1.BIURO- wg J. Litwiniuka to każde pomieszczenie, służące za miejsce pracy pracowników umysłowych i ich pomocników- o ile ci ostatni zajmują się czynnościami pomocniczymi uzupełniającymi działalność pracowników umysłowych

2. Historia biurowości
Historia biurowości sięga bardzo odległych czasów, kiedy to człowiek po raz pierwszy poczuł potrzebę utrwalenia informacji za pomocą znaku. Można powiedzieć, że były to pierwsze czynności biurowe polegające na rejestracji faktów (na przykład "notowanie" za pomocą kresek na ścianach jaskini liczby upolowanej zwierzyny). Ślady tego typu działań, które można nazwać prapoczątkiem ewidencji, przetrwały (bez pisma i papieru) do naszych czasów. W późniejszym okresie w folwarkach działał oficjalista zwany karbowym który również prowadził swoistego rodzaju ewidencję. Za pomocą nacięć na lasce (karbów - stąd nazwa) rejestrował przepracowane przez robotników dniówki lub odstawione z pola fury zboża. Laska ta była jego "biurem", rejestrem danych, "dokumentem", na podstawie którego rozliczał się z właścicielem folwarku. Tak więc, potrzeba zapisu informacji legła u podstaw pracy, którą dzisiaj nazywamy biurowością. Na przestrzeni dziejów powstało wiele epokowych wynalazków, będących "słupami milowymi" w rozwoju cywilizacyjnym ludzkości (wynalazek papieru, druku, systemu dziesiętnego, maszyn do liczenia itd.), które zrewolucjonizowały pracę biurową.

3. PRACA BIUROWA -to zespół różnorodnych czynności, mających na celu sporządzenie informacji niezbędnych do wykonywania funkcji zarządzania.

Praca biurowa charakteryzuje się pewnymi cechami, które odróżniają ją od innych prac wykonywanych w firmie i ma charakter:

• Masowy ( występuje w każdej komórce organizacyjnej na tych stanowiskach pracy, gdzie przygotowuje się materiały informacyjne)

• Typowy ( polega na wykonywaniu takich czynności, jak pisanie, liczenie, klasyfikowanie),

• Powtarzający się (tzn. związany z przygotowaniem takich samych lub podobnych materiałów informacyjnych ).

4.Instrukcja kancelaryjna zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentem, który wpływa do urzędu lub jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa (procedura obiegu dokumentu w administracji publicznej).

5. Jakie są rodzaje systemów administracyjnych i czym się one charakteryzują?

System kancelaryjny dziennikowy- Pomocą kancelaryjną wprowadzoną wraz z tym systemem, która odgrywała istotną rolę był dziennik podawczy (nazywany także dziennikiem korespondencyjnym, journalem), w którym rejestrowane były wszystkie pisma wpływające i wysyłane z jednostki organizacyjnej. Od księgi tej system kancelaryjny przyjął też swoją nazwę. Dziennik podawczy nie miał równocześnie wpływu w registraturze na sposób łączenia ze sobą pism w akta sprawy. Ten problem w każdym z państw zaborczych rozwiązany był w inny sposób. W tym systemie kancelaryjnym podstawową rolę odgrywa numer kolejny, pod którym rejestrowane jest pismo przychodzące lub wychodzące. Numer ten łamany przez rok daje nam znak pisma. Np. l. dz. 77/08 oznacza, że pismo zostało zarejestrowane pod pozycją 77 w dzienniku podawczym w 2008 r. Ten znak pisma rozszerza się o kolejne numery w przypadku, jeżeli pismo rejestrowane jest w innych dziennikach, np. biura lub jego wydziału (np. l.dz. 77/45/30/08).

System kancelaryjny mieszany- Jak sama nazwa wskazuje, system mieszany jest wypadkową wyżej omówionych systemów kancelaryjnych. W systemie tym jest w użyciu zarówno książka wpływu, jednakże w bardzo uproszczonej w stosunku do dziennika podawczego wersji i nade wszystko spełniająca rolę pomocy ewidencyjnej oraz spis spraw i wykaz akt, a więc decentralizujące wyróżniki systemu bezdziennikowego. System ten rozpowszechnił się niejako wbrew teoretykom pracy kancelaryjnej szczególnie w dużych, rozrzuconych terytorialnie jednostkach, gdzie jedyną możliwą kontrolą jest właśnie rejestracja korespondencji w jednym centralnym źródle (dlatego też niektóre jednostki w swoich instrukcjach kancelaryjnych przewidują książki wpływu osobne dla swoich central i osobne dla biur zamiejscowych). W obecnych czasach książki wpływu w jednostkach prowadzone są najczęściej w formie elektronicznej, więc z punktu widzenia prawidłowej pracy przedsiębiorstwa jest to dodatkowe ułatwienie.

System kancelaryjny bezdziennikowy- System bezdziennikowy wprowadzony został do administracji państwowej uchwałą Rady Ministrów z dnia 24 sierpnia 1931 (M.P. Nr 196, poz. 273) i zrewolucjonizował pracę kancelaryjną (biurową). Nade wszystko uproszczono załatwianie spraw, zlikwidowano komórkę registratury, dużą część jej obowiązków przekazano referentowi, odstąpiono od wielokrotnej rejestracji pism (zlikwidowano tradycyjny dziennik podawczy); obieg pism odbywał się bez pokwitowań. Ich funkcję przejęły spisy spraw; rejestry (właściwie: spisy spraw) prowadzone przez referentów dla poszczególnych spraw (np. dotyczących zaopatrzenia), z tym, że konkretna sprawa rejestrowana była tylko raz, kolejne pisma z nią związane rejestrowane były pod tym samym numerem sprawy. Inną nowatorską cechą tego systemu było, że już w momencie zakładania akt spraw były one dzielone na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną. Dalszymi konsekwencjami rezygnacji z tradycyjnego dziennika podawczego była zmiana sposobu oznakowania pisma; zamiast numeru kolejnego z dziennika brany był numer z rejestru (spisu spraw). W ten sposób znak pisma: Og-021-3 oznacza, że jest to trzecie pismo zarejestrowane w teczce oznaczonej 021 powstałe w wydziale o symbolu Og.W tym systemie istotną rolę odgrywać też zaczął wykaz akt, jako pomoc ułatwiająca szybkie dotarcie do konkretnego rodzaju sprawy.

6.Co to jest rzeczowy wykaz akt?

Jednolity rzeczowy wykaz akt - jest archiwalną i rzeczową klasyfikacją powstających w wyniku działania urzędu akt; zawiera,

odpowiednio pogrupowane, wszystkie sprawy tego samego rodzaju lub pokrewne z uwagi na ich przedmiot, oznaczone odpowiednimi symbolami i hasłami kwalifikującymi sprawy oraz kategoriami archiwalnymi akt. Jest oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej.

8.W rozwoju biurowości możliwe jest wyróżnienie czterech podstawowych etapów:

ETAP I: od starożytności do początku XIX w. Cały ten, zdecydowanie najdłuższy, okres cechowała niezwykła stabilność form instytucjonalnych i technik pracy biurowej. Gęsie pióro, papier, abak i liczydło jako 'środki techniczne'; kancelaryjne registry i podwójna księgowość jako rozwiązania organizacyjne w zakresie ewidencji; kancelaria jako urząd; rzemieślniczy charakter zawodu- wszystkie te elementy istniejącego systemu biurowości trwały tysiąclecia właściwie bez zmian.

ETAP II- XIX wiek: to okres stopniowego upowszechniania się pracy biurowej, nasilającego sie w poszczególnych krajach w miarę rozwoju industrializacji, kiedy to drobne udoskonalenia techniczne nie zmieniły charakteru tej pracy. Zwiększyła się liczba biur i urzędników, lecz formy instytucjonalne pozostały praktycznie bez zmian. Skomplikowała się jednak procedura postępowania z masowo narastającą dokumentacją, powstały różne systemy biurowe (systemy kancelaryjne, systemy księgowości itp.), w zarządzaniu wytworzyły się struktury biurokratyczne.

ETAP III- od końca XIX wieku do połowy XX wieku: to przede wszystkim okres mechanizacji pracy biurowej, wzrastającego zapotrzebowania na usługi administracyjne olbrzymiego wzrostu liczby pracowników biurowych, kiedy to stare formy organizacyjne pracy biurowej rozpadają się, czynności biurowe łączą się z funkcjami zarządzania, a biurokracja- jako system zarządzania- staje się koniecznością współczesnych zindustrializowanych społeczeństw masowych.

ETAP IV- od połowy XX wieku do chwili obecnej: etap ten charakteryzuje się wręcz niesamowitym rozwojem techniki elektronicznej, która całkowicie zrewolucjonizowała pracę we współczesnym biurze.

