Dokumentacja biurowa i typowe dokumenty biurowe.

1. Dokumentacja biurowa:

Dokumentacja biurowa

Akta

sprawy

Dokument

biurowy

................

...............

...............

..............

................

...............

Akta różnych spraw dotyczących jednego zagadnienia.

np.

Dokumentacja dotycząca wszystkich pracowników.

Zbiór dokumentów dotyczących określonej sprawy.

np.

Komplet dokumentów dotyczących zatrudnienie jednego pracownika

Podstawowa jednostka podziału dokumentacji biurowej.

np.

Podanie o przyjęcie do pracy,

życiorys.

2. Do typowych dokumentów biurowych zalicza się:

Pisma przewodnie - krótkie często 1-zdaniowe, towarzyszy innym dokumentom, uzupełnia treść, gdy nadawca chce mieć potwierdzenie lub wyrazem dobrych obyczajów.

Listy informacyjne - krótkie, zwięzłe pisma przekazujące komplet niezbędnych informacji na określony temat. np.

• komunikaty,

• zaproszenia,

• zawiadomienia

Protokół - sporządzony w celu potwierdzenia określonego stanu faktycznego np.:

• protokół z zebrania,

• protokół zdawczo- odbiorczy,

• protokół z kontroli,

każdy zawiera:

• słowo protokół i czego dotyczy w tytule,

• data i miejsce,

• nazwiska i podpisy zainteresowanych.

Sprawozdania - odzwierciedlają stany faktyczne nowych wypadków i zdarzeń np.:

• sprawozdanie finansowe,

• sprawozdanie z podróży służbowej.

każde zawiera:

• słowo sprawozdanie i czego dotyczy w tytule,

• okres jakiego dotyczy,

• część zasadniczą (opis liczbowy lub słowny zdarzenia),

• ewentualne wnioski.

Zasady redagowania pism urzędowych.

Każde pismo powinno stanowić logiczną i koncepcyjnie zwartą całość. W korespondencji urzędowej stosuje się styl urzędowo-kancelaryjny, charakteryzujący się zwięzłością, bezosobowością w aktach ogólnych, posługiwaniem się gotowymi formularzami, ujmowaniem treści w formie punktów, specyficzną terminologią, kategorycznymi formami itp.

Pisma urzędowe powinno się redagować:

• w sposób zwięzły (krótkie zdania, tylko istotne szczegóły, bez powtarzania się),

• treść przedstawiona jasno i zrozumiale, stosować terminy krótkie i skróty powszechnie używane, bez zwrotów obcojęzycznych,

• przestrzegać zasad pisowni polskiej,

• w uprzejmej formie (bez pogróżek i ordynarnych zwrotów urażających godność osobistą adresata, zagrożenia karne mogą być tylko legalne),

• sposób kompletny (treść pisma musi obejmować wszystkie problemy istotne dla danej sprawy),

• przedmiot sprawy określać w sposób ścisły, jasno, jednoznacznie, nie dopuszczając interpretacji i domysłów,

• pismo powinno dotyczyć w zasadzie tylko jednej sprawy,

• treść musi przekonywać adresata, powinna by oparta na faktach, przepisach, logicznych argumentach.

W pismach urzędowych nie wolno popełnić błędów językowych:

nie piszemy	należy pisać
w odpowiedzi na	odpowiadając na
w nawiązaniu do	nawiązując do
w załączeniu	dołączamy, przesyłamy
za wyjątkiem	z wyjątkiem
na adres	pod adresem
zabezpieczyć	zapewnić
wzajemna współpraca	współpraca
okres czasu	czas
potencjalne możliwości	możliwości
odgrywać znaczenie	mieć znaczenie
na temat(w temacie)	tym problemem
dalej kontynuować	kontynuować

