Zasady organizacji pracy biurowej
W nowoczesnym ujęciu praca biurowa utożsamiana jest z organizacją obiegu informacji, która jest podstawą podejmowania prawidłowych decyzji w procesie zarządzania.
Niedocenianie problematyki organizacji i techniki pracy biurowej, przez kadrę kierowniczą różnych szczebli zarządzania, prowadzi do nadmiernego rozbudowania aparatu administracyjnego, co jest bardzo kosztowne i nieracjonalne. Rozbudowanie aparatu administracyjnego ponad uzasadnione potrzeby powoduje przede wszystkim „przewlekłe” załatwianie spraw i niepodejmowanie w odpowiednim czasie decyzji.
Udoskonalenie procesu zarządzania wymaga, więc zastosowania nowoczesnych metod techniki i organizacji pracy biurowej i nowoczesnego sprzętu technicznego. Takie podejście do organizacji i techniki pracy biurowej wymaga z kolei wysokich kwalifikacji zawodowych wszystkich pracowników administracyjnych.
Eksponując przede wszystkim rolę usługową administracji należy mieć na uwadze przedmiot tej usługi, to jest informację.
Zatem czynności biurowe można zdefiniować, jako czynności występujące w toku obiegu informacji. Od tych czynności zależy jakość informacji i sprawność procesu zarządzania, nie można, więc oddzielić czynności biurowych od funkcji zarządzania.
Obecnie „biuro” to nie jest wyodrębniony zespół komórek pomocniczych (kancelaria, księgowość, itp.), ale ogół komórek organizacyjnych składających się na rozbudowaną strukturę zarządzania. W ramach tej struktury następuje specjalizacja zarówno tradycyjnych jak i nowoczesnych funkcji zrządzania (marketing, sterowanie zapleczem naukowo-technicznym, itp.).
Wysokie wymagania w zakresie sprawności systemu zarządzania stawiane każdej firmie wiążą się bezpośrednio z warunkami pracy dyrektorów. W tych nowych warunkach dyrektor nie powinien poświęcać tak dużo czasu czynnościom typowo administracyjnym większym stopniu powinien korzystać z pracy sekretarskiej.
Sekretariat to ważne ogniwo w działalności każdej firmy. Od sekretariatu zależą warunki w jakich dyrektor pracuje i podejmuje decyzje. Do sekretariatu trafiają z reguły informacje, na podstawie których dyrektor podejmuje decyzje, wydaje polecenia i dyspozycje.
Celem sekretariatu jest współudział w całym procesie zarządzania firma przez dyrektora. Począwszy od planowania czasu pracy dyrektora poprzez organizowanie pracy własnej i dyrektora, co ma duży wpływ na skuteczność zarządzania, kończąc na systematycznym kontrolowaniu terminów wykonania zadań, tak istotnych jak szybkości obiegu informacji i szybkości podejmowania decyzji.
Organizacja pracy wpływa w decydujący sposób na warunki pracy dyrektora. Znajomość i wykorzystanie szeregu zasad i metod organizacji i prakseologii to właśnie sprawność organizacyjna sekretariatu.
1. Zasada podziału pracy.
Zasada ta polega przede wszystkim na podzieleniu pracy całościowej na czynności i przekazanie ich do realizacji pracownikom lub zespołom pracowniczym. Przydzieleniu określonych czynności do realizacji musi towarzyszyć przydział ściśle określonych kompetencji do ich realizacji. Nieprzestrzeganie tej zasady prowadzi do „dublowania czynności”, do nieporozumień, co do zakresu wykonania zadań i odpowiedzialności za wykonanie tych zadań. Bardzo często zdarza się w praktyce, że sekretarki nie mają jasno sprecyzowanych zadań do wykonania, co powoduje wiele napięć i nieporozumień w biurze.
2. Zasada planowania i rytmiczności pracy polega na odpowiednim rozłożeniu pracy w czasie i wykonaniu jej z jednakowym natężeniem. Dużą wagę należy przywiązywać do planowania „dnia pracy dyrektora” i na tej podstawie planować własny czas pracy, co wyeliminuje chaotyczność, nerwowość i nadmierny wysiłek.
3. Harmonia czynności - harmonia w działaniu, to przede wszystkim wzajemne uzgodnienie planowania czynności i takie ich powiązanie, aby jedne wypływały z drugich bez zbędnych przerw w pracy. Biorąc pod uwagę złożoność pracy w sekretariacie, poprawnie opracowany harmonogram może przyczynić się do terminowego wykonania zadań i niedopuszczanie do „spiętrzenia pracy” i wykonywania jej w godzinach nadliczbowych lub wieczorami w domu. Wyniki uzyskane z obserwacji czasu pracy sekretarek niejednokrotnie wykazywały, że czas ich pracy wynosił od 9 do 10 godzin, a w większości było to spowodowane złą organizacją pracy i brakiem harmonii w działaniu.
