kontrola 4 bmp

120 Tadeusz Listwan, Józef Koziński, Podstawy zarządzania organizacją

3. Kontrola funkcjonalna i instytucjonalna

a)    Przedstawiony na rys. 48 ogólny schemat kontroli prezentuje tzw. kontrolę instytucjonalną, której istota polega na tym, że sprawdzenie zgodności procesów transformacji i produktów z obowiązującymi normami jest wykonywane przez receptor, którym jest profesjonalny, zinstytucjonalizowany podmiot organizacyjny, specjalizujący się w wykonywaniu czynności kontrolnych. Podmiot ten jest uprawniony do sprawdzania faktu przestrzegania norm. Ponadto, może on mieć prawo do samodzielnego podejmowania czynności korygujących lub tylko prawo wnioskowania o podjęcie czynności korygujących, które są podejmowane przez inne podmioty (regulatorów, najczęściej właściwych kierowników). Kontrola instytucjonalna jest wprowadzana tam, gdzie kontrolowane procesy i produkty są złożone, trudne i czasochłonne, podobnie jak same czynności kontrolne. Instytucjonalne podmioty kontroli wspomagają zarządzających w wykonywaniu kontroli jako funkcji zarządzania. Pomagają im również w ustalaniu tych norm, które mogą być samodzielnie ustalane przez organizację. Przykładami kontroli instytucjonalnej są działania realizowane przez działy kontroli jakości, komórki tzw. kontroli wewnętrznej oraz controllingu, komórki ochrony przeciwpożarowej, straż przemysłową, komórki inwentaryzacji, itp.

b)    Kontrola funkcjonalna polega na tym, że kontrola jako funkcja zarządzania jest w całości wykonywana przez kierowników określonych odcinków działalności organizacji (kierowników komórek funkcjonalnych) oraz przez podległy im personel. W kontroli funkcjonalnej kierownicy pełnią rolę regulatorów oraz receptorów (zob. rys. 7.4). Nie są oni wspomagani przez zinstytucjonalizowane komórki ani stanowiska kontrolne. Sami wykonują czynności regulacyjne, sprawdzające oraz inicjują lub realizują czynności korygujące w zakresie powierzonego im odcinka działalności organizacji. W przedsiębiorstwie przemysłowym główny mechanik ustanawia zasady racjonalnej i bezpiecznej eksploatacji urządzeń technicznych we wszystkich jednostkach organizacyjnych, także w tych, które nie podlegają mu służbowo (w roli regulatora), sprawdza czy zasady te są przestrzegane (w roli receptora), podejmuje działania korygujące lub inicjuje ich podjęcie przez inne podmioty (ponownie rola regulatora). Na podobnej zasadzie działają inni kierownicy funkcjonalni (zob. tab. 7.1).

Rys. 7.4

Kontrola funkcjonalna

Tab. 7.1

Fragment opisu stanowiska Głównego Mechanika w przedsiębiorstwie przemysłowym

Stanowisko: Główny Mechanik

Symbol organizacyjny: TM

1.    Główny Mechanik podlega: Z-cy Dyrektora ds. Technicznych — członkowi Zarządu

2.    Główny Mechanik sprawuje nadzór służbowy nad: Działem Głównego Mechanika, Warsztatem Mechanicznym, Warsztatem Naprawy Środków Transportu i Ciężkiego Sprzętu, Sekcją Przygotowania Remontów i Inwestycji, Brygadą Remonto wo-Budowlaną

3.    Główny Mechanik współpracuje z następującymi komórkami organizacyjnymi:

Współpraca z:    W zakresie:

•    Działem Głównego Energetyka    Planowania i odbiorów technicznych inwestycji i remontów

•    Działem Głównego Technologa    Planowania i odbiorów technicznych inwestycji i remontów

•    Specjalistą ds. bhp i ppot.    Sporządzania dokumentacji dla inwestycji i remontów

(przestrzeganie zasad bhp i ppot)

•    Urzędem Dozoru Technicznego    Uprawnień spawaczy i suwnicowych oraz ewidencji

i bezpieczeństwa, obsługi urządzeń poddozorowanych

4.    Główny Mechanik emituje następujące dokumenty:

•    Druk LT

•    Druk OT

•    instrukcje obsługi urządzeń technicznych

5.    Główny Mechanik wchodzi w skład następujących komisji i zespołów roboczych:

• Komisja Bezpieczeństwa i Higieny Pracy - jako Przewodniczący

Zadaniem podstawowym Głównego Mechanika jest: zapewnienie przedsiębiorstwu wymaganej ilości i struktury maszyn i urządzeń technicznych oraz technicznych instalacji i systemów infrastrukturalnych oraz nadzór nad ich zgodną z prawem, bezpieczną i racjonalną eksploatacją we wszystkich komórkach organizacyjnych przedsiębiorstwa

6.    Zadania szczegółowe Głównego Mechanika obejmują:

•    Panowanie inwestycji i remontów

•    Sprawdzanie dokumentacji technicznej inwestycji i remontów (kontrola wstępna)

•    Dokonywanie odbiorów robót inwestycyjnych i remontowych (kontrola końcowa)

•    Ustalanie instrukcji obsługi maszyn i urządzeń technicznych (ustalanie norm)

•    Kontrola przestrzegania instrukcji obsługi (kontrola funkcjonalna)-

•    Współpraca z UDTZ w zakresie urządzeń poddozorowanych (współpraca w wykonywaniu kontroli zewnętrznej)

7.    Szczególne uprawnienia Głównego Mechanika obejmują:

•

8.    Główny Mechanik jest oceniany za:

9.    Wymagania kwalifikacyjne na stanowisku Głównego Mechanika:

• wiedza i umiejętności:

» Predyspozycje: • Doświadczenie:

Data:

Podpis osoby obejmującej stanowisko:

4. Kontrola wewnętrzna i zewnętrzna

a)    Wszystkie wyżej zaprezentowane przypadki kontroli należą do kontroli wewnętrznej, w której podmioty w niej uczestniczące są wewnętrznymi częściami organizacji. Dotyczy to zwłaszcza roli receptora, którym jest wewnętrzne stanowisko lub komórka organizacyjna.

b)    Kontrola zewnętrzna polega na tym, że w roli receptora występuje jakiś podmiot z otoczenia (zob. 7.6). W rzeczywistości sprawdzenie faktu przestrzegania pewnych norm może być wykonywane przez podmiot zewnętrzny, a sprawdzenie innych norm — przez podmiot wewnętrzny. Kontrola wewnętrzna i zewnętrzna może i jest w zasadzie zawsze