1 BUDOWA HARMONOGRAMU PROJEKTU

W zależności od wybranej technologii, własnych możliwości i wymogów formalnych projekt można zaplanować z rozbiciem na minuty, godziny, tygodnie, miesiące, lata. Wykonanie harmonogramu, czyli dokumentu w którym spisane będą terminy wykonywania poszczególnych prac, znacznie ułatwi prowadzenie i kontrolowanie każdego projektu. 

2 Cel i sens układania harmonogramów

Najważniejszą z przyczyn niepowodzenia projektów jest brak czasu.

Tymczasem najbardziej znanym wymiarem planowania jest planowanie działań i czasu. Wykonuje się to przy użyciu rozmaitych technik (najbardziej popularne to m.in. wykresy Gantt'a, PERT).

-Potrzeba budowania harmonogramów działań jest uznawana przez większość ludzi, w praktyce natomiast często pomijana.

-W projekcie mamy do czynienia z ogromną liczbą czynników nieznanych, nieprzewidywalnych, niemożliwych do określenia i zaplanowania na początku, jednak absolutnie nie wynika z tego, iż planowanie jest działaniem zbędnym.

3 Harmonogramowanie przedsięwzięć:

1. Ustalenie kalendarza prac

-data rozpoczęcia przedsięwzięcia

-dni robocze i wolne w przewidywanym okresie realizacji przedsięwzięcia

-czas pracy w poszczególnych dniach

2. Podział przedsięwzięcia na elementarne zadania

-budowanie hierarchii zadań, zadania wyższego poziomu składają się z pewnej ilości zadań poziomu niższego

-przedsięwzięcie powinno zostać podzielone na stosunkowo małe zadania, których parametry jest dość łatwo określić

3. Określenie parametrów zadań

-Parametry czasowe: czas wykonania, najwcześniejszy możliwy termin rozpoczęcia, pożądany czas zakończenia realizacji

-Ograniczenia kolejności: koniec-początek, koniec-koniec, początek-początek, początek-koniec

4. Określenie zasobów niezbędnych do realizacji poszczególnych zadań

-Pomieszczenia, wyposażenie, infrastruktura komunikacyjna, ludzie

5. Ustalenie dostępności zasobów

6. Określenie kolejności i czasów wykonania zadań

4 Wykres Gantt'a

-Najlepszy mechanizm do wizualizacji planowania terminów

-Daje jasny i prosty obraz przebiegu procesu w czasie

-Układ zdarzeń na wykresie przedstawiany jest najczęściej w wersji planowanej przed rozpoczęciem działania oraz rzeczywistej nanoszonej na wykres wraz z upływem czasu. Za pomocą wykresu Gantt'a można nie tylko planować i kontrolować wykonanie planu, ale także poprzez zastosowanie odpowiedniego systemu oznaczeń uwzględniać zmienność przebiegu wykonania zadania.

Tworzenie harmonogramu prowadzi się zwykle jako sekwencję:

-Spisanie listy działań

-Uwzględnienie zależności i ograniczeń (daty graniczne projektu), aż do rozplanowania zasobów z uwzględnieniem możliwości zastępowania ludzi i ich faktycznej dostępności.

5 RELACJE MIĘDZY ZADANIAMI, SIEĆ LOGICZNA

1. Podstawą opracowania technik PERT i CMP była teoria grafów. Wynikiem zastosowania tych technik są SIECI LOGICZNE.

2. Sieć działań można określić jako graf skierowany na działania i zależności

3. Wykresy sieciowe składają się z:

-Czynności - działań określonych w czasie, a więc posiadających swój początek, koniec i czas trwania

-Zdarzeń - punktów na skali czasu oznaczających fakt zakończenia poprzedniej czynności i rozpoczęcia następnej

SIEĆ CZYNNOŚCI - jest graficznym przedstawieniem planu przedsięwzięcia, pokazującym wzajemne zależności między różnymi działaniami. W skład sieci czynności wchodzi kilka podstawowych elementów, mianowicie: zdarzenie, czynność, czas trwania czynności, najwcześniejszy możliwy termin, najpóźniejszy dopuszczalny termin.

ZDARZENIE - jest momentem czasowym, w którym zaczyna się lub kończy przynajmniej jedna czynność. Zdarzenie jest ważnym punktem przedsięwzięcia, rozpoczynającym lub kończącym jakąś czynność, nie zużywa środków ani czasu. W sieci czynności symbolem zdarzenia jest kółko z wpisanym doń numerem zdarzenia.

CZYNNOŚĆ - jest to działanie w określonym czasie, pochłaniające pewne środki na realizację. Symbolem czynności w sieci jest strzałka która wskazuje kierunek przebiegu czynności w czasie:

oznacza, iż czynność łącząca zdarzenia 1 i 2 odbywa się w czasie t.

