SYSTEM MOTYWACYJNY W PRZEDSIĘBIORSTWIE
Pojęcie motywacji.
Człowiek na co dzień boryka się z mniejszymi bądź większymi problemami, staje przed koniecznością podejmowania bardziej lub mniej ważnych decyzji. Dzieje się tak dlatego, gdyż oddziałują na niego różne bodźce, znajduje się w licznych warunkach, które wymagają pewnej reakcji, wpływają na wybór takiego a nie innego postępowania. Zachowanie człowieka jako członka społeczeństwa zależy od tego, jakie jest to otoczenie i jakie jest jego własne miejsce w środowisku społecznym.
Każdy człowiek ma swoje cele, marzenia i dąży do ich realizacji. Każdego coś motywuje do działania. Ale czy tak naprawdę wiemy co to jest motywacja? Pisząc tą prace musiałyśmy się nad tym głębiej zastanowić. Szukając odpowiedniej instytucji, do celów naszych badań, większość pracowników motywację kojarzyła z płacą oraz różnego rodzaju materialnymi wynagrodzeniami. Ale czy oto właśnie chodzi w motywowaniu? Czy tylko pieniądz może pobudzać do działania? My motywację rozumiemy jako nie tylko środek finansowy ale również jako wewnętrzną siłę, która napędza nas do realizacji celów. Może to być np. atmosfera w pracy (przyjazne stosunki ze współpracownikami), sama praca (lubimy to co wykonujemy) czy też realizacja indywidualnych pragnień.
Słowo “motywacja” pochodzi od średniowiecznołacińskiego ”motivum” = powód, motyw. Nie jest więc ono wytworem czasów obecnych, jakkolwiek z pewnością nie przypisywano mu w poprzednich wiekach takiego znaczenia jak współcześnie.
Istnieją co najmniej dwa podziały motywacji.
Pierwszy - ze względu na charakter powiązań między dążeniem i celem:
motywacja wewnętrzna - powiązanie jest nieodłączne i naturalne; motywacja taka skłania do osiągnięcia wartości ostatecznych, wartości samych w sobie; przykładem motywacji wewnętrznej może być bezinteresowna pomoc współpracownikowi w realizacji powierzonego mu zadania.
motywacja zewnętrzna - powiązanie odbywa się za pośrednictwem nagród lub kar; wartości stanowią tylko środek do osiągnięcia celów; jako przykład można podać wzrost wydajności pracowników na dwa tygodnie przed przyznaniem premii.
Drugi podział został dokonany ze względu na rodzaj bodźca:
motywacja pozytywna - polega na stwarzaniu pracownikowi perspektyw urzeczywistniania jego celów w miarę spełniania oczekiwań pracodawcy, stosowane są bodźce dodatnie, takie jak nagroda, pochwała.
motywacja negatywna - ma ona miejsce gdy stosowane są bodźce ujemne - kara, nagana, cechą charakterystyczną jest to, że opiera się ona lęku i obawie (groźba, wymuszenie, zagrożenie utraty posady).
Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że na swoje postępowanie wpływa przede wszystkim sam człowiek, ponieważ świadomie formułuje swoje cele, pamięta swe doświadczenia, przewiduje przyszłe wydarzenia i stosownie do tego koryguje własne postępowanie.
Cechy skutecznego motywowania
W tym rozdziale przedstawiamy różne opinie na temat mobilizowania ludzi do zwiększania wysiłku podczas pracy.
Pracodawca chcąc skutecznie motywować swoich podwładnych, powinien znać podstawowe reguły jakie panują w tej dziedzinie. Aby sprawnie zarządzać należy odpowiednio podejść do pracownika, odkryć jego talenty, zaspokoić jego własne potrzeby. Kierownik powinien na tyle poznać swojego pracownika aby w pełni go zrozumieć, co może zaowocować efektywniejszą pracą i stosunkami z podwładnymi. Dlatego motywacja ściśle wiąże się z potrzebami ludzkimi. Prawidłowe ich rozpoznanie powinno być podstawą do stworzenia systemu motywacyjnego w firmie. Aby w pełni spełniał on wymagania stawiane przez przedsiębiorstwo musi on docierać do każdego pracownika z osobna, gdyż nie można traktować wszystkich ludzi jednakowo.
