Środki techniczne pracy biurowej to wszelkiego rodzaju urządzenia techniczne wspomagające pracę biurową. Według zastosowania można podzielić je na:
Środki łączności: telefony, centrale telefoniczne, teleksy, telefaksy, wideofony, systemy przywoławcze;
Środki do liczenia: maszyny do liczenia, maszyny analityczne, komputery;
Środki ewidencyjne: kartoteki, tablice informacyjne, notesy komputerowe, laptopy;
Środki do reprografii ( produkcji i reprodukcji tekstów, materiałów ilustracyjnych): powielacze, kopiarki, drukarki, skanery;
Środki do pisania: maszyny do pisania, komputery;
Środki do mierzenia: zegary, środki optyczne i dźwiękowe, miary i wagi;
Środki pomocne w gromadzeniu, selekcjonowaniu i przechowywaniu informacji w postaci dokumentów: kserokopiarki, laminatory, bindownice, gilotyny - obcinarki, niszczarki.
Podstawowe znaczenie w nowoczesnym biurze mają komputery. Stanowią one specjalną grupę maszyn elektronicznych i wykonują wiele funkcji związanych z przyjmowaniem, przetwarzaniem, gromadzeniem i przesyłaniem informacji. W zależności od używanego oprogramowania komputer może mieć zastosowanie do obliczeń, księgowania, opracowywania tekstów, sporządzania kalkulacji i kosztorysów, gromadzenia danych.
Komputery w zależności od ich mocy można podzielić na:
Komputery duże, które wykorzystywane są w dużych ośrodkach informatycznych do prowadzenia baz danych;
Mikrokomputery - są to komputery osobiste i główne narzędzie pracy biurowej. Coraz nowocześniejsze układy elektroniczne stwarzają coraz większe możliwości. Ich wykorzystanie zależy od odpowiedniego oprogramowania. Komputer wykonuje z góry ustalone funkcje. Według programów komputery mogą wykonywać kilkadziesiąt milionów operacji na sekundę. Wykorzystuje się cały szereg programów gotowych, bądź pisanych na specjalne życzenie użytkownika i są to:
Programy użytkowe z zakresu kadr, płac, gospodarki materiałowej, działalności finansowo - księgowej;
Programy do redagowania tekstów;
Programy do obliczeń testowych;
Programy do obsługi baz danych;
Programy do graficznej prezentacji danych;
Programy komunikacyjne;
Programy do obliczeń matematycznych i statystycznych;
Programy wspomagające projektowanie.
Mikrokomputery mają coraz szersze zastosowanie przy redagowaniu tekstów i w tym
zakresie wspiera on maszynę do pisania. Nowoczesne edytory tekstu pracują w trybie
graficznym, ukazując na ekranie dokładny obraz redagowanego tekstu. Oferują
kilkanaście czcionek o różnej wielkości, pogrubionych i pochyłych oraz szereg
dodatkowych znaków graficznych. Umożliwiają formatowanie tekstu oraz jego
przemieszczanie, uzupełnianie, korygowanie i archiwowanie. Edytory tekstów
zawierają słowniki ortograficzne i wyrazów bliskoznacznych, które umożliwiają
sprawdzenie poprawności pisowni i ułatwiają redagowanie tekstu.
Minikomputery - są to komputery o małej mocy obliczeniowej, wyspecjalizowane do spełniania określonych zadań, np. wprowadzania danych, sterowania produkcją.
Telefon - jest urządzeniem służącym do przekazywania informacji głosowej na odległość za pomocą sieci telekomunikacyjnej. Dzielą się na:
Telefony komórkowe cyfrowe;
Telefony bezprzewodowe tzw. konferencyjne;
Telefony przewodowe.
Centrale telefoniczne - to urządzenia dzięki którym z jednej linii zewnętrznej może korzystać większa liczba telefonów. Obejmują linie zewnętrzne i wewnętrzne, które zapewniają łączność między poszczególnymi pomieszczeniami.
Telefaks - to urządzenie, dzięki któremu można przesyłać wszystko, co można nanieść na papier i co zmieści się na formacie A4. Wykorzystują one sieć telefoniczną do przekazywania wiadomości w formie obrazów nieruchomych, np. rysunków, zdjęć, maszynopisów, rękopisów innych dokumentów. Obraz jest przesuwany przed skanerem przetwarzającym go na sygnały elektryczne przesyłane linią telefoniczną do odbiornika, który przetwarza je ponownie w obraz.
Zasadę działania możemy podzielić na trzy fazy:
Odczytywanie przesłanej informacji;
Modulacja;
Odbiór - drukowanie informacji.
