KURS EXCELA

http://excel.educom.pl/excel1.html

PODSTAWY

WSTĘP

W praktyce często spotykamy się z koniecznością wykonania mniej lub bardziej skomplikowanych obliczeń. W dobie wszechobecnej techniki komputerowej, naturalnym odruchem wydaje się zwrócenie np. w kierunku arkuszy kalkulacyjnych.

Niewątpliwie jednym z liderów wśród uniwersalnych narzędzi do wykonywania obliczeń jest arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel.

Przez ostatnie kilkanaście lat daje się zaobserwować nieustanną ewolucję arkuszy kalkulacyjnych, które przeobraziły się z prostych arkuszy obliczeniowych w wysoko wydajne narzędzia, środowiska pracy, których zastosowanie w chwili obecnej zależy już prawie wyłącznie od inwencji twórczej wykorzystującego je człowieka.

Dotyczy to również arkusza kalkulacyjnego Excel - firmy Microsoft. Najważniejsze w tym przypadku jest to, że zarówno osoba siadająca pierwszy raz przed układem kolumn i wierszy, jak i doświadczony użytkownik, znajdzie dla siebie cos ciekawego w tym programie. Choć prawie wszyscy traktujemy arkusze kalkulacyjne jako cos zupełnie naturalnego to należy przypomnieć, że arkusz kalkulacyjny taki jak MS Excel to wynik i owoc pracy wielu programistów.

Jak wykazuje praktyka, wykorzystanie arkuszy kalkulacyjnych w tradycyjnie wykonywanych do tej pory operacjach polegających na tworzeniu zestawień, wykonywaniu obliczeń i przetwarzaniu danych potrafi zwiększyć efektywność pracy od dziesięciu do nawet stu razy.

Być może słowa te wydają się być czasami niewiarygodne, jednak wystarczy pomyśleć ile czasu może zając tradycyjne, papierkowe przetwarzanie danych, czasami wyszukanie błędu pochłania wiele godzin. Z pomocą arkusza kalkulacyjnego, takiego jak Excel, możemy wyszukać błąd wciągu kilku minut. Wielokrotne wykorzystanie danych - to również niewymierne wręcz, korzyści w oszczędności czasu pracy. Przetwarzanie danych w postaci filtrowania lub sortowania to tylko skromniutka namiastka możliwości współczesnych arkuszy kalkulacyjnych. Więc prawdopodobnie nie trzeba wiele zabiegów by przekonać kogoś do stosowania w pracy arkusza kalkulacyjnego. Czasami jednak problem polega na tym "czy?" ale "jak?".

Ten właśnie kurs online ma pozwolić na stopniowe zaznajomienie się z możliwościami wykorzystania arkusza kalkulacyjnego MS Excel.

Niniejszy kurs bedzie odnosił się do polskiej wersji Excela. W związku z tym w dalszej części omawiane będą polecenia menu dla tej właśnie wersji. Typowy układ menu i pasków narzędzi dla programów firmy Microsoft pozwala na intuicyjną obsługę np. osobom korzystającym już wcześniej z edytora tekstów Word.

Adresy komórek akusza oznaczane są poprzez złożenie indeksu kolumny oraz indeksu wiesza. Komórka na przecięciu pierwszej kolumny i pierwszego wiersza posiada adres A1, w tym samym wierszu, ale w dugiej kolumnie - B1. Podobnie komórka na przecięciu trzeciej kolumny iszóstego wiersza ma adres C6.

Przykłady adesów pokazane zostały na rysunku.

Oprócz takiego sposobu adresowania stosuje sie jeszcze inne metody, które zostaną omówione w dalszej części.

Wprowadzane dane mogą mieć różnoraką postać - między innymi mogą być liczbą, tekstem, datą, godziną, adresem itp.

W wiekszości przypadków należy po wprowadzeniu danych nadać im określony wygląd tzw. format. Format wyświetlania danych jest parametrem charakteryzującym komórkę i zmienia się go w menu: FORMAT/KOMÓRKI.

Typowymi parametrami są wielkość, rodzaj czcionki oraz styl (np. pogrubienie, kursywa, podkreślenie itp.)

Dla wprowadzonych liczb możliwe jest również określanie ilości miejsc po przecinku, sposobu prezentowania ułamków i liczb ujemnych. Dla dat i godzin będących specyficznymi wartościami liczbowymi, jest również mozliwe ustawienie sposobu prezentacji specyficznego dla tego rodzaju danych.

Podczas wprowadzania danych łatwo zauważyć, że Excel stara się rozpoznawać na bieżąco format umieszczanych w komórkach liczb, tekstu, dat. Po wprowadzeniu liczby, daty lub godziny, Excel automatycznie wyrównuje zawartość komórki do prawej strony. Po wprowadzeniu tekstu zawartość komórki zostaje wyrównana do lewej strony. Oczywiścsposób wyrównywania możemy w każym momencie zmienić poprzez nacinięcie odpowiedniego narzędzia na pasku

lub wybranie polecenia menu FORMAT/KOMÓRKI.

Częstym błędem popełnianym przez początkujących użytkowników programu, jest traktowanie nagłówków wierszy jako kolumny liczby porządkowej. Po wprowadzeniu nagłówków kolumn łatwo zauważyć, że taka "liczba porządkowa" nie jest poprawna, dlatego należy w razie potrzeby wprowadzić kolumnę i wypełnić liczbami.

