Anna Szurek i Dorota Brzozowska
Kultury propartnerskie, ceremonialne, monochroniczne i powściągliwe
•Japonia
•Chiny
•Korea Płd.
•Singapur
Kultury propartnerskie
Negocjatorzy bardziej skupiają się na ludziach, niż na wykonaniu zadania. Cenią przede wszystkim dobre stosunki z partnerem, a osoby skoncentrowane na transakcjach uważają za zbyt pewne siebie, agresywne i grubiańskie.
Kultury ceremonialne
Biznesmeni pochodzący ze społeczeństw hierarchicznych, przywiązujący wagę do konwenansów, uwrażliwieni na punkcie pozycji społecznej.
Kultury monochroniczne
Oddają cześć zegarowi, uwielbiają kalendarze i terminarze, są wrażliwe na punktualność.
Kultury powściągliwe
Ludzie mówią ciszej, przerywają sobie rzadziej i lepiej się czują gdy zapada cisza.
Z wyjątkiem uścisków dłoni, mało jest kontaktów dotykowych.
Należy unikać stałego patrzenia w oczy partnerom podczas negocjacji.
Jakim językiem mówią negocjatorzy?
•Japonia: wielu negocjatorów mówi obcymi językami, przede wszystkim po angielsku.
•Chiny: wielu negocjatorów zna języki obce, przede wszystkim angielski; jednak czasem może być potrzebny tłumacz.
•Korea Południowa: gdy po raz pierwszy spotykasz się z negocjatorami, zapytaj, czy potrzebny będzie tłumacz; niektórzy koreańscy negocjatorzy mogą mieć trudności z wypowiadaniem się po angielsku i zrozumieniem co do nich mówisz.
•Singapur:
skład narodowościowy:
78% - Chińczycy
15% - Malaje
6% - Hindusi
Większość biznesmenów będących Chińczykami mówi mandaryńskim (pekińskim) dialektem chińskiego oraz po angielsku, czyli dwoma językami, których używa najwięcej ludzi na świecie.
Rola hierarchii i statusu społecznego
Stosunek do kobiet w biznesie
•Społeczeństwa, takie jak Japonia czy Korea są ściśle zhierarchizowane i tradycjonalistyczne.
•Oczekuje się, że osoby młodsze, niższe rangą będą spolegliwe wobec osób starszych i o wyższej randze. Pamiętaj zatem o okazywaniu szacunku osobom starszym i zajmującym wysokie stanowiska.
•Ponieważ niewiele kobiet w tych społeczeństwach osiągnęło wysokie, decyzyjne stanowiska, większość mężczyzn nie jest przyzwyczajona do załatwiania spraw biznesowych z kobietami na zasadzie równości.
Ceremonialność i rytuały
•Japończycy przestrzegają sporej liczby zrytualizowanych kodeksów zachowań, np. rytuał wymiany wizytówek meishi czy ceremonia picia herbaty, głownie po to, aby zachować spokój na zewnątrz i zapobiec „utracie twarzy”
•Chińczycy również przywiązują wagę do „zachowania twarzy”; wiąże się to z szacunkiem do samego siebie, godnością osobistą, reputacją. Możesz utracić twarz, jeśli okażesz się dziecinny lub pozbawiony samokontroli, np. tracąc panowanie nad sobą. Możesz też spowodować, że partnerzy stracą twarz, jeśli w ostrej formie wyrazisz na coś brak zgody, wprawisz w zakłopotanie, skrytykujesz publicznie lub okażesz brak szacunku.
•Koreańczycy są powściągliwi i ceremonialni, trochę introwertyczni. Mniejszy nacisk kładzie się tu na kontakty korespondencyjne i telefoniczne, większy - na spotkania twarzą w twarz. W porównaniu z Japończykami wyrażają się bardziej otwarcie, bardziej jednoznacznie.
•Singapurskie społeczeństwo jako całość nadal kładzie nacisk na tradycyjne wartości azjatyckie, takie jak waga rodziny, troska o „zachowanie twarzy” czy szacunek dla władzy, to singapurska kultura biznesu ewoluuje w kierunku stylu międzynarodowego. Stąd występuje „luka pokoleniowa” w singapurskiej społeczności biznesowej: starsi - kultura propartnerska, młodsi - kultura protransakcyjna.
Protokół w biznesie
Ubiór:
Kobiety - skromny kostium lub prosta sukienka
Mężczyźni - ciemny garnitur, biała koszula i stonowany krawat
Witanie się
Spodziewaj się delikatnego uścisku dłoni i umiarkowanego kontaktu wzrokowego, a w przypadku Japończyków i Koreańczyków - małego ukłonu.
Tytułowanie partnerów
•Japonia: zwracaj się do danej osoby po nazwisku z dodatkiem przyrostka san, np. Watanabe-san. Nazwisko podawane jest jako pierwsze, po nim następują imiona.
•Podobnie jest w Chinach i Singapurze. Zwracaj się do danej osoby po nazwisku lub użyj jej tytułu zawodowego.
•Korea: po nazwisku następują na ogół dwa imiona, zwracaj się jednak po nazwisku, np.. Mr. Kim
Wymiana wizytówek
Japonia: meishi - podawanie swojej wizytówki obiema rękami, trzymając ją między kciukiem a palcem wskazującym stroną z japońskim nadrukiem do góry; odbieranie wizytówki także obiema rękami, studiowanie przez chwilę, a następnie położenie z uszanowaniem na stole konferencyjnym lub schowanie do skórzanego portfelika na wizytówki.