Wideofon - jest to telefon połączony z monitorem, aby osoby prowadzące rozmowę telefoniczną mogły się nawzajem widzieć.
Pager - to urządzenie, które służy do jednostronnej komunikacji. Nadawany przez centralę sygnał zamieniony zostaje na konkretną informację i wyświetlany jest na pagerze w postaci tekstu lub cyfr.
Maszyny kalkulacyjne - są to najpopularniejsze urządzenia liczące stosowane w biurach.
Kartoteki - do najważniejszych rodzajów kartotek zalicza się kartoteki pionowe, poziome i wiszące. W kartotece pionowej karty ułożone są w specjalnym pudełku lub w skrzynce w pozycji pionowej lekko pochylonej. W kartotece poziomej karty ułożone są w sztywnych podkładkach metodą łuskowata, tzn. że spod każdej karty wystaje brzeg następnej karty o szerokości od kilku do kilkunastu milimetrów. Natomiast kartoteki wiszące charakteryzują się tym, że teczki z dokumentami umieszczonymi w specjalnych pojemnikach zawieszone są na szynach w szafie kartotekowej lub w szufladzie biurka.
Tablice magnetyczne - wykonane są z metalowych płyt na które nakłada się arkusze i przyczepia kształtki magnetyczne.
Laptop (ang. lap - kolana, top - na wierzchu) - to mały komputer przenośny ze zintegrowaną klawiaturą i monitorem tworzącym jedną całość, który po zamknięciu ma rozmiary zbliżone do dużego notatnika i dlatego nazywany też jest notebookiem. Można z nim podróżować i używać go bez zewnętrznego źródła energii ( do wyczerpania akumulatorów umieszczonych w obudowie).
Palmtop (z ang. na dłoni) - jest to komputer rozmiarami podobny do kalkulatora. Używa się go trzymając w jednej dłoni. Należy do kategorii urządzeń mobilnych.
Kserokopiarka - jest to urządzenie, które służy do kopiowania. Przystępując do wykonania kopii należy umieścić oryginał na szybie zgodnie z oznaczeniami i przycisnąć go klapą górną. Następnie ustawia się parametry reprodukcji, tj. liczbę kopii, ilość dozowanego tonera, wielkość kopii oraz kasetę , z której ma być pobierany papier. W przypadku kopii dwustronnych należy zwrócić uwagę na pozycję papieru. Po naciśnięciu przycisku start otrzymujemy kopie. Papier do kopiowania musi być odpowiedniej jakości, żeby nie dochodziło do zacinania się wewnątrz kopiarki.
Drukarki komputerowe - przenoszą na papier dokumenty i grafikę przygotowane za pomocą komputera. W biurach używa się trzech typów drukarek:
Drukarki igłowe - działają one podobnie jak maszyny do pisania. Zamiast młoteczków mają jednak mikroskopijne igły uderzające w papier poprzez taśmę barwiącą. Ze względu na niską jakość wydruku, głośną pracę i wolne tempo drukowania ten typ drukarki spotyka się raczej tylko wtedy, gdy wymagane jest drukowanie w dwóch lub większej ilości egzemplarzach;
Drukarki atramentowe - wyposażone są w pojemniki z atramentem, który jest „wypluwany” przez małe dysze w postaci kropelek trafiających na papier. Możemy na nich uzyskać dość wysoką jakość wydruku - zwłaszcza tekstów i nieskomplikowanych obrazów graficznych. Drukarki te są dość popularne ze względu na niską cenę zakupu i dużą szybkość drukowania. Wadą są natomiast wysokie koszty eksploatacji (drogie atramenty i droższy specjalny papier);
Drukarki laserowe - działają one na podobnej zasadzie, co kserokopiarki, wykorzystując do tworzenia obrazu na papierze cienki strumień lasera. Są one najlepsze i najdroższe ze wszystkich drukarek komputerowych. Drukarki te zapewniają najwyższą jakość wydruku i najlepszy ze wszystkich typów, nadają się również do drukowania grafiki. Ich bardzo drogie modele dają wydruki o fotograficznej jakości. Zaletą drukarek laserowych są stosunkowo niskie koszty eksploatacji i duża szybkość druku (ok.8-12 stron/minutę).
Maszyny do pisania - to mechaniczne, elektromechaniczne lub elektroniczne urządzenie posiadające klawisze, które naciskane powodują wydrukowanie określonych znaków (zwykle na papierze).