Innym rodzajem formatu komórki jest wypełnienie oraz obramowania komórek.

Po wybraniu menu FORMAT/KOMÓRKI należy uaktywnić zakładkę OBRAMOWANIE i zastosować odpowiedni sposób obramowania.

Można również zastosować skróconą metodę używając narzędzi z paska.

Podobnie jak obramowanie ustawia się format wypełnienia, różnicę w tm przypadku stanowi wybór zakładki w menu FORMAT/KOMÓRKI.

Wygląd akusza i zaawansowanie formatowania zależą od indywidualnych potrzeb. Największą uwagę należy do tego przyłożyć, jeżeli arkusz ma zostać póżniej wydrukowany. Niemniej jednak bardzo często pomija się etap formatu komórki w zakresie obramowania, wypełnienia, ustawienia kolorów. Ma to miejsce szczególnie wtedy, gdy arkusze mają zastosowanie wyłącznie do przechowywania danych.

Zawsze jednak warto odpowiednio ustawić przynajmniej podstawowe parametry wyświetlania danych.

FORMUŁY

Rozpoczynając rozważania na temat obliczeń w Excelu należy podkreślić, że program ma znacznie rozbudowane możliwości wykonywania obliczeń i stanowi potężne narzędzie w rękach użytkownika, który potrafi je wykorzystać.

Podstawę do stosowania obliczeń stanowią tzw. formuły.

Formuła to odpowiednio zapisana operacja z wykorzystaniem danych arkusza, po wykonaniu której w komórce zawierającej formułę pojawi się wynik działania formuły.

W zapisie formuła wyróżnia się pewną cechą. Mianowicie rozpoczyna się znakiem równości.

Przykłady formuł znajdują się poniżej:

=10+20 <_______> =30-8 <_______> =20*5

Po wpisaniu tych formuł i zatwierdzeniu klawiszem ENTER, w komórce pojawią się odpowiednio następujące liczby: 30, 22 i 100.

W zapisach formuł można wykorzystywać również adresy komórek, a wtedy do formuły podstawiona zostanie zawartość komórki, której adres został wpisany.

Na w przykładzie na rysunku, w komórce E9 dodatkowo zastosowano nawiasy, natomiast w komórce E11 wykorzystano zapis procentowy.

Kolejnym etapem wtajemniczenia są funkcje, które wklejone w odpowiedni sposób do formuły mogą wykonać nawet bardzo skomplikowane obliczenia z zastosowaniem argumentów zdefiniowanych przez użytkownika.

W wielu zestawieniach często spotyka się miejsce (komórkę), w którymzapisana jest liczba będąca podsumowaniem jakiejś serii danych. Przypadek ten jest na tyle powszechny, że w Excelu istnie specjalny przycisk na pasku narzędzi służący wyłącznie do wklejanie funkcji automatycznego sumowania:

Przycisk funkcji SUMA: ------->

Przed wywołaniem tej funkcji należy pamiętać o konieczności umieszczenia kursora w komórce, w której ma się pojawić wynik sumowania. Uwaga ta dotyczy również innych funkcji wklejanych i wykorzystywanych w formułach.

Podczas wklejania w komórce widoczna jest tekstowa postać funkcji SUMA(). Znajomość syntaktyki w tym przypadku nie jest wymagana, jednak zaawansowanym użytkowników napewno się przydaje.

Pozostałe funkcje Excela nie mają wyodrębnionych przycisków za pomocą, których można je wklejać do dokumentu. Zadanie to przejmuje Kreator Funkcji i właśnie ikona wywołująca ten moduł znajduje się na pasku narzędzi:

Przycisk Kreatora Funkcji ------->

Po zastosowaniu tego narzędzia pojawia się okienko dialogowe, w którym można wybrać odpowiednia funkcję

Excel posiada ok. 200 wbudowanych funkcji, które używa się stosowanie do zapotrzebowania. Obejmują one podstawowe zagadnienia matematyki, statystyki i logiki, operacje na tekstach i bazach danych. Zapoznawanie się z funkcjami Excela nie polega na "wyuczaniu się" na pamięć kolejnych funkcji. Zwykle zastosowania wymagają od nas stosowania określonej grupy funkcji. Tak więc poznawanie funkcji należy poprzedzić skonkretyzowaniem tego jakie funkcje mogą mieć zastosowanie w tworzonych przez użytkownika aplikacjach w najbliższej przyszłości.

Dodatkowo istnieje możliwość rozbudowywania zbioru funkcji o nowe, definiowane przez użytkownika. Jest to kolejny krok i kolejny stopień zaawansowania w posługiwaniu się omawianym arkuszem kalkulacyjnym.

WYKRESY

Co prawda w dziedzinie tworzenia wykresów istnieje wiele dobrych narzędzi, być może nawet bardziej wyrafinowanych niż Kreator Wykresów Excela. Jednak obecność tego kreatora w programie arkusza kalkulacyjnego sprawia, że użytkownicy chętnie sięgają po niego, tworząc wykresy z danych pochodzących bezpośrednio z Excela.

Jeśli istnieje zestawienie tabelaryczne na podstawie którego ma być utworzony wykres, wystarczy uruchomić kreator wykresów, klikając odpowiedni przycisk z paska narzędzi, lub wybierając polecenie menu: WSTAW/WYKRES.

7

---