Informatyka na potrzeby rachunkowości

Stan prawny na 15 lutego 2007 r.

Opracowała Anna Wiśniowska

[e-mail]

WYŚLIJ PYTANIE

Właściwie ocenione potrzeby rynku i podejmowane trafne decyzje zapewniają rozwój firmy. Powoduje to szybki wzrost danych liczbowych, wymagających ujęcia w księgach rachunkowych. Stąd też może zrodzić się potrzeba komputeryzacji prac księgowych. Przewaga księgowości komputerowej nad księgowością prowadzoną ręcznie sprowadza się do tego, że urządzenie to uwalnia posługujących się nim od konieczności wykonywania czynności techniczno-obliczeniowych. Bezpośrednia obsługa komputera nie wymaga od obsługujących znajomości zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zastosowanie komputerów w rachunkowości wywiera istotny wpływ na przetwarzanie danych księgowych. Współczesny system komputerowy zapamiętuje bardzo dużo danych, co umożliwia uzyskanie coraz bardziej szczegółowego zapisu księgowego oraz łączenie danych z różnych źródeł i różnych faz obiegu środków gospodarczych. Szybkość przetwarzania danych pozwala na zasadniczą zmianę sposobu ewidencji, zapewniając jednocześnie łatwe ich przetwarzanie według żądanych kryteriów.

Rachunkowość jako system informacyjny

Głównym celem rachunkowości jest dostarczenie informacji finansowych o działalności przedsiębiorstwa.

Informacje finansowe potrzebne są przede wszystkim osobom podejmującym decyzje zarządcze. Pomagają im planować i kontrolować działalność jednostki organizacyjnej.

Rachunkowość może być prowadzona w różnych formach.

Na formę rachunkowości składa się:

•  zespół urządzeń księgowych,

•  sposób dokonywania zapisu w tych urządzeniach,

•  zastosowanie środków technicznych dla dokonywania zapisu.

Najważniejszym czynnikiem w formach rachunkowości jest sposób dokonywania zapisu księgowego, a w szczególności powiązanie zapisu chronologicznego z systematycznym.

Słowniczek

Formy rachunkowości są to zespoły urządzeń ewidencyjno-technicznych, które służą do rejestracji zdarzeń gospodarczych zgodnie z określonymi regułami dotyczącymi zapisów.

Zapis chronologiczny jest to rejestrowanie wszystkich operacji kolejno według czasu ich dokonania.

Zapis systematyczny jest to rejestrowanie operacji gospodarczych zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

Do operacji zapisem chronologicznym służy urządzenie księgowe zwane dziennikiem, a systematycznym - konto księgowe. Formy te mogą być prowadzone za pomocą ksiąg oprawnych oraz luźnych kart.

W Polsce za prawidłową uznaje się każdą formę rachunkowości, która umożliwia:

•  zarejestrowanie operacji gospodarczych w porządku chronologicznym,

•  sprawdzenie prawidłowości zapisów księgowych przez stwierdzenie wzajemnej zgodności obrotów i sald zarówno kont syntetycznych, jak i analitycznych na koniec każdego miesiąca i na koniec roku,

•  pełne usystematyzowanie wszystkich operacji gospodarczych według kont w zakładowym planie kont.

Można powiedzieć, że zastosowanie określonej formy rachunkowości zależy od różnych czynników, charakteru jednostki organizacyjnej, potrzeb informacyjnych oraz kwalifikacji pracowników.

Forma rachunkowości wymusza podział pracy w komórkach księgowości.

Wśród różnych form ksiąg rachunkowych w Polsce wyróżniamy:

•  formę tabelaryczną,

•  formę przebitkową,

•  formę rejestrową,

•  formę informatyczną.

Tabelaryczna forma rachunkowości

Tabelaryczna forma techniki księgowości znana jest również pod nazwą „amerykańskiej” lub „amerykanki”. Polega ona na prowadzeniu księgi, zwanej dziennikiem tabelarycznym lub „dziennik-główna”, która ma w sobie dwa urządzenia:

•  dziennik, przeznaczony do zapisów chronologicznych,

•  zespół kont syntetycznych do zapisów systematycznych.

Sposób dokonywania zapisu księgowego wygląda tak:

•  każda operacja gospodarcza zapisywana jest w dzienniku chronologicznie przez wpisywanie we właściwych kolumnach dziennika: numeru pozycji, daty zapisu, numeru dowodu, treści i kwoty operacji gospodarczej,

•  następnie w tym samym wierszu dokonuje się regularnego zapisu kwoty operacji - według zasady podwójnego zapisu.

ZAPAMIĘTAJ

Księgowość tabelaryczna może być stosowana tylko w niektórych jednostkach gospodarczych, posługujących się małą liczbą kont.

Przy stosowaniu księgowości tabelarycznej suma każdej operacji gospodarczej jest zapisywana w dzienniku-głównej trzykrotnie:

- w rubryce „suma ogólna” dziennika,

- na stronie Dt odpowiedniego konta księgi głównej,

- na stronie Ct odpowiedniego konta księgi głównej.

Sposób wykonywania tych zapisów pokazuje, że posługiwanie się tabelaryczną formą techniki księgowości powinno zapewnić równość sumy dziennika z sumą obrotów debetowych oraz sumą obrotów kredytowych wszystkich kont. Umożliwia to łatwe sprawdzanie prawidłowości zapisów księgowych oraz porównanie zgodności sumy obrotów dziennika z sumą obrotów debetowych i kredytowych wszystkich kont.

Całe księgowania w księdze mogą być dokonywane tylko ręcznie.

PLUSY I MINUSY KSIĘGOWOŚCI TABELARYCZNEJ

+ Jasność zapisów w księdze dziennik-główna.

Ułatwienie dokonywania i uzgadniania zapisów.

Łatwość wyszukania błędów księgowych.

- Ograniczona liczba kont syntetycznych.

Utrudniony podział czynności między kilka osób.

Księga dziennik-główna jest przystosowana do prowadzenia tylko przez jedną osobę.

Duża możliwość popełniania błędów księgowych przy przenoszeniu obrotów poszczególnych kont z jednej stronicy księgi dziennik-główna na stronicę następną.

Przebitkowa forma rachunkowości

Forma ta powstała na początku XX wieku w Szwajcarii i Niemczech. Może być prowadzona ręcznie lub za pomocą maszyn księgujących. Zapisy tą metodą prowadzone są na luźnych kartach (kontach syntetycznych), następnie przebitkowo kalkowane są przez kalkę na dziennik służący chronologicznej rejestracji zapisów. Zapisy dokonane na koncie są oryginałem, a dokonane w dzienniku przez kalkę - kopią.

Taki sposób prowadzenia zapisów księgowych zapewnia absolutną zgodność zapisów w obu tych urządzeniach.

Do prowadzenia ewidencji w tej właśnie formie potrzebne są następujące urządzenia:

•  karty kontowe,

•  kalka kopiowa,

•  pióro lub długopis,

•  dzienniki, będące również luźnymi kartami,

•  aparat do księgowania, tzw. kontownica.

Kontownica jest aparatem, który składa się z twardej płyty o gładkiej powierzchni oraz dwóch ruchomych szyn, dociskanych do płyty za pomocą sprężyn. Jedna z szyn służy do mocowania dziennika, druga - kart kontowych.

Formularze dziennika przedstawiają luźne karty o układzie rubryk dostosowanym do kart kontowych. Tyle jest rodzajów formularzy dzienników, ile jest rodzajów przebitkowych kart kontowych. Stosuje się dzienniki finansowe (uniwersalne), ilościowo-wartościowe, dzienniki służące do ewidencji środków trwałych. Karty dziennika są dłuższe od odpowiadających im kart kontowych, ponieważ są mocowane w kontownicy i mają dodatkową rubrykę na umieszczenie nazwy konta. Do księgowania operacji gospodarczej w dzienniku służą dwa wiersze, w które wpisuje się takie same dane operacji gospodarczej.

Muszą być zachowane następujące zestawienia między urządzeniami księgowymi:

•  suma obrotów rubryki Dt dziennika musi być równa sumie obrotów rubryki Ct dziennika na koniec każdego dnia lub okresu,

•  suma obrotów debetowych wszystkich kont syntetycznych w danym miesiącu musi być zgodna z sumą obrotów Dt w dzienniku,

•  suma obrotów Ct wszystkich kont syntetycznych w danym miesiącu zgodna jest z sumą rubryki Ct w dzienniku.

Zestawienia te nie zachodzą wtedy, gdy forma techniki przebitkowej jest stosowana tylko do wydzielonych zapisów analitycznych, ewidencji ilościowo-wartościowej, ewidencji środków trwałych itp., więc do jednostronnych, powtarzanych zapisów.

Księgowość przebitkowa pod względem organizacyjnym jest elastyczną formą techniki, można ją łatwo dostosować do różnych wielkości jednostek gospodarczych i różnych wymagań stawianych komórce księgowości.

PLUSY I MINUSY KSIĘGOWOŚCI PRZEBITKOWEJ

+ Nieograniczona możliwość podziału pracy.

Możliwość prowadzenia nieograniczonej liczby kont.

Mała pracochłonność ewidencji księgowej (jednoczesne dokonywanie dwukrotnego zapisu: na koncie i w dzienniku), możliwość dokonywania zapisów zbiorczych.

Łatwość wyszukania potrzebnego konta do księgowania.

- Trudności kontroli przebiegu całości oddzielnych transakcji.

Trudność zestawienia sprawozdań w wypadku, gdy określone ich pozycje wynikają tylko z niektórych zapisów księgowych.

Rejestrowa forma rachunkowości

Powstała w Polsce po drugiej wojnie światowej. Urządzeniami księgowymi w tej formie są:

•  rejestry,

•  konta syntetyczne,

•  konta analityczne.

Jednak większość zdarzeń księgowych ujmowana jest w tej formie w rejestrach, które służą do ewidencji operacji gospodarczych dotyczących danego zagadnienia. Wyróżniamy dwa rodzaje rejestrów:

•  rejestr prosty - są to zestawienia okresowe poszczególnych rodzajów dowodów i pełnią funkcję specjalnych dzienników, np.: bankowy, kasowy,

•  rejestr złożony (zagadnieniowy) - wszystkie dokumenty związane są z daną operacją gospodarczą w jednym wierszu i we właściwych kolumnach dla poszczególnych dokumentów, np.: rejestr zakupu i sprzedaży.

Technika zapisu w rejestrze zagadnieniowym nazywana jest zapisem liniowym. Rejestry prowadzi się każdego miesiąca. Po wpisaniu wszystkich dokumentów rejestr jest uzgadniany i zamykany, a jego sumy są księgowane na kontach syntetycznych. Technika zapisu jest bardzo efektywna w przypadku pracy ręcznej.

PLUSY I MINUSY KSIĘGOWOŚCI REJESTROWEJ

+ Możliwość podziału pracy.

Mniejsza możliwość popełnienia błędów.

Dodanie do rejestrów ewidencji analitycznej.

- Skomplikowana budowa rejestrów.

Brak regularnych zapisów na kontach.

Trudności w księgowaniu operacji nietypowych.

Zgodnie z prawem

art. 4 ustawy o rachunkowości

1. Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

2. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

3. Rachunkowość jednostki obejmuje:

1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,

2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

5) sporządzanie sprawozdań finansowych,

6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,

7) poddanie badaniu i ogłoszenie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Rachunkowość informatyczna

Zastosowanie komputerów w rachunkowości spowodowało powstanie nowej formy, zwanej rachunkowością informatyczną.

Rozwój techniki na niespotykaną dotychczas skalę pozwala produkować więcej, lepiej i taniej. Rodzi to chęć opanowania coraz większych segmentów rynku. Wzmaga się więc konkurencja, która wywołuje zapotrzebowanie na szybką, aktualną i rzetelną informację. Ostatnie lata dowodzą, że aby firma, mimo dużej konkurencji na rynku, odnosiła sukcesy, musi być dobrze zarządzana. Jest to w obecnych czasach niemożliwe bez korzystania z komputerów, także w rachunkowości.

Wykorzystanie komputera w rachunkowości może polegać na:

•  zastąpieniu nim pracy ręcznej lub mało sprawnych maszyn,

•  uwzględnieniu możliwości maszyn do ewidencji przydatnej w zarządzaniu, wobec wzmocnienia funkcji kontrolnej i to bieżąco, a nie ex post (na koniec okresu).

Prowadzenie ksiąg rachunkowych właśnie tą formą ułatwia bardzo pracę, ponieważ komputer wykonuje wiele czynności szybko i dokładnie. Pobiera on dużą liczbę danych, przechowuje te dane, grupuje je, przetwarza oraz kontroluje i prezentuje informacje w różnych układach, takich jak syntetycznym i analitycznym. Przedsiębiorca firmy musi prowadzić wszystkie księgi rachunkowe, takie jak: konta księgi głównej, dziennik, zestawienie obrotów i sald kont głównych, konta ksiąg pomocniczych oraz zestawienie obrotów i sald kont pomocniczych.

Najważniejszą zaletą formy komputerowej jest to, że bez udziału człowieka wykonuje duże zespoły czynności, takie jak: obliczanie przychodów, rozchodów, pozostałości materiałów w magazynie.

