Zasady refakturowania usług - odpowiedzi na pytania Czytelników

Refakturowanie jest rozumiane jako ponowienie czynności fakturowania, czyli ponowienie czynności dokumentowania sprzedaży. W praktyce księgowej czynność refakturowania bywa także nazywana: „przenoszeniem kosztów” lub „sprzedażą po cenach zakupu”.

Odsprzedaż nabytych usług jest unormowana w art. 28 dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L nr 347/1 ze zm.), w świetle którego, w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

Refakturowanie usług nie jest wprost uregulowane w ustawie o VAT, jednak kwestia ta poruszona została w obowiązującym od 1 grudnia 2008 r. art. 30 ust. 3 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu, w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, podstawą opodatkowania jest kwota należna z tytułu świadczenia usług, pomniejszona o kwotę podatku.

Z refakturowaniem usług mamy do czynienia, jeżeli w refakturze powtórzone zostają wszystkie dane dotyczące świadczonej usługi wymienione w fakturze pierwotnej będącej podstawą refakturowania, a więc: przedmiot sprzedaży (nazwa usługi), ceny jednostkowe, wartość sprzedaży netto i brutto, a także kwota należności. Do takich czynności powtórnej sprzedaży (refakturowania), ma zastosowanie identyczna stawka opodatkowania VAT, jak w fakturze pierwotnej, o ile tak stanowią postanowienia umowne między stronami (kontrahentami), a także pod warunkiem niedoliczania dodatkowej marży z tytułu odprzedaży.

Podmiot refakturujący usługi musi pamiętać o prawidłowym określeniu momentu powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT, mając na uwadze, że dla niektórych usług ustawodawca moment ten określił w sposób szczególny.
 

 ? 

Dokonujemy refakturowania usług transportowych świadczonych przez osoby trzecie. W jakim momencie powstaje u nas obowiązek podatkowy od refakturowanych usług?

Podatnik, który dokonuje refakturowania usług transportowych powinien przede wszystkim ustalić datę wykonania usługi. To właśnie ta data w połączeniu z datą otrzymania zapłaty (bądź jej brakiem) wyznaczy moment powstania obowiązku podatkowego zarówno w przypadku fakturującego, jak i refakturującego. Jeżeli zatem usługa była wykonana w określonym dniu, to właśnie ta data jest punktem początkowym dla wyznaczenia obowiązku podatkowego, który - w przypadku usług transportowych - powstaje stosownie do art. 19 ust. 13 pkt 2 lit. a) ustawy o VAT z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30. dnia, licząc od dnia wykonania usługi.

Jeśli zatem przed upływem trzydziestu dni od dnia wykonania usługi wpłynie zapłata do podmiotu refakturującego usługę, to ten właśnie dzień będzie dniem powstania obowiązku podatkowego. Jeśli zapłata w tym okresie nie wpłynie - obowiązek podatkowy u refakturującego powstanie w trzydziestym dniu od dnia wykonania usługi.
 

 ? 

Świadczę usługi najmu, które rozliczane są „z góry” raz na miesiąc do 10. dnia każdego miesiąca. Z usługami tymi związane jest refakturowanie mediów, tj. usług telekomunikacyjnych, dostawy wody, energii elektrycznej, cieplnej i gazowej, które zgodnie z umową najmu mają być rozliczane w tym samym terminie co najem. Kiedy powstaje obowiązek podatkowy od refakturowanych mediów?

Przyjęty przez najemcę termin płatności za refakturowane media nie musi pokrywać się z miesiącem płatności odpowiadającym terminowi płatności za media z pierwotnej faktury, tj. tej, która była podstawą refakturowania. Oznacza to, że najemca nie ma obowiązku zachowania tego samego miesiąca (terminu) płatności określonego przez podmiot rzeczywiście świadczący usługę. Termin powstania obowiązku podatkowego za te same media może być zatem inny dla zakładu telekomunikacji, zakładu energetycznego czy jednostki właściwej w sprawie wodociągów lub kanalizacji (najczęściej będzie to termin wcześniejszy), a inny dla wynajmującego i refakturującego te media na rzecz najemcy (najczęściej będzie to termin późniejszy).

W sytuacji opisanej w pytaniu obowiązek podatkowy od refakturowanych kosztów powstanie więc 10. dnia każdego miesiąca, gdyż tak wynika z umowy najmu, choć w fakturach stanowiących podstawę do refakturowania był to inny termin.
 

 ? 

Czy można dokonać refakturowania usługi bankowej (wydanie zaświadczenia), w przypadku gdy bank nie wystawił za tę usługę faktury, a jedynie pobrał z konta należność?

Czytelnik nie otrzymał od banku faktury VAT, w związku z czym wydawać by się mogło, że nie jest spełniony podstawowy warunek umożliwiający refakturowanie - posiadanie pierwotnej faktury VAT.