9. INSTRUKCJA KANCELARYJNA
To zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentem, który wpływa do urzędu lub jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa.
Instrukcja ta określa przede wszystkim:
- system kancelaryjny obowiązujący dla danego urzędu czy przedsiębiorstwa;
- obieg dokumentów i pism;
- sposób rejestracji spraw;
- sposób załatwiania spraw;
- postępowanie z dokumentacją spraw zakończonych (ich archiwizacją).
Określa też wzory formularzy i stempli używanych w danej jednostce organizacyjnej

10. Jak powinno wyglądać dobrze zorganizowane stanowisko pracy biurowej. Przestrzeń stanowiska to przede wszystkim pole pracy: powierzchnia dla materiałów, narzędzi, i wolna przestrzeń pozwalająca na swobodę ruchu rąk przy wykonywaniu czynności. Przestrzeń stanowiska powinna być wydzielona w sposób, który stwarza poczucie posiadania „własnego miejsca”.
Najważniejsze z punktu widzenia pracy przy komputerze są proporcje pomiędzy wysokością siedzenia i biurka (patrz rys.) oraz kąt nachylenia monitora.
Monitor powinien być pochylony na podstawie tak, aby jego powierzchnia znajdowała się pod kątem prostym do osi spojrzenia skierowanego około 30° w dół. Monitor powinien być ustawiony tak, aby znajdował około 50 cm od oczu. Podczas pracy dłonie powinny spoczywać wygodnie na biurku. Przedramiona powinny tworzyć z osią ciała kąt 90°.
W pomieszczeniach biurowych ważny jest również mikroklimat który tworza: temperatura powietrza wilgotność, wentylacja, jonizacja, hałas, oświetlenie
Nieprzestrzeganie zasad bhp przy komputerze może być powodem powstawania wielu niekorzystnych objawów chorobowych. Niektóre z nich to: Zespół Cieśni Nadgarstka , Dolegliwości kręgosłupa i pleców, Impotencja, Podrażnienia skóry i alergie, Podrażnienia błony śluzowej, Narażenie narządu wzroku, Promieniowanie ekranu
Pracodawca obowiązany jest zapewnić pracownikom:
a) łączenie przemienne pracy związanej z obsługą monitora ekranowego z innymi rodzajami prac, które nie obciążają narządu wzroku i są wykonywane w innych pozycjach ciała - przy nieprzekraczaniu godziny nieprzerwanej pracy przy obsłudze monitora ekranowego, lub
b) co najmniej 5-minutową przerwę, wliczaną do czasu pracy, po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego,
c) okulary korygujące wzrok - zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
d) Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną - w zależności od wskazań lekarskich - z częstotliwością badań okresowych co 4 lata,

11.Jakie jest zadnie sekretarki w firmie?
Zadania sekretarki:
• Prowadzenie sekretariatu i obsługa kancelaryjno-biurowa,
• Gromadzenie i przechowywanie informacji,
• Wykonywanie prac administracyjno-biurowych,
• Przyjmowanie interesantów,
• Przyjmowanie i dystrybucja korespondencji do właściwych merytorycznie stanowisk,
• Redagowanie krótkich pism,
• Zapisywanie pism dyktowanych przez zwierzchników,
• Uczestniczenie w planowaniu prac zwierzchników,
• Odbieranie telefonów i udzielanie informacji,
• Odbieranie i wysyłanie faksów, e-maili,
• Prowadzenie kontroli terminów,
• Przygotowanie i obsługa konferencji, zebrań i odpraw,
• Prowadzenie rejestru wyjazdów i delegacji,
• Kompletowanie, uaktualnianie i przechowywanie przepisów służbowych,
• Gospodarowanie materiałami biurowymi,
• Gromadzenie i przygotowywanie materiałów dla zwierzchników,
• Przygotowywanie poczęstunków,
• Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonych.

12.Co należy do zadań asystentki w sekretariacie?
-odbieranie i łączenie telefonów,
-rejestrowanie korespondencji,
-wyszukiwanie informacji i załatwianie spraw tyczących podróży służbowych szefa,
-prowadzenie korespondencji, redagowanie pism wysyłanych przez sekretariat.

13. Co należy do zadań recepcyjnych pracy sekretariatu?
Zadania recepcyjne- to przyjmowanie gości i klientów, pierwszy bezpośredni kontakt klienta lub kontrahenta następuje w sekretariacie i pierwszą osobą, która go przyjmuje, jest sekretarka. Zadania recepcyjne rzutują na postrzeganie firmy przez klienta lub kontrahenta, kształtują wizerunek firm.

14. Jakie urządzenia wchodzą w składa wyposażenia biura?
-komputer
-drukarka (skaner, kopiarka)
-telefon (fax)
-niszczarka
-meble (biurko, krzesło, szafa)
-ekspres do kawy (czajnik)

15. BHP w biurze- Instrukcja bezpieczeństwa i higieny

pracy przy pracach biurowych jest

niezwykle ważnym elementem

systemu bezpieczeństwa w każdej firmie.

Niemalże każdy zakład pracy posiada pomieszczenie biurowe w związku z tym instrukcje BHP dla biura to kategoria przydatna niemalże każdemu przedsiębiorcy. Instrukcja bezpieczeństwa i higieny pracy dla biura są oczywiście obowiązkowe i każda firma nieprzestrzegająca tego wymogu musi liczyć się z wysokimi karami finansowymi.

Instrukcje BHP w biurze powinny być czytelne i umieszczane w ogólnie dostępnych miejscach, bowiem tylko wtedy instrukcja bezpieczeństwa i higieny pracy dla biura spełnia swoją rolę.

16.Ergonomia to optymalizacja pracy, rozumianej jako układ lub system współdziałania człowieka ze środkami pracy. Szersze definicje jako przedmiot ergonomii określają nie tylko wiedzę o możliwościach człowieka, ale całą analizę i kształtowanie współzależności wszystkich elementów składowych systemu pracy, aktywności zawodowej człowieka, organizacji i środków pracy oraz produktu, będącego wynikiem pracy. Innymi słowy

17. Nazwa ergonomia wywodzi się od dwóch greckich słów: ergon - czyn, praca oraz nomos - zwyczaj, prawo, wiedza. W przekładzie na język polski oznacza wiedzę o pracy.

Ergonomia to wiedza o tym, jak powinno być optymalnie zorganizowane środowisko pracy, aby było najpełniej przystosowane do psychofizycznych możliwości człowieka, i w jak najmniejszym stopniu wpływało na jego zdrowie.

18.Na wyposażenie lokalu biurowego składają się: urządzenia i inne narzędzia pracy biurowej oraz meble biurowe. Dobór racjonalnych mebli wpływa nie tylko na właściwe wykorzystywanie powierzchni pomieszczeń biurowych ale i na wydajność pracy. Chodzi tu przede wszystkim o dostosowanie wymiarów mebli i ich rozwiązań konstrukcyjnych do funkcji spełnianych przez pracownika, a więc do rodzaju wykonywanej przez niego pracy oraz do podstawowych wymagań higieny pracy

19. Wymagania higieniczno sanitarne w pomieszczeniach biurowych: W budynku, w którym znajdują się pomieszczenia biurowe, powinny być: zainstalowane na każdej kondygnacji ubikacje osobno dla kobiet i mężczyzn. Palarnie- Jeżeli w budynku biurowym obowiązuje zakaz palenia w pomieszczeniach pracy, należy urządzić palarnię. Pokoje wypoczynkowe- Takie pokoje urządzone estetycznie, zaopatrzone w gazety, są wykorzystywane przez pracowników w czasie przysługujących im przerw. Jadalnie - W obiekcie biurowym powinno być wydzielone pomieszczenie do spożywania posiłków w czasie pracy. Stanowisko pracy- Stanowisko pracy powinno być tak zaprojektowane, aby użytkownik miał zapewnioną dostateczną przestrzeń pracy pozwalającą na umieszczenie wszystkich elementów obsługiwanych ręcznie w zasięgu kończyn górnych pracownika.

20. Co to jest struktura organizacyjna przedsiębiorstwa,
- to ogół ustalonych zależności funkcjonalnych i hierarchicznych między elementami organizacji, zgrupowanymi w komórki i jednostki organizacyjne w sposób umożliwiający osiąganie celów całości.
Określa stosowany przez nią podział pracy, pokazuje powiązania między różnymi funkcjami i czynnościami, wskazuje też na stopień specjalizacji pracy, opisuje strukturę hierarchii i władzy w organizacji oraz przedstawia układ odpowiedzialności.


