BIURO DORADZTWA GOSPODARCZEGO I SZKOLEŃ EDUCATOR Spółka z o.o.

Opracował:

Mgr Paweł Dudek

na zlecenie

Wydziału Startegii i Rozwoju Miasta

Urząd Miasta Krakowa

Podstawy prowadzenia księgi przychodów
i rozchodów

Kraków, wrzesień 2008

Spis treści

Wstęp

Wstęp

Przedsiębiorcy, decydujący się na rozpoczęcie działalności gospodarczej mają najczęściej możliwość wyboru jednej z trzech form opodatkowania swojej działalności gospodarczej podatkiem dochodowym. Są to:

• karta podatkowa,

• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,

• opodatkowanie na zasadach ogólnych (w wersji progresywnej lub liniowej).

Wybór formy opodatkowania uzależniony jest przede wszystkim od przedmiotu działalności gospodarczej i formy działalności (indywidualna działalność gospodarcza, spółka prawa cywilnego lub handlowego).

W przypadku, gdy przedsiębiorca zakłada własną firmę, powinien złożyć we właściwym urzędzie skarbowym oświadczenie o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym jeszcze przed właściwym zainicjowaniem działalności gospodarczej. Wyboru tego dokonać można nie później niż przed uzyskaniem pierwszego przychodu z działalności.

Ponadto w początkowym okresie, gdy przedsiębiorca rejestruje swoją działalność gospodarczą, dokonać on musi jeszcze jednego wyboru, kluczowego z punktu widzenia firmy. Jest nim decyzja w sprawie opodatkowania podatkiem od towarów i usług (VAT). Szczegółowemu omówieniu tego podatku i form jego ewidencji poświęcona jest dalsza część niniejszego opracowania.

Większość podmiotów gospodarczych prowadzących księgę przychodów i rozchodów jednocześnie jest płatnikami podatku od towarów i usług (VAT) - stąd też układ niniejszego opracowania, które omawia te dwie kwestie jako najbardziej istotne dla większości przedsiębiorców. Niezależnie bowiem od wyboru rodzaju opodatkowania w zakresie podatku dochodowego, każdy przedsiębiorca może być (obowiązkowo lub dobrowolnie) opodatkowany w zakresie podatku od towarów i usług. Podatek ten, określany skrótowo mianem PTU lub mianem podatku VAT, nie jest podatkiem dochodowym i nie należy go
z nim mylić. Powstanie zobowiązania z tytułu VAT uzależnione jest od wystąpienia czynności zakwalifikowanej jako obrót (jest to więc podatek obrotowy) a nie jako dochód (przychód). Pojęcia obrót i przychód, mimo iż w wielu przypadkach oznaczają one te same kwoty, z podatkowego (księgowego) punktu widzenia nie są więc tożsame.

Wybór właściwej formy opodatkowania podatkiem dochodowym jest jednym z warunków powodzenia planowanej działalności gospodarczej. Aby zgodnie z zasadą rachunku ekonomicznego dokonać wyboru wariantu optymalnego, przedsiębiorca powinien sporządzić symulacje wszystkich możliwych w swojej działalności rodzajów podatku. O wyborze najlepszej formy opodatkowania, co oczywiste, decyduje przede wszystkim korzyść finansowa: najlepszy jest ten podatek, który jest najniższy. Nie należy jednak przy tym zapominać o innych kryteriach wyboru formy opodatkowania. Kryteriami tymi są:

• łatwość obliczenia podatku i jego ewidencja księgowa. Im forma rozliczenia podatkowego jest prostsza, tym jest on korzystniejszy dla przedsiębiorcy (zwłaszcza jeśli samodzielnie planuje on zając się prowadzeniem spraw księgowych swojej firmy).
  Z tego punktu widzenia najkorzystniejszą formą opodatkowania jest karta podatkowa (brak księgowości), a najmniej korzystną - opodatkowanie na zasadach ogólnych (wymagane prowadzenie księgi przychodów i rozchodów lub księgi handlowej);

• koszt rozliczenia podatkowego. Im forma rozliczenia podatkowego jest tańsza
  dla przedsiębiorcy, tym jest ona korzystniejsza. Koszt rozliczenia podatkowego może być mierzony zarówno nakładem czasu pracy przedsiębiorcy, niezbędnym do rozliczenia podatku, jak również wymiernym kosztem wydatkowanym w celu rozliczenia podatku jakim jest np. koszt zatrudnienia pracownika na stanowisku księgowego lub koszt zakupu usługi biura rachunkowego. Także pod względem kosztu rozliczenia podatkowego najkorzystniejszą formą opodatkowania jest karta podatkowa, a najmniej korzystną - opodatkowanie na zasadach ogólnych.

W niektórych przypadkach forma opodatkowania zostaje przedsiębiorcy ustawowo narzucona (np. dla aptek, lombardów czy kantorów jedynym możliwym podatkiem
do zastosowania jest opodatkowanie na zasadach ogólnych).

Oczywiście wybór właściwej formy opodatkowania powinien być wypadkową wszystkich kryteriów. Każda z form opodatkowania ma plusy oraz minusy i powinno się je odnieść bezpośrednio do konkretnego, planowanego przedsięwzięcia. Z każdą formą opodatkowania wiążą się także inne uwarunkowanie odnośnie prowadzenia księgowości (ale w żadnej
z nich nie składa się deklaracji podatkowych miesięcznych czy kwartalnych). Inaczej także oblicza się i opłaca podatek lub zaliczki na podatek. Wybór właściwej formy opodatkowania jest jedną z najważniejszych decyzji. Wpływa bowiem ona na wielkość zysku i stronę organizacyjną planowanego przedsięwzięcia. Wybór nieodpowiedniego podatku może skutkować sytuacją, w której przedsiębiorca pomimo ponoszenia straty z działalności gospodarczej będzie płacił wysoki podatek dochodowy (taka sytuacja może mieć miejsce przy wyborze karty podatkowej czy ryczałtu ewidencjonowanego).

Poniżej przedstawiono zarys charakterystyki dwóch alternatywnych wobec opodatkowania na zasadach ogólnych form podatku dochodowego - karty podatkowej i ryczałtu
od przychodów ewidencjonowanych. Obie te formy regulowane są przepisami tej samej ustawy z dnia 20 listopada 1998 roku o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. nr 144, poz. 930 z późn. zm.). Wybierając właściwą dla swojej firmy formę opodatkowania przedsiębiorca powinien zdawać sobie sprawę z podstawowych różnic pomiędzy nimi.

Karta podatkowa

W przypadku karty podatkowej nie ma obowiązku księgowania zdarzeń gospodarczych
(tj. przychodów i kosztów). Wniosek o zastosowanie karty podatkowej za dany rok podatnik musi złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego, w którym się rozlicza, nie później niż do dnia 20 stycznia roku podatkowego (o ile kontynuuje działalność lub przed jej rozpoczęciem). Podatek dochodowy w przypadku karty płacony jest w wysokości niezależnej od tego, jaki przychód i jaki koszt ponosi przedsiębiorca (tak więc stawki karty określone są kwotowo,
a nie procentowo), a wysokość zobowiązania podatkowego ustala w drodze decyzji właściwy urząd skarbowy dla danego roku podatkowego. Wysokość stawek karty zależna jest od:

• rodzaju działalności gospodarczej,

• stanu zatrudnienia,

• miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (ilości mieszkańców).

Informacje te przedsiębiorca przekazuje do urzędu skarbowego składając deklarację PIT-16, na podstawie której urząd decyduje, czy przyzna podatnikowi prawo do rozliczania się
z podatku w formie karty oraz w jakiej wysokości będzie on płacić podatek. Warto przy tym pamiętać, iż odprowadzane do urzędu co miesiąc kwoty podatku (w terminie do dnia 7-go danego miesiąca) są faktyczną wartością podatku, nie zaś zaliczką na jego poczet.

Nie wszystkie podmioty gospodarcze mogą dokonać wyboru opodatkowania w formie karty podatkowej. Jest ona dostępna dla przede wszystkim dla działalności:

• usługowej i wytwórczo-usługowej (np. usługi ślusarskie, tapicerskie, krawieckie, fryzjerskie, kosmetyczne);

• handlowej w zakresie handlu detalicznego żywnością, napojami, wyrobami tytoniowymi i kwiatami;

• usługowej w zakresie handlu detalicznego artykułami nieżywnościowymi;

• gastronomicznej;

• usługowej - taksówkowej w zakresie przewozu osób i ładunków;

• w zakresie opieki domowej nad dziećmi i osobami chorymi.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, podobnie jak przy karcie podatkowej, nie ma obowiązku księgowania kosztów działalności. Istnieje natomiast obowiązek prowadzenia ewidencji przychodów, w której dokonywane są zapisy osiąganych przez przedsiębiorcę przychodów z działalności gospodarczej - z rozbiciem na stawki podatku ryczałtowego. Kwotę podatku należy wpłacić do urzędu skarbowego w terminie
do 20-go dnia miesiąca.

Możliwość rozliczania się z podatku dochodowego w formie zryczałtowanej otwarta jest jedynie dla tych przedsiębiorców, którzy rozpoczynają działalność gospodarczą lub
ją kontynuując w roku poprzednim nie przekroczyli limitu przychodów w wysokości 150 000 euro. Przekroczenie tego limitu powoduje automatyczne przejście na zasady ogólne
w miesiącu następującym po miesiącu, w którym limit został osiągnięty.

Obowiązujące stawki podatku ryczałtowego od osiąganych przychodów to: 3,0%, 5,5%, 8,5%, 17%, 20%. Zastosowanie konkretnej stawki uzależnione jest od źródła przychodu
lub przedmiotu prowadzonej działalności, np.:

• 3,0 % w działalności usługowej w zakresie handlu oraz działalności gastronomicznej
  (z wyjątkiem przychodów ze sprzedaży napojów o zawartości powyżej 1,5% alkoholu);

• 5,5 % w działalności wytwórczej i budowlanej;

• 8,5 % w działalności usługowej, w przypadku najmu, podnajmu, dzierżawy (do kwoty umowy stanowiącej równowartość 4 000 euro);

• 17 % w działalności polegającej na świadczeniu niektórych usług niematerialnych (np. wynajem samochodów osobowych, hoteli, pośrednictwo w handlu hurtowym);

• 20 % w przypadku działalności w tak zwanych wolnych zawodach.

Niektóre rodzaje działalności gospodarczej wykluczają możliwość wyboru ryczałtu jako formy opodatkowania. Nie można płacić podatku zryczałtowanego od przychodów osiąganych m.in. z:

• pośrednictwa finansowego,

• usług architektonicznych i inżynierskich,

• usług reklamowych oraz wykonywania fotografii reklamowych,

• usług detektywistycznych i ochroniarskich.

Naliczony od przychodów podatek można obniżyć o zapłacone składki na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,5% podstawy wymiaru tej składki.

Opodatkowanie na zasadach ogólnych

W przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych istnieje obowiązek prowadzenia zapisów księgowych, zarówno po stronie przychodów, jak i wydatków. Najczęściej wykorzystywane w ramach tej formy opodatkowania urządzenie księgowe nazywane jest księgą przychodów i rozchodów. Jej formuła jest ściśle określona przepisami prawa podatkowego (w drodze rozporządzenia Ministra Finansów). Kwotę zaliczki na podatek należy wpłacić do urzędu skarbowego w terminie do 20-go dnia miesiąca. Natomiast zaliczkę na podatek za grudzień opłaca się w wysokości zaliczki na podatek za listopad. Korekta wysokości zobowiązania zostaje dokonana w rozliczeniu rocznym, które każdy podatnik składa w urzędzie skarbowym do końca kwietnia następnego roku kalendarzowego.

W dalszej części niniejszego opracowania znajdują się szczegółowe informacje na temat tej formy opodatkowania i sposobów jej rozliczania przy użyciu podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jako że opodatkowanie na zasadach ogólnych jest najpopularniejszą w Polsce formą opodatkowania działalności gospodarczej. Dzieje się tak pomimo relatywnie dużych kosztów finansowych tej formy opodatkowania (powodowanych przede wszystkim koniecznością zakupu usługi księgowej lub zatrudnienia pracownika) oraz znacznej czasochłonności. Formą księgowości dla tego rodzaju podatku dochodowego - zarówno
w wersji progresywnej jak i liniowej - jest dla zdecydowanej większości przedsiębiorców księga przychodów i rozchodów. Jej charakterystyce oraz omówieniu podatku od towarów
i usług (VAT) poświęcona jest pozostała część opracowania.

1.
Opodatkowanie na zasadach ogólnych

Podstawowe akty prawne:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r., Nr 14, poz. 176 ze zm.)

2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 i Nr 224, poz. 222,
   Nr 282, poz. 2807 z późń. zm.).

Podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT od ang. - Personal Income Tax, czyli podatek od dochodów osobistych) jest podatkiem bezpośrednim obejmującym dochody uzyskiwane przez osoby fizyczne, w tym z prowadzenia działalności gospodarczej.

Tą formą opodatkowania mogą być objęte: osoby fizyczne prowadzące indywidualną działalność gospodarczą, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne i spółki partnerskie.

Opodatkowanie na zasadach ogólnych jest podstawową formą opodatkowania, z tego też powodu nie występują warunki ograniczające możliwość opodatkowania w tej formie. Jeżeli przedsiębiorca nie zadeklaruje wyboru innej formy opodatkowania (tj. ryczałtu od przychodów ewiden­cjonowanych albo karty podatkowej lub opodatkowania według 19%, liniowej stawki podatku), płaci podatek dochodowy według skali progresywnej (w 2008 r. są to następujące wielkości stawek: 19%, 30%, 40%).

Wysokość podatku dochodowego płaconego według w/w skali zależy od faktycznie uzyskanych dochodów. Podstawę opodatkowania stanowi bowiem dochód, czyli nadwyżka sumy przychodów nad kosztami ich uzyskania. Ustalenie podstawy opodatkowania (ustalenie dochodu) odbywa się na podstawie zapisów dokonywanych w prowadzonej przez przedsiębiorcę ewidencji księgowej - podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Przed obliczeniem podatku dochód ten można pomniejszyć o przewidziane przepisami prawa odliczenia od dochodu brutto (np. stratę z działalności gospodarczej z poprzedniego roku, wynikającą z tego samego źródła). Jeżeli koszty uzyskania przekroczą sumę przychodów, różnica stanowić będzie stratę. Strata z działalności gospodarczej podlega odliczeniu
od dochodu z tego samego źródła w 5 latach następnych, nie więcej jednak niż 50% w jednym roku.

Przykład:

Podatnik Y w roku 2006 osiągnął stratę z działalności gospodarczej w wysokości 50 000 zł.
W roku 2007 osiągnął 405 000 zł przychodu oraz jednocześnie zaewidencjonował wydatki będące kosztami uzyskania przychodu w kwocie 365 000 zł. Oznacza to, iż w roku 2007 jego firma wypracowała dochód w wysokości 40 000 zł. W rozliczeniu podatnik jednak może zmniejszyć to zobowiązanie odejmując od niego 50% poniesionej uprzednio straty:

40 000 - (50% x 50 000) = 15 000

Podatek dochodowy podatnik zapłaci więc jedynie od kwoty 15 000 zł, a w roku 2008 będzie mógł pomniejszyć swój dochód o kolejne 25 000 zł - wynikające ze straty z lat ubiegłych.

Opodatkowanie na zasadach ogólnych w wersji progresywnej

Jeżeli przedsiębiorca jest opodatkowany na zasadach ogólnych, będzie - w wersji progresywnej - uiszczał podatek według obowiązującej skali podatkowej. W 2008 r. obowiązuje następująca skala podatkowa:

Podstawa obliczenia podatku		Wysokość podatku dochodowego
od	do
-	44 490 zł	19% podstawy obliczenia minus kwota 586,85zł
44 490 zł	85 528 zł	7 866,25 zł + 30% nadwyżki ponad 44 490 zł
85 528 zł	-	20 177,65 zł + 40% nadwyżki ponad 85 528 zł

Kwota rocznych dochodów w 2008 r. niepowodująca (ze względu na możliwość odliczenia od podatku tzw. kwoty wolnej) obowiązku uiszczenia podatku dochodowego wynosi 3 091 zł - tyle każdy podatnik może zarobić rocznie bez konieczności opłacenia z tego tytułu podatku. Obliczony podatek (lub zaliczki na podatek) obniża się o kwotę zapłaconej przez przedsiębiorcę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne (obniżenie nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki). Przedsiębiorca odliczyć może jedynie składki przekazane do ZUS przez siebie jako płatnika i ubezpieczonego, nie zaś przekazywane w imieniu swoich pracowników.

Z wyborem opodatkowania na zasadach ogólnych wynika dla przedsiębiorcy szereg obowiązków (ich ilość jest znacznie większa niż w przypadku ryczałtu lub karty podatkowej). To przedsiębiorca jest odpowiedzialny za obliczanie w ciągu roku wysokości zaliczek na podatek dochodowy i wpłacanie ich na właściwy rachunek urzędu skarbowego. Zaliczki miesięczne na podatek dochodowy za okres od stycznia do listopada uiszczane muszą być w terminie do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (np. zaliczkę
za miesiąc styczeń płaci się do 20 lutego itd.). Zaliczkę za grudzień w wysokości należnej
za listopad przedsiębiorca uiszcza w terminie do dnia 20 grudnia. Począwszy od 2007 r. zniesiono obowiązek składania miesięcznych deklaracji podatkowych PIT-5. Zaliczki mogą był także opłacane kwartalnie, po pisemnym zgłoszeniu wyboru tej formy opłacania podatku.

Po zakończeniu roku podatkowego - w terminie do dnia 30 kwietnia następnego roku - przedsiębiorca obowiązany jest do złożenia zeznania o wysokości osiągniętego dochodu
w roku podatkowym (PIT-36) i wpłacenia różnicy pomiędzy podatkiem należnym od dochodu wynikającego z rocznego zeznania podatkowego a sumą należnych za dany rok zaliczek. Jeżeli nie uzyska dochodu, w zeznaniu PIT-36 wykaże wysokość poniesionej straty (którą zgodnie z obliczeniami przytoczonymi w przykładzie 2 można następnie odliczyć
od dochodu w kolejnych latach).

Opodatkowanie na zasadach ogólnych w wersji liniowej

Odmianą opodatkowania na zasadach ogólnych jest występujący w ramach tej formy opodatkowania 19% podatek liniowy. Ta odmiana opodatkowania na zasadach ogólnych możliwa jest do zastosowania wyłącznie dla przedsiębiorców (nie mogą z niej korzystać pracownicy).

Dochód uzyskany w 2008 r. z działalności gospodarczej, bez względu na swoją wysokość, może być opodatkowany według 19% stawki podatkowej.  O wyborze tego sposobu płacenia podatku przedsiębiorca musi powiadomić pisemnie właściwego naczelnika urzędu skarbowego - do dnia 20 stycznia. Jeśli przedsiębiorca rozpoczyna działalność w środku roku również może dokonać wyboru tej właśnie formy opodatkowania, zgłaszając ją do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia działalności, nie później jednak niż w dniu uzyskania pierwszego przychodu.