Skróty w korespondencji

Przy redagowaniu pism używa się skrótów:

a) od często powtarzających się zwrotów potocznych,

prof.	tj.	br. (bieżący rok)	w. (wiek)
ds.	tzn.	bm. (bieżący miesiąc)	lp. (liczba porządkowa)
z up.	itp.	m. in.	ldz. (liczba dziennika)
tzw.	np.	wz. (w zastępstwie)	o ojciec oo. ojcowie np. benedyktyni

b) od tytułów zawodowych i naukowych,

prof.	dyr.	drą. (doktora)
inż.	gen.	mgr
kpt.	dr	mgr. (magistra)

c) od skrótów miar wag i jednostek monetarnych,

mm	km	g	gr
cm	a	dag	zł
m	ha	kg	$

c) skróty liczebników i grup liczb,

12 tyś., ton	m^2
20 mln szt.,	m^3
10 mld zł

e) czasu i daty,

sek.,

min

godz. 1.25 14.30

f) inne.

PCK	GUS	bhp	WOM
PKO	GUS - owski	UOP	KO

Części składowe pisma

W pismach można wyróżnić następujące części:

1. Nagłówek,

1. znaki powoławcze (data pisma, znak sprawy),

1. nazwa i adres odbiorcy,

1. określenie przedmiotu sprawy,

1. treść pisma,

1. podpis,

1. elementy dodatkowe: - informacje o załącznikach,

- adresy instytucji, które otrzymują pismo do wiadomości.

Ad 1.	Lewo, prawo lub całe pole nagłówkowe, może być odciśnięte stemplem nagłówkowym zawiera: nazwę i adres nadawcy pisma oraz inne elementy np. numer telefonu, faksu, konta bankowego, numer REGON, NIP, nadruki reklamowe.
Ad 2.	Wasze pismo z dnia znak - nasz znak - data
Ad 3.	W polu adresowym, każdy składnik w osobnym wierszu, w układzie blokowym, zawsze w pierwszym przypadku !
Ad 4.	Po słowie sprawa, spraw lub dotyczy., krótko zwięźle w 1 przypadku. Treść sprawy nie powinna być dłuższa niż 3 linie (można ją wyróżnić przez podkreślenie lub tłusty druk). Po napisaniu treści sprawy nie stawiamy kropki.
Ad 5.	2-4 wiersze poniżej słowa sprawa, w układzie blokowym (obecnie częściej stosowany) lub a linea (z wcięciem). Kończymy 30 mm od dolnej krawędzi 10 mm margines + 20 mm znak zakończenia pisma ./. l, „./.” lub słowo -verte- przeniesienie treści pisma na drugą stronę i przestawia się marginesy 20 i 10 mm
Ad 6.	2-3 wiersze poniżej ostatniego wiersza (stanowisko służbowe, imię, nazwisko) Parafka - (skrót podpisu)
Ad 7.	Po lewej stronie pod tekstem pisma. Do wiadomości lub otrzymują - po lewej stronie.

Wyróżniamy cztery elementy składowe tekstu pisma:

- wprowadzenie

- przedstawienie problemu

- uzasadnienie

- wnioski końcowe

• Wprowadzenie jest częścią wstępną. Nadawca pisma nawiązuje w tej części do poprzedniej korespondencji podając znak pisma, jego datę oraz sprawę lub wprowadza w zagadnienie, którą chce w piśmie omówić. Jeżeli nie było wcześniej korespondencji, nadawca pisma może tę część ominąć i przejść do omówienia problemu.

• Przedstawienie problemu jest częścią zasadniczą pisma. W tej części nadawca szczegółowo wyjaśnia sprawę. Problem powinien być zredagowany jasno, zwięźle, wyczerpująco i jednoznacznie.

• Uzasadnienie ma na celu przekonanie o słuszności stanowiska zajmowanego przez nadawcę pisma. Nadawca podaje motywy swojego postępowania i zajętego stanowiska.

Wyróżnia się dwa rodzaje uzasadnienia: faktyczne i prawne.

