5.2. Układ pisma i części składowe
W każdym piśmie wyróżniamy następujące części:
pole nagłówkowe, zawierające dokładne informacje o nadawcy pisma
adres odbiorcy pisma
znaki powoławcze, dotyczące korespondencji, na którą odpowiadamy, oraz znak naszego pisma i daty napisania
określenie sprawy, której pismo dotyczy
tekst korespondencji
podpis osób upoważnionych do podpisywania pism
informacje dodatkowe ( załączniki, do wiadomości, według rozdzielnika)
Wyróżniamy cztery elementy składowe tekstu pisma:
wprowadzenie, jest częścią wstępną. Nadawca pisma nawiązuje w tej części do poprzedniej korespondencji podając znak pisma, jego datę oraz sprawę lub wprowadza w zagadnienie, które chce w piśmie omówić.
przedstawienie problemu, jest częścią zasadniczą pisma. W tej części nadawca szczegółowo wyjaśnia sprawę, problem powinien być zredagowany jasno, zwięźle, wyczerpująco i jednoznacznie
uzasadnienie, ma na celu przekonanie adresata o słuszności stanowiska zajmowanego przez nadawcę pisma, nadawca podaje motywy swojego postępowania. Wyróżnia się dwa rodzaje uzasadnienia: faktyczne i prawne.
Wnioski, są częścią końcową pisma, podsumowaniem treści, ponownym podkreśleniem sprawy.
Poprawnie zredagowane pismo może zawierać wszystkie wymienione elementy, trzy albo tylko dwa, zawsze jednak musi być przedstawienie problemu i uzasadnienie.