Konieczność stosowania komputerów w rachunkowości podmiotów gospodarczych jest uzasadniona następującymi względami:

•  stałym wzrostem liczby dokumentów źródłowych przy jednoczesnej potrzebie zmniejszania zatrudnienia w pracach obliczeniowo-ewidencyjnych,

•  potrzebą magazynowania coraz większych zbiorów danych,

•  dążeniem do przyspieszania prac ewidencyjnych, poprawy jakości i przejrzystości ewidencji księgowej oraz informacji finansowej,

•  koniecznością tworzenia dodatkowych przekrojów ewidencyjnych, niemożliwych do uzyskania przy technice ręcznej, przydatnością łączenia różnych rodzajów i systemów ewidencji na potrzeby kontroli i zarządzania.

Spośród zasad komputeryzacji rachunkowości należy wymienić:

•  opracowanie założeń konstrukcyjnych systemu rachunkowości skomputeryzowanej,

•  określenie procesu przetwarzania danych,

•  dokonanie wyboru sprzętu gwarantującego sprawną działalność systemu,

•  przygotowanie zespołu pracowników do obsługi systemu.

Jednostka gospodarcza może zastosować komputerowy system rachunkowości:

- standardowy - zakupiony od instytucji zajmującej się opracowywaniem i rozpowszechnianiem takich systemów lub od innego przedsiębiorstwa; rozwiązanie to jest zwykle tańsze, gdyż prace przygotowawcze ograniczają się najczęściej do czynności adaptacyjnych, a czas wdrożenia jest krótszy,

- indywidualny - opracowany we własnym zakresie lub przez wyspecjalizowane jednostki na zamówienie; wariant ten umożliwia uzyskanie systemu lepszego jakościowo, spełniającego wymagania użytkownika.

Na podstawie właściwie przygotowanego programu komputer dokonuje całkowitego przetworzenia danych zawartych w dowodach i wprowadzanych do niego. Stosownie do programu komputer przejmuje dane o operacjach gospodarczych z powołaniem na dowód księgowy podany przez jednostkę wejściową, przechowuje i przetwarza, a więc „księguje” dane w tzw. jednostce arytmetyczno-pamięciowej oraz przedstawia rezultaty przetwarzania przez jednostkę wyjścia (np. w formie drukowanego bilansu).

Księgami rachunkowymi w rachunkowości informatycznej są:

•  zbiory danych, tworzone systematycznie według kont (wykazów), zestawionych danych kont (zestawienie obrotów i sald),

•  tabulogramy (wydruki), które są zewnętrzną postacią urządzeń księgowych,

•  zbiory danych zawierające chronologiczne i kompletne treści dowodów, zwane dziennikami.

Komputery mogą przetwarzać dane z bardzo dużą prędkością i nieosiągalną w przeszłości dokładnością (bezbłędnie). Zanim jednak komputer może to wykonać, człowiek musi obmyślić sposoby postępowania, przewidzieć każdy wyjątek w przetwarzaniu i udzielić szczegółowych instrukcji, jak komputer ma swoje czynności wykonywać. W konsekwencji komputery są zupełnie zależne od ludzi, przynajmniej na obecnym etapie tej techniki. Zastosowanie komputerów w rachunkowości wywarło rewolucyjny wpływ na przetwarzanie danych księgowych. Współczesny system komputerowy jest w stanie zapamiętać setki milionów danych, co umożliwia uzyskanie coraz bardziej szczegółowego zapisu księgowego oraz łączenie danych z różnych źródeł i różnych faz obiegu środków gospodarczych. W ten sposób może nastąpić integracja różnych rodzajów ewidencji (operatywnej, księgowej i statystycznej), skrócony zaś czas dostępu do komputerowych danych księgowych umożliwia coraz lepsze dostosowanie szczegółowości, częstotliwości i formy przekazu informacji ekonomiczno-finansowej z księgowości do potrzeb jej odbiorców.

Można wyróżnić trzy zasadnicze kierunki wykorzystania komputerów w rachunkowości:

•  zagadnieniowe przetwarzanie danych księgowych, kiedy to za pomocą komputera przetwarza się najbardziej pracochłonne odcinki prac ewidencyjnych z uwagi na dużą liczbę powtarzających się dokumentów źródłowych (np. ewidencję materiałów, ewidencję płac),

•  kompleksowe przetwarzanie danych z zakresu rachunkowości, obejmujące wszystkie etapy ewidencji, przechowywania i prezentowania danych liczbowych, a więc księgowość, rachunek kosztów i sprawozdawczość finansową,

•  zintegrowane przetwarzanie danych księgowych, przy którym radykalnej zmianie ulegają procedury księgowe i sposoby informowania kierownictwa.

Poza wykorzystywaniem komputera do wykonywania prac z zakresu wąsko pojętej rachunkowości może on być wykorzystywany również do automatyzacji niektórych prac (np. sporządzania faktur za sprzedane produkty i towary, wystawiania monitów (ponagleń) wzywających odbiorców do zapłaty należności, automatycznego obliczania odsetek zwłoki od niezapłaconych w terminie należności, z jednoczesnym wystawianiem odpowiednich dokumentów dla kontrahentów itp.).

Przy prowadzeniu rachunkowości za pomocą komputera należy zawsze pamiętać, że choć komputery są dziś najszybszymi maszynami, jakie kiedykolwiek wynaleziono, to dostarczają mętnych odpowiedzi, kiedy otrzymają niewłaściwy program lub dane wejściowe są niewłaściwe. Dlatego tak ważne jest zapewnienie prawidłowości programów i niedopuszczenie do samowolnej ich zmiany, a dalej kontrola zupełności i poprawności danych, wprowadzanych do systemu celem dalszego przetworzenia.

Przepisy nakładają na jednostki prowadzące księgi rachunkowe za pomocą komputera dodatkowe wymagania, mające na celu zapewnienie wiarygodności tak prowadzonych ksiąg. W przypadku prowadzenia ewidencji księgowej przy zastosowaniu komputerów zakładowy plan kont powinien dodatkowo zawierać:

•  wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera, z określeniem ich powiązań oraz przeznaczenia,

•  opis systemu przetwarzania danych przy zastosowaniu komputera i jego zmiany, obejmujące poza opisem zbiorów co najmniej:

- wykaz programów,

- opis przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania (reguły obliczeń, ewidencji, kontroli, wydruku danych) oraz wykorzystywania podczas przetwarzania danych.

Z kolei księgi rachunkowe powinny spełniać następujące warunki:

•  warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania, umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych,

•  przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald; wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym,

•  przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu,

•  wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

Zgodnie z prawem

art. 11 ustawy o rachunkowości

1. Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki (przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej).

2. Jednostki posiadające oddziały (zakłady) mogą prowadzić księgi rachunkowe oddziałów (zakładów) w siedzibie jednostki albo oddziałów (zakładów).

3. Księgi rachunkowe mogą być prowadzone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej poza siedzibą jednostki (oddziału, zakładu), w przypadku określonym w art. 13 ust. 2 i 3 oraz w razie powierzenia ich prowadzenia osobie fizycznej, osobie prawnej lub jednostce nieposiadającej osobowości prawnej, uprawnionej do świadczenia takich usług.

4. W przypadku nieprowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki (oddziału, zakładu) kierownik jednostki obowiązany jest:

1) powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki (oddziału, zakładu),

2) zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki (oddziału, zakładu).

Oprogramowanie komputerowe

Od wielu lat polską plagą i wielkim problemem gospodarczym jest piractwo komputerowe. Nierzadko zdarza się, że z nielegalnych programów komputerowych korzystają przedsiębiorcy, często nawet nie mając wiedzy o takim stanie rzeczy. Używanie pirackich kopii programów, np. księgowych, może nas jednak drogo kosztować.

Dlatego kierownicy przedsiębiorstw powinni dopełnić wszelkich starań, aby wyeliminować zjawisko używania nielegalnych programów w firmach, którymi kierują. Zgodnie z polskim prawem, istnieją dwa rodzaje odpowiedzialności za naruszanie praw autorskich przysługujących producentom oprogramowania komputerowego. Poszkodowani mogą dochodzić swoich praw zarówno na drodze karnoprawnej, jak i cywilnoprawnej.

Do najbardziej rozpowszechnionych przestępstw związanych z technologią informatyczną bez wątpienia należy tzw. piractwo komputerowe. Działalność piratów komputerowych powoduje wymierne straty finansowe tak u producentów, jak i w budżecie państwa poprzez zmniejszenie wpływów z podatków. Ponadto wysoki poziom piractwa nie wpływa zachęcająco na zagranicznych inwestorów, szczególnie z branż, których podstawą funkcjonowania jest właśnie prawo autorskie. Znaczna liczba osób nadal jednak nie zdaje sobie sprawy z konsekwencji kopiowania i używania tak nielegalnie skopiowanego oprogramowania, jak i innych utworów chronionych przez ustawę z dnia 4 czerwca 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. nr 94, poz. 658).

Czym jest piractwo

Piractwo to kopiowanie, reprodukowanie, używanie i wytwarzanie bez zezwolenia produktu chronionego przez prawo autorskie. Piractwo komputerowe często współistnieje z crackerstwem rozumianym jako zespół czynności mających na celu usunięcie lub przełamanie zabezpieczeń programów, a w szczególności analiza, śledzenie i badanie kodu programu, oraz tworzenie programów automatycznie generujących odpowiednie kody seryjne, w celu usunięcia zabezpieczeń chroniących oryginalny software przed kopiowaniem, usuwanie restrykcji w darmowych wersjach programu (np. aktywacja opcji, które teoretycznie dostępne są tylko w pełnych wersjach programu, wyłączenie limitu czasowego), a po części jest od niego zależne. Znaczna bowiem część programów użytkowych czy gier posiada zabezpieczenia uniemożliwiające ich kopiowanie. Dopiero złamanie takiego zabezpieczenia umożliwia wykonywanie kolejnych kopii programu. Należy sobie zdać sprawę z tego, że tzw. piractwo komputerowe jest niczym innym jak charakterystyczną ze względu na specyfikę programu komputerowego kradzieżą. Odpowiedzialność za tego typu czyn przewiduje art. 278 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz.U. nr 88, poz. 553 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2006 r. nr 226, poz. 1648), który mówi: Kto zabiera w celu przywłaszczenia cudzą rzecz ruchomą, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. A w odniesieniu do programu komputerowego § 2 tego artykułu stwierdza:Tej samej karze podlega, kto bez zgody osoby uprawnionej uzyskuje cudzy program komputerowy w celu osiągnięcia korzyści majątkowej.

Wyjaśnienia wymaga pojęcie programu komputerowego. Zgodnie z definicją, jest to logicznie uporządkowany ciąg instrukcji, przeznaczony do uzyskania za pośrednictwem sprzętu komputerowego pożądanego przez użytkownika systemu informatycznego wyniku, który w wielu wypadkach sprowadza się do otrzymania poszukiwanej informacji. Ochronie podlega każdy program, bez względu na wartość, przeznaczenie i formę wyrażenia.

Rodzaje licencji oprogramowania

1. GNU GPL (General Public License) - która mówi, iż każdy ma prawo do używania, modyfikacji kopiowania i rozpowszechniania oprogramowania, pod warunkiem że będzie ono udostępnione wraz z kodem źródłowym i danymi autora, oraz że oprogramowanie pochodne rozpowszechniane będzie na tej samej licencji.

2. BSD - tym różni się od licencji typu GNU GPL, że dopuszcza możliwość rozpowszechniania oprogramowania pochodnego bez udostępniania kodu źródłowego.

3. Shareware - to licencja, w myśl której oprogramowanie zostaje udostępnione w zasadzie bezpłatnie do testów, dzięki którym przyszły nabywca może dokonać sprawdzenia oraz oceny w pełni funkcjonalnego oprogramowania i na tej podstawie podjąć decyzję o jego zakupie. Na licencji tej rozpowszechniane są zazwyczaj programy czy aplikacje, za które nie są pobierane wysokie opłaty. Niekiedy nawet właściciele praw autorskich rezygnują całkowicie z opłat na rzecz innych form wynagrodzenia. Są to nietypowe formy licencji shareware.

4. Cadware - formy licencji shareware, w których właściciele praw autorskich, w zamian za udostępnienie możliwości nieodpłatnego korzystania z oprogramowania, domagają się wysłania do nich kartki pocztowej.

5. Beerware - formy licencji shareware, w których właściciele praw autorskich, w zamian za udostępnienie możliwości bezpłatnego korzystania z oprogramowania, domagają się wysłania do nich maila.

6. Adware - formy licencji shareware, w których można bezpłatnie korzystać ze skompilowanej wersji programu lub aplikacji, gdyż producenci uzyskują wynagrodzenie za umieszczone w programie reklamy. W niektórych przynajmniej programach rozpowszechnianych na tej licencji istnieje możliwość wykupienia wersji bez reklam.

7. Freeware - to rodzaj licencji, na której można bezpłatnie i bez ograniczeń korzystać ze skompilowanej wersji oprogramowania. Nie są udostępnione źródła. Nie można jednak dokonywać deasemblacji i przeróbek tego oprogramowania ani usuwać danych o jego autorze. Niektóre programy rozpowszechniane na tej licencji zawierają zastrzeżenie, iż są darmowe dla użytkowników indywidualnych. Firmy czy instytucje, chcące korzystać z takiego oprogramowania, muszą wnieść opłatę licencyjną uwidocznioną często w opcjach programu.

8. Trial - to ograniczona czasowo lub funkcjonalnie wersja programu. Ograniczenie funkcjonalne może polegać tu np. na możliwości stworzenia jedynie ograniczonej do kilku lub kilkunastu rekordów bazy danych, braku możliwości zapisu lub wydruku stworzonych przez siebie plików bądź prac. Ograniczenie czasowe dotyczy możliwości korzystania z pełnej wersji programu, w zakreślonym czasie, po którym program przestaje działać (od 14 do 90 dni). Zdarzają się też kombinacje ograniczeń funkcjonalnych z czasowymi. Po zakupieniu kodu rejestracyjnego można już bez ograniczeń korzystać z oprogramowania.

9. Demo - czyli wersja demonstracyjna, licencja tego typu nie pozwala na dokonywanie zmian ani przeróbek w oprogramowaniu. Programy na tej licencji służą ukazaniu możliwości oprogramowania (najczęściej wersji komercyjnej). Część funkcji w rozpowszechnianym na podstawie tej licencji oprogramowaniu jest niedostępna, co znacznie zmniejsza jego funkcjonalność, ale pozwala ocenić jego użyteczność.

Jak widać, istnieje wiele możliwości zgodnego z prawem, a nieodpłatnego korzystania z oprogramowania, w tym również z oprogramowania będącego alternatywą w stosunku do wersji komercyjnych.

Licencja jest ważna

Użytkownicy komputerów mogą nie zdawać sobie sprawy, że opracowanie programu komputerowego wymaga współpracy całej grupy ludzi, połączenia pomysłów i talentów programistów, specjalistów od tekstu i grafiki. Podobnie jak inna twórczość, np. literacka, muzyczna czy filmowa, programy komputerowe są chronione przez polskie i międzynarodowe prawo.

Kupując oprogramowanie, nabywca nośników nie staje się najczęściej „właścicielem” praw autorskich. Uzyskuje się natomiast uprawnienia do korzystania z programu z pewnymi ograniczeniami nałożonymi na użytkownika przez właściciela praw autorskich, którym zazwyczaj jest producent oprogramowania. Dokładne zasady korzystania z oprogramowania zawiera umowa dołączona do programu - licencja. Należy się z nią koniecznie zapoznać i przestrzegać określonych w niej zasad. Zasady te mówią najczęściej, że użytkownik ma prawo zainstalować program na jednym komputerze. Jeśli użytkownik powiela, rozprowadza lub instaluje oprogramowanie w sposób niezgodny z licencją lub w inny sposób łamie postanowienia umowy, narusza prawa autorskie do oprogramowania. Czyn taki może zostać w określonych przypadkach zakwalifikowany nawet jako przestępstwo ścigane z kodeksu karnego lub ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Nawet pomaganie w tworzeniu nielegalnych kopii pociąga za sobą odpowiedzialność prawną w świetle przepisów dotyczących ochrony programów komputerowych.

Poza konsekwencjami prawnymi, korzystanie z powielonego lub podrobionego oprogramowania oznacza:

•  zwiększone ryzyko pojawienia się wirusów, uszkodzenia nośników lub innych usterek programu,

•  brak dokumentacji lub jej niepoprawność,

•  brak wsparcia technicznego dostępnego dla użytkowników posiadających odpowiednią licencję,

•  brak uprawnień do nowszych wersji programów oferowanych użytkownikom posiadającym odpowiednią licencję.

Piractwo komputerowe - co na to przepisy

Zgodnie z polskim prawem, istnieją dwa rodzaje odpowiedzialności za naruszanie praw autorskich przysługujących producentom oprogramowania komputerowego. Poszkodowani producenci mogą dochodzić swoich praw zarówno na drodze karnoprawnej, jak i cywilnoprawnej.

Odpowiedzialność karna

Przepisy regulujące zasady odpowiedzialności karnej za naruszenie praw autorskich (majątkowych i osobistych) są zawarte w dwóch aktach: kodeksie karnym i ustawie o prawie autorskim.

Odpowiedzialność karna za popełnienie czynu zabronionego może być przypisana wyłącznie osobie fizycznej (art. 1 § 1 i 3 k.k.), jako że czyn może być wyłącznie przejawem woli człowieka. Osoba prawna nie może ponieść odpowiedzialności karnej.

Z praktyki w zakresie ścigania przestępstw szeroko rozumianego piractwa komputerowego można przyjąć, że wina za popełnienie tego rodzaju przestępstwa może być przypisana zwłaszcza:

•  członkom zarządu spółek prawa handlowego,

•  dyrektorom przedsiębiorstw i instytucji, np. państwowych,

•  osobom, które zajmują się administracją sieci komputerowych,

•  osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą, zwłaszcza w zakresie sprzedaży urządzeń komputerowych,

•  właścicielom komputerów (użytkownicy końcowi).

Jak już stwierdziliśmy, o tym, kto zostanie pociągnięty do odpowiedzialności karnej, decyduje możliwość przypisania winy konkretnej osobie. Na czym może polegać wina zarządzających firmą (kierownictwa firmy) w odniesieniu do piractwa komputerowego? W zasadzie możliwe są dwa sposoby popełnienia tego rodzaju przestępstw.

W pierwszym przypadku osoba zarządzająca (kierująca) firmą ma zamiar popełnienia czynu zabronionego (działanie w zamiarze bezpośrednim, np. w celu osiągnięcia korzyści majątkowej). Czynność sprawcza polega zatem na podjęciu decyzji dotyczącej nabycia, zarządzania i korzystania z nielegalnego oprogramowania komputerowego. Wydając swoim pracownikom sprzeczne z przepisami prawa polecenia, władze firmy swoim działaniem naruszają dyspozycję art. 18 § 1 k.k. (sprawstwo kierownicze), który stanowi, że odpowiada za sprawstwo nie tylko ten, kto wykonuje czyn zabroniony sam albo wspólnie i w porozumieniu z inną osobą, ale także ten, kto kieruje wykonaniem czynu zabronionego przez inną osobę lub - wykorzystując uzależnienie innej osoby od siebie - poleca jej wykonanie takiego czynu.

W drugim przypadku osoba zarządzająca firmą nie działa wprawdzie w zamiarze popełnienia czynu zabronionego, ale - przewidując możliwość jego popełnienia - godzi się na jego popełnienie. Zarządzający firmą ponosi odpowiedzialność za sprzeczne z prawem działania swoich pracowników, jeśli wie o takich niezgodnych z prawem działaniach, przewidując możliwość ich popełnienia - godzi się na nie lub dopuszcza do naruszenia prawa wskutek niezachowania należytej ostrożności, mimo iż powinien był lub mógł przewidzieć popełnienie czynu zabronionego.

Odpowiedzialność cywilna

Zgodnie z art. 79 prawa autorskiego, producent oprogramowania komputerowego, którego prawa autorskie naruszono, może żądać przede wszystkim wydania korzyści uzyskanych przez firmę naruszającą takie prawa albo zapłaty w podwójnej, a w przypadku gdy naruszenie jest zawinione, potrójnej wysokości stosownego wynagrodzenia, które w normalnych warunkach na rynku przysługiwałoby producentowi. O zawinionym naruszeniu można mówić nawet wtedy, gdy wina polega na niedbalstwie osób odpowiedzialnych. Producent może również żądać naprawienia wyrządzonej szkody.

Jeżeli sprawca naruszenia prowadził działalność gospodarczą we własnym lub cudzym imieniu, właściciel autorskich praw majątkowych, które zostały naruszone, może także domagać się, aby uiścił odpowiednią sumę pieniędzy na rzecz Funduszu Promocji Twórczości. Suma taka nie może być niższa niż dwukrotna wysokość uprawdopodobnionych korzyści odniesionych przez sprawcę z dokonanego naruszenia.

Z powyższymi roszczeniami można wystąpić zarówno przeciwko osobie fizycznej, jak i prawnej, która dopuściła się naruszenia. Przy czym do odpowiedzialności cywilnej z tytułu naruszenia autorskich praw majątkowych pociągnąć można także współsprawcę naruszenia, jego pomocnika oraz osobę nakłaniającą do popełnienia naruszenia. Osoby ponoszą solidarną odpowiedzialność ze sprawcą naruszenia. Nakłanianie interpretowane jest jako takie oddziaływanie na sferę motywacyjną bezpośredniego sprawcy, które dążyło do wywołania u niego lub utwierdzenia zamiaru popełnienia czynu zabronionego.

W zakresie odpowiedzialności cywilnej należy pamiętać o tym, iż zgodnie z polskim prawem osoby prawne ponoszą odpowiedzialność za działania podejmowane przez swoich pracowników, przedstawicieli, a tym bardziej członków ich władz. Tak więc to osoba prawna jest adresatem roszczeń przysługujących poszkodowanym producentom oprogramowania i ona ponosi wszelkie konsekwencje majątkowe.

W sytuacji gdy zakład pracy nie posiada osobowości prawnej, a jest jedynie prowadzony przez osobę fizyczną zarejestrowaną w ewidencji działalności gospodarczej, jest rzeczą oczywistą, że adresatem takich zarzutów będzie właśnie ta osoba. Może się wreszcie zdarzyć, że pomimo postawienia zarzutów wobec osoby prawnej, przedstawiciele jej kierownictwa odpowiadać będą solidarnie z osobą prawną.

Zgodnie z prawem

art. 79 prawa autorskiego

1. Twórca może żądać od osoby, która naruszyła jego autorskie prawa majątkowe, zaniechania naruszenia, wydania uzyskanych korzyści albo zapłacenia w podwójnej, a w przypadku gdy naruszenie jest zawinione, potrójnej wysokości stosownego wynagrodzenia z chwili jego dochodzenia; twórca może również żądać naprawienia wyrządzonej szkody, jeżeli działanie naruszającego było zawinione.

2. Niezależnie od roszczeń wymienionych w ust. 1, uprawniony może się domagać, ażeby sprawca zawinionego naruszenia dokonanego w ramach działalności gospodarczej podejmowanej w cudzym albo we własnym imieniu, choćby na cudzy rachunek, uiścił odpowiednią sumę pieniężną z przeznaczeniem na Fundusz, o którym mowa w art. 111. Suma ta nie może być niższa niż dwukrotna wysokość uprawdopodobnionych korzyści odniesionych przez sprawcę z dokonanego naruszenia.

3. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w przypadku usuwania lub obchodzenia technicznych zabezpieczeń przed dostępem, zwielokrotnianiem lub rozpowszechnianiem utworu, jeżeli działania te mają na celu bezprawne korzystanie z utworu.

4. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio w przypadku usuwania lub zmiany bez upoważnienia jakichkolwiek elektronicznych informacji na temat zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi, a także świadomego rozpowszechniania utworów z bezprawnie usuniętymi lub zmodyfikowanymi takimi informacjami.

Jaką wybrać wersję oprogramowania

Jednym ze sposobów ograniczania wydatków przedsiębiorcy jest korzystanie z darmowego oprogramowania. Można nim śmiało zastąpić drogie i często nie w pełni wykorzystywane lub wręcz niepotrzebne produkty komercyjne. Nie jest ono jednak wolne od wad. Stąd powodzenie programów płatnych.

Żeby komputer mógł funkcjonować, potrzebuje systemu operacyjnego. W zasadzie każdy, nawet mało wprawny użytkownik, może zainstalować go w komputerze lub w razie problemów przeprowadzić reinstalację. Dlatego w praktyce stała obecność czy choćby wizyty informatyka w małych firmach są rzadkie.

System operacyjny

Najbardziej znanym systemem operacyjnym jest Windows (Microsoft). Już sama nazwa - okna - wskazuje, jak działa system - użytkownik wykonuje operacje w otwierających się okienkach. I choć trzeba za niego zapłacić, to jest on dość wygodny dla osób niezaawansowanych. Instalacja systemu, dodatkowego oprogramowania, intuicyjny sposób zarządzania danymi oraz łatwość korzystania z systemu dają do ręki funkcjonalne narzędzie.

Jeśli komputer zostaje nabyty w sklepie, to można niedrogo dokupić do niego Windows XP w wersji OEM (przypisanej do komputera). Nie ma jednak takiej konieczności.

Alternatywny wobec systemu Microsoftu jest darmowy system Linux, stworzony w 1991 r. przez Linusa Torvaldsa. System ten zdobywa coraz większą popularność, głównie dzięki temu, że daje ogromne możliwości zaawansowanym użytkownikom. Niestety, często ta właśnie cecha jest również jego wadą. Instalując Linuksa na komputerach firmowych, trzeba skorzystać z wiedzy informatyka, który zainstaluje system i przygotuje go do pracy. Mimo że sam system jest darmowy, wizyta informatyka najczęściej jest płatna. Dodatkowo każda awaria systemu czy potrzeba jego reinstalacji to kolejne odwiedziny specjalisty i koszty. Dlatego Windows ma tu przewagę - jest prosty w instalacji i obsłudze. Nawet mało zaawansowany użytkownik z powodzeniem przeprowadzi poprawną instalację tego systemu operacyjnego. Ponadto większość firm używa dziś Windowsów.

Bezpieczeństwo

Skoro komputer już działa i mamy zainstalowany system operacyjny, to trzeba pomyśleć o najważniejszejszym: o bezpieczeństwie danych, poczty i całego komputera. Podstawowe aplikacje, które powinny być zainstalowane w każdym komputerze w celu zapewnienia minimalnego poziomu bezpieczeństwa, to program antywirusowy oraz firewall.

Program antywirusowy jest to aplikacja, której celem jest ochrona i zabezpieczenie komputera przed wirusami. Program ten przegląda cyklicznie komputer w poszukiwaniu niebezpieczeństwa, a po znalezieniu wirusów usuwa je lub dezaktywuje.

