TŁUMACZENIE NIEOFICJALNE

KOMISJA

ZALECENIA KOMISJI

z dnia 7 września 2001

W sprawie wytycznych dotyczących wdrożenia Rozporządzenia (WE) numer 761/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady dopuszczającego dobrowolny udział organizacji w systemie eko-zarządzania we Wspólnocie (EMAS)

(notyfikowana jako dokument nr C(2001) 2503)

(Tekst mający znaczenie dla EOG)

(2001 / 680 / WE)

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, a w szczególności Artykuł 211, akapit drugi, a także mając na uwadze, co następuje:

1) Rozporządzenie (WE) numer 761/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 19 marca 2001 r. dopuszczające dobrowolny udział organizacji w systemie eko-zarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS), określa właściwie wymagania udziału organizacji w systemie eko-zarządzania (EMAS)

2) Rozporządzenie (WE) numer 761/2001 wzywa Komisję do promocji jednolitego stosowania rozporządzenia EMAS, w szczególności na obszarze weryfikacji zgodnie z Artykułem 4(7).

3) Należy ustanowić wytyczne weryfikacji organizacji w celu zapewnienia jednolitego stosowania, poprzez wyjaśnienie przepisów i bezpośrednie kierowanie działań weryfikatorów środowiskowych.

4) Należy także przedstawić praktyczne wytyczne odnośnie wdrożenia Rozporządzenia (WE) numer 761/2001 w celu wsparcia organizacji i wkładu w harmonijny rozwój EMAS we wszystkich Krajach Członkowskich. Wytyczne te powinny dotyczyć w szczególności zaangażowania pracowników zgodnie z Załącznikiem I(B)(4) do tego Rozporządzenia i sporządzania deklaracji środowiskowych zgodnie z Załącznikiem III (3)(1).

5) Należy zapewnić aby wytyczne dla rekomendacji były zgodne z opinią Komitetu powołanego na mocy Artykułu 14 Rozporządzenia (WE) nr. 761/2001 jeśli pomoc w rekomendowaniu jest zgodna z opinią Komitetu ustanowionego zgodnie z przepisami Komisji Europejskiej numer 761/2001

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

1. Deklaracje środowiskowe EMAS jak wspomniano w Artykule 3(2) lit. (c) Rozporządzenia (WE) numer 761/2001 należy przygotować zgodnie z wytycznymi określonymi w Załączniku I tej rekomendacji.

2. Organizacje wdrażające EMAS powinny rozważyć wytyczne odnośnie udziału pracowników określone w Załączniku II.

3. Organizacje i weryfikatorzy środowiskowi powinni rozważyć wytyczne odnośnie identyfikacji aspektów środowiskowych oraz oceny ich ważności określone w Załączniku III.

4. Małe i średnie organizacje oraz weryfikatorzy środowiskowi powinni mieć świadomość wytycznych weryfikacji dla MŚP określonych w Załączniku IV.

5. Niniejsza decyzja skierowana jest do Państw Członkowskich.

Sporządzono w Brukseli, dnia 7 września 2001 r.

W imieniu Komisji

Margot WALLSTRÖM

Członek Komisji

ZAŁĄCZNIK I

WYTYCZNE W SPRAWIE DEKLARACJI ŚRODOWISKOWEJ EMAS

(wszystkie odniesienia do załączników dotyczą załączników do Rozporządzenia (WE) numer 761/2001, o ile nie stwierdzono inaczej)

1. Wstęp

EMAS jest narzędziem służącym organizacjom w zarządzaniu i doskonaleniu ich działalności środowiskowej. Wytyczne te są przeznaczone dla wsparcia organizacji w opracowaniu deklaracji środowiskowej zgodnie z wymaganiem Rozporządzenia (WE) numer 761/2001 i zidentyfikowaniu rozpatrywanych kwestii w przygotowaniu deklaracji zgodnie z Załącznikiem III.

W przygotowaniu niniejszych wytycznych wiele uwagi poświęcono potrzebom informacyjnym zainteresowanych stron i tym jak organizacje mogą je zaspokoić.

Otwartość, przejrzystość i okresowe dostarczanie środowiskowych informacji są kluczowymi czynnikami odróżniającymi EMAS od innych systemów. Są one ważne dla organizacji w budowaniu zaufania pomiędzy zainteresowanymi stronami.

1. Planowanie.

Dokładne przygotowanie deklaracji środowiskowej podniesie jej użyteczność i zwiększy wartość wynikającą z przekazywania efektów i ciągłego doskonalenia działalności środowiskowej organizacji. W szczególności pojawi się możliwość prezentacji pozytywnego wizerunku działalności organizacji wobec klientów, dostawców, lokalnej społeczności, podwykonawców i pracowników.

Zainteresowane strony wymagają różnego typu informacji. Wczesne rozpoznanie ich potrzeb jest ważne w decydowaniu o tym, co powinna zawierać deklaracja, jaką powinna mieć formę i w jaki sposób ma zostać upubliczniona.

EMAS pozwala organizacjom na elastyczny wybór określonych informacji dla określonego audytorium jednocześnie zapewniając, że wszystkie informacje są dostępne dla tych, którzy tego wymagają. Należy zwrócić uwagę na to, jak najlepiej przekazywać informacje, czy to w postaci raportu czy w formie wypisów wybranych z całego zatwierdzonego materiału. Informacje wykorzystane w deklaracji środowiskowej powinny być z łatwością dostępne w systemie zarządzania środowiskowego i jako takie nie powinny okazać się trudne do opracowania.

Mimo, że Rozporządzenie (WE) numer 761/2001 wymaga opracowania informacji środowiskowych w formie drukowanej, przeznaczonej dla tych którzy nie mają innej możliwości dostępu do takowej informacji (Załącznik III (3)(1)), zachęca się organizacje do korzystania ze wszelkich innych dostępnych metod upublicznienia deklaracji środowiskowej (Załącznik III (3)(6)). Dokumenty opracowane w formie elektronicznej, poprzez strony internetowe, w oszczędny sposób zapewniają szeroki dostęp do informacji szerokiej grupie osób i mogą być z łatwością wydrukowane dla tych, którzy takiego dostępu nie mają. W ten sposób, organizacja może uniknąć wysokich kosztów druku raportów. Dla oddania całościowego obrazu działalności środowiskowej organizacji, Rozporządzenie numer 761/2001 głosi, że informacja środowiskowa musi być udostępniona w ujednoliconej wersji drukowanej podczas pierwszej rejestracji organizacji i potem co 3 lata. Dodatkowo, organizacja musi corocznie aktualizować każdą zmianę w tej informacji (z wyjątkiem okoliczności określonych w przewodniku weryfikacji, zatwierdzeniu i częstotliwości audytu przedstawionym w Załączniku II decyzją Komisji 2001/681/EC(1)).

1. patrz strona 24

1. Struktura i treść.

Jako dokument publiczny, deklaracja środowiskowa powinna być jasno i zwięźle napisana. Deklaracje EMAS nie powinny być długimi, skomplikowanymi dokumentami. Krótka, dobrze zaprezentowana deklaracja może przekazać wszelkie niezbędne informacje czytającemu.

Jest to ważne w szczególności dla małych przedsiębiorstw.

Rozporządzenie (WE) numer 761/2001 nie precyzuje struktury deklaracji środowiskowej lub kolejności w jakiej powinny być przedstawione jej elementy, ale pozostawia określenie tej struktury do decyzji organizacji pod warunkiem, że spełnione zostaną wszystkie wymagania Załącznika III (3)(2). Jeżeli organizacja opracuje korporacyjną deklarację środowiskową obejmującą kilka oddziałów organizacji, powinna w niej uwzględniać i jasno zidentyfikować znaczące wpływy na środowisko każdego z oddziałów i zrelacjonować je w deklaracji korporacyjnej (Załącznik III (3)(7)).

