„Systemy informatyczne w turystyce i rekreacji”

Streszczenie:

1. Pojęcie systemów informatycznych oraz ich funkcjonowanie w branży turystycznej.

2. Systemy rezerwacyjne na polskim rynku turystycznym.

3. Omówienie najważniejszych systemów informatycznych i ich zastosowania

-Voyager System

-Kameleon System

-Galileo GDS

-System IBE

Systemy informatyczne- czym są i po co zostały stworzone?

System informatyczny to zbiór powiązanych ze sobą elementów, którego funkcją jest przetwarzanie danych przy użyciu techniki komputerowej. We współczesnych biurach turystycznych istnieją rozmaite systemy rezerwacji miejsc noclegowych, wycieczek, turnusów, często połączone z systemem umożliwiającym płatność przez Internet. Jest to duże udogodnienie przy prowadzeniu działalności gospodarczej związanej z turystyką - system informatyczny wykonuje za nas większość pracy związanej z obsługą zamówień i płatności, pozwalając nam na zwiększenie jakości i dostępności wykonywanych usług turystycznych.

Na świecie powstały globalne systemy rezerwacyjne, czyli GDS (Global Distribution Systems). Zastąpiły one systemy CRS( Computerized Reservation System), których pionierem była firma IBM w latach 60tych produkując pierwszy na świecie system rezerwacji SABRE. Największymi na świecie systemami GDS są obecnie: SABRE,AMADEUS,GALILEO oraz WORDSPAN.

Systemy rezerwacyjne na polskim rynku turystycznym.

Na polskim rynku usług turystycznych istnieją małe i średnie firmy zajmujące się tą branżą. Polscy touroperatorzy mogą konkurować więc z firmami zagranicznymi wyłącznie jakością świadczonych usług ze względu na zbyt małe możliwości finansowe (instalacja oprogramowania, szkolenia dotyczące obsługi programów). Jest to jednak niejako plusem na korzyść turysty, który korzystając z usług polskich firm nie pozostaje anonimowy i ma możliwość finalizowania transakcji bezpośredniej. Brak dużych firm dominujących na polskim rynku turystycznym wpływa również pozytywnie na konkurencyjne ceny usług, ze względu na dużą ilość małych i średnich firm walczących o klienta.

Voyager System

Program umożliwia sprzedaż zarówno własnych imprez, jak również ofert innych tour operatorów. Składa się z kilku modułów: impreza, transport, cenniki, sprzedaż, www, agenci, obiekt. Pozwala na rozłożenie pracy w firmie na kilka oddziałów pracujących osobno zaś sprzedających usługi pod wspólną marką. Zdecydowanym plusem dla agentów korzystających z Voyagera jest samodzielność wyboru ofert i sposobu dystrybucji. Dodatkowym udogodnieniem dla klientów jest tworzenie własnej oferty poprzez samodzielny wybór terminu, okresu pobytu, miejsc noclegowych, rodzaju transportu oraz dodatkowych usług. Ponadto system jest bardzo bezpieczny. Pozwala na pracę biura nawet przy braku łączności z Internetem. W pełni zautomatyzowany system przesyłu informacji pozwala na wprowadzenie ich jednorazowo do systemu, który automatycznie przesyła dane do innych systemów jeżeli zachodzi taka potrzeba. Pracę agentów przyspiesza system automatycznego rozliczania w którym sprzedaż jest rejestrowana. System znakomicie kontroluje sprzedaż on-line jak również sprzedaż własną przez co nie występują problemy z ilością dostępnych wolnych miejsc. Z systemu tego korzysta między innymi portal Onet.pl, który oferuje w ten sposób bilety dla klientów indywidualnych.

Za pomocą narzędzia Voyager Travel www możemy zaprezentować własną ofertę korzystając z danych zgromadzonych w systemie Voyager.Travel. Poprawia to komfort zarządzania stroną bez potrzeby zatrudniania specjalisty w tej dziedzinie.