Ponieważ codziennie pojawia się co najmniej kilka zagrożeń, program antywirusowy powinien mieć opcję aktualizacji bazy wirusów (najlepiej, by aktualizacja odbywała się na bieżąco, automatycznie, przez Internet). Decydując się na program antywirusowy, należy sprawdzić, jak często udostępniane są nowe bazy wirusów (powinno się to dziać co najmniej raz na tydzień, a najlepiej kilka razy dziennie) oraz czy działający program nie spowolni działania komputera.

Polecane komercyjne programy antywirusowe to:

•  Kaspersky Anti-Virus,

•  avast!,

•  BitDefender,

•  Norton AntiVirus,

•  Panda ActiveScan,

•  F-Secure Anti-Virus.

Najbardziej znane, a co za tym idzie, jedne z najlepszych darmowych programów antywirusowych to:

•  ClamWin (do pobrania ze strony http://www.clamwin.com/),

•  OpenAntiVirus (do pobrania ze strony http://www.openantivirus.org/).

Oczywiście produkty komercyjne posiadają częstsze aktualizacje bazy wirusów, dokładniejsze silniki skanujące oraz wsparcie techniczne producenta. Nie ma jednak wątpliwości, że nawet korzystanie z darmowego produktu w znacznym stopniu minimalizuje ryzyko zainfekowania komputera.

Żeby dodatkowo podnieść bezpieczeństwo komputera chronionego darmowym oprogramowaniem antywirusowym, warto korzystać ze skanerów on-line. Są to programy udostępniane przez producentów oprogramowania antywirusowego na stronach internetowych, za pomocą których komputer jest skanowany niejako w locie. Aby korzystać z takich skanerów, trzeba posługiwać się przeglądarką Internet Explorer.

Firewall jest to aplikacja działająca na zasadzie zapory ogniowej. Zabezpiecza komputer użytkownika przed intruzami - atakami pochodzącymi z Internetu, złośliwym oprogramowaniem, a także uniemożliwia niepowołanym dostęp do komputera z zewnątrz. Najczęściej narzędzie to wyświetla listę aplikacji łączących się z Internetem, a użytkownik może decydować, czy chce pozwolić na połączenie. Firewall chroni komputer przed trojanami, wirusami i oprogramowaniem szpiegującym.

Najbardziej popularne i proste w obsłudze aplikacje typu firewall:

•  Agnitum Outpost Firewall

Producent w darmowej wersji oprogramowania (dostępnej do pobrania ze strony http://www.agnitum.com/products/outpostfree/index.php) wprawdzie nie zapewnia wsparcia technicznego, jednak Outpost Firewall w wersji free zapewnia podstawową ochronę komputera, dając zadowalający poziom bezpieczeństwa przed niebezpieczeństwami płynącymi z Internetu.

•  Sygate Personal Firewall

Jest ceniony przez użytkowników - chroni komputer przed atakami sieciowych intruzów, potrafi tworzyć raporty i jest łatwy w obsłudze (do pobrania ze strony http://www.sygate.com).

•  OmniVPN

Chroni komputer przed trojanami, wirusami i oprogramowaniem szpiegującym (do pobrania ze strony http://www.trlokom.com/.

Edytory i procesory tekstu

Podstawowym zadaniem komputera w prawie każdej firmie jest tworzenie i edycja dokumentów. Programy, za pomocą których możemy wykonywać takie wariacje, to edytory i procesory tekstu.

Edytor jest to program, który służy przede wszystkim do wprowadzania tekstów. Najczęściej edytory nie zajmują się formatowaniem i wyglądem tekstu lub mają te możliwości bardzo ograniczone.

Najbardziej znanym edytorem tekstu jest chyba windowsowy Notatnik (Notepad).

Procesor tekstu to zaawansowany edytor tekstu umożliwiający oprócz edycji zawartości tekstu także jego formatowanie, czyli nadaje mu odpowiedni wygląd - pozwala dobrać wielkość, rodzaj i kolor czcionki, odstępy między wierszami itd. Bardzo znany Microsoft Word to właśnie procesor tekstu.

•  OpenOffice Writer

To darmowy, zaawansowany procesor tekstu będący częścią bezpłatnego pakietu biurowego OpenOffice. W pełni odpowiada możliwościom MS Word i jest dostępny po polsku razem ze słownikiem ortograficznym. Program zawiera również komplet narzędzi do formatowania tekstu, a także narzędzie do eksportu dokumentów do formatu PDF. Poprawnie obsługuje dokumenty zapisane w formacie MS Word i zapewnia bezproblemową komunikację z tym środowiskiem.

Program można pobrać ze strony http://www.openoffice.org/.

•  AbiWord

Jest dostępnym w języku polskim darmowym procesorem tekstu. Doskonale nadaje się do tworzenia notatek, listów, sprawozdań czy pism. Potrafi odczytywać i zapisywać dokumenty OpenOffice lub MS Word. Program można rozbudować dzięki zestawowi pluginów (wtyczek), takich jak tezaurus (słownik wyrazów bliskoznacznych). Program jest do pobrania ze strony http: //www.abisource.com/.

•  Angel Writer

To darmowy, szybki i niewielkich rozmiarów procesor tekstu umożliwiający tworzenie dokumentów w popularnych formatach RTF, TXT i HTML. Nie obsługuje jednak najpopularniejszego formatu .doc (plików programu MS Word). Możliwości aplikacji ograniczają się do tego, co najpotrzebniejsze, czyli: edycja czcionek, kolorów, punktowanie, numerowanie, tabele itp. Program można pobrać ze strony http://www.angelicsoftware.com/.

Komercyjny MS Word nie jest jedynym programem w swojej klasie, ale - co charakterystyczne - będąc bardzo popularnym procesorem tekstów narzuca możliwość odczytu plików z rozszerzeniem .doc jako kryterium przy wyborze programu alternatywnego.

Arkusze kalkulacyjne

Arkusze kalkulacyjne to programy, które operują głównie na danych liczbowych, pozwalając na automatyczną obróbkę oraz przetwarzanie danych. Ułatwiają stosowanie formuł (matematycznych, statystycznych itd.) oraz automatyczne generowanie wykresów liniowych, słupkowych, kołowych itd. Dzięki swoim możliwościom arkusze kalkulacyjne są bardzo popularne głównie w działach księgowości i zajmujących się analizami.

Najbardziej znanym komercyjnym arkuszem kalkulacyjnym jest Excel firmy Microsoft oraz Quattro Pro firmy Corel.

Warto przy tym pamiętać, że podobnie jak w przypadku Worda istnieją bezpłatne programy o podobnej funkcjonalności co Excel, w dodatku dostępne za darmo.

•  OpenOffice Calc

To właściwie jedyny darmowy, dostępny w języku polskim, zaawansowany arkusz kalkulacyjny, będący częścią bezpłatnego pakietu biurowego OpenOffice, który w pełni odpowiada wymaganiom stawianym przed tego rodzaju oprogramowaniem. Program zapewnia obsługę formuł, narzędzia analityczne, rozwinięte opcje wizualizacji danych, a także narzędzie do eksportu dokumentów do formatu PDF. Poprawnie obsługuje dokumenty zapisane w formacie MS Excel i zapewnia bezproblemową komunikację z tym środowiskiem. Program można pobrać ze strony http://www.openoffice.org/.

Pakiety biurowe

Pakiety biurowe to zestawy programów przeznaczonych do typowych zastosowań biurowych.

W przypadku komercyjnych pakietów biurowych zaletą ich jest, że kupujemy jeden, zintegrowany produkt za cenę niższą niż suma cen poszczególnych programów zawartych w pakiecie. Wadą jest, że nie wszystkie programy zawarte w pakiecie będą przydatne w biurze.

W skład pakietu biurowego wchodzą najczęściej: edytor/procesor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do prezentacji.

•  OpenOffice

Obok komercyjnego MS Office, w skład którego wchodzą m.in. Word oraz Excel, coraz większą popularność zdobywa bezpłatny pakiet OpenOffice będący właściwie jedynym godnym uwagi darmowym produktem do użytku komercyjnego. Pakiet zawiera m.in. programy OpenOffice Writer oraz OpenOffice Calc opisane w artykule. Narzędzia pakietu OpenOffice poprawnie obsługują dokumenty zapisane w formatach MS Office, co przy dużym opanowaniu rynku przez Microsoft zapewnia bezproblemową pracę i komunikację z tym środowiskiem. Dodatkową zaletą OpenOffice, niedostępną w MS Office, jest możliwość wyeskportowania dokumentu do postaci PDF. Pakiet jest do pobrania ze strony http://www.openoffice.org/.

Przeglądarki dokumentów

Mimo posiadania alternatywnych programów biurowych (np. OpenOffice), które poprawnie interpretują formaty plików zapisanych przez programy pakietu MS Office (m.in. Word i Excel), czasami się zdarza, że programy te nie oddają prawidłowo oryginalnego wyglądu dokumentów stworzonych w konkurencyjnym programie firmy Microsoft. Dlatego sensowne jest posiadanie tzw. przeglądarki dokumentów, która pozwoli na otworzenie, wyświetlenie i wydrukowanie dokumentu, tak jak zrobiłby to sam Word - nawet kiedy nie mamy zainstalowanego programu Word.

Przeglądarki dokumentów to bezpłatne narzędzia dostarczane przez firmę Microsoft. Są idealnym uzupełnieniem bezpłatnych pakietów biurowych (np. OpenOffice). Co więcej, dzięki posiadaniu przeglądarki dokumentów przedsiębiorca może sprawdzić, czy stworzony np. w programie OpenOffice dokument będzie poprawnie odczytywany przez użytkowników MS Word czy Excel.

•  Word Viewer

Za pomocą tego programu można otwierać, wyświetlać i drukować dokumenty programu Word nawet wtedy, kiedy ktoś nie ma zainstalowanego programu Word. Za pomocą Word Viewer można także kopiować zawartość dokumentów do innych programów. Nie jest natomiast możliwe edytowanie otwartego dokumentu, jego zapisywanie lub tworzenie nowego dokumentu. Program można pobrać ze strony http://www.microsoft.com/downloads/ (w polu wyszukiwania wystarczy wpisać „word viewer”).

•  Excel Viewer

Program umożliwia otwieranie, wyświetlanie i drukowanie arkuszy stworzonych w programie Excel, nawet jeśli program Excel nie jest zainstalowany w komputerze. Można również kopiować dane z otwartego dokumentu do innego programu. Podobnie jednak, jak w przypadku programu Word Viewer, nie można edytować danych, zapisywać skoroszytów ani tworzyć nowych. Program jest do pobrania ze strony http://www.microsoft.com/downloads/ (w polu wyszukiwania wystarczy wpisać „excel viewer”).

•  PowerPoint Viewer

Program umożliwia wyświetlanie prezentacji multimedialnych stworzonych w programie PowerPoint. Za pomocą PowerPoint Viewer można wyświetlać i drukować prezentacje, ale nie można ich edytować. Program można pobrać ze strony http://www.microsoft.com/downloads/ (w polu wyszukiwania wystarczy wpisać „powerpoint viewer”).

•  Adobe PDF Reader

Format PDF to format plików służący głównie do prezentacji i drukowania tekstów. Dokumenty PDF są najczęściej używanymi formatami do przenoszenia i prezentacji, dlatego że PDF zawsze wygląda tak samo, bez względu na system operacyjny czy oprogramowanie użytkownika przeglądającego dokument. Przeglądający nie może edytować takiego dokumentu, wprowadzać zmian, wpływać na czcionki, akapity czy format. PDF to jednak doskonałe narzędzie do publikacji dokumentów np. na witrynie internetowej (możliwe do stworzenia m.in. w programie OpenOffice).

Aby odczytać dokument w formacie PDF, należy jednak mieć zainstalowany odpowiedni program. Adobe PDF Reader to darmowy program służący do przeglądania i drukowania dokumentów stworzonych w formacie Adobe Portable Document Format (PDF). Program można pobrać ze strony producenta: http://www.adobe.com/.

Fakturowanie

Wystawianie faktur to nieodłączna część działalności gospodarczej. Podobnie jak dla każdej z wcześniej omawianych kategorii, tutaj również prócz komercyjnych programów fakturujących jest mnóstwo bezpłatnych programów do zastosowania w firmie.

•  Faktura 1!

Faktura 1! jest dostarczanym przez firmę TGSoft bezpłatnym programem fakturującym (magazynowym). Zapewnia zakładanie kartotek asortymentowych oraz słownika kontrahentów, wystawianie faktur VAT, rachunków, korekt, faktur pro forma. Jak na program bezpłatny, Faktura 1! daje ogromne możliwości (mimo że jest to okrojona wersja programu do fakturowania Gospodarka Materiałowa). Pozwala np. zdefiniować kilka projektów faktur i wybierać jeden z nich przed wydrukiem faktury. Na podstawie wystawianych dokumentów generowane są zestawienia sprzedaży według kilku kryteriów. Program posiada dodatkowo wbudowany Generator Raportów, a także kilka najbardziej potrzebnych raportów. Można go pobrać ze strony http://www.tgsoft.pl/faktura1.htm.

•  Fakturka 1.07

To bardzo prosty, darmowy program do fakturowania. Prócz wydruków faktur umożliwia prowadzenie kartotek kontrahentów, produktów i usług (bez stanów magazynowych) oraz prowadzi prosty rejestr wystawionych faktur.

Największym plusem programu jest sposób liczenia wartości faktury - od cen netto lub brutto, a także możliwość zdefiniowania własnego projektu faktury.

Dodatkowymi zaletami są: możliwość wydruku noty korygującej oraz nadruku na kopertach. Aplikacja nadaje się do pracy w małej firmie. Program można pobrać ze strony http://www.bestsoft.net.pl/.

•  FIT Faktura

To darmowy i rozbudowany program do fakturowania umożliwiający wystawianie paragonów, faktur VAT, faktur korygujących oraz pro forma, a także drukowanie etykiet towarowych. Program posiada wiele przydatnych funkcji, m.in. pozwala na prowadzenie kartotek towarów, usług i kontrahentów, obsługę drukarek fiskalnych, samodzielną modyfikację wielu parametrów, np. nowych stawek VAT. Aplikacja oferuje także możliwość generowania raportów. Dodatkowym atutem jest obszerna pomoc dołączana do programu oraz na stronie producenta. Program można pobrać ze strony http://www.programer.pl/faktura.php.

•  VATowiec

VATowiec to bezpłatny program służący do obsługi sprzedaży w firmach. Program umożliwia obsługę wielu form działalności gospodarczej, zapewnia ewidencję rejestrów VAT, sprzedaży i zakupów, księgę przychodów i rozchodów, obsługę pełnej rachunkowości, rejestry: bank i kasa, kompensaty, noty odsetkowe, środki trwałe, umożliwia tworzenie bazy kontrahentów, katalogu towarów i usług, obsługę wielu magazynów. Umożliwia także symulację przyszłych wyników przychodów, kosztów, zysków i podatków, zapewnia przełączanie netto lub brutto w dowolnej chwili, wielowalutowość - faktury eksportowe (w językach angielskim i francuskim), ewidencję przebiegu pojazdów i automatyczne przeniesienie do ksiąg. Atutem programu jest pomoc techniczna i darmowe aktualizacje. Ograniczenia licencyjne pozwalają na bezpłatne zainstalowanie programu w firmie, ale tylko dla jednego użytkownika (licencja jednostanowiskowa). Program można pobrać ze strony http://www.vatowiec.pl/.

Jest wiele korzyści z używania darmowego oprogramowania. Przedsiębiorca bezpłatnie otrzymuje programy o potrzebnych w firmie funkcjach, podobnych do tych, jakie mają produkty komercyjne. Trzeba się jednak liczyć z tym, że darmowe oprogramowanie może przestać być rozwijane i wówczas jego użytkownicy będą musieli albo zainstalować sobie inny, tak samo funkcjonalny produkt, albo nadal będą korzystać z tego, który mają.

Programy użytkowe

Skoro komputer jest już w pełni skonfigurowany do pracy, posiada zainstalowany system operacyjny, program antywirusowy, firewall, programy do pracy biurowej oraz program do fakturowania, można zadbać o dodatkowe programy użytkowe, które będą przydatne w każdym komputerze.

Nie wszyscy początkujący użytkownicy zdają sobie sprawę, że oferowana w standardzie systemu Windows przeglądarka internetowa Internet Explorer zawiera sporo niedociągnięć i w zasadzie jest nie tylko niedoskonała, lecz czasem nawet niebezpieczna w użyciu. Większość początkujących użytkowników, uruchamiając Internet (co powszechnie kojarzone jest z uruchomieniem przeglądarki internetowej) i klikając w ładną niebieską ikonę „e”, beztrosko surfuje po sieci, narażając się na wiele czekających tam niebezpieczeństw. Tymczasem na świecie istnieją przeglądarki internetowe alternatywne w stosunku do IE (Internet Explorera), o wiele bezpieczniejsze i wygodne do używania w pracy. Dwie najpopularniejsze z nich to Opera oraz Firefox. Obie są dostępne w polskiej wersji językowej.

•  Opera

Pod tą nazwą kryje się darmowa przeglądarka internetowa napisana i rozwijana przez norweskich programistów Opera Software. Opera jest programem wielofunkcyjnym. Obok przeglądarki internetowej zawiera program do obsługi poczty elektronicznej, klienta IRC oraz czytnik kanałów RSS. Posiada przydatne funkcje, takie jak: blokowanie wyskakujących okienek reklamowych, personalizacja interfejsu, przeglądanie stron internetowych na tzw. kartach (w jednym głównym oknie Opery otwierane są karty, na których można przeglądać strony internetowe), własny menedżer pobierania plików. Opera nie spowalnia komputera, jest łatwa do pobrania przez Internet i nietrudna do zainstalowania. Ma też jeden z najprostszych interfejsów wśród przeglądarek internetowych. Użytkownik w prosty sposób może zmienić położenie właściwie każdego przycisku, decydować, które przyciski mają się pokazywać, a które ukryć. Dodatkowo Opera posiada skórki, czyli możliwość zmiany szaty graficznej przeglądarki. Opera Software na swojej stronie internetowej udostępnia sporą liczbę gotowych konfiguracji skórek i pasków narzędziowych przygotowywanych przez stale powiększającą się społeczność użytkowników Opery. Niepodważalnym atutem jest to, że jest najszybszą przeglądarką internetową na świecie. Program można pobrać ze strony http://www.opera.com.

•  Firefox

Firefox to darmowa przeglądarka internetowa, tworzona przez Fundację Mozilla oraz wolontariuszy. Jest bardzo popularna wśród użytkowników Internetu. O popularności Firefoxa świadczy 100 milionów pobrań w ciągu niecałego roku od premiery jego pierwszej wersji. Aplikacja nie obciąża komputera i jest łatwa do pobrania przez Internet. Jest szybka i przyjazna dla użytkownika, posiada możliwość przeglądania stron internetowych na kartach, blokadę wyskakujących okienek, menedżera pobierania plików, prosty czytnik kanałów RSS oraz możliwość instalacji rozszerzeń i dodatków, tzw. pluginów. Program można pobrać z witryny http://www.firefox.pl/.

Program pocztowy

Program pocztowy to aplikacja, dzięki której użytkownik może obsługiwać pocztę elektroniczną e-mail (czyli po prostu wysyłać i odbierać listy elektroniczne, tj. e-maile). Jak w każdym przypadku, są tu aplikacje komercyjne i bezpłatne, gorsze i lepsze. Jeżeli więc przedsiębiorca ma zainstalowany w komputerze system operacyjny Windows, to Microsoft w pakiecie z systemem operacyjnym umożliwia korzystanie z programu Outlook Express. Jest to bardzo dobry program, jednak niepozbawiony wad. Główną jego wadą jest małe bezpieczeństwo, dlatego warto rozejrzeć się za innym, darmowym oprogramowaniem.

•  Thunderbird

Thunderbird to bezpłatny, bezpieczny i szybki klient (program do obsługi) poczty oraz grup dyskusyjnych. Posiada konfigurowalny interfejs umożliwiający nawet zmianę wyglądu oraz układu okien. Ma obszerne opcje konfiguracyjne, umożliwia też rozbudowę funkcjonalności programu przez instalację dodatków. Posiada również wbudowany filtr antyspamowy, możliwość automatycznego blokowania potencjalnie niebezpiecznych przesyłek, filtr i reguły wiadomości, moduł sprawdzania pisowni.

Thunderbird to bardzo dobry, należący do najbardziej zaawansowanych programów przeznaczonych do obsługi elektronicznej poczty. Można go pobrać ze strony http://www.thunderbird.pl/.

•  Pegasus Mail

Pegasus Mail to bezpłatny, bezpieczny program do odbierania i wysyłania poczty. Jest aplikacją bardzo odporną na wszelkie wirusy atakujące za pomocą poczty elektronicznej. Program ma łatwy w obsłudze interfejs użytkownika. Program można pobrać ze strony http://www.pmail.com/.

•  Eudora

Eudora to bardzo dobry klient poczty elektronicznej. Program jest dostępny w wersji płatnej oraz darmowej. Darmowy wyświetla reklamy. Eudora posiada wiele ciekawych funkcji, np.: filtrowanie spamu, ostrzeganie przed potencjalnie niebezpieczną zawartością przychodzących i wychodzących wiadomości oraz dodatek ułatwiający śledzenie wymiany informacji. Program można pobrać z witryny http://www.eudora.com/.

Kompresja plików (archiwizator)

Program do kompresji plików, czyli tzw. archiwizator, to przydatny na każdym komputerze program, dzięki któremu użytkownik może skompresować potrzebne a nieużywane pliki na dysku, tak by zajmowały jak najmniej miejsca.

Archiwizator pozwala również otwierać archiwa otrzymane od innych osób, np. e-mailem lub pobrane z Internetu.

Istnieje kilkadziesiąt typów formatów, w których archiwizator zapisuje dane. Najpopularniejsze są ZIP i RAR. Bezpłatne programy obsługujące różne formaty kompresji, które warto zainstalować na komputerze, to:

•  7-zip (do pobrania ze strony http://www.zip.org/pl),

•  ZipGenius (do pobrania ze strony http://www.zipgenius.it/),

•  UltimateZip (do pobrania ze strony http://www.ultimatezip.com/).

Menedżer plików

Menedżer plików to intuicyjny i przyjemny w użyciu program służący do zarządzania strukturą plików i katalogów na komputerze. Znacznie przyspiesza on i umila prace związane z tworzeniem, kopiowaniem, przenoszeniem oraz usuwaniem plików i katalogów. Ułatwia też podgląd struktury drzewa katalogów oraz wyszukiwanie zasobów. Polecane bezpłatne programy to:

•  freeCommander (do pobrania ze strony http://www.freecommander.com/),

•  TurboNavigator (do pobrania ze strony http://www.woundedmoon.org/win32/turbonavigator.html),

•  FileCommander (do pobrania ze strony http://www.godlikesoft.de.vu/).

Specjalnie dla księgowych

Od dłuższego czasu wiadomo nie tylko księgowym, że komputeryzacja przedsiębiorstw jest niezbędną koniecznością. Przy tradycyjnym opracowywaniu budżetów, raportów czy sprawozdań, działy rozliczeń lub księgowości (w każdej firmie przeciążone odręcznie wykonywaną pracą) rozrosłyby się do monstrualnych rozmiarów. Prawdziwym panaceum na tak żmudne, często powtarzające się zadania stała się komputeryzacja - dzięki niej możliwe jest bardzo szybkie tworzenie budżetów czy dokumentów, niekiedy w mgnieniu oka. Jednocześnie wykorzystanie komputerów w rachunkowości bardzo ułatwia pracę księgowego i wszelkie możliwości popełnienia błędów eliminuje do minimum - m.in. za przyczyną kontroli poprawności wprowadzanych danych. Programy finansowo-księgowe są najczęściej wdrażanymi aplikacjami w firmach biznesowych - według jednego z pięknych sformułowań: „jeżeli rachunkowość nazwiemy językiem biznesu, to programy wspomagające finanse i księgowość są po to, żeby swobodnie mówić tym językiem”. Mimo formalnego podobieństwa obsługi przeciętnego działu księgowości, różnice we właściwościach oprogramowania dla firmy tkwią gdzie indziej - mogą to być programy jedno- lub wielomodułowe, mogą zawierać różne narzędzia do analizy i raportowania, mogą być mniej lub bardziej łatwe w obsłudze, skalowalne, zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanym danym. Duży wpływ na właściwości programów mają także takie czynniki jak architektura pracy, współpracujący system baz danych i wiele innych. Zależy to także od rozmiarów firmy. Dla firmy o średnich albo większych rozmiarach komputeryzacja jej pracy to praca w lokalnej sieci LAN (Local Area Network), co pozwala na zbudowanie systemu zarządzania pracą grupową. Praca taka jest zwykle wspomagana przez oprogramowanie współpracujące z siecią. Powstały w ten sposób system zarządzania pracą grupową jest dopasowany do struktury i organizacji pracy w firmie. Najczęściej jest to oprogramowanie modularne wspomagające pracę księgowości, magazynu, działu kadr i rachuby płac, prowadzące ewidencje przedmiotów trwałych, środków nietrwałych itp. Każdy z wykorzystywanych modułów może pracować samodzielnie, a poprzez współpracę z innymi modułami pozwala na sprawniejsze zarządzanie całością (wydanie towaru odnotowane w module Magazyn jest od razu przesyłane do ewidencji w module Księgowość). Tak było do niedawna.

Zdalna informatyzacja

W momencie dużej popularności takich systemów nagle rozpowszechnił się Internet. Obecnie dzięki tzw. architekturze wielowarstwowej korzystającej z Internetu można skomputeryzować firmę handlowo-usługową bez zakupu specjalizowanych aplikacji, kosztownych serwerów, a nawet bez zatrudnienia zakładowego informatyka! Udowadniają to oferty dzierżawy oprogramowania w trybie ASP (Application Service Provider). Dla skomputeryzowania pracy na jednym stanowisku w firmie handlowo-usługowej wystarczy bezpieczne połączenie z Internetem, tani komputer PC pełniący rolę terminala internetowego oraz wypożyczony w trybie ASP zestaw modułów z oferowanego oprogramowania dla firmy. Każda informacja (sprzedaż produktu ze sklepu, wydanie towaru z magazynu itp.) zapisywana na terminalu w sklepie czy magazynie jest przesyłana za pośrednictwem Internetu do centralnej bazy danych umieszczonej na komputerach w Centrum Danych (Data Center). Zapewniają one odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych i są wyposażone w oprogramowanie zarządzające bazą danych, oprogramowanie systemowe i aplikacyjne. Za utrzymanie niezawodnej pracy systemu informatycznego (administrowanie systemem, kopie zapasowe, zasilacze UPS itp.) odpowiadają pracownicy Data Center. Dużą zaletą usług ASP jest zmniejszenie kosztów - do obsługi setek klientów wystarczy jedna licencja programu na serwer aplikacji, a koszty upgrade'ów dzierżawionego oprogramowania ponosi dostawca usługi ASP (który rozdziela je pomiędzy wielu swoich klientów). Dodatkowo oszczędza się na etacie zakładowego informatyka, na kupnie serwera, zasilaczy UPS, napędów taśmowych do tworzenia kopii zapasowych itp. Wydaje się, że przed księgowością komputerową opartą na dzierżawie oprogramowania w trybie ASP nie ma odwrotu - przed nami widoczny jest etap przechodzenia oprogramowania dla firmy w Internet. Sam proces tej migracji nie jest natychmiastowy - przecież niektórzy pamiętają nie tak odległe czasy, kiedy niejedna księgowa nie wiedziała co to jest komputer i ręcznie prowadziła swoje księgi handlowe - dzisiaj już nie wyobraża sobie ona pracy bez komputera. Na tak radykalną zmianę poglądów trzeba było jednak czekać parę lat. Podobnie może być z trybem ASP.