Czytający deklarację środowiskową mogą zechcieć porównać wyniki działalności środowiskowej występujące w pewnym okresie czasu, dla zidentyfikowania znaczących trendów. Zatem ważne jest włączenie tego samego rodzaju informacji występujących w raportowaniu w poprzednich latach, jak również powtarzanie i zachowanie podobnej formy przedstawienia informacji, ułatwiającej jej porównanie i zrozumienie. Może okazać się pomocne wyznaczenie osoby z poza organizacji do przeglądnięcia i skomentowania przygotowanego dokumentu.

2. WYTYCZNE

Niniejsza część prezentuje wytyczne dla wymagań wyszczególnionych w Załączniku III (3)(2).

Wymaganie:

Punkt (a) „ jasny i jednoznaczny opis organizacji rejestrującej się w EMAS i streszczenie dotyczące jej działań, wyrobów i usług a oraz jej związków z macierzystymi organizacjami, jeśli ma zastosowanie”.

Zamiar : prezentacja działań, wyrobów i usług organizacji.

Sposób postępowania : Przedstawienie lokalizacji organizacji oraz krótki opis jej działań, wyrobów i świadczonych usług. Załączone mapki, fotografie czy schematy mogą znacznie ułatwić prezentację i służyć do zilustrowania struktury zarządzania oraz związków z innymi częściami organizacji.

Jeśli tylko część organizacji jest zarejestrowana w ramach EMAS, powinno to być jasno stwierdzone w celu uniknięcia ewentualnych niejasności w przypadku blisko powiązanych części organizacji z punktu widzenia geografii czy zarządzania.

Jeżeli organizacja posiada szeroką ofertę wyrobów, można je połączyć w grupy.

Opracowanie powinno uwzględniać wyroby i usługi, liczbę zatrudnionych a w danej organizacji oraz podstawowe dane ekonomiczne.

Jeżeli organizacja jest w części właścicielem filii, spółek typu joint-venture czy produkcji zleconej na zewnątrz, to również powinno zostać uwzględnione. To samo dotyczy przejęć, fuzji i wyprzedaży majątku własnego mających miejsce w danym roku.

Dobra praktyka :

• mapy i wykresy

• objaśniające fotografie lotnicze

• schematy

• klasyfikacja organizacji (np. kod NACE)

• nazwisko osoby kontaktowej (jeśli ma zastosowanie)

Wymaganie :

Punkt (b) „polityka środowiskowa i zwięzły opis systemu zarządzania środowiskowego organizacji”.

Zamiar : Przedstawienie zobowiązań polityki środowiskowej i ich sposobu wdrożenia w organizacji.

Sposób postępowania: Dołączenie polityki środowiskowej do deklaracji środowiskowej. Krótki zarys schematu zarządzania dotyczący wdrożenia polityki. Schemat organizacji ukazujący odpowiedzialność za kwestie środowiska może demonstrować sposób, w jaki wdrożony został system zarządzania środowiskowego. Prosty schemat blokowy lub wykres mogą również ukazać powiązania pomiędzy przyjętą polityką, identyfikacją i oceną aspektów środowiskowych, przyjętymi celami i zadaniami oraz audytem.

Dobre pomysły :

• dołączyć politykę środowiskową, jeśli to możliwe List Wprowadzający podpisany przez prezesa organizacji

• dołączyć schemat organizacyjny wraz z listą kontaktów pracowników organizacji zajmujących się ochroną środowiska

• dołączyć schemat ilustrujący strukturę systemu zarządzania środowiskowego

• dołączyć uwagi na temat ewentualnych poważniejszych zmian w polityce środowiskowej bądź w systemie zarządzania

Wymaganie :

Punkt (c) „opis wszystkich znaczących bezpośrednich i pośrednich aspektów środowiskowych, skutkujących znaczącymi wpływami organizacji na środowisko oraz wyjaśnienia dotyczące charakteru wpływów w odniesieniu do tych aspektów. (Załącznik VI).

Zamiar : Przedstawienie ogólnego obrazu znaczących aspektów środowiskowych organizacji i wyjaśnienie środowiskowych następstw jej działań, wyrobów i usług. Kwestią kluczową jest zrozumienie, przez czytającego, powiązań pomiędzy działalnością organizacji a znaczącymi wpływami na środowisko, które powoduje.

Sposób postępowania: Można opisać sposób w jaki każdy ze znaczących aspektów środowiskowych wpływa na środowisko. Alternatywnie, organizacja może przedstawić różne media środowiskowe (takie jak powietrze, woda, grunt...) i opisać, który ze znaczących aspektów oddziaływuje na nie. Wykresy typu wejście/wyjście, matryce i objaśniające piktogramy mogą być użyteczne w przekazywaniu informacji w zwięzłej formie. Można również sięgnąć do przewodnika o aspektach środowiskowych i wpływach na środowisko w Załączniku III.

Należy również omówić wpływy na środowisko po zaistnieniu wypadków oraz kwestię odpowiedzialności środowiskowej, gdyż wpływy związane z przeszłą działalnością mogą przełożyć się na przyszłe zobowiązania.

Przykład - Aspekty środowiskowe i wpływy na środowisko

Jest ważne aby deklaracja środowiskowa EMAS w sposób jasny opisywała powiązania pomiędzy programem środowiskowym z jego różnorodnymi formami działania, a charakterem wpływu na środowisko. Jedną z wielu możliwości przedstawienia takiej relacji jest ukazanie przy pomocy piktogramu związku między funkcjonowaniem programu a charakterem wpływów na środowisko

DZIAŁANIE Charakter wpływu na środowisko
ETAPY działalności produkcyjnej
ZAOPATRZENIE Zakup materiałów do produkcji, dystrybucja i marketing
Zakup materiałów plastycznych do produkcji		Utrata nieodnawialnych zasobów naturalnych
Zakup papieru, tektury i materiału do druku		Utrata bioróżnorodnych zasobów , globalne ocieplenie i zanieczyszczenie wody
PRODUKCJA (załączyć dane liczbowe dot. wyrobów i usług ) Wytwarzanie produktu
Wytłaczanie produktu na prasie		Globalne ocieplenie i zakwaszenie
Wytłaczanie produktu na prasie i drukowanie		Lokalne zanieczyszczenie powietrza. Aluminium, lakier, farba, odpady rozpuszczalnikowe
MARKETING I ADMINISTRACJA Opracowanie, promocja i marketing wyrobów i usług
Grafika opakowań produktów i towarów		Odpady powstałe przez zużycie i usuwanie materiału fotograficznego i chemikaliów zawierających metale i kwasy
Operacje biurowe - zużycie energii, papieru i wyposażenia biurowego		Globalne ocieplenie i wytwarzanie odpadów
DYSTRYBUCJA Transport wyrobów drogą lądową i powietrzną z miejsca wytworzenia do centrum dystrybucyjnego i do odbiorcy hurtowego i detalicznego
Użycie kartonu i folii pakowej w tranzycie		Zużycie zasobów i wytwarzanie odpadów
Transport lądowy i powietrzny		Globalne ocieplenie i lokalne zanieczyszczenie powietrza. Wyczerpywanie się zapasów ropy. Natężenie ruchu, hałas i zanieczyszczenie
USUWANIE Usuwanie odpadów przez klientów, nadmierne zapasy, usuwanie odpadów poprzez ponowne użycie, recykling, spalanie bądź składowanie
Usuwanie produktów opakowaniowych przez konsumentów		Zwiększanie ilości odpadów komunalnych

Inną metodą przedstawienia wpływów na środowisko w efekcie działań organizacji, może być ich prezentacja w formie elementów „wejścia i wyjścia” poszczególnych operacji produkcyjnych ”środowiskowego bilansu”.