W tej sytuacji Czytelnik ma dwa wyjścia:

• zażądać od banku faktury VAT i na jej podstawie refakturować tę usługę z zastosowaniem stawki z faktury pierwotnej (czyli zwolnienia z VAT - usługi finansowe wymienione są w poz. 3 załącznika nr 4 do ustawy o VAT),

• wkalkulować koszt usługi bankowej w wartość świadczonej usługi własnej i zastosować na całą wartość stawkę właściwą dla świadczonej przez siebie usługi.

Warto jednak zwrócić uwagę na fakt, że na mocy § 17 rozporządzenia w sprawie faktur, za fakturę uznaje się dokumenty dotyczące usług pośrednictwa finansowego zwolnionych z VAT, jeżeli zawierają wymienione w tym przepisie dane. Posiadanie takiego dokumentu jest więc traktowane dla celów VAT na równi z fakturą.
 

 ? 

Świadczymy na rzecz spółki usługę polegającą na regulowaniu jej należności w danym miesiącu, takich jak usługi remontowe, media, usługi hydrauliczne, kancelaryjne itd. Na koniec każdego miesiąca wystawiamy spółce faktury VAT dotyczące wszystkich usług i dołączamy kserokopie wszystkich faktur otrzymanych przez nas w danym miesiącu. Czy postępujemy prawidłowo i kiedy powinniśmy wykazać obowiązek podatkowy od wystawianej przez nas faktury?

Postępowanie takie jest prawidłowe jeśli wynika ono z odpowiednich uregulowań umownych zawartych między podmiotami, a wystawiający refakturę stosuje takie stawki dla poszczególnych usług, jak w przypadku faktur pierwotnych.

Problem natomiast pojawia się w sytuacji, gdy przedmiotem refakturowania są różnego rodzaju usługi, dla których ustawodawca określił w sposób szczególny moment powstania obowiązku podatkowego.

Oznacza to, iż w sytuacji wystawienia jednej zbiorczej refaktury obejmującej różnego rodzaju usługi, dla których obowiązek podatkowy powstaje w różnych momentach, pojawi się problem prawidłowego rozliczenia podatku należnego od wystawionej refaktury. Rozsądnym rozwiązaniem wydaje się podział refakturowanych usług według momentu powstania obowiązku podatkowego. Takie refakturowanie pozwoli uniknąć problemów w rozliczaniu podatku należnego.
 

 ? 

Czy refakturując koszty można na jednej fakturze umieścić różne ich rodzaje np. opłaty za media, usługi projektanta, notarialne? Czy można wymienione koszty ująć w jednej pozycji np. refaktura kosztów za styczeń dotycząca budowy pawilonu handlowego?

Refaktura musi spełniać wszystkie wymogi dotyczące sporządzania faktur VAT. Niedopuszczalne jest więc wpisanie na fakturze określenia „koszty za styczeń dotyczące budowy pawilonu handlowego”, ponieważ faktura zawierać musi nazwę usługi oraz właściwą stawkę VAT. Można natomiast na jednej fakturze umieścić różne rodzaje refakturowanych usług, oczywiście prawidłowo nazwanych i opodatkowanych właściwą stawką VAT.
 

 ? 

Dokonujemy sprzedaży wysyłkowej towarów. Koszt przesyłki nie jest zawarty w cenie produktu. Zamówione towary wysyłane są za pośrednictwem Poczty Polskiej. Czy możemy refakturować opłatę pocztową jako zwolnioną z VAT?

W większości przypadków organy podatkowe uznają, iż koszt przesyłki towaru jest jedynie czynnością dodatkową przy sprzedaży towaru i nie ma podstaw do wyodrębniania tej kwoty z wartości sprzedaży. W sytuacji bowiem gdy sprzedawca zobowiązuje się dostarczyć towar kupującemu do wskazanego przez niego miejsca, realizowane świadczenie obejmuje również koszty przesłania lub przewozu.

Oczywiście Czytelnik może zdecydować o odrębnym fakturowaniu kosztu przesyłki, jednak nie będzie to refakturowanie, ponieważ usługi te nie będą mogły korzystać ze zwolnienia z VAT. Na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT od podatku zwolnione są usługi wymienione w poz. 2 załącznika nr 4 do ustawy świadczone przez pocztę państwową, sklasyfikowane w PKWiU pod symbolem 64.11. Takie sformułowanie tej pozycji oznacza, że objęte nią zwolnienie ma charakter przedmiotowo-podmiotowy i ma zastosowanie wyłącznie do usług pocztowych świadczonych przez pocztę państwową.

Jeśli Czytelnik zdecyduje się na odrębne fakturowanie usług dostarczania przesyłek, to według Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług będą to „Usługi kurierskie inne niż świadczone przez pocztę państwową”, sklasyfikowane pod symbolem 64.12. Usługi te opodatkowane są według stawki 22% i na wysokość opodatkowania nie ma żadnego wpływu fakt, iż Czytelnik nie dolicza marży do opłat pobieranych przez pocztę.

---