Przetwarzanie informacji - analizy, wspomaganie decyzji

Dalszym rozwinięciem rynku dla potrzeb rachunkowości są programy, które mogą pomóc w bezpośrednim zarządzaniu firmą. Ich użytkownikami są osoby ze ścisłego kierownictwa przedsiębiorstwa, a opracowane dla nich oprogramowanie - dzięki łatwości przetwarzania i prezentowania danych - pozwala na planowanie i prognozowanie rozwoju firmy i powoduje, że zarządzanie całym przedsiębiorstwem można uzależnić od bieżących wyników ekonomicznych. Tworzy to całkiem nową jakość kierowania finansami i - co za tym idzie - wpływa na wyniki tak zarządzanych firm i przedsiębiorstw. Potrzeba podejmowania coraz trafniejszych decyzji o charakterze strategicznym, na podstawie ogromnej ilości danych i informacji, spowodowała powstanie oddzielnej klasy produktów, określanych wspólnym mianem Business Intelligence. Są to specjalne systemy informatyczne, które scalają dane z wielu różnych źródeł, następnie je przechowują i tworzą, na podstawie tak powstałych zasobów, najbardziej wyrafinowane analizy ekonomiczno-marketingowe. Do niedawna rozwiązania tego typu ze względu na swoją cenę były dostępne jedynie dla największych firm. Obecnie - głównie dzięki konkurencji na rynku dostawców - systemy te są osiągalne również dla średnich i mniejszych organizacji. Można w tym miejscu zadać pytanie - co mamy z systemów BI w życiu codziennym. Ilość wykorzystywanych na bieżąco zastosowań DDS, OLAP czy data mining jest ogromna. A oto kilka przykładów. Na pierwszy plan aplikacji analitycznych korzystających z BI wysuwają się zagadnienia związane z analizą finansów - możliwa jest np. analiza ryzyka kredytowego, bieżąca analiza płynności gotówkowej, analizy rynków finansowych. Możemy też korzystać z rozbudowanych systemów controllingu, które wspomagają zarządzanie firmą poprzez porównanie budżetów ze stanem faktycznym, monitorowanym na bieżąco. Do tego dochodzą wszelkiego typu analizy wskaźnikowe, sprawozdawczość (w języku BI nazywana jest ona raportowaniem) czy analizy rozrachunków. Kolejne, coraz bardziej popularne dzięki systemom CRM zastosowania to analizy zorientowane na klienta i na rynek. Są wśród nich analizy okresu utrzymywania kontaktu z klientami, analizy rentowności klientów, modelowanie reakcji i zachowań klientów oraz ocena klientów z punktu widzenia firmy. Są to zwykle analizy zorientowane na obszar marketingu, sprzedaży i serwisu, co pozwala na lepsze zrozumienie pracy tych działów, a co za tym idzie może mieć wpływ na planowanie i ocenę efektywności działań całej organizacji pracy firmy. Można jeszcze wymienić analizy związane z zarządzaniem kadrami, analizy zaopatrzenia i stanów magazynowych (np. w celu zwiększenia efektywności produkcji i optymalizacji tzw. łańcucha dostaw). Cechą wspólną tych analiz jest możliwość pracy na bieżąco i duża łatwość obsługi. Mogą one pracować na komputerze klasy PC po to, żeby kierowanie nawet małą firmą mogło sprostać wyzwaniom czasu.

Czy bliski termin akcesji Polski do UE sprawi, że małe i średnie firmy natychmiast ustawią się w kolejkach do dostawców informatyki i zaczną instalować odpowiednie systemy, których im obecnie brakuje? Jeśli nawet tak się nie stanie, warto uświadomić sobie, co można dzisiaj mieć, aby móc lepiej zarządzać na swoim podwórku i lepiej stawić czoło unijnej konkurencji.

Księgowi korzystają w pracy z programów znacznie ułatwiających księgowanie w książce przychodów i rozchodów i księgach handlowych. Patrząc na rynek outsourcingu księgowego, można powiedzieć, że informatyzacja firm spowodowana jest coraz większymi wymaganiami klientów. Standardem jest już dostęp do danych firmy on-line. Dzięki rozwiązaniom informatycznym łatwiejsza jest współpraca z firmami, które mają wiele oddziałów. Normą staje się również księgowość na odległość, a więc obecność księgowego w biurze nie jest już niezbędna. Należy jednak pamiętać o potrzebie przechowywania oryginałów dokumentów w miejscu, gdzie się je księguje. Przeszkodą w rozwijaniu elektronicznej księgowości jest również dość wysoka cena programów.

•  Biuro GT

System przeznaczony dla księgowych i kadrowych zatrudnionych w biurze rachunkowym oraz dla doradców podatkowych. Program jest uzupełnieniem programów księgowych i kadrowo-płacowych z linii InsERT GT (Rachmistrz GT, Rewizor GT, Gratyfikant GT, mikroGratyfikant GT). Biuro GT to narzędzie integrujące operacje wykonywane w tych systemach, dzięki czemu staje się wygodną podstawą pracy dla pracowników biura.

Biuro GT umożliwia sprawną obsługę dużej liczby podmiotów bez konieczności wyboru wszystkich obsługiwanych podmiotów i odszukiwania odpowiedniego modułu administracyjnego. Biuro GT automatyzuje wykonywanie operacji powtarzalnych, koniecznych do przeprowadzenia w każdym z obsługiwanych podmiotów. W systemie możliwe jest automatyczne modyfikowanie najważniejszych parametrów programów księgowych i kadrowych. Program zawiera mechanizmy pozwalające na łatwe harmonogramowanie pracy biura i kontrolowanie niektórych operacji wykonywanych przez biuro rachunkowe. Biuro GT ułatwia zarządzanie czynnościami administracyjnymi na wielu bazach danych - przede wszystkim przy archiwizacji i konwersji baz danych.

System generuje odpowiednie raporty ułatwiające rozliczanie pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientami.

Biuro GT to program intuicyjny w obsłudze, którego zadaniem jest przede wszystkim znaczne przyspieszenie pracy osób zatrudnionych w biurze rachunkowym.

Funkcjonalność Biura GT ogólnie można podzielić na dwie płaszczyzny działania. Pierwsza to wspomaganie pracy z programami linii InsERT GT, druga to funkcje, które ułatwiają planowanie rozmaitych zadań i kontrolują pracę całego biura.

Funkcje, które wspomagają pracę z programami linii InsERT GT:

•  zbiorcze naliczanie i wydruk deklaracji skarbowych (VAT-7, PIT-5, CIT-2),

•  zbiorcze naliczanie i eksport do pliku KDU deklaracji ZUS,

•  wydruk księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji VAT,

•  zbiorcze archiwizowanie i dearchiwizowanie baz danych podmiotów obsługiwanych przez biuro rachunkowe,

•  zbiorcza konwersja baz danych podmiotów obsługiwanych przez biuro rachunkowe,

•  ustawianie wybranych parametrów administracyjnych dla wielu podmiotów.

Funkcje ułatwiające zarządzanie biurem rachunkowym:

•  zarządzanie listą podmiotów obsługiwanych przez biuro,

•  zarządzanie personelem i uprawnieniami,

•  zaawansowane opisywanie podmiotów za pomocą definiowalnych procesów.

•  Fabrykant

Program typu MRP. Usprawnia zarządzanie produkcją w małych i średnich przedsiębiorstwach - fabrykach, warsztatach.

Fabrykant pomaga sterować realizacją zleceń produkcyjnych:

•  opracowuje plany produkcyjne zakładu,

•  przeprowadza bilanse materiałowe (wylicza zapotrzebowanie na surowce i materiały),

•  ocenia zdolność produkcyjną zakładu (bada obciążenie stanowisk pracy),

•  kontroluje zaawansowanie prac,

•  sporządza wiele użytecznych analiz, zestawień, harmonogramów,

•  automatycznie aktualizuje stany magazynowe materiałów, półproduktów i wyrobów gotowych.

Program pomaga ekonomicznie gospodarować zapasami produkcyjnymi i handlowymi. Jego zadaniem jest sugerowanie rozwiązań umożliwiające zwiększenie płynności produkcji i zbytu, a przez to ograniczenie kosztów magazynowania materiałów oraz gotowych wyrobów.

Fabrykant potrafi przystosować się do specyficznych wymagań różnych użytkowników. Program pozwala:

•  definiować struktury produktów,

•  wprowadzać opisy technologii,

•  definiować stanowiska pracy,

•  wystawiać dokumenty magazynowe i warsztatowe,

•  przygotowywać zamówienia na brakujące materiały,

•  rozliczać zatrudnionych pracowników,

•  prowadzić kalendarz produkcyjny (gromadzić informacje o absencjach, awariach i innych przerwach w pracy).

Inne zalety programu:

•  uniwersalność - przez odpowiednie ustawienie specjalnych parametrów istnieje możliwość dopasowania programu do różnych warunków działania - do obsługi różnych zakładów produkcyjnych,

•  dostępność - program nie wymaga specjalistycznych wdrożeń,

•  bezpieczeństwo - rozbudowany system archiwizacji danych oraz możliwość określania dla każdego użytkownika uprawnień do korzystania z wybranych funkcji programu.

Program może funkcjonować w sieci komputerowej. Współpracuje z systemami do obsługi sprzedaży Subiekt 4 MEGA i Subiekt 5 EURO oraz systemem finansowo-księgowym Rewizor 3 EURO.

•  Gratyfikant 3

To najnowsza wersja popularnego systemu wspomagającego pracę działu kadr i płac. Program uzupełniono i wzbogacono o wiele przydatnych funkcji i możliwości, dzięki czemu jest narzędziem jeszcze bardziej uniwersalnym i jeszcze lepiej odpowiada potrzebom nawet najbardziej wymagających użytkowników. Z łatwością dostosowuje się również do zmieniających się przepisów prawnych.

Gratyfikant 3 jest programem łatwym w obsłudze, dlatego z powodzeniem mogą z niego korzystać nawet początkujący użytkownicy komputerów. Może pracować w sieci komputerowej lub jako system jednostanowiskowy.

Gratyfikant 3 umożliwia prowadzenie rozbudowanej ewidencji pracowników, przygotowywanie umów o pracę i umów cywilnoprawnych, wyliczanie wypłat, sporządzanie niezbędnych wydruków oraz prowadzenie statystyk dotyczących zatrudnienia. Pozwala na obsługę wielu podmiotów gospodarczych.

Gratyfikant 3 może współpracować z innymi programami firmy InsERT: systemem sprzedaży Subiekt 5 EURO, systemem finansowo- -księgowym Rewizor 3 EURO, księgą przychodów i rozchodów Rachmistrz 4 EURO oraz systemem wspomagania produkcji Fabrykant, a także z programem Płatnik. Współpracuje też z rejestratorami czasu pracy oraz z programami homebankingowymi. Dzięki programowi Konsultant uzyskać można dostęp do specjalistycznej pomocy technicznej dla użytkowników Gratyfikanta 3.

W podstawowej wersji pakietu znajduje się licencja do pracy na trzech stanowiskach komputerowych.

Poniżej przedstawiamy listę najważniejszych możliwości programu.

Kadry:

•  wprowadzanie i edycja danych w ewidencji osobowej,

•  przygotowywanie umów o pracę i umów cywilnoprawnych,

•  prowadzenie ewidencji czasu pracy, badań okresowych i szkoleń bhp,

•  dokumentowanie zmian dokonanych w ewidencji.

Płace:

•  obliczanie i dokonywanie wypłat dla pracowników,

•  definiowanie i dowolne określanie składników płacowych,

•  sporządzanie list płac (w tym „trzynastki” i nagród jubileuszowych),

•  automatyczne naliczanie ekwiwalentu za urlop,

•  wystawianie rachunków z tytułu umów cywilnoprawnych,

•  wypłacanie i rozliczanie zaliczek,

•  rozliczanie pracy na akord oraz pracy prowizyjnej metodą (zwykłą lub progresywną).

ZUS:

•  generowanie i drukowanie deklaracji ZUS,

•  współpraca z programem Płatnik,

•  ewidencja zasiłków wypłacanych przez ZUS.

Statystyka:

•  bilansowanie czasu pracy, absencji, akordów oraz prowizji za dany okres,

•  tworzenie zestawień dotyczących struktury zatrudnionych według wieku, stażu, wykształcenia, typu zatrudnienia,

•  kontrola wykorzystania urlopów wypoczynkowych przez pracowników.