4. Zasada porządkowania hierarchicznego, jest ściśle związana z zasadą jednoosobowego kierownictwa i zasadą drogi służbowej. Według tej zasady, w każdej instytucji, powinna być ściśle ustalona wzajemna zależność służbowa pracowników. Każdy pracownik powinien znać swoje miejsce w strukturze organizacyjnej i podlegać bezpośrednio jednemu przełożonemu i od niego też otrzymywać polecenia i jemu przekazywać informacje o stopniu realizacji tych poleceń. Niedocenianie roli sekretariatu było między innymi spowodowane tym, że długie lata sekretariat nie miał właściwego miejsca w strukturze organizacyjnej. Niewłaściwa lokalizacja sekretariatu w hierarchii służbowej, brak określenia jego roli powodowały zatrudnienie osób na stanowisko sekretarki bez odpowiednich kwalifikacji i predyspozycji.
5. Zasada doboru pracowników o odpowiednich kwalifikacjach i predyspozycjach jest zasadą, którą można najlepiej określić znanym powiedzeniem „właściwy człowiek na właściwym miejscu”. Przy doborze pracowników należy zawsze mieć na uwadze ich wykształcenie, predyspozycje i zamiłowanie do pracy. Ta zasada powinna mieć szczególne zastosowanie przy doborze kandydatek na sekretarki, od której zależy bezpośrednio sprawność pracy dyrektora, a pośrednio i całej firmy.
6. Zasada nadzoru i kontroli.
Kontrola ma szczególne znaczenie w procesie zarządzania, powinna być wykonywana w czasie trwania pracy, jak i po jej zakończeniu. Przestrzeganie tej zasady ma duże znaczenie w pracy sekretariatu. Zadania, jakie powinien realizować zgodnie z planem jej szef, jak również zadania wynikające z bieżącej działalności powinny być przez sekretarkę wpisane do „terminarzyka” i na bieżąco kontrolowane. Sekretarka jest zobowiązana przed rozpoczęciem pracy ustalić z szefem stan jego pracy, jak i wszystkie sprawy bieżące do załatwienia i dokładnie odnotować, a następnie śledzić tok ich realizacji.
7. Zasada sprawozdawczości stanowi uzupełnienie zasady kontroli. Sprawozdawczość jest instrumentem pozwalającym na szybką orientację, co do kształtowania się podstawowych wskaźników techniczno-ekonomicznych firmy, jak i ocenę przebiegu pracy w poszczególnych komórkach.
Sprawozdania mogą mieć różną formę, mogą to być „biuletyny informacyjne”, lub „wykresy” opracowane przy wykorzystaniu metod graficznych. W obecnej sytuacji gospodarczej, gdzie szybkość informacji ma doniosłe znaczenie dla każdego stanowiska pracy, a przede wszystkim dla szefa firmy, wybór prostej metody graficznej dla prezentacji zachodzących zjawisk gospodarczych wydaje się zasadniczy. Pozwala, bowiem na szybką orientację, co do kształtowania się podstawowych wskaźników techniczno-ekonomicznych takich jak: wykonanie produkcji, poziom kosztów, rozchody, przychody, rentowność, zysk itp. Sekretarka powinna umieć nie tylko odczytać wykresy obrazujące różne problemy ekonomiczne, ale i opracować je, a przede wszystkim aktualizować dane za pomocą prostych „narzędzi” (pinezki, wstążki itp.).
Istnieje kilka rodzajów wykresów, do najbardziej znanych i prostych konstrukcji można zaliczyć:
-wykres na osiach współrzędnych
-wykres liniowy
-wykres słupkowy.
8. Zasada dyscypliny pracy.
Należy z całym naciskiem podkreślić, że nie chodzi tu tylko o dyscyplinę czysto formalną polegającą na punktualnym przychodzeniu i wychodzeniu z biura, ale o faktyczną dyscyplinę wyrażającą się w sumiennym i obowiązkowym wykonywaniu zadań powierzonych przez szefa.
9. Zasada podporządkowania interesu osobistego interesom instytucji.
Jak praktyka wykazała zasada ta jest trudna do stosowania przez pracowników, wprawdzie każdy zdaje sobie sprawę, ze jest cząstką pewnej zbiorowości, że jego praca zmierza do wspólnego celu, ale w większości interes osobisty przeważa i dyscyplina pracy staje się czysto formalna, a wysiłek zminimalizowany. Pokutuje, więc zasada „mniej pracy, więcej płacy”. Nawiązując do celu sekretariatu, jaki powinien być realizowany przez tak specyficzne stanowisko, to przede wszystkim sekretarka, jako prawa ręka szefa musi mieć na uwadze dobro instytucji, bo jej stanowisko to „wizytówka instytucji”.
Według mnie zasady podane wyżej warto zapamiętać i zastosować przy organizowaniu biura i sekretariatu, ponieważ usprawniają one wszystkie działania pracowników administracji z dyrektorem na czele.
Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl <<<>>> Zacznij zarabiać http://partner.e-sciagi.plPraca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl