Różnice kulturowe w procesie negocjacyjnym
Brak wiedzy o odmiennościach kulturowych i zwyczajach zagranicznego partnera negocjacji, może być poważną barierą w zawieraniu międzynarodowych transakcji, a nawet doprowadzić do zerwania rozmów.W polskiej szkole umiejętności negocjowania nie są jeszcze dobrze znane i doceniane. U nas nie wykształciły się jeszcze standarty zachowań negocjacyjnych, dlatego warto nich mówić i pisać.
Główną przyczyną niepowodzeń w negocjacjach jest brak porozumienia między stronami. Negocjatorzy porozumiewają się za pomocą słów i działań. Ryzyko braku porozumienia istnieje w każdym rodzaju negocjacji a szczególnie w negocjacjach międzynarodowych. Na przebieg negocjacji z cudzoziemcami wpływa wiele czynników. Kwestią najbardziej znaczącą jest nieznajomość obcej kultury, która może rodzić wiele nieprzewidzianych trudności np. producent polskich krówek (cukierków mlecznych), chcą wyeksportować wyrób do Indii zmienił opakowanie z krówką (w obawie o naruszenie przekonań religijnych) na opakowanie z rysunkiem meczetu, popełniając jeszcze większe świętokradztwo. Nawet znajomość koloru ma istotne znaczenie przy wchodzeniu na obce rynki np. sprzedaż pigułek powlekanych na biało na rynku dalekowschodnim jest bezcelowe, ponieważ tan kolor jest tam oznaką śmierci; zaś w krajach muzułmańskich nie wolno używać w handlu koloru zielonego ponieważ jest to kolor "Sztandaru Proroka".
Aby skutecznie porozumiewać się, profesjonalni negocjatorzy muszą w toku negocjacji pamiętać stale o trzech rzeczach jednocześnie: o własnych słowach i działaniach, o tym, jakie znaczenie przypisuje im partner, oraz o słowach i działaniach partnera. Negocjator powinien więc przewidzieć ewentualne konsekwencje swych wypowiedzi i działań, zanim słowa zostaną wypowiedziane, a gest uczynione. Kultura obejmuje przekazywane z pokolenia na pokolenie całokształt dorobku danej społeczności, w tym przekonania, wzory postępowania, reguły współżycia. "Tworzy zbiory zasad, koncepcji, kategorii, pojęć przyjętych w określonej zbiorowości i wyznaczających obowiązujące zachowania" (J. W. Salacuso, 1994). Gdy osoby z dwóch różnych kręgów kulturowych spotykają się po raz pierwszy, nie mają wspólnego zasobu informacji, aby właściwe zinterpretować swoje wypowiedzi, działania i intencje. Kultura ma też wpływ na zachowanie przy stole negocjacyjnym. Przedstawiciele Zachodu oczekują szybkiej odpowiedzi, gdy przedstawia swoje stanowisko lub pytanie, natomiast Japończycy zostawiają sobie więcej czasu na udzielenie odpowiedzi. Latynosi mają skłonność do szybkiego reagowania. Arabowie często odrywają się od rokowań. Negocjator musi ocenić, czy jego własne słowa i działania są właściwe, czy druga strona zrozumiała je zgodnie z intencjami i czy oni sami prawidłowo ocenili znaczenie wypowiedzi i zachowanie partnera.
Różnice kulturowe wpływają na formy i treść zawieranego kontraktu. Czasami konieczne jest przeformułowywanie elementów kontraktu, żeby dostosować je do norm kulturowych obu partnerów (w krajach Islamu prawo zabrania pobierania procentu od pożyczek). Ażeby poradzić sobie z różnicami kulturowymi musimy poznać do jakiej grupy kulturowej należy partner negocjacyjny. W świecie istnieje wiele wspólnot kulturowych, a każda ma własne t endencje i przekonania o stylu prowadzenia negocjacji.