Należy pamiętać, że ta forma opodatkowania dotyczyć będzie wszystkich prowadzonych przez przedsiębiorcę rodzajów działalności, do których mają zastosowanie przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednakże nie może skorzystać z tego sposobu płacenia podatku podatnik wykonujący usługi na rzecz pracodawcy, u którego
był zatrudniony w poprzednim roku podatkowym lub jest zatrudniony w obecnym roku podatkowym.

Podstawą opodatkowania jest dochód brutto, czyli nadwyżka sumy przychodów nad kosztami ich uzyskania. Ustalenie dochodu dokonywane jest na podstawie zapisów w prowadzonej przez przedsiębiorcę podatkowej księdze przychodów i rozchodów (lub w księgach rachunkowych). Przedsiębiorcy opłacającemu podatek liniowy przysługuje odliczenie od dochodu przed opodatkowaniem straty z lat ubiegłych. Natomiast obliczony podatek dochodowy pomniejszony zostanie o kwotę zapłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne (obniżenie nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki).

Jeżeli przedsiębiorca wybierze 19% liniowy podatek dochodowy, nie może korzystać z prawa:

• do wspólnego opodatkowania z małżonkiem,

• do preferencji przewidzianych dla osób samotnie wychowujących dzieci,

• do innych ulg i zwolnień (np. do korzystania z ulgi internetowej), w tym również
  z prawa do kontynuacji odliczeń (prawa nabyte),

• do uwzględnienia przy obliczaniu podatku tzw. kwoty wolnej, odliczanej od wysokości podatku obliczonego w ramach pierwszego progu podatkowego.

Podatnik jest zobowiązany do wpłacania, na rachunek właściwego urzędu skarbowego,
w terminie do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, comiesięcznych zaliczek
na podatek dochodowy. Możliwe jest opłacanie zaliczek kwartalnie.

Po zakończeniu roku podatnik opodatkowany w formie podatku liniowego ma obowiązek złożenia do urzędu skarbowego, właściwego według swojego miejsca zamieszkania, zeznania o wysokości osiągniętego dochodu w roku podatkowym, w terminie do dnia 30 kwietnia roku następnego (formularz PIT-36L).

Przychód, koszty uzyskania przychodów, dochód jako podstawowe kategorie podatkowe

Podatnik rozliczający się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych i prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów niemal na każdym kroku spotyka się
z koniecznością określenia, jakie są przychody, koszty prowadzonej działalności oraz osiągany dochód. Częstokroć dochodzi do nieporozumień, gdy przedsiębiorca
w nieprawidłowy sposób używa tych terminów. Do najczęstszych pomyłek należy wymienne używanie w języku potocznym pojęć przychód i dochód, które w księgowości posiadają zupełnie inne znaczenie.

Przychód - są to kwoty należne (tzw. przychód należny), nawet jeśli nie zostały faktycznie otrzymane (np. podatnik wystawił fakturę płatną przelewem i nie otrzymał należności przed końcem miesiąca - mimo wszystko kwota z faktury zalicza się już do jego przychodów),
po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat, skont, a także -
u podatników VAT - po wyłączeniu należnego podatku od towarów i usług. W działalności gospodarczej o przypisaniu sprzedaży do danego miesiąca lub roku podatkowego decyduje (z pewnymi wyjątkami) data wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności.

Do przychodów nie zalicza się m.in.:

• wartości towarów pobranych w naturze do celów osobistych właściciela,

• świadczeń w naturze stanowiących część wynagrodzenia pracowników - świadczenia te uznawane są za koszty uzyskania przychodu,

• wydania towarów wewnątrz jednostki.

Koszty uzyskania przychodów - są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie są kosztami uzyskania przychodów:

• wydatki na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów (z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów),

• odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 000 euro (przeliczonej na złote według kursu średniego euro z dnia przekazania samochodu do używania),

• straty w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych,

• wydatki na spłatę pożyczek i kredytów, z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek
  od pożyczek (kredytów),

• darowizny i ofiary wszelkiego rodzaju,

• podatek naliczony VAT zwrócony podatnikowi w ramach rozliczeń z tytułu podatku
  od towarów i usług,

• odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych,

• kary, opłaty i odszkodowania oraz odsetki od tych zobowiązań z tytułu nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska oraz niewykonania nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy,

• kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

• udzielone pożyczki,

• poniesione koszty zaniechanych inwestycji,

• koszty reprezentacji, bez względu na ich wysokość, w szczególności poniesione
  na zakup usług gastronomicznych, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych,

• składki na ubezpieczenie zdrowotne (Narodowy Fundusz Zdrowia) opłacone w roku podatkowym przez podatnika zgodnie z przepisami o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Koszty uzyskania przychodów są uwzględnione tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Dochód - jest to różnica pomiędzy przychodem a kosztami uzyskania przychodów. Jeśli koszty uzyskania przychodów przekraczają wartość uzyskanych przychodów, podatnik ponosi stratę.

Księga Przychodów i Rozchodów - jako podastawowa forma księgowości dla opodatkowania na zasadach ogólnych

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (w skrócie KPiR) jest urządzeniem księgowym służącym do ewidencjonowania - dla celów podatku dochodowego - przychodów i kosztów (wydatków) podatnika. Ta forma księgowości stosowana jest w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych. Księgi nie stosuje się, gdy podatnik wybiera jako formę opodatkowania ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub kartę podatkową. Księgi przychodów i rozchodów nie prowadzą także podatnicy opodatkowani podatkiem od osób prawnych (np. spółki z o.o., spółki akcyjne). Księga składa się z 16 kolumn określonych wzorem zamieszczonym w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zapisy w księdze dotyczące przychodów są dokonywane przede wszystkim na podstawie wystawionych rachunków (dla podatnika zwolnionego podmiotowo z podatku od towarów
i usług), faktur VAT, faktur korygujących, not korygujących, dowodów opłat pocztowych, targowych, dowodów bankowych (wyciągów, potwierdzeń przelewu), a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej - na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, listy płac, umów o dzieło i zlecenie, umów o charakterze stałym (np. umowa najmu, do której w każdym miesiącu wystarczy wystawić stosowny dowód wewnętrzny dokumentujący koszt). Zapisów dotyczących przychodów można także dokonywać
na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży (w przypadku wystawiania dużej ilości dokumentów księgowych). Posiadacze kas rejestrujących (fiskalnych) ewidencjonują sprzedaż na podstawie dobowych wydruków z kas fiskalnych lub miesięcznego zestawienia wydruków raportów dobowych (raport fiskalny miesięczny).

Podatnicy będący płatnikami podatku VAT w przypadku otrzymania zwrotu podatku naliczonego VAT - ewidencjonują wydatki (koszty) wg cen zakupu netto. Natomiast podmioty gospodarcze niebędące podatnikami VAT ewidencjonują wydatki (koszty) wg cen zakupu brutto, czyli razem z podatkiem naliczonym VAT. Płatnicy podatku VAT wartość nieodzyskanego podatku naliczonego VAT zaliczają w koszty uzyskania przychodów (np.
z zakupionego paliwa dla samochodów osobowych, zakupionych usług noclegowych związanych z podróżą służbową). Nieodzyskany podatek naliczony VAT powiększa koszty uzyskania przychodów, a więc jednocześnie pomniejsza podstawę naliczenia podatku dochodowego, a w konsekwencji obniża podatek dochodowy do zapłaty. Zaliczenie podatku naliczonego VAT w koszty uzyskania przychodów jest więc korzystne dla podatnika, ale takie prawo podatnik ma tylko wtedy, gdy podatek VAT nie zostaje mu zwrócony przez urząd skarbowy.

Przykład:

Podatnik Z rozliczający się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych (w formie księgi przychodów i rozchodów) jest jednocześnie płatnikiem podatku VAT. W dniu
1 sierpnia dokonał on następujących transakcji:

• zakup towaru handlowego na kwotę 10 000 zł + 2 200 zł (22% VAT) = 12 200 zł

• sprzedaż towaru handlowego na kwotę 12 000 zł + 2 640 zł (22% VAT) = 14 640 zł

• zakup paliwa do samochodu osobowego na kwotę 200 zł + 44 zł (22% VAT) = 244 zł

Po stronie przychodów firmy podatnika Z pojawi się kwota 12 000, zaś po stronie kosztów 10 000 + 244 zł = 10 244 zł. Dochód wyniesie więc: 12 000 - 10 000 - (200 + 44) = 1 756 zł, a zobowiązanie podatkowe VAT = 440 zł.

Podatnicy VAT mogą ewidencjonować przychody z datą wystawienia faktury VAT, jednakże w ostatnim dniu roku muszą wpisać do księgi kwoty przychodów odnoszące się
do wydanych towarów lub wykonanych usług do dnia 31 grudnia, nawet jeśli faktura dokumentująca tę sprzedaż zostanie wystawiona w roku następnym. Ewidencjonując przychody w roku następnym podatnicy nie wykazują już wartości przychodów wynikających z dokumentów księgowych odnoszących się do przychodów z roku poprzedniego.

Opis Księgi Przychodów i Rozchodów

Księga przychodów i rozchodów składa się z 16 kolumn.

Kolumny od 1 do 6 - przeznaczone są do opisu operacji gospodarczych

Kolumna 1 - Liczba porządkowa (Lp.)

Przeznaczona jest do wpisywania kolejnych numerów zapisów do księgi. Tym samym numerem oznacza się dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu (umieszczony on zostaje na odwrocie np. faktury VAT, wraz z opisem przeznaczenia zakupu lub informacją
o rodzaju sprzedaży). Dla zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy zachować kolejną numerację zapisów dla całego roku podatkowego, co oznacza, iż
po zamknięciu danego miesiąca i rozpoczęciu ewidencji nowego miesiąca nie ma już możliwości dodania zapisów w poprzednim okresie.

Kolumna 2 - data zdarzenia gospodarczego

Przeznaczona jest do wpisywania dnia miesiąca, w którym dokonano operacji gospodarczej - data osiągnięcia przychodu lub poniesienia kosztu, np. data sprzedaży według wystawionej faktury VAT, data zakupu towaru handlowego wynikająca z faktury VAT, data zestawienia sprzedaży.

W przypadku dowodów księgowych wystawionych z datą okresu wcześniejszego,
ale rozliczanych w kolejnych miesiącach (np. otrzymana po terminie faktura) zazwyczaj ewidencjonujemy je z datą 1 danego miesiąca, umieszczając w uwagach informację
o rzeczywistym terminie wystawienia dokumentu. Jedynie ręczne prowadzenie ewidencji (ręczne wpisywanie dokumentów do formularza KPiR) umożliwia dokonywanie zapisów
z datą zgodną z tą, która widnieje na dokumencie. Jeśli księgowość prowadzona jest przy pomocy programów komputerowych, zazwyczaj pole „data” wymaga określenia dnia właściwego dla miesiąca, którego dotyczy rozliczenie.

Kolumna 3 - Numer dowodu księgowego

Kolumna ta służy do wpisywania numerów faktur VAT, rachunków lub innych dowodów księgowych (np. numer zestawienia rachunków lub faktur). Należy pamiętać, aby nie tylko przepisać numer dokumentu widniejący na jego papierowym oryginale, ale także określić skrótem jego typ (np. FV, Fa VAT, Fa na określenie faktury VAT; R-k, Rach. na określenie rachunku; DW jako oznaczenie dowodu wewnętrznego; WB jako symbol wyciągu bankowego; LP dla listy płac i in.).

Kolumny: 4, 5 - Imię i nazwisko (firma) i adres kontrahenta

Kolumny te przeznaczone są do wpisywania danych dotyczących kontrahentów (odbiorców
i dostawców), z którymi zawarte zostały transakcje dotyczące zakupu towarów, sprzedaży wyrobów, towarów i usług oraz poniesionych kosztów. Kolumn tych nie wypełnia się
w przypadku zapisów dotyczący przychodów ze sprzedaży dokonanej na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.

Kolumna 6 - Opis zdarzenia gospodarczego

Kolumna ta jest przeznaczona do wpisywania w sposób zwięzły rodzajów przychodów lub wydatków, np. zakup papieru, sprzedaż tapety, rata leasingowa, rata amortyzacyjna, zakup benzyny, sprzedaż samochodu osobowego, wypłata wynagrodzeń za okres... itp.
W ewidencji ręcznej opisy zazwyczaj są bardziej precyzyjne i rozwinięte (ich długość zależy jedynie od charakteru pisma osoby wypełniającej księgę). W przypadku użycia księgowych programów komputerowych mocno ograniczona bywa długość opisu, zaś korzystanie
z gotowych wzorców (raz zakodowanych typów opisów) powoduje, iż są one standardowo identyczne dla podobnych rodzajów przychodów i kosztów.

Kolumny od 7 do 9 - przeznaczone są do wpisywania kwot uzyskanych przychodów

Kolumna 7 - Wartość sprzedanych towarów i usług

Do tej kolumny wpisuje się kwoty przychodów uzyskanych ze sprzedaży towarów (wyrobów) i usług (bez podatku VAT, o ile przedsiębiorca jest jego płatnikiem i w osobnej ewidencji dokonał rozliczenia, na podstawie którego odzyskał podatek należny
od sprzedaży). Uogólnić można, iż w kolumnie tej przedsiębiorca ewidencjonuje przychody z działalności podstawowej swojej firmy.

Wartości udzielonych zwróconych towarów, bonifikat ewidencjonuje się ze znakiem „minus” (w ewidencji prowadzonej komputerowo) lub używając koloru czerwonego
(w księdze prowadzonej ręcznie).

Kolumna 8 - Pozostałe przychody

Kolumna ta służy do wpisywania innych przychodów niż przychody ze sprzedaży towarów (wyrobów) i usług, które są ewidencjonowane w kolumnie 7. W kolumnie 8 ewidencjonuje się m.in. :

• przychody ze sprzedaży składników majątku (np. środków trwałych)

• otrzymane dotacje i dofinansowania,

• otrzymane kary umowne, np. z tytułu niedotrzymania terminów przez kontrahenta,

• odsetki od środków na rachunkach bankowych (na podstawie wyciągu bankowego)
  z kont związanych z działalnością gospodarczą podatnika,

• przychody z użytkowania rzeczy (na podstawie umowy użyczenia - jeśli jest to przychód podlegający opodatkowaniu),

• podatek naliczony VAT zaewidencjonowany w trakcie roku jako „nieodliczalny”, który został przekwalifikowany na „odliczalny” w wyniku korekty wskaźnika struktury sprzedaży VAT dokonywanej po zakończeniu roku podatkowego (w przypadku zwiększenia wskaźnika struktury sprzedaży VAT).

Kolumna 9 - Razem przychód

Kolumna przeznaczona jest do wpisania łącznej kwoty przychodów zaewidencjonowanych w kolumnach 7 i 8.

Kolumny od 10 do 13 - przeznaczone są do wpisywania kwot kosztów uzyskania przychodów

Kolumny: 10, 11 - przeznaczone są do ewidencji kosztów zakupu materiałów i towarów.

Kolumna 10 - Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu.

Kolumna ta służy do ewidencjonowania wydatków (kosztów) związanych z zakupami towarów handlowych (w przypadku działalności handlowej), surowców i materiałów
(w przypadku działalności produkcyjnej i/lub usługowej). Ewidencji w tej kolumnie dokonuje się według cen zakupu (wraz z ewentualną opłatą celną i akcyzą). W przypadku odzyskania podatku naliczonego VAT od wskazanych wydatków ewidencji dokonuje się według cen netto. Nieodliczalny podatek naliczony VAT daje podatnikowi prawo do zaliczenia go w koszty uzyskania przychodów.

Kolumna 11 - Koszty uboczne zakupu

Kolumna ta jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych zakupu towarów handlowych, surowców i materiałów (czyli kosztów związanych z zakupami księgowanymi w kolumnie 10), jak np.:

• koszty transportu obcego (przesyłka pocztowa, kurierska itp.),

• koszty transportu własnego - jeśli poniesiony wydatek jest całkowicie związany
  z zakupem surowców, materiałów lub towarów handlowych,

• koszty załadunku i rozładunku,

• koszty ubezpieczenia towarów w drodze (udokumentowane dowodami wystawionymi przez zakład ubezpieczeniowy),

• koszty opakowania.

Kolumny: od 12 do 14 - przeznaczone są do ewidencji pozostałych wydatków (kosztów) ponoszonych przez podmiot w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a które uznawane są za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kolumna 12 - Wynagrodzenia w gotówce i w naturze.

Kolumna ta jest przeznaczona do ewidencji wynagrodzeń pracowników, wypłacanych zarówno w formie gotówkowej w kasie firmy, jak i w formie bezgotówkowej
(np. przekazanych na rachunek bankowy). W kolumnie 12 wykazuje się także wynagrodzenia wypłacane „w naturze” - po przeliczeniu na złote. Kolumna ta służy ewidencji wynagrodzeń wszelkiego rodzaju, nie tylko tych wynikających z umowy o pracę
i naliczanych osobno na liście płac. Tutaj także zaksięgowane powinny zostać kwoty wypłacane pracownikom na podstawie umowy zlecenia i umowy o dzieło.

Do księgi wpisuje się wartość wynagrodzenia brutto (czyli m.in. wraz z zaliczkami miesięcznymi na podatek dochodowy - zaliczki na podatek nie podlegają już powtórnemu zaewidencjonowaniu w księdze). Są to jednocześnie wynagrodzenia zawierające tę część składek na ubezpieczenia społeczne, którą finansuje sam pracownik, a którą w jego imieniu pracodawca potrąca i przekazuje na konto ZUS.

Wpisów dokonuje się na podstawie listy płac lub innych dowodów księgowych, takich jak podpisane umowy (zlecenie, o dzieło). Przychodem pracownika jest również wartość świadczenia w naturze wraz z podatkiem VAT. Ewidencja wynagrodzeń dokonana powinna zostać z dniem, w którym faktycznie wynagrodzenie zostało wypłacone (a więc
w przypadku umów o dzieło - z dniem wystawienia rachunku po wykonaniu dzieła, nie zaś z dniem podpisania umowy).

Kolumna 13 - Pozostałe wydatki.