Laminatory - są to urządzenia do powlekania warstwą folii dokumentów papierowych w celu ochrony przed szybkim zniszczeniu. Można w ten sposób zabezpieczać identyfikatory, regulaminy, plakaty formatu A3, mapy, menu, harmonogramy, legitymacje, karty członkowskie. Laminowanie polega na umieszczeniu dokumentu w folii termokurczliwej, która pod wpływem temperatury przykleja się do dokumentu. Laminator powleka materiały we wszystkich wymiarach obwolut, aż do formatu A3, folia o grubości 75,125,175,250 mikronów. Lampa stanu gotowości i płynna regulacja temperatury umożliwiają użytkownikowi dostosowywanie pracy urządzenia do masy folii i rodzaju produktu w celu uzyskania optymalnych wyników.
Bindownice - są to urządzenia do oprawy dokumentów. Najprostszy sposób na oprawienie luźnych kartek w zwarty dokument, to oprawa w okładki (z tworzywa) i grzbiet ( zaciskana listwa z tworzywa), dzięki czemu otrzymujemy formę książkową. Aby przedziurkować plik kartek wystarczy opuścić dźwignię. Urządzenie to dziurkuje i oprawia dokumenty do formatu A4. można dokupić okładki o różnej oprawie i fakturze , a do tego dobrać odpowiednie kolory opraw grzbietowych. Dzięki tego typu oprawie kartki po rozłożeniu układają się płasko, co ułatwia kopiowanie i umożliwia dodawanie lub usuwanie kartek. Dostępne są uniwersalne bindownice mechaniczne oraz termobindownice elektryczne.
Gilotyny - obcinarki - przy oprawie dokumentów bardzo ważną funkcję spełniają obcinarki, które służą do równego, dokładnego i szybkiego wyrównania przez obcinanie dokumentów za pomocą noża introligatorskiego.
Niszczarki - są to urządzenia, które tną na drobne paseczki kartki papieru ( dokumenty przeznaczone do zniszczenia).
Skaner - dzięki niemu użytkownik może wprowadzić do komputera i zaprezentować innym, chociaż za pomocą Internetu swoje zdjęcia, przedstawić własne kompozycje i obrazy. Skaner umożliwia również szybką i prostą cyfrową archiwizację dokumentów, gazet i wszelkiego innego tekstu zapisanego na papierze. Po zastosowaniu specjalistycznego oprogramowania OCR( Optical Charakter Recognition -optyczne rozpoznawanie znaków) możliwe jest odczytanie przez komputer zeskanowanych dokumentów.
Rodzaje skanerów:
Ręczne;
Płaskie.
Dyktafon - jest to niewielki przenośny magnetofon mieszczący się w kieszeni, który służy do szybkiego zapisu i odtwarzania informacji dźwiękowej. Wykorzystywany może być do:
Przeprowadzania wywiadów;
Dyktowania zadań do wykonania współpracownikom;
Dyktowania tekstów do przepisania korespondencji, rozmów;
Nagrywania własnych przemyśleń, konferencji, przemówień;
Przygotowywania wystąpień i protokołów.
W pracy biurowej stosuje się także drobny sprzęt biurowy, np. dziurkacze, zszywacze, datowniki, bloczki samoprzylepne, pojemniki na papier itp. Ułatwiają one wykonywanie wszelkich czynności biurowych, wprowadzają ład i porządek w dokumentacji i w biurze.
Postęp techniczny w dziedzinie środków technicznych pracy biurowej jest ostatnio bardzo dynamiczny. Teraz trudno wyobrazić sobie pracę bez komputerów, telefaksów, kopiarek czy telefonu. Stanowią dziś podstawowe wyposażenie większych biur, a na rynku pojawiają się coraz nowsze i doskonalsze. Powszechne ich zastosowanie pozwala na:
Usprawnienie procesu przechowywania i dostarczania informacji niezbędnych w procesie podejmowania decyzji (informacje szybko przetwarzane, łatwo dostępne i dokładne);
Zwiększenie wydajności pracy biurowej poprzez wyeliminowanie żmudnych i pracochłonnych czynności (zmniejszenie kosztów związanych z administracją);
Podniesienie jakości pracy biurowej.
Postęp ma ogromne znaczenia, ponieważ znacznie, a nawet bardzo ułatwia pracę. Używanie skanerów, telefonów, komputerów czy nawet kopiarek pozwala na wykonywanie pewnych czynności szybciej. Codzienna styczność ze sprzętem biurowym sprawia, że pozbywamy się obaw , co do ich używania i uczymy się je obsługiwać, co jest ważne, ponieważ technika idzie naprzód. Środki i urządzenia techniczne są bardzo potrzebne i nie można się bez nich obejść zarówno w domu, jak i w biurze.