kontrola 2 bmp

116 Tadeusz Listwan, Józef Koziński, Podstawy zarządzania organizacją

VI. Wykonawcy w fazie transformacji tych elementów wytwarzają produkty (wyroby i usługi).

VH. Receptor porównuje proces wytwarzania i/lub produkty z obowiązującymi normami, Vm. Produkty spełniające wymogi normatywne są przekazywane do otoczenia,

IX. Receptor analizuje wyniki kontroli i przekazuje zwrotną informacją o występujących nieprawidłowościach w procesach wykonawczych, które winny być przez niego usunięte do Regulatora lub do podmiotów ustalających normy o ewentualnych nieprawidłowościach w zakresie norm (przestarzałe, niemożliwe do realizacji, zbyt tolerancyjne, itp.), które także powinny być usunięte.

Podmioty i inne elementy występujące w kontroli jako funkcji zarządzania należy interpretować w następujący sposób:

1. Normy są to wymogi odnoszące się do sposobu realizacji pewnych działań albo do produktów dostarczanych przez organizację (wyrobów i/lub usług). Są one przekazywane do wiadomości podmiotów występujących w roli regulatorów, receptorów oraz wykonawców. Mają one charakter autorytatywny (stopień stanowczości tych wymagań jest wysoki) i mogą występować w formie:

a)    Norm prawnych, nakazujących lub zakazujących określonych zachowań, albo ustalających pożądane lub niepożądane stany rzeczy (prawo karne, prawo pracy, prawo administracyjne, gospodarcze, inne); tego typu normy mają charakter zewnętrzny wobec organizacji, są w jakiś sposób skodyfikowane, a organizacje — w zasadzie — muszą się im podporządkować; normy te najczęściej są bardzo trwałe, a ich zmiany stosunkowo rzadkie,

b)    Norm przemysłowych, ustalających parametry jakościowe procesów dostarczania produktów lub samych produktów; większość tych norm ma także charakter zasadniczo zewnętrzny wobec przedsiębiorstwa i jest skodyfikowana (ma formę norm prawnych); część tych norm jest jednak stosowana pod presją innych sektorów otoczenia (odbiorców, dostawców, konkurentów, innych) i ich przestrzeganie jest wywołane dążeniem do uzyskania korzystnej oceny działalności organizacji; WTeszcie, część tego typu norm ustala sama organizacja (najczęściej naczelne kierownictwo lub upoważnione przezeń wewnętrzne jednostki organizacyjne) celem zapewnienia wysokiej sprawności działania; stosownie do okoliczności, normy te mogą być bardzo trwałe (np. normy ustalające numerację obuwia) lub zmienne (np. normy zużycia określonego surowca obowiązują tylko w czasie, gdy jest on stosowany w danej organizacji),

c)    Zasad określonej sztuki (dobrej roboty), które są zazwyczaj produktem pewnej grapy zawodowej, odzwierciedlającym określony stan rozwoju jakiejś dziedziny działalności gospodarczej lub pozagospodarczej (np. zasady sztuki budowlanej); tego typu normy mają charakter zewnętrzny wobec organizacji, a ich przestrzeganie jest także wywołane dążeniem do jak najwyższej sprawności, ponieważ tego typu normy są odzwierciedleniem skumulowanego doświadczenia profesjonalnego określonej grupy zawodowej; normy te są przestrzegane przez organizacje i grupy zawodowe czynne w określonej dziedzinie działalności; zależnie od dziedziny zmieniają się one wolno lub szybko,

d)    Wartości społeczno-kulturowych, takich jak: normy moralne, zwyczaje, obyczaje, wzorce poprawnych zachowań; normy tego typu mają w większości charakter zewnętrzny wobec organizacji, ale w znacznej liczbie przypadków ulegają one odpowiedniej interpretacji i przybierają swoistą postać tzw. kultury organizacyjnej, wyznaczającej pożądane i niepożądane wzorce zachowań indywidualnych członków organizacji oraz ich grup; w niektórych organizacjach są one stosowane w formie tzw. kodeksów pracownika (członka) organizacji; normy te maja charakter bardzo trwały i zmieniają się bardzo wolno,