Kolumna ta jest przeznaczona do ewidencji pozostałych wydatków (kosztów), które nie są ewidencjonowane w kolumnach od 10 do 12, a dotyczą wydatków na potrzeby firmy podatnika i których poniesienie jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Są to w szczególności wydatki dotyczące:

• czynszu za lokal, opłat za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o.,

• opłat pocztowych (związanych np. z korespondencją firmową, ale nie służących przesyłaniu zakupionych towarów/materiałów),

• zakupu usług telekomunikacyjnych (telefon, internet; w wypadku usług telefonicznych użytkowany numer musi być zarejestrowany na firmę bądź jej właściciela),

• zakupu środków czystości i odzieży ochronnej oraz roboczej (przy czym zapisana
  na fakturze nazwa odzieży musi jednoznacznie wskazywać na to, iż będzie ona wykorzystywana jako odzienie robocze, ochronne),

• opłat z tytułu wywozu śmieci, odprowadzenia nieczystości,

• kosztów remontów i napraw środków trwałych,

• amortyzacji środków trwałych,

• zakupu wyposażenia firmy,

• zakupu materiałów biurowych,

• zakupu literatury fachowej związanej tematycznie z prowadzoną działalnością gospodarczą,

• spłaty odsetek od kredytów i pożyczek (także odsetek od kredytów przeterminowanych),

• wartości netto sprzedanego środka trwałego (czyli różnicy pomiędzy wartością początkową a umorzeniem środka trwałego),

• wydatków na reklamę publiczną (radiową, telewizyjną, prasową) oraz niepubliczną,

• składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu zatrudniania pracowników (w części finansowanej przez pracodawcę), składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

• kosztów użytkowania samochodu w firmie (wprowadzonego do ewidencji środków trwałych) - wydatki poniesione z tego tytułu są ewidencjonowane w księdze na bieżąco, zgodnie z datami wystawienia dokumentów potwierdzających zakupy paliwa itp.,
  w pełnej wysokości,

• kosztów użytkowania samochodu w firmie (wprowadzonego do ewidencji przebiegu pojazdu) - łączne wydatki poniesione z tego tytułu są ewidencjonowane w księdze w ostatnim dniu miesiąca, w wysokości faktycznie poniesionej, jednakże nie większej niż limit wynikający z pomnożenia ilości przejechanych w danym miesiącu kilometrów oraz aktualnej stawki za 1 kilometr (tzw. ryczałtu samochodowego). Wydatki przekraczające tak ustalony limit nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów,

• rat leasingowych, dzierżawnych lub z tytułu umowy najmu,

• diet i innych należności za podróż rozliczanych w związku z delegacją pracownika,

• strat w środkach trwałych, w przypadku jeśli nie zostały one pokryte
  przez odszkodowania,

• wartości świadczeń wynikających z przepisów BHP - np. pranie odzieży roboczej, ekwiwalent za używanie własnej odzieży przez pracowników,

• wydatków na usługi biurowe (kopiowanie, tłumaczenia, archiwizowanie danych
  i informacji, prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe, doradztwo itp.),

• wydatków związanych z dozorem mienia (zakup usług monitoringu, wynajem agencji ochrony mienia),

• innych usług obcych, np. porad prawnych,

• korekty zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów o tę część podatku naliczonego VAT, która nie może zostać odliczona od podatku należnego
  (na zakończenie miesiąca lub w wyniku korekty wysokości struktury sprzedaży VAT dokonywanej po zakończeniu roku podatkowego - w przypadku zmniejszenia wskaźnika struktury sprzedaży VAT).

Kolumna 14 - Razem wydatki

Kolumna ta jest przeznaczona do ewidencji łącznej kwoty wydatków wykazanych
w kolumnach: 12 i 13.

Kolumny: 15, 16 - przeznaczone do wpisywania innych danych (informacji) związanych
z działalnością gospodarczą podatnika

Kolumna 15 - nienazwana

Kolumna ta jest przeznaczona do ewidencji zdarzeń gospodarczych przede wszystkim dla wiadomości podatnika, np. tych wydatków, których podatnik nie może zaliczyć do kosztów uzyskania, a chce mieć bieżące informacje o ich wysokości. W kolumnie 15 można zaewidencjonować m.in. zakup środków trwałych, które następnie będą wliczane w koszty w stosownych ratach amortyzacyjnych, a także te pozycje na fakturze, które nie mogą stanowić dla podatnika kosztów uzyskania przychodu.

W kolumnie tej można również ewidencjonować wartość remanentu dokonanego przez podatnika dla celów podatku dochodowego.

Kolumna 16 - Uwagi

Kolumna ta jest przeznaczona głównie do wpisywania uwag do treści zapisów dokonywanych w kolumnach od 2 do 15. W kolumnie tej można także ewidencjonować pobrane zaliczki, czy też obrót opakowaniami zwrotnymi. Kolumna ta może także być wykorzystywana do ewidencjonowania przychodów otrzymanych faktycznie przez podatnika.

Koszty związane z zatrudnieniem pracownika, podstawowe zasady rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych

Poniższe informacje dotyczą ewidencji kosztów w kolumnach 12 i 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a więc kosztów wynikających z wypłaty wynagrodzeń (kolumna 12) i obciążeń, jakie z tego tytułu ponosi pracodawca, a także jego własnych ubezpieczeń społecznych (kolumna 13).

Przedsiębiorcy w Polsce z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej objęci są obowiązkowo ubezpieczeniem społecznym stanowiącym dla nich koszt uzyskania przychodów. Kosztem tym jest także składka na Fundusz Pracy. Natomiast nie stanowi kosztu uzyskania przychodu składka na powszechne ubezpieczenie zdrowotne, gdyż jest ona potrącana w wysokości 7,75% podstawy wymiaru tej składki od zaliczki na podatek dochodowy (lub od podatku dochodowego w rocznym rozliczeniu PIT przedsiębiorcy).

Przedsiębiorca ponoszący wydatki związane z wypłata wynagrodzeń z tytułu umów o pracę, zlecenie i o dzieło oraz narzutów związanych z tymi wynagrodzeniami, może je zakwalifikować jako swoje koszty uzyskania przychodów. Wynagrodzenia w gotówce i
w naturze są ewidencjonowane w kol. 12 księgi przychodów i rozchodów w kwotach brutto (a więc z zawartymi w płacy składkami na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe
i zdrowotne oraz zaliczką na podatek dochodowy). Narzuty na wynagrodzenia są ewidencjonowane w kwotach faktycznie zapłaconych w miesiącu, w których przypada termin ich płatności.

Przedsiębiorca rozlicza się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w terminie do 10 każdego miesiąca jeśli w jego firmie nie ma zatrudnionych pracowników lub do dnia 15 każdego miesiąca - jeśli zatrudnia on pracowników. W tych terminach przedsiębiorca ma obowiązek odprowadzić stosowne składki na konto urzędu, przy czym dotyczą one rozliczenia miesiąca poprzedniego.

Przykład:

Przedsiębiorca A zatrudnia jednego pracownika, którego wynagrodzenie w miesiącu lipcu br. wyniosło 1 126 zł brutto. Potrącenia z listy płac (ta część składek, o jaką pomniejszone zostanie wypłacone wynagrodzenie), narzuty na wynagrodzenie (ta część składek, którą przedsiębiorca musi opłacić za swojego pracownika) oraz składki własne przedsiębiorcy w łącznej kwocie 924,54 zł powinny zostać uiszczone do dnia 15 sierpnia br., zaś dowód wewnętrzny dokumentujący to zdarzenie przedsiębiorca A zaewidencjonował w 13 kolumnie prowadzonej przez siebie księgi przychodów i rozchodów z umowną datą 31 sierpnia br.

Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą przez okres 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania tej działalności mogą opłacać składki na ubezpieczenia społeczne od zadeklarowanej przez siebie kwoty, nie niższej jednak niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. Z tych preferencyjnych zasad opłacania składek przedsiębiorcy mogą skorzystać, o ile:

• w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej nie prowadzili oni pozarolniczej działalności gospodarczej,

• nie wykonują działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, u którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej, w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym, wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej (a więc osoby, które najczęściej za namową pracodawcy zakładają własne firmy, aby współpracować z dawnym pracodawcą wykonując na jego rzecz te same czynności, które wchodziły w zakres ich obowiązków jako osób zatrudnionych na umowę o pracę).

Osoby opłacające składki na ubezpieczenia społeczne w wysokości preferencyjnej są także zwolnione z opłat Funduszu Pracy przez analogiczny okres 24 miesięcy.

Osoba prowadząca działalność gospodarczą podlega ubezpieczeniom od dnia faktycznego rozpoczęcia działalności gospodarczej.

W chwili obecnej (stan na 31 sierpnia 2008 r.) wysokość poszczególnych składek wynosi:

• dla ubezpieczenia emerytalnego: 19,52% podstawy wymiaru składki,

• dla ubezpieczenia rentowego: 6,00% podstawy wymiaru składki,

• dla ubezpieczenia chorobowego: 2,45% podstawy wymiaru składki,

• dla ubezpieczenia wypadkowego: 1,80% podstawy wymiaru składki,

• dla ubezpieczenia zdrowotnego: 9,00% podstawy wymiaru składki.

Ubezpieczenie chorobowe dla osób prowadzących działalność gospodarczą jest dobrowolne
i obowiązuje od dnia wskazanego na wniosku. Przedsiębiorcy, którzy nie mają prawa do ulgowej wysokości składek ZUS, opłacają także obowiązkowo składki na Fundusz Pracy w wysokości 2,45% podstawy wymiaru.

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy dla osób prowadzących działalność gospodarczą (opłacających pełne składki) stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60 % średniego wynagrodzenia miesięcznego w sektorze przedsiębiorstw. Uśredniona kwota, od której liczone są poszczególne składki podawana jest w drodze obwieszczenia przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za dany kwartał.

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne dla osób prowadzących działalność gospodarczą stanowi zadeklarowana kwota nie niższa niż 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w danym kwartale, włącznie z wypłatami z zysku.

Jak już wspomniano, przedsiębiorca zatrudniający pracowników lub inne osoby
(np. zleceniobiorców) ponosi z tego tytułu nie tylko koszty związane z wypłatą wynagrodzeń, ale również koszty wynikające z konieczności zapłaty stosownych składek. Podobnie jak sam przedsiębiorca, także pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym: emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu, a także obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Stawki ZUS przy zatrudnianiu pracowników lub zleceniobiorców wynoszą:

1. Płacone przez pracownika:

• 9,76 % (ubezpieczenie emerytalne),

• 1,50 % (ubezpieczenie rentowe),

• 2,45 % (ubezpieczenie chorobowe).

2. Płacone przez płatnika:

• 9,76 % (ubezpieczenie emerytalne),

• 4,50 % (ubezpieczenie rentowe),

• 1,80 % (ubezpieczenie wypadkowe - dla firm zgłaszających do ubezpieczenia maksymalnie 9 osób).

Amortyzacja jako koszt uzyskania przychodów

Koszty związane z amortyzacją posiadanych lub kupowanych przez firmę środków trwałych ewidencjonowane są w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów. Amortyzacją nazywamy ogólnie odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych
i prawnych.

Kosztów zakupów lub wytworzenia we własnym zakresie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (a więc np. oprogramowania komputerowego), o wartości przekraczającej 3 500 zł brutto, nie można wpisać bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów. Jest to wynikiem faktu, iż przedmioty takie jak maszyny produkcyjne, samochody, nieruchomości i in. użytkowane są w firmie przez okres przekraczający 12 miesięcy. Wpisując jednorazowo w koszty wartość całego zakupu przedsiębiorca mógłby zaciemniać obraz finansowej sytuacji swojej firmy, sztucznie podwyższając koszty jej istnienia. Nie oznacza to jednak utraty prawa do odliczenia od przychodów kosztów z tytułu zakupu środków trwałych,
a jedynie powoduje konieczność rozbicie całego kosztu zakupu za mniejsze raty, których ilość odpowiada mniej więcej czasowi użytkowania danego przedmiotu. Przedsiębiorca ma prawo
do dokonywania odpisów amortyzacyjnych (tzw. rat amortyzacyjnych), wynikających z utraty wartości zakupionego środka trwałego, co jest skutkiem jego zużycia technicznego i moralnego (dotyczy to zwłaszcza sprzętu technicznego, który nie tracąc wartości użytkowych, na skutek postępu technicznego starzeje się i staje się zbędny).

Środki trwałe należy najpóźniej w momencie przekazania do użytkowania wprowadzić
do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Jeżeli jednak wartość początkowa środka trwałego nie przekracza 3 500 zł, koszt nabycia lub wytworzenia takiego środka trwałego można w miesiącu przekazania do użytkowania zaliczyć jednorazowo
do kosztów uzyskania przychodów. Wtedy nie ujmuje się go już w ewidencji. Przepisy dotyczące środków trwałych dla podatnika opodatkowanego na zasadach ogólnych ujęte są
w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Do prawidłowego ustalenia wartości odpisów amortyzacyjnych (rat amortyzacyjnych) konieczne jest ustalenie wartości początkowej środka trwałego, metody amortyzacji i stawki amortyzacji (wiąże się z tym także konieczność ustalenia okresu amortyzacji - miesięcznego, kwartalnego, półrocznego lub rocznego).

Wysokość odpisów amortyzacyjnych zależy m.in. od wartości początkowej środka trwałego.
Za wartość początkową zakupionego środka trwałego uważa się cenę jego nabycia, a
w przypadku wytworzenia środka trwałego - koszt jego wytworzenia. Za cenę nabycia uważa się natomiast kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone
do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnych i prawnych do używania,
a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek i prowizji. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku. W przypadku podatnika podatku VAT, kwoty o których mowa powyżej zmniejsza się o kwotę podatku naliczonego,
z wyjątkiem przypadków gdy zgodnie z odrębnymi przepisami nie przysługuje prawo do zwrotu podatku naliczonego.

Przykład:

Dnia 5 maja podatnik B zakupił samochód ciężarowy, za który zapłacił 120 000 zł + 22%VAT. Samochód ten został przez niego następnie przerobiony w celu dostosowania do świadczenia usług transportu osobowego. 10 maja podatnik zakupił zestaw foteli dla pasażerów, półki na bagaż i wykładzinę tapicerską na łączną kwotę 18 000 zł + 22%VAT. 25 maja podatnik zapłacił za dokonanie przeróbek samochodu (montaż foteli, półki, tapicerowanie): 2 000 zł + 22%VAT.
2 czerwca podatnik zamontował w przerabianym samochodzie klimatyzację płacąc za nią 6 200 z + 22%VAT.

Łączne wydatki na samochód wyniosły więc 146 200 zł + 22% VAT. Podatnik B odzyskał zapłacony podatek VAT, zaś środek trwały wpisał do ewidencji środków trwałych z dniem 3 czerwca, gdy samochód po raz pierwszy był gotów do użycia.

Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się począwszy od pierwszego miesiąca następującego
po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór.

Podatnik może sam zadecydować, czy składnik majątku trwałego o wartości początkowej równej lub niższej niż 3 500 zł amortyzować na ogólnych zasadach w dłuższym czasie, czy dokonać jednorazowo odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania do używania albo
w miesiącu następnym.

Podstawową metoda amortyzacji jest metoda liniowa, zakładająca, iż kwoty odpisów nie zmieniają się w całym okresie amortyzacyjnym. Stosując metodę liniową roczny odpis amortyzacyjny ustala się jako iloczyn stawki amortyzacyjnej i wartości początkowej środka trwałego. Przy wyborze miesięcznego okresu amortyzacji uzyskaną kwotę dzieli się
przez dwanaście, ewidencjonując miesięczną ratę amortyzacyjna w kol. 13 księgi przychodów
i rozchodów. Wysokość stawki amortyzacyjnej zależy od rodzaju środka trwałego. Wykaz stawek amortyzacyjnych znajduje się w załączniku nr 1 do ustawy o podatku dochodowym.

Innym sposobem naliczania amortyzacji jest tak zwana metoda degresywna. Jej zastosowanie jest ograniczone do środków trwałych z grupy 3-6 i 8 Klasyfikacji Środków Trwałych. Metoda ta jest trudniejsza rachunkowo, ale korzystniejsza dla podatnika i polega na zastosowaniu amortyzacji z podwyższoną stawką amortyzacyjną. Zgodnie z jej założeniami środek trwały traci na wartości więcej w pierwszych okresach używania, potem spadek jego wartości jest już mniejszy, zarówno w przypadku jego wartości użytkowej, jak i finansowej.

Metodę amortyzacji określa się w miesiącu przyjęcia środka trwałego do używania. Raz przyjętej metody nie można w trakcie amortyzacji zmienić.

Niektóre środki trwałe nie podlegają amortyzacji. Są to m.in.:

• grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów,

• dzieła sztuki i eksponaty muzealne,

• składniki majątku, które nie są używane na skutek zaprzestania działalności, w której
  te składniki były używane, w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji
  od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaprzestano tej działalności. Jeżeli w trakcie używania środka nastąpiła konieczność wycofania go z eksploatacji np. na jeden pełny miesiąc, w tym miesiącu nie dokonuje się odpisu amortyzacyjnego,

• środki trwałe, które są niesprawne.

Dokonywanie odpisów amortyzacyjnych wiąże się z obowiązkiem prowadzenia ewidencji środków trwałych lub wykazu środków trwałych. Ewidencja środków trwałych musi być prowadzona przez przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych.

Od 1 stycznia 2007 roku obowiązują nowe zasady amortyzacji dla celów podatkowych. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnicy w roku podatkowym, w którym rozpoczęli działalność, oraz mali podatnicy, mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych zaliczonych do grupy 3-8 Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), z wyłączeniem samochodów osobowych. Jednorazowe odpisy amortyzacyjne mogą być dokonywane do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym równowartości kwoty 50 000 euro łącznej wartości tych odpisów amortyzacyjnych. Przy określaniu wymienionego limitu nie uwzględnia się odpisów amortyzacyjnych od nieprzekraczającej 3 500 zł wartości początkowej środków trwałych
oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Remanent (spis z natury towarów)

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą zobowiązani są dokonywać spisu
z natury (remanentu). O sporządzeniu spisu z natury informuje się urząd skarbowy na 7 dni przed jego dokonaniem (za wyjątkiem remanentu na dzień 1-go stycznia i 31-go grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej). Dokumentację remanentu przechowuje się przez 5 lat.

Remanentem obejmujemy:

• materiały podstawowe (takie, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu, stanowią podstawową część składową wyrobu lub ściśle są z wyrobem złączone),

• materiały pomocnicze (są zużywane w związku z działalnością gospodarczą
  i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości),

• towary handlowe (zakupione w celu dalszej sprzedaży w stanie nieprzerobionym),

• półwyroby (wyroby własnej produkcji, których proces przerobu nie został całkowicie zakończony - półwyroby produkcji obcej to materiały podstawowe),

• wyroby gotowe (końcowy rezultat procesu własnej produkcji),

• braki (z własnej produkcji) - nie odpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, uszkodzone częściowo towary handlowe,

• odpadki użytkowe (materiały, które na skutek procesów technologicznych czy też
  na skutek zniszczenia lub uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową).

Remanent sporządzany jest:

OBOWIĄZKOWO	DOBROWOLNIE
przed zaprowadzeniem księgi, na koniec każdego roku podatkowego, przy zmianie wspólników, przy likwidacji działalności, na życzenie urzędu skarbowego.	w dowolnym czasie, np. co miesiąc, do rozliczenia osoby odpowiedzialnej materialnie.

W remanencie dla celów podatku dochodowego nie uwzględnia się podatku naliczonego VAT (o ile został podatnikowi zwrócony). Pozycje remanentowe wycenia się nie później niż na 14 dni od dnia sporządzenia remanentu.

Sposoby wyceny pozycji remanentowych:

• materiały i towary - wycenia się według cen zakupu lub nabycia lub ceny rynkowej (jeśli cena ta jest niższa od ceny zakupu, np. przy towarach, które wyszły z mody
  lub uległy uszkodzeniu),

• wyroby gotowe, półwyroby, braki - wycenia się według kosztu wytworzenia (koszty związane bezpośrednio z przerobem),

• odpadki użytkowe - wycenia się według szacunku (potencjalnej przydatności
  do dalszego użytkowania).