21. jakie są typy podstawowych schematów organizacyjnych i na czym one polegają,

Typy struktur organizacyjnych:

1. Ze względu na stopień spiętrzenia kierowania, tj. liczbę szczebli kierownictwa i rozpiętość kierowania, wyróżnia się:
¬ strukturę płaską- odznaczającą się dużą rozpiętością kierowania, tj. większą liczbą wykonawców lub komórek organizacyjnych podległych jednemu kierownikowi oraz małą liczbą szczebli hierarchicznych.
¬ strukturę smukłą- w której maleje rozpiętość kierowania, a wzrasta liczba szczebli hierarchicznych.
2. Ze względu na rodzaj podstawowych więzi organizacyjnych, wyróżnia się tzw. struktury hierarchiczne, do których należą:
- struktura liniowa- odznacza się tym, że na czele każdej komórki organizacyjnej stoi tylko jeden kierownik, który kieruje całą komórką i ponosi odpowiedzialność za jej pracę. W tym systemie każda komórka otrzymuje polecenie tylko od kierownika szczebla wyższego i tylko przed nim jest odpowiedzialna za wykonanie swych zadań. Jest tu wyraźnie przeprowadzony podział władzy i kompetencji, ścisła odpowiedzialność za każdy odcinek pracy, co należy zaliczyć do zalet tego systemu. Wadą jest natomiast to, że kierownik samodzielnie zarządzający danym odcinkiem pracy musi bardzo dobrze znać wszystkie zagadnienia tam występujące, co jest bardzo trudne, oraz to, że przekazywane polecenia przechodzą przez wszystkie ogniwa pośrednie. System liniowy może mieć zastosowanie w małych przedsiębiorstwach.
-struktura funkcjonalna- nie ma jednego kierownika, komórka niższego szczebla może więc otrzymać jednocześnie polecenia od kilku zwierzchników i odpowiada przed nimi z zakresu wykonania poleceń wynikających z pełnionych przez zwierzchników funkcji, każdy zaś pracownik podlega jednocześnie kilku zwierzchnikom. Konieczna jest tu wąska specjalizacja i duża wiedza fachowa personelu kierowniczego, odnosząca się do spełnianych funkcji, co jest zaletą tego systemu. Jego zasadniczą wadą są trudności w ustaleniu zakresu kompetencji i odpowiedzialności oraz występujące często rozbieżności decyzji, co spowodowało, ze system ten nie znalazł szerszego zastosowania.
-struktura sztabowa- zachowuje zasadę bezpośredniego podporządkowania jednemu kierownikowi, charakterystyczną dla systemu liniowego. Kierownikowi dodaje się jednak komórki sztabowe (funkcjonalne), których zadaniem jest opracowanie materiałów potrzebnych mu do podejmowania decyzji. Komórki funkcjonalne zatrudniają specjalistów z określonych dziedzin. Komórki te nie mają jednak prawa wydawania poleceń wykonawczych kierownikom lub pracownikom niższych szczebli. System sztabowo-liniowy, przyjmując z systemu liniowego bezpośrednie podporządkowanie jednemu tylko kierownikowi, wykazuje również dodatnie cechy systemu liniowego, jakimi są wyraźny podział kompetencji i odpowiedzialności. Z systemu funkcjonalnego została tu przyjęta zasada tworzenia komórek funkcjonalnych z fachowców w określonych specjalnościach. System sztabowo-liniowy jest powszechnie stosowany w gospodarce.

W systemie liniowym i sztabowym kierowanie jednostkami organizacyjnymi znajduje się w rękach jednej osoby.
Taki system nosi nazwę jednoosobowego kierownictwa i charakteryzuje się tym, że:
o nad każdym zespołem ludzkim stanowiącym jednostkę lub komórkę organizacyjną jest tylko jeden zwierzchnik, kierujący pracą tego zespołu i ponoszący odpowiedzialność;
o każdy kierownik może wydawać polecenie tylko pracownikom jemu bezpośrednio podległym;
o każdy pracownik podlega bezpośrednio tylko jednemu kierownikowi, od niego otrzymuje dyspozycje i przed nim odpowiada za wykonanie powierzonych zadań.

Stosowanie zasady jednoosobowego kierownictwa sprzyja sprawności działania komórek organizacyjnych i całego zakładu pracy, zwiększa poczucie odpowiedzialności za powierzony odcinek działalności i za właściwą organizację.

Oprócz jednoosobowego kierownictwa stosuje się system kolegialny, który polega na wspólnym zarządzaniu jednostką gospodarczą przez kilkuosobowe kierownictwo. System kolegialny spotykany jest np. w spółdzielniach kierowanych przez zarząd lub w spółkach handlowych.
3. Ze względu na zdolności przystosowawcze do zmiennego otoczenia, wyróżnia się struktury elastyczne, do których zalicza się:
• strukturę dywizjonalną;
• strukturę zadaniową (projektowa);
• strukturę macierzową.

22. Do podstawowego wyposażenia lokalu biurowego możemy zaliczyć:

• biurka

• krzesła biurowe

• szafy biurowe/regały biurowe

• fotele biurowe

• lampy

• telefony

• telefax

• drukarki

• ksero

• komputery

• niszczarki

• skanery

23.Sekretariat jest wizytówką firmy, miejscem pierwszego kontaktu decydującym o pierwszym wrażeniu i zawsze "wychodzi na pierwszy plan". Komuś kto pierwszy raz przychodzi do firmy, to jak wygląda i jak zachowuje się sekretarka, wiele mówi o reszcie firmy . Jego zdanie na temat firmy wyrabia coś co antropolodzy nazywają mową ciała.

24.Jakie są zadania sekretariatu?
Sekretariat jest jednostką organizacyjną, powołana do obsługi osoby pełniącej funkcję kierowniczą w zakresie realizacji jej poleceń i wykonywania wielu czynności techniczno-manipulacyjnych. Jest to także centrum informacyjne. Do sekretariatu napływają informacje z różnych źródeł znajdujących się wewnątrz jak i na zewnątrz firmy. Zadaniem sekretariatu jest współudział w całym procesie zarządzania firmą przez dyrektora. Wizerunek firmy kształtowany jest przez wiele czynników. Najczęściej tworzony jest na podstawie kontaktów z sekretarką.

25. Na czym polegają dobre obyczaje w pracy biurowej?
Savoir - vivre czyli ogłada, dobre maniery, konwenans towarzyski, znajomość obowiązujących zwyczaji, form towarzyskich i reguł obowiązujących w danej grupie.
Savoir - vivre: Savoir znaczy wiedzieć, za to vivre znaczy po prostu żyć. Stąd Savoir - vivre przetłumaczyć można jako sztuka życia. Wzięte razem, tworzą popularny splot słów, który można rozumieć jako:
• Znajomość obyczajów i form towarzyskich, reguł grzeczności,
• Umiejętność postępowania w życiu i radzenia sobie w różnych trudnych sytuacjach.
W każdej firmie powinny obowiązywać zasady savoir vivre. Nie są one w żaden sposób jakoś ściśle określone i nałożone na pracowników pod groźbą kary, ale każdy we własnym zakresie powinien się do tych zasad stosować. Zasady te określane bywają zasadami dobrego wychowania. Przestrzeganie zasad savoir vivre w firmie objawiać się zatem może na przykład okazywaniem szacunku innym pracownikom, docenianiem osób, które nami kierują oraz które z nami współpracują itp. Objawem szacunku do danej osoby, lub do wykonywanej przez nią pracy może stać się każda, nawet najdrobniejsza czynność w postaci chociażby otwarcia drzwi tej osobie. O dobrych manierach i wychowaniu świadczy również ukłon, jaki składamy na przywitanie kogoś szczególnie ważnego. Każdy z takich i podobnych gestów jest jednocześnie naszą wizytówką.
W każdej firmie osoby, które zajmują wyższe stanowiska, są stawiane przed szeregowymi pracownikami. To nie jest żadna dyskryminacja. Ustępowanie osobie, która jest wyżej od nas postawiona, jest również objawem dobrego wychowania. W przedsiębiorstwie osoby należące do władz zawsze powinny wchodzić pierwsze do pokoju, jako pierwsze powinny witać się ze zgromadzonymi gośćmi a dopiero później przedstawiają swoich towarzyszy. Dzięki temu już na pierwszy rzut oka widać, kto w danym przedsiębiorstwie jest szefem, a poza tym takie zachowanie bardzo dobrze świadczy o całej firmie.

26.Jak powinna się ubierać i wyglądać sekretarka?
Każda sekretarka powinna dbać o swój schludny i czysty wygląd. Po pierwsze ubranie powinno zakrywać ramiona- nawet w lecie. Po drugie niedopuszczalne jest zakładanie „miniówek” do pacy. Spódnica powinna mieć długość mniej więcej do kolan. Po trzecie sekretarka nie powinna ostro się malować- cały strój wraz z makijażem powinien być jak najbardziej dyskretny i elegancki. Ponadto nawet w lato powinno zakładać się rajstopy- gołe stopy nie zawsze są na miejscu. Każdego klienta należy witać z dużą doza uprzejmości, nawet jeśli jego wygląd będzie świadczył na niekorzyść klienta. Każdemu należy powiedzieć „dzień dobry” oraz zapytać, co go do nas sprowadza. Klientów nie wolno zbywać- nawet jeśli jest się bardzo zajętą, należy poprosić klienta o kilka minut oczekiwania. Dobra sekretarka powinna ze swojej strony zrobić wszystko, by klient wyszedł z sekretariatu zadowolony. Również w rozmowie telefonicznej należy kierować się zasadami dobrego wychowania. Przedstawienie firmy- w momencie odbierania telefonu- uprzejmy ton i brzmienie głosu, precyzyjność w przekazywaniu informacji czy nawet zwykła cierpliwość w wysłuchiwaniu rozmówcy to zachowania, do których bezwzględnie należy się stosować.