• W uzasadnieniu faktycznym podaje się stan faktyczny sprawy, dowody świadczące o danym fakcie np. protokół przyjęcia towaru, w którym komisja wyszczególnia stwierdzone braki towarowe.

• Uzasadnienie prawne podaje podstawę prawną zajętego stanowiska i prawną ocenę stanu faktycznego. Uzasadnienie jest z reguły dłuższe niż przedstawienie problemu. Jeżeli będzie on właściwie zredagowany, to pismo przekona adresata o słuszności sprawy. Treść uzasadnienia powinna płynnie, jasno, zwięźle, jednoznacznie, powinna zawierać właściwe argumenty.

• Wnioski są częścią końcową pisma. Są podsumowaniem treści, ponownym podkreśleniem istoty.

Prawidłowo zredagowane pismo może zawierać wszystkie cztery elementy pisma, trzy albo tylko dwa. W piśmie musi być zawsze przedstawienie problemu i uzasadnienie.

Rozplanowanie treści pisma.

1. Pisma mogą być sporządzone na:

• 
  papierze maszynowym (papier bez nadruku),*

• blankiecie korespondencyjnym,

• 
  formularzu.

^.

^.

^.

^.

*przykłady dla papieru bez nadruku

Korespondencja w sprawach handlowych

Dotyczy przede wszystkim transakcji kupna sprzedaży

Występują dwie strony:

• dostawca

• odbiorca

Transakcja dochodzi do skutku po ustaleniu:

przedmiotu dostawy (rodzaj, ilość, jakość)

i jej warunków (cena, miejsce, termin, regulacja należności)

Korespondencja prowadzona jest w 4 fazach:

I propozycja kupna sprzedaży,

II zamówienie,

III dostawa,

IV weryfikacja dostawy

I Propozycja kupna sprzedaży:

a) Pismo informacyjne (kieruje dostawca do potencjalnych odbiorców),

b) Zapytanie o ofertę (kieruje odbiorca do różnych dostawców),

c) Oferta (wiążąca propozycja sprzedaży lub kupna towaru bądź usługi)

powinna zawierać:

• rodzaj towaru,

• jakość towaru,

• cena,

• warunki dostawy,

• warunki płatności,

• termin ważności oferty.

II Zamówienie:

a) Umowa o dostawę,

Akt podpisany przez dostawce i odbiorcę, zamówienie podpisane przez odbiorcę.

b) Zamówienie

• zobowiązanie odbiorcy do zakupienia wyszczególnionych towarów

• sporządzane na:

• blankiecie korespondencyjnym,

• formularzu dostawcy,

• formularzu odbiorcy.

III Dostawa:

a) Awizo - informacja dostawcy o wysyłce towaru,

b) Specyfikacja wysyłkowa - na formularzu, oryginał wysyłamy razem z towarem,

c) Faktura

• rachunek stanowiący dowód transakcji kupna - sprzedaży,

• na formularzu,

• wystawiony przez dostawcę,

• podstawa rozliczeń pomiędzy dostawcą a kupującym.

d) Dowód przyjęcia

sporządzony komisyjnie przez odbiorcę w celu stwierdzenia zgodności przesyłki z zamówieniem,

IV Weryfikacja dostawy

a) Reklamacja (ilościowa lub jakościowa, sporządzona na blankiecie korespondencyjnym).

b) Odpowiedz na reklamacje (na blankiecie korespondencyjnym).

Korespondencja w sprawach osobowych.