Dobry negocjator zawsze powinień pamiętać o tym,co chce osiągnąć, być przygotowanym do negocjacji i mieć opracowaną strategię postępowania.Zasiadając do stołu negocjacyjnego trzeba mieć świadomość różnic kulturowych i w czasiw rozmów wykorzystać to w taki sposób, by osiągnąć określone korzyści.Poniższa charakterystyka przedstawia style negocjacji różnych rejonów świata.
NEGOCJACJE Z AMERYKANAMI I KANADYJCZYKAMI
Negocjacje z Amerykanami oraz Kanadyjczykami, cechuje zwykle dynamizm, spora doza nieformalności, niecierpliwość i skupianie się na wynikach końcowych. Badania wykazują, że negocjacje przeprowadzane przez Amerykanów trwają zwykle znacznie krócej. Negocjatorzy amerykańscy zwykle mają zanadrzu kilka niespodziewanych chwytów. Wynika to z ich przeświadczenia, że wynegocjować można wszystko oraz, że każdy Amerykanin w życiu codziennym ma możliwość negocjowania (np. pensji). Cechuje ich słaba znajomość innych kultur i języków obcych. Czasami prowadzi to do negocjacyjnej porażki. Amerykańscy negocjatorzy są pewni siebie i agresywni.. Najlepszą reakcją jest stanowczość, skupienie się na faktach i wyjaśnienie własnych potrzeb. Amerykanie szybko modyfikują swoje stanowisko jeżeli rozumieją położenie drugiej strony. Posiadają ogromny stopień indywidualizmu i mają tendencje do kierowania uwagi na osobę najwyższą rangą. Z drugiej strony ich styl zwracania się po imieniu zmniejsza napięcie podczas negocjacji. Dla nich miarą sukcesu są przede wszystkim wymierne korzyści ekonomiczne, szybki zwrot zainwestowanego kapitału. Punktualność dla Amerykanów jest istotna. Amerykanie niechętnie przystępują do negocjacji, które wymagają dużo czasu. Wychodzą z założenia, że czas to pieniądz i oczekują szybkich decyzji. Wolą zaryzykować porażkę negocjacji, doprowadzić do przyjęcia nie do końca dopracowanego kontraktu, niż stracić bezcenny czas na długotrwałe dochodzenie do kompromisu w każdym szczególe.
ZACHODNIOEUROPEJSKI STYL NEGOCJACJI
Niemiecki styl negocjacji cechuje przede wszystkim porządek i szczegółowe, przygotowanie rozmów, które poprzedza dokładna analiza rynku. Przebieg negocjacji, poszczególne jej etapy, a nawet pojedyncze posunięcia, czy reakcje są wcześniej uzgodnione i szczegółowo zaplanowane. Niemcy zasiadają do rozmów ze ściśle określonym planem oczekiwanych korzyści i możliwych ustępstw.Podczas rozmów Niemcy cenią sobie jasny i bezpośredni sposób komunikowania się, otwartość i szczerość rozmów. Europejczycy są także nakierowani na indywidualizm i punktualność (Niemcy i Szwajcarzy), ale także znacznie bardziej formalni od Amerykanów. Przywiązanie do rytuałów jest umiarkowane. Brytyjczyków i Niemców cechuje duży formalizm. Niemcy są twardymi negocjatorami. Kluczem w negocjacjach z Niemcami jest punktualność, formalność, pedantyczne przygotowanie i skupienie na faktach oraz unikanie marnowania czasu na tematy nieistotne. Niemcy nie lubią zmieniać planów, szczególnie faktów zawartych na piśmie
Francuzi są w negocjacjach bardzo niestabilni. Trudno tak do końca przewidzieć ich zachowanie, bo ich plany mogą ulegać zmianie nawet w ostatniej minucie. Francuzi przywiązują dużą wagę do znajomości "savoir-vivre" rozmówcy, kultury konwersacji. Jeżeli Francuz, przed rozpoczęciem negocjacji, zaprosi nas na 2-3 godzinny obiad, nie powinniśmy traktować tego jako marnowanie czasu, ale jako właściwy Francuzom sposób prowadzenia negocjacji. Warto również zaznaczyć, że Francuzi są bardzo wyczuleni na punkcie swojej kultury, narodowych osiągnięć i pozycji w świecie. Szwedzi, podobnie jak Amerykanie, są negocjatorami, dla których liczy się przede wszystkim chłodna, ekonomiczna kalkulacja. Od Amerykanów, Niemców i Francuzów wyraźnie różni ich jednak fakt, że należą do narodów najbardziej sfeminizowanych. To znajduje przełożenie na styl i sposób prowadzonych przez nich negocjacji. Na przykład menadżerowie ze Szwecji nie wstydzą się przyznać do tego, że korzystają z intuicji. Ponadto nie prowadzą negocjacji w agresywnym, amerykańskim stylu - są raczej skromni, wyważeni i dążą do uzyskania konsensusu.
