Zasady ewidencji środków europejskich w państwowej jednostce budżetowej
Jesteśmy państwową jednostką budżetową. W związku z wprowadzeniem w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. nowych rozwiązań ewidencyjnych w zakresie ujęcia płatności tych środków w księgach rachunkowych, prosimy o wyjaśnienie, czy w sytuacji, gdy nasza jednostka jest beneficjentem środków europejskich, płatności związane z tymi środkami winny być ujmowane na kontach bilansowych, czy też pozabilansowych.
Do ewidencji zdarzeń związanych z wykonywaniem budżetu środków europejskich zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. nr 126, poz. 861). W celu stosowania jednolitych zasad ewidencji przepływu tych środków dokonano modyfikacji opisów kont: 224 i 810, jak również wprowadzono nowe konta bilansowe: 138, 227, 230 i konta pozabilansowe: 970, 982, 983, 984. Służą one do ewidencji i rozliczenia operacji związanych z wykonaniem budżetu środków europejskich. Jak wynika z opisu do konta 227 - "Rozliczenie wydatków z budżetu środków europejskich" (ujętego w "Planie kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych", stanowiącym załącznik nr 3 do ww. rozporządzenia), służy ono do ewidencji i rozliczenia wydatków z budżetu środków europejskich ujętych w planie finansowym tych środków. Na stronie Ma tego konta ujmuje się m.in. wartość płatności dokonanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego na rzecz beneficjentów z tytułu wydatków ujętych w planach finansowych instytucji, w korespondencji z kontem 224 "Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich". Natomiast na stronie Wn konta 227 ujmuje się w szczególności okresowe lub roczne przeniesienie wydatków z budżetu środków europejskich na podstawie sprawozdań budżetowych na konto 800 "Fundusz jednostki". Należy zaznaczyć, że na konto 800 przeksięgowana zostanie tylko ta część płatności, która zostanie ujęta na koncie 227.
W sytuacji, gdy z zawartych umów wynika, że państwowa jednostka budżetowa jest beneficjentem środków europejskich związanych z realizacją projektów, wówczas ewidencja płatności powinna być prowadzona na kontach bilansowych 224 i 227.
Sprawozdania finansowe za 2010 r. państwowych jednostek budżetowych wykonujących budżet środków europejskich
Państwowe jednostki budżetowe już w 2010 r. powinny dostosować zasady ewidencji wykonania budżetu środków europejskich do nowych przepisów. Czy w związku z tym, jednostki te zobowiązane są do sporządzenia sprawozdania finansowego za rok 2010 według nowych wzorów?
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. nr 128, poz. 861) weszło w życie 31 lipca 2010 r. (z wyjątkiem przepisu § 15 ust. 2 tego rozporządzenia, który wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2012 r.). Jednak w 2010 r. regulacje ww. rozporządzenia mają ograniczone zastosowanie. Jak wynika bowiem z przepisów § 27 tego rozporządzenia, do ewidencji zdarzeń w roku obrotowym 2010, z wyjątkiem zdarzeń dotyczących wykonania budżetu środków europejskich, stosuje się przepisy dotychczasowe. Kierownicy jednostek wykonujący budżet środków europejskich zobowiązani zostali do dostosowania, do 31 października 2010 r., zasad (polityki) rachunkowości w tym zakresie do zasad określonych w ww. rozporządzeniu. Do ewidencji zdarzeń związanych z przepływem środków europejskich zgodnie z nowym rozporządzeniem stosuje się odrębne konta księgowe służące do ewidencji środków pieniężnych, rozliczeń tych środków, ujęcia dochodów i wydatków budżetu środków europejskich, jak również planu i zaangażowania środków europejskich.
Należy podkreślić, że podstawowe zasady ewidencji zdarzeń w 2010 r. nie uległy zmianie. Zasadą jest, że do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego powinno zostać wprowadzone każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie. Pozwala to uznać księgi rachunkowe za prowadzone bieżąco, gdyż pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie sprawozdań finansowych i innych sprawozdań (w tym budżetowych) oraz dokonanie rozliczeń finansowych w terminach obowiązujących jednostkę.
