Temat: Adresowanie kopert

KOPERTY - zapewniają nienaruszalność i tajemnicę przesyłanej korespon­dencji biurowej, chronią ją przed uszkodzeniem.

W praktyce używa się koperty:

standardowe - C₆

gabinetowe - francuskie

aktowe - C₄, C₅

ZAPAMIĘTAJ!

• miejscowość w polu A pisz drukowanymi, prostymi literami,

• nie podkreślaj adresu,

• poniżej kodu i nazwy miejscowości nie umieszczaj żadnych napisów, rysunków i naklejek,

• używaj czarnego lub niebieskiego atramentu,

• pierwsze litery i cyfry informacji w polu A muszą tworzyć jedną kolumnę,

• nie wkładaj do koperty żadnych twardych przedmiotów,

• na poczcie preferowane są jasne koperty,

• nie zamykaj kopert zszywkami ani taśmą klejącą.

Powierzchnia koperty podzielona jest na pola:

N	Z
S	A

N - pole nadawcy: przeznaczone na nazwę i adres nadawcy pisma w postaci nadruku lub pieczęci firmowej,

Z-pole znaczkowe: przeznaczone do naklejenia znaczków pocztowych lub nadruku ofrankowania,

S-pole symbolowe: przeznaczone na nalepki, adnotacje, znaki i symbole stosowane przez pocztę,

A - pole adresowe: przeznaczone na nazwę i adres odbiorcy pisma.

Temat: Formularze

Formularze - to najprostsze, niezbędne i najczęściej używane narzędzia pracy biurowej, określające w jednolity sposób zakres i powtarzalność in­formacji.

Podział formularzy:

Ze względu na:

1. zasięg stosowania:

• centralne (powszechnego użytku, masowe, jednolite),

• resortowe,

• branżowe,

• zakładowe (opracowane przez zakłady na własny użytek);

2. przedmiot:

• planistyczne,

• sprawozdawczo-statystyczne,

• z zakresu obrotu towarowego i gospodarki materiałowej, produkcyjno-eksploatacyjnej;

3. układ graficzny:

• tekstowe,

• okienkowe,

• tabelaryczne,

• mieszane;

4. sposób i właściwości nadruku:

• jednostronne,

• obustronne,

• jednobarwne,

• wielobarwne:

5. technikę wykonania:

• drukowane,

• powielane;

6. formę introligatorską:

• pojedyncze karty,

• broszury (zszyte bądź sklejone boki kart);

7. ważność:

• zwykłe,

• ścisłego zarachowania.

Projektowanie wzoru formularza polega na stworzeniu nowego wzoru dostoso­wanego do potrzeb firmy.

Przy projektowaniu wzoru formularza należy zwrócić uwagę na to, aby for­mularz był prosty, czytelny, jasny i przejrzysty w układzie, zharmonizowany z in­nymi formularzami, estetyczny, tani i łatwy w wykonaniu i użytkowaniu.

Opracowanie formularza wymaga określonego postępowania. Składają się na to następujące czynności:

• ustalenie tekstu,

• wybór papieru,

• wybór formatu,

• ustalenie układu graficznego,

• wykonanie wzoru formularza na komputerze lub maszynie elektronicznej.

Temat: Zasady redagowania treści pism

Części składowe treści pisma:

1. Wprowadzenie - część wstępna

Celem wprowadzenia jest zorientowanie adresata w sprawie, którą za­mierzamy w piśmie omówić.

a/ Pismo powinno być wyrażone w uprzejmej formie,

b/ Pismo powinno być zwięzłe i jasne.

Przykład najkrótszego wprowadzenia: Zwracam się z uprzejmą prośbą o ...

2. Przedstawienie zagadnienia - część główna pisma

W części głównej przedstawia się problem, który jest przedmiotem sprawy.

Przedstawienie powinno być zredagowane zwięźle, precyzyjnie i jedno­znacznie.

Przykład: W związku z powyższym, wnoszę o ...

3. Uzasadnienie - część przekonująca pisma

Uzasadnienie ma przekonać adresata o słuszności stanowiska zajmowa­nego przez nadawcę pisma

a/ Uzasadnienie powinno odznaczać się płynnym przechodzeniem od argumentu do argumentu.

b/Argumenty powinny być jasne, logiczne i konsekwentne.

c/ Uzasadnienie z reguły jest najdłuższą częścią treści pisma.

4. Wnioski lub zakończenie - część końcowa pisma

W zakończeniu określa się oczekiwania dotyczące działania, postawy czy stanowiska adresata.

Formułuje się wnioski.