27.Jak wygląda prawidłowa obsługa sekretariatu pod względem przyjmowania (obsługi) interesantów?
Prawidłowa obsługa klienta powinna cechować się ponadprzeciętnością, dyspozycyjnością i konsekwencją w działaniu. Ma duży wpływ na reputację i rozwój danej firmy.
Pracownik biurowy, pragnąc usprawnić swoją pracę z klientem, powinien m.in.:
• Być profesjonalistą, zarówno zadając pytania klientowi, jak i udzielając odpowiedzi.
• Stworzyć atmosferę wskazującą na chęć pomocy (uśmiech, ton głosu, gestykulacja);
• utrzymywać ponadprzeciętną reputację firmy;
• umiejętnie rozwiązywać długoterminowe i narastające problemy.
• Stworzyć w sowim zespole taką atmosferę pracy, dzięki której wszyscy mają poczucie, iż biorą udział w pomnażaniu dochodów
• sprawiać wrażenie pewności siebie ale jednoczenie zatroskania potrzebami klienta.
• Stanąć na przysłowiowej głowie, aby nie przekroczyć obiecanego terminu

28.Jakie są rodzaje sekretariatów?
• UNIWERSALNE- występują w małych i średnich firmach, łączą funkcje sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej, realizują zadania kancelaryjne i sekretarskie.
• OSOBISTE- obsługa administracyjno-techniczna kierownictwa.
• IMPREZ- funkcjonują podczas trwania konferencji, sympozjów, wystaw, targów, realizują czynności sekretarskie w trakcie przygotowania, trwania imprezy i po jej zakończeniu.
• DZIAŁOWE- obsługują dział lub wydział w zakresie czynności sekretarskich i kancelaryjnych.

29.Jakie funkcje pełni sekretariat?
• Reprezentacyjna- np. wygląd i wyposażenie sekretariatu
• Centrum informacyjnego- przyjmowanie i przekazywanie informacji,
• Regulacyjną- przyjmowanie i obsługa interesantów,
• Pośrednika pomiędzy szefem a komórkami organizacyjnymi,
• Wspomagającą przełożonego.

30. Kategorie akt
Symbol A: akta przechowywane na stałe, nie niszczy się ich, przechodzą do archiwum np. zarządzenia, rozporządzenia, akty w posiedzeń rad nadzorczych. Posiadają stałą wartość historyczną, które winny zostać przekazane do archiwum państwowego na wieczyste przechowanie
Symbol B: z dodaniem cyfr arabskich, akta do zniszczenia w zależności od tego jaka jest przy nich liczba to po tylu latach się je niszczy np. B50
Symbol BE: zadaniem cyfr arabskich( cyfry oznaczają liczbę lat przechowywania) oznacza się dokumentacją która po upływie obowiązującego okresu przechowywania bez względu na swój charakter treść i znaczenie podlega ekspertyzie właściwego terytorialnie oddziału archiwum państwowego które może dokonać zmiany kwalifikacji tej dokumentacji lub przyjąć ją do swoich zbiorów. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne (kategoria A)
Symbol BC: oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne którą po pełnym jej wykorzystaniu można przeznaczyć do likwidacji, bez konieczności uzyskania zgody archiwum państwowego

31.PRZEZ UPORZĄDKOWANIE DOKUMENTÓW PRZEKAZYWANYCH DO ARCHIWUM ROZUMIEMY: 
• wyłączenie wtórników i ponumerowanie stron akt kategorii A 
• ułożenie akt wewnątrz teczek w porządku chronologicznym począwszy od daty zapoczątkowania sprawy do jej zakończenia 
• opisanie teczek: 
1) na środku u góry- nazwa firmy 
2) w lewym górnym rogu- znak akt złożony z symbolu jednostki organizacyjnej i symbolu hasła według wykazu akt 
3) w prawym górnym rogu- kategorię archiwalną akt, a w przypadku akt kategorii B również okres ich przechowywania 
4) na środku- oznaczenie akt, tj. pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj materiałów zawartych w teczce 
5) pod tytułem- datę roczną (przed przekazaniem do archiwum lub składnicy uzupełnienia się o daty dzienne złożenia pierwszej i ostatniej sprawy w danym roku 
6) numer tomu, jeśli akta o tym samym symbolu obejmują kilka teczek 
• ułożenie teczek w porządku ustalonym w wykazie akt 
Do akt przekazywanych do archiwum należy dołączyć związane z nimi pomoce ewidencyjne (skorowidze, rejestry, kartoteki) 
Spis zdawczo-odbiorczy według poniższego wzoru sporządza się osobno dla materiałów archiwalnych (akta kat. A) i osobno dla dokumentacji nie archiwalnej (akta kat. B). 
Akta kategorii B- w trzech egzemplarzach i w czterech- akta kategorii A 
Dwa egzemplarze spisów akt kategorii B i trzy kategorii A przeznaczone są do archiwum, ostatnie dla jednostki przekazującej akt. 
Do archiwum jednostki organizacyjnej przyjmowane są akta wyłącznie kompletnymi rocznikami. Akta potrzebne do pracy bieżącej lub w innym udokumentowanym celu (np. stworzenie kopii dla sądu bądź prokuratury, urzędu skarbowego wypożycza się po ich formalnym przekazaniu. 
UPORZĄDKOWANIE- to takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw. 

32.Jakie są reguły dobrego obyczaju w biurze.

W każdej firmie powinny obowiązywać zasady savoir vivre. Nie są one nałożone na pracowników pod groźbą kary, ale każdy powinien się do tych zasad stosować. Zasady te określane bywają zasadami dobrego wychowania. Przestrzeganie zasad savoir vivre w firmie objawiać się zatem może na przykład okazywaniem szacunku innym pracownikom, docenianiem osób, które nami kierują oraz które z nami współpracują itp. Objawem szacunku do danej osoby, lub do wykonywanej przez nią pracy może stać się każda, nawet najdrobniejsza czynność w postaci chociażby otwarcia drzwi tej osobie. O dobrych manierach i wychowaniu świadczy również ukłon, jaki składamy na przywitanie kogoś szczególnie ważnego. Każdy z takich i podobnych gestów jest jednocześnie naszą wizytówką.

W każdej firmie osoby, które zajmują wyższe stanowiska, są stawiane przed szeregowymi pracownikami. To nie jest żadna dyskryminacja. Ustępowanie osobie, która jest wyżej od nas postawiona, jest również objawem dobrego wychowania. W przedsiębiorstwie osoby należące do władz zawsze powinny wchodzić pierwsze do pokoju, jako pierwsze powinny witać się ze zgromadzonymi gośćmi a dopiero później przedstawiają swoich towarzyszy. Dzięki temu już na pierwszy rzut oka widać, kto w danym przedsiębiorstwie jest szefem, a poza tym takie zachowanie bardzo dobrze świadczy o całej firmie.

33.Savoir vivre w biurze Savoir vivre to zwrot, który zaczerpnięty został z języka francuskiego. Nie tłumaczy się go dokładnie na język polski, ale funkcjonuje on w naszym języku jako zwrot „dobre maniery”. Dla lepszego przełożenia tych słów na język polski używa się określeń takich jak zespół reguł grzeczności czy też umiejętności z zakresu postępowania w życiu oraz radzenia sobie w różnorodnych złożonych sytuacjach, z jakimi mamy do czynienia będąc wśród ludzi. Savoir vivre powinien obowiązywać nas w każdym momencie naszego życia, a już szczególnie- w miejscu pracy.
Każde przedsiębiorstwo jest inne. Różni są również zatrudnieni w nich pracownicy oraz ich zachowanie. Jednak jest coś, co wszystkie firmy łączy ze sobą. W każdej z nich pracowników powinna obowiązywać etyka biznesu, która opisuje najważniejsze standardy zachowań wśród pracowników, mających na celu wzajemne okazywanie sobie szacunku, zarówno na linii pracownik- pracownik, jak również pracownik- pracodawca i odwrotnie.
W każdej firmie powinny obowiązywać zasady savoir vivre. Nie są one w żaden sposób jakoś ściśle określone i nałożone na pracowników pod groźbą kary, ale każdy we własnym zakresie powinien się do tych zasad stosować. Zasady te określane bywają zasadami dobrego wychowania. Przestrzeganie zasad savoir vivre w firmie objawiać się zatem może na przykład okazywaniem szacunku innym pracownikom, docenianiem osób, które nami kierują oraz które z nami współpracują itp. Objawem szacunku do danej osoby, lub do wykonywanej przez nią pracy może stać się każda, nawet najdrobniejsza czynność w postaci chociażby otwarcia drzwi tej osobie. O dobrych manierach i wychowaniu świadczy również ukłon, jaki składamy na przywitanie kogoś szczególnie ważnego. Każdy z takich i podobnych gestów jest jednocześnie naszą wizytówką.
W każdej firmie osoby, które zajmują wyższe stanowiska, są stawiane przed szeregowymi pracownikami. To nie jest żadna dyskryminacja. Ustępowanie osobie, która jest wyżej od nas postawiona, jest również objawem dobrego wychowania. W przedsiębiorstwie osoby należące do władz zawsze powinny wchodzić pierwsze do pokoju, jako pierwsze powinny witać się ze zgromadzonymi gośćmi a dopiero później przedstawiają swoich towarzyszy. Dzięki temu już na pierwszy rzut oka widać, kto w danym przedsiębiorstwie jest szefem, a poza tym takie zachowanie bardzo dobrze świadczy o całej firmie.
Savoir vivre stał się w biznesie prawie tak bardzo przydatny, jak wiedza oraz inteligencja pracowników. Dobre wychowanie pracowników bardzo dobrze świadczy o firmie, a co za tym idzie- kształtuje jej pozytywny wizerunek wśród społeczeństwa. Każdy wolałby, żeby w danym przedsiębiorstwie pracowali wyłącznie mili i kulturalni pracownicy, którzy potrafią zachować się w każdej sytuacji. Jeśli przedsiębiorstwo ma z tym problem, to powinno zdecydować się na przeprowadzenie wśród swoich pracowników kursów z zakresu kultury biznesu. Na takim kursie można dowiedzieć się, jak należy zwracać się do współpracowników, pracodawców i interesantów, jak operować swoim głosem (odpowiednia intonacja itp.), jak zachowywać się przy stole w trakcie spotkań biznesowych, a nawet- jak się odpowiednio ubierać, by wzbudzać powszechne zaufanie i szacunek.
W dzisiejszych czas firmowy savoir vivre jest naprawdę niezbędny do prowadzenia biznesu. Bez niego nie można utrzymać odpowiednich kontaktów z klientami- któż bowiem chciałby „robić interesy” z ludźmi, którzy nie szanują drugiego człowieka. Kultura firmy jest odbiciem kultury, jaka panuje pośród pracujących w niej ludzi. Dbajmy o to, by była ona odbiciem panujących wśród nas i przestrzeganych przez wszystkich zasad etycznych, moralnych oraz obyczajowych.
 