Wejście	Wyjście	Oddziaływanie na środowisko
Paliwo lotnicze	Emisja do powietrza w postaci: dwutlenku węgla pary wodnej węglowodorów tlenków azotu Parowanie paliwa (emisja głównie do powietrza): dwutlenek węgla węglowodory	Globalne ocieplenie Globalne ocieplenie' Globalne ocieplenie, wytworzenie warstwy ozonowej, Globalne ocieplenie, zakwaszenie, wytworzenie przyziemnej warstwy ozonowej, utrata stratosferycznej warstwy ozonowej, nadmierne nawożenie gleby Konsumpcja nieodnawialnych zasobów naturalnych Globalne ocieplenie Globalne ocieplenie, wytworzenie przyziemnej warstwy ozonowej

Dobre pomysły :

• podać kryteria identyfikacji znaczących wpływów na środowisko dla spełnienia wymagania Załącznika VI(6)(1)

• użyć tabel, diagramów i wykresów

Wymagania:

Punkt (d) „opis celów i zadań środowiskowych w odniesieniu do istotnych aspektów środowiskowych i wpływów na środowisko”.

Zamiar : Zaprezentowanie intencji organizacji do pracy nad poprawą działalności pro środowiskowej. Program środowiskowy organizacji wraz z celami i zadaniami, może być pomocny dla czytającego w zrozumieniu działań na rzecz polepszenia stanu środowiska. Należy zademonstrować jasne powiązanie pomiędzy znaczącymi aspektami, a planami doskonalenia działalności środowiskowej.

Sposób postępowania: Można odnieść cele i zadania do znaczących aspektów środowiskowych i ich wpływów. W formie tabeli z podaniem terminu realizacji poszczególnych zadań i celów w połączeniu z informacjami wymaganymi w punkcie(c). Przedstawione cele i zadania powinny być jasno określone, adekwatne i tam, gdzie możliwe, wymierne.

Przykład - Program środowiskowy, zadania i cele.

Zagadnienie	Cele/zadania	Działanie	Termin realizacji
Materiały - zużycie materiałów	Redukcja wpływu na środowisko poprzez zmniejszenie zużycia materiału o 20 %	Włączenie wytycznych środowiskowych do polityki zakupów	Koniec 200X
Rozpuszczalniki i lotne komponenty organiczne (VOC)	Redukcja emisji rozpuszczalników do rocznego średniego poziomu: 53 g/m2 (stały) 56 g/m2 (metaliczny)	Uruchomienie nowej malarni i stosowanie farb wodno- rozpuszczalnych Rozpoczęcie nowych operacji malarskich	Połowa 200X Połowa 200X

Dobre pomysły :

- przedstawić uzasadnienie wyboru poszczególnych celów i zadań z odniesieniem do działań zapobiegawczych, jeśli ma zastosowanie

- informować o ustaleniu odpowiedzialności dla osiągnięcia założonych celów

- podać szacunkowy koszt osiągnięcia celów i zadań

- odnieść się do celów i zadań z poprzednich okresów raportowania

Wymaganie :

Punkt (e) 'streszczenie dostępnych danych dotyczących efektów działalności organizacji w porównaniu z celami i zadaniami środowiskowymi, w odniesieniu do znaczących wpływów organizacji na środowisko. Streszczenie może zawierać dane liczbowe dotyczące emisji zanieczyszczeń, wytwarzania odpadów, zużycia surowców, energii i wody, hałasu, jak również innych aspektów wymienionych w załącznikuVI. Dane pozwalają na porównanie, rok po roku, oceny rozwoju efektów działalności organizacji'.

Zamiar : Przedstawienie danych dotyczących działalności środowiskowej i zaawansowanie w osiągnięciu celów zadań. Pokazanie w jaki sposób działanie na rzecz środowiska organizacji zmienia się z upływem czasu.

Sposób postępowania: Podawać dane dotyczące efektów działalności środowiskowej w odniesieniu do celów i zadań ,dla znaczących aspektów środowiskowych, określonych zgodnie z Załącznikiem VI. Może to być przedstawione przy pomocy wykresów, schematów i tabel. Wartości bezwzględne dotyczące efektów działalności środowiskowej mogą być zestawione ze wskaźnikami efektów działalności i w ten sposób odnosząc je do wielkości produkcji, obrotu, itp. Podczas przygotowania danych, należy zwrócić uwagę czy użyte jednostki pomiaru są właściwe. Z chwilą gdy zostaną zgromadzone dane z kilku źródeł systemu zarządzania środowiskowego, organizacja musi zapewnić również, że sposób gromadzenia danych jest prawidłowy i może zostać sprawdzony i powielony przez weryfikatora środowiskowego. Dane powinny być przekazane w spójnym formacie dla rocznego porównania.

Nie wszystkie cele mogą być osiągnięte w przyjętym okresie czasu, jeżeli ambitna organizacja sama je ustanawia. Jeżeli cele i zadania nie zostały osiągnięte, dobrą praktyką jest dołączenie do Deklaracji Środowiskowej krótkiego wyjaśnienia powodów.

Przykład - emisja CO2 w odniesieniu do celów i wymogów prawnych.

Dobre pomysły :

- korzystanie ze wskaźników działania znacznie poprawia jasność, przejrzystość i porównywalność informacji przekazywanych przez organizację

- wyjaśnienie jakie działania zostały podjęte dla osiągnięcia aktualnego poziomu działalności

- przedstawienie działania w stosunku do przyjętych założeń i celów, a także wobec wymagań prawnych i krajowych lub sektorowych celów środowiskowych

- wyjaśnienie metody uzyskania i przetworzenia danych

- przedstawienie stopnia realizacji celów i zadań z wcześniejszych deklaracji środowiskowych dla oddania całościowego obrazu działalności środowiskowej

- uwagi dot. powodów, dla których cele nie zostały osiągnięte

- uwagi dotyczące braku danych (brak przeprowadzenia pomiarów, brak pozwoleń środowiskowych lub ustalenia wartości granicznych itp.).

Wymaganie:

Punkt (f) 'inne czynniki dotyczące działalności środowiskowej, w tym efektów działalności z zastosowaniem przepisów prawnych w odniesieniu do ich znaczących wpływów'.

Zamiar: Tam, gdzie dane odnośnie efektów działalności środowiskowej organizacji dotyczą znaczących wpływów na środowisko, które podlegają regulacji prawnej, efekty działalności na rzecz osiągnięcia zgodności z przepisami muszą zostać omówione. Do deklaracji środowiskowej można również dołączyć inne informacje związane efektami działalności środowiskowej.

Sposób postępowania: Przy podawaniu danych określonych w punkcie (d), można również załączyć informacje o dopuszczalnych prawem wartościach granicznych w celu przedstawienia osiągniętej zgodności prawnej. Inne informacje, które może dostarczyć organizacja, to dane na temat inwestycji związanych z doskonaleniem działalności środowiskowej, wsparcia dla lokalnych grup ochrony środowiska i informacje o działaniach zachęcających do prowadzenia dialogu z zainteresowanymi stronami. Należy rozważyć przedstawienie istniejących planów odnośnie bezpieczeństwa.

Dobre pomysły:

-informacje o wyrobach

-polityka zaopatrzeniowa

-stosowne decyzje i inwestycje

-działanie zapobiegawcze /działania związane z ochroną środowiska /środki zapobiegawcze

-skargi, powszechne lub lokalne obawy społeczności

-badanie i rozwój

-zdarzenia i przekroczenia

-budżet

Wymaganie :

Punkt (g) 'nazwisko i numer akredytacyjny weryfikatora środowiskowego wraz z datą zatwierdzenia deklaracji'.