Jest to korespondencja prowadzona pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Korespondencja w sprawach osobowych prowadzona jest w 3 fazach:

• Korespondencja związana z przyjmowaniem pracownika do pracy,

• Korespondencja występująca w czasie trwania stosunku pracy,

• Korespondencja związana z rozwiązaniem stosunku pracy.*

*Niekiedy wyróżnia się 4 fazę - poszukiwanie pracy

1. Korespondencja związana z przyjmowaniem pracownika do pracy

a) Podanie o przyjęcie do pracy powinno zawierać informacje o wykształceniu i dotychczasowej pracy, załącznikami są:

• życiorys (napisany odręcznie lub na maszynie),

• świadectwo ukończenia szkoły,

• zdjęcia.

b) Curriculum vitae (c.v.) „życiorys na wzór zachodni”

c) List motywacyjny pisany odręcznie

d) Kwestionariusz osobowy (formularz zawierający usystematyzowane pytania).

e) Zapytanie o karalność kierowane do Centralnego Rejestru Skazanych (na formularzu)

f) Umowa o prace - oświadczenie woli pracownika i pracodawcy:

• na czas nieokreślony,

• na czas określony,

• na czas wykonania zadania.

g) Powołanie - pisma, w którym nawiązuje się stosunek pracy z pracownikiem, który ma być zatrudniony na stanowisku kierowniczym (na blankiecie korespondencyjnym)

2. Korespondencja występująca w czasie trwania stosunku pracy

a) Pisma o przeszeregowaniu pracownika - dotyczy podwyższenia wynagrodzenia zawiera wyszczególnienie elementów płacowych oraz termin awansu

b) Pismo o zmianie umowy o prace - nowe warunki płacy lub pracy termin na odpowiedź na ofertę

c) Zaświadczenie pracy - stwierdza fakt zatrudnienia pracownika w zakładzie wydającym zaświadczenie

d) Karta urlopowa - informuje kiedy udzielono urlopu (specjalny formularz)

e) Zezwolenie na dodatkową pracę wystawia się na wniosek pracownika.

3. Korespondencja związana z rozwiązaniem stosunku pracy.

a) Pismo o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem zawiera:

• datę wypowiedzenia stosunku pracy,

• termin rozwiązania stosunku pracy,

• pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych

(sporządzane na formularzu lub blankiecie korespondencyjnym).

b) Pismo o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia zawiera:

podstawę prawną rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym (np. rażące naruszenie dyscypliny pracy, utrata prawa wykonywania zawodu).

c) Świadectwo pracy zawiera:

• informacje o okresie i rodzaju wykonywanej pracy,

• wysokość i składniki wynagrodzenia,

• kwalifikacje zawodowe,

• okoliczności rozwiązania stosunku pracy.

d) Opinia o pracy wydawana na wniosek pracownika.

1

W formie pełnej 20 czerwca 1993 (do sądów i urzędów skarbowych)

lub

w skróconej 1993-06-20.

lub:

Załączniki:

1. Zamówienie.

2. Potwierdzenie zamówienia.

3. Zgłoszenie reklamacji

Sprawa:

Rozpocząć zwrotem np.

Szanowna Pani

lub

Szanowna Pani Dyrektor

Treść pisma ująć w akapitach (w układzie blokowym lub a linea)

Zwrot kończący (pamiętać o przecinku na końcu!)

Z poważaniem,

lub

Łączę wyrazy szacunku,

Jeżeli kopie do kilku odbiorców to podkreślamy nazwę i adres podmiotu do którego dana kopia będzie wysyłana i przekreślamy pozostałe adresy.

Bardzo krótkie określenie treści pisma w krótkich pismach z reguły pomijany.

treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji treść korespondencji

Pole adresowe
20x90mm

Prezes

.

.

Jan Król

Do wiadomości:

Pani Maria Kwiatkowska

Załączniki: 3

Miejscowość i data

Znak pisma nadawcy

Adres nadawcy
30x95mm

Do wiadomości:

Pani Maria Kwiatkowska

Osoba stojąca niżej w hierarchii przedsiębiorstwa

Główny Księgowy

mgr Jan Kowalski

Załączniki: 3

Prezes

.

.

mgr Jan Król

Osoba stojąca wyżej w hierarchii przedsiębiorstwa

Sam numer pisma lub

Wasze pismo z dnia lub Państwa pismo z dnia

można umieścić w treści korespondencji.

Te pola nie muszą występować

---