UWAGA:

Zdarzenie nie może być uznane za zaistniałe, dopóki wszystkie czynności do tego zdarzenia nie zostały zakończone. Żadna czynność nie może się rozpocząć przed zaistnieniem zdarzenia określającego jej początek

ZDARZENIE ZBIEŻNE występuje wówczas, gdy poprzedza je więcej niż jedna czynność:

ZDARZENIE ROZBIEŻNE, to takie, które daje początek więcej niż jednej czynności:

CZAS TRWANIA CZYNNOŚCI oznacza się odpowiednią cyfrą umieszczoną nad lub pod strzałką. Sumując poszczególne czasy trwania czynności można obliczyć najwcześniejszy możliwy termin zaistnienia poszczególnego zdarzenia.

Termin zdarzenia ostatniego jest najwcześniejszym momentem zakończenia całego przedsięwzięcia, np.

oznacza, iż zdarzenie 4, wieńczące całość przedsięwzięcia, zaistnieje najwcześniej po upływie 12 jednostek czasowych (godzin, dni, tygodni).

6 Konwencje przy budowie sieci czynności:

1) zakłada się, iż czas biegnie ze strony lewej do prawej;

2) każdy numer zdarzenia następnego jest większy od numeru

zdarzenia poprzedzającego;

3) sieć można określić poczynając od pierwszej czynności do

ostatniej (w przód) lub od ostatniej czynności do pierwszej

(wstecz);

4) sieć czynności danego przedsięwzięcia jest niezmienne w

stosunku do zmian czasu trwania czynności.

Technika rozwiązywania sieci opiera się na:

1) Każda czynność musi być zorientowana w sensie czasowym, przy czym rozróżnia się dwa sposoby orientacji :

a) Orientację ogólną, polegającą na przyjęciu założenia, że czas płynie od strony lewej do prawej, czyli zdarzenia leżące bardziej na prawo jest późniejsze niż zdarzenie leżące na lewo od niego, a odnoszące się do tej samej czynności.

b) Orientację szczegółową, uzyskiwaną przez zaznaczenie upływu czasu strzałką. Stosuje się ją w odniesieniu do czynności usytuowanych pionowo w sieci tzn. wtedy, gdy orientacja ogólna jest niewystarczająco jednoznaczna.

2) Sieć nie musi być nanoszona na układ współrzędnych z zaznaczoną osią czasu, wystarcza opisanie poszczególnych czynności czasem ich trwania.

7 Wykresy sieciowe

W sytuacji, gdy czynność nie zależy od czynności poprzedzającej, lecz występuje równolegle lub po niej, albo inaczej, gdy zarówno środki jak i czas trwania są równe zeru, mamy do czynienia z czynnością pozorną (mogą to być np. przerwy technologiczne, czekanie na dostawy itp.). Czynność pozorną oznaczamy w sieci czynności strzałką rysowaną linią przerywaną

8 KAMIENIE MILOWE, ŚCIEŻKA KRYTYCZNA

Istotnym elementem w metodzie CPM jest to, że ujawniła ona istnienie czynności krytycznych i podała sposób ich wykrywania. Tej właściwości nie posiadały poprzednio znane metody projektowania. Również zastosowanie w niej niezbyt skomplikowanej techniki postępowania pozwala, w odniesieniu do stosunkowo prostych sieci, na ręczne ich rozwiązywanie.

Rozkład zasobów

Jak widać zarówno sieci logiczne oraz wykresy Gantta pozwalają optymalizować nie tylko czas realizacji projektu ale również rozkład zasobów

9 ZASADA 80/20

Prawo Pareta [zasada 80/20] bardzo długo przytłaczało sferę ekonomii jak głaz narzutowy krajobraz: prawo empiryczne, którego nikt nie potrafił wyjaśnić

Josef Steindl

W działalności gospodarczej zostały potwierdzone liczne przykłady tej reguły.

-20% produktów odpowiada na ogół za około

-80% wartości sprzedaży

-20% klientów odpowiada na ogół za około 80%

-wartości sprzedaży

-20% produktów odpowiada na ogół za około

-80% zysku firmy

-20% klientów odpowiada na ogół za około 80%

zysku firmy

10 Metoda ABC

Metoda ABC jest to metoda analizowania zadań wywodząca się z badań V. Pareto, a zasadzająca się na regule 15:65. W myśl tej reguły w procesie produkcji usług za pomocą 5-20% nakładów można osiągnąć około 75-80% wyników; zaledwie 10-30% czasu poświęcanego na wysiłek intelektualny wystarczy dla osiągnięcia 60-80% całkowitego sukcesu w zarządzaniu. Ważne jest, aby możliwości te wykorzystać nie według zasady pilności, lecz priorytetu zadań. Oznacza to, że najpierw załatwiać należy zadania najważniejsze, a nie czynności najłatwiejsze.