Zamiar : Informacja o tym kto i kiedy dokonał weryfikacji deklaracji środowiskowej.

Sposób postępowania: Przy zatwierdzeniu deklaracji. można do niej dołączyć oświadczenie, które przedstawi zakres pracy weryfikatora.

3. KRYTERIA SPRAWOZDAWCZOŚCI EFEKTÓW DZIAŁALNOŚCI ŚRODOWISKOWEJ

Stosowanie wskaźników dot. efektów działalności środowiskowej pomaga w uzyskaniu przejrzystości i zezwala na porównanie informacji przedstawionych przez organizację. Ważny jest wybór wskaźników oraz to, że muszą one spełniać wymagania Załącznika JJI(3)(3). Komisja, w odpowiednim czasie, opracuje wytyczne odnośnie wyboru i korzystania ze wskaźników efektów działalności środowiskowej.

4. INFORMACJE DLA OKREŚLONYCH GRUP DOCELOWYCH

Organizacja może zechcieć upublicznić informacje specjalnie opracowane dla zainteresowanych stron. Poniżej zamieszczone są niektóre z zagadnień istotnych dla różnych grup zainteresowanych stron. Patrz również Załącznik III(3)(6).

Strony zainteresowane oraz ich potrzeby informacyjne.

4.1. Lokalna społeczność.

Można spodziewać się szczególnego zainteresowania w następujących kwestiach :

- środowiskowe i zdrowotne aspekty wytwarzanych substancji i ich emisji do środowiska

- ryzyko wystąpienia zagrożenia zewnętrznego, sposoby zapobiegania i postępowania w przypadku awarii

- informacje na temat istoty i liczby skarg oraz sposobu ich rozpatrywania i załatwiania

- informacja o przekroczeniach dozwolonych wielkości emisji i sposobu zapobiegania ich powtórnemu wystąpieniu.

4.2. Klienci.

Związki pomiędzy organizacją, a jej dostawcami i klientami są zazwyczaj długoterminowe. Klienci to szczególnie wpływowa grupa docelowa. Mogą oni wyrazić swe środowiskowe wymagania w stosunku do dostawców (polityka zakupu) związane z wyrobami, procesami, usługami lub zarządzaniem.

Ścisła współpraca i obustronne kontakty są najlepszymi sposobami na ustalenie jakimi informacjami są najbardziej zainteresowani klienci i jakie najbardziej pożądane działanie środowiskowe podjęto.

4.3. Pracownicy.

Wiele organizacji uważa swoich pracowników za ważną grupę użytkowników deklaracji środowiskowej. Jeśli zaistnieje konieczność, należy przedstawić raport środowiskowy przed Radą Pracowniczą. Szczególnego zainteresowania można się spodziewać w następujących kwestiach :

- powiązania pomiędzy stanem środowiska i warunkami pracy, w tym awarie i zdarzenia oraz sposób reagowania w razie ich wystąpienia

- plany i możliwości odbycia szkoleń wewnętrznych dotyczących zagadnień środowiska.

- wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego.

4.4. Instytucje finansowe /inwestorzy.

Coraz większa grupa inwestorów, banków i firm ubezpieczeniowych przejawia zainteresowanie strategią i efektami działalności środowiskowej organizacji. Szczególnego zainteresowania można się spodziewać w następujących kwestiach :

- strategia środowiskowa i działalność organizacji na poziomie korporacyjnym,

- powiązanie informacji środowiskowych i finansowych,

- działania organizacji w kierunku uzyskania zgodności, a jakością systemu zarządzania środowiskowego,

- zanieczyszczenie gruntu i obecność substancji niebezpiecznych np. azbestu,

- możliwe zagrożenie środowiskowe związane z zastosowaniem (nowych) technologii, wyrobów, usług.

4.5. Inne strony.

Konsumenci i ich organizacje, a także pozarządowe organizacje środowiskowe są często zainteresowane:

- polityką środowiskową i efektami działalności środowiskowej organizacji w odniesieniu do jej procesów, wyrobów i usług,

- zagadnieniami z zakresu polityki lub poruszanymi w mediach, np. o podejmowanych staraniach na rzecz recyklingu produktów zużytych w przemyśle elektronicznym, eliminacji toksycznych substancji występujących w farbach, kleju, pochodzeniu drewna w przemyśle meblowym itp. Należy pamiętać, że rozsądnie jest przedstawić jasne stanowisko w kwestii podjętych starań i osiągniętych wyników

- rozwojem efektów działań na rzecz poprawy stanu środowiska w określonym czasie, w poszczególnych obiektach organizacji jak również na szczeblu korporacji, zwłaszcza w szerszym kontekście, dla porównania z wymaganiami prawnymi, najlepszymi, dostępnymi technologiami i efektami działalności środowiskowej innych, podobnych organizacji,

- informacją o konkretnych celach i zadaniach krótko- i długoterminowych nie tylko dotyczących emisji, ale również o pośrednich wpływach na środowisko poprzez :zużycie surowców, wyroby i usługi, wyroby trudne w zbyciu czy transport

- w jaki sposób zasada zapobiegania została zastosowana przy podejmowaniu decyzji na rzecz poprawy stanu środowiska

ZAŁĄCZNIK II

WYTYCZNE W SPRAWIE UDZIAŁU PRACOWNIKÓW PODCZAS PRAC NAD EMAS

(Wszystkie odniesienia do załączników dotyczą załączników do rozporządzenia (WE) numer 76I/200I, o ile wyraźnie nie stwierdzono inaczej)

1. WSTĘP

Wytyczne dotyczące udziału pracowników podczas prac nad EMAS oparto na podstawie następujących artykułów:

Artykuł 1(2) rozporządzenia (WE) numer 761/2001 które określa że :

'Celem EMAS jest wspieranie ciągłego doskonalenia efektów działalności środowiskowej organizacji poprzez:

…

• (d) ` Aktywne zaangażowanie pracowników organizacji oraz właściwe szkolenia podstawowe i specjalistyczne, które umożliwi aktywne uczestnictwo w realizacji zadań, wymienionych w punkcie(a). Przedstawiciele pracowników są również włączeni, jeśli pracownicy wyrażą takie życzenie'.

• Załącznik I do Rozporządzenia (WE) numer 761/2001 które określa :

• 'Organizacja powinna zidentyfikować potrzeby szkoleniowe i powinna wymagać, aby wszyscy pracownicy, których praca może mieć znaczący wpływ na środowisko, zostali odpowiednio przeszkoleni.'.

• Należy ustalić i utrzymywać procedury, aby pracownicy lub członkowie każdej funkcji i szczebla byli świadomi:

• (a) znaczenia zgodności działania z polityką środowiskową i procedurami oraz wymaganiami systemu zarządzania środowiskowego;

• (b) znaczących, aktualnych lub potencjalnych, wpływów na środowisko, także korzyści dla środowiska wynikających z poprawy działania,

• (c) ich zadań i odpowiedzialności w osiąganiu zgodności działania z polityką środowiskową i procedurami oraz z wymaganiami systemu zarządzania środowiskowego łącznie z wymaganiami dotyczącymi gotowości na wypadek awarii i reagowania na awarie

• (d) potencjalnych konsekwencji nieprzestrzegania ustalonych procedur operacyjnych

• Pracownicy wykonujący zadania, które mogą powodować znaczące oddziaływanie na środowisko powinni być kompetentni dzięki odpowiedniemu szkoleniu lub/i doświadczeniu. (Załącznik I-A(4)(2): .