Państwowe jednostki budżetowe wykonujące budżet środków europejskich powinny sporządzić sprawozdania finansowe za rok obrotowy 2010 według wzorów stanowiących załączniki do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020 ze zm.). W przypadku tych jednostek możliwe jest - naszym zdaniem - przyjęcie rozwiązania polegającego na rozszerzeniu tego sprawozdania o pozycje dotyczące prezentacji operacji związanych z wykonywaniem budżetu środków europejskich według nowych zasad. |
Nowe zasady ewidencji wydatków finansowanych ze środków europejskich
1.1. Ewidencja płatności ze środków europejskich w księgach instytucji pośredniczącej i zarządzającej
Jesteśmy samorządową jednostką budżetową pełniącą rolę instytucji zarządzającej w Regionalnym Programie Operacyjnym oraz instytucji pośredniczącej w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki. Ewidencję zleceń płatności przekazywanych do Banku Gospodarstwa Krajowego celem zrealizowania płatności dla beneficjentów prowadzimy na kontach bilansowych 224 i 230. Ewidencję szczegółową prowadzimy według beneficjentów i przeznaczenia środków. Czy powinniśmy do ewidencji zleceń płatności stosować również konto pozabilansowe 970?
Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240 ze zm.) wprowadziła nowe rozwiązania systemowe, m.in. w zakresie przepływów finansowych w ramach programów i projektów realizowanych z udziałem środków europejskich. Począwszy od 1 stycznia 2010 r., wydatki na realizację programów i projektów finansowanych ze środków europejskich to:
1) płatności - jako część odpowiadająca wkładowi środków europejskich (art. 186 pkt 2 ustawy o finansach publicznych),
2) dotacja celowa - część odpowiadająca wkładowi krajowemu - współfinansowanie (art. 127 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych stanowiący, iż dotacjami celowymi są środki przeznaczone na współfinansowanie realizacji programów finansowanych z udziałem środków europejskich).
Za obsługę płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich odpowiada Minister Finansów (art. 187 ustawy o finansach publicznych), zaś obsługę bankową płatności prowadzi Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK). Podstawą dokonania płatności na rzecz beneficjenta jest zlecenie płatności wystawione przez instytucję, z którą beneficjent zawarł umowę o dofinansowanie projektu, oraz pisemna zgoda dysponenta części budżetowej na dokonanie płatności. Instytucja (np. pośrednicząca lub zarządzająca) zobowiązana jest do informowania właściwego dysponenta części budżetowej o zleceniach płatności przekazywanych do BGK. Zlecenie płatności może dotyczyć kwoty wydatków kwalifikowanych zgodnie z kryteriami określonymi na podstawie ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju.
Do odmiennych niż dotychczas rozwiązań systemowych w zakresie przepływu środków europejskich, dostosowano także zasady rachunkowości w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. nr 128, poz. 861), wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 40 ust. 4 pkt 1 lit. a) ustawy o finansach publicznych, zwanym dalej rozporządzeniem z dnia 5 lipca 2010 r. Rozporządzenie to wprowadziło odrębne konta księgowe w zakresie ewidencji środków pieniężnych, rozliczeń tych środków, dochodów i wydatków budżetu środków europejskich, jak również planu i zaangażowania środków europejskich.
Do ewidencji operacji związanych z decyzjami lub umowami o dofinansowanie zawieranymi przez instytucję koordynującą, zarządzającą lub pośredniczącą z beneficjentami realizującymi projekty finansowane z budżetu środków europejskich, w sytuacji gdy wydatki na realizację projektów nie są ujęte w planach finansowych tych instytucji, służy konto 230 "Rozliczenia z budżetem środków europejskich". Na stronie Ma tego konta ujmuje się w szczególności wartość płatności dokonanych na rzecz beneficjentów przez BGK, w korespondencji z kontem 224 "Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich". Natomiast na stronie Wn konta 230 ujmuje się w szczególności wartość płatności z budżetu środków europejskich uznanych za rozliczone, w korespondencji z kontem 224.
Z kolei konto pozabilansowe 970 "Płatności ze środków europejskich" służy do ewidencji płatności dokonywanych przez BGK ze środków europejskich dysponenta z rachunku Ministra Finansów. Na stronie Wn tego konta ujmuje się wartość zleceń płatności przekazanych przez instytucje lub inne upoważnione podmioty do BGK celem realizacji wydatków ze środków europejskich, zaś na stronie Ma tego konta - wartość zrealizowanych płatności.