34. Na czym polega rozwój idei społeczeństwa informacyjnego w UE,
-1993r. “Biała Księga Doskonalenia I Kształcenia”
Aktywne działanie Unii Europejskiej na rzecz tworzeni społeczeństwa informacyjnego rozpoczęło się na początku lat dziewięćdziesiątych. Dokumentem, w którym po raz pierwszy pojawiła się wizja europejskiego modelu społeczeństwa informacyjnego była przedstawiona w 1993 r. przez Komisję Europejską „Biała Księga”. Problematyka białej księgi koncentrowała się przede wszystkim na kwestiach ekonomicznych i konieczności liberalizacji gospodarki europejskiej, w tym sektorów informacyjnych.
-1994r. dokument “Europa i społeczeństwo globalnej informacji”
Kolejnym dokumentem był raport specjalnej komisji, na czele której stanął komisarz Martin Bangemann. Opublikowany w 1994 r. dokument: Europa i społeczeństwo globalnej informacji. Zalecenia dla Rady Europejskiej zwany, od nazwiska wyżej wspomnianego komisarza, Raportem Bangemanna był ważnym krokiem w drodze do budowy europejskiego społeczeństwa informacyjnego. Zwracał on uwagę na lukę rozwojową, jaka utworzyła się między krajami Unii Europejskiej oraz USA i Japonią.
-1999r. e-Europe 2002
Rozpoczęta w 1994 r. debata na temat wykorzystania i adaptacji w codziennym życiu narzędzi i technik informatycznych oraz celem aktywizacji i rozwoju społeczeństw Europy zaowocowała ogłoszeniem 8 grudnia 1999 r. programu e-Europea. Zawiera on konkretne programy i rozwiązania mające na celu przyśpieszenie transformacji krajów Unii Europejskiej do społeczeństwa informacyjnego oraz przybliżone daty ich wdrożenia.
-2000r. strategia Lizbońska
W swoich założeniach, realizacja tej strategii miała doprowadzić do gwałtownych przemian gospodarczych, dzięki którym Unia Europejska miała stać się w roku 2010 najbardziej konkurencyjną i dynamiczną, opartą na wiedzy gospodarką na świecie, zdolną do trwałego rozwoju, tworzącą większą liczbę lepszych miejsc pracy oraz charakteryzującą się większą spójnością społeczną.
-2002r. e-Europe 2005
Dokument e-Europe 2005 wprowadził ważne reguły, które powinny być włączone w cały proces dochodzenia do wytyczonych założeń. Jedną z nich jest dzielenie się wiedzą podczas realizacji projektów, tzw. dobra praktyka. Przewidziano również wiele akcji w ramach poszczególnych obszarów: Technologia szerokopasmowa, Bezpieczeństwo, e-Rząd, e-Zdrowie, e-Nauka, e-Biznes.
-2005r. i2010
Aktualny program, znany pod nazwą i2010, obejmuje najbliższe lata. Szerokopasmowy dostęp do Internetu, zapewniający szybką, tanią i ciągłą łączność on-line, jest technologią o zasadniczym znaczeniu dla szeroko pojętego rozwoju.

35. jakie są rozdziały w karcie praw podstawowych UE,
Jest ich 7: Godność człowieka, Wolności, Równość, Solidarność, Prawa Obywatelskie, Wymiar sprawiedliwości, Postanowienia ogólne.

36. data podpisania traktatu Lizbońskiego,
13 grudnia 2007

37. kiedy wszedł w życie traktat Lizboński,
W UE 1 grudnia 2009, w Polsce 2 grudnia 2009

38. co obejmuje kodeks dobrej administracji?
Kodeks zawiera przepisy o charakterze materialnym ,jak też rozwiązania proceduralne .zgodnie z art2 Kodeksu znajduje on zastosowanie do wszelkich osób pełniących funkcje administracyjne w instytucjach i organizacjach Wspólnot.
Jego założenia winny znajdować realizacje zarówno w kontaktach z osobami fizycznymi i prawnymi pochodzącymi od państw członkowskich Unii Europejskiej, jak i analogicznymi podmiotami z państw trzecich. Katalog zasad przewidzianych przez kodeks m.in. obejmuje:

-obowiązek postepowania zgodnie z prawem wspólnotowy
-podejmowanie działań zgodnie z z zasada niedyskryminacji
-podejmowanie działań w zgodnie z zasadami proporcjonalności i bez nadużycia władzy
-obowiązek kierowania się zasadami obiektywności i obiektywizmu (atr.8 i 9) zgodnie z poszanowaniem zasady uprawnionych oczekiwań

39. co to jest społeczeństwo informacyjne,
Społeczeństwo charakteryzujące się przygotowaniem i zdolnością do użytkowania systemów informatycznych, skomputeryzowane i wykorzystujące usługi telekomunikacji do przesyłania i zdalnego przetwarzania informacji.

40. kto może złożyć wniosek o udostępnienie informacji publicznej,
Każdy obywatel.

41.Co to są dokumenty tajne. Protokół, w którym zawarte są wiadomości stanowiące tajemnicę państwową, który podlega rejestracji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów i w dzienniku korespondencji dokumentów tajnych lub tajnych specjalnego znaczenia.

42. na czym polega zasada otwartości,
Zapewnia ona dostęp do informacji wszystkim obywatelom Unii. Zaplecze prawne zasadzie otwartości wśród instytucji Unii Europejskiej jest zapewnione dzięki Artykułom 15 i 16 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Dokumenty organów UE są tłumaczone na wszystkie języki urzędowe krajów wspólnoty, a następnie udostępniane aby każdy obywatel mógł się z nimi zapoznać.
Każda instytucja, organ lub jednostka organizacyjna zapewnia przejrzystość swoich prac i opracowuje w swoim regulaminie wewnętrznym przepisy szczególne dotyczące dostępu do jej dokumentów.
44. jakie mogą być wykonywane usługi na odległość,

Rodzaje usług świadczonych drogą elektroniczną:
1. Telepraca
2. usługi prawne
Do usług prawnych świadczonych na odległość należy:
• sporządzanie wezwań do zapłaty,
• pism procesowych,
• opinii prawnych,
• sprawdzanie akt podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym,
• przeglądanie na zlecenie klienta ksiąg wieczystych prowadzonych przez sąd rejonowy
3. Usługi finansowe
Usługi finansowe świadczone drogą elektroniczną można podzielić na:
-USŁUGI BANKOWE
-USŁUGI UBEZPIECZENIOWE
-USLUGI INWESTYCYJNE