Remanent powinien obejmować towary stanowiące własność podatnika jak również towary obce znajdujące się w firmie. W przypadku towarów obcych nie wycenia się ich, wystarczy tylko wpisać ich ilość i podać czyją stanowią własność.

Przedsiębiorcy zobowiązani są także do przeprowadzenia remanentu likwidacyjnego
(przy likwidacji działalności). O likwidacji działalności powinno się zawiadomić urząd skarbowy w ciągu 7 dni przed sporządzeniem remanentu. Dochód z remanentu likwidacyjnego podlega ryczałtowemu opodatkowaniu w wysokości 10%. Dochodu tego nie łączy się z innymi dochodami. Dochód z remanentu likwidacyjnego należy obliczyć wykorzystując procentowy wskaźnik udziału dochodu w przychodach za ostatnie 3 miesiące działalności firmy lub za ostatni rok. Remanent likwidacyjny obejmuje dodatkowo wyposażenie, ale nie obejmuje środków trwałych. Jeżeli podatnik osiągnie dochód ze sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności, to jest on opodatkowany na zasadach ogólnych. Remanent likwidacyjny nie podlega opodatkowaniu jeśli w wyniku zmiany formy prawnej, połączenia lub zmiany branży umieszczono te składniki w nowej firmie albo rozszerzono działalność gospodarczą.

Jeśli podatnik zaprzestał wykonywania działalności opodatkowanej podatkiem VAT zobowiązany jest do zapłaty podatku należnego VAT od remanentu likwidacyjnego. Podatnik musi zawiadomić urząd skarbowy o dokonanym spisie z natury w ciągu 14 dni
od dnia zakończenia tego spisu. Remanent likwidacyjny dla celów podatku VAT obejmuje także wyposażenie i środki trwałe. Nie uwzględnia się w nim jednak tych składników majątku trwałego i obrotowego firmy, od których podatnik nie otrzymał zwrotu podatku naliczonego (np. zakupionych z zerową stawką VAT-u, od podatników nie będących płatnikami PTU, czy też zakupów nieopodatkowanych podatkiem VAT.

Ewidencja Przebiegu Pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona jest najczęściej w przypadku, gdy podatnik opodatkowany jest na zasadach ogólnych i chce wykorzystywać w działalności gospodarczej samochód osobowy będący jego własnością, zachowując jednocześnie możliwość jazd prywatnych. Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatku dochodowego od osób prawnych obowiązani są prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu
w następujących sytuacjach:

• gdy podatnik albo zatrudniony przez niego zleceniobiorca używa samochodu osobowego, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych podatnika (nie stanowi składnika majątku firmy),

• gdy pracownik używa prywatnego samochodu (a nie samochodu pracodawcy)
  na potrzeby działalności pracodawcy, zarówno w podróży służbowej, jak i w tzw. jazdach lokalnych.

Jeśli samochód osobowy nie został kupiony przez firmę, ale stanowi własność przedsiębiorcy lub jego pracownika lub z jakiegokolwiek innego tytułu jest wykorzystywany w działalności gospodarczej, to istnieją ograniczenia w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków eksploatacyjnych związanych z użytkowaniem tego samochodu
w działalności gospodarczej. Wydatki związane z używaniem w działalności gospodarczej samochodu osobowego, niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, stanowią koszt uzyskania przychodu tylko do wysokości limitu, ustalonego na podstawie ilości przejechanych kilometrów (według danych wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu) oraz ryczałtowo ustalonym kosztem przejechania 1 km (wg stawek ustalonych przepisami prawa). Limit ustala się poprzez pomnożenie ilości przejechanych kilometrów w danym miesiącu przez stawkę kilometrową podaną dla danego rodzaju pojazdu. Zapisy w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzone są miesięcznie, ale koszty uzyskania przychodów są rozliczane narastająco. Oznacza to, że w przypadku gdy w jednym miesiącu, np. styczniu, wydatki są większe niż określony limit, nie można zaliczyć do kosztów tego miesiąca tej nadwyżki. Jednak jeśli w następnym miesiącu (lutym) lub następnych miesiącach tego samego roku kalendarzowego limit wydatków nie zostanie przekroczony, to możliwe jest zaliczenie do kosztów nierozliczonych wcześniej wydatków.

Przykład:

Podatnik C użytkuje w firmie swój prywatny samochód. Zestawienia wynikające z prowadzonej przez niego ewidencji przebiegu pojazdu (w skrócie EPP) od początku roku kształtują się następująco:

Miesiąc	Ilość przejechanych km x stawka kilometrowa (0,8358 zł)	Wydatki faktycznie poniesione na eksploatację samochodu (według faktur)	Koszt zaewidencjonowany w księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13
Styczeń	1 200 km x 0,8358 zł = 1 002,96 zł	1 230,89 zł	1 002,96 zł (nadwyżka wydatków ponad limit wynosi: 227,93 zł)
Luty	1 450 km x 0,8358 zł = 1 211,91 zł	1 454,45 zł	1 211,91 zł (nadwyżka wydatków ponad limit wynosi: 242,54 zł)
Marzec	1 700 km x 0,8358 zł = 1 420,86 zł	998,60 zł	1 420,86 (998,60 zł kosztów z bieżącego okresu oraz 422,26 zł z nadwyżek z okresów poprzednich)

W przypadku dokonywania pracownikowi wypłaty za wykonane jego samochodem przejazdy lokalne, obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu występuje wyłącznie wtedy, gdy nie ustalono z tego tytułu ryczałtu, a należność wypłacana jest
za każdy przejechany kilometr. Pracodawca może wypłacać pracownikowi albo kwotę wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu albo ryczałt miesięczny. Ryczałt wypłaca się
na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Rozliczana co miesiąc maksymalna, ustalona przez pracodawcę ilość kilometrów, jest zależna od ilości mieszkańców miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę. Przyznany limit kilometrów jest mnożony przez stawkę dla danego rodzaju pojazdu w taki sam sposób jak to ma miejsce przy rozliczaniu wyjazdów według ewidencji przebiegu pojazdu. Należy jednak pamiętać, że każdy dzień nieobecności pracownika w pracy powoduje zmniejszenie powyższych limitów o 1/22 limitu.

Przy jazdach zamiejscowych (delegacjach) ryczałt wylicza się przyjmując przejechaną liczbę kilometrów wykazanych w ewidencji przebiegu pojazdu. Rozliczenie jazd zamiejscowych jest niezależne od rozliczenia ryczałtowego wyjazdów miejscowych.

Ewidencję przebiegu pojazdu prowadzić należy odrębnie dla każdego pojazdu. Powinna ją prowadzić osoba faktycznie używająca pojazdu (pracownik, przedsiębiorca, zleceniobiorca), w każdym jednak przypadku ewidencja powinna być potwierdzana przez podatnika (właściciela firmy). Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona na bieżąco,
tzn. powinna być uzupełniania po dokonaniu każdego przejazdu.

Stawienie się w miejscu pracy należy do obowiązków pracownika. W związku z tym koszty dojazdu pracownika z domu do pracy nie powinny znaleźć się w ewidencji przebiegu pojazdu, gdyż nie jest to korzystanie z pojazdu na potrzeby działalności gospodarczej pracodawcy.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie zwalnia podatnika z obowiązku zgodnego
z prawem dokumentowania wydatków związanych z używaniem pojazdu, w szczególności: zakupu paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, wydatków na parking, przeglądów technicznych, kosztów drobnych napraw i części zamiennych. Na dokumentach potwierdzających wydatek związany z eksploatacja pojazdu powinien znajdować się numer rejestracyjny pojazdu, w szczególności na fakturach VAT dokumentujących zakup paliwa silnikowego wlewanego bezpośrednio do baku pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby faktycznie używającej pojazdu;

• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;

• numer kolejny wpisu;

• datę, cel wyjazdu oraz opis trasy (skąd-dokąd);

• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;

• stawkę za jeden kilometr przebiegu;

• stawkę za 1 kilometr przebiegu;

• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, określonej w cyt. wyżej rozporządzeniu Ministra Infrastruktury;

• dane i podpis pracodawcy (podatnika).

Podsumowanie wybranych informacji dotyczących sposobu prowadzenia księgi przychodów i rozchodów przez podatników

Poniższe zestawienie podstawowych zasad związanych z prowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów dotyczy wszystkich podatników prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, którzy rozliczają się przy pomocy tej formy księgowości:

1. Księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona rzetelnie (tj. zgodnie
   ze stanem rzeczywistym), a także prawidłowo (tj. zgodnie z zasadami określonymi
   w przepisach prawa podatkowego). Dopuszczalny błąd, niepowodujacy uznania księgi
   za nierzetelną, wynosi 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził istnienie tego błędu.

2. Księga przychodów i rozchodów nie traci rzetelności także wtedy, gdy:

• na skutek nieszczęśliwego wypadku lub zdarzenia losowego podatnik nie był
  w stanie prowadzić księgi,

• podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej,

• błędne zapisy są skutkiem ewidentnej pomyłki, a podatnik posiada prawidłowe dowody księgowe dokumentujące dane zdarzenie gospodarcze,

• błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania
  (np. omyłkowo zawyżono przychody firmy), z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny.

3. W innych przypadkach urząd skarbowy może uznać księgę za nierzetelną i ustalić dochód z pominięciem zapisów w niej dokonanych, a więc szacunkowo. Księga może zostać uznana za nierzetelną szczególnie wtedy, gdy:

• wynikają z niej ewidentne sprzeczności,

• dochód jest rażąco niższy od tego, jaki byłby konieczny do pokrycia wydatków podatnika (a więc np. kwota zakupu towarów handlowych w sklepie wynosi
  o wiele więcej, niż kwota zaewidencjonowanej sprzedaży tych samych towarów - oznacza to, iż podatnik niepotrzebnie gromadzi zapasy towarów, których nie może sprzedać lub też zaniża rzeczywistą wartość sprzedaży; w tym wypadku bardzo łatwo można ustalić stan faktyczny dzięki sporządzeniu remanentu),

• dochód jest znacząco niższy od przeciętnie uzyskiwanego przez innych podatników w danej branży i podobnych warunkach prowadzenia działalności gospodarczej.

4. U podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów dochodem z działalności gospodarczej jest różnica pomiędzy przychodem a kosztami jego uzyskania, powiększona
   lub pomniejszona o różnicę remanentów (czyli różnicę między wartością remanentu początkowego i końcowego). Wynikający z księgi przychodów i rozchodów dochód (lub jego brak - stratę) za dany okres można obliczyć odejmując od wartości wykazanej w kolumnie 9 sumę kwot z kolumn 10, 11 i 14.

5. Dochodem lub stratą ze sprzedaży środka trwałego związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą jest różnica pomiędzy przychodem uzyskanym ze sprzedaży środka trwałego a wartością netto tego środka (czyli wartością początkową, pomniejszoną o wartość umorzenia). Dochodu tego nie oblicza się oddzielnie tylko wynika on z zapisów księgowych przychodu i kosztu jego uzyskania jakie powstają u podatnika - przychód
   w kwocie netto równy cenie sprzedaży netto środka trwałego księgowany jest w kolumnie 8 księgi przychodów i rozchodów na podstawie dokumentu sprzedaży (np. faktury VAT). Koszt uzyskania przychodu, będący wartością netto środka trwałego, jest księgowany
   na podstawie ewidencji środków trwałych w kolumnie 13 księgi.

6. Wartość kosztów uzyskania przychodu należy pomniejszyć o wartość wynagrodzeń
   w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane w wynagrodzeniami zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów

7. Podatnicy sami zakładają księgę przychodów i rozchodów informując o tym pisemnie właściwy urząd skarbowy. Podatnicy rozpoczynający działalność w ciągu roku podatkowego zawiadamiają urząd skarbowy w terminie 7 dni od dnia założenia księgi (w przypadku spółki założenie księgi zgłaszają wszyscy wspólnicy w swoich urzędach skarbowych).

8. Księgę prowadzi się w miejscu wykonywania działalności gospodarczej lub w miejscu wskazanym. Jeżeli księgę przychodów i rozchodów prowadzi biuro rachunkowe, podatnik zobowiązany jest do prowadzenia w miejscu wykonywania działalności gospodarczej ewidencji sprzedaży. O prowadzeniu księgi przez biuro rachunkowe należy zawiadomić urząd skarbowy w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy z tym biurem (wpisując dane biura w formularzu NIP-1, najczęściej w tym celu należy złożyć aktualizację tego formularza).

9. Przy komputerowym prowadzeniu księgi należy przechowywać zapisy na trwałych nośnikach (np. płyty CD-R, a więc nośniki uniemożliwiające przypadkowe skasowanie plików archiwalnych), a po zakończeniu miesiąca sporządza się wydruk komputerowy.

10. Zakupy towarów handlowych i materiałów podstawowych księguje się niezwłocznie
    po otrzymaniu towaru, najpóźniej przed przekazaniem go do magazynu, przerobu
    lub sprzedaży. Otrzymanie materiałów i towarów musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła. Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

11. Zapisy w księdze dotyczące przychodów powinny być dokonywane raz dziennie, po zakończeniu dnia, jednakże nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Zapisy te powinny być dokonywane na podstawie wystawionych faktur,
    a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami - na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazuje się wartość tych przychodów za dany dzień (dzienne zestawienie sprzedaży).

12. Oprócz księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji zakupów i ewidencji sprzedaży VAT (jeśli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT) podatnik może być zobowiązany
    do prowadzenia jeszcze innych ewidencji. Ewidencje dodatkowe stosowane przez podatnika prowadzącego księgę przychodów i rozchodów to:

• Rejestr kupna i sprzedaży wartości dewizowych (dla podatników prowadzących działalność w zakresie kupna i sprzedaży dewiz).

• Ewidencja pożyczek i zastawionych rzeczy (dla lombardów).

• Ewidencja sprzedaży dla podatników, których przychody ze sprzedaży i świadczenia usług nie są dokumentowane fakturami VAT, a którzy: zlecili prowadzenie księgi przychodów i rozchodów w biurze rachunkowym, prowadzą przedsiębiorstwa wielozakładowe i tylko jedną księgę przychodów i rozchodów, chcą dokonywać wpisów do księgi przychodów i rozchodów po zakończeniu miesiąca - do 20-go dnia następnego miesiąca, prowadzą handel obwoźny i obnośny. W tych przypadkach ewidencję sprzedaży prowadzi się w miejscu wykonywania działalności, wpisów dokonuje się
  po zakończeniu danego dnia, a po zakończeniu miesiąca podsumowuje się sprzedaż
  i wypisuje do księgi przychodów i rozchodów najpóźniej do 20 dnia miesiąca następnego (kolumny 7 i 9 księgi przychodów i rozchodów).

• Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

• Ewidencja wyposażenia (wyposażenie to składnik majątkowy firmy o wartości nieprzekraczającej 3 500 zł i obowiązkowo wprowadzany do ewidencji wyposażenia, gdy jego wartość jest równa lub wyższa od 1 500 zł). Okres użytkowania wyposażenia może być krótszy lub dłuższy niż 1 rok. Zapisów dotyczących wyposażenia dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania.

• Ewidencja przebiegu pojazdu (omówiona powyżej).

13. Przychód podatnika (i odwrotnie - jego koszt uzyskania przychodów) stanowią zapłacone, a nie tylko naliczone odsetki (kary umowne) za niewywiązanie się z terminu płatności
    za dostarczony towar. Odsetki, zapłacone z tytułu sprzedaży wadliwego towaru
    lub wykonania wadliwie usługi, nie są kosztem uzyskania przychodu, ale otrzymane - stanowią przychód podlegający opodatkowaniu, który należy zaewidencjonować
    w kolumnie 8 i 9 księgi.

14. Przychodu nie stanowią otrzymane odsetki z tytułu nadpłaconych zobowiązań podatkowych i innych należności budżetowych.

15. Zakupione opakowania są kosztem uzyskania przychodów. Dostarczane wraz z towarem opakowania są jednak najczęściej wliczone w cenę towaru i nie są odrębnie fakturowane (nie wyodrębnia się ich wartości) lub są wypożyczone za kaucją, wówczas nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (obrót opakowaniami można ewidencjonować w kol. 16 księgi)

16. W przypadku otrzymania dostawy towarów lub materiałów bez faktury, zapisu w księdze przychodów i rozchodów (kol. 10) można dokonać na podstawie opisu dostawy towaru. Opis taki musi być potwierdzony datą i podpisem osoby, która towar przyjęła
    (np. wystawiając dokument PZ - przyjęcie zewnętrzne). Z chwilą otrzymania faktury - jeśli istnieją rozbieżności między danymi liczbami uwidocznionymi w księdze
    i wynikającymi z dokumentów otrzymanych w terminie późniejszym - należy je skorygować nowym zapisem w kolumnie 10 oraz kolumnach od 1 do 6. Natomiast jeśli wartość netto dostarczonych towarów ujęta na fakturze jest równa kwocie wpisanej do księgi na podstawie opisu dostawy towaru to wtedy nie dokonuje się żadnych zapisów w księdze. Oba dokumenty powinny być przechowywane razem, gdyż stanowią pełną dokumentację dostawy.

Przykład:

Podatnik J prowadzący firmę handlową - sklep spożywczy - otrzymał przesyłkę
z zamówionym przez siebie towarem (50 litrów mleka w kartonie, w 5 zgrzewkach po 10 sztuk). Zgodnie z umową zawartą telefonicznie z mleczarnią, podatnik przyjął dostawę,
a następnie ujął ją zapisem księgowym w uzgodnionej cenie 2,30 zł. Zapis w księdze przychodów i rozchodów miał następujące brzmienie:

Lp.	Data	Numer dowodu księgowego	Kontrahent	Adres	Opis zdarzenia gospodarczego	Sprzedaż	Pozostałe przychody
356.	29.08.2008	PZ nr 25/08/2008	Mleczarnia POL-mlek Sp. z o.o.	30-345 Kraków, ul. Łaciata 6	Przyjęcie towaru handlowego	-	-

Razem przychód	Zakup towarów	Uboczne koszty zakupu	Wynagrodzenia	Inne	Razem koszty		Uwagi
-	115,00	-	-	-	-	-	Dostawa niefakturowana

Dwa dni później mleczarnia przysłała podatnikowi fakturę, zgodnie z którą cena 1 kartonu mleka wynosiła 2,35 zł. Podatnik dokonał w związku z tym kolejnego zapisu w księdze:

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Numer dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Wartość sprzedanych towarów i usług

Pozostałe przychody

Imię i nazwisko (firma)

Adres (siedziba)

368.

31.08.2008

FV nr 6485/VIII/2008

Mleczarnia POL-mlek Sp. z o.o.