ROZMOWY Z AMERYKĄ ŁACIŃSKĄ
Latynosów cechuje brak punktualności. Interesuje ich prawie wyłącznie najbliższa przyszłość i dlatego rzadko koncentrują się na planowaniu długofalowym. Status społeczny jest szczególnie ważny, negocjacje z średnim szczeblem kierowniczym mogą okazać się stratą czasu. Latynosi rzadko planują rozmowy i przestrzegają ustalonego harmonogramu. Spontaniczność i improwizacja dominują proces negocjacyjny. Powodzenie negocjacji zależy od stosunków osobistych między przedstawicielami obu stron. Należy pamiętać o wysokim poczuciu godności osobistej. Złamanie obowiązującej etykiety może zakończyć się fiaskiem rozmów. Stosunki osobiste i przyjaźnie są kluczem do sukcesu.
SPECYFIKA BLISKIEGO WSCHODU
Negocjacje z przedstawicielami Bliskiego Wschodu może wydać się chaotycznym, czas nie jest czynnikiem, do którego przywiązuje się nadmierną wagę, terminy nigdy nie są ostateczne. Negocjacje są często przerywane, gospodarze wychodzą i wchodzą do pokoju obrad w dowolnych momentach . Punktualność nie jest szczególnie ważna. Zawarta umowa nie jest nigdy uważana za absolutnie obowiązującą, jest tylko celem, do którego się dąży. Należy unikać włączania do procesu negocjacji kobiet, ponieważ w tym rejonie świata mają one niski status społeczny i nie są traktowane przez partnera poważnie. W przypadku kultur bliskowschodnich wskazane jest dokładne przygotowanie się do rozmów, a nawet skorzystanie z pomocy specjalisty.
STYL ROZMÓW DALEKIEGO WSCHODU
Daleki Wschód jest jednym z najmniej zrozumiałych zakątków świata. Charakteryzuje go duża złożoność kulturowa, religijna i przywiązanie do tradycji. Kluczem do sukcesu negocjacyjnego jest głównie wykazanie się cierpliwością. Odstępstwem są negocjacje z mieszkańcami Hong Kongu i Singapuru, które są zbliżone do zachodnio-europejskich. Kultury azjatyckie są zorientowane na kolektywizm. Na każdym etapie procesu negocjacyjnego jest potrzebna zgoda całej grupy. Ważne jest nie "podkopywanie" autorytetu negocjatora, dla którego wyjście z negocjacji z twarzą jest ważniejsze, niż samo podpisanie umowy. Budowanie związków personalnych ze stroną przeciwną jest równie ważne, co zachowanie nadmiernej wręcz grzeczności.
