sald,
3. porównanie danych z ksiąg z dokumentacją.

Dokumentacja księgowa jest zbiorem dokumentów (dowodów), w których znajduje się pisemne odzwierciedlenie faktu wystąpienia operacji gospodarczych (ich powstanie, przebieg lub skutek) oraz zawierających dyspozycję przeprowadzenia zapisów księgowych niewyrażających bezpośrednio operacji gospodarczych

W księgach rachunkowych można dokonać zapisu tylko wtedy, gdy jednostka posiada bezsporny, pisemny dowód zaistnienia operacji gospodarczej (zasada udokumentowania).

Każdy dokument księgowy powinien spełniać następujące funkcje:
1. dowodową,
2. księgową,
3. informacyjną,
4. kontrolną.

Podstawą zapisów operacji gospodarczych w księgach są:
1. dowody księgowe źródłowe:
a) zewnętrzne obce,
b) zewnętrzne własne,
c) wewnętrzne,
2. dokumenty księgowe sporządzane przez jednostkę jako dowody:
a) zbiorcze,
b) zastępcze,
c) korygujące,
d)rozliczeniowe.

Dokumentacja księgowa musi odpowiadać wymogom określonym w Ustawie o rachunkowości, zgodnie z którą za prawidłowy uznaje się dokument (dowód księgowy), który:

1. stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, a jego treść jest kompletna i zrozumiała i nie zawiera błędów rachunkowych; poza ujętymi w ustawie wyjątkami, powinien też być on sporządzony w języku polskim i w walucie polskiej,

2. (art. 21 ust 1) Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość,
4) datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu,

 

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez dekretację, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za tą dekretację.
 

Za wymagania związane z poprawnością sporządzenia uznaje się natomiast:
1) obowiązek wystawienia dowodu w sposób czytelny i trwały

2) w przypadku wystąpienia błędów niedopuszczalne jest wycieranie, zamazywanie lub dokonywanie przeróbek

Uwaga!
Nie wolno dokonywać poprawek w przypadku dowodów objętych zakazem na mocy odrębnych przepisów (np. dowody kasowe) oraz obcych zewnętrznych i własnych zewnętrznych. Ich poprawa może nastąpić tylko za pomocą noty korygującej.

Każdy dowód księgowy przed zaksięgowaniem powinien być skontrolowany pod względem:
1. merytorycznym,
2. formalnym,
3. rachunkowym

Fakt dokonania kontroli dokumentu powinien być potwierdzony podpisem osób upoważnionych z podaniem daty kontroli.
Dokumenty nie poddane kontroli, względnie dokumenty, na których nie potwierdzono faktu przeprowadzenia kontroli, nie mogą być księgowane, gdyż nie ma pewności, co do ich kompletności, prawdziwości i poprawności.

Dekretacja - stwierdzenie charakteru operacji i odpowiadającemu jej sposobu zaksięgowania na stronie Dt i Ct kont syntetycznych oraz określenie w jakim miesiącu powinno to nastąpić.

Błędy w dokumentach księgowych mogą polegać na błędach w treści dokumentów księgowych, błędach rachunkowych lub wyznaczeniu niewłaściwej korespondencji kont.

Błędne zapisy w urządzeniach księgowych polegają na zaksięgowaniu dokumentu na niewłaściwych stronach konta, zaksięgowaniu operacji gospodarczej w niewłaściwej sumie, opuszczeniu zapisu księgowego, dwukrotnym ujęciu w urządzeniach ewidencyjnych tej samej operacji gospodarczej, błędnym sumowaniu obrotów itp.

Niezależnie od sposobu wykrycia błędów w urządzeniach księgowych nie mogą być wycierane, wyskrobywane, czy usuwane za pomocą innych środków.
Mogą być one poprawione poprzez:
1. przekreślenie niewłaściwego zapisu z zachowaniem jego czytelności oraz dokonanie zapisu prawidłowego i złożenie podpisu przez osobę poprawiającą błąd oraz zamieszczenie daty dokonania sprostowania,
2. przeprowadzenie zapisu korygującego

Zapisy korygujące są dokonywane za pomocą specjalnego zapisu księgowego zwanego stornem. Można go zastosować do następujących wypadków błędnego księgowania:
1. operację zaksięgowano na dwóch niewłaściwych kontach,
2. operację zaksięgowano na właściwych kontach lecz w niewłaściwej sumie,
3. operację zaksięgowano na jednym koncie właściwym i jednym niewłaściwym.