W sytuacji gdy jednostka pełniąca rolę instytucji zarządzającej lub pośredniczącej ujmuje przekazywane zlecenia płatności na kontach bilansowych 224 i 230, nie znajduje - naszym zdaniem - uzasadnienia ich ewidencjonowanie na koncie pozabilansowym 970. |
1.2. Ewidencja środków europejskich otrzymanych na sfinansowanie realizacji projektu samorządowej jednostki budżetowej
Prowadzimy działalność w formie samorządowej jednostki budżetowej (szkoła). W 2010 r. będziemy realizować projekt finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach programu Leonardo da Vinci. Środki pieniężne na sfinansowanie realizacji tego projektu wpłyną na konto urzędu miasta, a potem sukcesywnie, w zależności od potrzeb, przekazywane będą na rachunek bankowy naszej szkoły. Jak powinna przebiegać ewidencja wydatków w ramach tego projektu?
Program Leonardo da Vinci jest jednym z trzech programów edukacyjnych Unii Europejskiej (UE) realizowanych w Polsce, wspierających politykę UE w zakresie kształcenia i szkolenia zawodowego. Głównym zadaniem programu jest propagowanie działań, które koncentrują się na poprawie jakości systemów kształcenia i szkolenia zawodowego oraz dostosowaniu systemu edukacji do potrzeb rynku pracy. Program stwarza ramy dla współpracy międzynarodowej w zakresie podnoszenia jakości, stymulowania innowacyjności oraz promowania wymiaru europejskiego w systemach kształcenia i szkolenia zawodowego. Wspiera także rozwiązania zwiększające przejrzystość i uznawalność kwalifikacji zawodowych w krajach europejskich, a także działania wzmacniające jakość kształcenia zawodowego i ustawicznego.
Rozporządzenie z dnia 5 lipca 2010 r. wprowadziło nowe rozwiązania ewidencyjne dotyczące w szczególności środków europejskich. W tym celu dodane zostały konta bilansowe: 138 "Rachunek środków europejskich", 227 "Rozliczenie wydatków z budżetu środków europejskich", 230 "Rozliczenia z budżetem środków europejskich" i konta pozabilansowe: 982 "Plan wydatków środków europejskich", 983 "Zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego", 984 "Zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat". Konta te służą do ewidencji i rozliczania operacji związanych z wykonaniem budżetu środków europejskich generalnie w państwowych jednostkach budżetowych.
Natomiast w jednostkach samorządu terytorialnego ewidencja operacji związanych z przepływem środków europejskich i innych środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi odbywa się na dotychczasowych zasadach. W świetle bowiem art. 3 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. nr 80, poz. 526 ze zm.), a także art. 203 ustawy o finansach publicznych, środki pochodzące z budżetu UE oraz środki pochodzące ze źródeł zagranicznych niepodlegające zwrotowi, zalicza się do dochodów jednostek samorządu terytorialnego.
Środki pieniężne otrzymane przez samorządową jednostkę budżetową (szkołę) na realizację projektu finansowanego ze środków europejskich (program Leonardo da Vinci) oraz wydatki związane z realizacją tego projektu należy - naszym zdaniem - zaksięgować na kontach służących do ewidencji wydatków z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, tj. na kontach: 130 "Rachunek bieżący jednostki", 223 "Rozliczenie wydatków budżetowych", 980 "Plan finansowy wydatków budżetowych", 998 "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego". |
Wydatki strukturalne w jednostkach sektora finansów publicznych
1.1. Wydatki na materiały biurowe
Czy wydatki poniesione przez jednostkę sektora finansów publicznych na zakup materiałów biurowych można zaliczyć do wydatków strukturalnych i czy w związku z tym należy je ująć w ewidencji tych wydatków?
Wydatki na zakup materiałów biurowych nie będą ujmowane w prowadzonej przez jednostkę ewidencji wydatków strukturalnych - chyba że ściśle wiążą się z realizacją projektu współfinansowanego środkami UE i są w ramach tego projektu finansowane. |
Wydatki strukturalne to wydatki odpowiadające interwencji funduszy strukturalnych poniesione w związku z realizacją celu (projektu, działania, zadania) określonego i opisanego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. nr 44, poz. 255).