Powstanie motywacji warunkują potrzeby i pragnienia. Samo pobudzenie potrzeby jest jednak warunkiem koniecznym lecz niewystarczającym. Przede wszystkim, aby zaistniał motyw, muszą być spełnione pewne warunki:
człowiek musi czegoś potrzebować lub mieć do wykonania pewne zadanie (niezaspokojona potrzeba lub niewykonane zadanie wywołują tzw. napięcie motywacyjne).
człowiek musi dostrzec (wyobrazić sobie lub pomyśleć), że jest taki czynnik, który albo zaspokoi potrzebę albo wprost przeciwnie - przyczyni się do jej zwiększenia.
człowiek musi oceniać szansę powodzenia jego działań (w postaci osiągnięcia nagrody lub uniknięcia kary) w sferze realności.
W wykreowaniu efektywnego systemu motywacyjnego powinno pomóc przestrzeganie kilku zasad:
Indywidualne podejście do pracownika
Oczekiwania pracownika
Przejrzyste formułowanie zadań
Więź między zadaniami
Właściwy podział miejsca pracy
Wysokie normy wydajności
Wielkość nagrody
Dostosowanie nagród do potrzeb pracownika
Termin przyznania nagrody
Odpowiedzialność za złą pracę
Sama znajomość tych reguł nie wystarcza do tego, by skutecznie oddziaływać na pracowników. Motywowanie nie jest prostą sprawą. Jest to proces świadomego i celowego oddziaływania na postępowania ludzi poprzez stwarzanie środków i możliwości realizacji ich systemów wartości i oczekiwań (celów działania) dla osiągnięcia celu motywującego.
Motywowanie jest jedną z głównych funkcji zarządzania. Dlatego powinno współgrać z planowaniem, organizowaniem i kontrolą, by zarządzanie było efektywne.
Istotą motywowania jest przekonanie pracowników, że osiągnięcie określonych wartości (wyższe zarobki, awans, uznanie i inne nagrody) odbywa się wyłącznie za pośrednictwem ich pracy i to wydajnej pracy. Ludzie muszą być świadomi, że żaden inny sposób postępowania nie jest równie skuteczny. Poza tym im więcej włożą wysiłku w pracę i lepsze osiągną wyniki, tym więcej zyskają.
Z psychologicznej natury człowieka wynika, że potrzeba szacunku i uznania zajmuje wysokie miejsce. Pochwały więc, sprzyjają zadowoleniu w pracy i poprawiają atmosferę w firmie.
System motywacyjny danej firmy - rozmowa z pracownikami
Postanowiłyśmy sprawdzić czy istnieją firmy, które posiadają system motywacyjny. Znalazłyśmy kilka przedsiębiorstw, które posiadają go, ale z bliżej nie określonych powodów nie chciały nam go udostępnić. Były to m.in. salon sieci komórkowej `Era' i serwis komputerowy. W dziale obsługi klienta firmy `Era' przedstawiciel przekonywał nas, że każda instytucja posiada system motywacyjny. Z naszych badań wynika, że istnieją firmy które nie mają formalnego zapisu, a czasami zdarza się tak, że pracownicy nie wiedzą o jego istnieniu.
Jako przykład możemy przedstawić multikino Silver Screen, w którym nie figuruje udokumentowany program motywacyjny, jednak my znalazłyśmy coś co zachęca tych młodych ludzi, przede wszystkim studentów, do pracy. Próbowałyśmy odkryć co może zwiększać ich zapał. Po rozmowie z kilkoma osobami dowiedziałyśmy się, że każdy pracownik dostaje co tydzień 4 darmowe bilety na seanse filmowe oraz ma bezpłatny dostęp do internetu. Niektórzy stwierdzili, że jest to coś co „przyciąga” ich do tej właśnie pracy.
Kolejnym miejscem, do którego udało nam się dotrzeć była spółka z o.o. „MAXBET” przy ul. Gojawiczyńskiej 1/3 w Łodzi. Jest to prywatne przedsiębiorstwo budowlane, które liczy pięciu pracowników umysłowych i trzynastu fizycznych. Nie ma ono oficjalnego systemu motywacyjnego. Ale podobnie jak w wielu innych, małych zakładach istnieją tam drobne formy nagradzania podwładnych.
Po rozmowie z personelem uzyskałyśmy informacje o premiach. Są one przyznawane w zależności od wysokości kosztów sprzedaży. W sezonie letnim, kiedy zyski są większe, wszyscy otrzymują dodatkowe, comiesięczne wynagrodzenie. Natomiast w okresie zimowym, jest to płaca kwartalna.
Jak się dowiedziałyśmy, kolejnym bodźcem są bony na zakupy w marketach, przyznawane wszystkim pracownikom, głównie przed świętami.
Zapytałyśmy co jeszcze ma wpływ na ich pracę. Odpowiedzieli nam, że panuje tu miła atmosfera i przyjazne stosunki ze współpracownikami oraz dobre układy z szefem. Nazwali szefa osobą lojalną. Oznacza to, że jeśli ktoś pracuje po godzinach lub wykonuje dodatkowo część swoich obowiązków w domu, ponieważ prosi o to szef, to zawsze może liczyć na wyrażenie zgody przez niego, jeżeli musi wyjść wcześniej z przyczyn osobistych.
Jednak wszystkie te motywacje nie miały zapisu formalnego. Postanowiłyśmy szukać dalej. I udało się. Dotarłyśmy do banku depozytowo kredytowego, którego główną siedzibą jest Lublin, ale ma on swój oddział w Łodzi przy ulicy Dąbrowskiego 234.
Istnieje tam system ocen. Jest to nowa dziedzina w tym banku, gdyż został on wprowadzony w 1999 roku. Spełnia on dwie podstawowe funkcje: motywacyjną i informacyjną.
Funkcja motywacyjna oznacza, że bez oceny nie jest możliwe skuteczne motywowanie, gdyż brakuje racjonalnych przesłanek do wynagradzania, awansowania, degradowania, rozwoju pracownika, zwalniania itp. Funkcja informacyjna związana jest ze znaczeniem informacji zwrotnej o wynikach pracy. (Informacja zwrotna - informacja techniczna i ekonomiczna o wynikach pracy pracowników. Badania dowiodły, że informacja zwrotna posiada większe znaczenie w motywowaniu niż pochwała czy uznanie.) Tylko znajomość rzetelnej oceny może stanowić podstawę podjęcia działań korekcyjnych w odniesieniu do pracowników.
Podstawowymi celami systemu ocen, wprowadzonego przez Departament Kadr, są:
ustalenie przydatności pracownika na zajmowanym stanowisku,
ocena rozwoju pracownika,
określenie ścieżki rozwoju zawodowego,
identyfikacja potrzeby przemieszczenia pracownika na inne stanowisko,
integracja wyników oceny indywidualnej pracownika z decyzją o awansie stanowiskowym lub płacowym,
wytypowanie pracowników do rezerwy kadrowej na stanowiska kierownicze i specjalistyczne.
Ocena ma charakter okresowy. Jest przeprowadzana raz w roku z wyjątkiem osób zatrudnionych na czas określony, które są oceniane przed końcem okresu na jaki umowa została zawarta. Kierownicy otrzymują opracowany przez Departament Kadr arkusz ocen. Po jego wypełnieniu analizują wynik oceny z pracownikiem.
Zasadniczym celem oceny pracowników jest poprawa efektywności ich pracy. Dzięki temu uzyskują zarys tego czego oczekują pracownicy, co ich motywuje i wpływa na lepszą pracę.