30-345 Kraków, ul. Łaciata 6

Zakup towaru handlowego

-

-

Razem przychód (7+8)	Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu	Koszty uboczne zakupu	Wynagrodzenia w gotówce i naturze	Pozostałe wydatki	Razem wydatki		Uwagi
-	2,50	-	-	-	-	-	Korekta zapisu PZ (50 szt. x 0,05 zł)

17. Na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów można sporządzić tak zwane dowody wewnętrzne. powinny one zawierać: nazwę towaru
    oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a ponadto datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków). Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć:

• zakupu bezpośrednio od krajowego producenta produktów roślinnych
  lub zwierzęcych,

• zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych (np. środków czystości lub materiałów biurowych),

• opłat uiszczonych znakami skarbowymi oraz diet,

• wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz, centralne ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą
  (np. gdy podatnik prowadzi działalność gospodarczą w prywatnym lokalu mieszkaniowym, w pokoju stanowiącym 25% całego lokalu, prywatne faktury
  za czynsz i media ujęte mogą zostać w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów - na podstawie osobnych dowodów wewnętrznych, na których podatnik dokona obliczenia 25% wartości tych kosztów),

• wydatki związane z parkowaniem samochodu wykorzystanego w działalności gospodarczej (np. na podstawie kart do parkowania, biletów z parkometrów, czy paragonów fiskalnych z parkingów).

18. Podatnicy VAT mogą ewidencjonować przychody w podatkowej księdze przychodów
    i rozchodów zgodnie z datą wystawienia faktury. W ostatnim dniu roku są oni zobowiązani wpisać do księgi kwoty przychodów, na które wystawione zostaną faktury
    w roku następnym, o ile związane z transakcją towary zostały wydane, a usługi wykonane do dnia 31 grudnia danego roku. Po ich wystawieniu mają obowiązek odnotować
    w księdze (kol. 16) numery i daty faktur odnoszące się do poszczególnych transakcji. Ewidencjonując przychody w roku następnym podatnicy nie wykazują wartości przychodów wynikających z faktur odnoszących się do przychodu z roku poprzedniego.

19. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim, a jego treść powinna być pełna i zrozumiała, przy czym dozwolone jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów.

20. Na dowodach księgowych nie można dokonywać żadnych poprawek. Jeśli podatnik stwierdzi błąd w otrzymanym lub wystawionym dowodzie księgowym powinien wystąpić o jego korektę lub osobiście taką korektę sporządzić (dotyczy to zwłaszcza faktur).

21. Błędy księgowe należy przekreślić w sposób pozwalający odczytać pierwotne zapisy,
    a następnie obok wpisać tekst lub właściwą liczbę. Poprawka musi być potwierdzona datą i podpisem osoby, która jej dokonała.

22. Wydatki zwrócone pracownikowi w związku z jego podróżą służbową są kosztem uzyskania przychodów (np. faktura za nocleg, wyżywienie), nie stanowią natomiast przychodu pracownika, chyba że wysokość diet lub ryczałt za nocleg przekroczy określone limity. Nadwyżka pomiędzy faktycznie zwróconymi kosztami, a kwotą określoną przepisami (limitem) stanowi przychód pracownika i nadal jest kosztem uzyskania przychodu dla pracodawcy (z wyjątkiem ryczałtu samochodowego). Możliwe jest zaliczanie w koszty uzyskania przychodu diet związanych z własnymi podróżami służbowymi właściciela firmy i osób z nim współpracujących (dokumentacja: dowód wewnętrzny - delegacja). Do należności za czas podróży służbowej zaliczyć należy:

• zwrot kosztów podróży tam i z powrotem, środkami komunikacji publicznej
  albo pojazdem pracownika, chyba że pracodawca zapewnił pracownikowi transport,

• diety,

• zwrot kosztów noclegu albo ryczałt za nocleg, chyba że pracodawca zapewnił pracownikowi nocleg,

• zwrot kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej, chyba że pracodawca zapewnił pracownikowi transport na miejscu (np. samochód pracodawcy
  lub pracownika).

23. W przypadku dokonywania przesunięć towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami należącymi do tego samego podatnika, należy udokumentować te zdarzenia „dowodami przesunięć” (zawierają one: przedmiot przesunięcia, ilość i wartość towarów obliczoną wg cen zakupu. Dowody te sporządza się w dwóch egzemplarzach. Dowodu przesunięć nie sporządza się, gdy podatnik prowadzi jedną księgę dla przedsiębiorstwa jednozakładowego, a zakupione towary przekazuje tylko do jednego zakładu (filii). W taki wypadku należy tylko podać na dowodzie zakupu nazwę zakładu, do którego przekazał te towary.

Przykład:

Podatnik K, właściciel sklepu komputerowego, kupił komputer przenośny z przeznaczeniem do dalszej odsprzedaży (wartość zakupu netto wyniosła 2 500 zł, podatek VAT został rozliczony do zwrotu). Zaewidencjonował swój zakup w kolumnie 10 księgi przychodów
i rozchodów. Komputer jednak nie sprzedał się od razu, a po 3 tygodniach podatnik K wpadł na pomysł, aby przeznaczyć go do użytku w biurze - do wykonywania symulacji
i prezentacji dla klientów. W związku z tym podatnik musiał dokonać zapisu księgowego zmieniającego wcześniej wprowadzony zakup:

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Numer dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Wartość sprzedanych towarów i usług

Pozostałe przychody

Imię i nazwisko (firma)

Adres

345

15.08.2008

DW nr 1/08/2008

Przesunięcie towaru handlowego na potrzeby firmy

-

-

Razem przychód (7+8)	Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu	Koszty uboczne zakupu	Wynagrodzenia w gotówce i naturze	Pozostałe wydatki	Razem wydatki		Uwagi
-	- 2 500,00	-	-	2 500,00	2 500,00	-	Dotyczy komputera przenośnego

Powyższy zapis księgowy oznacza, iż komputer przenośny przestał znajdować się
w magazynie towarów handlowych (wartość zakupionych towarów spadła), a stał się elementem wyposażenia biura (wydatki na potrzeby firmy ewidencjonowane w kolumnie 13 podniosły się).

24. Od niezapłaconych w terminie kwot zaliczek na podatek dochodowy należy obliczyć karne odsetki z tytułu zwłoki od zaległości podatkowych (nie są one kosztem uzyskania przychodów). Roczna kwota odsetek jest równa dwukrotności stopy procentowej kredytu lombardowego ogłaszanej przez Narodowy Bank Polski. Opłata prolongacyjna jest jednak kosztem uzyskania przychodów (zapis księgowy w kol. 13 księgi).

25. Podatnicy prowadzący sprzedaż bezrachunkową oraz podatnicy ewidencjonujący obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących nie muszą prowadzić ewidencji sprzedaży. Podatnicy ci powinni dokonywać zapisów w księdze na podstawie danych wynikających
    z raportów dobowych, skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów. Zapisów tych można również dokonywać na podstawie miesięcznego zestawienia raportów dobowych - najpóźniej do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

26. Podatnicy rejestrujący obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących nie powinni wpisywać do księgi kwot z faktur VAT dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zarejestrowanej w kasie. Oznaczałoby to bowiem podwojenie przychodu. Klient dokonując zakupu w firmie posiadającej kasę rejestrującą otrzymuje paragon fiskalny. Jeśli poprosi o wystawienie faktury, musi okazać ów paragon, który sprzedawca dołącza w sposób trwały do swojej kopii faktury wydając jednocześnie jej oryginał klientowi. Takich faktur w księdze się nie ewidencjonuje - ich wartość stanowi część wartości ogólnej wykazanej na łącznym raporcie okresowym z kasy fiskalnej, drukowanym
    na koniec miesiąca.

27. Podatnicy rozliczający sprzedaż bezrachunkową strukturą zakupów, mogą ewidencjonować przychody w księdze przychodów i rozchodów łącznie z podatkiem należnym VAT. Jednakże na koniec miesiąca podatnicy tacy muszą dokonać korekty przychodów o wartość podatku należnego. Niewyksięgowanie podatku należnego
    z przychodów spowodowałoby bowiem opodatkowanie podatkiem dochodowym podatku VAT.

28. Jeżeli samochód nie był objęty ubezpieczeniem dobrowolnym autocasco (AC) to
    za koszty uzyskania przychodów nie uważa się strat powstałych w wyniku kradzieży
    lub zniszczenia samochodu oraz kosztów jego powypadkowego remontu. Jeżeli samochód był ubezpieczony (AC) to kosztem uzyskania przychodów jest wartość początkowa samochodu pomniejszona o dokonane odpisy amortyzacyjne (tzw. wartość netto środka trwałego). A zatem straty powstałe w w/w wypadkach są kosztem uzyskania przychodów. Jeżeli zaś strata dotyczy całkowicie zamortyzowanego środka transportu, brak jest podstaw do ponownego zaliczenia wartości utraconego samochodu w ciężar kosztów - wydatki poniesione na zakup tego środka trwałego zostały już bowiem całkowicie zaliczone w koszty w wyniku odpisów amortyzacyjnych.

Przykład:

Podatnik M w swojej firmie użytkował samochód osobowy, zakupiony za kwotę 30 000 zł. Do chwili kradzieży samochodu, podatnik w sumie dokonał odpisów amortyzacyjnych
na kwotę 10 000 zł. Samochód był ubezpieczony (w tym AC). Oznacza to, iż wartość netto środka trwałego - 20 000 zł - stanowi dla podatnika M koszt uzyskania przychodów i tę kwotę może on zaewidencjonować w księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13.

29. Po zakończeniu każdego miesiąca należy dokonać zamknięcia księgi przychodów
    i rozchodów. Oznacza to, iż pod ostatnią pozycją księgową za dany okres podatnik umieszcza podkreślenie, a następnie sumuje wartości poszczególnych kolumn (od 7
    do 14). Wynikłe z podsumowania kwoty należy podkreślić. Podatnik może
    pod podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach sumy
    od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku. Jeżeli podatnik wpisuje
    w kolumnach księgi sumy od początku roku w podany sposób, nie jest zobowiązany
    do dokonania zamknięcia księgi za cały rok na oddzielnej stronie.

30. Jeżeli podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco,
    od początku roku, to po zakończeniu roku musi sporządzić na oddzielnej stronie zestawienie roczne. W tym celu wpisuje do właściwych kolumn księgi sumy
    z poszczególnych miesięcy i je dodaje. Następnie podatnik musi ustalić wartość dochodu za cały rok podatkowy, z uwzględnieniem różnicy remanentowej (przy różnicy remanentowej uwzględnia się remanent początkowy na dzień 1 stycznia lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej i remanent końcowy na dzień 31 grudnia).

Obliczanie zaliczki na podatek dochodowy

Od momentu likwidacji obowiązku składania miesięcznych deklaracji PIT-5, których formularz pozwalał podatnikom obliczyć wysokość zobowiązania podatkowego z tytułu podatku dochodowego, obliczeń takich muszą oni dokonywać samodzielnie, pamiętając
o obowiązujących ich terminach i o konieczności przekazania właściwej kwoty na konto urzędu skarbowego. Oznacza to, iż korzystając z danych dostarczanych przez prawidłowo prowadzoną ewidencję w księdze przychodów i rozchodów, podatnik powinien wykonać zestawienie przychodów i kosztów swojej firmy w celu ustalenia jej wyniku finansowego.

Pamiętając, że dochód to różnica pomiędzy przychodami a kosztami ich uzyskania, na podstawie zapisów księgowych (wartości poszczególnych kolumn) należy sporządzić obliczenia. Dla własnej orientacji warto robić to po zamknięciu każdego miesiąca, korzystając np. z poniższego wzoru:

Obliczenie zaliczki na podatek dochodowy - pit

Za miesiąc .................................... 200.. r.

1. Przychody narastająco (od początku roku, włącznie z miesiącem bieżącym): ......................... Zł

2. Koszty uzyskania przychodów narastająco (od początku roku, włącznie z miesiącem bieżącym): ......................... Zł

3. Dochód brutto - przed opodatkowaniem (1 - 2): ......................... Zł

4. Strata z lat ubiegłych do odliczenia w 2008 (max 50%): ......................... Zł

5. Podstawa opodatkowania (3 - 4): ......................... Zł

6. Zaliczka na podatek narastająco: ......................... Zł

7. Suma zaliczek na podatek od początku roku: ......................... Zł

8. Składki na ubezpieczenie zdrowotne odliczalne (włącznie ze składką opłaconą w miesiącu bieżącym) .......................... Zł

9. Zaliczka na podatek dochodowy (5 - 6 - 8): ......................... Zł

Zaliczka do wpłaty do urzędu skarbowego (w zaokrągleniu) wynosi: ....................... Zł

Na koniec roku natomiast należy dokonać obliczeń uwzględniających dane z całego roku,
co pozwoli na określenie stanu finansowego firmy oraz osiągniętych przez nią dochodów (poniesionych strat) - i wreszcie - na ustalenie wartości podatku do zapłaty/zwrotu.

Przykład:

Podatnik O po zamknięciu roku, podkreśleniu zapisów i zsumowaniu kolumn, uzyskał następujące wartości:

Przychód			Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu	Koszty uboczne zakupu	Wydatki (koszty)
Wartość sprzedanych towarów i usług	Pozostałe przychody	Razem przychód					Wynagrodzenie w gotówce i naturze	Pozostałe wydatki	Razem wydatki
150 152,00	606,30	150 758,30	50 543,64	1 100,63	54 000,00	38 986,45	92 986,45

Na podstawie tych danych podatnik dokonał obliczenia dochodu:

1. Przychód (kolumna 9) 150 758,30 zł

2. Koszty uzyskania przychodów:

a) wartość remanentu na dzień 1 stycznia danego roku 10 658,97 zł

b) koszty zakupu towarów handlowych i materiałów produkcyjnych + 50 543,64 zł

(kol. 10)

c) koszty uboczne zakupu (kol. 11) + 1 110,63 zł

d) wartość remanentu na dzień 31 grudnia danego roku - 9 684,78 zł

e) kwota pozostałych wydatków (kol. 14) + 92 986,45 zł

f) wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach - 2 601,50 zł

księgi

Koszty uzyskania przychodów razem: 143 013,41 zł

3. Ustalenie dochodu za dany rok podatkowy:

a) przychód (punkt 1) 150 758,30

b) koszty uzyskania przychodów (punkt 2) - 143 013,41 zł

Dochód (a-b) 7 744,89 zł

2.
Podatek od Towarów i Usług (VAT). Charakterystyka ogólna podatku

Podstawowy akt prawny:

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z dnia 5.04.2004 r.
nr 54, poz. 535 z późn. zm.)

Podatek od towarów i usług (PTU) wprowadzony został w Polsce w 1993 r.  jest odmianą podatku obrotowego. Bardzo często używana jest dla tego podatku nazwa „podatek VAT”, która pochodzi od skrótu angielskiej nazwy tego podatku: Value Added Tax, czyli dosłownie podatek od wartości dodanej. VAT należy do kategorii podatków pośrednich.

Do najważniejszych cech podatku od  towarów i usług należą:

• powszechność stosowania podatku od towarów i usług, który naliczany jest
  od wszystkich towarów i usług oferowanych na rynku, a płacony przez podmioty gospodarcze bez względu na formę prawną działalności gospodarczej i formę własności majątku,

• wielofazowość, która jest najbardziej charakterystyczną cechą tego podatku. Naliczany jest on bowiem w danej fazie obrotu tylko od tzw. wartości dodanej, którą stanowi wartość powiększająca obrót z fazy poprzedzającej, w fazie po niej następującej (a więc np. producent sprzedaje produkt za 100 zł + 22% VAT i podatek w kwocie 22 zł odprowadza do urzędu skarbowego; hurtownik płaci za produkt 122 zł brutto,
  a następnie sprzedaje go za 150 zł + 22% VAT, przy czym w rozliczeniu podatku odzyskuje 22 zł zapłacone przy zakupie i oddaje urzędowi 33 zł podatku, który sam naliczył kolejnemu nabywcy itd. - co powoduje, iż rzeczywista wpłata na konto urzędu wynosi 11 zł). Zasada ta zapewnia jednokrotność opodatkowania, pomimo pobierania podatku we wszystkich fazach obrotu,

• potrącalność podatku, oznaczająca, iż od wartości podatku należnego, jaki zobowiązany jest wpłacić podatnik do urzędu skarbowego, odejmowany jest podatek naliczony, wydatkowany przez tego podatnika przy zakupie. Konsument finalny płaci sumę podatków cząstkowych pobranych w poszczególnych fazach obrotu, a więc to on ponosi realny ciężar podatku. Konsument nie ma możliwości potrącenia podatku VAT zapłaconego w poprzednich miesiącach, gdyż nabytych towarów i usług nie wykorzystuje przy wykonywaniu czynności opodatkowanych podatkiem od towarów
  i usług (czyli np. zakupionych towarów nie odsprzedaje),

• neutralność podatku, oznaczająca, że nie jest on elementem cenotwórczym - podatek
  od towarów i usług nie jest ukryty w cenie, tylko wyraźnie wyodrębniony i w każdej fazie obrotu jest łatwy do obliczenia.

Zasadę działania podatku VAT prezentuje poniższy schemat:

W dniu 1 maja 2004 r. weszła w życie nowa ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Jej zadaniem było dostosowanie polskich przepisów podatkowych do zasad wspólnego systemu podatku od wartości dodanej określonych w Unii Europejskiej.

Podstawą opodatkowania podatkiem od towarów i usług jest obrót wraz z czynnościami
z nim zrównanymi. Opodatkowaniu podlegają więc następujące czynności: dostawa towarów i świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów, import towarów, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT), wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT). Wysokość stawek podatku VAT, jakimi opodatkowany jest obrót towarami
i usługami na terenie Polski określona jest w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU).

Podatkiem należnym jest podatek VAT doliczony do ceny sprzedaży towaru lub usługi (także w transakcjach eksportowych). Podatkiem należnym jest też podatek VAT zapłacony przez nabywcę w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT)
lub importu. Podatkiem naliczonym jest podatek VAT zapłacony przy nabyciu towarów
i usług. Podatkiem naliczonym jest też podatek VAT zapłacony przez nabywcę w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) lub importu.

Podatek należny jest bezwarunkowo zawsze odprowadzany do urzędu skarbowego
po ewentualnym jego pomniejszeniu o kwotę podatku naliczonego, którą zgodnie
z przepisami prawa podatnik VAT może sobie odliczyć (tzw. podatek naliczony „odliczalny”). Konsekwencją rozliczenia jest powstanie kwoty zobowiązania podatkowego VAT (podatek do wpłaty) dla urzędu skarbowego lub należności podatkowej (brak wpłaty podatku do urzędu skarbowego). Należność podatkowa stanowi dług urzędu skarbowego wobec podatnika VAT. Podatnikowi VAT przysługuje zwrot należności podatkowej
w przewidzianym przepisami terminie i formie. W rozliczeniu podatku VAT przyjęto zasadę zwrotu pośredniego, oznaczającą przeniesienie należności podatkowej do rozliczenia
na następny okres rozliczeniowy. W niektórych przypadkach podatnikowi przysługuje zwrot bezpośredni należności podatkowej (na rachunek bankowy podatnika), co ma miejsce m.in. przy zakupach środków trwałych czy czynnościach eksportowych. Określenia formy zwrotu należności podatkowej dokonuje sam zainteresowany (podatnik) bezpośrednio w deklaracji rozliczeniowej VAT-7 (VAT-7K).

Poniższy wykres przedstawia zasadę obliczania zobowiązania podatkowego VAT.

Podatek należny

minus

Podatek naliczony

równa się

ZOBOWIĄZANIE PODATKOWE NALEŻNOŚĆ PODATKOWA

jeśli podatek należny > podatek naliczony jeśli podatek naliczony > podatek należny

Przepisy regulujące w Polsce system poboru podatku od towarów i usług, zakładają utrzymanie generalnej zasady, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi jedynie w takim zakresie, w jakim nabyte przez niego towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Istnieją również przypadki, gdy - pomimo wykorzystywania nabywanych towarów i usług przy czynnościach opodatkowanych - podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (np. przy zakupie paliwa do samochodu osobowego).

Osoby rozpoczynające wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT w ciągu roku podatkowego są zwolnione od tego podatku (tzw. zwolnienie podmiotowe z VAT) przede wszystkim w sytuacji, jeżeli przewidywana przez te osoby wartość sprzedaży towarów i usług (obrót) nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej sprzedaży, odpowiedniej kwoty wyrażonej w złotych. W 2008 r. kwota limitu VAT ustalona została na poziomie 50 000 zł.

Przykład:

Podatnik S rozpoczął działalność gospodarczą w dniu 1 września, nie rejestrując się przy tym jako płatnik podatku VAT. Do końca roku pozostało 122 dni. Oznacza to, iż podatnik S stanie się obowiązkowo płatnikiem tego podatku, gdy przekroczy limit przypadający rocznie na taką właśnie ilość dni:

50 000 ÷ 365 dni ≈ 136,99 zł

122 dni x 136,99 zł = 16 712,78 zł

Ze zwolnienia podmiotowego VAT w każdym momencie można zrezygnować, składając
we właściwym urzędzie skarbowym deklarację VAT-R. Po przekroczeniu limitu VAT objęta podatkiem VAT jest każda czynność wydania towaru lub wykonania usługi kwalifikowana jako obrót i wymaga opodatkowania właściwą stawką VAT, o ile ustawa o PTU nie mówi inaczej. Niektóre rodzaje działalności gospodarczej muszą być jednak opodatkowane podatkiem VAT niezależnie od wielkości obrotów.

Rejestracji dla celów podatku VAT dokonuje się składając formularz VAT-R (zgłoszenie rejestracyjne) właściwemu organowi podatkowemu. W związku z rejestracją VAT należy uiścić opłatę na rzecz urzędu gminy (miasta).

Ze zwolnienia od podatku VAT podatnik tego podatku sam może zrezygnować,
pod warunkiem pisemnego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o tej rezygnacji. Powrót do niego będzie mógł nastąpić dopiero po upływie 3 lat od daty rezygnacji.

Zwolnienie od podatku VAT może okazać się korzystne, jeżeli dokonuje się sprzedaży bezpośrednio na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej, bądź innych podatników zwolnionych od tego podatku. Natomiast jeśli kontrahentami są
w większości podatnicy rozliczający podatek od towarów i usług, wówczas powinno się rozważyć opodatkowanie podatkiem VAT.

Podatnik, któremu przysługuje prawo do zwolnienia z podatku od towarów i usług, nie musi:

• dokonywać zgłoszenia rejestracyjnego do podatku VAT (VAT-R),

• wystawiać faktur VAT (ale musi wystawiać rachunki),

• prowadzić ewidencji sprzedaży i zakupów dla celów podatku VAT,

• składać deklaracji podatkowych dla podatku VAT (VAT-7).

Korzystając ze zwolnienia od podatku VAT podatnik zobowiązany jest jedynie
do prowadzenia dziennej ewidencji sprzedaży rejestrowanej za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Ewidencja powinna umożliwiać wyodrębnienie narastająco wielkości sprzedaży kwalifikowanej jako obrót od początku działalności gospodarczej lub początku roku kalendarzowego.

Obowiązki podatnika VAT

Do głównych obowiązków podatników rozliczających podatek VAT należy zaliczyć:

• dokonanie jednorazowego zgłoszenia rejestracyjnego (VAT-R),

• prowadzenie ewidencji sprzedaży i zakupów, zawierającej wszystkie dane niezbędne
  do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej VAT-7 lub VAT-7K,

• wystawianie faktur VAT (płatnik podatku VAT nie ma prawa do wystawiania rachunków),

• składanie deklaracji podatkowych dla podatku VAT,

• terminowe regulowanie zobowiązania podatkowego VAT w urzędzie skarbowym.

Miesięczne deklaracje dla podatku od towarów i usług (formularz VAT-7) składa się
we właściwym urzędzie skarbowym za minione okresy miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który składana jest deklaracja. W tym terminie należy również dokonać wpłaty podatku VAT do urzędu skarbowego. W przypadku, gdy okresem rozliczeniowym dla podatnika VAT jest kwartał, a nie miesiąc, rozliczenie występuje na deklaracji VAT-7K w terminie do 25-go dnia miesiąca następującego
po kwartale rozliczeniowym (np. do 25-go lipca za II kwartał).

Pod warunkiem zawiadomienia o tym naczelnika urzędu skarbowego tzw. mały podatnik ma prawo do wyboru następujących udogodnień w sposobie rozliczania podatku VAT:

• składania deklaracji podatkowych VAT-7 za okresy kwartalne i kwartalnego rozliczania tego podatku,

• rozliczania podatku VAT metodą kasową, tj. po uregulowaniu przez kontrahentów należności z tytułu sprzedaży towarów i usług (wybór tej metody wiąże się
  z obowiązkiem rozliczeń kwartalnych - deklaracja VAT-7K).

Jeżeli przedsiębiorca dokonał wyboru składania deklaracji za okresy kwartalne, musi pisemnie powiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca kwartału poprzedzającego kwartał, za który po raz pierwszy będzie składana deklaracja kwartalna. Jeżeli więc podatnik chce składać deklaracje kwartalne, np. od października 2008 r. - musi poinformować o tym do 30 września 2008 r.

Z kwartalnego rozliczania podatku VAT można zrezygnować i powrócić do miesięcznego trybu składania deklaracji VAT, ale dopiero po upływie czterech kwartałów (12 miesięcy), w których jako mały podatnik przedsiębiorca rozliczał się za okresy kwartalne. Jeżeli zatem mały podatnik rozpocznie składanie kwartalnych deklaracji VAT od  czwartego kwartału 2008 r., będzie mógł powrócić do miesięcznego trybu składania deklaracji dopiero od października 2009 r. Aby dokonać tej zamiany potrzebne jest ponowne pisemne zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego.

Jeżeli wartość sprzedaży towarów przekroczy u małego podatnika ustaloną równowartość kwoty 1,2 mln euro w danym roku, automatycznie traci on prawo do składania kwartalnych deklaracji VAT, począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym nastąpiło przekroczenie tego limitu oraz w następnym roku kalendarzowym. Przekraczając kwotę 1,2 mln euro sprzedaży w listopadzie podatnik rozliczy jeszcze kwartał (październik-listopad-grudzień) do dnia 25 stycznia, ale za styczeń zobowiązany będzie złożyć 25 lutego deklarację VAT-7.

Metoda kasowa dla podatku VAT

Jeżeli przedsiębiorca będąc małym podatnikiem zdecyduje się na przyjęcie metody kasowej, oznacza to, że obowiązek podatkowy w podatku VAT powstanie u niego z dniem uregulowania przez kontrahenta całości lub części należności, nie później jednak niż 90 dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Uregulowanie należności w części powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej właśnie części. Należy pamiętać, iż zadeklarowanie chęci rozliczania podatku VAT metodą kasową oznacza jednocześnie przyjęcie rozliczenia kasowego także dla podatku naliczonego przy nabyciu towarów
i usług. Odliczenia podatku naliczonego można więc dokonać dopiero po zapłaceniu kontrahentowi należności.

Aby skorzystać z metody kasowej, o swoim wyborze przedsiębiorca musi pisemnie powiadomić naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosował metodę kasową. Zrezygnować z niej będzie mógł po upływie 12 miesięcy stosowania metody kasowej, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego.

Decydując się na metodę kasową rozliczania podatku VAT, przedsiębiorca musi pamiętać, że stosując ją będzie zobowiązany do składania kwartalnych deklaracji VAT - składanie deklaracji miesięcznych nie jest dopuszczalne. Jednocześnie obowiązany też będzie oznaczać wszystkie wystawiane przez siebie faktury „Faktura VAT-MP”.

Prawo do rozliczania podatku metodą kasową przedsiębiorca utraci w momencie przekroczenia limitu wartości sprzedaży towarów uprawniającego do posiadania statusu małego podatnika. Wówczas po kwartale, w którym przekroczył tę kwotę, będzie musiał dokonywać rozliczenia podatku VAT na zasadach ogólnych, tj. obliczać i wpłacać ten podatek za okresy miesięczne.

 

W jakim terminie powstaje obowiązek podatkowy VAT?

(wybrane najważniejsze sytuacje)

Obowiązek podatkowy VAT powstaje w wyniku wystąpienia czynności (obrotu), niemniej jednak termin jego powstania może zależeć od specyfiki czynności. Poniżej przedstawiono najczęściej występujące sytuacje wpływające na moment powstania opodatkowania czynności objętych podatkiem VAT:

• jeżeli sprzedaż towaru lub wykonanie usługi powinno być potwierdzone fakturą VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury VAT, nie później jednak niż w 7 dniu od dnia wydania towaru lub wykonania usługi,

• jeżeli sprzedaż towaru lub wykonanie usługi nie zostało potwierdzone fakturą VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą sprzedaży (wydania, dostarczenia towaru)
  lub wykonania usługi,

• w przypadku wyboru przez podatnika kasowej metody rozliczenia VAT, obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania przez kontrahenta całości lub części należności, nie później jednak niż 90 dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi,

• przy czynności przekazania, zamiany, darowizny towaru lub świadczenia usługi bez pobrania należności obowiązek podatkowy powstaje w chwili dokonania wymienionych czynności,

• jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności
  (w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę), obowiązek podatkowy powstaje
  z chwilą otrzymania w tej części,

• w eksporcie towarów obowiązek podatkowy powstaje z chwilą potwierdzenia przez urząd celny wyjścia wywozu towaru z terytorium kraju poza terytorium Unii Europejskiej (oznacza to, że towar musi być wywieziony z terytorium UE, a nie tylko
  z terytorium Polski - zatem potwierdzenia eksportu nie zawsze będzie dokonywał polski urząd celny),

• w imporcie towarów obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dopuszczenia towaru
  do obrotu na terenie Unii Europejskiej i z chwilą powstania długu celnego,

• przy rozwiązaniu spółki lub zaprzestaniu działalności gospodarczej, obowiązek podatkowy powstaje w dniu, w którym powinien być sporządzony spis z natury,
  nie później jednak niż 30 dnia od powyższych zdarzeń,

• w przypadku transportu osób i ładunków kolejami, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, w przypadku usług spedycyjnych, przeładunkowych, budowlanych, budowlano-montażowych, obowiązek podatkowy powstaje z momencie otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30 dnia licząc od dnia wykonania w/w usług,

• w przypadku świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu, usług pośrednictwa ubezpieczeniowego, usług ochrony osób, dozoru mienia, usług stałej obsługi prawnej
  i biurowej, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty - nie później jednak niż z upływem terminu płatności.

Plusy i minusy opodatkowania podatkiem od towarów i usług

Podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą w większości przypadków mogą wybrać zwolnienie podmiotowe z podatku VAT z mocy ustawy, nie zgłaszając tego faktu
w urzędzie skarbowym. Wielu przedsiębiorców ma jednak dylemat - czy warto wybrać dobrowolnie opodatkowanie podatkiem VAT? Jakie niesie on dla ich firm korzyści, a kiedy jego wybór nie jest opłacalny?

a) Kiedy warto być zwolnionym podmiotowo z podatku VAT?

1. W przypadku, gdy przedsiębiorca dokonuje zakupu u podmiotów gospodarczych zwolnionych podmiotowo z podatku VAT - nie płacąc podatku naliczonego VAT i tak nie może go odzyskać.

2. W przypadku, gdy przedsiębiorca sprzedaje towar lub usługę odbiorcy finalnemu będącemu osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej - tacy klienci są zainteresowane, aby firmy sprzedawały towary i usługi jak najtaniej, czyli np.
   bez podatku należnego VAT (jest to przypadek bardzo częsty w działalności usługowej o profilu remontowo-budowlanym).

3. Gdy przedsiębiorca ponosi niewielkie koszty działalności gospodarczej, a realizuje relatywnie wysokie obroty (musiałby nadwyżkę podatku VAT regularnie płacić
   do urzędu skarbowego; w takich wypadkach jednak dość szybko następuje moment przekroczenia limitu i przedsiębiorca obowiązkowo staje się płatnikiem VAT).

4. W przypadku producenta lub firmy usługowej, gdy w produkowanych przez niego wyrobach zużycie surowców i materiałów kupowanych z podatkiem naliczonym VAT jest niewielkie, a wkład w końcowy produkt - w formie myśli i pracy własnej - znaczny (np. projektant ubiorów, który kupując stosunkowo niedrogie surowce jest
   w stanie zaprojektować i wykonać wartościowy strój).

Towary i usługi, które będzie oferować na rynku firma zwolniona podmiotowo z podatku VAT, będą tańsze (szczególnie dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej), gdyż ich ceny nie będą zwiększane o podatek należny VAT. Należy jednak pamiętać, że klientami tych firm prawdopodobnie nie będą inne podmioty gospodarcze
(w większości płatnicy podatku VAT), zainteresowane otrzymaniem faktur VAT, w celu odzyskania zawartego na nich podatku naliczonego VAT.

b) Kiedy nie warto być zwolnionym podmiotowo z podatku VAT?

1. W przypadku, gdy przedsiębiorca dokonuje zakupu u podmiotów gospodarczych będących podatnikami VAT (w szczególności na duże kwoty) - płacąc podatek naliczony VAT. W takich przypadkach, po otrzymaniu faktury VAT, kupujący może odzyskać zapłacony podatek. Prawo do zwrotu podatku naliczonego mają także podatnicy dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),
   a więc zakupów u kontrahentów z krajów Unii Europejskiej.

2. Przy zakupach środków trwałych - otrzymując fakturę VAT przedsiębiorca ma wtedy prawo (z pewnymi wyjątkami) do zwrotu bezpośredniego (a więc na rachunek bankowy) podatku naliczonego VAT.

3. Gdy podatnik VAT dokonuje transakcji eksportowej lub transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) - uzyskuje wtedy pełny zwrot podatku naliczonego od wydatków związanych w tymi czynnościami, a same transakcje objęte są (przy zachowaniu wszystkim wymogów przewidzianych przepisami prawa) zerową stawką podatku VAT.

4. W przypadku sprzedaży towarów i usług z niższymi niż podstawowa (22%) stawkami podatku VAT, przy ponoszonych na działalność gospodarcza wydatkach z wyższymi stawkami VAT (np. zakup surowców i materiałów z 22% podatkiem VAT i sprzedaż usług czy wyrobów gotowych z 7% podatkiem VAT) - taka sytuacja nie dotyczy działalności handlowej.

Przykład:

Właściciel firmy transportowe, podatnik Y, sprzedaje swoje usługi ze stawką 7%.
Dla świadczenia tych usług kupuje paliwo do samochodów, od których przysługuje zwrot podatku VAT. W skali miesiąca rozliczenie podatkowe VAT podatnika Y przedstawia się następująco:

Sprzedaż 40 000 zł + 2 800 zł (7% VAT)

Zakupy 25 000 zł + 5 500 zł (22% VAT)

Zwrot 2 700 zł

Podstawowe dokumenty księgowe w obrocie gospodarczym

Faktura VAT wystawiana jest przez podmiot gospodarczy będący płatnikiem podatku VAT.

Rachunek wystawiany jest przez podmiot gospodarczy niebędacy płatnikiem podatku VAT.

Zasady wystawiania rachunków nie odnoszą się do faktur. Zatem podatnicy VAT, którzy są zobowiązani do wystawienia faktur, nie stosują się do zasad wynikających z Ordynacji Podatkowej, a określających zasady wystawiania rachunków.

a) Faktura VAT

Współczesny system podatkowy VAT określany jest mianem systemu fakturowego. Faktura jest dokumentem, który w tym systemie ma do spełnienia wiele zadań:

• jej wystawienie tworzy jeden z głównych momentów powstania obowiązku podatkowego,

• faktura jest podstawowym dokumentem umożliwiającym organom podatkowym sprawdzenie poprawności rozliczenia dokonanego przez podatnika. Zawiera ona wiele informacji niezbędnych do ustalenia przedmiotu transakcji (opis towaru lub usługi, numer PKWiU), określenia momentu powstania obowiązku podatkowego
  (data wykonania usługi lub sprzedaży oraz data wystawienia faktury),

• do ustalenia samej wysokości podatku należnego VAT (wartość sprzedaży, stawka podatku, wysokość podatku).

Główną formą badania przez organy skarbowe i inne instytucje rozliczeń przedsiębiorcy jest analiza faktury.

Podstawowym zadaniem faktury dla przedsiębiorcy jest umożliwienie mu - jako podatnikowi VAT - dokonania odliczenia podatku naliczonego, w szczególności w obrębie obrotu krajowego. Dlatego też przepisy podatkowe określają wiele wymogów formalnych, które faktura powinna spełnić, aby dać nabywcy prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Faktura musi zostać wystawiona (na żądanie nabywcy) nie później niż 7-go dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, a w przypadku, gdy na fakturze określono wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, nie później niż 7-go dnia od zakończenia tego miesiąca. W przypadku usług budowlanych, usług najmu, dzierżawy lub leasingu faktura może zostać wystawiona w ciągu 30 dni przed powstaniem obowiązku podatkowego. W przypadku zaliczek, obowiązek wystawienia faktury powstaje najpóźniej 7-go dnia od dnia, w którym otrzymano płatność.

Faktury należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (5 pełnych lat, począwszy od końca roku, w którym powstało zobowiązanie podatkowe), w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe oraz w sposób pozwalający na ich szybkie odszukanie.

Przepisy prawa podatkowego nakładają na podatników obowiązek wystawiania faktur potwierdzających sprzedaż i tzw. faktur wewnętrznych, dokumentujących np. czynności zrównane ze sprzedażą (takie jak darowizna towarów, przekazanie towarów na potrzeby własne podatnika).

Faktury potwierdzające sprzedaż mają być oznaczane jako „Faktury VAT” i numerowane kolejno. (np. „1/2008”; „1/05/2008”; „1/05/X/2008”, gdzie „X” jest wewnętrznym oznaczeniem podatnika, np. oddziału wystawiającego fakturę, typu sprzedawanego produktu).

Od momentu wstąpienia Polski do Unii Europejskiej zlikwidowany został wymóg podpisywania faktur przez obie strony zawierające transakcję. Nie ma także obowiązku wystawiania upoważnień do wystawiania faktur bez podpisu nabywcy, ani obowiązku zamieszczania na fakturze pieczęci firmowych. Obowiązek zamieszczania podpisów
na fakturze dotyczy jednak nadal faktur VAT RR wystawianych przez nabywcę płodów rolnych od rolnika ryczałtowego.

Kwoty VAT muszą być wykazane na fakturze w złotych polskich, bez względu na to,
w jakiej walucie określona jest należność wynikająca z faktury. Oznacza to, że podatnik VAT zobowiązany będzie wykazywać dodatkowo wartość VAT przeliczoną na złotówki
w chwili wystawienia faktury np. w walucie euro. Przeliczenie to następuje według kursu średniego NBP na dzień wystawienia faktury, a jeśli faktura została wystawiona
z opóźnieniem, przeliczenia dokonuje się według kursu na dzień powstania obowiązku podatkowego.