Ponoszone przez jednostkę wydatki na zakup materiałów biurowych, a także na sfinansowanie innych kosztów związanych z funkcjonowaniem jednostki, nie są wydatkami strukturalnymi. Są to wydatki bieżące służące zapewnieniu możliwości podstawowego funkcjonowania jednostki, chyba że ściśle wiążą się z realizacją projektu współfinansowanego środkami Unii Europejskiej i są w ramach tego projektu finansowane. W takiej sytuacji współfinansowanie zakupu materiałów biurowych, czy też inne koszty związane z realizacją projektu, powinny zostać potraktowane jako część całkowitych wydatków związanych z realizacją projektu i zaklasyfikowane zgodnie z kodem kategorii klasyfikacji wydatków strukturalnych, określonym w tym projekcie.
1.2. Ewidencja wydatków strukturalnych
Czy ewidencję wydatków strukturalnych można prowadzić w ewidencji analitycznej na kontach bilansowych, czy wyłącznie na kontach pozabilansowych?
Prowadzenie ewidencji wydatków strukturalnych powinno umożliwiać ustalenie wysokości wydatków poniesionych na cele strukturalne. Ewidencja ta powinna ponadto spełniać funkcję informacyjną co do podziału wydatków. W związku z tym zasadne wydaje się, aby prowadzić ją na kontach pozabilansowych. Jednak wybór kont, na których ewidencjonowane będą wydatki strukturalne należy do jednostki. Przyjętą w tym zakresie zasadę należy jednocześnie opisać w zakładowym planie kont, stanowiącym załącznik do polityki rachunkowości jednostki. |
Zwracamy uwagę, iż przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. nr 128, poz. 861) wprowadzają do zakładowego planu kont - przewidzianego dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (załącznik nr 3) - konto pozabilansowe 975 "Wydatki strukturalne". Jednak konto to służyć ma ewidencji wydatków strukturalnych w jednostkach, w których ewidencja tych wydatków nie jest uwzględniona w ewidencji analitycznej prowadzonej do kont bilansowych.
Przekształcanie gospodarstw pomocniczych w instytucje gospodarki budżetowej
1.1. Podstawa prawna przekształcenia
4 sierpnia 2010 r. opublikowano rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 23 lipca 2010 r. w sprawie sposobu i trybu przekształcenia gospodarstw pomocniczych państwowych jednostek budżetowych w instytucje gospodarki budżetowej (Dz. U. nr 139, poz. 938), dalej zwane rozporządzeniem w sprawie przekształcenia gospodarstw pomocniczych. Rozporządzenie to umożliwia utworzenie instytucji gospodarki budżetowej poprzez przekształcenie gospodarstwa pomocniczego państwowej jednostki budżetowej. Daje także możliwość przekształcenia w instytucję gospodarki budżetowej jednocześnie kilku gospodarstw pomocniczych. Rozporządzenie weszło w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia, tj. 12 sierpnia 2010 r.
Treść uzasadnienia do projektu tego rozporządzenia stanowi, iż zgodnie z założeniami reformy organizacji sektora finansów publicznych, zadania publiczne realizowane dotychczas przez gospodarstwa pomocnicze będą mogły być - ze względu na skalę i zakres działalności oraz specyfikę tej działalności - wykonywane m.in. w nowej formie organizacyjnej ustanowionej w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240 ze zm.), tj. w formie instytucji gospodarki budżetowej utworzonej poprzez przekształcenie gospodarstwa pomocniczego. Spełniona zostanie w tym przypadku przede wszystkim zasada ciągłości realizacji zadań publicznych, wynikająca z założeń przyjętych dla reformy organizacji sektora finansów publicznych.
Przepisy § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie przekształcenia gospodarstw pomocniczych stanowią, że zarządzenie o utworzeniu instytucji gospodarki budżetowej przez przekształcenie gospodarstwa pomocniczego wydaje Minister lub Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, po uzyskaniu zgody Rady Ministrów.
1.2. Dzień przekształcenia
Przekształcenie gospodarstwa pomocniczego w instytucję gospodarki budżetowej następuje z chwilą wpisania tej instytucji do Krajowego Rejestru Sądowego (§ 3 rozporządzenia w sprawie przekształcenia gospodarstw pomocniczych). Instytucja gospodarki budżetowej z chwilą wpisania do KRS uzyskuje osobowość prawną (art. 23 ust. 5 ustawy o finansach publicznych).