W uzupełnieniu wymagań sekcji A niniejszego załącznika, należy dążyć do zaangażowania pracowników w proces ciągłej poprawy efektów działalności środowiskowej organizacji. W tym celu należy stosować odpowiednie formy uczestnictwa, takie jak system ksiąg z sugestiami lub praca zespołowa nad poszczególnymi projektami lub komitety środowiskowe. Organizacje uwzględniają wytyczne Komisji w sprawie stosowania najlepszej praktyki w tej dziedzinie. Przedstawiciele pracowników są włączeni realizację procesu, jeśli wyrażą takie życzenie. (Załącznik I-B(4):

Zaangażowanie wszystkich pracowników do pracy na rzecz środowiska stwarza szansę i możliwość bardziej skutecznego działania i jest nieodzownym warunkiem sukcesu. Czynny udział pracowników w procesie ciągłej poprawy działalności środowiskowej organizacji nie powinien być postrzegany jako przeszkoda.

Niniejsze wytyczne mają potwierdzić powyższe.

Wytyczne te pokazują sposoby i środki i aktywnego zaangażowania i udziału pracowników, pozwalające na bardziej efektywne wykonywanie pracy bez zbytecznego obciążenia kierownictwa i pracowników jednocześnie zapewniając właściwe wdrożenie EMAS.

Praca nad zagadnieniami środowiskowymi musi być ciągła. Bez czynnego włączenia się i uczestnictwa wszystkich (kierownictwa i pracowników) w organizacji, nie osiągniemy zamierzonego celu.

Zaangażowanie wszystkich zatrudnionych w organizacji do pracy, jest odpowiednim sposobem, aby system zarządzania odzwierciedlał stan rzeczywisty i był na czasie.

Doświadczenie pokazuje, że system zarządzania bez aktywnego zaangażowania wszystkich pracowników, szybko staje się zbiurokratyzowany i nie funkcjonuje prawidłowo.

Jest ważne aby pracownicy postrzegli pracę na rzecz środowiska, nie jako zagrożenie, ale jako możliwość, jedną z wielu, poprawiającą warunki pracy i przynoszącą dumę z pracy w organizacji przyjaznej środowisku.

Badania, audyt organizacji zarejestrowanych w EMAS i doświadczenie związane z zagadnieniem zmian organizacji pracy, pokazały że gdy wszyscy pracownicy są aktywnie zaangażowani, a w szczególności gdy ich przedstawiciele aktywnie uczestniczą w pracach, rezultat jest lepszy.

Doświadczenie pokazuje również, że można uniknąć pewnego zmęczenia pojawiającego się po okresie pracy nad EMAS czy ISO 14001, właśnie poprzez czynny udział pracowników.

2. DECYZJE ADMINISTRACYJNE

1. Ogólnie

Należy uznać, że czynne zaangażowanie pracowników jest siłą napędową oraz wstępnym warunkiem do ciągłej i pomyślnej poprawy stanu środowiska, jak również główną siłą sprawczą doskonalenia efektów działalności środowiskowej. Czynne uczestnictwo pracowników i ich aktywna postawa jest odpowiednim sposobem na pomyślne wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego w organizacji.

Należy uznać, że określenie “zaangażowanie pracowników” obejmuje zarówno udział w jak i informacje dla indywidualnego pracownika i jego przedstawiciela.

Dlatego udział pracowników powinien odbywać się na wszystkich szczeblach.

Należy udostępnić środki (narzędzia) służące do aktywnego zaangażowania pracowników.

Dowody istnienia takowych powinny być dostępne dla weryfikatorów.

Takimi dowodami mogą być np. :

Protokoły ze spotkań ze związkami zawodowymi, radami pracowniczymi lub z innych spotkań w obrębie organizacji.

Dostęp do odpowiedniej edukacji, szkoleń i informacji.

Udogodnienia ułatwiające pracownikom wyrażanie sugestii (np. księga z sugestiami)

Dostęp do członków komitetów środowiskowych

Spotkania kadry zarządzającej i pracowników oraz przedstawicieli sekcji ochrony środowiska firmy.

Utworzenie zespołów zajmujących się środowiskiem lub grup projektowych.

Regularne informowanie pracowników.

Kontakty pomiędzy weryfikatorami, pracownikami i ich przedstawicielami.

Czynny udział oraz przepływ informacji pomiędzy specjalistą ds. ochrony środowiska / a przedstawicielem kierownictwa i pracownikami lub przedstawicielami pracowników.

Należy uznać, że zaangażowanie, gotowość do reagowania i czynne wsparcie ze strony kierownictwa jest wstępnym warunkiem powodzenia tych procesów. W tym kontekście należy podkreślić konieczność uzyskania informacji zwrotnej ze strony kierownictwa.

2.2. Edukacja I szkolenie

Należy uznać potrzebę ciągłego informowania i szkolenia personelu w kwestiach środowiska. Podstawowe informacje i szkolenie powinno obejmować wszystkich pracowników. Szkolenie kierownictwa ma również zasadnicze znaczenie w kierowaniu zmianami.

Pracownicy, którzy są bardziej włączeni w systemie zarządzania środowiskowego, poprzez np. uczestnictwo w pracach grupowych powinni odbyć specjalistyczne szkolenie podnoszące ich kwalifikacje. Szkolenie to powinno składać się, ale nie ograniczać, do systemu EMAS, polityki środowiskowej, najlepszych praktyk i komunikowania się.

2.3. Poziomy zaangażowania.

Należy uznać, że udział pracowników jest ważny i konieczny na wszystkich poziomach i etapach od pierwszego dnia pracy, w systemie zarządzania środowiskowego. Dlatego organizacje powinny włączyć pracowników do :

- formułowania polityki środowiskowej organizacji,

- wstępnego przeglądu środowiska i analiz aktualnego stanu wiedzy oraz gromadzenia i weryfikacji informacji,

- budowaniu i wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego polepszającego działalność na rzecz środowiska,

- udziału w pracach komisji środowiskowych powołanych dla gromadzenia informacji z udziałem specjalisty ds. ochrony środowiska, przedstawicieli kierownictwa i pracowników,

- udziału w pracach połączonych zespołów opracowujących program i audyt środowiskowy,

- opracowaniu deklaracji środowiskowej.

2.4. Sugestie pracownicze i systemy nagradzania

Organizacja powinna dopilnować, aby pracownicy mieli możliwość zgłaszania własnych sugestii na rzecz doskonalenia działalności pro środowiskowej w prosty, nieskomplikowany sposób. Na przykład przy pomocy skrzynki, do której można wrzucać propozycje.
Gdy działania podjęte przez pracownika prowadzą do poprawy ekonomicznego i /czy środowiskowego działania organizacji, pracownik powinien być nagrodzony, w formie pieniężnej lub innej.

ZAŁĄCZNIK III

WYTYCZNE W SPRAWIE IDENTYFIKACJI ASPEKTÓW ŚRODOWISKOWYCH I OCENY ICH WAŻNOŚCI

(Wszystkie odniesienia do załączników dotyczą załączników do rozporządzenia (WE) numer 76I/200I, o ile wyraźnie nie stwierdzono inaczej)

1. CEL WYTYCZNYCH

Celem tego dokumentu jest podanie wytycznych odnośnie identyfikacji znaczących aspektów środowiskowych wynikających z działań, wyrobów produktów i usług, nad którymi organizacja działająca w ramach EMAS sprawuje kontrolę zarządczą i wywiera wpływ, zgodnie z Załącznikiem VI.

W systemie EMAS znaczące aspekty środowiskowe są w centrum uwagi systemu zarządzania środowiskowego wraz z ich oceną, doskonaleniem działalności środowiskowej poprzez ustalanie celów i zadań i podlegają ciągłemu procesowi przeglądu.