45.Co to jest i na czym polega TELEPRACA,

1. TELEPRACA-forma organizacji pracy polegająca na świadczeniu pracy poza siedzibą przedsiębiorstwa, jednak w kontakcie z przełożonymi i współpracownikami za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych
Telepraca jako forma uelastycznienia stosunku pracy może być stosowana w każdym rodzaju umowy o pracę: na czas nieokreślony, określony, na zastępstwo, okres próbny czy na czas wykonania określonej pracy. Decyzję o świadczeniu pracy w tej właśnie formie można podjąć w momencie zawierania umowy o pracę bądź też już w okresie trwania stosunku pracy. Może to nastąpić jedynie za zgodą obu stron stosunku pracy, a nie przykładowo w formie wypowiedzenia zmieniającego. Specyfika telepracy ma istotny wpływ na ustalanie treści stosunku pracy, a zwłaszcza na ustalenie miejsca, czasu i wynagrodzenia. Strony mają możliwość dowolnego określenia ilości czasu pracy wykonywanej poza siedzibą pracodawcy. Mogą też zastosować system zadaniowego czasu pracy. System ten może być stosowany w przypadkach uzasadnionych miejscem wykonywania pracy. Jest on dogodny również dlatego iż pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracowników pracujących w zadaniowym systemie organizacji czasu pracy. Strony powinny ponadto szczegółowo określić zadania należące do telepracownika i zakres jego obowiązków. Określenie miejsca świadczenia pracy stanowi istotny element każdej umowy o pracę. W zakresie określenia miejsca pracy strony dysponują swobodą. Może ono być stałe lub zmienne, jednak zmienność musi być uzasadniona charakterem pracy. W przypadku telepracy wyznaczanie miejsca pracy zależy od specyfiki świadczonej pracy oraz woli stron umowy o pracę. W tym przypadku nie ma w zasadzie żadnych ograniczeń w określeniu miejsca pracy, poza możliwościami technicznymi i organizacyjnymi. O sposobie określenia miejsca wykonywania pracy decyduje rodzaj pracy uzgodnionej przez strony w umowie o pracę. Z art. 22 § 1 k.p., wynika, uprawnienia pracodawcy do wyznaczenia miejsca pracy. Zmiana technologii, wprowadzenie nowoczesnych środków komunikowania się pozwalają na świadczenie pracy bez bezpośredniego kontaktu pracownika z przełożonym oraz z innymi pracownikami.Pracownik może więc wykonywać pracę w domu. Nie ma więc żadnych ograniczeń, aby pracodawca zezwolił telepracownikowi na wybór najbardziej odpowiadającego mu miejsca wykonywania zatrudnienia.

46. Jaka jest definicja dokumentu elektronicznego,

DOKUMENT ELEKTRONICZNY-to dokument, w którym informacja została zapisana w formie pozwalającej na jej otrzymanie, odtworzenie, przetworzenie i przekazanie za pomocą komputera. Składają się nań elementy takie jak: zawartość, logiczna struktura i kontekst.

47. Jakie są cechy dokumentu elektronicznego,( nie wiem czy o to chodzi)

Dokument elektroniczny posiada 3 podstawowe cechy:
zawartość - tekst, hipertekst, obraz, dźwięk,
logiczną strukturę, która nie musi być tożsama ze strukturą fizyczną, może być zawarta bezpośrednio w dokumencie, w bazie danych, pliku itp. (dołączona do treści),
kontekst, czyli metadane techniczne określające w jakiej postaci dokument będzie prezentowany.
1. Uniwersalny dokument czy formularz w postaci elektronicznej
2. Dokument podpisany podpisem kwalifikowanym
3. Dokument oznakowany kwalifikowanym znacznikiem czasu


48. Co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny

PODPIS ELEKTRONICZNY-Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny
zwykły podpis elektroniczny- dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny
zaawansowany (bezpieczny) podpis elektroniczny-czyli podpis, który za pomocą odpowiednich środków technicznych (kryptograficznych) jest jednoznacznie i w sposób trudny do sfałszowania związany z dokumentem oraz autorem. Kategoria ta odnosi się do większości systemów tradycyjnie nazywanych podpisem elektronicznym i wykorzystujących różne algorytmy kryptograficzne dla zapewnienia bezpieczeństwa.
kwalifikowany podpis elektroniczny -taki podpis zaawansowany, który został złożony przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego oraz przy użyciu bezpiecznego urządzenia do składania podpisu (SSCD).

49. Kto wystawia certyfikat kwalifikowany dla podpisu elektronicznego

Certyfikat kwalifikowany wystawia urząd certyfikacyjny wpisany do tzw. rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne

CERTYFIKAT KWALIFIKOWANY- taki, który został wystawiony jego właścicielowi z zastosowaniem odpowiednich procedur weryfikacji tożsamości i klucz prywatny (służący do składania podpisów) jest przechowywany w sposób bezpieczny (np. na karcie elektronicznej )

50. Jakie są zalety i wady elektronicznej administracji

TRUDNOŚCI I BARIERY_ W KORZYSTANIU Z KOMPUTERA W PRACACH BIUROWYCH
• Wysokie koszty zakupu sprzętu komputerowego i oprogramowania
• Zagrożenia jakimi są wirusy krążące w Internecie
• Awaria systemu i brak prądu może zahamować pracę biura na jakiś czas oraz spowodować utratę nie zapisanych danych
• Starsi pracownicy niejednokrotnie mają trudności z przejściem na tryb pracy z komputerem, często potrzebne są dla nich dodatkowe szkolenia
• Problemy zdrowotne związane z długim czasem spędzanym przed komputerem
KORZYŚCI Z KOMPUTERA:_
• Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna jest o wiele łatwiejsze przy użyciu e-mail i wiadomości wewnętrznych systemów na komputerach.
• Pliki można łatwo pozyskać poprzez funkcje wyszukiwania, a dyski twarde mogą pomieścić bezprecedensowe ilości danych, co zastępuje dotychczasowe archiwa
• Szybka wymiana plików
• Zwiększenie wydajności pracy
• możliwość pracy poza biurem

51. Cechy społeczeństwa informacyjnego- Społeczeństwo staje się społeczeństwem informacyjnym, gdy osiąga stopień rozwoju oraz skali i skomplikowania procesów społecznych i gospodarczych wymagający zastosowania nowych technik gromadzenia, przetwarzania, przekazywania i użytkowania olbrzymiej masy informacji generowanej przez owe procesy. W takim społeczeństwie:

• informacja i wynikająca z niej wiedza oraz technologie są podstawowym czynnikiem wytwórczym a wszechstronnym czynnikiem rozwoju jest wykorzystywanie teleinformatyki.

• siła robocza składa się w większości z pracowników informacyjnych,

• większość dochodu narodowego brutto powstaje w obrębie szeroko rozumianego sektora informacyjnego.

Przetwarzanie informacji, jej jakość i szybkość jej przekazywania są w społeczeństwie informacyjnym kluczowymi czynnikami wydajności i konkurencyjności przemysłu oraz usług dla konsumentów, warunkiem rozwoju i przyrostu zatrudnienia. Szybsze docieranie do pelniejszych, bardziej wiarygodnych informacji ułatwia podejmowanie lepszych decyzji oraz szybsze zaspokajanie potrzeb społecznych i obsługę podmiotów gospodarczych. Jednocześnie postępująca internacjonalizacja procesów gospodarczych spowoduje rosnącą konkurencję między wewnętrznym i zewnętrznym rynkiem pracy, zmuszając rynek wewnętrzny do wykazywania większej zdolności do adaptacji, przyjmowania innowacji i podnoszenia wydajności w celu odparcia konkurencji zewnętrznej. W społeczeństwie informacyjnym ulegną zmianie formy organizacji pracy i wzory życia społecznego w wyniku decentralizacji i upowszechnienia "telepracy" wykonywanej w domu, zmiennych godzin pracy, pracy na własny rachunek.

-Ograniczając znaczenie dystansu geograficznego, społeczeństwo informacyjne może spowodować istotne zmiany w przestrzennej organizacji życia gospodarczego i społecznego, w tym stworzyć szansę rozwoju dotychczas zaniedbanych regionów, bądź marginalizować regiony o słabo rozwiniętej infrastrukturze informacyjnej.

-Społeczeństwo informacyjne nie może powstać bez rozwiniętej, nowoczesnej oświaty zapewniającej m.in. powszechną edukację informatyczną, systemu kształcenia ustawicznego, wysoko postawionych badań naukowych oraz prac badawczo-rozwojowych.

-Społeczeństwo informacyjne to społeczeństwo mediów, będących z jednej strony elementem szerszego, zintegrowanego sektora telekomunikacyjno-informatycznego, a z drugiej - otwartego, światowego systemu mediów, cechującego się nieskrępowanym przez granice przepływem treści komunikowania i elementów kultury.

Społeczeństwo informacyjne tworzy warunki wysokiej sprawności administracji publicznej, obniżenia z czasem jej kosztów, zintegrowania różnych jej części za pośrednictwem technik przetwarzania i przekazywania informacji we współpracujący ze sobą system.

-Społeczeństwo informacyjne tworzy nowe formy demokracji dzięki zwiększonemu dostępowi obywateli do informacji oraz zwielokrotnionym możliwościom wyrażania i badania opinii publicznej, powstawaniu kanałów poziomej komunikacji społecznej oraz łatwości organizowania się i uczestnictwa jednostek i grup w społecznym obiegu informacji.

Technologicznym fundamentem społeczeństwa informacyjnego jest proces konwergencji telekomunikacji i informatyki z radiem i telewizją, powstawanie nowoczesnej infrastruktury telekomunikacyjnej, szerokopasmowych sieci multimedialnych opartych w znacznym stopniu na instalacjach światłowodowych o ogromnej przepustowości.