Przeprowadziłyśmy rozmowę z niektórymi przełożonymi na temat sensu przeprowadzania ocen. Nie wyrazili oni pozytywnej opinii w tej kwestii. Uważają, że ocenianie podwładnych niczemu nie służy i jest wyłącznie startą czasu. Ponadto słusznie zauważyli, o czym już wspomniałyśmy, że kierownicy różnią się pod względem sposobu oceniania. Aspekt ten nie jest bez znaczenia, gdyż od wyników pracowników i zespołu zależy wysokość premii oraz wiele innych czynników.
Departament Kadr opracował kategorie oraz szczegółowy zestaw cech branych pod uwagę przy ocenie.
Rezultaty: wydajność, jakość pracy;
Styl pracy (zachowanie pracownika w pracy): organizacja pracy, samodzielność i inicjatywa, odpowiedzialność, komunikatywność, współpraca, elastyczność działania;
Kwalifikacje i potencjał rozwojowy: ocena poziomu wiedzy i umiejętności, gotowość do podnoszenia kwalifikacji, możliwość zastępowania pracowników na innych stanowiskach;
Poruszone przez przełożonych kwestie są bardzo istotne. Zadaniem Departamentu Kadr powinny być uświadomione kierownikom istoty systemu ocen i wynikających z niego korzyści. Muszą zrozumieć jak ważne narzędzie motywacyjne mają w ręku. Ważna jest również rozmowa przełożonego z podwładnym na temat wyniku. Może być ona owocna i przynieść polepszenie rezultatów na przyszłość, ale może też spowodować powstanie nieporozumień i napięć między stronami. Dyskusja ta powinna rozwiązać istniejące problemy, uświadomić pracownikowi jego mocne i słabe strony (jakie działania z jego udziałem powinny być efektywniejsze).
O efektywności systemu wynagrodzeń świadczy umiejętny dobór formy płacy. Wyróżnia się m.in.:
płacę czasową, płacę akordową (płaca za wyniki), płacę premiową, płacę zadaniową, płacę odniesioną do kwalifikacji.
Funkcja motywacyjna płacy zasadniczej jest ograniczona, gdyż stanowi ona stały składnik, choć ma ona ogromne znaczenie dla pracowników i ich poczucia bezpieczeństwa. W celu zwiększenia efektywności pracy w banku stosuje się płacę premiową. Do niedawna premia miała charakter regulaminowy i nie spełniała funkcji motywacyjnej, dlatego zmieniono zasady jej przyznawania. Wysokość premii uzależniono od wyników pracownika i jego zespołu oraz od efektów ekonomicznych banku. Głównym założeniem wprowadzonej zmiany było wyzwolenie inicjatywy, innowacyjności i przedsiębiorczości pracowników oraz spowodowanie, by utożsamiali oni własne interesy z wydajnością i kondycją banku.
Pracownicy twierdzą, że zmiana ta jest korzystna, gdyż otrzymują oni dodatkowe wynagrodzenia za dodatkowa pracę. Jest to logiczne i sprawiedliwe. Twierdzą, że starają się pracować jak najlepiej, gdyż jest to zauważane i wyróżniane.
Główną zaletą płacy premiowej jest jej działanie motywacyjne; wynagradza ona poszczególnych pracowników za większe zaangażowanie i wysiłek. Przełożony, który ma dużą swobodę w jej stosowaniu może wpływać na wyniki personelu. Musi jednak uważać, by nie narazić się na zarzut niesprawiedliwości.
System płacowy stosowany przez bank jest dość atrakcyjny na rynku polskim. Po pierwsze płace w banku polskim (chociaż znacznie niższe niż w banku zagranicznym) nie należą do najniższych. Po drugie istnieje premia kwartalna. Po trzecie pracownikom przysługują inne nagrody (np. z okazji jubileuszu powstania banku), czy darmowe akcje banku.