e)    Wewnątrzorganizacyjnych zasad postępowania, mających formę regulaminów, instrukcji, przepisów, tj. spisanych i formalnie obowiązujących reguł, ustalających poprawne i jednolite zasady postępowania, adresowane do wszystkich lub do części członków organizacji (np. regulamin organizacyjny, instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych, regulamin kontroli wewnętrznej, instrukcja inwentaryzacji, regulamin pracy); tego typu normy są ustalane przez samą organizacją (naczelne kierownictwo lub upoważnione przezeń wewnętrzne jednostki organizacyjne),

f) Celów i zadań do realizacji przez wszystkich członków organizacji lub przez niektóre ich grupy; tego typu normy mogą być ustalane w formie rzeczowej lub finansowej; są one ustalane przez samą organizację i odgrywają rolę wewnętrznych drogowskazów, koordynujących i integrujących działania członków organizacji.

2.    Regulatorami w procesie kontroli jako funkcji zarządzania są te podmioty wewnętrzne, które na podstawie norm dążą do poprawnego ukształtowania przebiegu procesów w organizacji oraz do nadania wymaganych właściwości produktom dostarczanym przez organizację; w roli regulatorów występują zwłaszcza kierownicy, których obowiązkiem jest znać normy i tak dobierać zasoby ludzkie, rzeczowe, finansowe i informacyjne, a także sposoby działania (technologię, organizację), by z góry zapewnić zgodność procesów i produktów z normami; w roli regulatorów występują także eksperci wspomagający kierowników (konstruktorzy, technolodzy, organizatorzy, specjaliści od marketingu, itd.); regulatorzy po części uczestniczą w ustalaniu tych norm, które mają charakter wewnątrz-organizacyjny (są to z reguły członkowie naczelnego kierownictwa i wspomagający ich sztabowcy); w kompleksowym procesie sprawowania kontroli w ramach zarządzania organizacją regulatorzy otrzymują zwrotną informację od receptorów, na podstawie której mogą podjąć działania korekcyjne (zmienić strukturę procesów lub produktów, wykonawców, sposoby działania), usuwające niedopuszczalnie wielkie odchylenia od obowiązujących norm,

3.    Receptorami w procesie kontroli jako fimkcji zarządzania są te podmioty wewnątrzorga-nizacyjne lub zewnętrzne, których zadaniem jest sprawdzanie czy procesy i produkty są zgodne z normami, gromadzenie i analizowanie odpowiednich informacji, a także przedstawianie wniosków i zaleceń dotyczących usprawnienia procesów i produktów, lub —• w miarę uzasadnionej potrzeby — dotyczących zmiany samych norm (w takiej roli występuje np. komórka rewizyjna, dział kontroli jakości, dział ochrony środowiska, itp.); szczegółowe zasady kontroli przyjęte w organizacji mogą nadawać niektórym podmiotom występującym w roli receptorów uprawnienia decyzyjne (np. specjalista ds. bhp może mieć prawo wstrzymania prac niebezpiecznych, kontroler jakości może być uprawniony do odrzucenia produktów wybrakowanych lub wstrzymania procesów wytwórczych powodujących braki),

4.    Wykonawcami w kompleksowym procesie kontroli są członkowie organizacji (zasoby ludzkie) uczestniczący w procesie transformacji zasobów rzeczowych, finansowych i informacyjnych w końcowe produkty w sposób zgodny z obowiązującymi normami; procesy transformacji należy rozumieć szeroko, jako wszystkie te działania, które są bezpośrednio związane z wytwarzaniem wyrobów i/lub świadczeniem usług oraz pośrednio tworzą odpowiednie warunki dla procesów wytwarzania i świadczenia nsług,

5.    Produkty dostarczane przez organizację mogą mieć charakter wyrobów lub usług; są one akceptowane przez otoczenie pod warunkiem, że odpowiadają wymogom ujętym w formie różnego rodzaju norm,

6.    Otoczenie jest finalnym odbiorcą produktów dostarczanych przez organizację; w otoczeniu powstaje część norm, według których organizacje prowadzą swoją działalność; ostateczny sukces organizacji zależy przede wszystkim od tego, czyjej produkty zostaną zaakceptowane przez otoczenie; celem końcowym kontroli jako funkcji zarządzania jest doprowadzenie do tego, by produkty organizacji oraz sposób jej działania zostały korzystnie ocenione przez otoczenie; w niektórych przypadkach podmioty otoczenia mogą pełnić rolę receptorów (sprawdzać poprawność procesów wewnętrznych w organizacji oraz jakość dostarczanych przez nią produktów).