SPOŁECZNA WYŻSZA SZKOŁA
PRZEDSIĘBIORCZOŚCI I ZARZĄDZANIA W ŁODZI
KIERUNEK STUDIÓW: STOSUNKI MIĘDZYNARODOWE
Agata Grabka
Numer albumu: 19027
KULTUROWE UWARUNKOWANIA PROCESU NEGOCJACJI
Praca zaliczeniowa
Łódź 2008
W dzisiejszych czasach coraz bardziej powszechne stają się negocjacje prowadzone na arenie międzynarodowej. Dotyczą one wielu aspektów życia i mają na celu kształtowanie atmosfery dialogu lub, w sytuacji konfliktu, doprowadzenie do wszechstronnie akceptowanego porozumienia. Rozmowy międzynarodowe cechuje większa kompleksowość niż rozmowy prowadzone we własnym kraju. Przede wszystkim nie należy ignorować różnic kulturowych w odniesieniu do zachowań negocjacyjnych. Negocjatorzy powinni poznać zarówno specyfikę danego kraju, w którym toczą się negocjacje, obowiązujące w nim przepisy i normy prawne, jak również zdobyć jak najwięcej informacji na temat jego kulturowej specyfiki.
W ostatnich latach coraz częściej spotykamy się z tezą, że czynnik kulturowy determinuje zachowania jednostek bardziej niż inne zmienne demograficzne czy organizacyjne. W sposób szczególnie wyraźny jest to widoczne w sferze negocjacji, gdyż okoliczności ich prowadzenia związane są z sytuacją sprzeczności interesów oraz ujawniania się emocji. Powoduje to częstsze i bardziej wyraźne, niż w innych rodzajach aktywności, występowanie różnic kulturowych.
Jednak, aby określić wpływ czynnika kulturowego na negocjacje, należy najpierw ustalić, jak rozumieć kulturę oraz określić zakres jej oddziaływania. Wielu naukowców, próbując zdefiniować owe zagadnienie, czerpie wiedzę z nauk humanistycznych, odnosząc zróżnicowanie kulturowe do fundamentalnych kwestii, takich jak: człowiek, przyroda czy wszechświat. W związku z takim podejściem, różnice w zachowaniu negocjacyjnym powinny wywodzić się z przyjętego systemu wartości, który wyznacza porządek i kierunek każdego ludzkiego działania.
Osoby wywodzące się z danego kręgu kulturowego charakteryzuje specyficzny zestaw wartości i założeń. Określają one treść, dopuszczalność określonych tematów, sposób argumentowania oraz znaczenie komunikatów niewerbalnych.
Bazując na danych uzyskanych z licznych badań naukowcy wysnuli teorię opisującą kultury wysoko- oraz niskokontekstualne. Przez kontekst jest tutaj rozumiana grupa czynników stanowiąca sytuacyjne uwarunkowanie negocjacji. To, czy dana kultura jest wysoko- czy niskokontekstualna, ma bezpośredni wpływ na kontakty między partnerami. W kulturach wysokiego kontekstu komunikacja zależna jest od wielu czynników zewnętrznych, istotnych dla negocjacji. Do tych czynników możemy zaliczyć środowisko, komunikaty niewerbalne, status, rolę uczestników. Dlatego też, w kulturach tych znaczenia tego, o czym jest mowa lepiej szukać w kontekście, w jakim użyte są słowa niż w samych słowach. Do kraju wysokiego kontekstu należy między innymi Japonia, gdzie wszelkie wyrazy użyte w negocjacjach, sposób komunikowania czy struktura przetargu nie są tak ważne, jak rola związków zbudowanych przez strony przed rozpoczęciem negocjacji. Odwrotna sytuacja jest w kulturach niskiego kontekstu, które są silnie uzależnione od treści przekazywanych podczas negocjacji.
Na początku lat 80. G.Hofstede przeprowadził liczne badania, w wyniku których określił różnice kulturowe występujące pomiędzy różnymi krajami. Podzielił je na cztery podstawowe wymiary różnic kulturowych.
Pierwszym z tych wymiarów jest indywidualizm i kolektywizm, które informują nas o stopniu identyfikacji jednostki ze zbiorowością. Rozpoczynając negocjacje powinniśmy zorientować się czy nasz partner pochodzi z kultury indywidualistycznej czy też kolektywistycznej. W pierwszym wypadku ceni on jednostkę, jej niezależność i autonomię oraz najważniejszy jest dla niego interes poszczególnych osób. Natomiast w drugim przypadku identyfikuje się on bardzo silnie z organizacją, grupą społeczną lub krajem, którą reprezentuje, na pierwszym miejscu stawiając cele wewnątrzgrupowe.