•Chiny, Singapur: podawanie obiema rękami, czytanie z uwagą, następnie położenie na stole konferencyjnym lub schowanie do skórzanego portfelika na wizytówki. Nie wolno pisać na wizytówce, chować do kieszeni lub rzucać na stół.
•Korea Płd.: rytuał podobny, podawanie wizytówki prawą ręką, a gdy mamy do czynienia z wysoko postawioną osobą - prawą ręką podtrzymywaną w łokciu przez lewą.
Prezenty
•Dobrym pomysłem na prezent jest drogi koniak, coś typowego dla Twojego kraju lub gustowne upominki firmowe.
•Wręczanie i przyjmowanie prezentów należy wykonać obiema rękami, następnie odłożyć na bok i rozpakować później.
•W Korei Płd. dawanie i przyjmowanie prezentów przez urzędników jest zabronione!
Wspólne posiłki
Podejmowanie partnera i bycie podejmowanym to istotna część procesu nawiązywania bliskich stosunków osobistych z kontrahentami.
Tradycyjnym sposobem poznawania się partnerów płci męskiej jest rytuał picia alkoholu. Czasami trzeba wypić bardzo dużo, a nawet się upić. Alkohol zdaje się rozpuszczać sztywność i oficjalność, z którymi można się spotkać w interesach.
Nie oczekuje się, że kobiety będą piły alkohol, a już na pewno nie tego, że się upiją.
Mężczyźni, którzy nie chcą pić alkoholu, mogą się wymówić chorobą lub względami religijnymi. Niewykluczone jednak, że mogą stracić przez to szansę pogłębienia stosunków ze swoimi partnerami i dowiedzenia się o nich czegoś więcej.
Zachowania niedopuszczalne
•Korea Płd.: goście nie powinni wycierać nosa przy jedzeniu; lepiej jest pociągać nosem lub wyjść z pokoju i wydmuchać nos poza zasięgiem słuchu!
•Singapur: siedząc, nie krzyżuj nóg w taki sposób, żeby ktoś mógł oglądać podeszwy twoich butów; nie dotykaj i nie przesuwaj też niczego stopą!
•W całej Azji Południowo-Wschodniej nie przywołuj nikogo zgiętym palcem wskazującym!
Prezentacja towarów i usług
Unikaj rozpoczynania prezentacji żartem czy humorystyczną anegdotą - mogłoby to świadczyć o lekceważeniu sprawy i audytorium.
Mów jasnym i prostym językiem, bez żargonu, zawiłych zdań, czy wyszukanych słów.
Używaj pomocy wizualnych, dostarcz kopie swego wystąpienia, ale Japończykom nie wręczaj projektu kontraktu jako punktu wyjścia.
Nie przechwalaj swojego produktu lub przedsiębiorstwa, lepiej przedstaw referencje bądź artykuły o własnej firmie. Niech inni ocenią twój produkt i firmę.
Podobnie, nie mów negatywnie o swoich konkurentach. Możesz przekazać krytyczne uwagi o nich poczynione przez poważane osoby trzecie. Niech inni krytykują twoich konkurentów i ich wyroby.
Targowanie się
Jest ono bardzo popularne, zwłaszcza wśród negocjatorów chińskich, którzy wręcz mierzą swój sukces tym, jak dalece byli w stanie odwieść kontrahenta od pierwotnej oferty. Roztropni podwyższają swoją początkową ofertę, żeby zapewnić sobie pewne pole manewru podczas przetargu.
UWAGA: U Japończyków takie podejście może spalić na panewce!
Ustępstwa
Chińczycy i Koreańczycy oczekują ustępstw. Pamiętaj jednak, by robić je z ociąganiem się oraz żądać czegoś równoważnego w zamian. („jeżeli ..., to ...”)
Japończykom jest trudno robić ustępstwa w trakcie negocjacji. Stanowisko, z którym przystępują do przetargu, jest wynikiem długotrwałych dyskusji w ramach własnej spółki, a każda zmiana wymaga ponownych rozważań. Uzbrój się w cierpliwość i zachowaj większe ustępstwa do końcowej rozgrywki.
Singapurczycy z kolei są uprzejmi, ale twardzi i nieustępliwi.
Chińskie gierki
Czasem złością Chińczycy chcą wywrzeć nacisk.
W krytycznym momencie negocjacji możesz ujrzeć swojego głównego konkurenta czekającego w holu na spotkanie z twoim kontrahentem zaraz po zakończeniu rozmowy z tobą.
Negocjatorzy reprezentujący państwo czasem odwołują się do ubóstwa swego kraju, aby uzyskać od ciebie niższą cenę.
Mogą cię także nazywać „starym przyjacielem” oczekując, iż pomożesz Chinom oferując lepsze warunki.
Podejmowanie decyzji
Negocjowanie w tych krajach jest na ogół długim i czasochłonnym procesem, wymagającym cierpliwości i spokoju. Do Singapuru trzeba nawet odbyć wiele podróży w okresie kilku miesięcy.
Znaczenie kontraktu
Powiązania z partnerem są ważniejsze od pisemnej umowy końcowej, która jest raczej wyrazem intencji.
Mimo to, staraj się mieć wszystko na piśmie, na wypadek renegocjacji kontraktu, gdy zmieni się sytuacja.
Prawnicy
W trakcie negocjacji prawników trzymaj gdzieś na uboczu aż do czasu, gdy porozumienie będzie bliskie. Ich obecność przy stole przetargowym może być bowiem odbierana jako oznaka braku zaufania.