Odrębną grupą są negocjatorzy japońscy. Odznaczają się oni szczególnym przywiązaniem do tradycji i rytuałów. Przy rozpoczynaniu negocjacji konieczna jest wymiana wizytówek i wspólne spędzanie czasu. Może to doprowadzić do sytuacji, kiedy strony spotykają się przez kilka dni nie podnosząc tematu, dla omówienia którego się spotkali. W trakcie negocjacji japończycy przedkładają krótkie sesje, które traktują jako pole prezentacji wzajemnych pozycji, a nie ustępstw. Po zaprezentowaniu stanowisk strony odrębnie pracują nad nowym stanowiskiem, które są prezentowane na kolejnym spotkaniu. Taka procedura zabiera długo czasu i wymaga cierpliwości. Dodatkowo japończycy lubią podczas negocjacji korzystać z usług pośredników.
Negocjatorzy kultur Wchodu zwykle nie używają słowa "nie", wolą dawać niejasne i wymijające odpowiedzi. Dlatego doświadczony negocjator umiejętnie interpretuje wypowiedzi strony przeciwnej. Do negocjacji z przedstawicielami kultury Wschodu należy przygotować się bardzo dokładnie i starannie. Konieczne jest poznanie kultury drugiej strony lub zatrudnienie konsultanta. Szansę na odniesienie sukcesu ma tylko cierpliwy i taktowny negocjator.
NEGOCJACJE Z ROSJĄ
Odrębnie należy analizować zachowanie w procesie negocjacyjnym przedstawicieli kręgu kultury rosyjskiej. Czego od Rosjan można oczekiwać? Jacy oni naprawdę są? Jak z nimi handlować? Wiele firm stosuje wobec Rosjan postawę zachowawczą, bazując swoje obawy na bieżących wydarzeniach dotyczących niestabilnej sytuacji na rynku wschodnim. W większości przedsiębiorstwa zbierają doświadczenia i działają bardzo ostrożnie, jednak są między nimi takie, które potrafią dostosować się do zaistniałej sytuacji.
Ze względu na bliskość rynku i co za tym idzie częstotliwość kontaktów, polskie firmy mają szczególnie dużo doświadczeń w kontaktach z negocjatorami rosyjskimi. Są tacy negocjatorzy, którzy uważają, że "Polak i Rosjanin - to dwaj bracia". Dlatego w kontaktach ze Wschodem należałoby działać naturalnie, kierując się wyczuciem, które podpowiada "wspólna z Rosjanami słowiańska dusza". Jednym z takich, którzy wiedzieli, jak trzeba robić interesy z Rosjanami jest Aleksander Gudzowaty najbogatszy człowiek w Polsce na liście tygodnika "Wprost" (wartość jego firmy "Bartimpex" szacuje się na ponad miliard złotych).
Gudzowaty znany jest z tego, że potrafi Zręcznie i "po słowiańsku" dogadać się z Rosjanami. Marek Zieleniewski opisuje w wydanej w 1998 roku książce pod tytułem "Piramida Gudzowatego" pierwsze kroki szefa "Bartimpeksu" na rynku rosyjskim w latach 90-tych. Zdobycie kontraktu na sprzedaż 100 tys. ton pszenicy Gudzowaty rozpoczął od zjednania sobie sympatii urzędniczki w moskiewskiej firmie importującej zboże - "Exportchleb". Urzędniczka była tak zafascynowana polskim biznesmenem, że napisała dla niego wiersz. Pomogła Gudzowatemu zaprosić szefów "Exportchleba" na przyjęcie: wynajęta cała sala, stoły bogato zastawione, cygańska kapela. Gdy nastrój zrobił się przyjacielski, Gudzowaty przekonał Rosjan, że dla nic, przy ogromnym imporcie milionów ton zboża rocznie, taki kontrakt to drobiazg, a dla niego - wielka rzecz. Rosjanie dali mu kontrakt na pszenicę. Ten wieczór przyniósł Gudzowatemu pół miliona dolarów zysku.