Wydruki:

•  drukowanie dokumentów związanych z kadrami i płacami - świadectw, umów, kart i asygnat zasiłkowych, list płac, deklaracji podatkowych, deklaracji i list zasiłków ZUS, poleceń przelewu itp.,

•  definiowanie postaci wydruków,

•  zestawienia definiowane przez użytkownika.

Inne możliwości:

•  kompleksowa obsługa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

•  kompleksowa obsługa kasy zapomogowo-pożyczkowej,

•  prowadzenie ewidencji miast, banków, urzędów skarbowych itp.,

•  definiowanie kalendarzy, według których pracują zatrudnieni,

•  wbudowany terminarz,

•  ulepszony interfejs użytkownika,

•  rozbudowany system archiwizacji danych,

•  wbudowane zabezpieczenia przed awariami komputera lub sieci.

•  Gratyfikant GT

Gratyfikant GT jest nowoczesnym systemem kadrowo-płacowym opartym na platformie Windows, następcą programów Gratyfikant, Gratyfikant 2 i Gratyfikant 3. Program polecamy osobom, które w małych i średnich firmach zajmują się sprawami kadrowo-płacowymi, a także biurom rachunkowym.

Gratyfikant GT posiada wiele rozbudowanych funkcji przydatnych w dziale kadr i płac. Umożliwia prowadzenie ewidencji osobowej w firmie, wystawianie różnego rodzaju umów, ewidencjonowanie wypłat, ponadto obsługuje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, ułatwia wystawianie deklaracji skarbowych (m.in.: PIT-4, PIT-11/8B, PIT-37, PIT-40) oraz ZUS (m.in.: RCA, RZA, RSA, DRA). System dostosowany jest do obowiązujących przepisów. Gratyfikant GT współpracuje z programem Płatnik.

Gratyfikant GT jest najnowszym składnikiem systemu InsERT GT, zintegrowany został z programami księgowymi tej linii - księgą przychodów i rozchodów - Rachmistrzem GT i systemem finansowo-księgowym - Rewizorem GT. Możliwe jest przeniesienie do niego danych zgromadzonych w Gratyfikancie 3 oraz mikroGratyfikancie GT, a także w systemie Płatnik.

Przedstawiamy listę najważniejszych możliwości programu.

Zalety programu:

•  unikatowy i elastyczny model wynagrodzeń, dający bardzo duże możliwości w zakresie tworzenia, zarządzania i naliczania wynagrodzeń dla pracowników,

•  łatwe ustawianie i przełączanie kontekstu pracy większości modułów - wybór pomiędzy wszystkimi pracownikami, precyzyjnie zdefiniowaną grupą lub wybranym pracownikiem,

•  strona główna programu prezentująca oprócz sumarycznego podliczenia miesiąca pomocne komunikaty o zaległych i niewykonanych czynnościach,

•  nowoczesny interfejs programu nastawiony przede wszystkim na wygodę pracy użytkownika,

•  system przeznaczony do samodzielnej obsługi kadr i płac, jak i przystosowany do pracy w biurach rachunkowych.

Kadry:

•  rozbudowana ewidencja pracowników (badania lekarskie, kursy bhp, nagrody, kary, historia zatrudnienia, podział na grupy, przypisywanie cech, zdjęcia pracownika i wiele innych),

•  biblioteka dokumentów pracownika (obrazy dokumentów tworzonych w programie oraz import dokumentów zewnętrznych),

•  ewidencja notatek o pracowniku oraz raportowanie o podstawowych operacjach wykonywanych na danych osobowych pracownika (kto, kiedy i co robił),

•  ewidencja umów o pracę z bardzo elastycznym mechanizmem tworzenia zaawansowanych systemów wynagrodzeń (wiele definicji wypłat w jednej umowie, globalne lub indywidualne składniki płacowe),

•  planowanie czasu pracy pracownika w umowach o pracę (zmiany kalendarza pracy w czasie trwania umowy, określanie wyjątków), wydruki kalendarzy miesięcznych i rocznych,

•  ewidencja umów zleceń, o dzieło oraz kontraktów menedżerskich (m.in. kwotowe koszty uzyskania przychodów),

•  definiowanie elastycznych harmonogramów wypłacania rachunków dla umów cywilnoprawnych; ewidencja treści (do wydruku) umów o pracę, cywilnoprawnych, rachunków i innych dokumentów kadrowych.

Karta pracy:

•  rejestracja faktycznego czasu pracy pracownika (nadgodziny, godziny nocne, godziny absencji, rozliczanie miesięczne lub okresowe, np. co 3 miesiące),

•  ewidencja nieobecności w pracy (absencje chorobowe, urlopowe i wiele innych) dla umów o pracę i umów cywilnoprawnych (wybrane absencje),

•  ewidencja ekwiwalentów za urlop,

•  ewidencja akordów i prowizji (stawki liniowe i progresywne) dla umów o pracę i umów cywilnoprawnych,

•  ewidencja dowolnych naliczeń i potrąceń rozliczanych zbiorczo w wypłatach.

Płace:

•  rozbudowane składniki płacowe (naliczenia, potrącenia, składniki parametryczne, składniki definiowalne, składniki automatyczne, duże możliwości parametryzacji),

•  definicje list płac i zestawów płacowych, ułatwiające i automatyzujące naliczanie comiesięcznych wynagrodzeń,

•  naliczanie wypłat na podstawie definicji w umowie lub definicji globalnych (ewidencji składników płacowych),

•  rozliczanie ewidencji czasu pracy, akordów, prowizji, naliczeń i potrąceń w dowolnej liście płac,

•  rozbudowany analizator wypłat,

•  ewidencja rachunków do umów cywilnoprawnych, rachunki dopisywane ręcznie lub generowane zbiorczo na podstawie harmonogramów,

•  rozliczanie akordów, prowizji oraz wybranych nieobecności w rachunkach do umów cywilnoprawnych,

•  drukowanie i ewidencjonowanie przelewów z tytułu wynagrodzeń dla pracowników oraz dla instytucji (urzędów skarbowych i innych instytucji powiązanych ze składnikami płacowymi pracowników).

Inne:

•  ewidencja instytucji (urzędów skarbowych, oddziałów ZUS oraz innych instytucji powiązanych ze składnikami płacowymi),

•  ewidencja wspólników i właścicieli umożliwiająca naliczanie składek ubezpieczeniowych oraz dopisywanie informacji o świadczeniach i przerwach (dla deklaracji RSA),

•  naliczanie i drukowanie deklaracji skarbowych (PIT-4, PIT-11/8B, PIT-37, PIT-40),

•  generowanie danych do deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS (w tym DRA),

•  współpraca z programem Płatnik; ewidencja i rozliczanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

•  Rachmistrz 4 EURO

Rachmistrz 4 EURO to najnowsza wersja programu do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Program posiada wiele nowych funkcji, a także niezbędne modyfikacje wynikające z przystąpienia Polski do Unii Europejskiej. Rachmistrz 4 EURO to prawdziwie europejski program dedykowany przedsiębiorcom, którzy samodzielnie dokumentują działalność gospodarczą, oraz biurom rachunkowym, które zajmują się ewidencjonowaniem zapisów księgowych wielu firm.

Rachmistrz 4 EURO współpracuje z innymi programami firmy InsERT: systemami sprzedaży mikroSUBIEKT, Subiekt 4 i 5, Subiekt 5 EURO oraz systemem kadrowo-płacowym - Gratyfikant 3.

Możliwości programu:

•  wprowadzanie zapisów do księgi i ewidencji oraz ich automatyczne porządkowanie,

•  możliwość zablokowania i odblokowania miesiąca,

•  wprowadzanie sprzedaży nieudokumentowanej rozliczanej strukturą zakupów,

•  ewidencjonowanie sprzedaży i zakupów VAT,

•  rejestracja transakcji wewnątrzunijnych (nabycie, dostawa, transakcja trójstronna),

•  prowadzenie rejestru kontrahentów (uwzględnienie numeru identyfikacyjnego podatnika w Unii Europejskiej),

•  ewidencjonowanie danych pojazdów służbowych oraz rachunków związanych z ich eksploatacją,

•  rejestrowanie danych pracowników, osób współpracujących i wspólników (u tych ostatnich możliwość indywidualnego określenia sposobu opodatkowania, np. metodą liniową),

•  tworzenie schematów wynagrodzeń na podstawie indywidualnych parametrów,

•  automatyczne wyliczanie i księgowanie kosztów związanych z wypłatą wynagrodzeń,

•  automatyczne rozliczanie składek ZUS i innych funduszy (księgowanie w koszty lub odliczanie od dochodu),

•  eksportowanie deklaracji ZUS do programu Płatnik,

•  ewidencjonowanie środków trwałych i naliczanie amortyzacji,

•  niezbędne słowniki (państw, klasyfikacji rodzajowej, środków trwałych, miejsc użytkowania),

•  mechanizm umożliwiający wyliczanie proporcji bazowej,

•  wydruki: księgi i ewidencji, list płac, poleceń przelewu, podsumowania VAT w bieżącym miesiącu, deklaracji podatkowych: PIT-4, PIT-5, PIT-8A, PIT-8B, PIT-11, VAT-7/7K, VAT-UE, PIT-36, PIT-37,

•  import dokumentów z plików wymiany (EDI++),

•  możliwość pracy w sieci komputerowej (licencja podstawowa na 3 stanowiska),

•  możliwość zakupienia rozszerzeń na następne stanowiska pracy (3, 6, 10).

W podstawowej wersji pakietu znajduje się licencja do pracy na trzech stanowiskach komputerowych.

•  Rachmistrz GT

Rachmistrz GT to nowoczesny system obsługi uproszczonej księgowości. Program ten polecamy firmom prowadzącym księgę przychodów i rozchodów oraz płatnikom podatku zryczałtowanego, którzy rozliczają się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Rachmistrz GT to doskonałe narzędzie zarówno dla przedsiębiorstw samodzielnie dokumentujących działalność gospodarczą, jak i biur rachunkowych.

Rachmistrz GT jest kolejną wersją znanych w Polsce programów firmy InsERT: Rachmis-trza 4 i Rachmistrza dla Windows.

Rachmistrz GT jest sprawnym systemem wyposażonym w najnowsze rozwiązania interfejsowe czyniące go programem bardzo ergonomicznym i przyjaznym dla użytkownika.

Rachmistrz GT jest częścią nowej linii InsERT GT, która zawiera również Subiekta GT - system obsługi sprzedaży dla małych i średnich firm oraz Rewizora GT - program do prowadzenia księgi handlowej, który dzięki dołączanemu bezpłatnie modułowi mikroGratyfikant GT umożliwia także podstawową obsługę płac. Motorem bazy danych zastosowanym w programach linii InsERT GT jest Microsoft SQL Server 2000, który w bezpłatnej, ograniczonej wersji MSDE jest dostarczany wraz z systemem.

Najważniejsze cechy Rachmistrza GT:

•  prowadzenie księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji podatku zryczałtowanego (w zależności od wybranej formy księgowości),

•  prowadzenie ewidencji VAT: zakupów, sprzedaży; możliwość wprowadzania sprzedaży nieudokumentowanej rozliczanej strukturą zakupów,

•  prowadzenie ewidencji danych pojazdów wykorzystywanych do celów służbowych oraz rachunków związanych z eksploatacją pojazdów,

•  prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (naliczanie i księgowanie amortyzacji, wydruk planu amortyzacji), a także prowadzenie ewidencji wyposażenia i remanentów,

•  prowadzenie kartoteki kontrahentów oraz wspólników (indywidualne parametry dotyczące rozliczeń z ZUS, automatyczne księgowanie w koszty lub odliczanie od dochodu - w PIT-5 - składek ZUS i innych funduszy),

•  rozbudowana obsługa wynagrodzeń: ewidencja osobowa, umów cywilnoprawnych oraz umów o pracę; wystawianie rachunków do umów cywilnoprawnych oraz wypłat (w tym możliwość automatycznego wyliczania na podstawie zdefiniowanych schematów wynagrodzeń),

•  wystawianie i wydruk deklaracji skarbowych: PIT-4, PIT-5, PIT-8A, PIT-8B, PIT-11, PIT-36, PIT-37, VAT-7,

•  wystawianie deklaracji ZUS (RCA, RZA) oraz możliwość eksportu do programu Płatnik ZUS,

•  integracja z systemem obsługi sprzedaży Subiekt GT oraz możliwość współpracy (przez opcję Komunikacja) z innymi systemami (np. Subiekt dla Windows, Subiekt 5 EURO, mikroSUBIEKT dla Windows).

•  Subiekt 5 EURO

Subiekt 5 EURO to nowa wersja popularnego systemu do obsługi sprzedaży - Subiekta 5. Program wzbogacony jest o niezbędne zmiany wynikające z przystąpienia Polski do Unii Europejskiej. Zawiera komplet funkcji potrzebnych do prowadzenia małego i średniego przedsiębiorstwa (m.in. wystawianie faktur i innych dokumentów handlowych, kontrola stanów magazynowych, tworzenie przydatnych zestawień i raportów). Subiekt 5 EURO posiada także szereg modyfikacji, które czynią ten program nowoczesnym narzędziem do prowadzenia firmy handlowej, usługowej i produkcyjnej w warunkach unijnych.