Drugim ważnym wymiarem, który różnicuje poszczególne kultury jest tzw. dystans do władzy. Zjawisko to dotyczy szeroko rozumianej równości i nierówności. Wymiar ten informuje nas także o presji wywieranej przez zwierzchników na podwładnych oraz odzwierciedla stopień akceptacji dysproporcji społecznych.
Trzecim z kolei jest wymiar nazwany unikaniem niepewności czyli stopień odczuwanych zagrożeń przez członków danej kultury w sytuacjach nowych lub niepewnych.
Warto również wspomnieć o wymiarze zróżnicowania kultury określanym jako męskość i kobiecość. W kulturach, w których istnieje wyższy stopień męskości, zauważano dominację oraz większą tolerancję w czasie negocjacji cech uznawanych tradycyjnie za męskie. Tak samo dzieje się w kulturach uznawanych za kobiece. W tym wypadku bardziej akceptowane w negocjacjach są cechy typowo kobiece, tj. większa łagodność czy wyższa skłonność do relacji interpersonalnych.
W późniejszym okresie do powyższych czterech wymiarów został dodany jeszcze jeden nazwany dynamizmem konfucjańskim czyli rozróżnieniem między długoterminowym a krótkoterminowym nastawieniem w życiu.
Wyżej wymienione wymiary dały podstawę do budowy teorii kultury oraz stały się punktem wyjścia do późniejszych badań nad uwarunkowaniami kulturowymi w procesie negocjacji. Poziom indywidualizmu i kolektywizmu, czyli identyfikację jednostki ze zbiorowością, uważano za cechę odróżniającą tzw. kultury Wschodu, które charakteryzowały się wysokim stopniem wspólnoty od kultur Zachodu, będących bardziej indywidualistycznymi.
Poziom indywidualizmu jest natomiast silnie powiązany z dystansem do władzy, gdyż kraje o wysokim poziomie kolektywizmu charakteryzują się także największym dystansem do władzy. Wśród państw odpowiadających temu opisowi na pewno znajdą się kraje latynoskie, a w szczególności Wenezuela, oprócz nich Turcja, Portugalia i Grecja. Natomiast krajami o najwyższym poziomie indywidualizmu i najniższym poziomem dystansu do władzy są kraje skandynawskie, Austria, Niemcy, Irlandia i Wielka Brytania. Różnice w wymienionych obszarach zróżnicowania kulturowego w istotny sposób oddziaływują na styl negocjacji. Wpływają między innymi na charakter kontroli i strukturę decyzji podejmowanej przez każdą ze stron, zakres zaufania udzielanego oponentom, tolerancję dla dwuznaczności podczas rozmów czy wreszcie emocjonalne potrzeby negocjatorów wyrażające się wchodzeniem w mniej lub bardziej trwałe związki nieformalne z drugą stroną.
Z podziału na kultury kolektywistyczne i indywidualistyczne wynika wiele konsekwencji dla negocjacji.
Osoba wywodząca się z kultury o wysokim poziomie kolektywizmu będzie kierować się dobrem grupy, a co za tym idzie będzie wykazywać się większą skłonnością do negocjacji, traktując je przy tym jako okazje do budowania trwałych więzi. Będzie ona także bardziej zainteresowana pozytywnym poziomem satysfakcji odczuwanej przez drugą stronę. Przedstawiciele kultur określanych jako kolektywistyczne wolą negocjować grupowo, wszelkie ustalenia i decyzje podejmowane są w wyniku zgody całego zespołu, co zwalnia z reguły tempo negocjacji. Właśnie za takie kultury uznawane są kraje latynoskie i azjatyckie, gdzie podejmowanie decyzji wymaga zwykle wielu narad i konsultacji. Natomiast wśród krajów europejskich możemy za przykład podać Portugalię i Grecję. Kolektywizm oznacza także potrzebę bardziej trwałych kontaktów stron, dlatego też dobrze jest, gdy negocjacje w krajach kolektywistycznych prowadzone są przez osoby znające się od dłuższego czasu.