1.3. Konsekwencje przekształcenia dla nowo powstałej jednostki
Rozporządzenie w sprawie przekształcenia gospodarstw pomocniczych wskazuje, iż na instytucje gospodarki budżetowej przechodzą przysługujące gospodarstwu pomocniczemu przed jego przekształceniem należności, uprawnienia, obowiązki, środki pieniężne oraz rzeczowe składniki majątkowe inne niż nieruchomości (§ 4 ust. 1). Instytucja gospodarki budżetowej wstępuje zatem do postępowań sądowych, administracyjnych i egzekucyjnych lub innych wynikających z przepisów prawa, w których w imieniu Skarbu Państwa działało gospodarstwo pomocnicze.
Jednocześnie Minister lub Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów może określić należności, uprawnienia, obowiązki, środki pieniężne oraz rzeczowe składniki majątkowe inne niż nieruchomości, niepodlegające przejęciu przez instytucję gospodarki budżetowej (§ 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie przekształcenia gospodarstw pomocniczych).
Do wyposażania instytucji gospodarki budżetowej w składniki majątku nieruchomego - w myśl § 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie przekształcenia gospodarstw pomocniczych - mają zastosowanie przepisy działu II rozdziału 6 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. nr 102, poz. 651 ze zm.). Tym samym do jej wyposażenia w nieruchomości stosowany będzie tryb zgodny z zasadami wyposażania w nieruchomości państwowych osób prawnych. Na wyposażenie to przeznacza się nieruchomości z zasobu nieruchomości Skarbu Państwa, którymi gospodaruje starosta wykonujący zadania z zakresu administracji rządowej lub minister właściwy do spraw Skarbu Państwa, w odniesieniu do określonych nieruchomości.
Instytucja gospodarki budżetowej pozostaje podmiotem w szczególności zezwoleń i koncesji, które zostały przyznane na rzecz gospodarstwa pomocniczego przed jego przekształceniem, chyba że odrębne przepisy lub decyzja o udzieleniu zezwolenia lub koncesji stanowią inaczej (§ 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie przekształcenia gospodarstw pomocniczych). Oznacza to, że przyznane na rzecz gospodarstwa pomocniczego zezwolenia i koncesje będą wiążące dla instytucji gospodarki budżetowej i zapewnią ciągłość realizacji zadań, chyba że odrębne przepisy lub decyzja o udzieleniu zezwolenia lub koncesji stanowią inaczej.
1.4. Czynności związane z zakończeniem działalności gospodarstwa pomocniczego
W świetle § 5 rozporządzenia w sprawie przekształcenia gospodarstw pomocniczych, organ wykonujący funkcję organu założycielskiego zarządza przeprowadzenie czynności związanych z przekształceniem gospodarstwa pomocniczego w instytucję gospodarki budżetowej. Organ ten może wyznaczyć osobę odpowiedzialną za przeprowadzenie tych czynności. W terminie 3 dni od dnia zarządzenia przeprowadzenia powyższych czynności kierownik gospodarstwa pomocniczego ma obowiązek zarządzenia przeprowadzenia inwentaryzacji, zgodnie z przepisami o rachunkowości.
Przekształcenie gospodarstwa pomocniczego w instytucję gospodarki budżetowej wymaga zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdań, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości oraz ustawy o finansach publicznych, a także zamknięcia rachunków bankowych (§ 6 ww. rozporządzenia).
Bilans zamknięcia przekształcanego gospodarstwa pomocniczego staje się bilansem otwarcia instytucji gospodarki budżetowej. W przypadku przekształcenia więcej niż jednego gospodarstwa pomocniczego w instytucję gospodarki budżetowej, bilans otwarcia tej instytucji sporządza się na podstawie bilansów zamknięcia gospodarstw pomocniczych, po uwzględnieniu wzajemnych rozliczeń (§ 7 ww. rozporządzenia).
Plan finansowy przekształcanego gospodarstwa pomocniczego jest podstawą do sporządzenia planu finansowego instytucji gospodarki budżetowej (§ 8 ww. rozporządzenia).