Zgodnie z Załącznikiem III, znaczące aspekty i ich wpływy na środowisko są istotne w ustaleniu deklaracji środowiskowej.

2. ZWIĄZEK POMIĘDZY ASPEKTAMI ŚRODOWISKOWYMI, ZNACZĄCYMI ASPEKTAMI ŚRODOWISKOWYMI A ZNACZĄCYM WPŁYWAMI NA ŚRODOWISKO

Zasada EMAS polega na tym, że aspekty środowiskowe (Artykuł 2 (z Rozporządzenia (EC) numer 761/2001) będące skutkiem działań organizacji powodują wpływ na środowisko (Artykuł 2(g)). Jeśli określony aspekt środowiskowy organizacji powoduje wzrost znaczącego wpływu na środowisko, aspekt ten musi być rozważany jako znaczący i musi zostać włączony do systemu zarządzania środowiskowego.

3. PROCEDURA IDENTYFIKACJI ZNACZĄCYCH ASPEKTÓW ŚRODOWISKOWYCH - KROK PO KROKU.

W Załączniku VI przedstawiono przykłady pośrednich i bezpośrednich aspektów środowiskowych. Lista ta nie jest wyczerpująca. We wstępnym i ciągłym procesie przeglądu środowiska, sprawą nieodzowną dla organizacji jest, aby w sposób bezstronny, wyczerpujący i otwarty rozważyć poszczególne aspekty środowiskowe związane z prowadzoną działalnością, wyrobami czy usługami.

Może się zdarzyć, że trudno będzie sklasyfikować zidentyfikowane aspekty środowiskowe jako pośrednie czy bezpośrednie.

Należy wówczas pamiętać, że głównym powodem identyfikacji aspektów środowiskowych jest uzyskanie pełnego obrazu znaczenia działań, wyrobów i usług organizacji dla środowiska w celu zajęcia się wszystkimi, rozpoznanymi aspektami. Ważną kwestią, nie jest sam podział aspektów na pośrednie czy bezpośrednie, lecz pewność, że wszystkie zostaną zidentyfikowane i zarządzane w systemie.

Procedura identyfikacji znaczących aspektów środowiskowych może być podsumowana następująco:

Ciągły proces przeglądu Ciągły proces przeglądu

Przy ocenie znaczenia należy rozważyć :

1. możliwości spowodowania szkody dla środowiska

2. wrażliwość środowiska

3. 
   
   rozmiar i częstotliwość występowania aspektów środ.

4. znaczenie dla podmiotów i pracowników organizacji

5. istnienie i wymagania ustawowe odnośnie ochrony środowiska

4. W JAKI SPOSÓB ZIDENTYFIKOWAĆ BEZPOŚREDNIE ASPEKTY ŚRODOWISKOWE?

Bezpośrednie aspekty są powiązane z działalnością organizacji, wyrobami i usługami. Wszystkie organizacje muszą uwzględnić bezpośrednie aspekty swego działania. Jednakże organizacje nieprzemysłowe powinny szczególną uwagę skierować na pośrednie aspekty środowiskowe wynikające ze swych działań, wyrobów czy usług.

Sposób postępowania :

- rozmowy z pracownikami

- inspekcja obiektu i jego sąsiedztwa

- rozmowy z zainteresowanymi stronami

- przegląd dokumentów (np. kart bezpieczeństwa materiałów , licencji)

- stan prawny (np. aktualne przepisy, wymogi techniczne jak np. obowiązkowy monitoring zanieczyszczeń)

- kryteria eko-znaku

- sprawdzenie informacji w izbie handlowej

- wywiad z innymi przedsiębiorstwami EMAS

- sprawdzenie przepływu materiałów

- przegląd istniejących wskaźników działalności

- przegląd infrastruktury organizacji (np. linii energetycznych, rurociągów, torowisk)

Przemyślenia:

- polityka zakupów

- emisja do powietrza i uwalnianie do wody

- odpady

- korzystanie z zasobów naturalnych i surowców (w tym energii)

- problemy lokalne (hałas, wibracje, odory, pył)

- eksploatacja terenu i zanieczyszczenie

- zagadnienia związane z przeszłymi działaniami

- transport

5. POŚREDNIE ASPEKTY ŚRODOWISKOWE I JAK NA NIE WPŁYWAĆ [ZAŁĄCZNIK VI (6)(3)]

Załącznik VI (6)(3) traktuje pośrednie aspekty środowiskowe na równi z bezpośrednimi aspektami zgodnie z Załącznikiem VI (6)(2). Pośrednie aspekty środowiskowe mogą wynikać ze wzajemnego oddziaływania na siebie organizacji i stron trzecich, co w pewnym stopnia może być wynikiem ubiegania się organizacji o rejestrację w ramach EMAS.

Dla organizacji nieprzemysłowych takich jak lokalne władze czy instytucje finansowe ważne jest, aby i one uwzględniły aspekty środowiskowe związane ze swoją podstawową działalnością.

Sporządzenie listy aspektów powiązanych tylko z obiektem i wyposażeniem może okazać się niewystarczające.

Sposób postępowania :

- wywiad z (pod) wykonawcami i dostawcami (np. firmy usługowe, właściciele nieruchomości)

- wywiad z klientami

- zwrócenie uwagi na stosowanie i usuwanie wyrobów

- zwrócenie uwagi na działanie (pod)-wykonawców

- zwrócenie uwagi na kryteria eko-znakowania

- sprawdzenie informacji z izby handlowej itp.

- wywiad z innymi przedsiębiorstwami zarejestrowanymi w EMAS

- wywiad z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami

- zwrócenie uwagi na informacje o dostarczanych wyrobach i usługach

Przemyślenia:

- zagadnienia dotyczące wyrobów

- kontrakty

- transport

- nowe rynki dla aktualnych wyrobów

- produkty finansowe

- oferta wyrobów

- turystyka

- usługi

Bezpośrednie aspekty środowiska mogą być kontrolowane przez wewnętrzne decyzje kierownictwa. Podczas gdy aspekty środowiskowe wymagają od organizacji wywarcia wpływu na swych (pod)-wykonawców, dostawców, klientów i użytkowników swych wyrobów i usług w celu uzyskania korzyści dla środowiska.

Wymaga to od organizacji kreatywności w sposobie wykorzystania własnych wpływów. Na podstawie Załącznika VI 6(3)(a) do (g) zarządzanie pośrednimi aspektami środowiskowymi może obejmować, ale nie ogranicza się do:

• (a) zagadnień dotyczących wyrobów (projekt, rozwój, opakowanie, transport, wykorzystanie, odzysk/usuwanie odpadów )

• Do rozważenia :

• - dostępne dane dot. oceny cyklu życia wyrobów

• - wyniki ustalenia i wykorzystania wskaźników działalności środowiskowej

• - aspekty środowiskowe powiązane z dostarczanymi wyrobami, ich wytworzeniem

• - dające się przewidzieć efekty niewłaściwego stosowania i niedopuszczalnej przeróbki lub usuwania produktów

• - potrzeba informacji i dodatkowej edukacji dla klientów/konsumentów i dostawców (np. na temat stosowania i usuwania wyrobów))

• - trwałość i naprawa produktów, porównanie istniejących wyrobów z nowymi seriami produktów oraz części zmienne

• (b) inwestycji kapitałowych, pożyczek i usług ubezpieczeniowych

• Do rozważenia :

• - polityka odnośnie warunków uczestnictwa i wysokości składek (np. preferencyjne traktowanie przyjaznych środowisku przedsiębiorstw, organizacji EMAS)

• - polityka inwestycyjna (inwestycje przyjazne środowisku)

• - procedury oceny (redukcja ryzyka środowiskowego)

• - polityka pożyczkowa (np. preferencyjne traktowanie przyjaznych środowisku przedsiębiorstw, organizacji EMAS)

• -oferta produktów (np. fundusze przyjazne środowisku)

• (c) nowe rynki

• Wprowadzenie istniejących wyrobów na nowe rynki może skutkować powstaniem nowych aspektów środowiskowych.