System płacowy pełni poza tym funkcję motywacyjną. Wysokość wynagrodzenia zasadniczego jest uzależniona od oceny wartości pracy wykonywanej na danym stanowisku. Premie natomiast są przydzielane na podstawie oceny pracowniczej. Te same kryteria co premii dotyczą podwyżki pensji zasadniczej; jej wysokość zależy od wyników pracy poszczególnych osób.
Powyższa charakterystyka jest dowodem na to, że Zespoły Departamentu Kadr współtworzą system motywacyjny banku. Szkolenia umożliwiają podnoszenie kwalifikacji, te zaś wpływają na jakość pracy, która jest odpowiednio oceniana. Ocena z kolei wpływa na poziom płacy zasadniczej i premii.
ELEMENTY WYNAGRODZENIA
Najbardziej istotny element wynagrodzenia z punktu widzenia motywacji do efektywniejszej pracy stanowi premia. Oczywiście musi być spełniony warunek, że nie jest ona traktowana jako stały dodatek do pensji. Premia z założenia ma charakter motywacyjny, dlatego nie może być traktowana jako “zaliczka” na konto przyszłych dokonań albo “zapomoga”, skromny dodatek do pensji. Takie podejście do premii mija się z celem.
Podsumowanie
Motywowanie ludzi nie jest rzeczą prostą. Każdy reprezentuje różny zasób doświadczeń, wiedzy i umiejętności. Każdy preferuje inny system wartości i ma różne przyzwyczajenia. Różnimy się charakterami. Na pewno dużo łatwiej jest postępować z ludźmi o ukształtowanym charakterze gdyż tak zwana struktura motywacyjna, czyli układ motywów, które nadają kierunek ich zachowaniom, jest trwała. Na przykład trwałym motywem zachowania egoistów jest chęć zaspokojenia przede wszystkim swoich potrzeb, swoich zachcianek, nawet ze szkodą dla innych. Natomiast motywem działania altruistów jest chęć przysporzenia radości innym, bezinteresowna troska o dobro drugiego człowieka.
Na motywację pracownika mają wpływ przede wszystkim: komórka organizacyjna potocznie określana mianem działu kadr oraz bezpośredni przełożony. W jednym z polskich banków wspomniana komórka nosi nazwę Departamentu Zasobów Ludzkich. Jej kluczowymi funkcjami są ustanowienie optymalnej struktury zasobów ludzkich, prowadzenie efektywnej rekrutacji i doboru pracowników, organizacja oceny wyników pracy oraz planowanie polityki szkolenia, awansowania i wynagradzania pracowników.
Wszystkie wymienione powyżej funkcje są niezmiernie ważne. Właściwa rekrutacja i dobór a następnie obsada stanowisk pracy zapewnia osiągnięcie celów przez przedsiębiorstwo. W każdej komórce organizacyjnej musi być zatrudniona odpowiednia liczba pracowników, którzy posiadają określone kwalifikacje i umiejętności. Właściwa struktura zasobów ludzkich gwarantuje dobrą organizację pracy.
Bardzo ważne w motywowaniu ludzi jest rozpoznanie ich potrzeb. Potrzeba definiowana jest jako stan niezaspokojenia organizmu. Gdy taki stan ma miejsce następuje zakłócenie równowagi, co w następstwie ma negatywny wpływ na normalne funkcjonowanie organizmu. Naturalną reakcją człowieka jest podjęcie przez niego aktywności ukierunkowanej w stronę takich wartości, które zapewnią organizmowi stan pożądany zarówno pod względem biologicznym jak i psychologicznym. Rozpoznawanie potrzeb jest bardzo trudną sprawą, gdyż często my sami nie zdajemy sobie do końca sprawy jakie są nasze potrzeby (mogą być one głęboko ukryte w podświadomości), a poza tym zmieniają się one jak w kalejdoskopie, w zależności od otaczających nas warunków. Niemniej jednak należy dążyć do rozpoznania przynajmniej tych głównych, ponieważ konieczność ich zaspokajania (przywracanie organizmu do stanu równowagi) są podstawowymi motywami ludzkiego działania.