Przykład: Liczymy na pozytywne załatwienie sprawy.

Przy redagowaniu treści pism należy zachować ogólnie przyjęte zasady.

Pismo urzędowe powinno się odznaczać takimi cechami, jak:

1. Styl urzędowy:

• przewaga zdań pojedynczych,

• dążenie do ujęć zwięzłych i ścisłych,

• brak pierwiastków emocjonalnych,

• użycie form nieosobowych i kategorycznych,

• ujmowanie treści w punktach,

• schematyzm.

Styl grzecznościowy:

• stosowanie zwrotów grzecznościowych,

• pisanie dużymi literami wyrazów określających adresata.

2. Zwięzła forma:

• unikanie zbędnych zdań i zwrotów,

• ujmowanie niektórych treści w punktach.

3. Uprzejma forma:

• nie pozwala na używanie pogróżek,

• każe unikać przesadnych zwrotów grzecznościowych,

• dozwala na utrzymanie korespondencji w stanowczym tonie przy akcen­towaniu swego stanowiska czy decyzji.
  

4. Pismo powinno być kompletne:

• powinno zawierać istotne dla sprawy informacje związane z celem pisma.

5. Pismo powinno być przekonujące dla odbiorcy:

• powinno wywołać pożądaną reakcję czytającego (należy pamiętać o wła­ściwym doborze słów),

• powinno przekonywać adresata przez odwoływanie się do faktów.

6. Pismo powinno dotyczyć jednej sprawy:

• nie jest wskazane przedstawianie kilku spraw jednocześnie, jeśli dotyczą kilku komórek organizacyjnych.
  

7. W piśmie można używać skrótów:

• skróty te muszą być powszechnie znane: np. ob. (obywatel), itd. (i tak dalej).

8. W piśmie należy akcentować ważne kwestie:

• należy skierować uwagę odbiorcy na najważniejsze zdania i słowa,

• zastosować akapity,

• przeznaczyć więcej miejsca na myśl przewodnią,

• zdefiniować najważniejsze myśli na początku lub końcu,

• zastosować wyróżnienia, np. pismo rozstawne (spacja, druk rozstrzelony),

• wyróżnić fragment pisma przez wyśrodkowanie.

9. Pismo powinno być przejrzyste:

• ujmować poszczególne myśli w odrębne akapity,

• przedstawiać treść metodą dedukcyjną (pismo zaczyna się od stwierdzeń ogólnych, przechodząc do wniosków szczegółowych),

• przedstawiać tekst metodą indukcyjną (pismo zaczyna się od podania szczegółów, przechodząc do konkluzji uogólniającej),

• przejrzystość pism zależy od wielkości odstępu wierszowego.

Temat: Zastosowanie stylu urzędowego

Schematyzm to główna cecha stylu urzędowego

Styl schematyczny cechują:

1. Ustabilizowane połączenia wyrazów, (np.: ...na podstawie, ...opierając się na..., w nawiązaniu do..., w odpowiedzi na...)

2. Ustalona kolejność i stałe miejsce przeznaczone na określone informa­cje, (np.: podpisy, załączniki, do wiadomości itp.)

3. Szablonowość tekstu (np. w odpowiedzi na Wasze pismo z dnia ..., z góry dziękujemy za załatwienie sprawy ...)
   

Nowoczesne zasady formułowania treści pism:

ZASADA I - Respektowanie praw psychologii

• Polega na potraktowaniu odbiorcy tak, by czuł się wyróżniony, za­dowolony, usatysfakcjonowany: np. ...to do Państwa należy podjęcie decyzji, Tylko Panu składamy taką ofertę ... , ... Jesteście naszym najlepszym klientem

• Zgodnie z prawami psychologii nie należy rozpoczynać i kończyć zdania negatywnym sformułowaniem ani używać wielu negatywnych stwierdzeń typu: niestety, muszę, bardzo mi przykro ...

• Żądania należy formułować w sposób wyważony, np.: Proszę uregu­lować należność do dnia...

• Nie wolno lekceważyć adresata, wszelkie negatywne dla niego infor­macje należy przedstawić w sposób delikatny. Należy rzetelnie infor­mować adresata o popełnionych błędach, przekazywać pełne, rzeczowe informacje, a sprawy niewygodne przemilczeć. Nie należy nadmiernie skupiać uwagi na nadawcy pisma, np.: z przyjemnością zapraszamy Państwa do skorzystania z naszej sali konferencyjnej ... Proszę zwrócić uwagę na jakość naszych wyrobów ... Współpraca pozwoli na zwięk­szenie zysków ...