52.Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) został stworzony w celu powszechnego udostępniania informacji publicznej w postaci elektronicznej. Biuletyn ten składa się z witryn WWW, na których władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne udostępniają informacje publiczne wymagane przez polskie prawo.

Głównym zadaniem strony głównej BIP, na której się obecnie znajdujesz, jest udostępnianie:

-adresów stron BIP podmiotów zobowiązanych do prowadzenia Biuletynu,

-podstawowych danych teleadresowych tych podmiotów oraz informacji o redaktorach stron podmiotowych BIP.

53.Na czym polega administracja elektroniczna. Administracja elektroniczna to wykorzystanie technologii informacyjnych i telekomunikacyjnych w administracji publicznej, w powiązaniu ze zmianami natury organizacyjnej i zdobywaniem nowych umiejętności w celu poprawienia jakości świadczonych usług publicznych, wzmocnienia zaangażowania obywatela w procesy demokratyczne oraz poparcia dla polityki państwa.

54. analiza SWOT dotyczącą rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce,

Mocne strony

• wysoki poziom kształcenia kadr sektora teleinformatycznego na szczeblu akademickim, poparty m.in. osiągnięciami międzynarodowymi polskich programistów,

• ogólny wzrost populacji osób wykształconych w wieku produkcyjnym.

• istnieje szeroka dostępność oraz duże zainteresowanie komercyjnymi usługami internetowymi, bankowością elektroniczną, telefonią mobilną oraz wzrost zainteresowania świadczeniem pracy przez internet,

• odnotowuje się wysoką dynamikę wzrostu sektora usług, technologii informacyjnych i telekomunikacyjnych, które korzystają z właściwego przygotowania infrastrukturalnego dla obrotu bezgotówkowego i e-handlu

• opracowane zostały Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia uwzględniające cele wspierające rozwój społeczeństwa informacyjnego, a w regionach strategie innowacji oraz plany rozwoju społeczeństwa informacyjnego.

Słabe strony

• niski stopień wykorzystania technologii informacyjnych i komunikacyjnych w szkolnictwie

• niedostateczne powiązanie systemu edukacji z potrzebami rynku pracy

• niski wskaźnik kształcenia ustawicznego wśród dorosłych

• istnienie w społeczeństwie grupy osób niezainteresowanych korzystaniem z technologii informacyjnych lub nieumiejących z niej skorzystać

• struktura nakładów na badania i rozwój wpływa na niski poziom współpracy środowisk akademickich z przedsiębiorstwami

• opóźnienia we wdrażaniu rekomendacji Unii Europejskiej w zakresie rozwoju społeczeństwa informacyjnego oraz niewystarczające wykorzystanie środków unijnych przeznaczonych na ten cel (np. funduszy unijnych programów badawczych - 7 Ramowego Programu

• obecnie zauważalny jest również niski poziom interoperacyjności rozwiązań stosowanych w instytucjach państwowych

• obawy części urzędników administracji publicznej przed wdrażaniem rozwiązań teleinformatycznych oraz słabe przygotowanie legislacji do rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce.

Szanse

Należy wykorzystać szansę,

jaka płynie z atrakcyjności

inwestycyjnej Polski na tle

krajów Europy poprzez

przyciąganie kapitału zagranicznego przy jednoczesnym transferze do kraju nowoczesnych technologii i know-how. Trend ten może zostać wzmocniony wejściem Polski do strefy euro. Istotne jest upraszczanie prawa oraz usprawnianie otoczenia regulacyjnego przedsiębiorców, w tym weryfikacja prawa pod kątem wymagań rozwoju społeczeństwa informacyjnego i elektronicznej gospodarki. Szansą jest również konsekwentne i efektywne wykorzystanie środków finansowych, które Unia Europejska oferuje swoim członkom na realizację celów związanych z rozwojem społeczeństwa informacyjnego. W zakresie administracji publicznej szansę stanowi koordynacja przedsięwzięć w celu obniżenia kosztów. Szansę dla Polski stanowi także przeznaczenie znaczących środków publicznych na rozwój infrastruktury teleinformatycznej w kraju, związanych m.in. z przygotowaniami do Mistrzostw Europy w Piłce Nożnej Euro 2012. Ponadto Polska ma olbrzymią szansę wykorzystania swej prezydencji w roku 2011 do realizacji celów związanych z rozwojem społeczeństwa informacyjnego w Unii Europejskiej.

Zagrożenia

Jednym z zagrożeń jest niewystarczająca absorpcja środków Unii Europejskiej, a także nadmierna biurokratyzacja i związane z nią znaczne hamowanie innowacyjności. Rozwój polskiego społ. inf. może zostać spowolniony przez utrudnienia administracyjne i restrykcyjne prawo w zakresie rozbudowy infrastruktury teleinformatycznej. Poważnym zagrożeniem jest również odpływ najlepiej wykształconej i doświadczonej kadry - zarówno z administracji i nauki do biznesu, jak również poza granice naszego kraju. Ryzyko stanowi także malejące zainteresowanie uczniów i studentów naukami technicznymi i ścisłymi, starzejące się społeczeństwo, obawa osób starszych (pokolenie powyżej 60-go roku życia) przed korzystaniem z nowych technologii oraz zagrożenie wykluczeniem cyfrowym w odniesieniu do wybranych obszarów geograficznych i grup społecznych.

55. Kto ma prawo do informacji publicznych- obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Prawo to obejmuje również uzyskiwanie informacji o działalności organów samorządu gospodarczego i zawodowego, a także innych osób oraz jednostek organizacyjnych w zakresie, w jakim wykonują one zadania władzy publicznej i gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa. Prawo dostępu do informacji publicznej przysługuje każdemu. Nie istnieje przy tym obowiązek wykazywania interesu prawnego czy faktycznego w uzyskaniu tej informacji. Prawu osoby zainteresowanej uzyskaniem informacji publicznej towarzyszy obowiązek podmiotu wykonującego zadania publiczne do ujawniania i rozpowszechniania informacji publicznej.

56. Rozróżniamy tajemnicę państwową i tajemnicę służbową. Pierwsza z nich jest informacją niejawną, która jest określona w wykazie rodzajów informacji niejawnych, której nieuprawnione ujawnienie może spowodować istotne zagrożenie dla podstawowych interesów RP, a w szczególności dla niepodległości lub nienaruszalności terytorium, interesów obronności, bezpieczeństwa państwa i obywateli albo narazić te interesy na co najmniej znaczną szkodę.
Natomiast mówiąc o tajemnicy służbowej mam na myśli informację niejawną nie będącą tajemnica państwową, która jest uzyskana w związku z czynnościami służbowymi albo wykonywaniem prac zleconych, której nieuprawnione ujawnienie mogłoby narazić na szkodę interes państwa, interes publiczny lub prawnie chroniony interes obywateli albo jednostki organizacyjnej.

57.Informacja niejawna - termin prawniczy, który w prawie polskim został zdefiniowany w ustawie o ochronie informacji niejawnych z 22 stycznia 1999 roku^[1]. Oznacza informację, która wymaga ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem, jako stanowiącą tajemnicę państwową lub służbową, niezależnie od formy i sposobu jej wyrażenia, także w trakcie jej opracowania.

58. Informacje niejawne zaklasyfikowane jako stanowiące tajemnicę państwową oznacza jako:
1. „ściśle tajne”- w przypadku gdy ich nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować istotne zagrożenie dla niepodległości, nienaruszalności terytorium albo polityki zagranicznej lub stosunków międzynarodowych RP, oraz także kwestie z obronnością państwa i bezpieczeństwem obywateli. Informacje te dotyczą przede wszystkim zagadnień związanych z Siłami Zbrojnymi , łącznością oraz pracą operacyjną służb i instytucji państwowych, a także informacją wymienianą w organizacjami międzynarodowymi i państwowymi (oznaczonych jako „top secret”).
2. „tajne”- w przypadku gdy ich nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować zagrożenie dla międzynarodowej pozycji państwa, interesów obronności, bezpieczeństwa państwa i obywateli i innych. Dotyczą one m.in.: Sił Zbrojnych, obronności, działalności służb ochrony państwa i porządku publicznego.

Informacje niejawne zaklasyfikowane jako stanowiące tajemnicę służbową oznacza się klauzulą:
1. „poufne”- w przypadku gdy ich nieuprawnione ujawnienie powodowałoby szkodę dla interesów państwa, interesu publicznego lub prawnie chronionego interesu obywateli,
2. „zastrzeżone”- gdy ich ujawnienie mogłoby spowodować szkodę dla prawnie chronionych interesów obywateli albo jednostki organizacyjnej.