Indywidualiści natomiast są bardziej skłonni do oddawania spraw do sądu lub innych rozstrzygających instancji niż do wspólnego poszukiwania rozwiązań. Wysoki poziom indywidualizmu wpływa na wielkość i strukturę zespołu negocjacyjnego. Zazwyczaj jest to jedna osoba lub niewielka grupa z wyraźnie wysuwającym się na czoło zwierzchnikiem posiadającym nieograniczone pełnomocnictwo.
Istotnym utrudnieniem w negocjacjach międzynarodowych jest nierówny układ sił pomiędzy stronami rozmów. Sytuacja taka może wyniknąć w wyniku odmiennego postrzegania znaczenia ról granych przez strony rozmów niż ten, do jakiego przywykło się w kraju ojczystym. Zrozumienie tych różnic jest niekiedy bardzo trudne, tym bardziej, że są one uwarunkowane kulturowo i zmieniają się w poszczególnych krajach. Zawsze jedna ze stron ma w negocjacjach przewagę.
W niektórych krajach znaczenie roli granej przez negocjatora jest niezwykle ważne. Są to zazwyczaj kraje o stosunkowo dużym dystansie władzy, jak np Meksyk, Indie, Francja, Belgia czy Portugalia. Natomiast w USA i Niemczech kontekst sytuacyjny negocjatora jest o wiele mniej ważny.
Wcześniej wymienione teorie, o kulturach wysoko- i niskokontekstualnych mają bezpośredni wpływ na konflikty między partnerami.
Uważa się, że w krajach o wysokim kontekście wszelkie działania stanowiące o przebiegu negocjacji są o wiele mniej istotne niż relacje pomiędzy stronami, określone przed rozpoczęciem rozmów. Zatem w krajach tych o wiele ważniejsza jest rola w jakiej występuje negocjator. Styl komunikacji przedstawicieli tych krajów jest nastawiony na uczucia i cechuje się charakterem pojednawczym. Najlepiej obrazują taki styl Japonia i Chiny, gdzie olbrzymią wagę przywiązuję się do nieformalnych kontaktów z partnerem oraz całej gamy zachowań w czasie spotkań towarzyskich.
Ważnym elementem uwarunkowań kulturalnych negocjacji są także różnice w sposobie postrzegania czasu oraz w znaczeniu nadawanemu temu czynnikowi. Należy tutaj docenić fakt, że druga strona może inaczej traktować czas i widzieć jego odpowiednie wykorzystanie w procesie negocjacji. Oprócz tego nie wolno zapominać, że czas jest wartością charakteryzująca daną kulturę. Tak więc, czas może mieć pośredni lub bezpośredni wpływ na proces negocjacyjny. Pierwszy z nich możemy zaobserwować w czasie przygotowania rozmów czy planowania. Natomiast drugi uwidacznia się, gdy na przykład jedna ze stron ulegnie presji na skutek manipulacyjnych działań czasu przez drugą stronę.
Wspomniane różnice powodują, że to co dla jednych może oznaczać w negocjacjach stratę czasu, dla innych może okazać się bardzo istotne.
Tak więc krąg kulturowy określa czas, jaki negocjatorzy gotowi są przeznaczyć na realizację zadań oraz kontakt z partnerem.
Przykładem narodu, który bardziej skupia się na zadaniach niż na ludziach są Amerykanie. Charakteryzuje ich wczesne rozpoczynanie pracy, krótkie przerwy i długie przebywanie w pracy po godzinach. Oczekiwanie przez Amerykanów tego samego od swych partnerów w rozmowach staje się często przyczyną konfliktów. O wiele bardziej ukierunkowane na ludzi są narody śródziemnomorskie. Wynika to z licznych uwarunkowań, nie tylko kulturowych, ale także historycznych czy klimatycznych. W negocjacjach z narodami z tego regionu ważną rolę odgrywają spotkania towarzyskie, rozmowy nieformalne i kontakty międzyludzkie.