ZASADA II - Nieszablonowość i precyzja wypowiedzi

Zalecana jest oryginalność, która polega na unikaniu rutynowych sfor­mułowań, na ciągłej kontroli jakości wypowiedzi. Precyzja wypowiedzi wpływa na zrozumienie listu.

Proces przygotowywania pisma:

• robocza analiza problemu,

• wypisanie argumentów,

• sporządzenie brudnopisu,

• korekta dokonana przez drugą osobę,

• sporządzenie czystopisu.

ZASADA III - Prostota, zwięzłość, naturalność, poprawność językowa wy­powiedzi

Nowością korespondencji biurowej jest odchodzenie od dotychczasowego for­malnego tonu wypowiedzi. Należy nadawać listom bardziej indywidualny cha­rakter, nie używać formy bezosobowej, ale pisać we własnym imieniu i kiero­wać list do konkretnej osoby.

Należy unikać:

• nadmiernego mnożenia dowodów szacunku,

• rozbudowanej formy opisowej,

• używania przymiotników i przysłówków w stopniu najwyższym,

• używania pustych słów,

• wyrazów nadużywanych w języku codziennym („wytartych"),

• tautologii (tzw. masło maślane),

• powtórzeń.

ZAPAMIĘTAJ!

W korespondencji biurowej stosuj formy grzecznościowe, które wyraża­my przez:

• pisanie dużymi literami wyrazów określających adresata, np.: Pani, Pań­stwo...

• stosowanie zwrotów grzecznościowych, np.: z poważaniem, z wyrazami szacunku...

Temat: Zastosowanie skrótów i skrótowców

W korespondencji biurowej można stosować skróty. Ważne jest, aby to były skróty powszechnie znane, a ich pisownia prawidłowa.

1. Skróty wyrazów mowy potocznej
a) pisane	z kropką:
ob.	obywatel	wm.	w miejscu
im.	imienia	tab.	tabela
br.	bieżący rok	tys.	tysiąc
bm.	bieżący miesiąc	tzn.	to znaczy
jw.	jak wyżej	cdn.	ciąg dalszy nastąpi
np.	na przykład	szt.	sztuk
itd.	i tak dalej	tuz.	tuzin
ww.	wyżej wymieniony	ust.	ustęp
ul.	ulica	godz.	godzina
t.	tom	mies.	miesiąc
w.	wiek	m.in.	między innymi
i in.	i inne	poz.	pozycja
b) pisane	bez kropki:
nr	numer	pkt	punkt
rk	rachunek	min	minuta
wg	według	sek	sekunda

2. Skróty tytułów służbowych, naukowych i wojskowych

a) pisane z kropką:

inż.	inżynier
prof.	profesor
gen.	generał
kpt.	kapitan
doc.	docent

b) pisane bez kropki:

dr	doktor
mgr	magister
mjr	major
płk	pułkownik

3. Skróty miar i wag
km	kilometr	1	litr
cm	centymetr	ml	mililitr
mm	milimetr	t	tona
dm	decymetr	kg	kilogram
ha	hektar	dag	dekagram
a	ar	g	gram
m	metr	mg	miligram

4. Skróty jednostek monetarnych:

zł złoty

gr grosze

Skrótowce są wyrazami utworzonymi z nazw wielowyrazowych.

Podział skrótowców ze względu na ich budowę:

1. literowce - zbudowane są z pierwszych liter nazwy, np.:

PWST - Państwowa Wyższa Szkoła Teatralna

2. głoskowce - zbudowane z pierwszych głosek nazwy, np.:

MEN - Ministerstwo Edukacji Narodowej

KUL - Katolicki Uniwersytet Lubelski

3. grupowce - tworzone z grup głosek lub sylab, np.:

POLFA - Polska Farmacja

4. skrótowce mieszane - składają się zarówno z sylab, jak liter i głosek, np.:

MKOL - (emkaol) Międzynarodowy Komitet Olimpijski

Cechy skrótowców:

Powinny być zrozumiałe, znane, ekonomiczne i estetycznie (wygląd skrótowca i jego brzmienie powinno się kojarzyć z pełną nazwą).

Poprawna pisownia skrótowców:

• piszemy je wielkimi literami bez kropek,

• przyimki i spójniki istniejące w nazwach piszemy małymi literami, np.: MOSiR, WSiP, ImiGW,
  

• dwuznaki mają tylko pierwszą literę dużą, np.: ZChN,

• skrótowce mogą występować w różnych przypadkach, końcówkę poprze­dzamy łącznikiem, np.: ZChN-u.

---