Wbrew powszechnej wiedzy Pareto nie stosował wyrażenia 80/20 ani w swej analizie nierówności dochodów ani nigdzie indziej. Tym, co faktycznie odkrył Pareto i co niezwykle zaintrygowało zarówno jego, jak i kontynuatorów jego prac, była stała relacja pomiędzy liczbą najwyżej zarabiających a przypadającym na nich odsetkiem łącznych dochodów. Relacja przebiega według regularnego schematu logarytmicznego i przybierająca taki sam kształt bez względu na omawiany kraj czy okres.

Wzór ten wygląda następująco:

log N = log A + mlogx

gdzie:

A i m są stałymi

N - oznacza liczbę ludzi uzyskujących dochody wyższe niż x

Regułę tę można odnieść do pracy umysłowej, a więc do pracy menedżera. Oznacza to, ze każdy kierownik może uzyskać 65% swojej "normalnej wydajności" przy wykorzystaniu 15% "normalnego czasu pracy". Musi jednak podzielić swoje zadania na:

-zadania A, czyli te, których nie wolno mu przekazać zastępcy ani podwładnym, a więc najważniejsze zadania kierownicze, które wymagają decyzji ważnych dla całego przedsięwzięcia (zadania te absorbują około 5% czasu a ich wkład w wyniki stanowi około 75%);

-zadania B, czyli zarówno zadania pilne jak i zadania specjalne, które można jednak powierzyć zastępcy (zadania te stanowią około 20% ilości i tworzą około 20% wartości;

-zadania C, czyli najczęściej zrutynizowane zadania z dnia poprzedniego z reguły

-pilne, a nawet bardzo pilne, które można, a nawet należy przekazać zastępcy i podwładnym (zadania te zajmują około 75% czasu i tylko w 5% przyczyniają się do tworzenia dochodów zakładu).

11 Sterowanie procesami

W organizacji, która podejmuje realizację wielu zleceń, analiza ABC często ujawnia, że kontrola kilku z nich zapewnia kontrolę większości zadań organizacji.

12Kontrola zużycia materiałów

Analiza rocznego zużycia zwykle wykazuje skupienie wartości w stosunkowo nielicznych pozycjach, np. przy 10000 pozycji znajdujących się w danej chwili w magazynie kontrola 20% z nich zapewnia kontrolę ponoszenia 80% rocznych kosztów materiałowych. Prowadzi to do systemu klasyfikacji zapasów, w którym pierwsza grupa jest pod ścisłą kontrolą, następna grupa (np. 20—50% pozycji) jest kontrolowana z mniejszą dokładnością, a pozostałą grupę (np. 50—100%) traktuje się swobodnie. Te trzy grupy są określane zwykle jako grupa pozycji A, B i C. Termin analiza ABC został użyty po raz pierwszy w dziedzinie kontroli zużycia materiałów.

13Redukcja różnorodności

Analiza Pareto może być przeprowadzona według dochodów lub udziału we wpływach ze sprzedaży. Po zastosowaniu analizy ABC można wyciągnąć wiele wniosków, np. wszystkie pozycje C można ominąć przy klasyfikacji według wielkości udziałów we wpływach. Wniosek taki jednak niekoniecznie musi być uzasadniony, ponieważ niektóre wyroby mogły jeszcze nie osiągnąć dojrzałości rynkowej. Pozycja asortymentu przynosząca wysokie dochody może mieć jeszcze bardzo mały udział we wpływach, co według takiego rodzaju analizy powoduje jej odrzucenie. Analiza ABC pomaga w ustalaniu proporcji problemów; jest ona narzędziem wspomagającym podejmowanie decyzji, a nie bezwzględnym sprawdzianem kwalifikacji samym w sobie.

14Sterowanie jakością

Podczas przyporządkowywania przyczyn wadliwościom często okazuje się, ze większość wadliwości jest spowodowana nielicznymi przyczynami.

15Obsługa eksploatacyjna

Obliczenie czasu straconego z powodu awarii maszyn i urządzeń wskutek określonych przyczyn często ułatwia planowanie programu obsługi eksploatacyjnej.

16Wybór procedury administracyjnej

Poszczególne procedury różnią się m.in. wielkością łącznych nakładów czasu, pieniędzy itd. na ich realizację. celem zastosowania analizy wartości w tym zakresie jest najczęściej minimalizacja owych łączonych nakładów czasu lub pieniędzy,

17 METODY PLANOWANIA i POMIARU CZASU PRACY

Ustalanie technicznych norm czasu pracy związane jest zawsze z analizą rzeczywistego przebiegu procesu produkcyjnego na poszczególnych stanowiskach. Umożliwia to wykrycie strat czasu pracy, ustalenie racjonalnych sposobów i metod wykonywania pracy na stanowiskach roboczych oraz ustalenie niezbędnego czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych zadań produkcyjnych.