• Uwzględniając to organizacja może zwrócić uwagę na :

• - istniejącą infrastrukturę dla np. recyklingu i postępowania z odpadami niebezpiecznymi, transportu i postępowania z substancjami trudnymi, oczyszczania ścieków i reagowania w nagłych awariach

• - normy technologiczne i oświatowe

• - świadomość zagadnień środowiskowych na nowym rynku

• (d) wybór i strukturę usług (np. transport lub gastronomia)

• Organizacje mogą zwrócić uwagę na sposób zarządzania środowiskowego u dostawców usług jak:

• - usługi hotelarskie (hotele, centra konferencyjne)

• - usługi przewozowe (przyjazny środowisku sposób transportu, właściwa organizacja transportu, standardy technologiczne i zużycie paliwa)

• - oferta wyrobów, przyjazna środowisku polityka zakupów, korzystanie z naczyń wielokrotnego użytku lub rozkładających się, gospodarka odpadami w przypadku usług gastronomicznych

• (e) decyzje administracyjne i planistyczne

• Organizacje mogą zwrócić uwagę na:

• - ewentualne przyszłe aspekty środowiskowe powstałe w wyniku realizacji decyzji planistycznych

• - wyniki prób doświadczalnych lub modelowania komputerowego

• - uzyskane doświadczenie z wdrożenia podobnych projektów

• (f) struktura oferty wyrobów

• Ważne dla organizacji sprzedających lub dystrybutorów wyrobów dostarczonych przez strony trzecie. Organizacja może:

• - stosować przyjazną środowisku politykę zaopatrzenia w odniesieniu do kontrahentów czy wyrobów

• - udzielać preferencji dostawcom, umożliwiającym oddanie zakupionych lecz niewykorzystanych wyrobów

• - poszukiwać produktów (w obrębie produktów tego samego rodzaju) posiadających powszechnie akceptowane eko-etykiety

• (g)efekty działalności środowiskowej oraz praktyki środowiskowe kontrahentów, podwykonawców i dostawców

• Organizacja może:

• - zbadać jakie są efekty działalności środowiskowej wyrobów i usług u (pod)wykonawców i dostawców

• - sprawdzić karty bezpieczeństwa, analizy linii produktów lub inne ważne dokumenty związane z bezpieczeństwem dostarczone przez podwykonawców

• - szkolić (pod) wykonawców i dostawców (np. poprzez doradzanie jak zredukować zagrożenie środowiskowe)

• - włączyć tzw. “przyjazne dla środowiska klauzule” do kontraktów

Przemyślenia:

• - szkolenie klientów (np. odnośnie stosowania i usuwania wyrobów, doradztwo odnośnie

• redukcji zagrożenia środowiskowego)

• - sprzyjająca środowisku polityka zaopatrzeniowa

• - preferencyjne traktowanie przedsiębiorstw przyjaznych środowisku np. tych zarejestrowanych w EMAS (pożyczki, ubezpieczenia)

• - przyjazne dla środowiska inwestycje

• - dokonywanie zakupów u dostawców przyjmujących zwroty,

• - przyjazne dla środowiska klauzule w kontraktach

6. W JAKI SPOSÓB PPRZEPROWADZIĆ OCENĘ ZNACZENIA

Dla stwierdzenia czy zidentyfikowane aspekty środowiskowe są znaczące, wszystkie muszą zostać zbadane i ocenione.

Aspekty środowiskowe, które zostały zidentyfikowane jako znaczące, muszą zostać włączone do systemu zarządzania środowiskowego i procesu ciągłego przeglądu środowiskowego. Te zidentyfikowane jako nieistotne powinny również podlegać kontroli ze względu na zmianę okoliczności.

Aby dokonać oceny znaczenia aspektów środowiskowych, organizacja sama przyjmuje odpowiednie kryteria. Zgodnie z Rozporządzeniem (WE) numer 761/2001, kryteria te `są wyczerpujące, możliwe do niezależnego sprawdzenia, powielania” (Załącznik VI (6)(4) i powinny być w pełni zgodne z prawem wspólnotowym (Załącznik VI (6)(1). Załącznik 6(4) do (g) podaje niektóre kryteria, które organizacja może rozważyć przy określaniu znaczenia swych aspektów środowiskowych.

Zasadniczo organizacja powinna rozważyć następujące zagadnienia przy ocenie znaczenia swoich aspektów środowiskowych :

- możliwość stworzenia zagrożenia dla środowiska

- podatność środowiska lokalnego, regionalnego czy globalnego

- rozmiar, ilość, częstotliwość i odwracalność aspektów środowiskowych i wpływów

- istnienie i wymogi odpowiedniej legislacji środowiskowej

- znaczenie dla stron zainteresowanych i pracowników organizacji

Wyżej wspomniane zagadnienia i wybrane kryteria, mogą przybrać prostą formę pytań i odpowiedzi “tak” lub „nie”, względnie każdą inną, umożliwiającą najpierw ocenę znaczenia aspektów środowiskowych danej organizacji a następnie, stworzenie listy priorytetowej dla działań, (np. przez klasyfikację aspektu jako „wysoki”. „ średni”, „ niski”, lub „ bardzo ważny”, „mniej ważny”).

Oceniając znaczenie wpływów na środowisko powstałych z działalności organizacji bierze ona pod uwagę nie tylko normalne warunki działalności, ale warunki istniejące podczas rozruchu i zakończenia eksploatacji oraz warunki nadzwyczajne , które można w rozsądny sposób przewidzieć. Dodatkowo należy uwzględnić działalność prowadzoną w przeszłości, aktualną i planowaną.

Użyteczną informacją dla przeprowadzenia oceny mogą być pozwolenia, odpowiednie przepisy (np. dotyczących dopuszczalnych wielkości, monitoringu zanieczyszczeń), krajowy plan działania, lokalne plany, wyniki monitoringu czy badania naukowe. Agencje ustawodawcze, klienci i dostawcy, instytucje zajmujące się środowiskiem, stowarzyszenia rzemiosła i handlu, stowarzyszenia przemysłowe, izby handlowe - mogą również dostarczać informacje niezbędne dla przeprowadzenia oceny znaczenia.

Przemyślenia:

- skumulowane zanieczyszczenia

- zmiany klimatyczne (gazy cieplarniane, ubytek warstwy ozonowej)

- zakwaszenie wody i gruntu

- eutrofikacja wody i nasycenie gruntu azotem

- bioróżnorodność , wpływ na obszary szczególnej ochrony (np. pomniejszanie rezerwatów przyrody)

- skutki dla środowiska spowodowane występowaniem metali ciężkich

- fotochemiczne utleniacze i przyziemna warstwa ozonowa

- skutki występowania niebezpiecznych chemikaliów w tym trwałych zanieczyszczeń organicznych

- niewłaściwe korzystanie z zasobów wodnych i gruntu

- zanieczyszczenie powietrza i hałas

- niecykliczny przepływ materiałów, odpadów i pozostałości środowiskowych

ZAŁĄCZNIK IV

WYTYCZNE DLA WERYFIKATORÓW W SPRAWIE WERYFIKACJI MAŁYCH I ŚREDNICH PRZEDSIĘBIORSTW, A ZWŁASZCZA MAŁYCH I MIKRO FIRM

(Wszystkie odniesienia do załączników dotyczą załączników do rozporządzenia (WE) numer 76I/200I, o ile wyraźnie nie stwierdzono inaczej)

1. WSTĘP

Zauważono, że Małe i Średnie Przedsiębiorstwa mają trudności z wdrożeniem systemów zarządzania takich jak ISO 9001, ISO 14001 i EMAS. Systemy te wydają się być zbyt biurokratyczne i czasochłonne. Problem tkwi nie w zrozumieniu wymagań systemów zarządzania, ale w zdolności do fizycznego i finansowego zapewnienia zasobów do ich wdrożenia i utrzymania. Szczególną trudnością jest tradycyjna zależność od kontroli dokumentów, jako jedynej metody zademonstrowania, że system zarządzania działa zgodnie z wymaganiami systemów zarządzania określonymi przez normy i przepisy.

