152,153 (2)

Jak skutecznie negocjować

Kolejną cechą tych negocjacji jest przewaga siły po stronie kupującego, podczas gdy w negocjacjach menedżerskich i pracowniczych układ sił jest o wiele trudniejszy do oszacowania. Zdarza się, żc oczekiwania kupującego mogą być zaspokojone tylko z jednego źródła; wtedy przewaga - także wyraźna - jest po stronie sprzedającego. Generalnie jednak sprzedający startuje do rozmów z gorszej pozycji: musi pokonać opór kupującego, który w każdej chwili może zdecydować się na innego dostawcę. Dlatego też o wiele więcej uwagi poświęca się doskonaleniu umiejętności sprzedawania niż sztuce kupowania. Tej pierwszej poświęcono tomy literatury' fachowej, drugiej - prawie nic.

Negocjowanie na rynku wewnętrznym

Pojęcie rynku wewnętrznego, na którym działy tego samego przedsiębiorstwa „kupują" od siebie usługi, wprowadziło element handlowy do stosunków zawodowych między menedżerami, którzy poprzednio uważali się za współpracujących kolegów. Negocjacje w tym wypadku nic są w pełni komercyjne z prawnego punktu widzenia, ponieważ wewnętrzny „kontrakt” - nazywany najczęściej „umową usługową” - nic ma mocy prawnej. Zastosowanie sankcji sądowych czy arbitrażowych nic jest tu możliwe. W interesie obu stron leży jednak, by zawarte porozumienie spełniało wszelkie wymogi formalne i było dokładnie udokumentowane. Uczestnicy starają się również wykazać umiejętnością negocjowania i osiągania porozumienia bez konieczności interwencji zc strony dyrekcji przedsiębiorstwa. Dążenie w tym kierunku jest jeszcze silniejsze, kiedy „kupujący" ma możliwość skorzystania z usług alternatywnego, zewnętrznego dostaw-cy.

Wielu menedżerów - szczególnie w sektorze publicznym, gdzie wymiana usług stała się obecnie powszechna - z trudem uczy się mechanizmów rynkowych: mają oni tendencje do stosowania w negocjacjach metod ekstremalnych. Jedną z nich jest, wspomniany wcześniej w tej książce, agresywny, konfrontacyjny styl prowadzenia rozmowy. Nabywca (klient) wychodzi z założenia, że dostawca (sprzedający) znajduje się na słabszej, podrzędnej pozycji, wobec czego musi akceptować wszystkie życzenia kupującego. Dostawca widzi w nowym układzie przede wszystkim możliwość zarobienia pieniędzy, które usiłuje zdobyć wszelkimi możliwymi sposobami: żądając dodatkowych opłat za każdą, najmniejszą nawet zmianę wobec pierwotnego zamówienia albo nawet za pracę, która nie została wykonana. W skrajnych przypadkach menedżerowie, którzy źle się czują w nowych rolach negocjatorów, rezygnują z precyzowania w umowie kwestii, które grożą znaczną różnicą zdań, jak na przykład definiowanie standardów jakości.

Negocjacje na rynku wewnętrznym powinny być regulowane przez dwa elementy: określoną procedurę, jaka musi być zachowana w trakcie uzgadniania i sporządzania niezbędnej dokumentacji umowy i stosunek do firmy. C1PFA (the Chartcred Institute of Public Finance and Accountancy - Państwowy Instytut Finansów Publicznych i Księgowości) opracował zestaw zasad sporządzania umów serwisowych, na którym oparte są podane niżej zalecenia. Instytut doradza sporządzanie dwóch dokumentów: pierwszy określa generalne zasady, drugi zawiera ustalenia szczegółowe.¹ Dokument ogólny (odpowiednik części zasadniczej umowy handlowej) zawiera następujące dane:

•    Ogólny opis usługi, która ma być wykonana

•    Strony zawierające umowę

•    Czas trwania umowy

•    Zobowiązania finansowe

153