Długoterminowe oraz krótkoterminowe nastawienie w życiu jest istotnym wymiarem kulturalnym wpływającym na proces negocjacji. Mowa tutaj o horyzoncie czasowym osiągania celów lub, jak nazywa się go w literaturze, dynamizmie konfucjańskim. Do najważniejszych cech tego wymiaru należy wytrwałość w dążeniu do celu oraz oszczędność. W światowej czołówce krajów o długoterminowym nastawieniu w życiu znajdują się przede wszystkim kraje wschodnioazjatyckie, takie jak Chiny, Tajwan, Japonia i Korea Południowa. W niektórych regionach, jak na przykład USA czy rozwiniętych krajach europejskich, czas traktowany jest na równi z innymi dobrami materialnymi. Kraje te akcentują w swej działalności oszczędność i racjonalność wykorzystania czasu. Wychodzą one z założenia, że taka ilość czasu jaka zostanie poświęcona na negocjacje, powinna zwrócić się w formie potencjalnych korzyści wynikających z zawartego porozumienia.
Kulturowo zróżnicowany jest też sposób planowania zadań w czasie. Wyróżniamy tutaj modele czasu: monochroniczny oraz polichroniczny. Pierwszy polega na przyporządkowaniu danej jednostce czasu jednej określonej czynności oraz trzymanie się ustalonego harmonogramu. Natomiast drugi zakłada wykonywanie w danym czasie więcej niż jednej czynności.
Obowiązywanie tych dwóch modeli czasu może mieć duże konsekwencje dla procesów negocjacyjnych, a także prowadzić do licznych nieporozumień.
Gdy kraj monochroniczny prowadzi negocjacje z krajem polichronicznym, ten pierwszy może poczuć się lekceważony lub traktowany niepoważnie. Ma to swoje źródło w różnym podejściu do istoty czasu. Kraj o modelu polichronicznym zamiast poświęcać czas tylko na rozmowach z krajem monochronicznym, załatwia równocześnie wiele innych spraw.
Drugim przypadkiem negatywnych konsekwencji obowiązywania wyżej wymienionych modeli jest sytuacja, gdy negocjatorzy pracujący według monochronicznego modelu czasu uczestniczą w dyskusji, która trwa dłużej niż pierwotnie ustalony harmonogram. Nie chcąc rezygnować z przyjętego rozkładu zajęć negocjatorzy ci dążą do przerwania rozmów.
Elementem różnicującym zachowanie stron w negocjacjach międzynarodowych jest również orientacja czasowa. W zależności od kultury może być ona skierowana bardziej na przeszłość, teraźniejszość lub przyszłość. Dla Latynosów najważniejsza jest teraźniejszość, jednak wiele ważnych zadań realizowanych jest później, stąd ich silny związek z przyszłością. Przy takiej wizji świata, śpieszyć się i naciskać w czasie negocjacji, może być uznane za nietakt. W Europie uwidacznia się orientacja na przeszłość. Nikt, tak jak Amerykanie, nie faworyzuje przyszłości, która na pewno przyniesie coś lepszego. W krajach arabskich Muzułmanie zorientowani są krótkoterminowo na przyszłość, gdyż uważają, że czas i tak nie zależy od nich samych.
Przedstawiciele krajów Południa czują się mniej zniewoleni przez czas niż negocjatorzy z krajów położonych bardziej na Północ. W kontaktach z drugą osobą Południowcy przeznaczają znacznie więcej czasu na zwykłe międzyludzkie kontakty. Negocjacje prowadzone w Europie Południowej zazwyczaj trwają znacznie dłużej, co wynika ze specyficznego podejścia narodów Południa do kwestii upływającego czasu. Często zdarza się, że takie podejście może wytrącić z równowagi przedstawicieli krajów, w których punktualność i planowany przebieg rozmów jest uznawany wręcz za „świętość”. Dłuższy czas rozmów prowadzonych przez Południowców wynika także z faktu, że bardzo często przerywają oni swojemu rozmówcy, co powoduje znaczne wydłużenie rozmów.
Czas wykorzystywany jest w negocjacjach także w celu uzyskiwania ustępstw. Jak wykazały badania, bardzo częsta jest tendencja zwiększania się liczby ustępstw wraz ze zbliżaniem się do końca rozmów. Negocjatorzy z poszczególnych krajów różnią się co do ogólnej liczby ustępstw oraz ich ilości w kolejnych fazach rozmów. Badania wykazały, że Amerykanie częściej niż Japończycy czy Brazylijczycy dokonują ustępstw w końcowej fazie negocjacji.
Istotne różnice w zachowaniach negocjatorów pochodzących z różnych krajów obejmują również odmienne wzorce komunikacyjne oraz metody wymiany informacji. Sposób komunikowania się jest silnie uwarunkowany przynależnością do danego kręgu kulturowego czy społeczności.