Całość zainwestował w następne przedsięwzięcie. Postanowił podbić Tiumień - gazowe zagłębie Rosji. Na wystawę w Pałacu Geologa w Tiumieni zawiózł trzema samolotami cztery tony towarów z 90 polskich fabryk. Przywiózł też piosenkarkę Zdzisławę Sośnicką oraz tancerki, które oczarowały syberyjskich górników. Polski festiwal w gazowym zagłębiu trwał miesiąc. Trud się opłacił. Gudzowaty poznał szefów gazowego imperium z Tiumieni, Jamburga i Selechradu i zdobył później następne kontrakty - na pośrednictwo w imporcie gazu do Polski.
Jak widać z tego przykładu, główne miejsce w kontaktach z Rosjanami zajmują stosunki osobiste i związki personalne. Korzeni tego należy szukać w historii: w Rosji od dawna panuje atmosfera nieufności w stosunku do otoczenia. Wcześniej przyczyną tego był system, powodujący, że nie można było ufać nawet członkom rodziny (nawet ściany mają uszy - jak mawiano).W ostatnim czasie do utrzymania się nieufności przyczynie się niepewność sytuacji ekonomicznej, zmuszająca do bardzo ostrożnych działań w stosunku do kontrahenta. Nawet cieszący się największym zaufaniem partner może przy nadarzającej się okazji "zdradzić". Dlatego Rosjanie potrzebują jak najbliższego poznania osoby, z którą zamierzają robić interesy. Aby nawiązać dobry kontakt z Rosjaninem nie wystarczy wyświadczyć drobnej przysługi, która zadowoliłaby Latynosa. Potrzebne są stosunki przyjacielskie a nawet "braterskie". Szybkiemu nawiązywaniu takich stosunków służą tzw. przyjęcia... Należy wykazać się szerokim gestem w robieniu wszelkiego rodzaju prezentów i przyjmowaniu u siebie drugiej strony. Duże wrażenie robi nadal zewnętrzny szyk (duże, ładne i nowoczesne). Być może dlatego po Moskwie jeździ tyle ładnych i drogich samochodów.
Proces negocjacji jest trudną sztuką dochodzenia do kompromisu, który to kompromis prowadzi do optymalizacji wyniku, do ustalenia obustronnych korzyści. Dążenie do maksymalizacji korzyści przez jedną ze stron nic nie daje, bowiem gdy strony nie chcą ustąpić i trwają na wyjściowych pozycjach, dochodzi do szybkiego zerwania negocjacji. Sukces negocjacji polega na tym, aby w toku rozmów prowadzących do uzgodnienia wspólnego stanowiska stron, stworzyć nową jakość, sytuację, wartość, stan, w którym obie strony negocjacji zyskują, pomimo iż muszą wcześniej odstąpić od pewnych swoich żądań i oczekiwań. A zyskują wtedy, gdy rezygnują z tego, co jest dla nich najmniej cenne, ważne. Sztuki negocjacji trudno się nauczyć. Do prowadzenia negocjacji trzeba mieć określone predyspozycje i charakter. Trzeba być człowiekiem silnym psychicznie, otwartym na partnera rozmowy i w każdej sytuacji umieć znaleźć kompromis. Negocjator wcale nie musi być specjalistą w danej branży czy dziedzinie gospodarki. Negocjator musi natomiast umieć nawiązywać kontakt z drugą osobą, bo jego zadanie polega na doprowadzeniu do kompromisu, zbliżeniu stanowisk stron. Amerykanie, Niemcy, czy Francuzi mają określony model negocjacji handlowych, polscy negocjatorzy dopiero wypracowują ten model.
BIBLIOGRAFIA
1. Dąbrowski P., Praktyczna teoria negocjacji, Sorbog, Warszawa 1990.
2. Jankowski W., Sankowski T., Jak negocjować?, Warszawa 1995.
3. Salacuse J.W., Negocjacje na rynkach międzynarodowych, PWE, Warszawa 1994.
4. Gazeta Wyborcza, 11-12 lipca 1998.