Na fakturach należy również wykazywać kwoty podatku z podziałem na poszczególne stawki oraz kwotę należności wyrażoną cyframi i słownie.

b) Korekty faktur

Jeśli po wystawieniu faktury sprzedawca udzieli rabatu, otrzyma zwrot towaru lub stwierdzi pomyłkę w kwotach zamieszczonych na pierwotnie wystawionej fakturze, zobowiązany jest do wystawienia faktury korygującej. Musi ona zawierać określenie „korekta” lub „faktura korygująca”. Sprzedawca musi też otrzymać potwierdzenie odbioru przez nabywcę faktury korygującej, która stanowić będzie podstawę do obniżenia obrotu i podatku należnego wynikającego z tej faktury (sprzedawca musi więc przekazać nabywcy korektę faktury
i uzyskać na kopii potwierdzenie dostarczenia dokumentu). Obowiązek ten nie dotyczy faktur korygujących wystawianych w związku z eksportem towarów, wewnątrzwspólnotową dostawą towarów i dostawą towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza Polską, a także dla faktur korygujących wystawianych w związku z dostawami energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług w zakresie dostarczania wody
i odprowadzania ścieków oraz usług telekomunikacyjnych.

W przypadku zaistnienia pomyłki na fakturze lub fakturze korygującej dotyczącej jakiejkolwiek informacji wiążącej się ze sprzedawcą lub nabywcą, oznaczeniem towaru
lub usługi, nabywca wystawia notę korygującą (nota musi zawierać wyrazy „nota korygująca”), która musi zostać przesłana wystawcy faktury lub faktury korygującej wraz
z kopią. Akceptację treści noty korygującej wystawca faktury lub faktury korygującej potwierdza podpisem. Notę korygująca może także wystawić sprzedawca towaru lub usługi. Ogólnie więc fakturę korygująca podatnik wystawić musi jeśli pomyłka na dokumencie pierwotnym dotyczy widniejących na nim kwot, zaś notą korygującą poprawić można wszystkie pozostałe informacje tekstowe zamieszczone na dokumencie.

c) Pozostałe informacje związane z wystawianiem faktur

Podatnicy VAT nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy VAT są obowiązani do wystawienia faktury. Nie dotyczy to sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, które w każdym przypadku muszą być potwierdzone fakturami.

Otrzymując fakturę VAT korygującą należy zmniejszyć podatek naliczony w miesiącu otrzymania faktury lub następnym. Podatnik nie może zmniejszyć kwoty podatku naliczonego po otrzymaniu tej faktury, jeśli nie rozliczył podatku określonego w fakturze, której korekta dotyczy.

Faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych muszą zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.

Warunkiem skorzystania ze stawki obniżonej w stosunku do stawki podstawowej
ma podatnik, który ustali prawidłowy symbol towaru lub usługi, która ma przypisaną stawkę niższą niż 22%. Obowiązującą klasyfikacją statystyczną dla celów podatku VAT jest Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług - numer PKWiU należy obowiązkowo zamieścić na fakturze, w przypadku sprzedaży innej niż opodatkowanej stawką 22% VAT.

W przypadku zaginięcia faktury, nabywca ma prawo żądać ponownego jej wystawienia
od sprzedawcy (zgłoszenie powinno być pisemne). Duplikat faktury daje nabywcy takie same prawa (zwrot podatku naliczonego), jak oryginał faktury. Zaewidencjonowanie duplikatu, a zatem i zwrot podatku, powinno się odbyć zgodnie z datą wystawienia tego dokumentu, nie zaś zgodnie z datą wystawienia faktury oryginalnej.

d) Rachunek

Informacje dotyczące wystawiania rachunków znajdują się w Ordynacji Podatkowej z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z dnia 13 listopada 1997 r.). Rachunkowi poświęcony jest rozdział 12 art. 87-90 Ordynacji Podatkowej.

Rachunek wystawiany jest przede wszystkim przez podmioty gospodarcze niebędące podatnikami VAT. Prowadzący działalność gospodarczą nie ma obowiązku wystawienia rachunku, choć może to uczynić, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od wydania towaru lub wykonania usługi. Jest to rozwiązanie inne, niż w przypadku faktur VAT, gdzie po upływie terminu faktury wystawić nie można. Prawo podatkowe nie nakłada na nabywcę obowiązku wystąpienia z żądaniem wystawienia rachunku w określonym terminie. Rachunek wystawia się w dwóch egzemplarzach: jeden oryginał i jedna kopia. Nie jest dopuszczalne wystawienie większej ilości kopii. Jeżeli takie dodatkowe kopie są potrzebne dla różnych celów, należy ich nie podpisywać, gdyż wówczas nie będą zawierać treści minimalnej rachunku (nie będą rachunkiem). Wystawca rachunku oraz nabywca są zobowiązani do jego przechowywania do końca okresu przedawnienia.

Zakup środków transportu i paliwa a rozliczenie podatku VAT

Nabywając jako środki trwałe samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe
o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, podatnik może odzyskać 60% kwoty podatku naliczonego VAT. Nie może to być jednak kwota większa niż 6 000 zł. Powyższe ograniczenie stosować należy przy: zakupie krajowym, wewnątrzwspólnotowym nabyciu (zakupie w krajach Unii Europejskiej) oraz imporcie.

Podatnicy wykorzystujący wyżej wymienione pojazdy nie mają prawa do odliczenia podatku VAT przy zakupie paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu wykorzystywanych
do ich napędu.

Zarówno przy zakupie pojazdu, przy jego wytworzeniu, leasingu, jak i zakupie paliw przewidziano wyjątki od reguły, jaką jest ograniczenie prawa do odliczenia podatku VAT. Wyjątki te związane są z cechami pojazdu.

W całości podatek VAT odliczyć mogą przedsiębiorcy nabywający:

• pojazdy samochodowe konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą - jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów prawa
  o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie,

• pojazdy samochodowe traktowane jak towary handlowe - czyli służące do dalszej odsprzedaży,

• pojazdy samochodowe oddane następnie do odpłatnego używania w drodze umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innych umów o podobnym charakterze (przy założeniu wykorzystania pojazdów na te cele przez okres nie krótszy niż sześć miesięcy).

• pojazdy ciężarowe o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony,

• pojazdy samochodowe mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowane
  na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju „wielozadaniowy”
  lub „VAN”,

• pojazdy samochodowe mające więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są
  od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u których długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem, aż do tylnej krawędzi podłogi przekracza 50% długości pojazdu. W tym przypadku warunkiem dokonania odliczenia jest przeprowadzenie dodatkowego badania technicznego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację oraz posiadanie dowodu rejestracyjnego pojazdu, zawierającego właściwą adnotację o spełnieniu tych wymagań. Brak badania wyklucza prawo do odliczenia VAT przy zakupie pojazdu czy paliwa. Kopię zaświadczenia z badania technicznego podatnik jest obowiązany dostarczyć, w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania, do naczelnika urzędu skarbowego,

• pojazdy samochodowe, które mają otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków,

• pojazdy samochodowe, które posiadają kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone
  do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

• pojazdy samochodowe będące pojazdami specjalnymi w rozumieniu przepisów prawa
  o ruchu drogowym (np. bankowóz, koparka, koparko-spycharka, pomoc drogowa, samochód zimowego utrzymania dróg, żuraw samochodowy).

Zwrot podatku naliczonego VAT (nawet w wysokości jedynie 60% jego wartości) jest niemożliwy w przypadku, gdy pojazd służy wykonywaniu czynności nieopodatkowanych (np. samochód wykorzystywany jest do świadczenia usług edukacyjnych objętych zwolnieniem przedmiotowym z podatku VAT).

Struktura sprzedaży VAT

Pamiętając o podstawowej zasadzie rozliczenia podatku VAT, mówiącej, że prawo
do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi jedynie w takim zakresie, w jakim nabyte przez niego towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy nabyciu towarów
i usług, które są wykorzystywane do wykonywania zarówno czynności opodatkowanych, jak i nieopodatkowanych podatkiem VAT, podatnik będzie zobowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego, związanych z czynnościami opodatkowanymi. Jeśli nie będzie możliwe wyodrębnienie całości lub części tych kwot (tj. niemożliwe będzie stwierdzenie, w jakim stopniu nabyte towary lub usługi wykorzystywane będą przez podatnika do czynności opodatkowanych, a w jakim stopniu do nieopodatkowanych), część kwoty podatku naliczonego podlegającego odliczeniu będzie można ustalić w oparciu o tzw. „strukturę sprzedaży”. Oznacza to, że podatnik będzie mógł pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom (sprzedaży) opodatkowanym.

Struktura sprzedaży jest wskaźnikiem udziału obrotu (sprzedaży) opodatkowanego netto
w obrocie (sprzedaży) netto ogółem. Przy ustalaniu struktury sprzedaży podatnik będzie brał pod uwagę roczne obroty osiągnięte w roku poprzedzającym rok podatkowy, dla którego ustalana jest proporcja (czyli np. dla roku 2008 ustalana będzie struktura sprzedaży z roku 2007). Struktura sprzedaży wykazywana jest procentowo - zaokrąglana jest zawsze
do całkowitej liczby procentowej w górę.

Po ustaleniu struktury sprzedaży podatnik w ciągu całego roku podatkowego odlicza taką część kwoty podatku naliczonego, jaka wynika z wskaźnika struktury sprzedaży obliczonego za poprzedni rok podatkowy. Jeżeli jednak podatnik w poprzednim roku podatkowym nie osiągnął obrotu lub obrót ten był mniejszy niż 30 000 zł lub mimo, że obrót ten był większy, to podatnik uznał, że obrót ten był niereprezentatywny do obliczenia kwoty podatku naliczonego „odliczalnego”, przyjmuje się proporcję wyliczoną szacunkowo. Proporcja
ta ustalana jest według prognozy uzgodnionej z naczelnikiem urzędu skarbowego właściwego dla podatnika (w formie protokołu).

Przykład:

Podatnik G jest z zawodu lekarzem i świadczy usługi medyczne objęte przedmiotowym zwolnieniem z podatku VAT. Jednocześnie jednak prowadzi mały sklep ze zdrową żywnością, która to działalność jest opodatkowana podatkiem od towarów i usług.

W ubiegłym roku jego obroty z tytułu sprzedaży towarów wyniosły 56 900 zł netto, a z tytułu usług medycznych 20 000 zł. Oznacza to, iż w jego sprzedaży netto ogółem (76 900 zł) kwota sprzedaży opodatkowanej stanowi 74%, a nieopodatkowanej 26%.

Podatnik G rozlicza się w bieżącym strukturą wynoszącą 74%. Kupując do swojej firmy materiały biurowe podatnik korzysta z nich prowadząc zarówno dokumentację sklepu, jak
i dokumentację świadczonych usług medycznych.

Rozliczenie zakupu faktury na zakup papieru:

100 zł + 22 zł (22% VAT)

Podatek VAT do zwrotu 16,28 zł (74% kwoty na fakturze) Podatek VAT nieodliczalny 5,72 zł (26% kwoty na fakturze)

Istotą przedstawionych powyżej zasad częściowego odliczania kwot podatku naliczonego VAT, jest próba jak najlepszego odzwierciedlenia stopnia, w jakim zakupione przez podatnika towary lub usługi będą wykorzystywane przy czynnościach, w związku z którymi przysługuje mu prawo do obniżenia podatku należnego. Struktura sprzedaży w roku,
w którym podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia, może jednak przedstawiać się odmiennie, niż wynikało to z przyjętego wskaźnika z roku poprzedniego. W związku z tym, dla odzwierciedlenia rzeczywistego zakresu wykorzystania zakupionych towarów lub usług przy czynnościach opodatkowanych, po zakończeniu roku, w którym podatnikowi przysługiwało prawo do tego odliczenia, będzie on obowiązany dokonać korekty kwoty odliczonego podatku. Korekty tej podatnik będzie dokonywał po zakończeniu roku w rozliczeniu za styczeń lub za I kwartał (w przypadku podatników rozliczających się kwartalnie) następnego roku podatkowego, obliczając część kwoty podatku naliczonego podlegającą odliczeniu, w oparciu o faktyczną strukturę sprzedaży za zakończony rok podatkowy, w którym przysługiwało mu prawo do obniżenia podatku należnego.

Odliczanie kwoty podatku naliczonego przy nabyciu przez podatnika towarów lub usług wykorzystywanych przez niego zarówno przy czynnościach opodatkowanych jak
i nieopodatkowanych będzie się więc odbywać dwuetapowo:

I etap: odliczenie przez podatnika części kwoty podatku naliczonego, obliczonej w oparciu
o tzw. strukturę sprzedaży za rok poprzedni do roku, w którym powstało prawo
do odliczenia,

II etap: skorygowanie kwoty odliczonego podatku po zakończeniu roku, w którym powstało prawo do odliczenia i w oparciu o strukturę sprzedaży za ten rok.

Rozliczanie sprzedaży opodatkowanej VAT różnymi stawkami za pomocą
tzw. struktury zakupów

Rozliczanie podatku VAT za pomocą struktury zakupów stosowane jest w następującej sytuacji:

1. podatnik dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych,

2. sprzedaż nie jest rejestrowana w kasie rejestrującej, gdyż podatnik na dany okres jeszcze nie musi posiadać kasy - np. nie przekroczył limitu zobowiązującego go do instalacji kasy,

3. sprzedaż opodatkowana jest więcej niż jedną stawką podatku VAT,

4. sprzedaż dotyczy handlu detalicznego (sprzedaż towarów handlowych).

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani do ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących. Jednakże do momentu rejestracji obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących mogą ustalać sprzedaż
w poszczególnych stawkach VAT w oparciu o tzw. strukturę zakupów zgodnie z art. 84 ust. 1 ustawy o VAT.

W tym celu należy ustalić wartość zakupów brutto (udokumentowanych) w poszczególnych stawkach. W wartości tej należy uwzględnić także zakupy od podatnika zwolnionego podmiotowo od VAT ujmując je w odpowiedniej kategorii ze względu na stawkę podatku jaka obowiązywałaby, gdyby podatnik ten nie był zwolniony z VAT (oznacza to konieczność tzw. „ubruttowienia” zakupów). Do ustalenia wartości przyjmuje się wyłącznie zakupy z danego miesiąca, które dotyczą towarów przeznaczonych do dalszej odsprzedaży (towarów handlowych). Pod uwagę nie są brane zakupy np. materiałów biurowych i środków czystości zużywanych w firmie, środków trwałych i wyposażenia firmy, opłaty czynszu i mediów, jak również zakupy surowców i materiałów produkcyjnych czy też wykorzystywanych do realizacji usług. Następnie ustala się proporcję (strukturę) wartości zakupów towarów handlowych brutto w poszczególnych stawkach podatkowych w odniesieniu do zakupów towarów handlowych brutto ogółem. Tak wyliczoną proporcją należy przeliczyć wartość sprzedaży brutto (utarg miesięczny brutto) na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, ustalając wartość sprzedaży w poszczególnych stawkach podatkowych. W przypadku gdy jednocześnie prowadzona jest sprzedaż hurtowa w innym punkcie handlowym, do rozliczenia strukturą zakupów należy uwzględniać tylko wartość zakupów związanych ze sprzedażą w danym miejscu.

Po wyodrębnieniu sprzedaży z kwoty utargu miesięcznego według poszczególnych stawek VAT, należy obliczyć podatek należny VAT stosując następujące przeliczniki:

• dla 22% VAT: 22/122

• dla 7% VAT: 7/107

• dla 3% VAT: 3/103

Wprowadzenie do firmy sprzedaży rejestrowanej w kasie fiskalnej likwiduje konieczność rozliczania firmy za pomocą wyżej omówionej struktury zakupów.

Przykład:

Podatnik H prowadzi niewielki sklepik wielobranżowy. W ubiegłym miesiącu sprzedaż brutto wyniosła ogółem 2 500 zł, a jego wydatki na zakup towarów handlowych wyniosły 850 zł brutto. Struktura zakupu towarów handlowych (na podstawie faktur dokumentujących zakup) ukształtowała się następująco:

• zakupy ze stawką 22%: 500 zł brutto 58,8% wszystkich zakupów

• zakupy ze stawką 7%: 200 zł brutto 23,6% wszystkich zakupów

• zakupy ze stawką 3%: 150 zł brutto 17,6% wszystkich zakupów

Podatnik dokonał więc rozliczenia sprzedaży w następujący sposób:

• sprzedaż ze stawką 22% 58,8% z kwoty 2 500 zł = 1 470 zł brutto

• sprzedaż ze stawką 7% 23,6% z kwoty 2 500 zł = 590 zł brutto

• sprzedaż ze stawką 3% 17,6% z kwoty 2 500 zł = 440 zł brutto

A następnie stosując odpowiednie przeliczniki obliczył od kwot brutto wartość podatku VAT:

• 1 470 zł x 22/122 = 265,08 zł ≈ 165 zł VAT

• 590 zł x 7/107 = 38,60 zł ≈ 39 zł VAT

• 440 x 3/103 = 12,82 zł ≈ 13 zł VAT

W efekcie podatnik był w stanie obliczyć, iż wartość podatku należnego wynosi 317 zł.

Kasy rejestrujące

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą zobowiązani są do ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej, jeśli dokonują sprzedaży na rzecz:

• osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,

• osób fizycznych - przedsiębiorców dokonujących zakupów prywatnie, nie na rzecz swojej firmy,

• rolników ryczałtowych kupujących prywatnie lub dla celów swojego gospodarstwa rolnego.

Podatnik posiadający kasę rejestracyjną jest zobowiązany do rejestracji każdej sprzedaży
na rzecz w/w nabywców przy zastosowaniu kasy i dokonywania wydruku paragonu fiskalnego oraz wydania go nabywcy. Niezarejestrowanie sprzedaży i niewydanie paragonu jest przestępstwem lub wykroczeniem skarbowym, za które podatnikowi grozi co najmniej mandat.

Ewidencji w kasie rejestrującej podlega sprzedaż nawet wtedy, gdy nabywca żąda wystawienia faktury VAT nie „na firmę”, ale prywatnie „na imię i nazwisko”. Paragon
z kasy fiskalnej należy wtedy złączyć trwale z kopią faktury VAT, którą zostawia sobie sprzedawca. Nabywca otrzymuje oryginał faktury VAT.

Po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, należy sporządzić fiskalny raport dobowy. Z kolei na koniec każdego miesiąca należy sporządzić miesięczne zestawienie raportów dobowych - nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu.

Do naczelnika urzędu skarbowego należy zgłosić kasę w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy, który należy nanieść w sposób trwały na obudowę kasy. Raz na 12 miesięcy podatnik zobowiązany jest dokonywać przeglądu technicznego kasy. Kopie dokumentów kasowych należy przechowywać do czasu przedawnienia się zobowiązań podatkowych.

Podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą w 2008 r. obowiązani są do rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i podatku przy użyciu kas rejestrujących, jeżeli ich obrót
w transakcjach z osobami fizycznymi nieprowadzacymi działalności gospodarczej
i rolnikami ryczałtowymi przekroczy kwotę 20 000 zł (niezależnie od ilości dni działalności w jej pierwszym roku). Obowiązku instalacji kasy należy wówczas dopełnić natychmiast. Kolejna transakcja dokonana po przekroczeniu limitu powinna już zostać zaewidencjonowana w kasie. W następnym roku limit wzrasta do 40 000 zł, a podatnik zyskuje dodatkowy czas na instalację kasy - 2 miesiące od miesiąca, w którym przekroczono limit.

Przedsiębiorcy zobowiązani do instalacji kas rejestrujących mogą odzyskać połowę ich ceny w formie ulgi. Dokonując zakupu kasy podatnicy mogą odliczyć 50% jej ceny netto, nie więcej jednak niż 2 500 zł. Odliczenie to przysługuje jednak tylko przy pierwszym zakupie kas. Aby z niego skorzystać należy rozpocząć ewidencję w wymaganych terminach.
Z odliczenia można skorzystać już w rozliczeniu VAT za miesiąc (kwartał), w którym rozpoczęto ewidencjonowanie za pomocą kasy. Jednym z warunków odliczenia jest także złożenie do urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania, pisemnego zgłoszenia liczby i miejsca (adresu) używania kas rejestrujących. Podatnik traci prawo
do ulgi, jeśli nie rozpocznie ewidencji w przewidzianym przepisami terminie.

Niektórzy podatnicy mają obowiązek ewidencjonowania obrotu za pomocą kas rejestrujących bez względu na wysokość osiąganych obrotów. Są to podatnicy prowadzący działalność w zakresie m.in.:

• sprzedaży gazu płynnego,

• świadczenia usług przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji podmiejskiej i międzymiastowej oraz usług przewozu osób i ładunków taksówkami osobowymi
  i bagażowymi,

• dostaw silników, nadwozi do pojazdów mechanicznych, przyczep i naczep, części
  i akcesoriów do pojazdów mechanicznych (choć np. warsztaty samochodowe nie muszą instalować kas fiskalnych o ile nie prowadzą sprzedaży części samochodowych),

• dostaw sprzętu radiowego, telewizyjnego i oraz części do aparatów i urządzeń
  do operowania dźwiękiem i obrazem,

• dostaw sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu
  i wyposażenia fotograficznego,

• dostaw wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali,

• dostaw nagranych, z zapisanymi danymi lub zapisanymi pakietami oprogramowania komputerowego (w tym również sprzedawanymi łącznie z licencją na użytkowanie): płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridży.

Załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów regulującego stosowanie kas rejestrujących zawiera wykaz rodzajów działalności gospodarczej (czynności) zwolnionych z obowiązku instalacji kas, niezależnie od wysokości obrotów.

Podatek VAT w handlu z państwami Unii Europejskiej

W związku z przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej polskie ustawodawstwo w zakresie podatku VAT zostało zmienione, tak aby dostosować je do przepisów określonych
w dyrektywach dotyczących podatku VAT w Unii Europejskiej. Nastąpiła więc dość znaczna zmiana zasad opodatkowania podatkiem VAT wymiany handlowej pomiędzy podatnikami VAT w Polsce a podatnikami zarejestrowanymi dla tego podatku w państwach UE, co jest ściśle związane ze zniesieniem granic celno-podatkowych pomiędzy Polską, a państwami członkowskimi UE. Natomiast przedsiębiorstwa, które nie prowadzą handlu zagranicznego, albo takie, które mają wyłącznie obroty z państwami spoza Unii Europejskiej, nie odczuwają w tym zakresie poważniejszych zmian. W odniesieniu do obrotu towarowego wewnątrz Unii Europejskiej pojęcia „import” i „eksport” zostały zastąpione nowymi - odpowiednio: „wewnątrzwspólnotowe nabycie”
i „wewnątrzwspólnotowa dostawa”.

Podatkiem VAT objęte są towary i usługi na terytorium danego państwa, w tym także pochodzące z importu. Jednocześnie towary przeznaczone na eksport są opodatkowane stawką 0% VAT w kraju eksportera (z zachowaniem prawa do odliczenia podatku naliczonego) i obciążane podatkiem w kraju importera. Obowiązuje zasada niedyskryminacyjnego obciążenia podatkiem VAT (podobnie jak i innymi podatkami) towarów krajowych i zagranicznych. Oznacza to, iż produkty importowane nie mogą być opodatkowane wyżej niż takie same produkty krajowe. Mimo podejmowanych prób, nie udało się ujednolicić wysokości stawek podatkowych z uwagi na rozbieżne interesy poszczególnych państw. Przyjęto jedynie minimalne stawki podatkowe. Kraje członkowskie uzgodniły, że wysokość stawki podstawowej (standardowej) nie może być niższa niż 15%,
a stawki obniżonej (można stosować jedną lub dwie stawki obniżone) nie może być niższa niż 5% (z wyjątkami). W pełni ujednolicona jest także podstawa poboru podatku, tj. zakres towarów i usług podlegających obciążeniu VAT-em, towary i usługi objęte zwolnieniami, itp.

W transakcjach dokonywanych w ramach UE polscy podatnicy VAT sprzedaż (dostawę) towarów dla kontrahentów z Unii Europejskiej (do podatników VAT) określają jako „wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów” (WDT). Kupno (nabycie) towarów
od podatników VAT zarejestrowanych dla tego podatku w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej określane jest jako „wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów” (WNT).

Towary dostarczane do podatników zarejestrowanych dla celów VAT, jako wewnątrzwspólnotowa dostawa, są opodatkowane stawką 0% VAT w kraju ich wysyłki (rozpoczęcia transportu), zaś podatek należny rozliczany jest przez nabywcę towarów, jako wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w kraju, do którego towary te przybywają. Podatnik (nabywca) rozlicza podatek VAT w deklaracji VAT według stawki obowiązującej w kraju, do którego są przywożone towary (kraju, w którym kończy się transport tych towarów).

W przypadku dostaw towarów do podmiotów gospodarczych w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej, które nie są zarejestrowane dla celów podatku VAT, podatek jest naliczany i rozliczany na zasadach ogólnych przez zarejestrowanego do celów VAT dostawcę w państwie członkowskim, z którego towary wysłano (dostawa jest traktowana wówczas jak sprzedaż krajowa). W odniesieniu do dostaw dokonywanych przez podatników VAT na rzecz ostatecznych konsumentów (niebędących podatnikami VAT) zastosowano bowiem zasadę opodatkowania w kraju pochodzenia towaru. Konsumenci dokonując zakupów w którymkolwiek z krajów członkowskich, płacą w momencie nabycia podatek VAT w kraju pochodzenia towaru. Wyjątki od tej zasady to: dostawa nowych środków transportu np. nowe samochody (zawsze opodatkowana w kraju, do którego konsument sprowadza nowy środek transportu) oraz tzw. sprzedaż wysyłkowa (towary wysyłane w imieniu dostawcy na rzecz ostatecznych konsumentów, jeśli wartość tej sprzedaży u dostawcy przekracza określony próg, wyznaczony przez państwo przeznaczenia przesyłki). Należy zaznaczyć, iż szczególne zasady opodatkowania transakcji wewnątrzwspólnotowych są również stosowane wobec towarów opodatkowanych zharmonizowaną akcyzą (np. alkohole i artykuły tytoniowe).

Reasumując, ogólna zasada rozliczania transakcji wewnątrzwpólnotowych z udziałem polskich przedsiębiorców, polega na tym, konsumenci z krajów UE, niebędący podatnikami VAT, dokonując nabycia towarów od polskich podatników VAT, płacą podatek VAT zawarty w cenie nabywanych towarów. Natomiast polski podatnik VAT zarejestrowany dla celów handlu unijnego, dostarczając towary podmiotom nie zarejestrowanym dla celów VAT w UE, będzie musiał naliczyć i rozliczyć podatek VAT od tych towarów podobnie jak od sprzedaży w obrocie krajowym.

Numer identyfikacyjny VAT

Numer identyfikacyjny VAT odgrywa istotną rolę w obrocie handlowym towarami pomiędzy podatnikami VAT z państw Unii Europejskiej. Poprawne zastosowanie numeru VAT swojego kontrahenta jest jednym z warunków skorzystania z 0% stawki VAT przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów.

Posługując się numerem identyfikacyjnym VAT, nabywca wskazuje dostawcy, że jest podatnikiem VAT odpowiedzialnym za rozliczenie podatku VAT
od wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w swoim kraju. Numer identyfikacyjny VAT kontrahenta należy zamieszczać na fakturach, kwartalnych informacjach podsumowujących oraz innych dokumentach związanych z obrotem handlowym towarami dokonywanym pomiędzy państwami Unii Europejskiej.

Polskim podatnikom VAT nie są nadawane nowe numery identyfikacyjne VAT dla potrzeb handlu wewnątrzwspólnotowego. Są oni natomiast zobowiązani, po uprzednim powiadomieniu właściwego urzędu skarbowego o zamiarze dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, do posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej (NIP)
z dodatkowym dwuliterowym kodem kraju „PL” na początku numeru NIP.

W celu rejestracji dla potrzeb transakcji unijnych należy złożyć we właściwym urzędzie skarbowym deklarację rejestrującą VAT-RUE. Następnie zaś, w przypadku dokonania jakiejkolwiek transakcji WDT lub WNT, polski podatnik zobowiązany jest do złożenia
w swoim urzędzie skarbowym kwartalnej deklaracji podsumowującej, na której wykazuje wszystkie dokonane ze swoim udziałem transakcje unijne.

Jeśli przepisy podatkowe nie stanowią inaczej - narzucając podatnikowi konkretną formę opodatkowania.

Przedsiębiorcy rozliczają się ze swoich dochodów przy pomocy formularza PIT-36, zaś deklarację PIT-37 składają osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

Możliwe jest także prowadzenie dla opodatkowania na zasadach ogólnych tzw. „pełnej księgowości”, czyli ksiąg handlowych. Z dniem 1 września 2008 roku limit przejścia na pełną księgowość został zwiększony z dotychczasowego 800 tys. euro do 1,2 mln euro. Oznacza to, iż firma po przekroczeniu obrotów o tej wartości obowiązkowo musi rozpocząć ewidencję w księgach handlowych. Firmy, które zgodnie ze starymi przepisami od 1 stycznia 2008 r. zmuszone zostały do otwarcia ksiąg handlowych, mogły je zamknąć z dniem 31 sierpnia i począwszy od 1 września rozpocząć ewidencję w księdze przychodów i rozchodów.

W 2009 r. skala podatkowa zostanie zmieniona. Od 1 stycznia 2009 r. zaczną obowiązywać nowe stawki:
18 i 32%. Zastąpią one trzy stawki obowiązujące w 2008 r. Jedyny próg podatkowy w 2009 r. wynosić będzie
85 528 zł, a więc dokładnie tyle ile w 2008 r. wynosi drugi próg podatkowy.

Chodzi tu o podatników prowadzących działalność na zasadzie tzw. „samozatrudnienia”, w bliskiej współpracy z ex-pracodawcą, a niekiedy nawet za jego namową (zwłaszcza gdy pracodawca liczy, iż to pozwoli na obniżenie jego kosztów z tytuły zatrudnienia pracowników).

Tabele kursów średnich ogłaszane są przez Narodowy Bank Polski. Wszystkie kursy średnie, także notowania archiwalne, znaleźć można na stronie internetowej www.nbp.gov.pl

Składki na NFZ odliczane są bowiem od podatku.

Np. użyczenie lokalu lub samochodu nie od członka najbliższej rodziny. Przedsiębiorca podpisując taką umowę użyczenia zobowiązany jest do wyceny według wartości rynkowej uzyskanej korzyści (a więc np. najem lokalu w cenie rynkowej), a następnie zaliczenia tej kwoty do swoich przychodów, uwzględniając ów zapis właśnie w kolumnie 8 księgi przychodów i rozchodów.

Na temat kosztów uzyskania przychodów zob. s. 13 i nast.

Podstawowe informacje na temat rozliczeń z ZUS i sposobem naliczania poszczególnych składek ubezpieczeń społecznych znajdują się na s. 24.

Dodatkowe informacje na temat ewidencji przebiegu pojazdu znajdują się na s. 32.

Podstawa wymiaru preferencyjnych składek na ubezpieczenie społeczne dla osób w roku 2008 wynosi 337,80 zł (30 % minimalnego wynagrodzenia z 2008 r., które wynosi 1 126,00 zł).

Jest to najczęściej występująca stawka, obowiązująca tych pracodawców, którzy rozliczają maksymalnie do 9 osób. Najwyższa przewidziana przepisami prawa stawka tego ubezpieczenia wynosi w chwili obecnej 3,60%.

W chwili obecnej wynosi ona 1 790,39 zł dla ubezpieczeń społecznych i 2 287,40 zł dla ubezpieczenia zdrowotnego.

Pełna definicja środków trwałych mówi, iż są to stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1. budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

2. maszyny, urządzenia i środki transportu,

3. inne przedmioty,

o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z działalnością gospodarczą albo oddane do użytkowania na podstawie umowy najmu, dzierżawy.

Wykaz ten grupuje środki trwałe ze względu na stawkę amortyzacji. Klasyfikacja ta jest jednak dość ogólna - ustawodawca odsyła do dokładnego podziału, jaki stanowi Klasyfikacja Środków Trwałych. Stanowi ona załącznik do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych.

Mały podatnik to podatnik, u którego wartość przychodu ze sprzedaży (wraz z kwotą należnego podatku od towarów i usług) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 800 000 euro.

Od 14 listopada 2007 r. obowiązują następujące stawki za 1 km: 0,5214 zł - dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3; 0,8358 zł - dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3; 0,2302 zł - dla motocykla; 0,1382 zł - dla motoroweru.

Limit ten wynosi: 300 kilometrów w miejscowości do 100 000 mieszkańców, 500 km w miejscowości od 100 000 do 500 000 mieszkańców, 700 km w miejscowości powyżej 500 000 mieszkańców.

W rozliczeniu tzw. kilometrówki niezwykle ważne jest, aby faktura dokumentująca zakup wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu posiadała numer rejestracyjny samochodu. Trzeba pamiętać, że ewidencja przebiegu pojazdu służy wyłącznie do ustalenia limitu wydatków związanych z używaniem w działalności gospodarczej prywatnego samochodu osobowego, powyżej którego przedmiotowe wydatki nie stanowią już kosztów uzyskania przychodów. Nie jest ona natomiast dowodem faktycznego poniesienia wydatków na paliwo, oleje, smary, bieżące naprawy lub inne wydatki związane z bieżącą eksploatacją pojazdu. Dowodem poniesienia tych wydatków, związanych z używaniem w działalności gospodarczej prywatnego samochodu osobowego, są faktury zawierające numer rejestracyjny pojazdu. Natomiast faktury niespełniające tego wymogu nie mogą znaleźć się w zestawieniu miesięcznym, a tym samym nie obciążają kosztów w podatkowej księdze przychodów
i rozchodów. O możliwości zaliczania przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów decyduje nie to, że podatnik faktycznie poniósł tego typu koszty, ale to, czy wydatki takie zostały przez podatnika udokumentowane zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów.

Więcej na temat ustalania dochodu w rozdziale Obliczanie zaliczki na podatek dochodowy s. 45.

A więc podatnicy prowadzący sprzedaż detaliczną dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, stosujący więcej niż jedną stawkę VAT i nieposiadający kasy rejestrującej.

Z księgowego punktu widzenia pojęcie to nie jest tożsame z kategorią „przychód”. Np. kiedy firma X otrzyma od kontrahenta odsetki z tytułu nieterminowego uregulowania przez niego należności, w firmie tej powstaje przychód, ale nie ma mowy o wystąpieniu obrotu.

Stawki te znaleźć można na stronie internetowej Głównego Urzędu Statystycznego: http://www.stat.gov.pl/klasyfikacje/pkwiu_08/

Są to m.in. podatnicy sprzedający wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, niektóre wyroby akcyzowe (w tym wyroby tytoniowe) oraz osoby świadczące usługi prawnicze, w zakresie doradztwa i rzeczoznawstwa, jubilerskie. Zwolnienia podmiotowego z VAT nie stosuje się także do importu towarów i usług.

Wszystkie formularze podatkowe dostępne są w urzędach skarbowych, a także w internecie na stronie Ministerstwa Finansów www.mf.gov.pl w zakładce „Podatki”.

Kwartalne rozliczenie może być korzystne dla tych podatników, którzy spodziewają się regularnych comiesięcznych wpłat z tytułu zobowiązania podatkowego VAT. Rozliczając się kwartalnie podatnik taki może w okresach pomiędzy rozliczeniami dowolnie obracać pieniędzmi, które przy rozliczeniu miesięcznym byłby zobowiązany odprowadzić do urzędu skarbowego. Np. w firmie handlowej Z z rozliczenia miesiąca stycznia wynika, iż podatek VAT do wpłaty wynosi 10 000 zł. Jeśli właściciel firmy wybrałby rozliczenie kwartalne, co prawda w kwietniu zapłaci w sumie 30 000 zł, ale pieniędzmi za podatek styczniowy przez kolejne trzy miesiące będzie mógł dowolnie obracać - kupując i sprzedając towary handlowe, co pozwoli mu w tym czasie powiększyć zysk.

Faktury wewnętrzne wystawia się w jednym egzemplarzu i przechowuje wraz z dokumentacją. Za dany okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał) można wystawić jedną fakturę wewnętrzną dokumentującą łącznie czynności dokonane w tym okresie.

Kursy średnie NBP, wraz z tabelami kursów archiwalnych, znajdują się na stronie internetowej www.nbp.pl w zakładce „Kursy walut”.

Jeśli faktura VAT wystawiana jest osobie nie prowadzącej działalności gospodarczej lub prowadzącej działalność w formie indywidualnego gospodarstwa rolnego nie musi zawierać numeru NIP nabywcy.

Klasyfikację znaleźć można w Internecie na stronach GUS: http://www.stat.gov.pl/klasyfikacje/pkwiu_08/

Fakt niedostarczenia zaświadczenia w terminie nie powoduje utraty prawa do odliczenia, może jednak skutkować odpowiedzialnością karno-skarbową.

Szczegółowe zasady dokonywania odliczania częściowego podatku i korekt podatku naliczonego, uregulowane zostały w przepisach art. 90, art. 91 i art. 163 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Zob. art. 90, 91, 163 ustawy.

Struktura zakupów nie jest stosowana w przypadku podatnika prowadzącego działalność produkcyjną i/lub świadczącego usługi. W przypadku gdy podatnik prowadzi działalność handlową opodatkowaną wyłącznie jedną stawką podatku VAT i stosuje do wyodrębnienia podatku należnego tzw. strukturę zakupów, struktura ta wynosi zawsze 100%.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2008 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. Nr 113, poz. 720).

Głównie Szósta Dyrektywy Rady nr 77/388 z 17 maja 1977 r. w sprawie harmonizacji przepisów państw członkowskich, dotyczących podatków obrotowych - wspólny system podatku od wartości dodanej: ujednolicona podstawa opodatkowania z późniejszymi zmianami.

73

---