Rodzaj wypowiedzi występujących w negocjacjach został precyzyjnie zdefiniowany i opisany, co ułatwiło określenie międzykulturowych różnic w ich stosowaniu. W wyniku badań okazało się, że Hiszpanów i Anglików cechuje największa skłonność do czynienia obietnic. Francuscy negocjatorzy są najbardziej skłonni do stosowania gróźb i ostrzeżeń, jak również wykorzystywania kar. Anglików cechuje największa skłonność do nagradzania przy jednoczesnym braku jakichkolwiek przejawów negatywnych bodźców. Najwięcej pytań w trakcie negocjacji zadają Hiszpanie, co ma podłoże w ich południowym temperamencie.
Drugim bardzo ważnym aspektem komunikowania się stron negocjacji jest komunikacja niewerbalna. Dotyczy ona takich elementów, jak na przykład sposób mówienia, wyraz twarzy, ton głosu, dotyk czy gesty wykonywane w trakcie rozmowy. Zachowania takie nie zawsze są jednoznacznie odczytywane, a w szczególności trudna jest ich interpretacja w negocjacjach międzynarodowych.
Negocjatorzy z krajów Latynoskich z dużo większą częstotliwością używają słowa „nie”. Charakteryzuje ich bardzo wyraźna tendencja do używania zwrotów bezpośrednich. W negocjacjach z ich udziałem nie stwierdzono ani jednej przerwy.
Całkowitym przeciwieństwem Latynosów są Anglicy i Francuzi. W komunikatach niewerbalnych są oni niezwykle powściągliwi, bardzo często milczą oraz zwracają się do partnera w sposób niezwykle formalny.
Jedną z ważniejszych form komunikowania niewerbalnego jest kontakt wzrokowy. Bezpośrednie patrzenie w oczy swego rozmówcy można rozumieć jako próbę przejęcia dominującej pozycji lub odczytać jako formę otwartości i chęci dojścia do porozumienia.
Podobnie sytuacja ma się z dotykiem i bliskim dystansem. Częsty dotyk wskazuje na chęć kooperacji oraz pokazuje wysoki stopie zażyłości pomiędzy kontaktującymi się osobami. Również w negocjacjach międzynarodowych da się dostrzec liczne przejawy takiej komunikacji niewerbalnej. Jak wykazują badania, w trakcie rozmów z negocjatorami brazylijskimi, zanotowano średnio pięć razy więcej wzajemnych dotknięć niż miało to miejsce w wypadku innych badanych grup.
Wzrost negocjacji międzynarodowych w ostatnich latach przyczynił się w znacznym stopniu do rozwoju badań nad kulturowym zróżnicowaniem tego procesu. Podkreśla się jednocześnie, że wraz z chęcią prowadzenia rozmów międzynarodowych, pojawia się konieczność pokonania licznych barier. Jedną z nich są trudności z odczytywaniem zachowań oponentów, które bardzo często różnią się od naszych i bywają niewłaściwie interpretowane. Dlatego znajomość różnic kulturowych w stylach negocjacji może okazać się bardzo przydatna i wpłynąć pozytywnie na wzajemne stosunki.
Bibliografia
Bryła J., Negocjacje międzynarodowe:, „Terra”, Poznań 1997.
Kamiński J., Negocjowanie techniki rozwiązywania problemów, Poltex, Warszawa 2003.
Nogalski B., Jarocki P., Komunikacja niewerbalna w negocjacjach międzynarodowych: uwarunkowania kulturowe, Tonik, Bydgoszcz 1998
J. Kamiński, Negocjowanie techniki rozwiązywania problemów, Poltex, Warszawa 2003, s.164
J. Kamiński, Negocjowanie techniki rozwiązywania problemów, Poltex, Warszawa 2003, s. 167
J. Kamiński, Negocjowanie techniki rozwiązywania problemów, Poltex, Warszawa 2003, s. 173
J. Kamiński, Negocjowanie techniki rozwiązywania problemów, Poltex, Warszawa 2003, s. 179
J. Kamiński, Negocjowanie techniki rozwiązywania problemów, Poltex, Warszawa 2003, s. 180
B. Nogalski, Komunikacja niewerbalna w negocjacjach międzynarodowych: uwarunkowania kulturowe, Tonik, Bydgoszcz 1998, s. 56