Wszystkie elementy normy czasu można ustalić przy wykorzystaniu następujących metod pomiaru czasu pracy:

-Fotografia dnia roboczego

-Chronometraż

-Obserwacje migawkowe

18 Fotografia dnia roboczego polega na obserwacji i pomiarze wszystkich czynności wykonywanych przez robotnika na danym stanowisku roboczym, zgodnie z kolejnością ich występowania. Obserwator odnotowuje czas trwania poszczególnych elementów pracy i przerw w pracy na specjalnym arkuszu obserwacyjnym. Obserwację prowadzi się w ciągu całej zmiany roboczej.Szczególnie istotne znaczenie ma tutaj indywidualna fotografia dnia roboczego, umożliwiająca ustalenie rzeczywistego czasu zużywanego przez robotnika w ciągu zmiany roboczej.Wyniki indywidualnej fotografii dnia roboczego są zestawiane według jednorodnych grup czasów w postaci bilansu czasu pracy robotnika. Umożliwia to ustalenie normatywów czasu potrzebnych do wykonania poszczególnych operacji, obsługi stanowiska, zaspokajania potrzeb naturalnych oraz czasu potrzebnego na przygotowanie i zakończenie realizacji zadania produkcyjnego.

19 Chronometraż jest metodą pomiaru czasu polegającą na kilkakrotnym mierzeniu powtarzalnych operacji lub jej elementów. Na podstawie średnich wyników uzyskanych z wielokrotnego pomiaru czasu trwania powtarzalnych elementów pracy ustala się normatywy czasu głównego, pomocniczego oraz czasu wykonania.

Dokonując zmian dotychczas istniejących normatywów czasu, nowe pomiary czasu przeprowadza się w porozumieniu z osobą wykonującą wielokrotnie obserwowaną operację, w warunkach uznanych za normalne ze względu na wymagania organizacyjne i techniczne. Osoba obserwowana musi posiadać odpowiednie kwalifikacje, wprawę w wykonywaniu czynności objętych obserwacją oraz powinna cechować się sumiennością w wykonywaniu pracy. Przy spełnieniu wszystkich tych warunków można oczekiwać dużej dokładności w ustalaniu norm czasu głównego i pomocniczego dla każdej operacji. Elementy czasu uzupełniającego dla poszczególnych robót ustala się w postaci narzutu procentowego w stosunku do czasu wykonania ( czas główny + czas pomocniczy).

20 Obserwacje migawkowe to metoda, która polega na tym, że obserwator wybiera w sposób losowy kilka stanowisk roboczych na oddziale czy wydziale produkcyjnym. Następnie odnotowuje na specjalnym arkuszu obserwacyjnym zaobserwowane czynności na wybranych stanowiskach. Nie mierzy on czasu, a jedynie odnotowuje umownym znakiem zaobserwowane zjawiska, np. / + / - praca, / - / - przerwa w pracy. Po zakończeniu obserwacji na arkuszu widnieje określona liczba znaków odpowiadająca charakterowi zaobserwowanych zjawisk ( praca lub jej brak) na obserwowanych stanowiskach roboczych. Wykorzystując zasady rachunku prawdopodobieństwa można wyciągnąć wnioski dotyczące struktury zużycia czasu.

Badanie czasu pracy tą metodą jest tanie i mało pracochłonne. Stosując obserwacje migawkowe należy liczyć się z pewnym błędem w otrzymanych wynikach spowodowanym tym, że jest to metoda reprezentacyjna. Błąd ten będzie tym mniejszy, im więcej obserwacji zostanie przeprowadzonych.

1 BUDOWA HARMONOGRAMU PROJEKTU

2 Cel i sens układania harmonogramów

3 Harmonogramowanie przedsięwzięć:

4 Wykres Gantt'a

5 RELACJE MIĘDZY ZADANIAMI, SIEĆ LOGICZNA

6 Konwencje przy budowie sieci czynności:

7 Wykresy sieciowe

8 KAMIENIE MILOWE, ŚCIEŻKA KRYTYCZNA

9 ZASADA 80/20

10 Metoda ABC

11 Sterowanie procesami

12Kontrola zużycia materiałów

13Redukcja różnorodności

14Sterowanie jakością

15Obsługa eksploatacyjna

16Wybór procedury administracyjnej

17 METODY PLANOWANIA i POMIARU CZASU PRACY

18 Fotografia dnia roboczego

19 Chronometraż

20 Obserwacje migawkowe

1

---