84,85 (4)

Jak skutecznie negocjować

skłonni są zmodyfikować swój pierwotny pogląd na sprawę. Dzieje się tak szczególnie wtedy, kiedy jedna ze stron jest reprezentowana tylko przez kilku przedstawicieli, którzy muszą zdać relację z poczynań pozostałym.

Pomijając te wszystkie tendencje, niektóre czynniki mają szczególnie mocny wpływ na przebieg i tempo negocjacji. Dobry negocjator będzie wraz z upływem czasu świadomie śledził zmiany nastroju i zdolności koncentracji po stronic przeciwnej. Ważne są dwa elementy: czas trwania kolejnych sesji oraz przerwy między nimi.

Czas trwania sesji

Planując negocjacje, trzeba znaleźć złoty środek między sesją bez ograniczeń czasowych - która prowokuje do długich i rozwlekłych rozmów - a taką, w której rygorystycznie wyznaczone ramy czasowe uniemożliwiają konstruktywną dyskusję.

Strona inicjująca spotkanie ma pewne przywileje. Może zasugerować, ile czasu należy zarezerwować lub jakie ograniczenie założyć na początku rozmów: „Mamy dziś jeszcze jedno spotkanie do południa, będziemy więc starać się skończyć do jedenastej”. Jeżeli od początku wiadomo, żc sprawa jest złożona i będzie wymagała kilku spotkań, terminy można ustalić na pierwszym spotkaniu. Bez wątpienia ustalenie terminu końcowego - pod warunkiem, że jest realny -sprzyja lepszej organizacji i dyscyplinie oraz daje poczucie stałego zbliżania się do celu.

Zostało dowiedzione, żc maksymalny czas, podczas którego można utrzymać skupioną uwagę i pozytywne zaangażowanie, to około dwóch godzin. Dwie godziny zupełnie wystarczą na

bł/edyskutowanie jednej, stosunkowo prostej sprawy albo - w wy-fłłidku skomplikowanych negocjacji - na odbycie jednej sesji fnimów.

( zas jest także istotny przy ustalaniu poszczególnych wystąpień, irc/entujących argumenty i racje stron. Jeśli spotkanie ma się zacząć od przygotowanej wcześniej prezentacji, należy' przyjąć, że słuchacze Edołają się skoncentrować nie dłużej niż przez 15 do 20 minut. Powinno to być wcześniej zapowiedziane przez prowadzącego zebranie „Chcielibyśmy zacząć od 15-minutowej prezentacji, która, mam nadzieję, zainteresuje państwa”. Ta wcześniejsza zapowiedź pomoże

•    li ugiej stronic skupić uwagę na temacie spotkania, eliminując obawę, Ze przemówienie będzie się ciągnąć w nieskończoność.

Podczas rozmów nieformalnych jedna osoba nie powinna pi zedstawiać swoich racji dłużej niż przez dwie, trzy minuty. Przekraczając ten czas, ryzykuje, żc druga strona może się poczuć zagrożona i zniecierpliwiona. Reasumując:

•    Ciągłe efektywne negocjacje nie powinny trwać dłużej niż dwie godziny.

•    Optymalny czas prezentacji to piętnaście do dwudziestu minut.

•    Najdłuższy dopuszczalny czas jednej wypowiedzi w dyskusji to dwie do trzech minut.

Fakt, że ważne, wcześniej planowane i przygotowywane negocjacje często nie trzymają się reguł czasowych, wynika bardziej z logiki niż z taktyki. Ważni negocjatorzy, przyjeżdżający z całego kraju na planowane z wyprzedzeniem rozmowy, mają bardzo często umówione kolejne spotkania już na następny dzień. Pragną więc, by rozmowy zakończyły się zgodnie z planem. Kiedy pojawiają się trudności, jedynym wyjściem jest siedzenie do nocy - o wiele dłużej niż większość ludzi jest wstanie efektywnie myśleć i skupiać uwagę. Negocjowanie do granic ludzkiej wytrzymałości, choć tak dobrze

85