59. CO WIESZ NA TEMAT OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
Konstytucja RP z dnia 2 kwietnia 1997 r. wprowadziła do polskiego ustawodawstwa zasadę ochrony danych osobowych. W Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych zostały ujednolicone standardy w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych. Osoby, których dane dotyczą wyposażone zostały w instrumenty kontroli przebiegu procesu przetwarzania ich danych, zaś na administratorów danych nałożono szereg obowiązków. Każda osoba, której prawa zostaną naruszone może zwrócić się o zbadanie procesu przetwarzania jej danych, a rozpatrywanie skarg i przeprowadzanie czynności kontrolnych mających na celu zbadanie, czy nie doszło do naruszeń ustawy o ochronie danych osobowych jest jednym z naczelnych zadań Generalnego Inspektora.
Udostępnianie danych jest dopuszczalne wtedy, gdy spełniony jest jeden z warunków, o którym mowa w art. 23 ust. 1 ustawy (artykuł określa warunki, które uzasadniają udostępnianie danych „zwykłych”) bądź w art. 27 ust. 2 ustawy (artykuł wylicza sytuacje, które uzasadniają udostępnienie danych szczególnie chronionych).
Dane osobowe Definicja danych osobowych znajduje się w art. 6 ustawy. Danymi osobowymi są wszelkie informacje dotyczące konkretnej osoby, za pomocą których bez większego wysiłku można tę osobę zidentyfikować, chociaż nie jest ona wyraźnie wskazana

60. Ustawa nakreśliła ogólne warunki, które powinno spełniać pomieszczenie (pomieszczenia) przeznaczone na kancelarię tajną.
Kancelaria tajna powinna być zorganizowana w pomieszczeniu:
- wyodrębnionym,
- zabezpieczonym zgodnie z przepisami o środkach ochrony fizycznej informacji niejawnych.

Szczegółowe wymagania dotyczące:
• lokalizacji,
• budowy,
• i zabezpieczenia kancelarii tajnej
zostały określone w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych

LOKALIZACJA
Kancelaria tajna powinna być zlokalizowana w strefie bezpieczeństwa.
Optymalne usytuowanie kancelarii powinno być oddalone od ciągów komunikacyjnych w obiekcie zajmowanym przez daną jednostkę organizacyjną.
BUDOWA
Ściany i stropy pomieszczeń kancelarii powinny byc wykonane z materiałów niepalnych o określonej nośności granicznej.
Optymalnym rozwiązaniem byłoby również, aby ściany kancelarii nie graniczyły ze ścianami innych instytucji niż ta, której obsługę ma dana kancelaria zapewnić.
DRZWI
Drzwi do kancelarii powinny spełniać wymagania określone w Polskiej Normie.
Powinny posiadać stosowny certyfikat lub inne świadectwo kwalifikacyjne spełniające określone normy.
OKNA
Zabezpieczenie okien jest uzależnione od lokalizacji kancelarii.
Gdy kancelaria jest usytuowana jest w takiej części budynku, w której dostęp do niech jest możliwy (piwnica, parter, ostatnie piętro, w pobliżu schodów przeciwpożarowych) okna kancelarii powinny być zabezpieczone kratami zewnętrznymi i wewnętrznymi.
W przypadku gdy okna usytuowane są w miejscu, do którego nie ma prostego dostępu, zabezpiecza się je siatką.
Okna powinny być zabezpieczone przed obserwacją z zewnątrz (zasłonić szyby nieprzeźroczystym materiałem, np. grubą kotarą, żaluzjami lub wertikalami pod warunkiem, że nie będą nigdy odsłaniane lub naklejenie specjalnej folii lustrzanej, albo po prostu ich zamalowanie).
DODATKOWE ZABEZPIECZENIA
W kancelarii, w której są przechowywane informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową powinny być zainstalowane co najmniej:
• system sygnalizacji pożarowej,
• systemy sygnalizacji włamania i napadu,
• systemy nadzoru wizyjnego.
SZAFY
W zależności od nadanej klauzuli tajności, dokumenty i materiały powinny być przechowywane w szafach stalowych:
• klasy A - oznaczone klauzulą „Poufne”,
• klasy B - oznaczone klauzulą „Tajne”,
• klasy C - oznaczone klauzulą „Ściśle tajne”.
BEZPIECZNE POMIESZCZENIA
Dokumenty i materiały mogą być przechowywane poza szafami stalowymi w tzw. bezpiecznych pomieszczeniach.
CZYTELNIA
W kancelarii można wydzielić pomieszczenie, w którym osoby upoważnione mogą zapoznać się z dokumentami na miejscu, czyli czytelnię.
ZADANIA KANCELARII TAJNEJ
Zadaniem kancelarii jest zapewnienie stosownej ochrony dokumentom zawierającym informacje niejawne, będącym w dyspozycji jednostki organizacyjnej. Kancelaria przyjmuje, rejestruje, przechowuje, przekazuje i wysyła dokumenty zawierające informacje niejawne, oznaczone klauzulami „Ściśle tajne”, „Tajne”, „Poufne”, oraz prowadzi rejestry dokumentów:
1. dziennik korespondencyjny,
2. dziennik ewidencji wykonanych dokumentów oznaczonych klauzulą „Ściśle tajne”, „Tajne” oraz „Poufne”,
3. karty zapoznania się z dokumentami oznaczonymi klauzulami „Ściśle tajne” i „Tajne”,
4. książkę doręczeń przesyłek miejscowych,
5. wykaz przesyłek nadanych,
6. rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych (czyli tzw. „dziennik matkę”

61 Co wchodzi w skład danych chronionych tzw. wrażliwych
Są to informacje o pochodzeniu rasowym lub etnicznym, poglądach politycznych, religijnych, filozoficznych, wyznaniu, przynależności do partii lub związku, stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach, życiu seksualnym, skazaniach, orzeczeniach o ukaraniu, mandatach i innych orzeczeniach wydanych w postępowaniu przed sądem lub urzędem.

63. Czego dotyczy projekt e-Government w UE?
E-Government (e-administracja) według definicji Komisji Europejskiej to stosowanie technologii informatycznych w administracji publicznej. Wiąże się to ze zmianami organizacyjnymi i nowymi umiejętnościami służb publicznych, które mają poprawić jakość świadczonych przez administrację usług.

64.Czego dotyczy projekt e-Government w realiach polskiej administracji?
E- Government to ciągły proces doskonalenia jakości rządzenia i świadczenia usług administracyjnych poprzez przekształcanie relacji wewnętrznych i zewnętrznych z wykorzystaniem Internetu i nowoczesnych środków komunikacji. Relacje zewnętrzne to urząd-obywatel, urząd-podmiot gospodarczy oraz urząd-usługodawca, natomiast relacje wewnętrzne to urząd-urząd oraz urząd- pracownicy.

65.Jakie zagadnienia obejmuje projekt pod nazwą ”Wrota Polski”?
Wrota Polski - centralny system informatyczny, którego zadaniem ma być realizacja usług administracyjnych dla obywateli oraz podmiotów gospodarczych drogą elektroniczną. Wśród najważniejszych funkcji, które ma realizować ten system są:
• usprawnienie przepływu informacji do obywatela,
• zapewnienie możliwości załatwiania spraw pomiędzy obywatelem czy podmiotem gospodarczym a rządem drogą elektroniczną,
• możliwość składania za pośrednictwem Internetu wniosków o wydanie dokumentów,
• ułatwienie dostępu do danych medycznych i ubezpieczeniowych
• wymiana informacji pomiędzy urzędami online.

66.Jaka jest historia e-Government?
Pierwsze dyskusje w Polsce na temat e-Government w Europie zaczęły się od raportu, opublikowanego w 1994 roku przez Komisję Europejską, zatytułowanego "Europa i społeczeństwo globalnej informacji. Zalecenia dla Rady Europy" (nazwany od jednego z autorów Raportem Bangemanna). Ukazywał on kierunki rozwoju społeczeństwa globalnej informacji w Europie. Od tamtej pory koncepcja e-Government, jako część składowa eEurope, na stałe zagościła w problematyce podejmowanej w Unii.
W Polsce za początek e-Government należy uznać rok 2000. Wówczas to Komitet Badań Naukowych na podstawie siedmiu ekspertyz opracował dokument, który ukazał się pod zbiorczym tytułem "Społeczeństwo Globalnej Informacji w warunkach przystąpienia Polski do Unii Europejskiej". Dziś materiał ten znany jest jako oficjalny dokument Komitetu Badań Naukowych i Ministerstwa Łączności pt. "Cele i kierunki rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce".
W 2000 roku Sejm podjął także uchwałę o budowie społeczeństwa informacyjnego, a następnie w 2001 roku uchwalił istotne dla rozwoju e-Government ustawy:
• wprowadzającą Biuletyn Informacji Publiczne (BIP),
• ustawę o dostępie do informacji publicznej oraz
• regulującą kwestię e-podpisu ustawę o podpisie elektronicznym.
Kolejnym krokiem w rozwoju e-Govermentu było opracowanie dokumentu ePolska, zawierającego plan działań na rzecz rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce, który wzorowany był na europejskim planie rozwoju eEurope. Dokument ten zaktualizowano w 2002 roku. Kolejna wersja tej strategii otrzymała nazwę ePolska-2006.
Przyjęcie tego dokumentu zaowocowało przygotowaniem przez Komitet Badań Naukowych wstępnej koncepcji projektu Wrota Polski oraz dokument Strategia Informatyzacji Rzeczpospolitej Polskiej - ePolska.

---