Schemat dystrybucji oferty w systemie Voyager

System pozwala na pełną kontrolę nad ofertą w systemie, sprawdzenie aktualnej sprzedaży oraz wprowadzanie wszelkich modyfikacji w dowolnym momencie. Biuro korzystające z tego systemu ogranicza koszty komunikacji, a także skraca czas obsługi klienta i poprawia jej jakość. Łatwe i szybkie wyszukiwanie oferty wpływa na wiarygodność i zaufanie do agenta oraz redukuje koszty rozmów telefonicznych i faksów. Elastyczne cenniki będące idenym z modułów Voyagera pozwalają swobodnie dysponować cenami, stwarzać w krótkim czasie ofertę promocyjną (np. last minute) oraz tworzyć dowolne oferty ze specjalnymi zniżkami czy dopłatami. Voyager ma niewielkie wymagania systemowe co jest kolejną zaletą na konto tego systemu.

System Kameleon

Jest to system umożliwiający zarządzanie zarówno własnymi ofertami jak i stroną internetową, która możemy zaktualizować z biurowego komputera.

Kameleon jest podzielony na trzy grupy opcji: opcje biurowe, oferty, oraz oferty księgowe.

W opcjach biurowych mamy funkcję kontakty, która pozwala nam na prowadzenie bazy danych firm i instytucji związanych z biurem. Możemy w nim określić status klienta, branżę sposób promocji, a także określić pracownika, który jest zobowiązany do prowadzenia usług dla danego klienta. Istnieje również historia kontaktów, która pomaga prowadzić działania wobec konkretnego klienta. Zawiera ona dane klienta oraz aktualny przebieg współpracy. Kolejnym modułem w tym systemie jest moduł z kursami walut, który pobiera aktualne kursy ze strony NBP, co pomaga w wystawianiu faktur wielowalutowych.

Dodatkowe opcje biurowe umożliwiają także drukowanie kopert z adresem i logo firmy. Funkcje takie jak Baza państw, Baza miast oraz Baza obszarów i miejscowości pozwala nam na poszerzenie bazy w programie.Za pośrednictwem dodatkowego (odpłatnego) modułu importu ofert z systemów zewnętrznych możemy importować oferty innych biur podróży z innych systemów. Narzędzie szablony pozwala nam na wyróżnienie najciekawszej oferty na głównej stronie w kolorowych i bardziej widocznych boksach. Zaawansowane funkcje księgowe udostępniają opcję prowadzenia rejestru faktur, ich modyfikacji oraz usuwania. W razie potrzeby możemy wydrukować faktury prosto z programu. Interesujące nas faktury możemy wyszukiwać podając dane, datę wystawienia, bądź należności kontrahenta.

Galileo GDS

W systemie Galileo możemy rezerwować bilety lotnicze miejsca noclegowe oraz wypożyczać samochody w większości krajów świata. Najczęściej jednak jest on wykorzystywany do rezerwacji biletów lotniczych. W programie mamy wiele przydatnych funkcji. Na przykład rozwijający się kalendarz po wpisaniu daty. Centrum danych systemu rezerwacji Galileo umożliwia łączenie się w czasie rzeczywistym dostawców i odbiorców na całym świecie przez całą dobę i każdego dnia roku. System Galileo wypracował również własny sposób na rozwiązanie problemu wdrażania nowych pracowników w program poprzez oznaczenia próbnych rezerwacji TEST bądź TRIAL oraz umieszczenia ich w okresach mało atrakcyjnych turystycznie by nie mogli i spowodować dużych strat. Takie rozwiązanie niesie za sobą nie tylko zniesienie kosztów szkolenia agentów ale też wartościowe szkolenie na oryginalnym programie.