Z punktu widzenia techniki dokonywania zapisów korygujących wyróżnia się:
1. storno czarne,
2. storno czerwone.

W literaturze ekonomicznej spotyka się wiele koncepcji i metod wyceny. Najczęściej wymienia się cenę lub koszt:
1. historyczny,
2. odtworzenia,
3. realizacji,
4. bieżący

Zgodnie z ustawą o rachunkowości poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie (wytworzenie) ceny (koszty), z zachowaniem zasady ostrożności.

Cena nabycia, o której mowa w ust. 1, to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski.

Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny — jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu.

Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny — jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu.

Koszt wytworzenia produktu obejmuje koszty pozostające w bezpośrednim związku z danym produktem oraz uzasadnioną część kosztów pośrednio związanych z wytworzeniem tego produktu.

Koszty bezpośrednie obejmują wartość zużytych materiałów bezpośrednich, koszty pozyskania i przetworzenia związane bezpośrednio z produkcją i inne koszty poniesione w związku z doprowadzeniem produktu do postaci i miejsca, w jakich się znajduje w dniu wyceny.

Do uzasadnionej, odpowiedniej do okresu wytwarzania produktu, części kosztów pośrednich zalicza się zmienne pośrednie koszty produkcji oraz tę część stałych, pośrednich kosztów produkcji, które odpowiadają poziomowi tych kosztów przy normalnym wykorzystaniu zdolności produkcyjnych.
Za normalny poziom wykorzystania zdolności produkcyjnych uznaje się przeciętną, zgodną z oczekiwaniami w typowych warunkach, wielkość produkcji za daną liczbę okresów lub sezonów, przy uwzględnieniu planowych remontów.

Do kosztów wytworzenia nie zalicza się:
­ kosztów ogólnego zarządu, czyli kosztów działalności jednostki jako całości,
- kosztów sprzedaży towarów, produktów i innych składników majątku, w tym kosztów utrzymania placówek handlowych
- pozostałych kosztów operacyjnych,
- kosztów finansowych,
- nieuzasadnionych części kosztów pośrednich produkcji, np. kosztów stałych nie wykorzystanej zdolności produkcyjnej, kosztów strat materiałów, braków produkcyjnych

Jeżeli nie jest możliwe ustalenie kosztu wytworzenia produktu, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży netto takiego samego lub podobnego produktu, pomniejszonej o przeciętnie osiągany przy sprzedaży produktów zysk brutto ze sprzedaży, a w przypadku produktu w toku — także z uwzględnieniem stopnia jego przetworzenia.

Za wartość godziwą przyjmuje się kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami. Wartość godziwą instrumentów finansowych znajdujących się w obrocie na aktywnym rynku stanowi cena rynkowa pomniejszona o koszty związane z przeprowadzeniem transakcji, gdyby ich wysokość była znacząca.

Cenę rynkową aktywów finansowych posiadanych przez jednostkę oraz zobowiązań finansowych, które jednostka zamierza zaciągnąć, stanowi zgłoszona na rynku bieżąca oferta kupna, natomiast cenę rynkową aktywów finansowych, które jednostka zamierza nabyć, oraz zaciągniętych zobowiązań finansowych stanowi zgłoszona na rynek bieżąca oferta sprzedaży.

Wyprowadza się z ewidencji księgowej:
1. środki trwałe i wartości niematerialne i prawne w wartości w jakich zostały one wprowadzone do ewidencji, pomniejszonej o dokonane odpisy z tytułu ich zużycia,
2. zapasy po cenach rozchodu, które mogą być ustalone:
a) jako ceny przeciętne,
b) wg zasady FIFO (pierwsze przyszło - pierwsze wyszło),
c) wg zasady LIFO (ostatnie przyszło - pierwsze wyszło.

---