Główne cechy programu to:

•  pełna obsługa magazynowo-finansowa firmy: wszystkie typy dokumentów handlowych, magazynowych, kasowych i bankowych, rejestracja transakcji wewnątrzunijnych, możliwość ustalania formy wydruku,

•  możliwość sprzedawania towarów w ujęciu wartościowym,

•  obsługa kart kredytowych,

•  ewidencja i rozliczanie należności i zobowiązań (historia płatności dokumentu, raporty kasowe, wystawianie not odsetkowych i wezwań do zapłaty itp.),

•  możliwość udzielania i rozliczania zaliczek (także przez skojarzenie dwóch dokumentów),

•  bogate możliwości definiowania cen zakupu i sprzedaży, jednostek miar, form płatności, upustów, poziomów cen, walut; automatyczne przeceny; raporty z przeprowadzonych przecen,

•  rozbudowane kartoteki towarów, usług, kompletów (uproszczona obsługa produkcji), opakowań zwrotnych; zapisywanie historii zmian w kartotekach,

•  pełna kartoteka kontrahentów: z uwzględnieniem m.in. numeru identyfikacyjnego podatnika w Unii Europejskiej, z podziałem na odbiorców i dostawców; kontrola zadłużenia; komunikat wyświetlany przy wystawianiu dokumentu, udzielanie upustów przy osiągnięciu określonego obrotu, dane płatnika i odbiorcy,

•  rozbudowana kalkulacja cen; uproszczony cennik z możliwością importowania przez programy Microsoft Word i Microsoft Excel,

•  prowadzenie ewidencji stanów wielu magazynów wg zasady LIFO lub FIFO w rzeczywistych cenach zakupu; usprawniona funkcja kontroli stanów minimalnych; możliwość rezerwacji stanów magazynowych i wydawania dyspozycji za pomocą zamówień,

•  drukowanie na dowolnej drukarce kodów kreskowych i etykiet z cenami, np. w formie naklejek,

•  usprawniony mechanizm szybkiego wyszukiwania towarów i kontrahentów wg dowolnych kryteriów,

•  wszystkie niezbędne słowniki, w tym słownik państw z obsługą kodów krajów Unii Europejskiej,

•  sporządzanie wielu zestawień i raportów (rejestr VAT, bilans, remanent na dowolny dzień, wyliczenie zrealizowanej marży, szczegółowa analiza i graficzna prezentacja wyników sprzedaży, zestawienia dotyczące opakowań zwrotnych itp.); możliwość dołączania własnych zewnętrznych modułów zestawień,

•  moduł do obsługi promocji cenowych pozwalający dynamicznie kształtować politykę handlową firmy,

•  szczegółowa konfiguracja parametrów pracy programu; system uprawnień dla użytkowników,

•  wielopoziomowa współpraca z większością używanych w Polsce drukarek i kas fiskalnych oraz czytników kodów kreskowych; obsługa najnowszych modeli urządzeń fiskalnych,

•  rozbudowany system archiwizacji danych; wbudowane zabezpieczenie przed awariami; możliwość przeprowadzania archiwizacji w czasie pracy w sieci oraz archiwizowania danych wybranego podmiotu; ulepszona kompresja danych,

•  przyjazny interfejs użytkownika - obsługa za pomocą myszki, podręczne kalendarzyki, automatyczne przeliczanie dat, zakładki ułatwiające przełączanie się między ekranami itp.,

•  praca jednostanowiskowa lub w sieci komputerowej (licencja podstawowa na 3 stanowiska komputerowe); możliwość przenoszenia danych na dyskietce lub przesyłania ich przez modem oraz definiowania schematów komunikacji,

•  praca w systemie MS-DOS lub w oknie DOS w systemie Windows; współpraca z programami księgowymi Insertu: Rewizorem dla Windows i Rewizorem 3 EURO oraz Rachmistrzem 4 EURO.

W podstawowej wersji pakietu znajduje się licencja do pracy na trzech stanowiskach komputerowych.

•  Subiekt GT

Subiekt GT to nowoczesny system obsługi sprzedaży dla małych i średnich firm, stworzony z myślą o firmach poszukujących bardzo przyjaznego, a jednocześnie niezwykle sprawnego narzędzia wspomagającego całościową obsługę działu handlowego, sklepu, punktu usługowego, rzemieślniczego itp.

Subiekt GT jest kolejną wersją znanych w Polsce systemów firmy InsERT: Subiekta 4, Subiekta 5 i Subiekta dla Windows. Dzięki bogatej funkcjonalności i prostej, intuicyjnej obsłudze, program sprawdza się w każdej sytuacji. Zastosowane technologie i rozwiązania biznesowe sprawiają, że Subiekt to najczęściej w Polsce wybierany program do wspomagania sprzedaży.

Subiekt GT jest sprawnym i szybkim systemem wyposażonym w najnowsze rozwiązania interfejsowe czyniące go programem bardzo ergonomicznym i przyjaznym dla użytkownika. Jednocześnie jego wszechstronność i możliwości konfiguracji czynią go produktem niemal dla każdego.

Subiekt GT jest częścią nowej linii InsERT GT, która zawiera również Rachmistrza GT - program do prowadzenia księgowości w formie książki przychodów i rozchodów lub ewidencji podatku zryczałtowanego oraz Rewizora GT - program do prowadzenia księgi handlowej, który dzięki dołączanemu bezpłatnie modułowi mikroGratyfikant GT umożliwia także podstawową obsługę płac. Motorem bazy danych zastosowanym w programach linii InsERT GT jest Microsoft SQL Server 2000, który w bezpłatnej, ograniczonej wersji MSDE jest dostarczany wraz z systemem. Podstawowe możliwości Subiekta GT:

•  pełna obsługa wszystkich typów dokumentów handlowych i magazynowych,

•  prowadzenie kartoteki kontrahentów, obejmującej również informacje typu CRM,

•  możliwość definiowania rubryk z dodatkowymi informacjami,

•  prowadzenie kartoteki towarów, usług, kompletów i opakowań zwrotnych z rozbudowaną kalkulacją cen (10 poziomów cen sprzedaży, w tym ceny walutowe),

•  pełny rozdział dokumentów magazynowych i handlowych, pojedyncze lub zbiorcze generowanie faktur do dokumentów WZ itp.; automatyczne generowanie dokumentu WZ do faktury,

•  obsługa płatności kartą kredytową oraz sprzedaży kredytowanej,

•  obsługa zamówień z rezerwacją towarów oraz zaliczek i przedpłat,

•  rozbudowana obsługa rachunków bankowych (złotówkowych lub walutowych) z operacjami wpłaty, wypłaty i transferu (plus opłaty prowizyjne, wyciągi itp.),

•  pełna obsługa rozrachunków (należności i zobowiązań) w tym rozrachunków wielowalutowych,

•  wiele różnorodnych zestawień, raportów i analiz; możliwość tworzenia własnych raportów,

•  rozbudowana obsługa urządzeń zewnętrznych (kasy fiskalne, drukarki fiskalne, wagi etykietujące, czytniki kodów paskowych),

•   pełna integracja z komputerową księgą przychodów i rozchodów Rachmistrz GT oraz systemem finansowo-księgowym Rewizor GT.

Elektroniczne podatki

Od 16 sierpnia 2006 r. podatnicy mogą przesyłać podstawowe deklaracje podatkowe do urzędów skarbowych w formie elektronicznej. Natomiast od początku 2008 r. powinna nastąpić całkowita obsługa podatników drogą elektroniczną, a więc również możliwość korygowania zeznań i sprawdzania, w jakim stopniu rozpatrzono już sprawę.

Przedsiębiorcy mają trudności ze stosowaniem w praktyce przepisów dotyczących faktur elektronicznych. Problem polega na tym, że są to rozwiązania zaawansowane technicznie, ale trudne do zastosowania dla wielu firm. Ponadto na rynku nie ma systemów technologicznych przeznaczonych specjalnie dla małych firm. Chodzi o to, że istniejące rozwiązania są zbyt drogie.

Obecnie na rynku funkcjonuje podpis elektroniczny, bez którego e-faktura jest nieważna. Przepisy stanowią, że podpis musi mieć specjalną kwalifikację, którą obecnie w Polsce wydają tylko cztery firmy. Średni koszt zakupu zestawu do podpisu elektronicznego to około 450 zł. Problem polega jednak na tym, że z jednego zestawu może korzystać tylko jedna osoba, z imienia i nazwiska, co powoduje, że zastosowanie podpisu ma obecnie znacznie ograniczony charakter. Rodzi to negatywne dla firm konsekwencje.

Stosunkowo wysokie ceny kwalifikowanego e-podpisu powodują, że popyt na to rozwiązanie jest niewielki. Jednocześnie brak konkurencji wśród firm uprawnionych do wydawania kwalifikowanych certyfikatów i bezpiecznych e-podpisów dodatkowo przyczynia się do pozostawienia cen na obecnym poziomie.

Poza problemami technologicznymi istnieją również utrudnienia prawne. Po pierwsze, przepisy mogą być różnie interpretowane. Firmy zamierzające stosować e-faktury nie mają pewności, czy przyjęte przez nie rozwiązania są zgodne z przepisami. Po drugie, istnieją sprzeczności między uregulowaniami dotyczącymi e-faktur i faktur papierowych. Ponadto polskie przepisy dotyczące zwykłych faktur są sprzeczne z unijnymi. Chodzi np. o wymóg zamieszczenia na fakturze „kwoty słownie”. Ma to swoje konsekwencje dla e-faktur, ponieważ zamieszczenie „kwoty słownie” jest problemem dla programów komputerowych.

System e-faktur mógłby zostać uproszczony poprzez upowszechnienie podpisu elektronicznego.

E-faktura to faktura VAT wystawiona oraz przesyłana drogą elektroniczną zabezpieczona podpisem elektronicznym albo EDI.

Faktura powinna zawierać następujące dane:

•  imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

•  numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,

•  dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym,

•  nazwę towaru lub usługi,

•  jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,

•  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

•  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

•  stawki podatku,

•  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,

•  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

•  wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu,

•  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Faktura może być wystawiona i przesyłana w formie elektronicznej jedynie po uprzednim zaakceptowaniu tej formy przez odbiorcę faktury.

Podatnik, który zamierza dokumentować wykonywane czynności za pomocą e-faktur, musi uzyskać akceptację od każdego z kontrahentów, wobec których zamierza tę formę dokumentacji stosować.

Faktura jest opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym, przez który należy rozumieć dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny i który zarazem:

•  jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,

•  jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,

•  jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna,

•  jest weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, przez który należy rozumieć elektroniczne zaświadczenie, za pomocą którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej podpis elektroniczny i które umożliwiają identyfikację tej osoby, wydane przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, wpisany do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne.

Faktura została przesłana poprzez Elektroniczną Wymianę Danych (z ang. EDI - Electronic Data Interchange) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. Elektroniczna wymiana danych została określona w rozporządzeniu jedynie poprzez odniesienie do umowy w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Umowa ta została opisana w art. 1 zaleceń Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszących się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz.Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994 r.). Zgodnie z definicją zawartą w omawianych zaleceniach Komisji Europejskiej, EDI powinna być rozumiana jako elektroniczna wymiana danych handlowych i administracyjnych, sformatowanych według uzgodnionych wcześniej standardów pomiędzy różnymi systemami informatycznymi. Wiadomość przesłana w formacie EDI składa się z odpowiednio zestandaryzowanych komunikatów przygotowanych w czytelnym dla systemu informatycznego formacie, które mogą być automatycznie i jednoznacznie przetwarzane. Kontrahenci mający zamiar korzystać z tej formy przesyłania danych mają obowiązek zawrzeć dwustronną umowę regulującą wymianę danych elektronicznych. Zgodnie z § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119), zawarta pomiędzy kontrahentami umowa dotycząca elektronicznej wymiany danych (w formie EDI) powinna zawierać zapisy przewidujące stosowanie procedur, które będą gwarantowały autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych w niej zawartych. Zagwarantowanie autentyczności pochodzenia oznacza natomiast możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, tj. wystawcy faktury. Z kolei procedury zapewniające integralność danych zapewniają, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie.

Należy pamiętać, iż wybór którejś z ww. metod należy do podatnika. Warto wspomnieć, że przekazanie faktur w drodze innej niż wskazany powyżej powoduje, iż faktury takie nie rodzą żadnych skutków prawnych. Nie będzie stanowić skutecznego przekazania faktury wysłanie faktury do odbiorcy w formie elektronicznej na wskazany przez niego adres e-mail w postaci gotowego wydruku (np. plik PDF), który to nie zostanie opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym - nie stanowi skutecznego wydania faktury w sposób elektroniczny. Podobnie nie stanowi skutecznego wydania automatyczne wygenerowanie faktury przez specjalistyczne oprogramowanie na stronie internetowej sprzedawcy, której to wydruk w formie papierowej nabywca i odbiorca włączą do swojej dokumentacji podatkowej.

W przypadku wystawienia e-faktur w sposób inny niż przy użyciu protokołu EDI albo bezpiecznego podpisu elektronicznego mamy do czynienia wyłącznie z przekazaniem, do wiadomości odbiorcy, treści faktury, a nie wystawieniem i doręczeniem dokumentu, o którym mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT.

Na podatniku ciąży obowiązek zapewnienia organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej natychmiastowego, pełnego i ciągłego dostępu drogą elektroniczną do faktur wystawionych i przechowywanych w formie elektronicznej.

Zgodnie z prawem

§ 2 rozporządzenia w sprawie wystawiania e-faktur

Faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

---