Systemy IBE

Wraz z upowszechnianiem się Internetu powstały internetowe systemy rezerwacyjne (IBE) Internet Booking Engine. Systemy takie funkcjonują zazwyczaj na terenie jednego kraju. Są przeznaczone głównie na rynki lokalne. Mają znacznie mniejszy zasięg niż GDS. Pozwalają użytkownikowi (lub agentowi) na rezerwację z okna przeglądarki imprezy turystycznej, zapewnienia miejsca w hotelu, wynajęcie samochodu itp. Tak duże znaczenie Internetu w branży turystycznej sprawia, iż maleje wkład biur turystycznych w obsługę klienta w dzisiejszych czasach. Niektóre z wortali internetowych takie jak www.priceline.com czy www.expedia.com dają dostęp bezpośredni klientowi do usług. Z powodzeniem możemy więc kupić pełen pakiet usług turystycznych z dowolnego zakątka świata. Można więc śmiało stwierdzić, że systemy te stanowią w znacznym stopniu o przyszłości sprzedaży turystyki na świecie.

Vendo Turystyka

Jest to system niezwykle pomocny w zarządzaniu nowoczesnym biurem podróży. Pomaga w znacznym stopniu redukować czas wykonywanej przez agentów pracy oraz pozwala ulepszyć kontrolę nad opłacalnością imprez turystycznych dla firmy. Na podstawie tego programu możemy założyć i wydrukować teczkę imprezy turystycznej, ułożyć wstępny kosztorys na podstawie szablonu utworzonego w programie Excel.

Vendo to zarówno system służący do zarządzania imprezami jak również rozbudowany system księgowy. W biurach wielooddziałowych Vendo funkcjonuje on-line poprzez zwykłe łącza internetowe. Operacje dokonywane w oddziale są natychmiast widoczne w centrali. Umożliwia to pracę na systemie praktycznie z każdego miejsca. Dyrektor lub właściciel może z domu przeglądać jak przebiega praca w firmie. Program posiada również rozbudowany system analiz, który daje nam możliwość ułożenia zyskowosci według krajów lub kontrahentów.

Program głównie przewidziany jako program księgowy. Przydaje się niezwykle przy wszelkiego rodzaju rozliczeniach w firmie. Posiada niezbyt skomplikowaną budowę co daje możliwości szybkiego wdrożenia pracowników w system minimalizując przy tym koszty szkolenia pracowników. Wpływa on znacznie na szybkość obsługi klienta, poprawiając jakość świadczonych usług i szybkość przesyłania informacji w firmie. Podpinanie pism, korespondencji, planów i dokumentów podczas organizacji imprezy pozwala na odszukanie go w przyszłości w bazie i wykorzystania przy podobnych okolicznościach.

Podsumowanie

Systemy informatyczne stanowią najbardziej rozwijający się kierunek w usługach turystycznych. Znajomość ich obsługi jest już na dzień dzisiejszy podstawową umiejętnością agenta świadczącego usługi turystyczne w ciągle rozwijających się polskich i zagranicznych biurach turystycznych. Dynamiczny rozwój internetowych systemów informatycznych wpływa na coraz mniejszą rolę agentów i pośredników biur poprzez samodzielne rezerwowanie przez klientów miejsc w samolotach, wynajmu samochodów czy rezerwacji hoteli. Nowe systemy pozwalają jednak na znaczne zredukowanie czasu wykonywania rezerwacji i błędów dotyczących sprzedaży biletów już zarezerwowanych. Ponadto ograniczają one tak zwaną „papierkową robotę” sprawiając, że praca w branży turystycznej sprawia coraz większą przyjemność i duże możliwości rozwoju w dziedzinie najnowszych systemów.

Literatura:

• Robert Rajs: "Informatyczne systemy rezerwacyjne w turystyce".  Wyd. PWSZ  Krosno 2007

Strony internetowe:

• http://vendo.cfi.pl

• http://www.travelforum.pl

• http://www.robraj.pwsz.krosno.pl

4

---