Utrzymanie i kontrola takich systemów jest czasochłonna i często wbrew przyjętym zwyczajom pracy małych przedsiębiorstw.

Charakterystyczne cechy małych przedsiębiorstw to: prosta struktura organizacyjna, wielofunkcyjny personel, szkolenie w miejscu pracy i zdolność do szybkiego przystosowania się do zmian. Zadaniem weryfikatora jest rozpoznanie silnych i słabych punktów organizacji i przeprowadzenie w taki sposób weryfikacji, aby nie nakładać zbyt wielu obowiązków na małe przedsiębiorstwo. Wytyczne te są opracowane dla małych organizacji i w wielu przypadkach dotyczą tylko mikro-firm.

Weryfikator powinien korzystać z własnego doświadczenia, aby upewnić się co do przydatności wytycznych dla organizacji, którą poddaje weryfikacji, zgodnie z jej zasobami.

2. DOKUMENTACJA

Celem dokumentacji w systemie zarządzania jest zapewnienie, że organizacja może konsekwentnie prowadzić swoje działanie, zgodnie z przyjętym sposobem pracy. Dlatego zastosowanie pisemnych procedur ma zapewnić, że wszystkie operacje są prawidłowo wykonywane bez względu na operatora. Dokumentacja jest używana do prowadzenia ewidencji poszczególnych działań oraz prawidłowo wykonywanych procedur, np. dane z monitoringu przedstawiają zgodność z obowiązującym prawem.

Podczas weryfikacji MŚP weryfikator powinien pamiętać o następujących kwestiach :

- Nie wszystkie procedury wymagają udokumentowania

Ustne procedury i szkolenia podczas wykonywania pracy są częstą praktyką stosowaną w małych organizacjach. Zadaniem weryfikatora jest ustalenie czy procedury funkcjonują.

Przykład: Obiekt posiada procedurę segregacji różnego rodzaju odpadów. Ewidencja wymaga ustalenia :

- czy operator w pełni rozumie swoją rolę

- czy prowadzona jest segregacja odpadów

- Procedury powinny być proporcjonalne

Rozmiar i złożoność działań, charakter powiązanego z tym wpływu na środowisko i kompetencja operatorów - wszystkie te elementy należy brać pod uwagę przy decydowaniu o trafności procedur. Proste wykresy, piktogramy, notatki mogą być najbardziej skuteczne.

3. KONTROLA DOKUMENTACJI

Istotą przeprowadzania kontroli dokumentów jest zapewnienie, że odpowiednie dokumenty są dostępne tym pracownikom, którzy ich potrzebują. Najprostszym na to sposobem jest sporządzenie zestawienia wszystkich dokumentów wraz z osobami, które dane dokumenty posiadają. Sprawdzenie czy system działa, polega na prostym sprawdzeniu czy pracownicy posiadają odpowiednie dokumenty.

Przykład

Procedura

Pracownik	Zaopatrzenie	Pisanie raportu	Gromadzenie danych	Monitoring emisji	planowanie wyjazdów
		Rew.1	Rew.2	Rew.3	Rew.4	Rew.5
Pracownik 1	x			x
Pracownik 2					x
Pracownik 3			x
Pracownik 4		x
Pracownik 5					x

Dla weryfikacji czy to naprawdę ma miejsce weryfikator powinien sprawdzić np. czy pracownik 3 rewidował - Rew. 1 procedurę dotyczącą gromadzenia danych.

4. DOWODY

Za każdym razem weryfikator powinien szukać obiektywnych dowodów funkcjonowania systemu, a nie dowodów w postaci niezliczonej ilości dokumentów, dlatego w małych organizacjach łatwiej jest sprawdzić skuteczność procedur na podstawie wyników.

Przykład

-kontrola temperatury :

Weryfikator nie musi sprawdzać pisemnej procedury kontroli temperatury, aby upewnić się że jest ona skuteczna, jeśli zapis jest kompletny i wykazuje, że kontrola odbywała się w zakresie przyjętych ograniczeń lecz powinien upewnić się, że pracownik odpowiedzialny za to działanie rozumie swoją rolę. Jeśli zapisy wykażą, że wystąpiły przekroczenia ustalonych limitów wówczas organizacja powinna przedstawić efektywne działania korygujące.

-recykling:

organizacja która prowadzi recykling papieru powinna zademonstrować właściwe wyposażenie do jego prowadzenia (pojemniki na makulaturę itp.) jak i to że pracownicy wiedzą jak z nich korzystać. Skuteczność polityki stosowania papieru pochodzącego z recyklingu może być przedstawiona dzięki stosownym oznakowaniu pojemników ze zużytym papierem.

5. SPRAWOZDANIA

Wymaganie sporządzenia ogólnie dostępnej deklaracji EMAS nie powinno być zinterpretowane jako posiadanie profesjonalnie drukowanego raportu.

Zamiarem tego wymagania jest jedynie zapewnienie, że strony zainteresowane będą informowane o działaniach organizacji. W przypadku małych przedsiębiorstw głównymi odbiorcami będą te, z najbliższej okolicy obiektu i organizacja może zaspokoić potrzeby informacyjne stron przy pomocy materiałów powielanych na fotokopiarce lub w inny obrany przez siebie sposób.

EMAS nie powinien być postrzegany przez małe przedsiębiorstwa jako dodatkowe obciążenie.

6. AUDYTY I PRZEGLĄD.

W większości małych firm można wyznaczyć kogoś, kto mógłby pełnić rolę niezależnego audytora. Jednakże w bardzo małych (mikro-firmach) może to być niemożliwe. Aby uniknąć konieczności zatrudnienia zewnętrznej firmy audytującej, weryfikator może zaakceptować niektóre alternatywne rozwiązania.

- audyty z lokalnych izb handlu lub rzemiosła, z małych i średnich przedsiębiorstw lub innych organizacji

- partnerstwo pomiędzy dwoma lub więcej lokalnymi mikro-firmami, wymieniającymi się materiałami źródłowymi czy, fachową wiedzą

- jednoczesne przeprowadzanie audytów i przeglądów weryfikowanych przez kierownictwo, oszczędzające czas i środki

 Dz.U. L 114 z 24.4.2001, str. 1.

Krok 1 Identyfikacja wszystkich aspektów środowiskowych

Krok 2 Określenie znaczących kryteriów przez organizację, pod względem obowiązującego prawa wspólnotowego

Krok 3 Identyfikacja znaczących aspektów środowiskowych na podstawie kryteriów wspomnianych w kroku 2

Analiza wszystkich aspektów środowiskowych (Załącznik VI (6)(1))

- bezpośrednie aspekty środowiskowe (Załącznik VI (6)(2))

- pośrednie aspekty środowiskowe (Załącznik VI (6)(3))

Nieznaczące

Aspekty

Znaczące aspekty środowiskowe

---